Microsoft Outlook 2010 Guida al prodotto
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Microsoft Outlook 2010
Guida al prodotto
Microsoft Outlook 2010: panoramica ............................................................................................................. 1
Outlook 2010: in breve...................................................................................................................................... 2
Accedere in modo più semplice agli strumenti appropriati nel momento giusto. ................................... 2
Visualizzazione, creazione e gestione più rapide della posta elettronica. .............................................................. 2
Comunicazioni dall’aspetto raffinato e professionale. .......................................................................................... 3
Tenersi in contatto, gestire gli account di posta elettronica e restare aggiornati. .................................... 3
Accesso alle informazioni importanti in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo. ................................... 4
Outlook 2010: in dettaglio ............................................................................................................................... 5
Barra multifunzione Miglioramento ............................................................................................................................... 5
Visualizzazione Microsoft Office Backstage Novità ................................................................................................. 6
Visualizzazione conversazione Miglioramento .......................................................................................................... 8
Azioni rapide Novità ......................................................................................................................................................... 10
Suggerimenti messaggio Novità.................................................................................................................................. 11
Strumenti di ricerca Miglioramento ............................................................................................................................ 12
Temi di Office Miglioramento ........................................................................................................................................ 14
Incolla con Anteprima dinamica Novità .................................................................................................................... 15
Strumenti di modifica delle immagini Novità e miglioramenti ........................................................................ 16
Grafica SmartArt Miglioramento ................................................................................................................................... 17
Supporto di più cassette postali Miglioramento .................................................................................................... 18
Visualizzazione pianificazione Novità ........................................................................................................................ 18
Ricerca sala Novità ............................................................................................................................................................. 20
Anteprima calendario Novità ........................................................................................................................................ 21
Scheda contatto Novità ................................................................................................................................................... 21
Ricerca utenti Miglioramento......................................................................................................................................... 23
Outlook Social Connector Novità ................................................................................................................................ 23
Strumenti di traduzione Miglioramento .................................................................................................................... 25
Strumenti per le lingue Miglioramento...................................................................................................................... 26
Anteprima casella vocale Novità! ................................................................................................................................ 28
Microsoft Outlook Web App Miglioramento........................................................................................................... 28
Microsoft Outlook Mobile 2010 Miglioramento .................................................................................................... 29
Descrizione della visualizzazione conversazione ........................................................................................31
Passaggio alla visualizzazione conversazione......................................................................................................... 31
Visualizzazione conversazione: suggerimenti di carattere generale ............................................................. 31
Impostazione delle preferenze per la visualizzazione conversazione ........................................................... 32
Definizione di conversazione divisa ............................................................................................................................ 34
Migrazione delle impostazioni preferite in altre cartelle ................................................................................... 36
Conclusioni ........................................................................................................................................................39
Orientarsi nell’interfaccia ...............................................................................................................................40
Versioni a confronto ........................................................................................................................................47
Domande frequenti su Outlook 2010 ...........................................................................................................58
Disponibilità delle caratteristiche e divulgazione .......................................................................................69
Outlook Mobile 2010........................................................................................................................................................ 69
Outlook Web App .............................................................................................................................................................. 69
Collegamenti forniti in questa guida al prodotto ................................................................................................. 69
Microsoft® Outlook® 2010 offre strumenti di livello superiore per la gestione della posta
elettronica aziendale e personale a oltre 500 milioni di utenti di Office in tutto il mondo. Le
statistiche rivelano che un utente medio legge circa 1800 messaggi al mese e ne elimina circa
1500. La posta elettronica è quindi importante, ma chi non vorrebbe poter dedicare meno
tempo alla sua gestione? Con Outlook 2010 questo è possibile. Grazie all’interfaccia
completamente riprogettata e a una serie di caratteristiche avanzate per l’organizzazione, la
ricerca e la pianificazione, è possibile gestire con la massima efficienza le comunicazioni e gli
impegni quotidiani.
Per molti di noi la posta elettronica è diventata parte integrante della vita quotidiana. Ricorriamo
ai dispositivi mobili per comunicare e per restare «sempre connessi», costantemente in contatto
con amici, parenti, colleghi e con il mondo intero. In aeroporto in attesa un volo, mentre
leggiamo un libro in un bar o dopo una riunione con un cliente, vogliamo che la posta
elettronica sia sempre disponibile, in qualunque luogo ci troviamo. Outlook 2010 offre la
possibilità di accedere alla posta elettronica, al calendario e alla rubrica da qualunque posizione
tramite un Web browser o uno smartphone1, per interagire con colleghi e amici in ufficio e a
casa e connettersi a una varietà di servizi Web e social network per restare in contatto con le
persone che più ci interessano anche quando siamo in viaggio.
Benvenuti in Outlook 2010, la nuova versione ancora più efficiente e intuitiva.
1
Per l’accesso al Web e tramite smartphone sono necessari un dispositivo appropriato e una connessione Internet. Per la funzionalità Web è
necessario Outlook Web App, che richiede Microsoft Exchange Server 2010 e un browser supportato, quale Internet Explorer®, Firefox o
Safari. Alcune funzionalità per dispositivi mobili richiedono Microsoft Outlook Mobile 2010, che non è incluso nelle famiglie di prodotti e
nelle applicazioni Office 2010 o in Office Web Apps. Esistono alcune differenze tra le caratteristiche di Outlook Web App, Outlook
Mobile 2010 e Outlook 2010.
1
Outlook 2010 è progettato per offrire un’esperienza di produttività ottimale su PC, telefono e
browser. Nelle sezioni seguenti sono illustrate in dettaglio le caratteristiche nuove e migliorate
del prodotto.
Accedere in modo più semplice agli strumenti appropriati nel
momento giusto.
Le caratteristiche nuove e migliorate possono contribuire a potenziare la produttività, a patto
però che siano sempre a portata di mano al momento giusto. L’avanzata barra multifunzione
personalizzabile di Outlook 2010 facilita l’individuazione dei comandi, consentendo all’utente
di concentrarsi sul risultato finale, anziché su come ottenerlo.
Se si desidera configurare gli account nuovi ed esistenti in modo più semplice, accedere alle opzioni
di stampa in modo più rapido e diretto o pulire la cassetta postale con maggiore facilità, la nuova
visualizzazione Microsoft Office Backstage™ soddisfa tutte queste esigenze e altre ancora.
