Portale FIDAF - Gestione

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Portale FIDAF - Gestione Manuale Utente TEAM Ver. 1.1.0

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Manuale Utente TEAM Ver. 1.1.0 - Portale FIDAF Gestione 2 Sommario INGRESSO AL PORTALE - LOGIN . 3 SEZIONE HOME . 4 NUOVA REGISTRAZIONE . 7 SEZIONE GIOCATORI . 8 SEZIONE DIRIGENTI . 14 SEZIONE MEDICI . 15 SEZIONE COACH . 16 ROSTER E PARTITE . 17 SEZIONE MERCATO – ARCHIVO SVINCOLATI . 19 CARRELLO . 19 HELP . 20 CAMPIONATI . 21 AFFILIAZIONI E RINNOVI . 21 TEAM . 22 FAQ . 25 PAGAMENTI . 26

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Manuale Utente TEAM Ver. 1.1.0 - Portale FIDAF Gestione 3 INGRESSO AL PORTALE - LOGIN Il portale di gestione FIDAF è costituito da diverse sezioni, alcune dedicate e altre in comune tra i vari utenti. La finestra, cosiddetta di Login, permette di accedere al portale inserendo l’utenza e la password fornita dalla federazione al momento dell’affiliazione. Homepage: permette di andare alla home del sito della FIDAF. Hai dimenticato la password ? : permette di recuperare la password dimenticata. Attenzione occorre inserire un indirizzo di posta elettronica che deve essere già presente in archivio e corrispondente al tipologia di utente indicata.

Il punto di accesso è il link: gestione.fidaf.org.

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Manuale Utente TEAM Ver. 1.1.0 - Portale FIDAF Gestione 4 SEZIONE HOME Da questa sezione si accede a tutte le altre sezioni del portale, differenti per ogni utente. Si trovano fondamentalmente le informazioni utili per tutti gli utenti che si collegano, come ad esempio le news e le comunicazioni che la federazione indirizza ai Team Affiliati. In particolare, per l’utente Team, si hanno le scadenze, le partite in programmazione, le ultime sentenze emesse, ed un riepilogo dei nominativi inseriti a pannello. Una cartina da anche la possibilità di visualizzare le partite che si disputeranno nel fine settimana.

Di seguito sono indicate brevemente le funzionalità delle varie sezioni, a cui si accede attraverso un click, sul simbolo corrispondente. Si possono identificare due cosiddetti menù: quello di sinistra e quello in alto. Quello di sinistra è ulteriormente suddiviso in due parti, quella superiore dove si hanno i comandi per la connessione, Help e le indicazioni del carrello e del fondo cassa, quella inferiore per gestire tutte le anagrafiche, i roster e i campionati del team.

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Manuale Utente TEAM Ver. 1.1.0 - Portale FIDAF Gestione 5 Entra nella sezione dove è possibile inviare un messaggio di richiesta di supporto, su qualunque argomento. Sezione dove scaricare i moduli e i documenti messi a disposizione della federazione. Pagamenti fatti e da fare dal Team. Indica l’importo totale del Fondo Cassa del Team. Indica l’importo totale dei pagamenti inseriti nel carrello. Lista di domande e risposte sull’utilizzo del portale e sulle procedure federali Entra nella sezione dove è possibile caricare i riferimenti del versamento per caricare il fondo cassa.

Entra nella sezione dove si pagano tutti i servizi caricati nel carrello. Ritorna alla pagina di LOGIN ed esce dal portale. Entra nella lista di tutti i comunicati.

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Manuale Utente TEAM Ver. 1.1.0 - Portale FIDAF Gestione 6 Permette di ricercare tra tutti i nominativi già svincolati nell’archivio della federazione. Una volta trovato, se si vuole, può essere inserito al proprio pannello per poi tesserarlo, senza reinserire tutti i dati. Visualizza tutte le partite disputate o da disputare del team e permette di gestire il ROSTER, finché la partita non risulta disputata. Gestisce i dati relativi ai nominativi, gli allegati, i certificati e i documenti vari, per gli atleti caricati e da tesserare. Gestisce i dati del Team, compreso i campi sportivi utilizzati, il Logo, i Campionati, i Pagamenti.

Visualizza i campionati dell’anno per pagare la quota di iscrizione Permette di inserire un nuovo nominativo che si vuole tesserare: giocatore, coach, scorer, dirigente,medico. Il sistema permette di verificare se è già tesserato, svincolato o nuova registrazione. Gestisce i dati relativi al personale da tesserare, e i relativi allegati, lettere d’incarico e i documenti vari previsti dal regolamento. Gestisce i dati relativi ai Coach da tesserare, con le lettere d’incarico e i documenti vari.

