Vodafone Drive by Babylon Cloud Manuale utente - Versione 05 2019/04

 
Vodafone Drive by Babylon Cloud Manuale utente - Versione 05 2019/04
Vodafone Drive by Babylon Cloud
         ___________

        Manuale utente

           Versione 05
            2019/04
Vodafone Drive by Babylon Cloud Manuale utente - Versione 05 2019/04
Sommario
1 Premessa................................................................................................................................. 4
    1.1       Vodafone Drive by Babylon Cloud .................................................................................... 4
    1.2       Servizi .............................................................................................................................. 4
    1.3       Efficienza ......................................................................................................................... 4
    1.4       Funzionalità ..................................................................................................................... 5
2      Attivazione dell’utenza ............................................................................................................ 6
    2.1       Tipi di utenti .................................................................................................................... 6
    2.2       Attivazione dell’utenza .................................................................................................... 6
3      Principi generali..................................................................................................................... 10
    3.1       Utenti e dispositivi ......................................................................................................... 10
    3.2       Web Device e cartella di sincronizzazione ...................................................................... 10
4      Portale utente ....................................................................................................................... 11
    4.1       Selettore dispositivi logici e tasto di gestione dispositivi logici ....................................... 12
    4.2       Pulsanti azioni specifiche ............................................................................................... 13
    4.3       Pulsanti generali ............................................................................................................ 18
    4.4       Tasto gestione utente .................................................................................................... 20
       4.4.1         Impostazioni .......................................................................................................... 20
       4.4.2         Cambia Password ................................................................................................... 23
       4.4.3         Logout.................................................................................................................... 23
    4.5       Menu delle viste ............................................................................................................ 23
    4.6       Cesto dei collegamenti/Link bucket ............................................................................... 24
    4.7       Alberatura delle cartelle ................................................................................................ 27
    4.8       Contenuto della cartella ................................................................................................ 28
    4.9       Menu tasto destro (Context menu) ................................................................................ 31
    4.10      Vista File Recenti ........................................................................................................... 31
    4.11      Vista Ricerca .................................................................................................................. 32
    4.12      Vista Link ....................................................................................................................... 33
    4.13      Vista Condivisioni .......................................................................................................... 34
    4.14      Vista Time Machine ....................................................................................................... 35
    4.15      Vista Cestino .................................................................................................................. 36

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5     Client di SINCRONIZZAZIONE ................................................................................................. 38
    5.1      Account ......................................................................................................................... 38
    5.2      Cartella di sincronizzazione ............................................................................................ 39
6     Come fare per: ...................................................................................................................... 41
    6.1      Caricare file in cloud ...................................................................................................... 41
    6.2      Visualizzare file .............................................................................................................. 41
    6.3      Visualizzare vecchie versioni .......................................................................................... 41
    6.4      Ripristinare i vecchi file .................................................................................................. 41
    6.5      Condividere file e cartelle con altri utenti ...................................................................... 41
7     Concetti................................................................................................................................. 43

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1 PREMESSA
1.1 Vodafone Drive by Babylon Cloud
Vodafone Drive è la piattaforma unitaria di Object Storage che consente di usare su un unico
sistema i servizi di sincronizzazione, condivisione, file transfer, virtual data room, Time Machine.
La piattaforma Vodafone Drive, disegnata per essere la più flessibile al mondo, può essere
acceduta trasparentemente da strumenti e dispositivi diversi.
Tutti i servizi accedono ai dati con tutte le funzionalità di Vodafone Drive: versioning infinito,
cestino in cloud, link, virtual data room, condivisione, gestione gerarchica degli utenti e dei
gruppi, retention policies, gestione delle quote e degli allarmi, dimensione infinita dei file.

1.2 Servizi
Sincronizzazione: i file e le cartelle possono essere sincronizzate attraverso diversi dispositivi e
acceduti via app su dispositivi mobili.
Condivisione: i file e le cartelle possono essere condivisi in tempo reale con altri utenti.
Virtual Data Room: condivisione in sola lettura di file e cartelle con invio di link semplice o protetto
da password, a scadenza predefinita o fino alla cancellazione del link.
Time Machine: visualizzazione di intere cartelle e dispositivi a una qualsiasi data precedente nel
tempo che sia successiva al primo backup eseguito.

1.3 Efficienza
Tutti i servizi erogati dalla piattaforma Vodafone Drive beneficiano delle caratteristiche chiave del
sistema:
Versioning infinito: Tutti i file possono essere mantenuti in un numero potenzialmente infinito di
versioni.

Efficienza: Vodafone Drive è basato sulla scomposizione dei file in blocchi e consente così:
             la ripresa del backup in caso di interruzione nel corso dell’invio di file molto grandi;
             la gestione e il backup di file di grande dimensione (Tb/centinaia di Gb).
Sicurezza fisica garantita da un elevato livello di resilienza intrinseca del sistema Vodafone Drive e
da un’alta ridondanza dei dati (RAID61+ arbitro).

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Sicurezza logica garantita attraverso autenticazione sicura, controllo delle attività, cifratura e
offuscamento del dato:
         Identificazione e autenticazione utente su sistema interno o esterno in funzione del dominio
          (collegamento con LDAP/Active Directory del cliente);
         Autenticazione del Client robusta mediante OTP virtuale rinnovato ogni 15 minuti;
         Autorizzazione delle attività critiche in funzione dell’identità dell’utente;
         Due livelli di eliminazione per tutti gli oggetti (versioni, file, utenti, gruppi) con possibilità di
          recupero + 1 livello di sicurezza trasparente agli utenti; log di riscontro per oggetti eliminati;
         Cifratura delle comunicazioni con protocollo HTTPS/TLS;
         Offuscamento dei dati su server tramite segmentazione in pacchetti e rinomina con hash
          univoci a 512bit.