Outlook 2010 semplifica le attività di gestione dell’account, di stampa e di personalizzazione delle
funzionalità dell’applicazione, tutto da un’unica posizione.
Visualizzazione, creazione e gestione più rapide della posta elettronica.
Rispetto ad appena cinque anni fa, il numero di messaggi di posta elettronica che riceviamo
oggi in una settimana è aumentato in modo impressionante. Alla luce di questi cambiamenti
nello stile di vita, Outlook 2010 è stato riprogettato per aiutare gli utenti a tenere sotto controllo
l’enorme quantità di informazioni che ricevono ogni giorno.
È possibile gestire facilmente grandi quantità di messaggi di posta elettronica. Bastano pochi
clic per comprimere, suddividere in categorie o addirittura ignorare intere conversazioni.
Grazie ai nuovi strumenti di gestione delle conversazioni e alla visualizzazione conversazione
migliorata, decine di messaggi possono essere istantaneamente ridotti a pochi elementi
rilevanti per rendere più agevole il controllo della posta elettronica, risparmiando tempo da
dedicare ad altre attività nell’arco della giornata.
2
È possibile inviare le informazioni appropriate alle persone giuste e rispondere rapidamente ai
messaggi. I Suggerimenti messaggio2 avvisano immediatamente l’utente in caso di potenziali
problemi di distribuzione, mentre Azioni rapide consente di eseguire con un semplice clic le
attività più frequenti, che normalmente richiederebbero l’uso di diversi comandi.
Comunicazioni dall’aspetto raffinato e professionale.
Nel corso degli anni la posta elettronica ha subito grandi trasformazioni, passando da semplici
messaggi di testo di uno o due paragrafi a newsletter rivolte a famiglie o aziende, elementi
decorativi personalizzati, agende e molto altro ancora. Per la posta elettronica personale e
professionale, Outlook 2010 offre gli strumenti innovativi di Microsoft Office per dare vita alle
proprie idee.
Una formattazione dei messaggi accattivante contribuisce a rendere più efficace la
comunicazione di informazioni. A tale scopo, i nuovi temi di Office aiutano ad esprimere il
proprio stile personale attraverso la formattazione. La caratteristica Incolla con Anteprima
dinamica consente inoltre di riutilizzare determinati contenuti copiandoli e incollandoli,
ottenendo subito la formattazione desiderata.
Per catturare l’attenzione dei lettori, è possibile aggiungere ai messaggi una connotazione visiva.
Non è necessario essere esperti per creare messaggi di posta elettronica raffinati e professionali.
Gli strumenti di modifica delle immagini nuovi e migliorati, la grafica SmartArt® e la
possibilità di inserire schermate direttamente nei messaggi consentono di incorporare elementi
grafici di alta qualità senza ricorrere a programmi di fotoritocco aggiuntivi.
Tenersi in contatto, gestire gli account di posta elettronica e restare
aggiornati.
Che si tratti di gestire un team o di organizzare un evento familiare, è sempre importante restare
in contatto con le persone all’interno e all’esterno dell’ambiente aziendale o domestico. Outlook
2010 offre varie reti di comunicazione e posta elettronica, per premettere agli utenti di restare
sempre connessi con amici, parenti e colleghi in modo rapido, semplice e divertente.
2
Per la caratteristica Suggerimenti messaggio è necessario Microsoft Exchange Server 2010, che deve essere abilitato da un
amministratore di Exchange.
3
È possibile combinare più account di posta elettronica, calendari e rubriche e gestirli
facilmente da un’unica visualizzazione centralizzata.
La nuova Visualizzazione pianificazione e gli strumenti di pianificazione di gruppo
consentono di gestire le attività di pianificazione in tutta facilità.
Una nuova scheda contatto facilmente accessibile consente di visualizzare la disponibilità di
una persona e contattarla all’istante utilizzando una varietà di metodi di comunicazione.
Grazie ad Outlook Social Connector è possibile ottenere ulteriori informazioni sulle
persone, ad esempio gli amici comuni, e altre informazioni di social networking, rimanendo
sempre connessi con la propria sfera di contatti personali e professionali.
Accesso alle informazioni importanti in qualsiasi momento e da
qualsiasi luogo.
È possibile controllare la posta elettronica ovunque ci si trovi e individuare rapidamente indirizzi
e numeri di telefono importanti nel momento in cui servono. Grazie alla nuova versione di
Outlook, oggi è possibile restare sempre connessi con i contatti di lavoro e personali e tenere
tutto sotto controllo anche quando si è lontani dall’ufficio o da casa.
È possibile combinare le comunicazioni e ricevere anteprime della casella vocale nella
posta in arrivo3.
Microsoft Outlook Web App: per essere sempre aggiornati e sempre connessi. Consente di
visualizzare i messaggi di posta elettronica, i contatti e gli eventi del calendario di Outlook
archiviati in Microsoft Exchange Server 2010 utilizzando un Web browser4.
Microsoft Outlook Mobile 2010: per sincronizzare Outlook 2010 con una versione mobile
di Outlook progettata specificatamente per Windows® Phone.5 Non è necessario disporre di
un PC desktop.
3
Sono necessari Microsoft Exchange 2010 e il servizio di messaggistica unificata di Microsoft Exchange.
4
Outlook Web App, noto in precedenza come Outlook Web Access, è disponibile per gli utenti di Microsoft Exchange.
5
Sono necessari un dispositivo appropriato e una connessione Internet. Outlook Mobile 2010 non è incluso nelle famiglie di prodotti o applicazioni di
Office 2010 o in Office Web Apps. Outlook Mobile 2010 è preinstallato nei telefoni Windows Phone ed è il client di posta elettronica predefinito. Verrà
rilasciato nei telefoni Windows Phone (Windows Mobile® 6.5 o versione successiva) in contemporanea con la commercializzazione di Microsoft Office
2010. Esistono alcune differenze tra le caratteristiche di Outlook Mobile 2010 e delle applicazioni di Office 2010.
4
Outlook 2010 offre nuovi modi di lavorare e sviluppare le proprie idee, da soli, in collaborazione
e persino in viaggio.
