IPMA ITALY Journal of Applied Project Management - Volume 2 no. 3 (July 2016)
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IPMA ITALY Journal of Applied Project Management Volume 2 no. 3 (July 2016) IPMA ITALY Journal of Applied Project Management Volume 2 no. 3 (July 2016) ISSN 2421-5902 1
IPMA ITALY Journal of Applied Project Management Volume 2 no. 3 (July 2016) Direttore Scientifico Antonio Calabrese SOMMARIO International Advisory Board Editoriale 2 Morten Fangel, Stacy Goff, Erik Mansson, Jesus Notizie dal mondo IPMA 4 Martinez Almela, Ding Ronggui, Bill Young Perspective, practice and People Expectations in projects Closures (Panama Canal Third Set of Comitato Editoriale locks Construction Project) Laura Agostini, Paolo José E. Reyes 10 Boccardelli, Antonio Calabrese, Franco Project Risk and Quality Management: Siamese Concari, Antonio Fioretti, twins processes Pierino Gauna, Aldo Stefano Caponi, Paolo Cecchini, Piero Mancino 16 Gebbia, Giancarlo Montanari, Roberto Mori, “Make or Buy” non è solo una scelta nel fabbricare Maria Elena Nenni, ma anche nell’organizzare un progetto. Giuseppe Pugliese, Giancarlo Montanari 22 Marco Sampietro, Giancarlo Scotti, Sandro Few moments of unnatural silence Severoni, Luca Tonello Roberto Mori 27 Segreteria di redazione APM: Enhancing the industry through the sharing Irina Bolognesi of good practice and effective dissemination of knowledge IPMA ITALY Journal of Nick Johns 32 Applied Project Management è la rivista on-line di IPMA Italy c/o ANIMP Via Tazzoli, 6 20154 Milano Tel. +39 0267100740 Fax +39 0267071785 Email ipmaitaly@animp.it www.ipma.it www.ipma.world www.animp.it 2015 IPMA Italy All rights reserved ISSN 2421-5902 1
IPMA ITALY Journal of Applied Project Management Volume 2 no. 3 (July 2016) Editoriale Brexit e Project Management Analizziamo quindi la fase di vendita del progetto Brexit. Su questo fronte, La decisione del Regno Unito di uscire uno dei messaggi forti a supporto del dall’Unione Europea è di indubbia Leave è stato che UK invierebbe all’EU rilevanza storica e dal punto di vista circa 350 milioni di sterline a settimana politico, economico e sociale sono e, in caso di uscita dall’UE, questi fondi state proposte numerose discussioni e saranno destinati al sistema sanitario analisi. Dal punto di vista del project pubblico (NHS). Ciò ha portato allo management, però, fino a oggi Brexit slogan “We send the EU £350 million a è stata affrontata sottolineandone la week. Let’s fund our NHS instead”. complessità derivante dalle numerose Dal punto di vista del project attività e decisioni che dovranno management quello appena essere prese in un orizzonte temporale enunciato è un requisito che poi dovrà abbastanza ristretto. Senza volersi essere implementato nel progetto. Dai schierare pro o contro Brexit, riteniamo sondaggi è anche emerso come interessante analizzare alcuni aspetti questo messaggio avesse molto inerenti il “progetto” Brexit. Facendo colpito l’opinione pubblica in quanto un paragone con il mondo delle l’NHS, a causa delle recenti spendig aziende, Brexit può essere paragonata review, non riesce a raggiungere i a una commessa dove un prodotto o livelli di assistenza sanitaria attesi dai un servizio deve essere realizzato ad- cittadini. Sempre in logica di project hoc per un cliente. Vi è quindi una management, potremmo tradurre il fase di vendita dove il progetto viene messaggio pro leave come un presentato al cliente al fine di requisito di tipo “Must have”, un convincerlo circa la sua bontà. In requisito quindi essenziale. Il requisito si caso di vendita con esito positivo, si è però mostrato non corretto (i 350 giunge alla firma del contratto. Molto milioni di sterline non tengono in spesso, chi sarà incaricato della considerazione di quanto incassato realizzazione del progetto è un’unità dall’EU e alcune analisi riportano un organizzativa differente rispetto a chi dato approssimato reale di circa 120 l’ha venduto. Naturalmente, una milioni di sterline). In aggiunta, il buona prassi sarebbe vendere requisito è stato tolto dalla stessa lista progetti effettivamente realizzabili. dei requisiti in quanto gli stessi Non è un caso che in progetti proponenti hanno successivamente complessi, la fase di vendita viene commentato che in realtà si trattava accompagnata anche da studi di di uno slogan che serviva solo per fattibilità, piani, simulazioni. Un’altra sensibilizzare sul fatto che molti soldi buona prassi è che, nonostante il destinati all’EU potevano essere cambio di responsabilità operativa, lo utilizzati in modo differente, da non sponsor di progetto rimanga lo stesso intendersi quindi come vincolante. o comunque vi siano figure che Sul fronte studi di fattibilità, piani, garantiscano la coerenza tra le fasi di simulazioni etc. (lungi da noi valutare vendita e quelle realizzative. la fattibilità del progetto Brexit), quello 2
IPMA ITALY Journal of Applied Project Management Volume 2 no. 3 (July 2016) che ha stupido molte persone è che l’integrazione tra il pre e il post Brexit alla domanda “Where’s the plan? non vengano meno. Can we see the Brexit plan now?” un Caro lettore, tu come interpreti Brexit supporter politico dei Leave abbia dal punto di vista del Project risposto “There is no plan. The Leave Management? Hai altri spunti da campaign does not have a post-Brexit proporre? Se sì scrivimi pure a plan…Number 10 (David Cameron, marco.sampietro@sdabocconi.it ndr) should have had a plan”. Infine, molti si sono stupiti del fatto che alcuni importanti esponenti pro-leave abbiano rassegnato le dimissioni subito dopo la vincita del referendum. Come detto precedentemente, questo fatto potrebbe essere semplicemente letto come passaggio di consegne, e quindi non per forza in modo Marco Sampietro negativo, a patto però che la Membro del Comitato Direttivo sponsorship del progetto e IPMA Italy 3
IPMA ITALY Journal of Applied Project Management Volume 2 no. 3 (July 2016) Notizie dal mondo IPMA Call for Application to the IPMA Social participate in the Award Gala Projects Achievement Awards 2016. in Warsaw on 17 November 2016 Achievements in social project Application deadline: 15 August 2016 management are recognized in two categories: For more information www.ipma.world Internationally Funded Humanitarian Projects and Community Service/Development Reykjavik, 15-16 September 2016 Projects. Project Management and Sustainability These non-profit projects may be of any size or The theme of the 4th IPMA research value, from either the conference, held in Reykjavik in public or private September 2016 sector. A winning project We are a generation with great will be one that responsibility. No previous generation demonstrates, has had a greater environmental through narratives and documentary impact and you, dear reader, leave a evidence, excellence and/or far greater carbon footprint on this innovation in the application of earth than your parents or project management. grandparents did. We are standing on crossroads and there is a general Apply to get: understanding that something needs international recognition of your to be done right achievements; now. According the possibility to learn more and to the Paris execute better projects in the convention in future; 2015 we need to the opportunity for sharing change our experiences and to networking. habits, reduce our negative impact, become much more conscious about Which steps do you need to take: the consequences of our actions and submit your application free of life style and do whatever it takes to charge; make sure that the coming present your achievements to the generations will be able to live and international panel of judges prosper in this world. prepare yourself to participate in Project management is the vehicle for the IPMA Conference in Warsaw on change and will thus be an important 17-18 November 2016, where the instrument in the changes that must winners will be announced; take place in the coming years. 4