1.4 Funzionalità
Portale utente – Alberatura cartelle: Accesso ai file e alle cartelle con l’esperienza utente della
gestione risorse di windows;
Portale utente – Cestino in cloud: Accesso ai file cancellati in tre modalità (unico cestino, file
cancellati nella cartella locale, ricerca dei file cancellati nella totalità del dispositivo);
Portale utente – Link: creazione link in modalità drag&drop con più file e/o cartelle; link liberi o
protetti; link con scadenza;
Portale utente – Time Machine: visualizzazione di intere cartelle e dispositivi a una qualsiasi data
precedente nel tempo che sia successiva al primo backup eseguito;
Portale utente– upload in drag&drop;
Client applicativo – sincronizzazione: sincronizzazione su cartella Vodafone Drive;
App mobili – accesso in cloud: visualizzazione di tutti i dispositivi da dispositivo mobile;
App mobili – backup: backup automatico delle cartelle del dispositivo mobile;
Condivisione: Condivisione attiva delle cartelle; i file delle cartelle condivise vengono aggiornate in
tempo reale per tutti gli utenti della condivisione.

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2 ATTIVAZIONE DELL’UTENZA
2.1 Tipi di utenti
Nel sistema Vodafone Drive esiste un solo tipo di utente, che è l’utente normale (chiamato
semplicemente utente).
Esso potrà svolgere tutte le attività di gestione dei documenti che sono descritte in questo manuale.

2.2 Attivazione dell’utenza

La creazione dell’utente viene eseguita attraverso la ricezione di un sms contenente un link
indirizzato alla pagina http://pas.babyloncloud.it
Cliccando sul link contenuto nel messaggio l’utente avrà accesso al form di registrazione del
servizio ( Immagine 1)

                                       Immagine 1 – Registrazione

In questa schermata l’utente dovrà riempire i seguenti campi:
         Indirizzo email : in questo campo l’utente inserirà il proprio indirizzo mail
         Conferma email: ripetere l’email inserita per essere sicuri di averla inserita correttamente.

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    Password: inserire la password scelta dall’utente (una combinazione di caratteri a scelta tra
          lettere, numeri e i caratteri speciali "-", "_", ".", "?", "!", "$", "&", "€"). Le maiuscole sono
          distinte dalle minuscole (case-sensitive). Il numero minimo di caratteri è 6, il numero
          massimo è 255. La password sarà utilizzata dall’utente per eseguire il login sul portale
          utente,sul Client e sulle app.
         Conferma nuova Password: ripetere la password scelta per essere sicuri di averla inserita
          correttamente.
Una volta completati tutti i campi sarà necessario premere il pulsante “Conferma” per terminare la
configurazione preliminare.
Appena premuto il pulsante, l’utente visualizzerà una pagina che gli conferma la corretta
registrazione.

                                  Immagine 2 – Registrazione effettuata

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Inoltre nello stesso momento, riceverà anche una mail al proprio indirizzo per poter completare la
registrazione mediante link di conferma (Immagine 3).

                                  Immagine 3 – Conferma registrazione

Appena premuto il link di conferma, l’utente sarà quindi attivo e riceverà una seconda email
(Immagine 4) contenente:
         -    il link per scaricare il Client applicativo
         -    il link per scaricare la app Android
         -    il link per scaricare la app iOS per dispositivi iPad/iPhone
         -    il link per accedere al Portale Utente
         -    il link per il download del manuale utente

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Immagine 4 – Pagina risorse disponibili

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3 PRINCIPI GENERALI
Il Sistema Vodafone Drive unisce funzionalità di tipo Sync&Share e funzionalità di backup per
dispositivi mobili. Per fare questo, permette agli utenti di creare copie in cloud dei propri dispositivi,
e contemporaneamente di gestire la sincronizzazione di alcune cartelle su pc.

3.1 Utenti e dispositivi
Ogni utente ha a disposizione un numero indefinito di dispositivi logici.
Un dispositivo logico è la copia su cloud delle cartelle selezionate dall’utente su un dispositivo fisico.
Ogni volta che un utente sceglie di fare il backup di una o più cartelle da un proprio dispositivo fisico,
il sistema crea un dispositivo logico corrispondente e inserisce in questo dispositivo i file e le cartelle;
da quel momento il dispositivo fisico corrisponde al suo dispositivo logico e tutte le modifiche ai file
(e i nuovi file creati nelle cartelle selezionate) verranno inviati a quel dispositivo logico.
Il dispositivo logico viene creato al primo login su una app mobile (Android/iOS)

3.2 Web Device e cartella di sincronizzazione
In aggiunta ai dispositivi logici corrispondenti ai dispositivi fisici, ogni utente ha a disposizione
un’area raggiungibile da portale e non corrispondente a nessun dispositivo in particolare.
Quest’area si chiama “Web Device” (dispositivo web) ed è lo spazio di sincronizzazione.
Mentre tutto ciò che viene inviato in un dispositivo logico corrispondente a un dispositivo fisico
rimane lì (a meno che non sia fatto un ripristino), tutto quello che viene inviato sul web device, è
sincronizzato con tutte le “cartelle di sincronizzazione” (sync folder) su tutti i dispositivi dell’utente.
Le cartelle di sincronizzazione vengono create sul desktop di ogni dispositivo sul quale viene
installato il Client applicativo. La sincronizzazione consiste nell’allineamento continuo delle cartelle
tra tutti i dispositivi sincronizzati.

In questo modo, i device logici sono sempre la destinazione dei file e delle cartelle inviate tramite
backup; invece il Web Device è la destinazione dei file caricati tramite la cartella di sincronizzazione,
le quali ricevono a loro volta i file caricati attraverso il portale utente direttamente sul Web Device.

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4 PORTALE UTENTE
Il portale utente (User Portal) è il sito web Vodafone Drive (https://vodafonedrive.babyloncloud.it)
in cui ogni utente può accedere ai propri file in cloud e può gestire le preferenze e i dispositivi logici.

All’interno del portale utente si possono riconoscere diverse elementi (immagine 5):
1) selettore dispositivi logici e tasto di gestione dispositivi logici
2) pulsanti azione specifiche (visualizzati solo quando è selezionato un file/una cartella)
3) pulsanti generali
4) tasto gestione utente
5) menu delle viste
6) cesto dei collegamenti/link bucket
7) alberatura delle cartelle/folder tree (visibile solo nella vista “File tree”)
8) contenuto della cartella (visibile solo nella vista “File tree”)

                                   IMMAGINE 5: Struttura del portale utente

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4.1 Selettore dispositivi logici e tasto di gestione dispositivi logici
Sono il selettore e il pulsante individuati dal numero 1 nell’immagine 5.

