LA COMUNICAZIONE SCRITTA PRINCIPI GENERALI - Format Srl
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LA COMUNICAZIONE SCRITTA
PARTE 1
PRINCIPI GENERALI
1LA PREPARAZIONE DELLA COMUNICAZIONE SCRITTA:
COME PENSARE, RIELABORARE, SCRIVERE
2MESSAGGI SENZA EQUIVOCI
PER INFORMARE O CONVINCERE, OCCORRE CHE UN DOCUMENTO SIA LETTO, POI CHE SIA
COMPRESO E CORRETTAMENTE INTERPRETATO, OCCORRE QUINDI CHE IL SUO MESSAGGIO
SIA RITENUTO CHIARO.
UNO DEI MEZZI PER OTTENERE QUESTO OBIETTIVO È QUELLO DI REDIGERE IL
DOCUMENTO SOTTO FORMA DI UNA SEQUENZA DI MESSAGGI.
3IL MESSAGGIO DEVE TRADURRE IL PENSIERO DELL’AUTORE
NON CONFONDERE IL SOGGETTO ……………………….. CON IL MESSAGGIO CHE NE
DELL’ANALISI ……………………….. DERIVA
A. MESSAGGI CONSTATAZIONE
EVOLUZIONE DELL’ASSENTEISMO NEL SETTORE X NEL PASSATO L’ASSENTEISMO NEL SETTORE X E’ CRESCIUTO DEL 10%
ANNUO
CONFRONTO TRA GIAPPONE E USA DEL VOLUME D’AFFARI PER LA CIFRA D’AFFARI PER ADDETTO E’ PIU’ CHE DOPPIA IN GIAPPONE RISPETTO
ADDETTO NEL SETTORE SERVIZI AGLI USA
B. MESSAGGI OPINIONE
EVOLUZIONE COMPARATA DEL NOSTRO ASSENTEISMO CON NONOSTANTE UNA FORTE CRESCITA IL NOSTRO ASSENTEISMO E’ LONTANO
QUELLO DI SETTORE DA QUELLO DI SETTORE
EVOLUZIONE DEGLI ONERI SOCIALI NEI PRINCIPALI PAESE L’AUMENTO DEI CARICHI SOCIALI E’ UN FENOMENO INEVITABILE NEI PAESI
INDUSTRIALIZZATI INDUSTRIALIZZATI
C. MESSAGGI RACCOMANDAZIONE
ANALISI DEI PUNTI DI DEBOLEZZA DELL’ORGANIZZAZIONE IL MIGLIORAMENTO DELLE PERFORMANCE DELLA NOSTRA ORGANIZZAZIONE
PASSA PER UNO SVILUP-PO SELETTIVO DEI PRODOTTI/SERVIZI ACCOMPA-
GNATO ALLA RIDUZIONE DEI COSTI INUTILI
4IL VOCABOLARIO DEVE ESSERE
SEMPLICE, PRECISO E CONCRETO
Scrivete Piuttosto che
PAROLE CORTE, SEMPLICI, USUALI TROPPO ECCESSIVAMENTE
SENSO ACCEZIONE
SALARIO EMOLUMENTO
………………… …………………
FACILITA’ DI COMPRENSIONE …………………. ………………….
PAROLE PRECISE DOMANI QUANTO PRIMA
A MILANO IN UNA GRANDE CITTA’
(INTERPRETAZIONE)
ALLE 20.30 ALLA SERA
(EVITARE LE PAROLE PASSE PARTOUT
AVERE/METTERE/DIRE …………………. ………………….
5Scrivete Piuttosto che
PAROLE CONCRETE ………… LETTERA CORRISPONDENZA
ARTICOLO COMUNICAZIONE
TELEFONATA
GRAFICO ILLUSTRAZIONE
(EVOCARE SIGNIFICATI UNIVOCI)
OPERAIO MANO D’OPERA
…………………. ………………….
…………………. ………………….
IMPLICA ESCLUDE
…….. POSITIVE E ATTIVE
MODERNO ANTICO
REALTA’ MITO
TROVARE PERDERE
…………………. ………………….
6LE FRASI EFFICACI
Più una frase è corta, più è leggibile, meglio è memorizzata dal lettore
SOPPRIMERE LE PAROLE E LE ESPRESSIONI INUTILI (è evidente che/in ogni
caso/ ….)
ELIMINARE I PLEONASMI (più formule differenti/una identificazione
esatta ………..)