IPMA ITALY Journal of Applied Project Management Volume 2 no. 3 (July 2016) Even more importantly, there is a dove sono disponibili per il download i huge potential to integrate moduli di iscrizione e i calendari. sustainable thinking in project I workshop sono incontri volti a fornire management, by understanding the informazioni sulla procedura degli way projects and their management esami, sull’accertamento dei requisiti interact with the environment and di accesso ai vari livelli e, sul valore figuring out how negative impact can che la Certificazione IPMA ricopre in be minimized. contesto nazionale e internazionale. The 4th IPMA research conference will La partecipazione ai Workshop è evolve around the theme “Project gratuita e consigliata a tutti coloro management and sustainability.” The che sono interessati a conseguire la conference will be held in Reykjavik, Certificazione IPMA o a ottenere Iceland in September 14-16 2016 and informazioni sul valore di credenziali we have just launched a web page professionali, internazionalmente for the conference where our riconosciute. objectives and conference structure are presented, with all necessary practical information. IPMA Italy Introductory We are hopeful that a group of Certificate in Project enthusiastic international practitioners Management and scholars will summon in Reykjavik for the conference for intensive Diverse Università hanno ormai discussions about these important avviato corsi in project management questions, and hopefully produce volti al conseguimento della some interesting outcomes that will be certificazione IPMA Italy Introductory useful for project management as a Level. Presso il Politecnico di Milano, il discipline in the coming years. 14 giugno 2016 si è tenuta la Please visit our conference web cerimonia di distribuzione degli page http://ipmaresearch2016.com/ attestati della certificazione, a The number of participants in the conclusione del corso e della sessione Research Conference will be limited d’esame. Nell’occasione, è stato to 60 participants. organizzato da Young Crew Italy l’incontro “Meet the PM” con ospite Riccardo Fabbri, Project Manager di Certificazione IPMA Prysmian, per offrire agli studenti l’opportunità di ascoltare il percorso Vi ricordiamo di consultare sempre il professionale di un giovane Project nostro sito per conoscere le date Manager, le sue esperienze e le scelte aggiornate dei workshop della che lo hanno guidato nella sua Certificazione IPMA, il calendario crescita. delle sessioni d’esame e per scaricare Si è tenuta, inoltre, la Cerimonia di la Guida 2016 con tutte le Consegna degli Attestati della informazioni sulla procedura di Certificazione Introductory Level, certificazione. Qui il link alla pagina venerdì 15 luglio 2016 a Dalmine, in collaborazione con la Scuola di 5
IPMA ITALY Journal of Applied Project Management Volume 2 no. 3 (July 2016) Ingegneria dell’Università degli Studi Il case study scelto, “EXPO di Bergamo. Un momento di incontro Challenge”, ideato da Young Crew sul tema del project management a Italy in collaborazione con Risorsa cui hanno partecipato numerosi Uomo, si presenta come un business studenti del Dipartimento di game che, per la sua natura Ingegneria Meccanica e Gestionale interattiva, ha permesso la che hanno ottenuto l’IPMA Italy partecipazione attiva con un forte Introductory Certificate. coinvolgimento di tutti gli studenti presenti. Ogni squadra è stata chiamata Si è conclusa con successo la 1° davanti alla giuria per spiegare come edizione nazionale di PM ha svolto il proprio gioco e come ha Championship interagito con le altre squadre. A termine delle presentazioni è stata Nell’ambito dello proclamata vincitrice la squadra di sviluppo di iniziative Davide Maffi, Simon Masnada e rivolte ai giovani Manuel Mazzoleni dell’Università degli studenti universitari, Young Crew Italy Studi di Bergamo. A loro rivolgiamo i ha organizzato quest’anno la prima nostri complimenti per aver edizione della competition Project conseguito il primo titolo in Italia di PM Management Championship. Gli Champions. studenti che hanno aderito all’iniziativa, raggruppati in squadre, provenivano da diversi atenei, tra cui: Torino 16 giugno 2016 Politecnico di Milano, Università di Bergamo, Università di Brescia. 2° Forum Nazionale dei Giovani PM Championship è una Project Manager. “Le Sfide di un competizione strutturata giovane PM: come trasformare le essenzialmente in due fasi: barriere in opportunità”. 1) Qualification Test: un test online composto da 100 domande a La 2° Edizione del Forum Nazionale risposta multipla; dei Giovani Project 2) Finale “case study”: le prime sei Manager si è tenuta squadre classificate al quest’anno a Torino e ha Qualification Test sono state affrontato il dibattito sul invitate a partecipare alla tema “Le Sfide di un Giovane PM: finale, tenutasi presso il Come trasformare le barriere in Politecnico di Milano sabato 21 opportunità”. maggio. La finale prevedeva lo Nell’ambito di una collaborazione in svolgimento di un “case study” essere da anni, l’evento è stato e la successiva presentazione ospitato dall’azienda Thales Alenia dei risultati da parte di ciascuna Space Italia, a cui è rivolto un squadra in presenza di una particolare ringraziamento per giuria. l’ospitalità e il supporto nel corso dell’iniziativa. 6
IPMA ITALY Journal of Applied Project Management Volume 2 no. 3 (July 2016) L’incontro si è aperto con i saluti e il Brescia, che ringraziamo per la benvenuto da parte di Walter Cugno, collaborazione. Direttore “Domain Exploration and L’evento è terminato con una tavola Science Italy di Thales Alenia Space rotonda, durante la quale sono Italia, di Giuseppe Pugliese, Direttore intervenuti, in ordine alfabetico: Paola della Certificazione IPMA Italy e, a Giacomello, Lee Hecth Harrison, seguire, di Ivan Calimani, Past Talent Development Solutions President di IPMA Young Crew Italy. Director; Fabrizio Marocco, Area Walter Cugno ha proseguito con il suo Proposal Comau; Francesco Trovò, intervento dando inizio al dibattito. New Plant Construction Project Sono successivamente intervenuti, in Manager per Magneti Marelli. ordine: Riccardo Fabbri e Giacomo Non sono mancate le domande da Solbiati, rispettivamente Project parte del pubblico che ha mostrato il Manager e PMO di Prysmian; proprio interesse interagendo con i Giancarlo Pairetti, Area Program relatori. Manager ITT Friction; Angela Tessa, Alcuni degli atti dell’evento sono Senior Program Manager, Military disponibili sul sito ipma.it al