OULTLOOK Breve manuale d'uso - Raffaella Folgieri

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OULTLOOK

                                       Breve manuale d’uso

Copyright 2003 Raffaella Folgieri – è vietata ogni riproduzione, anche parziale, del contenuto del manuale, se non
                                   previa autorizzazione da parte dell’autore.
INDICE
LA WORK AREA ............................................................................................................................................................ 3
LE VOCI DI MENU ......................................................................................................................................................... 6
  IL MENU FILE............................................................................................................................................................. 6
  CALENDARIO - ANNOTARE UN APPUNTAMENTO............................................................................................ 6
  COME ORGANIZZARE LE CARTELLE IN OUTLOOK E COME IMPOSTARE LE REGOLE DI RICEZIONE
  DEI MESSAGGI........................................................................................................................................................... 8
  COME CREARE UN NUOVO MESSAGGIO .......................................................................................................... 10
  COME INSERIRE UN ALLEGATO AD UN MESSAGGIO DI POSTA ELETTRONICA ..................................... 12
  COME INVIARE E RICEVERE UN MESSAGGIO ................................................................................................. 13
  COME VISUALIZZARE UN MESSAGGIO E APRIRE UN ALLEGATO.............................................................. 14
  COME IMPOSTARE UN ACCOUNT DI POSTA .................................................................................................... 15
  SALVARE UN MESSAGGIO NELLE BOZZE ........................................................................................................ 17
  SALVARE UN MESSAGGIO SU DISCO ................................................................................................................ 17
  ELIMINARE UN MESSAGGIO................................................................................................................................ 17
  COME CREARE UN NUOVO CONTATTO ............................................................................................................ 18
  COME CREARE NOTE, ATTIVITA’, LISTA DI DISTRIBUZIONE, DOCUMENTI OFFICE ............................. 18
IL MENU MODIFICA ................................................................................................................................................... 19
IL MENU VISUALIZZA ............................................................................................................................................... 19
IL MENU PREFERITI ................................................................................................................................................... 20
IL MENU AZIONI ......................................................................................................................................................... 23
COME STAMPARE DA OUTLOOK ............................................................................................................................ 23
LA BARRA DEI BOTTONI .......................................................................................................................................... 24

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LA WORK AREA
Una volta avviato Outlook, compare la schermata principale, ovvero la workarea che contiene tutte le opzioni che
potrete utilizzare attraverso questo strumento di gestione della posta elettronica.

Sulla sinistra sono posizionati i collegamenti alle varie sezioni utilizzabili, ovvero:

-    OUTLOOK OGGI, la schermata che vedete in figura, che mostra un sunto del calendario odierno (appuntamenti,
     per esempio), delle attività svolte e dei messaggi contenuti nelle cartelle Posta in arrivo, Bozze e Posta in uscita;

-    CALENDARIO, che mostra, come vedete nella figura sottostante, la vostra agenda personale di cui disponete
     utilizzando Outlook:

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-    CONTATTI mostra invece l’elenco dei nominativi (in ordine alfabetico) inseriti nella rubrica di outlook, come
      mostrato nella figura a seguire:

 -    ATTIVITA’ mostra la schermata contenente le attività da completare o completate o comunque tutte quelle
      che avete inserito come promemoria:

                                                                                                                     4
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-    NOTE vi permette di inserire delle note (appunti) per ricordarvi di impegni o per prendere un appunto da
         ritrovare subito e facilmente:

    -    POSTA ELIMINATA, visualizza, se selezionato, la cartella contenente i messaggi di posta che l’utente
         intende eliminare (non sono però ancora stati cancellati fisicamente).

Sotto poi notiamo la barra di stato, che indica lo stato della connessione, il numero di elementi contenuti nella cartella
corrente, ecc,,
In alto abbiamo:
     - la barra del titolo
     - il menu
     - la barra degli strumenti

Abbiamo poi, a destra dei collegamenti, l’elenco delle cartelle presenti.