Il selettore dei dispositivi logici è un menu a tendina che
permette di scegliere il dispositivo logico da navigare (vd.
Capitolo 3 per i dispositivi). Premendo il selettore, si apre una
lista dei dispositivi creati dall’utente ed è possibile scegliere il
dispositivo da navigare).
                                                                            IMMAGINE 6: selezione device

ATTENZIONE: al momento della creazione dell’utente, il Web
Device (vd. 3.2) viene creato automaticamente, e sarà l’unico
dispositivo disponibile.

Il tasto di gestione dei dispositivi logici apre una finestra che permette di gestire i dispositivi logici
connessi a un dispositivo fisico. Per ogni dispositivo le azioni possibili sono la rinomina e la
disattivazione. Se l’utente ha selezionato un dispositivo della lista e in quel momento si trova
all’interno di quel dispositivo, questo apparirà nella lista con l’indicazione “Device in uso”. Se un
utente della lista è stato già disattivato,
al posto dell’azione “Disattiva”, per quel
dispositivo      compariranno     le   azioni
possibili “Attiva/Rimuovi”.
                                                               IMMAGINE 7: gestione device

In caso di selezione della rinomina per un dispositivo, il nome del dispositivo selezionato diventa
editabile e, una volta modificato, il nuovo nome può essere confermato premendo “accetta”.
In caso di selezione della disattivazione per un dispositivo, verrà visualizzata una finestra di
conferma e, nel caso che l’utente prema “OK”, il dispositivo verrà disattivato. Quando un dispositivo
è disattivato, non può essere acceduto; i file inclusi nel dispositivo non sono cancellati, ma non
possono essere letti, né possono essere caricati altri file nel dispositivo.

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Un dispositivo disattivato può essere attivato o rimosso. Se si preme l’azione “attiva” il dispositivo
viene riattivato senza richiesta di conferma. Se si preme l’azione “rimuovi”, viene visualizzata una
finestra di conferma e, nel caso che l’utente prema “OK”, il dispositivo verrà rimosso. La rimozione
è possibile solo per i dispositivi già disabilitati.

ATTENZIONE: La rimozione di un dispositivo è permanente e irreversibile, e comporta la rimozione
permanente di tutti i file e le cartelle in esso contenute.
ATTENZIONE: il Web Device non è mai elencato nella lista dei dispositivi aperta dal tasto di gestione
perché non può essere eliminato, né rinominato.

4.2 Pulsanti azioni specifiche
Sono i pulsanti individuati dal numero 2 nell’immagine 5.

                                        IMMAGINE 8: Pulsanti azioni specifiche

I pulsanti delle azioni specifiche appaiono solo quando sono selezionati uno o più file o cartelle.
Passando il mouse sopra i pulsanti è possibile leggere il nome dell’azione ad essi collegata.
I pulsanti delle azioni specifiche sono:

          - Copia (file/cartella): quando viene premuto, si apre una finestra in cui può essere
          identificata la cartella di destinazione; quando si preme il tasto “Copia” il file/la cartella
selezionata viene copiata nella cartella di destinazione.

                                  IMMAGINE 9: Finestra di dialogo dell’azione di copia

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L’operazione di copia è disponibile anche cliccando il file/cartella con il tasto destro (vedi par. 49
menu tasto destro/context menu)

           - Cancella (file/cartella): quando viene premuto, si apre una finestra di conferma. Se
           l’utente preme “OK”, il file/la cartella viene eliminata/spostata nel cestino. L’operazione di
cancellazione è disponibile anche cliccando il file/cartella con il tasto destro (vedi par. 4.9 menu
tasto destro/context menu)

           - Sposta (file/cartella):quando viene premuto, si apre una finestra in cui può essere
           identificata la cartella di destinazione; quando si preme il tasto “Sposta” il file/la cartella
selezionata viene copiata nella cartella di destinazione. A differenza dell’operazione di copia, a
seguito dell’operazione di spostamento il file/la cartella originario/a viene cancellato/a dalla cartella
di origine (il file/la cartella può essere ripristinato/a, e viene visualizzato/a nel cestino). L’operazione
di spostamento è disponibile anche cliccando il file/cartella con il tasto destro (vedi par. 4.9 menu
tasto destro/context menu).

                                  IMMAGINE 10: Finestra di dialogo dell’azione di spostamento

           - Download (solo file): il file selezionato viene scaricato sul dispositivo dell’utente.
           L’operazione di download è disponibile anche cliccando il file/cartella con il tasto destro
(vedi par. 4.9 menu tasto destro/context menu)

          - Crea Share (solo cartelle): la cartella selezionata viene inserita in una condivisione attiva
          con altri utenti.

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ATTENZIONE: il pulsante compare solo quando la cartella selezionata fa parte del Web Device di un
utente. Se il pulsante non compare, è necessario verificare che il dispositivo selezionato sia il Web
Device (vedi par. 4.1 Selettore dispositivi logici e tasto di gestione dispositivi logici).

Una Share è una condivisione attiva, in cui ogni file modificato viene immediatamente sincronizzato
tra tutti i dispositivi dell’utente che ha creato la share (condivisore o “owner”) e con tutti i dispositivi
degli utenti che hanno ricevuto e accettato la share (destinatari della share). A loro volta le
modifiche ai file esistenti in share e i nuovi file creati dai destinatari che hanno permessi in
read/write sono sincronizzati con il condivisore/owner.

ATTENZIONE: È possibile eseguire una share/condivisione attiva solo su cartelle che si trovano nel
Web Device

Appena premuto il pulsante “Condividi”, si aprirà una finestra che consentirà di scegliere gli utenti
destinatari della share. Per ogni utente è possibile eseguire una ricerca inserendo il nome utente e
premendo il pulsante di ricerca
(lente      d’ingrandimento).     Se
l’utente viene trovato, viene
inserito nella lista degli utenti in
condivisione.

                                                     IIMMAGINE11: Selezione utenti in share

Per ogni utente è necessario identificare l’opzione di condivisione selezionando il bottone
corrispondente tra le seguenti:
         Read Only: la cartella sarà condivisa in modalità sola lettura, cioè le modifiche apportate ad
          essa dall’utente che riceve la condivisione non saranno visibili all’utente proprietario.