seguente Non-UE Initiatives per GE Avio Aero. link. Si è cercato di condividere attraverso le esperienze dei relatori e delle persone presenti in sala quali sfide Teramo, 22 luglio 2016 può incontrare un giovane Project Il Project Management negli Appalti Manager, soprattutto oggi che deve Pubblici scontrarsi con tempi di produzione Segnaliamo che lo accelerati, un mercato in costante scorso 22 luglio si è evoluzione, una disponibilità di risorse tenuto presso ridotte, trovando quindi sempre più l'Università di Teramo complicazioni. un seminario È intervenuto inoltre, per il mondo dedicato al "Project accademico, il Prof. Carlo Rafele, Management negli appalti pubblici", Direttore Scuola Master e Formazione organizzato dalla Commissione Permanente del Politecnico di Torino, Project Management dell'Ordine che ha proclamato i vincitori del degli Ingegneri della Provincia di concorso PM Championship 2016 Teramo e da Antonio Ortenzi, titolare Davide Maffi, Simon Masnada e della Cost Control di Teramo, Manuel Mazzoleni consegnando loro specializzata nella consulenza sul l’attestato di premiazione. controllo dei costi e sul controllo di Il Forum è stato sostenuto da diverse gestione nel settore Edile. Università e Business School italiane, Hanno assistito circa cento persone, tra cui: LUISS, MIP, MIBE (Master in molte delle quali nei ruoli di tecnici e International Business and Economics dirigenti delle pubbliche dell’Università degli Studi di Pavia) amministrazioni della provincia di Politecnico di Milano, Politecnico di Teramo, molto interessate all'evento Torino, Università LIUC Carlo che ha presentato un focus sul Project Cattaneo, Università degli Studi di Management e sulla figura del RUP 7
IPMA ITALY Journal of Applied Project Management Volume 2 no. 3 (July 2016) (Responsabile Unico del controllare tempi, costi e rischi, non Procedimento), partendo dalla nuova tralasciando gli articoli della nuova legge sui lavori pubblici (L. 50/2016) e legge che rappresentano una vera dalle determine ANAC. rivoluzione nel comparto dei lavori pubblici, come il BIM (Building L'evento è iniziato con l'introduzione Information Modeling) e la del Presidente dell'Ordine degli qualificazione delle stazioni Ingegneri di Teramo, Ing. Alfonso appaltanti, volta a creare un Marcozzi, con alcune riflessioni sulla ambiente nel quale i RUP possano figura dell'ingegnere e su come il suo operare. background culturale lo renda L'aspetto metodologico del Project naturalmente predisposto al Project Management, le competenze Management, e con l'intervento necessarie e come queste possono dell'Ing. Annalisa Amadio, essere certificate, sono stati trattati coordinatrice della Commissione dagli specialisti intervenuti, delegati organizzatrice dell'evento, che ha dalle maggiori associazioni che dichiarato che "il livello di maturità rappresentano in Italia il Project delle organizzazioni, soprattutto Management: IPMA (Giovanni Pisano, pubbliche, non può dirsi ancora alto, Assessor IPMA Italy - IPMA Level A (e quindi) il cambiamento oggi certified), PMI (Leonardo richiesto dalla normativa sugli appalti Bonamoneta, PMP - Responsabile nell'approccio alla gestione dei della Commissione Edilizia e progetti non potrà che essere Infrastrutture del PMI Rome Chapter) graduale". L'Ing. Amadio ha e UNI (Pier Luigi Guida, coordinatore proseguito dichiarando che "la tavolo tecnico UNI sulla norma del Commissione vuole porsi in questo Project Management). senso come organismo attivo nella divulgazione e della diffusione del L'evento si è concluso dopo Project Management". l'intervento dell'Ing. Mauro Pinna, Il seminario è proseguito con membro della Commissione l'intervento del rappresentante organizzatrice, che ha illustrato i dell'Osservatorio Regionale dei vantaggi concreti che possono contratti pubblici della Regione derivare per il RUP con l'utilizzo della Abruzzo (Daniele Pollice) che ha metodologia, e dopo numerose esposto le procedure e il rapporto tra domande da parte dei presenti a Osservatorio e ANAC, gli obblighi conferma dell'interesse che hanno informativi che derivano, e le stimolato i lavori del seminario. peculiarità della Stazione Unica Prima dei saluti e dei ringraziamenti Appaltante regionale. finali, la Commissione organizzatrice Prima degli interventi dei tre relatori ha annunciato di rendersi disponibile "specialisti" della metodologia (IPMA, ad instaurare una collaborazione per PMI, UNI), l'intervento di Antonio un progetto pilota con una stazione Ortenzi ha rivolto particolare appaltante che vorrà avvicinarsi alla attenzione alla determina ANAC che metodologia in maniera virtuosa parla di Project Management, seguendo le direttive ANAC. evidenziando come sia possibile 8
IPMA ITALY Journal of Applied Project Management Volume 2 no. 3 (July 2016) Cinisello Balsamo, 28 Settembre 2016 presso UCIMU, Viale Fulvio testi 128 Il Ruolo del Project Manager nella filiera dei “Sistemi per Produrre” Programma e scheda di iscrizione sono disponibili sul sito ipma.it. Milano, 28 settembre 2016 @ Pacino Cafè, Piazza Bacone 2 YC Cocktail “Mission To Mars: Le sfide dello spazio viste da un Project Manager” Per iscriversi e per maggiori informazioni cliccare QUI Milano, 7 Ottobre 2016 @ Hotel Crowne Plaza, Via K. Adenauer 3 San Donato Milanese (MI) 7° Convegno Nazionale IPMA Italy “La Resilienza nella Gestione dei Progetti” La locandina con il programma preliminare, la scheda di iscrizione e maggiori informazioni sono disponibili al seguente link. 9
IPMA ITALY Journal of Applied Project Management Volume 2 no. 3 (July 2016) Perspective, Practice and People Expectations in Projects Closures (Panama Canal Third Set of Project Construction Program) Seven Years ago, we have before us a program that affects the entire world. It was our responsibility to help the Panama Canal Authority and the Republic of Panama to deliver The Panama Canal Expansion Program so that it meets the expectation of the Canal stakeholders. We worked schedules and budget constraints while at the same time enforce quality and meeting our collective environmental and safety requirements. But the most important challenge was the opportunity to further upgrade our Project Management skills and competence for personal satisfaction. During these years, we have validated most of the International Project Management Association (IPMA) as José. E. key competence elements of success of any Project or Reyes Program manager. I am sure the ICB3 46 competences were tested during all project cycles and those in ICB4 IPMA-B can easily be identified in our project documentation. Program Manager, This program had many setbacks and challenges, as expected in a Mega Project, but our commitment to our Third Set of Locks- country and the understanding of good project Atlantic management practices, including those soft skills to Panama Canal manage people and the awareness of contextual Authority impact, gave us the way to deliver the works on June 26, 2016. The works were delivered, but the project is still running, project closure is now underway and the challenges are not less easy. As always, the project manager needs to recognize that the project phase need to be managed with the same effort that was done during construction but with more collaborative approach since this final effort will need the integration of the main user. This document will describe those key activities that should be taken into consideration when planning the project closure in projects that includes commissioning and takeover of the works before actually closing all project work activities. 10