Sia le voci di menu che la barra degli strumenti cambiano, ovviamente, a seconda delle sezioni in cui siamo.
Esamineremo ora tutte le voci di menu e di seguito la barra degli strumenti, evidenziando ogni comando significativo.

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LE VOCI DI MENU

IL MENU FILE
il menu FILE contiene i comandi:

                           NUOVO, per aggiungere un nuovo elemento. Qui le opzioni sono numerose (basta andare
                                                             con il mouse sulla freccina indicata accanto alla voce
                                                             NUOVO).
                                                             Potete infatti creare un nuovo appuntamento,
                                                             convocare una riunione,
                                                             creare una cartella,
                                                             porre un vostro personale collegamento sulla barra di
                                                             Outlook,
                                                             creare un nuovo messaggio o contatto,
                                                             una lista di distribuzione,
                                                             e così via….
                                                             Il menu file, come vedete, contiene molte voci e, di fatto,
                                                             soprattutto attraverso il comando NUOVO, si compiono la
                                                             maggior parte delle operazioni in outlook. Ad ogni azione
di questo comando, infatti, corrisponde un risultato visibile nelle varie sezioni. Infatti, se creiamo un nuovo
appuntamento, lo vedremo nel calendario, come la convocazione di una riunione. Se creiamo un nuovo messaggio, lo
ritroveremo nella cartella posta in uscita. Se creiamo un nuovo contatto o una lista di distribuzione, possiamo vederli
nell’elenco dei contatti e così via… Attraverso le voci di questo menu, man mano vi spiegheremo come utilizzare
Outlook e quali voci degli altri menu sono utili in ciascuna sezione.

CALENDARIO - ANNOTARE UN APPUNTAMENTO
Vediamo allora come si annota sul calendario un                   appuntamento.     Selezioniamo    dunque    la   voce
FILE/NUOVO/APPUNTAMENTO. Comparirà la schermata:

Qui dovremo indicare l’oggetto, il luogo dell’appuntamento, l’ora di inizio e quella di fine (nonché la data
dell’appuntamento stesso), se saremo o meno impegnati tutto il giorno e come mostrare il periodo sul calendario. Nella
casella più grande possiamo anche scrivere un appunto.

Vi sono anche molte altre opzioni, che fanno di Outlook lo strumento adatto per gestire anche un’agenda condivisa.

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E’ possibile anche verificare la disponibilità di tutti i partecipanti, invitare (rif. bottoni sulla barra) altre persone e
decidere che la riunione deve essere inlinea, ad esempio utilizzando netmeeting. Provate (senza tema di fare danni) a
selezionare le varie opzioni e poi provate ad osservare il risultato sul calendario. Ad ogni appuntamento potete anche
associare un promemoria: Outlook, se è aperto prima dell’orario indicato, vi ricorderà l’impegno prima della scadenza.
Per confermare i dati inseriti e per vedere le modifiche sul calendario, dovrete ovviamente scegliere SALVA E
CHIUDI per chiudere la finestra.
Potete personalizzare in vari modi sia la gestione degli appuntamenti sia la modalità di visualizzazione del calendario.
Per provare le varie opzioni a disposizione, provate a selezionare le voci presenti nel menu VISUALIZZA:

E poi provate anche quelle presenti nella finestra che appare selezionando dal menu STRUMENTI la voce OPZIONI e
facendo un click su OPZIONI CALENDARIO:

