Richiesta di Acquisto Guida operativa - Hunimed

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                                                     Richiesta di Acquisto

                                                             Guida operativa

Sommario
Introduzione ...................................................................................................................................................... 2
Processo RDA ..................................................................................................................................................... 2
Accesso al sistema ............................................................................................................................................. 2
Creazione RDA ................................................................................................................................................... 4
Approvazione da parte del PI ............................................................................................................................ 8

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Introduzione
Il processo informatizzato di RDA (Richiesta di Acquisto) è applicabile agli acquisti di materiali “specifici” e
acquisti di materiali “ricorrenti” dell’Area Ricerca di Humanitas University e Humanitas Research Hospital

Per materiali specifici s’intendono i prodotti “caratteristici” richiesti dai ricercatori e necessari allo
svolgimento delle attività di laboratorio. Rientrano in questa categoria, a titolo esemplificativo e non
esaustivo, gli anticorpi, i kit specifici, etc.

Per materiali ricorrenti s’intendono tutti i beni di consumo “generici” necessari allo svolgimento delle
consuete attività di ricerca presso il Laboratorio. I In questo caso, il Lab Manager provvede periodicamente
all’inserimento a sistema delle Richieste d’Acquisto, indicando altresì la commessa di riferimento.

Con riferimento agli acquisti “specifici”, l’Ufficio Acquisti provvede periodicamente alla valutazione dei
fornitori, in riferimento ai quali i relativi listini sono revisionati annualmente ed archiviati in rete a cura
dell’Ufficio Acquisti, consultabili da tutti i ricercatori.

Processo RDA
Il processo parte con l’inserimento a sistema della richiesta d’acquisto da parte del ricercatore, compilata in
tutte le sue parti e riferita alla specifica commessa. Si specifica che ogni riga dell’RDA, deve contenere la
motivazione all’acquisto, che potrà essere di tipo economico o tecnico (es. unicità sul mercato del prodotto).
Ogni causale selezionata da apposito menu a tendina, deve essere argomentata nel campo “note”,
provvedendo ad allegare, per riga, l’eventuale documentazione a supporto disponibile.

Operativamente, nel caso in cui venga selezionata una “motivazione tecnica”, dovrà essere descritta nel
dettaglio la motivazione della scelta, mentre, nel caso in cui venga selezionata una “motivazione economica”
dovranno essere indicati gli estremi (es. cartelle/percorsi di rete) delle offerte alternative vagliate, al fine di
garantire un adeguato livello di tracciabilità. Tutte le offerte possono essere trovare sulla Intranet, sotto l’App
Acquisti RIcerca

Accesso al sistema
Per accedere al sistema occorre andare al seguente link https://hunimed.zucchetti.com/infinity/ , inserire le
credenziali (username e password) ricevute e selezionare la propria società ( Humanitas University/
Humanitas Mirasole) di appartenenza.

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La piattaforma è accessibile dalla rete internet e utilizzabile con tutti i browser. Si consiglia l’utilizzo di
Google Chrome, Safari e Mozilla Firefox

Dopo l’accesso si presenta all’utente il proprio workplace (My Desk), suddiviso in tre area principali

       Nuovi processi: dove è possibile creare una nuova RDA
       RDA da Modificare: dove vengono visualizzare le RDA che l’utente ha creato e può ancora
        modificare perché non ancora autorizzate; cliccando sul simbolo      è possibile visualizzare il
        dettaglio dell’RDA
       RDA Personali: dove vengono visualizzate tutte le RDA create dall’utente e il relativo stato.

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Creazione RDA
Per creare una richiesta di acquisto, occorre nell’area Nuovi processi cliccare su Creazione RDA

e seguire le indicazioni

Per iniziare premere il tasto “fulmine” che si trova in alto a destra

Si aprirà il form relativo alla richiesta di acquisto, che deve essere compilato dal ricercatore in ognuna delle
sue parti.