IPMA ITALY Journal of Applied Project Management Volume 2 no. 3 (July 2016) Stakeholder’s Perspective of the project that may be of importance for Project Closure Effort future projects of the organization; It should contain information on whether A project closure causes necessarily the project delivered the expected auditing of billings and the evaluation results, if not, also it includes an of documentation by interested analysis of the reasons for this. parties; which will examine what has Traditional reports on project closure been the course phase of the project, detect systematic errors in project what it is the margin benefits obtained; budgets and offers, analyze the how were the delegations of authority historical trend of the projects and power managed; who took managed by each responsible, and decisions and their outcomes and any other specific requirement. finally, conclusions will be drawn about Nevertheless, the single most it. important contextual expectation is Because of this final auditing process, the Delivery of the work and the the project manager should, in order evidence of initial operations that will to avoid ambiguity that can make the expected benefits identify propagate until the final acceptance during the project conceptual phase, of the work, must properly identify become a reality. That is why, the each individual project requirement project manager need to be focus in very clear before project starts and, if the organization´s business possible, embodied in the project requirements and provide the most contract or quality document suitable method to promptly deliver structure. the works to the final user so the For the owner organization and its project value can be validated and stakeholders, the closure includes to the organization operations can take evaluate the results of the work and advantage of these. summarize what happened in the 11
IPMA ITALY Journal of Applied Project Management Volume 2 no. 3 (July 2016) Coordinate for the production of all design books, operating manuals, catalogs of vendor information, and as-built records. Endorsement of the operational training program for the deliverable works. Supervise and manage the Our experience in the Panama Canal handover of the works (Take Third Set of Locks project, proved that over certificate). project success cannot be only measure by the traditional trilogy of Verify the proper production of scope, time and budget but by the snagging list of remediating fulfilling the organizational strategic defects by the construction objectives and the expectation of contractors and its proper follow interested parties. up. On June 26, 2016, the TSL Project team Analyze and evaluate the ensure that the Panama Canal Performance Test Reports to maintains its position as a centerpiece determine actual performance of global commerce, and that is against the contract Project Success. requirements. Our experience in the Third Set of Project Closure Good Practices Locks project’s approach to are always needed commissioning the new locks was focused on effectively integrating existing locks operations with the new The project closure phase are in the locks, and is based on the valuable need of tools and methodologies that lessons learned and final users’ can allow the process to handover the feedback gained by integrating key works to final users, perform minor players at the early stages of the outstanding works and continue to commissioning process. evaluate the performance of the Good practices include the need of works delivered. This effort can the project director to work closely include: with final user to incorporate the Implementing all commissioning, necessary criteria for all parties testing and startup activities with involved in the works to accomplish respect to the project functional functional requirements by: requirements Define integrated system Arranging for and managing the operation in a secure performance tests, and environment coordination with contractors Provide interim system with respect to performance checkouts during installations test runs. 12
IPMA ITALY Journal of Applied Project Management Volume 2 no. 3 (July 2016) Provide a checklist of closure of contracts at the pre- operational procedures during construction meeting. This will ensure functional testing, startup, and that the final user is aware of the turnover. contractor is working in the facilities Define operation and without disrupting the plan operations. maintenance (O&M), key Special attention should be made to those works that will require shooting vendor information, as-built down components though a lock out records, testing reports, and tag out process or works in the need of system turnover deliverables to a confine space work permits. It is final user recommended to have preparatory The project team should make an meeting every day or as identify with early identification and prioritization of the participation of the facility system completion and turnover and manager, the project manager and operating activities. The contractors the contractor to validate de scope of performing the works should perform the works planned on a daily basis. their work in accordance with a The project team should follow up the Performance and Testing Handover contractor work plans in order to Plan. This Plan should be included in update the snagging list define in the contract documents as part of the takeover of the works and considered deliverable requirements for the the minor outstanding work for project contractor and its identification closure. This follow up should be carried through the design documents evidenced in documentation as: and the construction planning cycle, Documentation that will reflect and included in their schedules. that final tune up or works The project closure in this turnover performed and supplied strategy, should include contractors equipment and key vendors in the construction- Status of snagging lists to ensure to-operations transition strategy. its completion and to make a Contractors should to assign personnel leverage/ liability exposure to bench mark startup risks, ramp-up analysis curves, and workload projections Assurances that spare parts and associated with systems or facilities O&M manuals are in place or turnover, and coordinate these their status activities with the owner. Submittal of Project Closeout will need a new project team configuration in other to subcontractor/supplier/contract have this new role of liaison between or waiver of liens the final user that has taken possession Finalization of pending change of the work and has initiated orders prior to requesting final operations and the contractor release of retainage performing the minor outstanding Release of all Nonconformance works to closeout projects in a timely documentation of the works fashion. To expedite the closure of projects, we will begin planning for the 13