Entra nella sezione Sentenze relative al Team. Permette di registrare i dati dei rinnovi e delle affiliazioni per ogni anno, per la tipologia Tackle o Flag.

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Manuale Utente TEAM Ver. 1.1.0 - Portale FIDAF Gestione 7 NUOVA REGISTRAZIONE Premendo sul tasto sopra indicato si può registrare un nuovo nominativo. Prima di inserire il nominativo il sistema verifica se è già presente in archivio, in altro team, svincolato o mai registrato. In caso in cui il nominativo è già tesserato viene visualizzato un messaggio come quello a sinistra, se già presente in archivio come quello a destra, altrimenti si procede alla nuova registrazione.

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Manuale Utente TEAM Ver. 1.1.0 - Portale FIDAF Gestione 8 SEZIONE GIOCATORI Premendo sul tasto sopra raffigurato si entra nella sezione giocatori, che appare come un elenco in cui vengono riportati i dati principali di ogni giocatori e alcuni dati utili per la gestione. Nella parte superiore vi sono alcuni campi che permettono di inserire alcuni criteri di ricerca, per trovare un nominativo all’interno dell’elenco. Cliccando su Ricerca avanzata la parte in grigio con i campi per inserire i filtri di ricerca scompare o riappare, consentendo di avere un maggiore area per visualizzare gli elenchi. Si può anche esportare in formato Excel l’elenco dei dati dei giocatori. Entra nella scheda del giocatore per modificare e visualizzare i dati. Selezionando uno o più nominativi è possibile stampare il modulo di tesseramento o inserirlo nel modulo di rinnovo. Gli indicatori nella colonna Check devono essere tutti verdi. Il rosso indica che alcuni dati non sono completi. Basta passare con il mouse sopra il pallino per avere le indicazioni relative (vedi esempio in figura). Il colore Verde indica che il giocatore può andare a Roster. Il Rosso che non può.

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Manuale Utente TEAM Ver. 1.1.0 - Portale FIDAF Gestione 9 Nella figura precedente un particolare degli indicatori grafici presenti nella lista giocatori, che si trovano anche negli altri elenchi dei tesserati (dirigenti, coach, scorer, medici). All’inizio di ogni anno, entro una certa data, comunicata dalla Federazione, si procede ai rinnovi. Le operazioni da fare sono indicate dalla sequenza numerica nella figura sopra, nella parte bassa, ‘PROCEDURA PER IL RINNOVO DEI TESEERAMENTI’. Si scarica il Tabulato precompilato con tutti i nominativi a pannello, eccetto quelli che sono nuove registrazione o che sono stati Vincolati nell’anno precedente. Una volta firmato, si crea la lista dei giocatori che hanno firmato e si carica la copia in pdf del documento firmato e timbrato (figura sotto). Questo sarà associato ad ogni giocatore della lista creata, automaticamente nella sezione ‘Documenti Allegati’ alla voce Modulo Tesseramento.

Selezionando uno o più nominativi è possibile stampare il modulo di tesseramento (Mod. TA). Si può anche ristampare la tessera, se il giocatore è stato tesserato o mettere nel carrello se si vuole procedere con il tesseramento e relativo pagamento. All’inizio di ogni anno saranno presenti anche i pulsanti in basso per effettuare i rinnovi.

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Manuale Utente TEAM Ver. 1.1.0 - Portale FIDAF Gestione 10 L’ufficio tesseramenti confermerà l’esattezza del modulo per ogni giocatore e poi si potrà procedere al pagamento del tesseramento. Nella figura successiva è riportata la scheda di un giocatore con tutte le sezioni dei dati che si possono visualizzare, caricare e/o modificare. Per un giocatore tesserato non è possibile modificare i dati anagrafici. Alcuni indicatori (pallini colorati, rossi e verdi) indicano le sezioni che hanno dati incompleti (rosso) e che quindi non permettono di tesserare o mettere a roster un giocatore.

Manuale Utente TEAM Ver. 1.1.0 - Portale FIDAF Gestione 11 La figura sopra indica la parte relativa agli allegati Documenti Allegati (sezione n.2) che prevede il caricamento in forma elettronica dei documenti previsti per il tesseramento. Dopo il caricamento verranno verificati dall’ufficio tesseramenti e quindi bloccati, per la cancellazione o modifica. ATTENZIONE: ogni volta che viene aggiornata la data di validità di un documento, il sistema inserisce una nuova riga con una nuova Data Creazione. In corrispondenza di questa riga deve essere caricata la copia elettronica del documento. La stessa sarà validata dall’ufficio tesseramenti. Una volta validati si potrà procedere al tesseramento, o all’inserimento a roster se già tesserato. Il simbolo Verde su VISTO E CONFERMATO rappresenta la validità della copia elettronica.