Accedere in modo più semplice agli strumenti appropriati nel
momento giusto.
Barra multifunzione Miglioramento
La barra multifunzione sostituisce i menu e le barre degli strumenti nella parte superiore della
finestra principale di Outlook, per offrire un’esperienza utente ancora più personalizzata. È
progettata per semplificare l’individuazione e l’utilizzo dell’intera gamma di caratteristiche
disponibili in Outlook, garantendo una maggiore produttività in meno tempo.
Figura 1: barra multifunzione disponibile in Outlook 2010.
È possibile individuare facilmente i comandi necessari, quando e dove servono. La barra
multifunzione migliorata, disponibile in Outlook e nelle altre applicazioni di Office 2010, facilita
l’individuazione dei comandi, consentendo all’utente di concentrarsi sul risultato finale, anziché
su come ottenerlo.
È possibile personalizzare le schede presenti sulla barra multifunzione o crearne di nuove per
un’esperienza utente in linea con le proprie esigenze.
Le schede standard sulla barra multifunzione sono organizzate in modo da visualizzare i
comandi pertinenti per una determinata attività, per individuare più rapidamente quelli di cui
si ha bisogno al momento.
5
Nella barra multifunzione sono inoltre disponibili schede contestuali che consentono di
accedere agli strumenti necessari nel momento in cui servono, come illustrato nella Figura 2.
Figura 2: è possibile aggiornare gli elementi del calendario e delle attività direttamente dalla cartella
della posta in arrivo. Se ad esempio si fa clic su un elemento del calendario o delle attività sulla
barra Da fare, sulla barra multifunzione viene visualizzata una scheda contestuale contenente gli
strumenti appropriati per tale elemento.
Suggerimento rapido: oltre alla barra multifunzione nella parte superiore dello schermo, nella parte
inferiore della finestra di Outlook è presente la barra di stato, che può essere personalizzata. È sufficiente
fare clic con il pulsante destro del mouse per selezionare gli elementi che si desidera visualizzare, ad
esempio il numero di elementi nella cartella della posta in arrivo, gli elementi non letti, la quota della
cassetta postale e altro ancora. Sul lato destro della barra di stato è inoltre disponibile un nuovo
dispositivo di scorrimento dello zoom che consente di aumentare o ridurre velocemente le dimensioni
delle informazioni visualizzate nel riquadro di lettura.
Visualizzazione Microsoft Office Backstage Novità
Sul lato sinistro della barra multifunzione è presente la scheda File, che consente di accedere
con un semplice clic a una serie di opzioni che semplificano al massimo la gestione degli
account e la personalizzazione delle funzionalità di Outlook.
6
La nuova visualizzazione Backstage sostituisce il tradizionale menu File delle versioni precedenti,
offrendo una posizione centralizzata per tutte le attività di gestione degli account. Ad esempio:
Quando si apre la visualizzazione Backstage per la prima volta, viene visualizzata la scheda
Informazioni, illustrata nella Figura 3. Da questa scheda è possibile gestire le impostazioni
degli account, ad esempio aggiungere un nuovo account di posta elettronica, configurare le
risposte automatiche per quando si è fuori sede, modificare le opzioni di archiviazione e
organizzare regole e avvisi.
Figura 3: è possibile gestire l’account di Outlook da una comoda posizione centralizzata
nella visualizzazione Backstage.
La scheda Apri nella visualizzazione Backstage consente di importare ed esportare file, aprire
file di dati di Outlook e salvare elementi di Outlook in altri formati.
La scheda Stampa offre una nuova esperienza di stampa grazie a un’anteprima a pagina
intera accanto alle altre opzioni di stampa.
7 Dalla scheda Guida è possibile accedere alla Guida dell’applicazione e a collegamenti ad
altre risorse «Self-help online», ad esempio esercitazioni di formazione, oltre a informazioni
relative alla versione in esecuzione, all’attivazione e alla licenza.
La scheda Opzioni offre numerose opzioni per l’impostazione delle preferenze, tra cui la
possibilità di personalizzare la barra multifunzione e la barra di accesso rapido.
La barra multifunzione semplifica la creazione di contenuto, mentre la visualizzazione Backstage
aiuta a gestirlo.
Suggerimento rapido: se è impostato un limite per le dimensioni della cassetta postale, un nuovo
termometro relativo alla quota fornisce una rappresentazione visiva dello spazio disponibile nella cassetta
postale, come illustrato nella Figura 3.
Visualizzazione, creazione e gestione più rapide della posta elettronica.
Visualizzazione conversazione Miglioramento
La visualizzazione conversazione di Outlook 2010 è stata migliorata per consentire all’utente di
accedere direttamente ai dati appropriati. Più messaggi di posta elettronica vengono condensati
in un’unica discussione, denominata thread di conversazione, e visualizzati su una sola riga,
anche se alcuni messaggi della conversazione si trovano in altre cartelle. Questo non solo riduce
il sovraccarico di informazioni, ma ottimizza anche le attività di monitoraggio e gestione dei
messaggi correlati. I nuovi strumenti di gestione delle conversazioni consentono inoltre di
risparmiare spazio prezioso nella cartella della posta in arrivo.
8Figura 4: la
visualizzazione
conversazione
consente di
tenere sotto
controllo le
conversazioni
tramite posta
elettronica.
È possibile limitare la visualizzazione delle informazioni a quelle pertinenti. Quando si fa clic su
una conversazione, viene visualizzato l’ultimo messaggio. È sufficiente espandere la
conversazione per visualizzare i precedenti messaggi ridondanti o gli autori dei singoli messaggi.
È possibile verificare rapidamente se in una conversazione sono presenti più messaggi.
L’icona del messaggio relativa a una conversazione che contiene più messaggi è infatti
caratterizzata da più buste.
È possibile limitare l’archiviazione dei messaggi di posta elettronica. Tutti i messaggi
ridondanti nella conversazione possono infatti essere eliminati rapidamente tramite il
comando Pulisci, mantenendo solo quelli univoci.
È possibile ignorare le conversazioni a cui non si è interessati. Il comando Ignora consente di
spostare l’intera conversazione e i messaggi futuri nella cartella Posta eliminata.