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COME ORGANIZZARE LE CARTELLE IN OUTLOOK E COME IMPOSTARE LE REGOLE
DI RICEZIONE DEI MESSAGGI
Sempre dal menu fle, possiamo selezionare il comando NUOVO/CARTELLA. Compare la finestra:
                                        Attraverso questa schermata è possibile assegnare un nome ad una nuova
                                        cartella, da creare, e decidere dove deve essere posta tale cartella. Organizzare
                                        al meglio le cartelle di outlook aiuta a gestire al meglio tutti gli strumenti.
                                        Potete crearne tra i contatti, nel diario, nelle note e così via…
                                        Le cartelle sono molto importanti soprattutto per la gestione della posta
                                        elettronica, sia in uscita che in entrata, per ordinare i messaggi per argomento in
                                        modo da ritrovarli più facilmente. Inoltre, organizzare la posta in cartelle
                                        permette di utilizzare al meglio le REGOLE per la ricezione dei messaggi, di
                                        cui parleremo immediatamente.
                                        Ormai si fa un uso vario della posta elettronica, per cui, oltre ad avere spesso la
                                        necessità di organizzare i messaggi in uscita per archiviarli magari poi
                                        successivamente in modo ordinato, sovente si ha la necessità di discernere i
                                        messaggi in entrata. Ormai tutti riceviamo mailing list di vario tipo, messaggi
                                        indesiderati, oppure mail importanti strettamente legate al lavoro che potremmo
                                        voler tenere separati da quelli personali. Una volta create le cartelle in cui
                                        organizzare e smistare la posta, possiamo utilizzare l’opzione messa a
disposizione da outlook per gestire al meglio tutti i messaggi. Fate allora un click sulla cartella POSTA IN ARRIVO e
scegliete il comando CREAZIONE GUIDATA REGOLE dal menu STRUMENTI. Comparirà la finestra che vedete in
figura:

Qui potete impostare una regola che Outlook deve applicare all’arrivo di un messaggio. Ad esempio, in figura, ogni
messaggio ricevuto da un certo indirizzo viene automaticamente spostato nella cartella ENGLISH TOWN creata
all’interno della cartella POSTA IN ARRIVO. Per crare una regola, fate un click sul bottone NUOVA: comparirà la
finestra:
                                                      Qui scegliete il tipo di regola da applicare (quando ne
                                                      selezionate una, ne vedrete la descrizione nella parte di sotto
                                                      della finestra). Una volta scelta la regola da applicare, ad
                                                      esempio CONTROLLA MESSAGGI IN ARRIVO, fate click
                                                      sul pulsante AVANTI. A questo punto appare la seconda
                                                      videata della procedura di creazione guidata delle regole. Ora
                                                      dovrete scegliere quale criterio discriminante applicare alla
                                                      posta in arrivo. Per esempio potete decidere di porre in una
                                                      cartella particolare i messaggi in arrivo da uno specifico
                                                      utente. Selezionate allora la voce INVIATO DA UTENTEI
                                                      O DA LISTE DI DISTRIBUZIONE tra tutte quelle proposte
                                                      da outlook (basta un click nella casellina a fianco, ponendovi
                                                      così un check). A questo punto fate un click sulla voce
                                                      (sottolineata) UTENTI O LISTE DI DISTRIBUZIONE, in
                                                      modo che compaia l’elenco di indirizzi che avete
                                                      memorizzato nella cartella CONTATTI di outlook, come
                                                                                                                         8
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mostrato nella figura seguente:

Scegliete l’indirizzo cui applicare la regola e, tornati alla schermata di CREAZIONE GUIDATA, fate un click sul
bottone AVANTI. Scegliete ora l’operazione che desiderate (ad esempio quella di spostare automaticamente i messaggi
provenienti da quel mittente nella cartella POSTA INDESIDERATA, creata appositamente per lo scopo, come
mostrato in figura):

Ora fate ancora un click sul bottone avanti e selezionate, se lo desiderate, nella finestra che appare, eventuali eccezioni:
                                                   Click ancora una volta sul bottone AVANTI e poi, nella finestra che
                                                   appare, sul bottone FINE per completare la creazione guidata. Ora vi
                                                   ritrovate nella finestra da cui siete partiti. Se volete creare altre
                                                   regole, ricominciate come abbiamo fatto in questo esempio,
                                                   altrimenti fate click su OK e vedrete che, alla ricezione della posta, la
                                                   regola sarà seguita da Outlook così come l’avete impostata.