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    Read/Write: l’utente che riceve la cartella avrà pieni poteri su di essa. Sia il destinatario che
          il condivisore saranno
          quindi in grado di fare
          modifiche e visualizzare
          quelle eseguite dall’altro
          account nella share.

                                                 IMMAGINE 12: Selezione modalità di share e conferma

Una volta selezionata la modalità di share per ogni utente, è necessario premere il pulsante di
conferma in basso a destra per creare la share.

ATTENZIONE: la nuova share deve essere accettata dagli utenti destinatari prima di diventare attiva
(vedi par. 4.3 Messaggi condivisione)

L’operazione di creazione share è disponibile anche cliccando il file/cartella con il tasto destro (vedi
par. 4.9 menu tasto destro/context menu) sotto il nome di “condividi”

          - Rinomina (file/cartella): quando viene premuto, si apre una finestra in cui può essere scelto
          il nuovo nome del file/cartella; quando si preme il tasto “Rinomina” il file/la cartella
selezionata viene rinominato/a. Il file/la cartella originaria con il nome originario/a viene
cancellato/a dalla cartella di origine (il file/la cartella
può essere ripristinato/a, e viene visualizzato/a nel
cestino). L’operazione di rinomina è disponibile anche
cliccando il file/cartella con il tasto destro (vedi par. 4.9
menu tasto destro/context menu)

                                                                IMMAGINE 13: Finestra di dialogo dell’azione di
                                                                                   rinomina

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Manuale utente                                                                                        Pag. 16 di 48
- Versioni (solo file): quando viene premuto, si apre una finestra con la lista delle versioni
           del file selezionato. Per ogni versione nella lista vengono visualizzati tre pulsanti: apri
versione, scarica versione, cancella versione (ATTENZIONE: le versioni cancellate sono rimosse
permanentemente e non possono essere ripristinate). La cancellazione della versione non è mai
possibile per la versione corrente. La visualizzazione delle versioni è disponibile anche cliccando il
file/cartella con il tasto destro (vedi par. 4.9 menu tasto destro/context menu)

                                  IMMAGINE 14: Finestra di dialogo della visualizzazione versioni

           - Apri (solo file): quando viene premuto, il file viene aperto in una nuova finestra. I file
           leggibili dal browser vengono visualizzati nella finestra; per i file non leggibili viene
visualizzato il tasto “scarica”. I tasti freccia ai lati della finestra consentono di scorrere i file apribili
come in una Galleria. L’apertura del file è disponibile anche cliccando il file/cartella con il tasto
destro (vedi par. 4.9 menu tasto destro/context menu)

          - Ripristina (file/cartelle): permette di ripristinare un file inserito nel cestino. Un file nel
          cestino è visibile con uno sfondo grigio e ha l’icona del cestino sulla destra; se quando è
selezionato un file nel cestino, viene premuto il tasto “ripristina”, il file/cartella viene rimosso dal
cestino e reso nuovamente disponibile (scompare l’icona del cestino a destra e lo sfondo cessa di
essere grigio).
ATTENZIONE: Il pulsante è visibile esclusivamente quando viene selezionato un file o una cartella
che si trova nel cestino (file/cartelle nel cestino sono a loro volta visibili solo se è selezionato il
pulsante “mostra file nel cestino”, vedi par. 4.3).
ATTENZIONE: Anche se i file nel cestino hanno lo sfondo grigio, lo sfondo di un file selezionato è
sempre azzurro; ci si accorge che il file selezionato è nel cestino perché sulla stessa riga, a destra,
compare l’icona del cestino.

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Il ripristino del file è disponibile anche cliccando il file/cartella con il tasto destro (vedi par. 4.9 menu
tasto destro/context menu)

            - Elimina definitivamente (file/cartelle): elimina definitivamente un file inserito nel cestino.
            Un file nel cestino è visibile con uno sfondo grigio e ha l’icona del cestino sulla destra; se
quando è selezionato un file nel cestino, viene premuto il tasto “ripristina”, il file/cartella viene
rimosso dal cestino e reso nuovamente disponibile (scompare l’icona del cestino a destra e lo sfondo
cessa di essere grigio).
ATTENZIONE: Il pulsante è visibile esclusivamente quando viene selezionato un file o una cartella
che si trova nel cestino (file/cartelle nel cestino sono a loro volta visibili solo se è selezionato il
pulsante “mostra file nel cestino”, vedi par. 4.3).
ATTENZIONE: Anche se i file nel cestino hanno lo sfondo grigio, lo sfondo di un file selezionato è
sempre azzurro; ci si accorge che il file selezionato è nel cestino perché sulla stessa riga, a destra,
compare l’icona del cestino.
Quando viene premuto il pulsante di eliminazione definitiva, compare un pop-up che chiede
conferma della scelta; se si seleziona “annulla”, l’operazione non viene eseguita; solo se si seleziona
“ok” nel pop-up, il file viene definitivamente rimosso.
ATTENZIONE: l’eliminazione definitiva del file è definitiva. Il file eliminato definitivamente non può
in nessun caso essere ripristinato e la sua eliminazione comporta l’eliminazione di tutte le versioni
del file.
L’eliminazione definitiva del file è disponibile anche cliccando il file/cartella con il tasto destro (vedi
par. 4.9 menu tasto destro/context menu)

4.3 Pulsanti generali
Sono i pulsanti individuati dal numero 3 nell’immagine 5
I pulsanti generali appaiono sempre quando è selezionata la vista “File tree”. Passando il mouse
sopra i pulsanti è possibile leggere il nome dell’azione ad essi collegata.
I pulsanti delle azioni specifiche sono:

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- Nuova cartella: quando viene premuto, si
           apre una finestra in cui può essere inserito il
nome della nuova cartella; quando si preme il tasto
“Inserisci”, la nuova cartella con il nome selezionato
viene creata all’interno della cartella corrente.