Per gli utenti di Exchange, scegliendo il comando Ignora i messaggi futuri vengono spostati
nella cartella Posta eliminata anche se si accede alla posta elettronica tramite Outlook Web
App o uno smartphone.
È possibile intervenire rapidamente sull’intera conversazione con pochi clic. È ad esempio
possibile selezionare l’oggetto della conversazione e assegnare tutti i messaggi del thread a
una categoria, contrassegnarli come letti, spostarli o copiarli in un’altra cartella e molto altro
ancora.
9Per accedere alla visualizzazione conversazione, nel gruppo Conversazioni della scheda
Visualizza selezionare Mostra come conversazioni, come illustrato nella Figura 5.
Figura 5: nel gruppo
Impostazioni conversazioni
della visualizzazione
conversazione sono
disponibili varie opzioni.
Suggerimento rapido: le preferenze nella visualizzazione conversazione possono essere facilmente
personalizzate. Nel gruppo Conversazioni della scheda Visualizza sono disponibili varie opzioni in
Impostazioni conversazioni, ad esempio Mostra messaggi da altre cartelle, Mostra mittenti sopra
l’argomento e altre. Per ulteriori informazioni sull’utilizzo della visualizzazione conversazione, vedere la
sezione Descrizione della visualizzazione conversazione più avanti in questa guida.
Azioni rapide Novità
Molti messaggi di posta elettronica ricevuti non possono essere semplicemente letti e lasciati
nella cartella della posta in arrivo, ma richiedono ulteriori operazioni. Talvolta è necessario
spostarli in un’altra cartella, inoltrarli ad altri utenti, creare una riunione o un appuntamento o
eseguire una qualsiasi combinazione di attività. In Outlook 2010 è disponibile una nuova
caratteristica, denominata Azioni rapide, che semplifica la gestione delle informazioni e consente
di rispondere rapidamente ai messaggi mediante la creazione e definizione di attività comuni
che possono essere eseguite in un unico passaggio con la massima semplicità e rapidità.
Figura 6: Azioni rapide consente di
eseguire più azioni con un semplice clic.
10Azioni rapide consente di:
Risparmiare tempo nella gestione della posta in arrivo riducendo il numero di clic necessari
per eseguire le operazioni.
Inoltrare un messaggio di posta elettronica al team ed eliminare l’originale, contrassegnare,
assegnare una categoria a un messaggio e archiviarlo in una cartella specifica ed eseguire
molte altre operazioni in un istante.
Organizzare i comandi preferiti in primo piano e raggruppati, in modo da poter accedere
rapidamente ai comandi necessari.
Suggerimenti rapidi:
La prima volta che si fa clic su un’azione rapida predefinita, ad eccezione di Rispondi ed elimina, viene
visualizzato un messaggio che consente di personalizzare l’azione in base alle esigenze.
Per gli utenti di Exchange, la prima volta che si fa clic sull’azione rapida Al responsabile o Messaggio
di posta elettronica team, gli indirizzi di posta elettronica del team vengono inseriti
6
automaticamente .
Suggerimenti messaggio Novità
Gli utenti aziendali devono prestare attenzione a non inviare messaggi di posta elettronica non
necessari e, soprattutto, a non divulgare informazioni riservate all’esterno dell’organizzazione.
Grazie alla nuova caratteristica Suggerimenti messaggio, si riceve immediatamente un avviso
quando si sta per inviare un messaggio di posta elettronica ai destinatari seguenti: 7
Un’ampia lista di distribuzione, per evitare di inviare posta indesiderata e messaggi non
necessari a un numero elevato di persone.
Utenti fuori sede, per evitare di perdere tempo a inviare messaggi di posta elettronica a cui
nessuno risponderà in tempo utile.
6
Per la compilazione automatica degli indirizzi di posta elettronica del team, è necessario configurare i dati del responsabile.
7
Per la caratteristica Suggerimenti messaggio è necessario Microsoft Exchange Server 2010, che deve essere abilitato da un
amministratore di Exchange.
11 Indirizzi di destinatari non validi, per determinare se un destinatario riceverà il messaggio
immediatamente ed evitare che venga restituito al mittente.
Indirizzi esterni, per evitare di inviare informazioni riservate all’esterno dell’azienda.
Figura 7: se un destinatario ha impostato una risposta automatica, Suggerimenti messaggio
invia una notifica prima che il messaggio di posta elettronica venga inviato, in modo da
evitare perdite di tempo.
Strumenti di ricerca Miglioramento
La ricerca di un elemento specifico può essere scoraggiante, specialmente quando manca il
tempo per passare al setaccio ogni singola cartella e leggere tutto il contenuto. Con Outlook
2010, ora è possibile passare rapidamente in rassegna i dati e individuare facilmente le
informazioni desiderate nel momento opportuno. Gli strumenti di ricerca contestuale, illustrati
nella Figura 8, consentono di restringere rapidamente l’ambito di ricerca per individuare subito
le informazioni essenziali.
12Figura 8: è possibile utilizzare gli strumenti di ricerca di Outlook per creare facilmente criteri
di ricerca e individuare automaticamente le informazioni necessarie.
È possibile limitare l’ambito di ricerca con pochi semplici clic. È sufficiente aggiungere
ulteriori criteri alla ricerca per limitare i risultati in modo da includere, ad esempio, solo
elementi con file allegati, messaggi ricevuti in un intervallo di date specifico, messaggi inviati
a un determinato destinatario e molto altro ancora.
È possibile perfezionare rapidamente il percorso di ricerca. È sufficiente modificare l’ambito
per ampliare la ricerca, includendo le sottocartelle, tutti gli elementi di posta o tutti gli
elementi di Outlook.
È possibile gestire le opzioni di ricerca direttamente dalla pagina dei risultati della ricerca,
modificando i percorsi e le opzioni di ricerca o tornando rapidamente a una ricerca precedente.
Suggerimento rapido: quando si digita del testo in una casella Ricerca immediata, vengono visualizzati
dinamicamente i suggerimenti del Completamento automatico per perfezionare la ricerca. Per utilizzare
un suggerimento, fare clic su una voce nell’elenco oppure premere FRECCIA GIÙ per selezionare il
suggerimento, quindi premere INVIO.
13Comunicazioni dall’aspetto raffinato e professionale.