IPMA ITALY Journal of Applied Project Management Volume 2 no. 3 (July 2016) By implementing best practices, the the project closure team will follow up project team will ensure a virtually the testing schedules in advance to seamless transition from installation to assist in the timely completion and acceptance and operation without acceptance of equipment, and to delay to the Project closing schedule. ensure continuity of operations and His day-to-day knowledge of the acceptable schedules for project closure’s status will enable the interconnections with existing facilities. project manager and his team to These procedures were critical in the successfully direct their effort to third set of locks project which needed complete the project. tight coordination with Canal operations during commissioning and performance that had the project team to be engage with operations staff in daily acceptance work plan meetings to ensure the staff understands critical operations sequences and methods. Our objective of this change in mind of the team was to ensure they are knowledgeable of operational procedures established in the Canal. When achieved, the project management practice was aligned to the contextual requirement’s, organization culture and practices. Our Team will look ahead and direct Expectations of People in Project submissions for maintenance of each Closure Canal operations item, secure all contractor sequencing plans and Satisfaction is greater when you have connection details, and coordinate more difficulties to reach the goal. The frequent meetings with operations and fact is that, to finish what we started the contractors. These actions will has direct impact on our self-esteem. ensure that all materials are on hand, Of course, external recognitions are power is available, the timing for work important and when you deliver a is acceptable to operations to project as a new lock for the Panama complete each with minimal Canal are of many types (public interruptions, and the new locks system approval, awards, popularity, money, is fully integrated into the ACP’s etc.). However, the jackpot is when as existing system. a Project Director, it gets us stronger, and increase in ourselves the value of If there are some performance testing our efforts. pending which have been identify as not affecting functional requirements, 14
IPMA ITALY Journal of Applied Project Management Volume 2 no. 3 (July 2016) I know of what it IPMA ICB4 identifies in people means, because competences, self-esteem and result throughout my orientation as a key competence life I have begun indicators and elements for the many projects of modern project program and portfolio different sizes managers. A good part of our and complexities personal productivity is affected due and some, for a to the amount of energy and time we reason, were left take to start the project rather than to half done. Nothing gives you more finish it. It takes courage to star any satisfaction than to accomplish project but perseverance and focus in something you had planned and end results is what really makes you which you were working tirelessly to finish and deliver. achieve it, and that satisfaction is I have performed my duties as Project what raises your self-esteem every time Director of the Third Set of Locks you reach a desired goal. Project of the Panama Canal by There are many people who are very delivering the works to our country good in planning and implementing and the world. I am sure, this things, but then end up with difficulties experience has improve by project to complete the project because of and program management skills, but the effort use for scope verification most important, I feel excellency is rather than functional requirements. If I around the corner, because I have have to give a golden rule for project already built a legacy. closing, it will be to focus more on end user satisfaction. There will always be deviations to scope, time and budget, that is part of the lessons learned. Self-esteem in a project director is a key competence for successful project closure. The project director need to include in the project closure phase those processes that will allow him to deliver project requirements to end users and continue the minor outstanding works to complete the scope of the works. Otherwise, we can fall in inefficacies and waste of energy due to the fact that there is still no deliverable in its mind. David Allen, the father of GTD once said: "Most people that suffer from stress is not due to the amount of things they have to do. It comes from those that have started, but not finished. 15
IPMA ITALY Journal of Applied Project Management Volume 2 no. 3 (July 2016) Project Risk and Quality Management: Siamese twins processes Stefano Caponi Quality Manager, LUISS Business School Lecturer The aim of this paper is to describe the main characteristics of two separated disciplines, project Quality Management and project Risk Management, that indeed have more than one point in common and Paolo are definitely more correlated and joint as it can Cecchini appear at first sight. The paper will describe briefly the Risk Manager, main concepts of both disciplines and then collapsing LUISS Business aspects will be analyzed. School Lecturer Piero Mancino Coach and Trainer, LUISS Business School Lecturer 16
IPMA ITALY Journal of Applied Project Management Volume 2 no. 3 (July 2016) Project Quality Management Besides the above definitions we need to take care of the definition of Grade: Robert M. Pirsig (American writer and “it is a category assigned to philosopher) argued that to define deliverables having the same quality in objective terms was not easy functional use but different technical while it is easy to detect its absence. characteristics”. The project manager When you lack quality, in fact, we and the team are responsible for realize it right away. managing different tradeoffs in the Quality concept is quite relative: an project. Among those there is the objective part (the technical aspects tradeoff associated with delivering the that must meet the specifications of required levels of both quality and the customer) and subjective part grade. For example if the main (aspects that need to meet the deliverable of the project is a web- expectations and desires of the portal, it may not be a problem if it will customer) be implemented with a limited number For that, Quality finally expresses the of features (low-grade) but with high level of correspondence between the quality (fulfilment of requirements with expectations of the customer and the no defects). While it may be a problem product / service offered. The more if the web-portal implements numerous expectations and the product / service features (high-grade) but with low overlap, the more they will be judged quality (partial fulfilment of products / services of quality. requirements with many defects). Quality is definitively "customer driven", The Project Quality Management refers the levels of performance and to processes and activities performed compliance are set by the clients and by the project manager and the the clients are the only ones to assess project team that will satisfy the