                                                                              IIMMAGINE 15: Nuova cartella

                                                           - Upload: quando viene premuto, si apre una
                                                           finestra in cui, premendo l’azione “Browse”, si apre
                                                   la navigazione del file system locale e si possono scegliere
                                                   i/il file e/o la cartella/le cartelle da caricare in cloud. I file
                                                   selezionati vengono caricatiquando viene premuto il tasto
                                                   “Upload”.
     IMMAGINE 16: Caricamento

                      - Mostra file nel Cestino: quando viene premuto, tutti i file cancellati nella cartella
                      corrente vengono visualizzati con uno sfondo grigio. Una volta premuto, il tasto
“Mostra file nel Cestino” appare con uno sfondo rosso per evidenziare che la selezione è attiva.
Premendo il tasto quando lo sfondo è rosso, esso diventa di nuovo bianco e i file nel cestino non
sono più visualizzati.

                     - Messaggi Condivisione:
                     viene        visualizzato   solo
quando il dispositivo in uso è il Web Device
(vd. 3).
                                                                   IMMAGINE 17: Messaggi condivisione

Il pulsante riporta un cerchio rosso con un numero quando sono presenti notifiche di condivisione.
Le notifiche di condivisione sono gli avvisi da parte del sistema che un altro utente ha creato una

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share attiva con l’utente; in caso di accettazione l’utente diventerebbe destinatario e riceverebbe
la condivisione di una cartella che diventerebbe così visibile nel proprio Web Device (vedi par.
4.2 Crea Share)
Quando c’è più di una notifica in attesa, premendo il pulsante si apre un meno che consente di
decidere se accettare o rifiutare una condivisione da un altro utente. Nel caso che l’utente prema la
spunta per accettare, la condivisione attiva viene attivata e cartelle e file condivisi.
Nel caso che l’utente rifiuti la share, l’utente viene eliminato dalla lista degli utenti inclusi nella
share. Se successivamente l’utente desidera essere incluso nella stessa share, deve essere invitato
di nuovo.

4.4 Tasto gestione utente
Èil selettore individuato dal numero 4 nell’immagine 5.

                                  IMMAGINE 18: Tasto gestione utente

Il tasto gestione utente consente di accedere alle configurazioni dell’utente corrente. Quando
viene premuto, compare un menu a tendina con tre possibili
opzioni:
    Impostazioni
    Cambia password
    Logout
                                                                       IMMAGINE 19: Menu gestione utente

4.4.1 Impostazioni
Premendo l’opzione “Impostazioni”, si accede alla pagina per la gestione delle policy di retention
del singolo utente. Le policy di retention permettono di predefinire il tempo massimo di
permanenza delle versioni precedenti prima della loro cancellazione automatica. Tutti i file esistono
in una o più versioni, di cui l’ultima (versione “current”, o versione attuale) è speciale e non può
essere eliminata se non per eliminazione dell’intero file.
Normalmente, tutte le versioni precedenti, “non-current”, rimangono a disposizione dell’utente
come versioni dello stesso file, occupando spazio. L’utente ha la facoltà – se/quando lo desidera - di

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cancellare le versioni non-current selezionando il file di cui vuole eliminare le versioni e premendo
il tasto “versioni” (vd. Par. 4.2) per visualizzare la lista delle versioni del file selezionato, quindi
cancellando una ad una le versioni che desidera eliminare.
Le policy di retention consentono di stabilire delle regole per effettuare automaticamente le
cancellazioni delle versioni precedenti senza doverle eseguire manualmente.

                                  IMMAGINE 20: Impostazioni utente – Retention policy

Le policy di retention sono strutturate in “stanze di retention”. È possibile inserire un numero di
propria scelta di versioni in ogni “stanza” e le versioni inserite in ogni stanza saranno conservate per
la quantità di tempo prevista da quella stanza.
Le stanze di retention prevedono, in ordine di riempimento, retention di:
     infinito (per sempre)
     5 anni
      1 anno
     1 mese
La   configurazione di default è 0-0-0-∞, cioè zero versioni a 1 mese, zero versioni a 1 anno, zero
versioni a 5 anni, infinite versioni per sempre. Questo vuol dire che per default, tutte le versioni
dell’utente vengono conservate per sempre.

L’utente può decidere nella sezione “impostazioni” di stabilire una diversa regola di retention,
limitando le versioni che vengono conservate per sempre, e decidendo che un numero di versioni
venga conservato a 5 anni, un numero di versioni venga conservato per 1 anno, e un numero di
versioni venga conservato per 1 mese.

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ATTENZIONE: l’utente ha sempre la facoltà di stabilire un numero infinito in una qualsiasi delle
stanze. Per farlo, l’utente deve arrivare a zero e poi diminuire di 1 usando la freccia verso il basso al
di sotto del numeretto nel riquadro della stanza corrispondente.
ATTENZIONE: le stanze vengono riempite da destra a sinistra (es. prima la stanza “per sempre”, poi
la stanza a 5 anni, etc.) per cui le versioni occuperanno le stanze a maggiore retention in ordine di
anzianità.
ATTENZIONE: Nel momento in cui una versione arriva a un’età pari alla retention della stanza in cui
si trova, la versione viene cancellata in modo irrevocabile e irreversibile.
ATTENZIONE: Se l’utente configura tutte le stanze con numeri finiti (senza almeno una stanza che
accolga un numero infinito di versioni); qualora il numero di versioni sia superiore alla capienza delle
stanze, le versioni in eccesso saranno cancellate al termine della giornata. Le versioni in eccesso
saranno le più antiche tra quelle ospitate nella stanza 1 mese (=il residuo dopo l’occupazione delle
prime tre stanze)

Esempio:

                              IMMAGINE 21: Esempio di Impostazioni utente – Retention policy

Con le retention policies impostate come nell’esempio rappresentato sopra, la prima versione che
“non current” del file si troverà nella stanza a 5 anni, le successive due andranno in quella a 1 anno
e le quattro successive in quella a 1 mese. Se venisse aggiunta un’ulteriore versione oltre quelle
previste dalle policies, le nuove andranno a sostituire le più antiche contenute nella stanza a 1 mese.

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Quando invece una versione “scade”, arriva cioè alla durata prevista per la stanza che la contiene,
viene eliminata ed il suo posto viene occupato dalla versione più vecchia della stanza
immediatamente a sinistra.