Seguono poi la sezione n.3 con i dati del documento di identità, la cui data validità è controllato dal sistema per l’inserimento a roster, la sezione n.4 con la data validità del certificato medico e la sezione n.5 dove caricare la foto, che sarà stampata nella tessera federale. La sezione n.6 (figura seguente) riporta, nei vari periodi, lo stato del giocatore. Questo può essere attivo, da rinnovare, sospeso, squalificato. Per andare a roster un giocatore deve essere ‘Attivo’.

Manuale Utente TEAM Ver. 1.1.0 - Portale FIDAF Gestione 12 La sezione n.7 Tessera, permette di ristampare la singola tessera di un giocatore, una volta tesserato. Nella Sezione n.8 Tesseramenti, nella scheda di un giocatore, si possono verificare tutti gli anni in cui un giocatore è stato tesserato, per quale squadra, ed inoltre può essere SVINCOLATO, dato in PRESTITO, VINCOLATO, caricando il modulo corrispondente firmato. Questo sarà poi CONFERMATO dall’ufficio tesseramenti, che quindi stabilirà lo Stato Tesseramento del giocatore. Cliccando sul simbolo del carrello si procede al pagamento del singolo tesseramento. Nell’ultima sezione n.9 si trovano i moduli di tesseramento, svincolo, prestito e vincolo che possono essere stampati con i dati dell’atleta già compilati, che devono poi essere timbrati e firmati secondo i casi.

Manuale Utente TEAM Ver. 1.1.0 - Portale FIDAF Gestione 13 Riassumendo, un giocatore quindi può essere TESSERATO quando: 1. Sono stati inseriti tutti i dati dell’anagrafica 2. Sono stati inseriti i dati del documento di identità e del certificato medico. 3. Sono stati caricati tutti i documenti obbligatori. 4. E’ stata caricata la foto. 5. E’ stato pagata la quota tesseramento. Un giocatore può andare a ROSTER se, i simboli grafici (pallini) sono tutti verdi e la R maiuscola è Verde. In particolare deve: 1. Essere Tesserato 2. Lo Stato Roster = Attivo 3. La Data Scadenza Certificato Medico valida 4. La Data Scadenza Documento Identità Valida 5. I Documenti Obbligatori per la federazione caricati e confermati IMPORTANTE: Affinché un Tesserato possa essere inserito a ROSTER non basta che i documenti siano caricati e il pagamento effettuato, ma i documenti devono essere tutti CONFERMATI e quindi VALIDATI dall’Ufficio Tesseramenti.

Manuale Utente TEAM Ver. 1.1.0 - Portale FIDAF Gestione 14 SEZIONE DIRIGENTI Per la sezione Dirigenti vale quanto già riportato nella sezione Giocatori. Anche in questo caso occorre fare attenzione alla documentazione affinché questi siano in regola con il tesseramento e quindi possano andare a Roster. Anche la modalità di rinnovo segue la procedura indicata per i giocatori. Una volta firmato dai dirigenti il tabulato e creata la lista dei dirigenti da rinnovare, si deve caricare la copia del tabulato firmato e timbrato, che sarà associato a tutti i nominativi.

Manuale Utente TEAM Ver. 1.1.0 - Portale FIDAF Gestione 15 SEZIONE MEDICI Per la sezione Medici vale quanto già riportato nella sezione Dirigenti. Anche in questo caso occorre fare attenzione alla documentazione affinché questi siano in regola con il tesseramento e quindi possano andare a Roster. Questa è una delle sezioni condivise e che quindi verranno visualizzate dal Responsabile Medico della Federazione.

Manuale Utente TEAM Ver. 1.1.0 - Portale FIDAF Gestione 16 SEZIONE COACH Per la sezione Coach vale quanto già riportato nella sezione Dirigenti. Anche in questo caso occorre fare attenzione alla documentazione affinché questi siano in regola con il tesseramento e quindi possano andare a Roster. Come informazione e documentazione aggiuntiva, nel caso dei coach, si ha la lettera di incarico da allegare e la data di abilitazione. Anche questa è una delle sezioni condivise e quindi che verranno visualizzata dal Responsabile del Settore Tecnico designato dalla Federazione.