Temi di Office Miglioramento
I temi e gli stili di Office disponibili in Outlook 2010 offrono opzioni di formattazione che
facilitano la creazione di messaggi di posta elettronica dall’aspetto professionale o con un tocco
personale. È possibile scegliere tra un’ampia gamma di temi di Office aggiuntivi e pronti all’uso,
coordinando colori, tipi di carattere ed effetti di formattazione grafica. È sufficiente selezionare il
tema di Office desiderato, poiché tutte le operazioni successive verranno eseguite
automaticamente.
Figura 9: è possibile scegliere tra una
varietà di temi di Office per creare
messaggi di posta elettronica
perfettamente formattati.
È possibile ottenere rapidamente una formattazione uniforme. Il testo, i grafici, le immagini,
le tabelle e i disegni cambiano coerentemente in base al tema selezionato, in modo che tutti
gli elementi del messaggio di posta elettronica si complementino l’un l’altro con pochi
semplici clic.
È possibile creare preferenze di formattazione predefinite. Quando si aggiunge un nuovo
contenuto, quale un grafico o un diagramma, questo viene associato automaticamente al
tema di Office impostato in Outlook 2010.
14Suggerimento rapido: durante la creazione di un nuovo messaggio di posta elettronica, è possibile
utilizzare il gruppo Temi disponibile nella scheda Opzioni per coordinare colori, tipi di carattere ed effetti
del tema. È quindi possibile salvare le preferenze per riutilizzarle in seguito, creando un tema
personalizzato tramite l’opzione Salva tema corrente disponibile nella parte inferiore della raccolta Temi.
Nota: i temi di Office disponibili in Outlook 2010 corrispondono a quelli di Microsoft Word
2010, Microsoft PowerPoint® 2010, Microsoft Excel® 2010 e Microsoft Access® 2010.
Incolla con Anteprima dinamica Novità
I contenuti di un messaggio di posta elettronica possono provenire da diverse fonti, ad esempio
tabelle di pagine Web, grafici e immagini di documenti, presentazioni o cartelle di lavoro oppure
testo di note personali o di altri messaggi di posta elettronica. Per risparmiare tempo, è possibile
riutilizzare contenuti disponibili in Outlook o in altre applicazioni. Incollare contenuti in Outlook
2010 non è mai stato così facile: la caratteristica Incolla con Anteprima dinamica consente infatti
di visualizzare un’anteprima delle varie opzioni Incolla, in modo da verificare visivamente quale
sarà l’aspetto del contenuto incollato prima di eseguire l’operazione. Sarà quindi facile ottenere
subito il risultato desiderato, senza che sia più necessario utilizzare il comando Annulla e
ripetere l’operazione.
Figura 10: è possibile
visualizzare in anteprima
la formattazione prima di
confermare le modifiche.
Le opzioni visualizzate
nella figura, ad esempio,
consentono di
visualizzare in anteprima
l’aspetto del testo e della
tabella nel messaggio di
posta elettronica prima
di incollarli.
Incolla con Anteprima dinamica consente di visualizzare in anteprima il contenuto riutilizzato
prima di incollarlo. È sufficiente passare il puntatore del mouse su Opzioni Incolla per
visualizzare un’anteprima dei risultati. Le voci di Opzioni Incolla cambiano in base al
15contesto, per adattarsi in modo ottimale al contenuto che si sta riutilizzando. Le descrizioni
comandi visualizzate offrono inoltre informazioni aggiuntive che aiutano a prendere la
decisione appropriata.
Suggerimento rapido: la raccolta Opzioni Incolla viene visualizzata dopo aver incollato un contenuto.
Fare clic sull’icona visualizzata per espandere Opzioni Incolla oppure, se si preferisce utilizzare la tastiera,
premere CTRL per espandere Opzioni incolla e quindi utilizzare i tasti freccia DESTRA e SINISTRA per
spostarsi tra le opzioni.
Nota: la caratteristica Incolla con Anteprima dinamica è disponibile anche in PowerPoint 2010,
Excel 2010, Outlook 2010 e, per il testo, in Microsoft Publisher 2010.
Strumenti di modifica delle immagini Novità e miglioramenti
Un messaggio di posta elettronica spesso non contiene solo testo. È ad esempio possibile
utilizzare immagini grafiche dinamiche per catturare l’attenzione dei lettori o elementi visivi
accattivanti per trasmettere in modo più efficace il messaggio. In Outlook 2010 sono inoltre
disponibili strumenti nuovi e migliorati per la modifica delle immagini contenute nei messaggi di
posta elettronica, grazie ai quali è possibile creare facilmente e in assoluta libertà messaggi
dall’aspetto professionale. È possibile utilizzare lo strumento di ritaglio avanzato, scegliere vari
tipi di correzione immagine, rendere le foto più nitide o più sfocate e migliorare i colori. È
persino possibile aggiungere un tocco artistico grazie ad effetti quali Fotocopia, Pennarello,
Lineette, Vetro, Sfumatura a pastello e altri ancora.
Figura 11:
uno
strumento di
ritaglio
avanzato
consente di
visualizzare
l’immagine
intera
ombreggiata
mentre si
esegue il
ritaglio.
16 Immagini sempre perfette. Con lo strumento di ritaglio migliorato è possibile visualizzare
l’immagine intera mentre si apportano modifiche, nonché spostare l’immagine all’interno
della casella di ritaglio per perfezionarla.
Acquisizione immediata di schermate. La nuova caratteristica Schermata consente di
incorporare facilmente schermate nei messaggi senza uscire da Outlook.
Riflettori sugli elementi in primo piano. Il nuovo strumento Rimuovi sfondo consente di
modificare le foto in un istante direttamente in Outlook 2010.
Suggerimento rapido: utilizzare il nuovo strumento Ritaglio schermata, disponibile nella scheda
Inserisci sotto Schermata, per acquisire una parte della schermata e mostrare solo i dettagli che si
desidera comunicare.
Nota: gli stessi strumenti di modifica delle immagini nuovi e migliorati sono disponibili anche in
PowerPoint 2010, Word 2010 ed Excel 2010.
