WEBMAIL ZIMBRA GUIDA - Comune di Sesto San Giovanni

Servizio I.C.T.

                                          WEBMAIL ZIMBRA

                                                       GUIDA

                 REV                                       DATA                                  Note

                  1.0                                   13.03.2018                        Redazione documento

Documento redatto da:                         Flavio Grandi

tel. 02.24.96.344 e-mail: assistenza@sestosg.net

I – 20099 Sesto San Giovanni (MI), Piazza della Resistenza, 20 – www.sestosg.net

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La presente guida si prefigge di guidare l’utente nell’esportazione e/o
eliminazione di elementi (mail e/o allegati) allo scopo di liberare spazio all’interno
della propria casella di posta Zimbra e la condivisione di elementi della propria
Webmail con altri utenti del Comune.

    Eliminare elementi
     - Cliccare sull’etichetta “Dimensioni” sulla colonna (vedi immagine). Si
         ottiene così l’elenco delle mail ordinate per dimensione dell’allegato,
         all’interno delle varie cartelle di posta (In arrivo, inviato etc).

      -   Procedere con l’eliminazione degli allegati più pesanti e non più
          necessari direttamente dalle singole mail (vedi immagine ) con l’opzione
          “Rimuovi” per il singolo allegato o “Rimuovi tutti gli allegati” per
          l’eliminazione completa degli allegati. E’ possibile eventualmente, con
          l’opzione “Scarica” e “Scarica tutti gli allegati”, salvare l’allegato/i
          pesante sul proprio PC e procedere successivamente all’eliminazione
          dell’allegato dalla mail e conservare la sola mail (l’opzione Valigetta
          permette di salvare l’allegato nel proprio spazio denominato Valigetta,
          ma questo non concorre alla liberazione dello spazio).

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 Esportazione mail
     - E’ possibile esportare singole cartelle di mail con relativi allegati (In arrivo,
        inviato etc) oppure tutte le cartelle (vedi immagine)

          e, all’interno di queste diverse scelte anche selezionare l’intervallo di
          tempo che si desidera esportare, impostando negli appositi campi la
          data di inizio e di fine (es: da 01/01/2015 a 31/12/2017).
      -   Segnare la casella “Altro” per escludere l’export di file metadati.
      -   Premere il tasto “Esporta” per avviare il download del file compresso sul
          proprio pc che conterrà tutte le mail appena selezionate, da conservare
          in apposita cartella (vedi immagine).

Il file esportato, in formato tgz, è scomprimibile, per la verifica di quanto presente,
con il programma presente sul pc “7-Zip”
         - Tasto Dx del mouse sul file e selezionare 7-Zip -> Apri -> Quindi doppio
           click sul file visualizzato (file in formato tar). A questo punto compare la
           cartella esportata (vedi immagine).
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 Importazione mail
E’ possibile importare successivamente il file compresso tgz all’interno di Zimbra
(vedi immagine) utilizzando la funzione di “Importa” (nella casella di posta dovrà
esserci lo spazio necessario prima di poter procedere).

    Funzione di “Conservazione messaggi” e “Eliminazione messaggi”
     - Premendo il tasto dx del mouse su una delle cartelle di posta (In arrivo,
        Inviato etc) è possibile accedere alla funzione “Conservazione” (vedi
        immagine)

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•   Conservazione messaggi.
    Se è selezionata l'opzione “Attiva conservazione messaggi” (vedi immagine),
    quando selezioni l'eliminazione di un messaggio nella cartella e la data di
    ricezione o invio del messaggio rientra nell'intervallo configurato, viene
    visualizzato un avviso che informa che il messaggio rientra nel periodo
    di conservazione della cartella per ricordarti di non eliminare il messaggio.

• Eliminazione dei messaggi.
    I messaggi nella cartella che precedono la data configurata (vedi immagine
    sopra) vengono eliminati automaticamente. Non ricevi un messaggio di
    notifica.
      -   Nel riquadro di navigazione, clicca con il tasto destro del mouse su una
          cartella di posta e seleziona Modifica proprietà.
      -   Clicca sulla scheda “Conservazione”.
      -   Per impostare il criterio di conservazione, seleziona “Attiva conservazione
          messaggi”.
      -   Nell'elenco a tendina “Intervallo di conservazione”, seleziona il criterio
          di conservazione da applicare. Se desideri impostare un criterio

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personalizzato, inserisci nel boxino il numero di anni, mesi, settimane o
       giorni e seleziona il periodo dal menu a tendina.
   -   Per impostare quando eliminare i messaggi                 dalla   cartella,
       seleziona “Attiva eliminazione dei messaggi”.
   -   Nell'elenco a tendina “Soglia di eliminazione”, seleziona il criterio da
       applicare. Se desideri impostare un criterio personalizzato, inserisci nel
       boxino il numero di anni, mesi, settimane o giorni e seleziona il periodo
       dal menu a tendina.
   -   Clicca su “OK”.

 Condivisione
  All’interno della propria casella di posta in Zimbra è possibile condividere, in
  modo da permetterne l’accesso, in modifica o in sola visualizzazione,
  qualsiasi cartella appartenente alle sezioni Email, Contatti, Agenda, Impegni
  e Valigetta.
  Le cartelle oggetto della condivisione possono essere tra quelle definite “di
  sistema” (es: “In arrivo” o “Inviato” per le Email oppure la cartella “Contatti”
  etc) oppure è possibile creare cartelle ad hoc per condividere dei
  sottoinsiemi delle sezioni sopra elencate.

   Per la condivisione procedere come segue:
   - posizionarsi sulla cartella da condividere e con il tasto dx del mouse
      selezionare “Condividi cartella” (vedi immagine)

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-   Inserire l’indirizzo/i “Email” della/e persona/e con la quale si vuole
    condividere l’elemento, il “Ruolo” che si vuole assegnare all’utente/i
    (scegliere tra Visualizzatore o Gestore) e, nel campo messaggio, lasciare
    “Invia messaggio standard” (vedi immagine)

-   Premere “Ok”.

A questo punto all’utente destinatario della condivisione arriverà una mail
dove, nel corpo della stessa, troverà il tasto “Accetta condivisione” (vedi
immagine).

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Appena accettata la condivisione, la cartella condivisa comparirà
      all’interno della Sezione Email, Contatti, Agenda, Impegni o Valigetta
      dell’utente destinatario della condivisione.

    Revoca o modifica di una condivisione
       Per revocare o modificare le autorizzazioni di una condivisione:
       - Tasto Dx del mouse sulla cartella condivisa
       - Selezionare “Modifica proprietà”
       - Agire sulle voci evidenziate (vedi immagine) per modificare il tipo di
          condivisione oppure per revocare i permessi.
N.B.: Qualsiasi modifica ad una delle 3 voci appena viste comporta l’invio
automatico di una mail di notifica o accettazione indirizzata all’utente destinatario
della condivisione.

Un altro sistema per effettuare le Revoche o la modifica alle condivisioni, dove è
anche possibile avere una panoramica di tutte le condivisioni attive (effettuate
oppure accettate da altri utenti), andare alla voce:

      -   Preferenze (vedi immagine)

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-   Selezionare “Condivisione” (vedi immagine).

      -  Selezionare la voce che interessa tra Modifica, Revoca o Reinvia (vedi
         immagine sopra).
N.B.: Qualsiasi modifica ad una delle 3 voci appena viste comporta l’invio
automatico di una mail di notifica o accettazione indirizzata all’utente destinatario
della condivisione.

Per qualsiasi informazione si prega contattare l’assistenza all’interno 344 oppure,
                tramite email, scrivendo ad assistenza@sestosg.net

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