IMPORTANTE: Affinché un Tesserato possa essere inserito a ROSTER non basta che i documenti siano caricati e il pagamento effettuato, ma i documenti devono essere tutti CONFERMATI e quindi VALIDATI dall’Ufficio Tesseramenti.

Manuale Utente TEAM Ver. 1.1.0 - Portale FIDAF Gestione 17 ROSTER E PARTITE Cliccando, dal pannello principale, il tasto sopra, si visualizzano tutte le partite disputate e da disputare. Nell’elenco sono riportati alcuni simboli grafici ognuno dei quali permette di visualizzare documenti o entrare in altre parti del pannello per la gestione. Un Roster può essere costruito in più fasi. In elenco vengono riportati tutti i giocatori che sono presenti nel pannello del team, questo per avere chiara la situazione dello stato di ogni nominativo. La possibilità di indicare nella scheda anagrafica di ogni giocatore l’eventuale numero di maglia ne rende più facile la compilazione, poiché questo viene riportato ogni volta che ne creiamo uno nuovo per una partita. Ovviamente il numero può essere cambiato per ogni Roster.

Un Roster, una volta salvato, può quindi essere modificato e aggiornato fino a quando non risulterà bloccato (2 ore prima della partita). Per maggiore chiarezza, ogni volta che si entra nella gestione del Roster, viene indicato il tempo rimanente per la sua modifica. Una volta bloccato può essere solamente visualizzato o stampato. Si possono caricare i file delle statistiche. Visualizza il referto arbitrale. Cliccando si può caricare il Roster. Se la partita è stata disputata o è scaduto il tempo stabilito per compilare un Roster, questo si può solo visualizzare o ristampare.

Visualizza in Google Maps la posizione del campo. Mette nel carrello il pagamento della quota arbitrale.

Manuale Utente TEAM Ver. 1.1.0 - Portale FIDAF Gestione 18 E’ possibile navigare nell’elenco per trovare i nominativi da inserire, attraverso il cognome o la categoria (U18,U21,Senior,..) e la tipologia (Giocatore, Dirigente, Coach,ecc.) Squadre, Campionato e data e ora della partita. Indica che un giocatore non può essere schierato. Passando con il mouse sopra vengono date le motivazioni. Si seleziona e si indica il numero di maglia del giocatore che deve essere inserito. Per gli addetti al campo si deve inserire in questo casella la dicitura ‘A’. Il segno verde a sinistra dell’elenco (vicino la foto) indica che il nominativo è già stato memorizzato nel Roster.

La tipologia permette di scegliere i nominativi da inserire nelle varie sezioni del Roster tra i Giocatori, Dirigenti, Coach e Accompagnatori.

Manuale Utente TEAM Ver. 1.1.0 - Portale FIDAF Gestione 19 SEZIONE MERCATO – ARCHIVO SVINCOLATI La sezione Mercato permette di recuperare i dati di giocatori che sono stati tesserati negli passati alla Federazione, ma che adesso sono stati svincolati e quindi non sono impegnati con alcuna squadra. E’ possibile quindi cercare un nominativo e cliccando sul simbolo inserirlo nel proprio pannello per poi procedere con il tesseramento. Nella parte superiore vediamo alcuni filtri per cui è possibile consultare tutto l’archivio. Questo vale per tutte le tipologie di tesserati: Giocatori, Coach, Dirigenti, ecc… .

CARRELLO Negli elenchi di molte sezioni si troverà il simbolo del CARRELLO. Questo indica la possibilità di effettuare on-line o registrare il pagamento della quota stabilita, relativa ad esempio ad un tesseramento, a sanzioni, per l’iscrizione, ecc… . Cliccando sull’icona la quota relativa al ‘servizio’ viene caricata nel carrello. In questa maniera il carrello consente di avere più voci contemporaneamente per poi indicare un unico pagamento, a cui verrà associato automaticamente tutti i riferimenti e le descrizione dei servizi selezionati. Sceglie il nominativo e lo inserisce nel pannello del Team

Manuale Utente TEAM Ver. 1.1.0 - Portale FIDAF Gestione 20 HELP In questa sezione è possibile scrivere qualunque segnalazione di anomalie o richieste di assistenza all’utilizzo del portale. Oltre al testo del messaggio è possibile indicare la sezione specifica legata alla segnalazione. Ripulisce dal testo i campi compilati. Invia il messaggio.