                                                                                                                          9
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COME CREARE UN NUOVO MESSAGGIO
Se fate un click sulla voce NUOVO/MESSAGGIO dal menu FILE, vi apparirà la dialog box per comporre un
messaggio email.
                                                            E’ ovviamente, la finestra più utilizzata di
                                                            tutto il programma e quindi vediamo subito
                                                            come dovete impostare i vari campi per
                                                            inviare una messaggio di posta.
                                                            Innanzitutto indicate a chi volete inviare il
                                                            messaggio (campo A:) se non vi ricordate
                                                            l’indirizzo di posta elettronica della persona
                                                            cui inviare il messaggio, potete scrivere una
                                                            parte del nome della persona e poi scegliere
                                                            dal     menu      STRUMENTI la voce
                                                            CONTROLLA NOMI, in modo tale che vi
                                                            appaia l’elenco dei nominativi più
                                                            somiglianti a quello indicato e presenti nella
                                                            rubrica     da     cui     potrete    scegliere
                                                            (selezinandolo con un click e poi dando
                                                            l’OK) quello desiderato, come si vede nella
                                                            figura qui sotto:

Un altro modo per selezionare un nome dalla rubrica, è fare un click proprio sul pulsante A: vicino al campo in cui
mettere l’indirizzo del destinatario. Comparirà la rubrica di Outlook, da cui scegliere il nominativo desiderato.
La stessa cosa vale per i campi Cc: e Ccn: che, rispettivamente, vi danno la possibilità di inviare il messaggio in copia
per conoscenza a qualcuno (Cc:) e per conoscenza a qualcuno in copia silente (cioè gli altri destinatari non vedono che
è stata inviata la copia del messaggio a qualcun altro), attraverso il campo Ccn:
E’ buona abitudine indicare sempre l’oggetto del messaggio, in modo che il destinatario possa capire subito da chi
arriva e di cosa parla.
Sotto potete invece scrivere il testo che desiderate.
Alla fine del testo potete accludere la vostra firma, creata con l’apposito comando OPZIONI nel menu STRUMENTI.
Una volta visualizzata la finestra andate nella sezione FORMATO POSTA e lì scegliete il bottone SELEZIONA
                                                                   FIRMA.
                                                                   Comparirà la finestra in cui potrete creare una nuova
                                                                   firma. Scrivete i dati con cui desiderate chiudere ogni
                                                                   messaggio (esempio in figura) e poi date l’OK in tutte
                                                                   le finestre per tornare ad Outlook.

                                                                A questo punto, se quando avete finito di scrivere un
                                                                                                                     10
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                                     previa autorizzazione da parte dell’autore.
messaggio di posta elettronica, vi posizionate in fondo al testo e scegliete il comando FIRMA dal menu INSERISCI,
porrete la vostra firma in calce al messaggio stesso:

                                                                                                                       11
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COME INSERIRE UN ALLEGATO AD UN MESSAGGIO DI POSTA ELETTRONICA
Avete notato che nel menu INSERISCI vi è anche la voce FILE, affiancata da una graffetta (la stessa che vedete tra i
                                                            bottoni). Questa voce vi da la possibilità di allegare
                                                            un file (documento, immagine, ecc) al vostro
                                                            messaggio, in modo che la persona che riceve l’email
                                                            riceva anche l’allegato. Per allegare qualcosa ad un
                                                            messaggio email scegliete la voce FILE dal menu
                                                            INSERISCI, oppure fate un click sul bottone con
                                                            l’icona della graffetta. Compare la finestra che
                                                            vedete in figura, in cui dovrete indicare quale file
                                                            desiderate allegare, selezionandolo e facendo un
                                                            click sul bottone INSERISCI.
                                                            Vedrete che il messaggio di email che state scrivendo
                                                            presenta una sezione, in fondo, in qui appare il file
                                                            che avete selezionato da inviare come allegato:

                                                                                                                       12
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COME INVIARE E RICEVERE UN MESSAGGIO
A questo punto, non vi resta che inviare il messaggio. Per fare ciò, dovrete scegliere o la voce INVIA UTILIZZANDO
dal menu FILE e scegliere con quale account inviare il messaggio, oppure potete usare il pulsante INVIA sulla barra
                degli strumenti. Il messaggio sarà posto nella cartella POSTA IN USCITA, finchè non farete un click
                sul pulsante INVIA E RICEVI di outlook o sceglierete il comando INVIA (o INVIA/RICEVI se volete
                effettuare entrambe le operazioni dal menu AZIONI di Outlook (vedi figure qui sotto):

                                     Con il pulsante INVIA/RICEVI e con l’analoga voce di menu, si ricevono anche i
                                     messaggi dalla rete. Per effettuare entrambe le operazioni è ovviamente
                                     necessario essere connessi ad Interent (mentre per scrivere un messaggio si può
                                     anche essere off-line, collegandosi solo quando lo si vuole inviare) e bisogna aver
                                     impostato gli account di posta.