ACCORCIARE LE FRASI LUNGHE (oggi - nel momento in cui questo
documento è stato redatto …)
La struttura della frase è più importante della sua lunghezza
PIU’ UN TESTO E’ DIFFICILE PIU’ LA STRUTTURA DEVE ESSERE SEMPLICE:
SOGGETTO, VERBO, COMPLEMENTO
IL MESSAGGIO ESSENZIALE DEVE TROVARSI NELLA PRIMA PARTE DELLA
FRASE CHE E’ MEGLIO MEMORIZZATA
La punteggiatura ritma le frasi e
FACILITA IL COMPITO DEL LETTORE
MANTIENE L’ATTENZIONE CONSENTENDOGLI DELLE PAUSE
EVITA FALSE INTERPRETAZIONI
7I PARAGRAFI CORTI
Le frasi devono essere riassemblate in paragrafi:
CORTI, una idea per paragrafo, un paragrafo per idea
INIZIANTI CON UNA FRASE RIASSUNTIVA, che sintetizza l’idea del paragrafo, ciò migliora la rapidità di lettura e
comprensione
APPROCCIANTI LE SOTTO-IDEE IN UN ORDINE LOGICO, la coerenza dipende dal buon funzionamento dei
principali elementi di un testo
8ESEMPIO
Io ho costruito una buona struttura per comunicare, ho
un certo numero di idee da esporre, posso dunque
cominciare a redigere il testo.
Ho un certo numero di idee da esporre e ho costruito
una buona struttura per comunicare, posso dunque
cominciare e redigere il testo.
9LO STILE DEVE ESSERE POSITIVO
Scrivete Piuttosto che
ESPLICITO E PRECISO 53% La maggioranza
Io penso che La mia analisi della situazione
(evitare le forme vaghe) Questa macchina permetterà di ridurre del Questa macchina permetterà di migliorare
20% il numero di ore necessarie al significativamente la produzione oraria delle
condizionamento operazioni di condizionamento
ATTIVO Voi riceverete i documenti prima del 7 aprile I documenti dovranno pervenirvi prima del 7
aprile
Il nuovo direttore generale ha decisio di
(volgere preferibilmente le frasi in riorganizzare la procedura ordini Una riorganizzazione della procedura ordini è
forma attiva, piuttosto che in forma ………………………………… stata intrapresa
passiva) dal nuovo direttore generale
…………………………………
10LO STILE DEVE ESSERE POSITIVO
Scrivete Piuttosto che
ADATTIVO NEI CONFRONTI DEL I miei dieci anni di esperienza nella gestione Io ho dieci anni di esperienza
DESTINATARIO dovrebbero permettermi un contributo nella gestione
positivo alla vostra attività
- conoscenze del lettore
- posizione gerarchica
* tatto
* diplomazia
11UNA STRUTTURA LOGICA E CHIARA
Redigere un documento sotto forma di messaggi senza equivoci non è sufficiente ad assicurare che il lettore sarà
convinto e memorizzerà le idee dell’autore.
La struttura del ragionamento è indispensabile per l’autore e si compone di due fasi:
Che consiste nell’analizzare, classificare, sintetizzare le idee allo scopo
di identificare l’IDEA GUIDA del ragionamento
L’autore deve sviluppare questa IDEA GUIDA, selezionando ed
articolando le sue idee nel modo più logico e convincente possibile
12LA COMUNICAZIONE SCRITTA EFFICACE:
SUGGERIMENTI
13COME PENSARE E SCRIVERE DOCUMENTI E RELAZIONI
Ricercare un metodo per la stesura di documenti di lavoro chiari
Per scrivere in modo efficace:
1. decidere cosa si vuole dire
2. redigerlo in parole chiave
Il miglior risultato si otterrà se si riuscirà a separare il processo mentale da quello
della scrittura in modo da poter completare il ragionamento prima di iniziare a
scrivere
L’ordine con cui vengono presentate le idee è di importanza fondamentale per
la chiarezza del testo proporre l’ordine giusto ossia:
creare una struttura completa, in cui si evidenziano le idee principali e la loro sequenza logica
14Bisogna saper distinguere le idee principali da quelle secondarie
IL PRINCIPIO DELLA PIRAMIDE
fa riferimento alla struttura del documento, ossia all’ordine in cui sono presentate le frasi.
Bisogna comunque darsi un metodo e scrivere nel modo suggerito:
ridurre drasticamente il tempo impiegato per comporre un testo finale
aumentare drasticamente la chiarezza
ridurre sensibilmente la lunghezza del testo
15PERCHE’ UNA STRUTTURA A PIRAMIDE’
Perché la mente organizza automaticamente le informazioni in gruppi distinti, in modo da
comprenderle più facilmente
Perché ogni gruppo di idee è più facile da comprendere se ci perviene disposto dall’alto
verso il basso, cioè in forma piramidale
Perché ogni documento scritto dovrebbe essere strutturato in modo da formare una
piramide di idee
AD ESEMPIO
Le stelle nel cielo vengono individuate per gruppi con nomi di “segni zodiacali”
Principi di associazione di idee
Uso di metodi di memorizzazione (3 - 7)
16Puoi anche leggere