Manuale Utente TEAM Ver. 1.1.0 - Portale FIDAF Gestione 21 CAMPIONATI In questa sezione vengono visualizzati tutti i campionati, per ogni anno, sia Tackle che Flag, che la federazione ha organizzato. Nell’elenco possono essere visualizzate alcune informazioni, come ad esempio l’intervallo di età degli atleti da poter schierare, la denominazione del campionato, il numero di team iscritti. Importante è la possibilità di utilizzare la funzione carrello per iscriversi al campionato e quindi pagare la quota secondo le modalità previste nella sezione pagamenti.

AFFILIAZIONI E RINNOVI In questa sezione vengono riepilogati tutti gli anni di affiliazione del Team. Quando ogni anno la FIDAF stabilisce i termini per le nuove affiliazioni o i rinnovi, si trova una nuova riga che permette di effettuare il pagamento (carrello). Il segno dell’Euro indica l’avvenuto pagamento.

Manuale Utente TEAM Ver. 1.1.0 - Portale FIDAF Gestione 22 TEAM La sezione Team ha una doppia possibilità, permette di visualizzare tutti i Team affiliati, con la possibilità di inviare una mail cliccando sull’indirizzo riportato in elenco e di far modificare i propri dati. La figura sotto riporta tutte le sezioni che fanno parte della gestione Team. Entra nei dati del Team Possibilità di inviare mail.

Manuale Utente TEAM Ver. 1.1.0 - Portale FIDAF Gestione 23 Nella scheda del Team si possono visualizzare tutte le informazioni relative ai campionati e le partite disputate, gli anni di affiliazione, pagamenti effettuati, i movimenti del fondo cassa, i documenti allegati per l’iscrizione alla federazione, le sentenze. E inoltre possibile inserire alcune immagini che saranno pubblicate sul sito FIDAF (figura sotto a sinistra). Nella figura accanto vediamo ad esempio la lista delle partite di un campionato già disputato. E’ possibile anche indicare anche gli impianti utilizzati (figura successiva), completi di indirizzo, che saranno associate alle partite inserite nei campionati. Questo permette di visualizzare su google map l’esatta ubicazione, per dare ulteriori indicazioni a chi vuole raggiungere il campo (team ospite, arbitri, stampa, ecc..).

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Manuale Utente TEAM Ver. 1.1.0 - Portale FIDAF Gestione 25 FAQ La sezione FAQ contiene una serie di chiarimenti su diversi argomenti e funzionalità del portale. Inserendo una parola chiave e premendo il tasto Cerca si trovano tutti gli articoli che contengono la parola. Cliccando su una delle voci contenute nell’elenco si espande il testo con la spiegazione sull’argomento selezionato (figura sotto).

Manuale Utente TEAM Ver. 1.1.0 - Portale FIDAF Gestione 26 PAGAMENTI Questa sezione permette di registrare tutti i pagamenti che un Team effettua nei confronti della federazione. Ogni pagamento viene effettuato attraverso un Fondo Cassa, che ogni Team può caricare attraverso un bonifico in favore della Federazione. Sopra vediamo i dati da inserire per il caricamento del Fondo Cassa. Ogni versamento, prima di diventare disponibile deve essere convalidato dal personale amministrativo della FIDAF, che verifica l’effettivo accredito del bonifico e i relativi riferimenti.

A breve sarà possibile effettuare pagamenti anche attraverso carta di credito con un servizio on-line. Tramite questa sezione è possibile effettuare tutti i pagamenti previsti dalla Federazione, incluse le quote arbitrali. Dalla figura sotto si vedono gli elementi inseriti tramite il carrello, che possono anche essere eliminati prima di registrare il pagamento. Il sistema effettuerà l’aggiornamento dell’importo.

Manuale Utente TEAM Ver. 1.1.0 - Portale FIDAF Gestione 27 Una volta confermato il pagamento verrà visualizzato il simbolo dell’euro , che identifica che il pagamento è stato effettuato, nelle voci corrispondenti ai ‘servizi’ nelle varie parti del portale. E’ importante inserire l’anno di riferimento, per finalità amministrative, ed possibile inserire anche delle note libere. IMPORTANTE: il mancato pagamento delle sanzioni relative a sentenze determina il blocco della compilazione del ROSTER.

In questa sezione è possibile poi visualizzare lo storico e il riepilogo di tutti i pagamenti effettuati e i versamenti sul fondo cassa. Il simbolo a destra di ogni riga permette di vedere il dettaglio del pagamento e stampare la relativa ricevuta. E’ anche possibile effettuare ricerche all’interno dello storico tramite i campi visualizzati nella parte superiore della figura sopra. Un nuovo pagamento può essere effettuato anche cliccando sul tasto seguente nel pannello principale.