4.4.2 Cambia Password
Premendo l’opzione “Cambia Password”, si apre una finestra di dialogo che richiede di immettere
la precedente password per il riconoscimento dell’utente e successivamente la nuova password, da
ripetere due volte per sicurezza. Dopo l’inserimento delle password, bisognerà premere il tasto
“Cambia” per confermare il cambiamento della password, al termine del quale la vecchia password
sarà inutilizzabile.

                                                    IIMMAGINE 22: Finestra di dialogo cambio password

                                                    ATTENZIONE: in caso di smarrimento della
                                                    password, non sarà possibile effettuare questa
                                                    operazione, che richiede la conoscenza della
                                                    password precedente, e l’utente dovrà piuttosto
premere il pulsante “Password dimenticata” nella finestra di login del portale web, che richiede
l’inserimento dell’email di registrazione. Nel caso in cui l’utente abbia dimenticato sia la password
che la propria email, sarà necessario contattare l’assistenza clienti.

4.4.3 Logout
Premendo l’opzione “Logout”, l’utente corrente sarà disconnesso e il browser porterà l’utente alla
pagina di login.

4.5 Menu delle viste
È il menu individuato dal numero 5 nell’immagine 5.

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Il Menu delle viste è il punto in cui l’utente può selezionare la vista dei suoi file. Una vista è una
modalità di accesso ai file e alle condivisioni, tale da permettere di accedere a tutti o a una parte di
essi, o in modalità diverse.

                                              IMMAGINE 23: File Tree

La vista fondamentale, che è la selezione di default quando si accede al portale utente, è il File
Tree/Alberatura delle cartelle.
Il File Tree è la vista rappresentata nell’immagine 5 in questo manuale, e quella le cui componenti
sono analizzate nel dettaglio nei paragrafi dal 4.1 al 4.8.
Scopo del File Tree è consentire agli utenti di accedere ai propri file nella modalità base, con
modalità simili a quelle della gestione risorse di Windows.
Le altre viste del menu delle viste saranno analizzate nel dettaglio nei paragrafi dal 4.10 al 4.15

4.6 Cesto dei collegamenti/Link bucket
È l’area individuata dal numero 6 nell’immagine 5.
Il link bucket è il punto in cui trascinare file e cartelle diverse per creare nel modo più facile e
versatile un link.

I link sono una delle due forme di condivisione possibile in Vodafone Drive, e sono a loro volta
suddivisi in link semplici e link protetti.

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Inviando un link, un utente crea una pagina web nella quale è possibile navigare tra le cartelle ei
documenti che l’utente ha condiviso, e i documenti possono essere scaricati e aperti ma NON
modificati. Inviando il link ai destinatari, questi vengono indirizzati alla stessa pagina.
La pagina del link è fissa e non è sincronizzata, né sincronizzabile; il destinatario del link deve andare
sulla pagina del link per verificare se ci sono aggiornamenti.
Lo stesso link può essere inviato a più utenti, che vedranno la stessa pagina.
ATTENZIONE: i link alle cartelle includeranno tutti i file contenuti in quelle cartelle; se un nuovo file
viene inserito in una cartella che è inclusa in un link inviato ad altri utenti, gli altri utenti vedranno
anche il nuovo file

                                         IMMAGINE 24: Link bucket

ATTENZIONE: i file inclusi nei link rimangono comunque sotto il controllo dell’utente che ha creato
il link, e le azioni che questi svolgerà sui file avranno ripercussioni sui link. Ad esempio, se un utente
cancella un file che era incluso in un link, il file non sarà più visibile nel link; se un utente modifica
un file che era incluso in un link, i destinatari del link vedranno il file modificato.

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Per creare un link con il link bucket è sufficiente trascinare (drag&drop) file e cartelle dalla finestra
del contenuto della cartella (vedi area 8 nell’immagine 5) e lasciarli all’interno del link bucket come
indicato nell’immagine 24.
È possibile eseguire la stessa operazione più volte per inserire nello
stesso link bucket più file e più cartelle. Quando l’utente avrà
inserito tutti i file che ritiene, dovrà premere il pulsante “Inserisci”
in basso a sinistra nel bucket. Se si vuole invece svuotare la lista e
ricominciare, si può cliccare sul pulsante “Svuota” a destra.

                                                                           IMMAGINE 25:Lista file Link bucket

Una volta premuto il tasto “Inserisci”, si apre una finestra di dialogo di conferma in cui compare la
                                               lista dei file e delle cartelle che saranno incluse nel link e
                                               le opzioni per decidere se il file dovrà essere protetto o
                                               no, e per scegliere la scadenza.
                                               In particolare:
                                               a) per creare un link protetto, premere l’interruttore
                                               “protetto”.
IMMAGINE 26: Finestra di dialogo link

Un link protetto può essere aperto solo da utenti con credenziali Vodafone Drive, che vengono
richieste al momento dell’apertura del link. Un link non protetto è definito link semplice e può
essere aperto da qualsiasi utente lo riceva.

b) per impostare una scadenza del link, premere il pulsante “Scadenza” e selezionare una data nel
calendario. La scadenza è opzionale. Un link a scadenza viene eliminato alla mezzanotte del giorno
selezionato

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Premendo il tasto “Conferma” il link viene creato e si apre una finestra che mostra l’URL al quale è
disponibile il link. È possibile copiare negli appunti il link e inviarlo agli utenti che si desidera che vi
accedano su una email, su un WhatsApp o comunicarglielo in qualsiasi altro modo. Da questo
momento, l’accesso all’URL del link apre una finestra in cui compaiono le cartelle (navigabili) e i file
che l’utente creatore del link ha incluso nel link stesso.