Il form è diviso in diverse sezioni:

       Grant ID Information (dove selezionare il codice commessa su cui effettuare la richiesta)
       Dati consegna (dove specificare il luogo di consegna del materiale)
       Note (eventuale campo per inserire Note da parte del ricercatore
       Dettaglio RDA (dove inserire per riga gli articoli da richiedere)

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Quando viene selezionata la commessa di interesse, viene riportato il budget totale disponibile (solo per
commesse Humanitas University)

Se si conosce il fornitore del prodotto/i da richiedere occorre inserirlo cliccare su simbolo     nel campo
Fornitore

Per inserire gli articoli richiesti occorre andare nell’area Dettagli RDA e cliccare su simbolo   nel campo
articolo

In questo modo si aprirà l’anagrafica di tutti i prodotti presenti in anagrafica.

La ricerca all’interno dell’anagrafica prodotti può avvenire per diverse chiavi:

       Codice articolo

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       Descrizione
       Codice produttore
       Codice fornitore

Se all’interno dell’anagrafica non è presente il prodotto che si desidera richiedere, per inserire un nuovo
prodotto occorre scegliere dall’anagrafica prodotti un prodotto generico come dettagliata nella tabella sotto

 Codice prodotto         Descrizione generica                            Note
 G5010001                Materiale di consumo
 G5800000                Materiale di consumo a lunga durata
 Serv. Ricerca           Servizi per la Ricerca

Successivamente occorre inserire nella descrizione dell’articolo, nel riquadro DETTAGLIO RDA, la corretta
descrizione del prodotto che si vuole acquistare

Attenzione! Il codice generico deve essere esclusivamente utilizzato solo quando il prodotto richiesto non
è presente all’interno dell’anagrafica articoli

Si specifica che ogni riga dell’RDA, deve contenere la motivazione all’acquisto, che potrà essere di tipo
economico o tecnico (es. unicità sul mercato del prodotto). Ogni causale selezionata da apposito menu a
tendina, deve essere argomentata nel campo “note”, provvedendo ad allegare, per riga, l’eventuale
documentazione a supporto disponibile.

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Operativamente, nel caso in cui venga selezionata una “motivazione tecnica”, dovrà essere descritta nel
dettaglio la motivazione della scelta, mentre, nel caso in cui venga selezionata una “motivazione economica”
dovranno essere indicati gli estremi (es. cartelle/percorsi di rete) delle offerte alternative vagliate, al fine di
garantire un adeguato livello di tracciabilità. Tutte le offerte possono essere trovare sulla Intranet, sotto l’App
Acquisti RIcerca

Per concludere il processo basta cliccare sul tasto SALVA nel menù in alto a destra

Se l’importo dell’RDA eccedere il budget pianificato verrà mostrato un pop up che avverte sui controlli di
budget non superati (solo per commesse Humanitas University). In questo caso la RDA non può essere
completata perché non ha copertura economica e viene salvata in stato Provvisorio. Successivamente può
essere modificata e completata.

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Il ricercatore può visualizzare tutte le sue RDA nel suo My Desk nell’area RDA Personali.

Quando l’RDA viene salvata correttamente viene resa disponibile al PI per l’approvazione.

Approvazione da parte del PI
Per accedere al sistema occorre andare al seguente link https://hunimed.zucchetti.com/infinity/ , inserire le
credenziali (username e password) ricevute e selezionare la propria società (Humanitas University/
Humanitas Mirasole) di appartenenza.

Il PI riceverà giornalmente una mail di riepilogo di tutte le RDA che attendono la sua approvazione, che
contiene un link di accesso diretto alla piattaforma.

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All’interno del suo MyDesk il PI potrà vedere le seguenti aree:

       RDA Personali ( tutte le RDA di sua competenza)
       Validazione RDA (elenco di tutte le RDA che attendono la sua validazione)

cliccando sul simbolo     è possibile visualizzare il dettaglio dell’RDA.

Per approvare le richieste di RDA occorre:

       selezionare una o più righe relative a ciascuna RDA
       selezionare l’azione da compiere (Approva / Rifiuta) . In caso di rifiuto è necessario compilare un
        campo note di rifiuto
       cliccare sul tasto Elabora pe confermare l’azione

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