                                     Tra qualche paragrafo vedremo comunque anche come impostare l’account.

                                                                                                                       13
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COME VISUALIZZARE UN MESSAGGIO E APRIRE UN ALLEGATO

                                                                                 Abbiamo visto come inviare un
                                                                                 messaggio.     Vediamo       ora come
                                                                                 visualizzarlo. Quando riceviamo un
                                                                                 messaggio, lo vediamo nella cartella
                                                                                 POSTA IN ARRIVO. Con due click sul
                                                                                 messaggio che vogliamo leggere, potete
                                                                                 visualizzarlo e decidere ad esempio, di
                                                                                 rispondere al (bottone RISPONDI A) o
                                                                                 ai (bottone RISPONDI A TUTTI)
                                                                                 mittenti del messaggio stesso:

                                                                                 Chiaramente, gli allegati si possono
                                                                                 anche ricevere e non solo inviare (attenti
                                                                                 ai virus!!!) e quindi, dovrete imparare
                                                                                 anche a visualizzare e salvare gli allegati
                                                                                 che vi vengono inviati via mail.

                                                                                 Vedremo dunque come fare questa
                                                                                 semplice operazione.

                                                                                 Supponiamo di aver ricevuto un
                                                                                 messaggio con allegato e di aver fatto
                                                                                 due click sul messaggio di email per
                                                                                 visualizzare lo stesso messaggio. Ci
                                                                                 apparirà il testo e, in fondo, l’allegato,
                                                                                 così come vi viene mostrato nella figura
                                                                                 riportata di seguito:

                                                                        A questo punto fate due click sull’icona
                                                                        dell’allegato. Coparirà la finestra attraverso la
                                                                        quale vi viene richiesto cosa desiderate fare, se
                                                                        salvare l’allegato oppure se aprirlo.

                                                                        Se scegliete di salvare il file, vedrete l’usuale
                                                                        finestra attraverso la quale decidere dove
                                                                        posizionare il file che volete registrare sul vostro
                                                                        hard disk, altrimenti, se scegliete l’opzione APRI
                                                                        FILE (e date l’OK), potrete accedere all’allegato
                                                                        visualizzandolo. Il risultato delle due operazion
descritte è mostrato nelle due figure riportate alla pagina seguente.

                                                                                                                         14
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                                     previa autorizzazione da parte dell’autore.
Un allegato si può anche aprire utilizzando il tasto destro del mouse, così come è possibile, come in tutti i programmi
Windows, ormai, effettuare molte operazioni anche utilizzando il menu che compare facendo click con il tasto destro
del mouse su un oggetto di un programma. Non vedremo però, in questa sede, l’utilizzo del tasto destro, poiché, con un
po’ di pratica, vi apparirà semplice e chiaro come usare anche questa opzione.

COME IMPOSTARE UN ACCOUNT DI POSTA
In uno dei paragrafi precedenti abbiamo accennato alla necessità di aver impostato un account di posta elettronica per
poter inviare e ricevere messaggi.
Per impostare un account di posta, dovete selezionare la voce ACCOUNT dal menu STRUMENTI e poi fare un click
sul bottone AGGIUNGI/POSTA ELETTRONICA. Comparirà la finestra illustrata in figura, attraverso la quale, in
                                                            modalità guidata, dovrete impostare tutte le opzioni del
                                                            vostro account:
                                                             Scegliete un nome da dare al vostro account e fate un
                                                            click sul bottone AVANTI. Nella finestra che compare,
                                                            indicate il vostro indirizzo di posta elettronica:

Fate un click su AVANTI e impostate tutte le opzioni di invio e di ricezione, ovvero il server SMTP ed il POP di
accesso (rif. figura qui sotto). Questi dati vi vengono forniti dal vostro provider e quindi non dovete fare altro che
riportarli nelle apposite caselle:

                                                                                                                       15
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                                     previa autorizzazione da parte dell’autore.
Una volta fatto ciò, la procedura di creazione guidata vi
                                                                  richiederà la password corrispondente al vostro account
                                                                  (vengono visualizzati degli asterischi): immettetela e fate
                                                                  click sul bottone AVANTI:

Ora scegliete il tipo di connessione che desiderate (infigura è stata indicata quella tramite linea telefonica) e fate un
click ancora una volta sul bottone AVANTI.

                                                                 Dopo questa schermata, il programma individua il
                                                                 modem colleagato al vostro computer. Confermate, con
                                                                 un click sul pulsante AVANTI:

Inserite ora i dati relativi alla località in cui vi trovate ed ponete nell’apposita casella il nmero telefonico del provider a
cui collegarvi (anche questo fornito dal vostro internet provider):
                                                               Ora passate alla schermata successiva ed immettete anche
                                                               nome utente e password per il collegamento al POP del
                                                               provider (non confondetevi: quelli che avete immesso
                                                               precedentemente sono quelli di accesso alla vostra casella).
                                                               Immettete poi, nella scermata successiva, il nome che
                                                               intendete dare alla connessione per riconoscerla (potete
                                                               sceglierlo a piacere) e fate ancora una volta click su AVANTI.
                                                               Ora siete finalmente giunti alla schermata finale. Click sul
                                                               pulsante FINE per confermare tutti i dati immessi.

                                                            Avete creato il vostro account di posta.
                                                            Ripetete la stessa operazione per ogni account che volete
                                                            creare (se avete più di un indirizzo email).

                                                                                                                            16
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                                     previa autorizzazione da parte dell’autore.
SALVARE UN MESSAGGIO NELLE BOZZE
Se avete scritto un messaggio che però non volete inviare subito perché siete indecisi, o perché non è completo, una
volta scritto, invece di scegliere l’opzione INVIA o schiacciare l’omonimo bottone, fate semplicemente click sul
                                                     pulsante di chiusura della finestra (la X in alto a destra).
                                                     Outlook vi chiederà se volete conservare la copia del messaggio
                                                     e se date OK, questa verrà posta nella cartella BOZZE:
                                                     In un momento successivo, potete andare alla cartella BOZZE,
                                                     aprire il messaggio con due click, completarlo ed inviarlo come
                                                     sapete già fare.

SALVARE UN MESSAGGIO SU DISCO
Selezionate un messaggio e poi, dal menu FILE di Outlook, scegliete la voce SALVA CON NOME. Comparirà
l’usuale finestra che vi permetterà di salvare una copia del messaggio al di fuori delle cartelle di Outlook.

Potete scegliere di salvarlo sia in formato MAIL sia in formato PURO TESTO.

ELIMINARE UN MESSAGGIO
Per eliminare un messaggio, selezionatelo e schiacciate il pulsante CANC sulla vostra tastiera. Il messaggio verrà posto
nella cartella POSTA ELIMINATA. Dovrete poi scegliere la voce VUOTA CARTELLA POSTA ELIMINATA che
compare se fate click con il tasto destro del mouse sulla cartella stessa, per eliminare fisicamente il messaggio dall’hard
disk.
Se volete, però, eliminare direttamente il messaggio, senza metterlo nella cartella POSTA ELIMINATA, potete anche
selezionare il messaggio e schiacciare, insieme al tasto CANC sulla tastiera, anche il tasto SHIFT. Il messaggio sarà
così eliminato fisicamente e definitivamente.

                                                                                                                        17
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COME CREARE UN NUOVO CONTATTO
Scegliete NOVO/CONTATTO dal menu FILE. Comparirà la finestra illustrata in figura.