Grafica SmartArt Miglioramento
È possibile creare diagrammi di qualità professionale e inserirli nei messaggi con la stessa facilità
con cui si crea un elenco puntato. Office 2010 offre numerosi layout SmartArt aggiuntivi tra cui
scegliere per trasmettere le informazioni importanti con la massima efficacia. È inoltre possibile
utilizzare la grafica SmartArt per aggiungere elementi grafici, ad esempio una serie di immagini
con didascalie.
Figura 12: la grafica
SmartArt
include diagrammi,
illustrazioni e altri elementi
grafici.
Nota: la grafica SmartArt è disponibile anche in Word 2010, PowerPoint 2010 ed Excel 2010.
17Tenersi in contatto, gestire gli account di posta elettronica e restare
aggiornati.
Supporto di più cassette postali Miglioramento
Oggi le comunicazioni non sono più limitate a una sola cassetta postale. Non è raro, infatti,
disporre di account di posta elettronica, rubriche e calendari di diversi provider di servizi Web o
disporre di più account di Exchange. Outlook 2010 supporta ora più cassette, per garantire un
utilizzo senza problemi di tutti gli account.
Il passaggio tra account di Microsoft Exchange è stato semplificato. È possibile connettere
più cassette postali di Exchange in un unico profilo di Outlook, in modo da poter accedere
facilmente agli account e gestirli da un’unica posizione.
È possibile sincronizzare più account di posta elettronica da servizi quali Windows Live™
Hotmail®, Gmail o qualsiasi altro provider in Outlook 20108.
Suggerimento rapido: quando i messaggi vengono eliminati da un account di posta elettronica IMAP,
vengono spostati nella cartella Posta eliminata, evitando così la necessità di contrassegnarli per l’eliminazione.
Visualizzazione pianificazione Novità
Outlook 2010 è stato progettato per consentire agli utenti di restare sempre connessi, condividere il
proprio tempo con altre persone e mantenersi aggiornati sulle loro pianificazioni, tutto da un’unica
posizione facile da visualizzare. Nella nuova Visualizzazione pianificazione i calendari vengono
raggruppati in sezioni orizzontali per ottimizzarne la visualizzazione. È possibile visualizzare le attività
pianificate per se stessi o quelle relative ai propri familiari, amici e colleghi, verificare quando una
determinata persona è disponibile e pianificare una riunione o un appuntamento.
Se si utilizza Exchange Server, il calendario del team verrà elencato automaticamente nel
riquadro di spostamento del Calendario, illustrato nella Figura 139. Quando si seleziona la
casella di controllo accanto al gruppo dei calendari del team, verranno immediatamente
visualizzati i calendari dell’intero team.
8
Per gli account Windows Live Hotmail è necessario Outlook Hotmail Connector, che può essere scaricato gratuitamente.
9
Per la generazione automatica del calendario del team, è necessario configurare i dati del responsabile.
18Figura 13: la
Visualizzazione
pianificazione
consente di
gestire o
visualizzare più
calendari.
È possibile pianificare rapidamente le riunioni. Quando si visualizzano calendari condivisi, ad
esempio un calendario condiviso di Exchange o un calendario pubblicato sul sito Office.com,
è possibile individuare una fascia oraria disponibile utilizzando la cronologia combinata
presente nella parte superiore della visualizzazione, quindi fare doppio clic sulla cronologia
per creare una nuova riunione per il gruppo.
Suggerimenti rapidi:
La visualizzazione Calendario cambia automaticamente a seconda del numero di calendari che si è scelto
di visualizzare. Per impostazione predefinita, se si selezionano almeno cinque calendari, viene attivata
automaticamente la Visualizzazione pianificazione. Per modificare la soglia per il passaggio automatico da
una visualizzazione all’altra, in visualizzazione Backstage fare clic su Opzioni e individuare le preferenze
relative alla Visualizzazione pianificazione nella scheda Calendario in Opzioni visualizzazione.
Se non si dispone di Microsoft Exchange, è possibile utilizzare il servizio di condivisione dei calendari
di Microsoft Office Outlook per condividere i calendari sul sito Office.com e sfruttare i vantaggi offerti
dalla pianificazione delle riunioni in Visualizzazione pianificazione. Dopo avere visualizzato il
10
calendario, nel gruppo Condividi della scheda Home fare clic su Pubblica su Office.com.
10
Per pubblicare un calendario su Office.com, è necessario un Windows Live ID. A partire dal rilascio di Microsoft Office 2010 non è
più possibile di visualizzare un calendario pubblicato tramite un Web browser. I sottoscrittori possono accedere al proprio calendario
pubblicato utilizzando un programma quale Windows Live Calendar, Google Calendar o Apple iCal.
19Ricerca sala Novità
Per pianificare una sala riunioni bastano pochi clic. Gli utenti di Exchange possono pianificare
una sala per una riunione direttamente da una nuova convocazione di riunione. È sufficiente
scegliere un gruppo di sale o un edificio per la riunione per visualizzare tramite Ricerca sala tutte
le sale disponibili in un determinato momento11. Quando si seleziona una sala, questa viene
aggiunta automaticamente all’elenco dei destinatari.
Figura 14: Ricerca sala semplifica la pianificazione di una sala per una riunione.
11
È necessario Microsoft Exchange Server 2010.
20Anteprima calendario Novità
Per gestire una convocazione di riunione sono in genere necessari tre passaggi: leggere la
convocazione, controllare il calendario e rispondere alla convocazione. Grazie alla nuova
caratteristica Anteprima calendario, quando si riceve una convocazione di riunione è ora
possibile stabilire il suo impatto sul calendario direttamente dalla posta in arrivo.
Uno snapshot del calendario visualizzato nella convocazione di riunione offre il controllo
immediato degli eventuali conflitti o delle voci adiacenti, consentendo di leggere il testo
della convocazione e controllare contemporaneamente la data nel proprio calendario.
Figura 15: è possibile risparmiare tempo controllando il calendario mentre si gestisce una
convocazione di riunione.
Scheda contatto Novità
È possibile verificare la disponibilità delle persone desiderate contattarle immediatamente.
Utilizzando Microsoft Office Communicator o un’altra applicazione di messaggistica istantanea,
21è possibile verificare all’istante le informazioni sulla presenza relative ai propri contatti12 e
contattarli facilmente senza passare a un’altra applicazione.