the level of quality. collected requirements to get Planning Quality is so important to effectiveness (the quality of the determine the quality requirements product / service) and efficiency (Cost and standards that will be applicable containment and times). to the project (ISO 21500) and how The goal is to minimize variation and to project will satisfy the needs for which it deliver results that meet defined was undertaken (PMBOK) because requirements. Therefore the following once requirements are stated the aspects are all important: customer Quality of the project is the degree to satisfaction, prevention over which a set of inherent characteristics inspection, continuous improvement fulfils the project requirements (IPMA). (PDCA cycle), management Simply the purpose of the Quality responsibility, cost of quality (money theme is to define and implement the spent during the project to avoid means by which the project will create failures and money spent during and and verify products that are fit for after the project because of failures). purpose (PRINCE2) According to all standards the Then quality can be understood as processes to manage quality are: characteristic (compliance with - Plan Quality Management technical specifications), or as a value - Perform Quality Assurance (suitability). - Perform Quality Control 17
IPMA ITALY Journal of Applied Project Management Volume 2 no. 3 (July 2016) The Plan Quality Management is a and Project Risk Management critical step in Quality Management. "includes the processes Basically the quality requirements and concerned with conducting Risk standards for the project are identified. Management planning, Moreover rules and procedure are identification, analysis, responses defined to demonstrate compliance and monitoring and control on a with quality requirements of the project" deliverables and documentation. This - according to COSO (Committee process is used to provide guidance of Sponsoring Organizations) Risk and direction throughout the project Management is "a process on how quality will be managed and affected by an entity’s board of validated. directors, management, and Perform Quality Assurance has its focus other personnel, applied in on the quality standards and policies. strategy setting and across the The main goal is auditing the quality enterprise, designed to identify requirements and the results from the potential events that may affect process Quality Control to make sure the entity, and manage risks to that appropriate standards and be within its risk appetite, to policies are used. Moreover it is used to provide reasonable assurance improve the quality processes. regarding the achievement of Control Quality has its focus on the entity objectives" quality of the results/deliverables of the - according to ISO31000:2009 risk is project. Causes of poor process or the "effect of uncertainty on product quality are identified and objectives" and Risk actions are recommended to eliminate Management is defined as them. To do that, the process takes something that "aids decision care to monitor and record the results. making by taking account of It goes without saying that tailoring uncertainty and its effect on decisions should be specified by the achieving objectives and Project Management Team with assessing the need for any relation to the selected Project actions" Management processes, level of implementation for each process, tools Therefore we can definitely say that and techniques to be used. "risk is uncertainty" and Risk Management is "dealing with uncertainty". Risk can be negative (a threat Project Risk Management negatively affecting project objective) or positive (an opportunity positively There are so many definitions of project enhancing project objective) therefore Risk and project Risk Management: the main goal of project Risk - according to PMI a risk is "an Management is to minimize the effects uncertain event or condition of threats and maximize the effects of that, if it occurs, has a positive or opportunities. negative effect on one or more Real effectiveness of project Risk project objectives such as Management is achieved only when scope, schedule, cost, or quality" 18
IPMA ITALY Journal of Applied Project Management Volume 2 no. 3 (July 2016) actions are put in place proactively have to be directed towards the (i.e. before risks happen); reactions to quantitative risk analysis. Usually, as the cope with risks whenever they happen quantitative risk analysis is a costly are of course needed but their process in terms of resources and tools, effectiveness is reduced. not all the identified risks go through Proper Risk Management activity is this process but only the highest priority usually structured within six different ones. It is important to underline that processes (PMI view): the qualitative risk analysis is related to - Plan Risk Management the effect of individual risks on - Identify Risks individual project objectives, while the - Perform Qualitative Risk Analysis quantitative risk analysis is related to the overall project risk. - Perform Quantitative Risk Analysis The Perform Quantitative Risk Analysis - Plan Risk Responses process includes all the activities - Monitor and Control Risks needed to analyze in detail the highest priority risks; this kind of analysis is The Plan Risk Management process usually based on statistical and includes all the activities needed to probabilistic methods and requires define how Risk Management will be definitely greater effort than the performed throughout the project life qualitative risk analysis. In order to have cycle, therefore defining needed a more realistic approach the resources for project Risk probability of an event is defined Management, standard probability through a probability distribution (beta, and impact scales to be used, tools beta-pert, normal, etc.). This process and methodologies, revised risk usually leads to a complete thresholds, probability-impact matrix, probabilistic analysis of the project, etc. identifying through simulation methods The Identify Risks process includes all (like Monte Carlo analysis) all the the activities needed to identify project possible outcomes for the project itself. risks to the maximum extent, leading to This kind of analysis allows the first draft of the risk register (the understanding the probability for the main document for project Risk project to finish on time and on Management, including all relevant budget, and what additional resources data for each risk). are needed to achieve the planned The Perform Qualitative Risk analysis results. There are also simpler methods process includes all the activities for quantitative analysis, like the needed to analyze the identified risks in Expected Monetary Value (EMV) order to prioritize them; at this level the analysis, that can be used to analysis is performed with a qualitative understand the overall project risk approach, assigning a symbolic value exposure. to probability and impact like low, The Plan Risk Responses process medium, high. The result is a prioritized includes all the activities needed to list of risks according to a risk ranking identify and define the actions to be calculated as a function of probability put in place in order to proactively and impact. It is then up to the respond to identified risks. Proactively stakeholders to decide which of the means that those actions are always high priority risks (top 5, top 10, etc.) 19