                                  IMMAGINE 27: Finestra di conferma di creazione link

4.7 Alberatura delle cartelle
È l’area individuata dal numero 7 nell’immagine 5.
L’alberatura delle cartelle è l’area del portale in cui l’utente può visualizzare tutte le cartelle caricate
in cloud con la stessa struttura che avevano in locale prima del caricamento.
L’alberatura delle cartelle è stata creata per dare all’utente la stessa esperienza della gestione
risorse del proprio pc e in particolare consente di:
-visualizzare immediatamente le proprie cartelle, anche su più livelli. Per aprire una cartella e
visualizzare le cartelle sottostanti (o per richiuderla) è possibile cliccare sul triangolo sulla sinistra
del nome della cartella;
- navigare le cartelle, spostandosi direttamente sulla cartella di cui si vuole vedere il contenuto
cliccandola con il tasto sinistro;
- effettuare operazioni in drag&drop: è possibile spostare un file o una cartella da una cartella
all’altra semplicemente trascinando una selezione di file o cartella dal contenuto della cartella (per
la selezione multipla e per il contenuto della cartella vedi par. 4.8) all’interno della cartella di
destinazione desiderata nell’alberatura delle cartelle

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Se l’utente non desidera visualizzarla, l’alberatura delle cartelle può essere collassata premendo il
pulsante “
A sinistra del nome di ogni file compare un’icona con la tipologia di file secondo la mappa del
sistema; se per i file presenti nel contenuto della cartella la tipologia di file è riconosciuta come file
immagine, subito dopo il caricamento dell’immagine, l’icona o le icone vengono sostituite da una
miniatura dell’immagine (Thumbnail).

                                  IMMAGINE 28: Contenuto della cartella - selezione vista

Premendo il pulsante in alto a destra, sul bordo superiore del contenuto della cartella, è possibile
passare dalla vista per righe alla vista in griglia.

Nella vista in griglia tutti i file e le cartelle occupano un quadrato in un’area in cui compaiono solo
le icone (sostituite da miniature/thumbnail per le tipologie di file disponibili). Nella vista in griglia i
file e le cartelle nel cestino compaiono con sfondo grigio (senza visualizzazione dell’icona del
cestino) e il file/la cartella selezionato compare con sfondo azzurro.

Per tornare alla visualizzazione per righe è sufficiente premere lo stesso pulsante della vista in griglia
in alto a destra.

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IMMAGINE 29: Contenuto della cartella – vista in griglia

ATTENZIONE: il contenuto della cartella è visibile esclusivamente nelle viste “File Tree” e “Time
Machine” (vedi par. 4.5 Menu delle Viste). Se non si visualizza il contenuto della cartella, è
necessario selezionare una delle due viste indicate.

In generale, per caricare una selezione di file e/o cartelle è sufficiente trascinarle dal desktop o dalla
Gestione Risorse di Windows direttamente nel Contenuto della Cartella. In quel momento verrà
aperta una finestra di caricamento all’angolo in basso a destra nel browser e – dopo un’analisi
iniziale delle informazioni – prima le cartelle e poi i file verranno caricati progressivamente sul
portale.
ATTENZIONE: la destinazione del caricamento sarà sempre la cartella selezionata al momento del
caricamento; sarà quindi necessario che, prima del caricamento, si selezioni la cartella
effettivamente desiderata.

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4.9 Menu tasto destro (Context menu)
In tutte le viste del portale, le operazioni sugli oggetti (file, cartelle, link, share) sono possibili sia con
i pulsanti delle azioni specifiche (vedi par. 4.2), sia con il menu tasto destro (context menu)

Quando il tasto destro viene cliccato su un oggetto all’interno del contenuto della cartella (vedi par.
4.8), il menu tasto destro compare ed è possibile selezionare un’azione. Le azioni disponibili nel
menu tasto destro sono le stesse possibili per l’oggetto selezionato.
ATTENZIONE: tra le possibili azioni compare “create link” che consente di generare velocemente un
link per il singolo oggetto (cartella/file) selezionato. La funzionalità di base è analoga a quella fornita
dal link bucket ma, a differenza del link bucket
(vedi par. 4.6), in questo caso è possibile creare un
link con un solo oggetto, non è possibile scegliere
una scadenza, e non è possibile creare un link
protetto. Per poter creare link con più di un
oggetto, per creare link con una scadenza, per
creare link protetti è necessario usare il link
bucket.

                                                                    IMMAGINE 30: Menu tasto destro

4.10 Vista File Recenti
È la seconda selezione nel menu delle viste (vedi par. 4.5) con il titolo “Recenti”

Nella vista dei File Recenti sono elencati gli ultimi file che sono stati caricati in cloud in ordine di
caricamento.
Per ogni file, sono elencati:
    Nome
    Data dell’ultima attività sul file
    Data del primo caricamento in cloud

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    Dimensione
    Dispositivo di riferimento

In questa vista, oltre ai pulsanti delle azioni specifiche già visti (vedi par. 4.2) di “Download”,
“Versioni” e “Apri”, è disponibile il pulsante “vai alla cartella” che consente di spostarsi direttamente
nella cartella in cui si trova l’oggetto selezionato, all’interno della vista “File Tree”. Glistessi pulsanti
si trovano anche nel menu tasto destro, quando questo viene aperto nella Vista File Recenti

4.11 Vista Ricerca
È la terza selezione nel menu delle viste (vedi par. 4.5)

Nella vista della ricerca è possibile ricercare ovunque, nel dispositivo corrente, i file che rispondono
ai requisiti indicati:
    nome (ricercato in modalità case-sensitive, ovvero tale per cui una lettera minuscola e una
     maiuscola sono diverse)
     file nel cestino/non nel cestino (la ricerca viene eseguita solo nel cestino/solo fuori dal
     cestino/in entrambi)

Una volta definiti i parametri di ricerca, è necessario premere il tasto “Cerca” per lanciare la ricerca.

                                  IMMAGINE 31: Vista Ricerca - Parametri di ricerca

Per tutti gli oggetti nella lista dei file che rispondono ai requisiti di ricerca, oltre ai pulsanti delle
azioni specifiche già visti (vedi par. 4.2) di “Download”, “Versioni” e “Apri”, è disponibile il pulsante
“Vai alla cartella” che consente di spostarsi direttamente nella cartella in cui si trova l’oggetto
selezionato, all’interno della vista “File Tree”. Gli stessi pulsanti si trovano anche nel menu tasto
destro, quando questo viene aperto nella Vista Ricerca.