Passando il puntatore del mouse su un nome, è possibile visualizzare la nuova scheda
contatto, illustrata nella Figura 16, e quindi avviare facilmente una conversazione
direttamente dall’applicazione di messaggistica immediata, inviare un messaggio di posta
elettronica, pianificare una riunione e molto altro ancora.
Figura 16: la nuova scheda contatto offre una varietà di opzioni di comunicazione e
informazioni. Per visualizzare maggiori dettagli, fare clic sulla scheda per espanderla.
Espandendo la scheda contatto è possibile visualizzare ulteriori informazioni sul contatto, ad
esempio i numeri di telefono.
Office Communicator offre funzionalità aggiuntive, tra cui la possibilità di avviare una
chiamata vocale direttamente dalla scheda contatto.
12
Per la messaggistica istantanea e le informazioni sulla presenza è necessario Office Communications Server 2007 R2 con Office Communicator
2007 R2, Windows Live Messenger o un’altra applicazione di messaggistica istantanea che supporti IMessenger. Per le chiamate vocali è
necessario Office Communicator 2007 R2 o un’applicazione di messaggistica istantanea che supporti IMessengerAdvanced.
22 Se si utilizza Exchange Server, è possibile ascoltare la pronuncia del nome del contatto in un
file audio, vedere lo stato del calendario dei contatti e visualizzare la gerarchia
dell’organizzazione.13
Suggerimento rapido: se si utilizza Office Communicator e si risponde a un messaggio di posta
elettronica con un messaggio istantaneo, la cronologia delle conversazioni relative ai messaggi immediati
verrà connessa al thread di discussione del messaggio di posta elettronica e verrà visualizzata quando si
visualizzano i messaggi nella visualizzazione conversazione.
Nota: per visualizzare la cronologia dei messaggi immediati in una conversazione è necessario mostrare i
messaggi presenti in altre cartelle nella visualizzazione conversazione e in Office Communicator e
scegliere di salvare le conversazioni dei messaggi immediati nella cartella Cronologia di Communicator.
Ricerca utenti Miglioramento
Accesso facile e diretto ai contatti. Outlook 2010 consente di accedere ai contatti di Office
Communicator direttamente dalla cartella della posta di arrivo. È sufficiente iniziare a digitare il
nome della persona da cercare nella casella Trova contatto per avviare automaticamente la
ricerca nei contatti e visualizzare immediatamente i nomi delle persone corrispondenti alle
lettere digitate.
Suggerimenti rapidi:
Per cercare in altre rubriche anziché nei contatti di Office Communicator, digitare la stringa di ricerca
e premere INVIO.
È inoltre possibile accedere ai contatti di Office Communicator tramite Contatti rapidi, disponibile
nella parte inferiore della barra Da fare.
Outlook Social Connector Novità
Oggi è possibile restare sempre connessi in numerosi modi. Tuttavia, passare in continuazione
da uno strumento all’altro e da un sito Web all’altro complica notevolmente l’organizzazione
delle informazioni. Con Outlook 2010 è più facile tenersi in contatto. Il nuovo componente
13
Per lo stato del calendario è necessario Microsoft Exchange Server 2007 o versione successiva Per la pronuncia dei nomi è
necessario il servizio di messaggistica unificata di Exchange e un file audio con il nome pronunciato. Per visualizzare la gerarchia
dell’organizzazione è necessario configurare i dati del responsabile.
23Outlook Social Connector (OSC) connette gli utenti ai social network e alle reti aziendali che
utilizzano, inclusi Microsoft SharePoint® 2010 e Windows Live14, nonché ad altri popolari siti di
terze parti, quali Facebook, LinkedIn e MySpace.15 Ora è facile accedere a una maggiore quantità
di informazioni e rimanere in contatto con le persone connesse alla rete senza uscire da
Outlook.
Figura 17: è possibile
connettersi ai social
network preferiti
direttamente da
Outlook 2010 senza
uscire
dall’applicazione.
È possibile restare sempre aggiornati sulle persone nelle proprie reti grazie a un’unica
visualizzazione centralizzata che consente di accedere direttamente ai thread di posta
elettronica, agli aggiornamenti di stato e ad altre informazioni.
14
Per la visualizzazione dei dati di social networking del Sito personale di SharePoint 2010 è necessario Microsoft Office Professional
Plus 2010.
15
Per la connessione a un social network di terze parti è necessario un componente aggiuntivo fornito dallo stesso social network.
Nella maggior parte dei casi, l’uso di tale social network è soggetto ai termini e alle condizioni del provider.
24 È possibile sincronizzare i dati relativi ai contatti direttamente in Microsoft Outlook per
ottenere informazioni su amici e colleghi, nonché visualizzare gli aggiornamenti dai social
network di terze parti, i file inseriti di recente e persino le foto condivise.
È possibile connettersi alle informazioni di social networking del sito personale di SharePoint
Server 2010 e ricevere aggiornamenti dalla propria area di lavoro, ad esempio documenti
inseriti o contrassegnati di recente, attività del sito e altro.
Per semplificare il monitoraggio della cronologia delle comunicazioni, facendo clic sul nome
di un contatto in Outlook Social Connector, viene visualizzata un’anteprima del contenuto di
Outlook correlato, ad esempio recenti conversazioni tramite posta elettronica, riunioni e
documenti condivisi.
È possibile scaricare provider di terze parti per i social network preferiti e connettersi alle
persone che fanno parte della propria rete direttamente dalla posta in arrivo.
Gli sviluppatori possono inserire feed di social networking da applicazioni line-of-business o
siti di terze parti oppure integrare le proprie soluzioni direttamente in Outlook.
Suggerimenti rapidi:
Per individuare i provider disponibili per i propri social network, fare clic sulla scheda Visualizzazione,
quindi su Riquadro Utenti e infine su Impostazioni account. Nella finestra di dialogo visualizzata
fare clic sul collegamento Visualizza i provider di social network disponibili online, nella parte
superiore della finestra.
È possibile ricevere automaticamente gli aggiornamenti dei contatti della propria rete. Dopo avere
aggiunto un provider di social network, le informazioni relative ai contatti della rete verranno
visualizzate nella visualizzazione Contatti in Outlook e rimarranno sincronizzate con le corrispondenti
informazioni online.