IPMA ITALY Journal of Applied Project Management Volume 2 no. 3 (July 2016) performed regardless of the fact that - Risk Management concentrates the risk happens or not, with the aim to on dealing with uncertainty decrease probability and impact of negative risks (threats) and increase Both of them imply the definition of probability and impact of positive risks preventive and corrective actions (opportunities). There are four response based on cause-effect analysis in order strategies for threats (avoid, transfer, to put uncertainty under a certain mitigate, accept) and four response degree of control strategies for opportunities (exploit, It is important to understand that, living share, enhance, accept), where the in a competitive environment like the accept strategy is the same both for one we face nowadays, Risk threats and opportunities. Risk exposure Management has to be integrated evaluation after response actions leads with the Quality Management system to contingency reserve calculation. on a daily basis. This integration can The Monitor and Control Risks process definitely bring advantages over includes the activities needed to medium and long term. implement risk response plan, track Risk Management is surely one of the identified risks, monitor residual risks, powerful key to prevent faults. For this identify new risks and measure Risk reason all costs due to Risk Management process effectiveness. Management can be considered part This last point is achieved using work of Cost of Quality. performance data as input for Moreover, Risk Management and variance and trend analysis. Quality Management already show Project Risk Management is an iterative some degree of integration using process the lasts for the entire project common techniques like FMEA (Failure lifecycle; actually the iterative nature is Modes and Effects Analysis), Six Sigma one of its key success factors. (reducing risks lowering deviations), Project Risk Management is not an checklists, matrices, diagrams, optional activity and should be brainstorming, nominal group, Delphi integrated with all the other project method, Root Cause Analysis, SWOT, Management processes. interviews, etc. In many mature organizations you may find Risk Managers within Quality Two collapsing worlds departments being needed a deep knowledge of these methods, Risk Management and Quality sometime very peculiar, to build the Management are distinct disciplines, competence in people performing but trying to integrate one with the both jobs. other could bring unforeseen new Unfortunately, even having so many synergies: they can be seen as two common points, Risk Management and sides of the same coin. Quality Management are still Their focal points are anyway different: perceived as independent and - Quality Management separate processes by the majority of concentrates on adhering to companies. This is mainly a cultural issue and the big challenge is to drive requirements the company through the mind shift 20
IPMA ITALY Journal of Applied Project Management Volume 2 no. 3 (July 2016) needed to harmonically blend Risk and the same common ground. Adopting Quality Management with a creative an integrated approach can bring approach. increased profitability lowering costs Being quality one of the main factors of and risk and increasing overall quality. company competitiveness, it is critical Finally, Quality and Risk Management to strengthen it fine tuning the Quality imply a cultural change. Both need a Management system with proper and change of approach, pro-activeness, well balanced Risk Management maturity. It is now clear that Risk and Quality Management are heavily based on 21
IPMA ITALY Journal of Applied Project Management Volume 2 no. 3 (July 2016) “Make or Buy” non è solo una scelta nel fabbricare ma anche nell’organizzare un progetto. Essendomi stata data l’opportunità di scrivere un articolo su questa prestigiosa pubblicazione mi sono domandato come poterla sfruttare considerato il mio stato attuale di pensionato dopo una vita spesa Giancarlo a gestire contratti e portafogli commesse in differenti Montanari aziende di dimensioni e missioni diverse. Nel corso della mia vita lavorativa ho spaziato in Membro Comitato numerosi e vari campi della gestione progetti Direttivo IPMA Italy iniziando in una società petrolifera di raffinazione per conto terzi, quindi di servizi, per proseguire in società EPC di impianti nucleari , ho continuato nella gestione in ambito di Service spaziando da interventi di repowering, riabilitazione di centrali termiche per estensione della vita operativa, manutenzione programmata , costruzione di ospedali e opere ausiliarie in paesi in sviluppo in Cooperazione con MAE fino alla fornitura di ricambi di centrali termiche, ed infine ho fatto gestione di contratti in una società EPC Contractor inclusiva di manifattura sia per Centrali termiche che cicli combinati e semplici. 22
IPMA ITALY Journal of Applied Project Management Volume 2 no. 3 (July 2016) “Make or Buy” una scelta per il la scelta, si impiegano forme successo e una leva in mano al intermedie o miste che tipicamente sono matriciali per i dipartimenti di PM ingegneria e a task force per i team di gestione e di controllo in quanto, Mi sono chiesto cosa potessi portare questi ultimi, giornalmente impegnati all’attenzione del lettore di questa a misurare e governare i parametri rivista che già altri non abbiano per il raggiungimento degli obiettivi scritto e quindi, riflettendo, ho principali fissati alla firma del creduto utile riferirmi ad un caso in contratto. cui la scelta del “make or buy” non Si può sicuramente affermare che fu relativa solo alla mera costruzione nulla è immutabile nel corso dei di un manufatto ma a impostare una progetti e che la scelta organizzativa intera organizzazione che doveva del team di progetto fatta quale essere stabilita per sviluppare ed ipotesi di offerta può sempre essere eseguire un progetto comprendente modificata e adattata a nuove ingegneria, manifattura, costruzione considerazioni emerse in sede delocalizzazione etc. fino alla negoziale con il cliente se consegna di vari impianti testati per intervengono fattori significativi garantire le performance, quindi un modificanti le ipotesi iniziali, cioè i ciclo completo dal concettuale alla tempi o i contenuti di scopo di consegna dell’Hardware. fornitura oltre ad un eventuale È comune conoscenza che ogni sconto concesso a seguito dei quali qualvolta un progetto è concepito e cambiamenti sono state individuate richiesto da un cliente, in sede di criticità sulle quali si deve monitorare, offerta si richiede al management di con particolare attenzione, identificare, oltre a fare l’analisi rischi l’avanzamento temporale e i costi e il e il calcolo della redditività, la forma valore della vita intera della organizzativa da adottare per la commessa per il mantenimento, o realizzazione del business ed il rispetto meglio miglioramento come sempre dei parametri supportanti la scelta fra auspicato, del margine . “ if or not” in ”bidding phase”. Ripercorrendo i vari casi affrontati nel E’ noto che non esiste una regola fissa corso della mia attività professionale ma esistono dei criteri ormai di gestore di progetti ho trovato vari consolidati dalla pratica che casi di “make or buy” da me vengono utilizzati per individuare la adottati. forma organizzativa tra task force e Nella società petrolifera, dove i matrice, utilizzando normalmente la progetti erano su tempi molto brevi e prima nei progetti molto brevi e con con “pay-out“ bassi, dove si operava l’impiego di pochi specialisti e la con la gestione e l’organizzazione su seconda per progetti a durata base di mera task force, con indotti su maggiore con impiego di molti tecnici società di progettazione che per periodi più o meno lunghi. lavoravano a matrice e acquisti su Di fatto, al di là dell’organizzazione base matriciale . propria della società che deve Nella società EPC in campo nucleare operare, che condiziona quindi molto i tempi erano necessariamente molto 23