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4.12 Vista Link
È la quarta selezione nel menu delle viste (vedi par. 4.5)

Nella vista dei link sono elencati tutti i link creati dall’utente e non eliminati/scaduti.
Per ogni link, sono elencati:
    Cartelle incluse nel link
    File inclusi nel link
    Data di creazione del link
    Eventuale data di scadenza del link
    Protezione del link (se il link è protetto compare una spunta)

In questa vista, oltre al pulsante delle azioni specifiche già visto (vedi par. 4.2) “Cancella”, è
disponibile il pulsante “Mostra URL del link” che consente di visualizzare, e poi copiare, l’URL al quale
sono visualizzabili i file e le cartelle del link. Gli stessi pulsanti si trovano anche nel menu tasto destro,
quando questo viene aperto nella Vista File Recenti.

                                           IMMAGINE 32: Vista Link

ATTENZIONE: la cancellazione del link è permanente e non recuperabile
ATTENZIONE: la cancellazione del link rimuove esclusivamente l’URL di accesso al link, ma NON
rimuove i file oggetto del link, che continuano a essere disponibili all’utente proprietario dei file e
del link.
ATTENZIONE: per ogni dispositivo selezionato, sono disponibili tutti e soli i link relativi a quel
dispositivo. Se un utente ha più dispositivi logici, per ognuno dei dispositivi, nella vista Link vedrà
esclusivamente i link creati nel dispositivo corrente.

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Se si clicca direttamente su un link, viene aperta una nuova finestra del browser con l’URL del link
corrispondente.

4.13 Vista Condivisioni
È la quinta selezione nel menu delle viste (vedi par. 4.5)

Nella vista delle condivisioni sono elencate tutte le condivisioni attive (share) accessibili all’utente
al momento della visualizzazione.
Per ogni condivisione, sono elencati:
    Utente proprietario della condivisione (l’utente che ha creato la share, che può essere l’utente
     corrente o un qualsiasi altro utente che ha condiviso una cartella con l’utente corrente
    Data di creazione della condivisione
    Nome della cartella condivisa
    Lista degli utenti che condividono la share insieme all’utente corrente

In questa vista, è disponibile solo il pulsante delle azioni specifiche già visto (vedi par. 4.2) “cancella”.
Solo per le condivisioni di cui l’utente corrente è proprietario, è disponibile il pulsante “Gestione
utenti”. Gli stessi pulsanti si trovano anche nel menu tasto destro, quando questo viene aperto nella
Vista File Recenti.

         Il pulsante Gestione Utenti apre una finestra di dialogo nella quale è possibile:
    Aggiungere utenti alla condivisione in
     modo analogo a quanto era possibile
     fare nella finestra di dialogo della
     creazione delle share (vedi par. 4.2
     “Crea share” e immagine 11)
    Rimuovere utenti dalla condivisione
     semplicemente premendo il pulsante
     “Rimuovi” dagli utenti che si vuole
     rimuovere

                                                     IMMAGINE 33: Finestra di dialogo gestione utenti in share

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ATTENZIONE: la cancellazione della condivisione è permanente e non recuperabile per l’utente
proprietario, e impatta tutti gli utenti della condivisione. Se un utente non proprietario della
condivisione ne effettua la cancellazione, l’unico effetto sarà l’uscita dell’utente corrente dalla
condivisione, mentre gli altri utenti precedentemente inclusi nella condivisione continueranno a
partecipare alla condivisione
ATTENZIONE: la cancellazione della condivisione (da parte dell’utente proprietario) rimuove
l’automatismo di aggiornamento automatico tra gli utenti, ma NON rimuove i file oggetto di
condivisione dai sistemi degli altri utenti.
ATTENZIONE: a differenza dei link, non è possibile visualizzare e selezionare i dispositivi nella vista
delle condivisioni, perché le condivisioni sono possibili esclusivamente sul WebDevice (vedi par. 3.1;
4.1)

4.14 Vista Time Machine
È la sesta selezione nel menu delle viste (vedi par. 4.5)

Nella vista della Time Machine è possibile accedere all’alberatura delle cartelle e al contenuto della
cartella selezionata navigandole nel tempo. È possibile cioè verificare la variazione dell’alberatura e
del contenuto di ogni cartella nel tempo.

                                  IMMAGINE 34: Time Machine – cursore del tempo e calendario.

La vista Time Machine è simile alla vista File Tree, con l’aggiunta di una barra superiore in cui trovano
posto un cursore del tempo e un calendario. Se l’utente muove il cursore del tempo (trascinandolo
a sinistra o a destra lungo la barra) o imputa una data nel calendario, e preme il pulsante “Cerca” a

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destra, nell’alberatura delle cartelle e nel contenuto della cartella selezionata verranno visualizzate
le cartelle e i file esistenti alla data scelta dall’utente, nella versione più recente disponibile a quella
data.

ATTENZIONE: Il cursore si muove tra una data di inizio che è la data di creazione del device
selezionato e la data attuale.

ATTENZIONE: se l’utente sceglie una data in cui la cartella precedentemente selezionata dall’utente
non esisteva, la cartella selezionata diventerà la cartella di partenza (root)

Per ogni file visualizzato nella vista Time Machine, oltre alle informazioni già visualizzate nella vista
File Tree (nome file, ultima modifica, data di caricamento sul cloud, dimensione), è visualizzato il
numero di versione. Il numero di versione è un numeratore ordinale progressivo, tale per cui 1 è il
numero della prima versione di un dato file, e “n” è l’ennesima versione. Muovendosi nel tempo,
l’utente ha la possibilità di verificare quando i file hanno cambiato di versione (= quando hanno
subito modifiche) verificando la variazione del numero di versione.

A differenza della vista File Tree, nella vista Time Machine sono disponibili solo i pulsanti delle azioni
specifiche già visti (vedi par. 4.2) “Download” e “Apri”. Nel caso della Time Machine, il file
selezionato verrà scaricato o aperto nella versione della data selezionata (che può essere uguale
all’ultima versione – l’unica disponibile nella vista File Tree – o può essere una versione
precedente).Gli stessi pulsanti si trovano anche nel menu tasto destro, quando questo viene aperto
nella Vista File Recenti.

4.15 Vista Cestino
È la settima selezione nel menu delle viste (vedi par. 4.5)

Nella vista del Cestino è possibile accedere a tutti e solo i file cancellati nel dispositivo selezionato.

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