                                                                      E’ facile intuire quali dati dovrete immettere. Più
                                                                      saranno completi, più potrete registrare
                                                                      informazioni circa il nuovo contatto inserito. Potete
                                                                      mettere anche maggiori dettagli, facendo un click
                                                                      sull’apposita linguetta:

Oppure potete scegliere di inviare messaggi al contatto appena
immesso attraverso l’uso di certificati e strumenti di crittografia
(per rendere riservato il contenuto di ogni messaggio):

                                                                       Potete anche stabilire (ma questo è un uso
                                                                       avanzato che non descriveremo in questo breve
                                                                       manuale     d’uso)    di   immettere    campi
                                                                       personalizzati.

COME CREARE NOTE, ATTIVITA’, LISTA DI DISTRIBUZIONE, DOCUMENTI OFFICE
Sempre dal menu FILE potete scegliere di creare NOTE, ATTIVITA’, LISTA DI DISTRIBUZIONE, DOCUMENTI
OFFICE. Non descriveremo questi comandi, essendo di uso molto elementare. Provate da soli ad utilizzare questi
comandi!

                                                                                                                        18
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IL MENU MODIFICA
                                       Nel menu MODIFICA trovate molti comandi già noti a chi utilizza Windows ed i
                                       programmi per questo sistema operativo. Sorvoleremo perciç su ANNULA,
                                       TAGLIA, COPIA, INCOLLA, CANCELLA, SELEZIONA TUTTO ed
                                       ELIMINA, di immediata comprensione.
                                       Con il comando SPOSTA NELLA CARTELLA, selezionato un messaggio,
                                       potrete spostarlo nella cartella che indicherete nella finestra che compare
                                       selezionando questa voce. COPIA NELLA CARTELLA vi permette, selezionato
                                       un messaggio, di farne una copia e porla nella cartella che voi stessi indicherete.
                                       SEGNA COME GIA’ LETTO e SEGNA COME DA LEGGERE contrassegnano
                                       un messaggio selezionato. SEGNA TUTTI COME GIA’ LETTI agisce su tutti i
                                       messaggi.

                                       La voce CATEGORIE permette di impostare le categorie secondo le proprie
                                       esigenze.

IL MENU VISUALIZZA
Questo menu permette di impostare tutte le opzioni di visualizzazione per le varie sezioni di outlook, dal calendario alla
posta elettronica….

Fornisce inoltre la possibilità di spostarsi rapidamente da una cartella all’altra, come mostrato in figura:

Con tutte le altre opzioni potete scegliere se:
                                                                                                                       19
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                                     previa autorizzazione da parte dell’autore.
-   visualizzare o meno la barra di outlook,
    -   visualizzare o meno l’elenco delle cartelle,
    -   vedere l’anteprima dei messaggi in un riquadro nella parte inferiore della workarea,
    -   avere un’anteprima automatica dei messaggi,
    -   quali barre degli strumenti visualizzare e se visualizzare o meno la barra di stato.

IL MENU PREFERITI
Il menu PREFERITI è del tutto simile all’omonimo menu presente nel browser Internet Explorer. Selezionando uno dei
vostri siti web preferiti o un canale dall’elenco che compare, automaticamente aprirete (se siete collegati ala Rete) la
pagina web prescelta.

IL MENU STRUMENTI
Il menu STURMENTI contiene molte opzioni che abbiamo già visto indirettamente nei paragrafi precedenti. E’ questo
il caso delle voci:
                                                     - INVIA
                                                     - INVIA/RICEVI
                                                     - RUBRICA
                                                     - CREAZIONE GUIDATA REGOLE
                                                     - VUOTA CARTELLA POSTA ELIMINATA
                                                     - ACCOUNT
                                                     - OPZIONI

                                                        Per quanto riguarda le altre, tralasceremo la descrizione di
                                                        MACRO e MODULI in quanto sono opzioni difficili da
                                                        utilizzare per chi è alle prime armi con l’utilizzo di Outlook.
                                                        PERSONALIZZA permette di impostare l’interfaccia di
                                                        Outlook secondo le personali esigenze e sarà un comando
                                                        facile da utilizzare da chi è già abituato all’uso di altri
                                                        programmi in ambiente Windows. Selezionando questo
                                                        comando, infatti, compare la finestra, illustrata qui sotto, che
                                                        permette di impostare in modo personale bottoni e menu:

                                                                                                                       20
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                                     previa autorizzazione da parte dell’autore.
PROPRIETA’ DI SCANSIONE DELLA POSTA ELETTRONICA, se selezionato, mostra la finestra:

                                                Attraverso le varie sezioni di questa finestra potrete impostare le
                                                opzioni di rilevamento dei messaggi, delle azioni, i tipi di avviso e
                                                rapporti che vorrete ricevere in automatico.

Un comando molto importante e che vi tornerà comodo è quello corrispondente alla voce TROVA. Se la selezionate,
l’interfaccia di Outlook cambierà come mostrato in figura.

Immettete la parola chiave da ricercare e, se volete, selezionate l’opzione di ricerca in tutto il contenuto del messaggio.
Fate un click sul pulsante TROVA ed Outlook effetuerà la ricerca du quanto richiesto su tutti i messaggi contenuti nella
cartella in cui siete posizionati.
Potete ottenere lo stesso risultato anche facendo click sul bottone TROVA della barra degli strumenti.

                                                                                                                        21
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                                     previa autorizzazione da parte dell’autore.
Attraverso il menu STRUMENTI, potete anche scegliere di effettuare una RICERCA AVANZATA. In questo caso
avrete a disposizione più opzioni di ricerca, come si vede dalla figura qui sotto:

Infine, con l’opzione ORGANIZZA, potete divertirvi ad organizzare i contenuti delle vostre cartelle in modo da creare
un ambiente operativo più consono alle vostre esigenze:

                                                                                                                       22
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IL MENU AZIONI
Anche nel caso del menu AZIONI abbiamo già visto molti comandi indirettamente, nei paragrafi precedenti.

                                             Infatti, a parte la voce NUOVO MESSAGGIO FAX, che potrete
                                             utilizzare nel caso il vostro sistema preveda l’invio di fax, tutte le altre
                                             voci dovrebbero ormai esservi note.
                                             CONTRASSEGNA PER IL COMPLETAMENTO serve a
                                             contrassegnare un messaggio in modo da porlo in evidenza per
                                             l’elaborazione.

                                             POSTA INDESIDERATA fornisce la possibilità, selezionato un
                                             messaggio, di aggiungerne il mittente all’elenco degli indirizzi da cui
                                             non si gradisce ricevere messaggi di posta.

NUOVO MESSAGGIO DI POSTA ELETTRONICA UTILIZZANDO vi da la possibilità di comporre un messaggio
email utilizzando gli elementi decorativi messi a disposizione da Outlook (ne vedete un esempio in figura).

COME STAMPARE DA OUTLOOK
In qualunque sezione di Outlook vi troviate (posta, calendario, note, ecc.) potrete stampare il documento selezionato
(messaggio, calendario settimanale o giornaliero, ecc.) semplicemente scegliendo il comando STAMPA dal menu
FILE, oppure facendo un click sul bottone con l’icona della stampante posto sulla barra degli strumenti di Outlook.

                                                                                                                       23
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                                     previa autorizzazione da parte dell’autore.
LA BARRA DEI BOTTONI
Di seguito, schematicamente, riportiamo la barra dei bottoni standard di outlook. Potete notare come i pulsanti
permettano di eseguire operazioni già analizzate parlando dei manu, che contengono le stesse opzioni.

                           Elimina il                    Inoltra il
Sposta nella               documento                     messaggio ad                    Organizza
cartella il                selezionato                   uno specifico
documento                                                destinatario
selezionato                                                                                              Rubrica

                Stampa
                documento                 Rispondi a
                selezionato               tutti i mittenti

        Corrisponde                                                              Trova
                                      Rispondi al
        al comando                    mittente
        NUOVO del                                                                                Guida in
        menu FILE                                                                                linea (Help)
                                                                     Invia/Ricevi
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