Strumenti di traduzione Miglioramento
Oggi è possibile migliorare le proprie capacità linguistiche e abbattere le barriere della lingua.
Gli strumenti di traduzione su richiesta, le traduzioni di interi elementi e il Mini-traduttore, in
precedenza denominato Descrizione traduzione, consentono di utilizzare facilmente varie lingue.
Il Mini-traduttore è stato migliorato con un maggior numero di opzioni relative alle lingue per la
traduzione immediata di singole parole o frasi.
25Figura 18: gli strumenti di
traduzione sono
disponibili nel gruppo
Lingua della scheda
Revisione.
Suggerimento rapido: sono disponibili per il download ulteriori strumenti, come la sintesi vocale in
16
inglese e altre lingue.
Strumenti per le lingue Miglioramento
Oggi chi lavora con più lingue può avvalersi di opzioni decisamente più flessibili. Una singola
finestra di dialogo offre una posizione centralizzata in cui personalizzare la propria esperienza
multilingue, impostando preferenze specifiche delle singole lingue per la modifica, la
visualizzazione, la Guida e le descrizioni comandi. Le modifiche apportate alle impostazioni della
lingua in Outlook vengono inoltre applicate automaticamente a tutte le altre applicazioni di
Office 2010 appropriate17.
È possibile modificare rapidamente le impostazioni senza necessità di interventi manuali. Se
nel sistema non è installato il software o il layout di tastiera necessario, verrà visualizzato un
avviso e verranno forniti collegamenti utili per risolvere facilmente il problema.
16
è possibile scaricare gratuitamente altre lingue per la sintesi vocale dall’Area download Microsoft
(http://www.microsoft.com/download (le informazioni potrebbero essere in lingua inglese)).
17
Applicazioni interessate dalle impostazioni della lingua: Access 2010 (escluse le impostazioni delle descrizioni comandi), Excel
2010, Microsoft OneNote® 2010, Outlook 2010, PowerPoint 2010, Publisher 2010, Microsoft InfoPath® 2010 (escluse le impostazioni
delle descrizioni comandi) e Microsoft SharePoint Workspace 2010 (escluse le impostazioni delle descrizioni comandi).
26Figura 19: è
possibile
configurare
impostazioni
della lingua
distinte per la
modifica, la
visualizzazione,
la Guida e le
descrizioni
comandi
direttamente
da Outlook.
27Accesso alle informazioni importanti in qualsiasi momento e da
qualsiasi luogo.
Anteprima casella vocale Novità!
Con Outlook 2010 e la nuova tecnologia di Exchange Server 2010, insieme alla registrazione di
un messaggio vocale viene inviata direttamente alla cartella della posta in arrivo un’anteprima in
formato testo del messaggio vocale registrato. 18 È possibile accedere ai messaggi ovunque ci si
trovi, tramite un Web browser, un computer o uno smartphone.
La protezione dei messaggi vocali rafforza la sicurezza della casella vocale e ne limita
l’accesso ai soli destinatari previsti.
Microsoft Outlook Web App Miglioramento
Outlook 2010 semplifica la gestione di messaggi di posta elettronica, calendari e contatti,
consentendo l’accesso alle risorse praticamente da qualsiasi luogo. È infatti possibile accedere
alla posta elettronica con qualsiasi computer, smartphone o Web browser, quale Internet
Explorer®, Firefox e Safari, tramite Outlook Web App19 e disporre sempre di informazioni
aggiornate per ogni esigenza.
È possibile gestire la posta elettronica tramite un Web browser, visualizzando i messaggi, i
contatti e gli eventi del calendario archiviati in Exchange Server.
Outlook 2010 offre caratteristiche familiari agli utenti, ad esempio visualizzazione
conversazione, Suggerimenti messaggio, più calendari, calendari condivisi, gerarchia
dell’organizzazione, informazioni sulla disponibilità e molto altro ancora.
18
Sono necessari Exchange 2010 e il servizio di messaggistica unificata di Exchange.
19
È necessario Microsoft Exchange Server 2010.
28Figura 20: è possibile accedere alla posta elettronica da qualunque posizione tramite Outlook
Web App.
Microsoft Outlook Mobile 2010 Miglioramento
Outlook Mobile 2010 consente di sperimentare sul telefono Windows Phone le interfacce
avanzate progettate per i dispositivi di piccole dimensioni20. È possibile sincronizzare Outlook
2010 con Outlook Mobile 2010 per rimanere sempre aggiornati e avere tutto sotto controllo
anche quando si è in viaggio.
20
Sono necessari un dispositivo appropriato e una connessione Internet. Outlook Mobile 2010 non è incluso nelle famiglie di
prodotti o applicazioni di Office 2010, né in Web Apps. Outlook Mobile 2010 è preinstallato nei telefoni Windows Phone (Windows
Mobile 6.5 o versioni successive) e sarà il client di posta elettronica predefinito in contemporanea con la commercializzazione di
Microsoft Office 2010.
29 Grazie alla nuova modalità di selezione è possibile selezionare più messaggi con un tocco,
anche se non sono adiacenti.
Quando si è connessi a Exchange Server 2010, è possibile risparmiare tempo utilizzando la
visualizzazione conversazione per combinare i messaggi correlati in modo da poterli
spostare, contrassegnare per il completamento o eliminare con pochi tocchi21.
È possibile effettuare ricerche nell’elenco indirizzi globale o visualizzare informazioni sulla
disponibilità di altre persone dell’organizzazione direttamente da uno smartphone22.
È possibile accedere alla posta elettronica, al calendario, ai contatti e alle attività da
qualunque posizione e in qualsiasi momento.
Figura 21: Outlook Mobile 2010 è un
complemento perfetto di Outlook 2010.
Suggerimento rapido: la nuova visualizzazione conversazione si estende anche agli SMS, consentendo di
consultare con facilità all’intera conversazione tramite SMS mentre si prepara la risposta.
21
La visualizzazione conversazione è disponibile nei dispositivi che eseguono Windows Mobile 6.1 o versione successiva quando si è
connessi a Microsoft Exchange Server 2010.
22
È necessario Microsoft Exchange Server 2003 o versione successiva.
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