IPMA ITALY Journal of Applied Project Management Volume 2 no. 3 (July 2016) lunghi ed erano coinvolte molte evento storico che ha portato più specializzazioni e numero di ore di dell’attesa redditività e che ha ingegneria elevate pertanto richiesto un continuo adattamento in l’organizzazione era meramente a corso d’opera del montaggio matrice. industriale ipotizzato per adeguarsi sia Per il SERVICE per le sue particolari ai bisogni dell’azienda impegnata in caratteristiche richiedeva molto altri mercati e sia alle difficoltà di spesso lavoro a task force e nello reperire risorse adeguate a quanto il specifico SERVICE nel quale ho contratto firmato imponeva. operato si trattava di uno spettro di Questa capacità è stato il fattore business che coinvolgeva i più svariati vincente e ritengo essere nella storia campi tecnici e operazionali e si è dell’azienda un riferimento di buon sempre operato a task force. management. Per i progetti EPC di impianti Il progetto, o meglio l’insieme dei convenzionali sia all’estero e sia progetti, a cui mi riferisco ha domestici la struttura scelta rimaneva inizialmente coinvolto tutta l’azienda normalmente quella matriciale per per la sua concezione in quanto lo ingegneria mentre per la gestione e scopo era costituito da: controllo si operava a task force. progettazione, manifattura, In ogni situazione l’analisi iniziale della delocalizzazione spinta, logistica struttura da impiegare è sempre stata globale su due territori domestico e fatta mirando al rispetto del margine locale, assistenza al montaggio e da una parte e al mantenimento messa in servizio, training in Italia, on della saturazione delle risorse interne the job e locale, con una durata di dall’altra utilizzando due leve: svariati anni, con clienti differenti ma esternalizzazione su indotti e sempre nello stesso paese nel quale delocalizzazione. c’erano elevate difficoltà logistiche e leggi sul lavoro molto severe. Il primo elemento considerato fu Il Caso come avere risposte immediate ai bisogni del primo contratto firmato e Dopo questa breve vista storica mi affrontare le relative conoscenze del preme affermare che non esistono di paese che aveva subito profondi fatto regole precise di valutazione e mutamenti dall’esperienza che solo il fattore umano e precedente nota nell’azienda. l’esperienza possono concepire e C’era inoltre il fattore tempo che era mantenere i presupposti, come una molto critico sia in sede sia nave mantenere la rotta in un mare in localmente: In sede per dover tempesta, per dare il risultato atteso fabbricare quanto richiesto dal di redditività sempre ricercata dagli contratto e nei modi stakeholder. dettagliatamente colà specificati le cui sequenze erano vincolanti in Ma fra tutti i progetti ce ne è uno che quanto legate alle attività locali che a mio avviso merita di essere dovevano iniziare alla firma del rianalizzato a posteriori e che è stato contratto e attraverso un per l’azienda in cui ho operato un trasferimento di tecnologia dosata 24
IPMA ITALY Journal of Applied Project Management Volume 2 no. 3 (July 2016) secondo l’accordo con il cliente il società rispondente solo alla direzione quale doveva essere pronto a generale facendo scelte tra il make e ricevere le parti dall’Italia e assiemarle il buy su ogni task di ingegneria, di sotto la nostra supervisione. manifattura, di attività ausiliarie al Il cliente doveva progettare il lay-out management del progetto degli impianti e il BOP (Balance of ricercando sempre l’eccellenza da Plant) e noi si doveva approvare la coniugarsi con gli impegni economici loro documentazione ricordando che (margine e esposizione finanziaria nel la messa in servizio era di nostra tempo, cash flow da garantire) agli responsabilità e le performance stakeholder che non erano pochi ivi contrattualmente penalizzate. inclusa gli assicuratori italiani del La delocalizzazione non era solo per i finanziamento (SACE) e il rispetto componenti di nostra progettazione delle leggi italiane all’esportazione ma anche per le parti essenzialmente dei prodotti dual- use. legate al funzionamento dei nostri componenti core business, da noi Bene per darvi una idea di questo acquistati normalmente presso impegno il progetto alla fine aveva costruttori fidelizzati, e i nostri un numero di risorse operative di subfornitori dovevano assistere centinaia di persone suddivise tra logisticamente e progettualmente le Italia e le differenti località del paese società delocalizzate fino ad nel quale si operò. autonoma costruzione localmente Gli indotti furono una decina e tutti dei componenti . strettamente coordinati dalla task Infine c’era da procedere force di gestione costituita da due localmente all’acquisto di gruppi : gestione del contratto EPC e componenti da costruttori locali scelti gestione del contratto di manifattura, dal cliente ai quali doveva essere con due responsabili distinti ma assicurato il trasferimento tecnologico facenti capo al capo progetto EPC, e la fornitura dei materiali principali ciascuna con strutture delocalizzate per i componenti di cui avevano la nel paese del cliente. capacità costruttiva ma che doveva Particolarmente nutriti i gruppi di essere eseguita su un prodotto collaudo e expediting il cui volume concepito da noi per i nostri impianti cresceva e diminuiva in maniera e quindi da loro mai costruito. sinusoidale in funzione del Può risultare evidente a chi ha avuto programma lavori. esperienze simili o che conosce il Esso era costituito da più indotti mestiere che fare scelte che (italiani e stranieri) per coprire i bisogni soddisfacessero tutte queste esigenze e tutti coordinati dalla nostra unità contrattuali ma ancor di più trovare le centrale. risorse, dirette o indirette, che Durante la fase di manifattura locale , riempissero le caselle fu realmente poiché si parlava di componenti da sfidante ma tutt’altro che semplice. costruire di propria progettazione non si poteva pensare a impiegare risorse Si arrivò quindi a una organizzazione da mercato esterno e quindi le del progetto dotata di autonomia e risorse individuate furono per lo più ex indipendenza dalla struttura della dipendenti in pensione che 25
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