Esami a distanza con Teams e videosorveglianza con breakout rooms di Zoom - A cura dei Servizi Informatici - Unimore

Esami a distanza con Teams e
videosorveglianza con breakout rooms
               di Zoom

           A cura dei Servizi Informatici

Le Breakout Rooms di Zoom permettono di suddividere i partecipanti in ad un
meeting in sessioni separate (gruppi/stanze).

Il docente organizzatore del meeting (host) può scegliere di inserire i partecipanti
nelle Breakout Rooms automaticamente oppure manualmente e spostarli tra le
sessioni in ogni momento del meeting.

All’interno di ogni meeting si possono creare fino ad un massimo di 50 Breakout
Rooms.

La funzionalità è disponibile gratuitamente per tutto il 2020.

Il partecipante alla Breakout room può gestire autonomamente audio, video e
condivisione dello schermo.

L’host, nel momento in cui si trova all’interno di una breakout room, condivide audio,
video e schermo solo con quella room.

All’interno di Microsoft Teams è possibile installare l’integrazione con l’app
Zoom e utilizzarla per pianificare il meeting in Zoom. Per l’installazione
dell’app Zoom vedere le istruzioni nella sezione File del team “Webinar teams”

Pianificare l’evento in Teams

Per pianificare il meeting da attivare il giorno dell’esame per la videosorveglianza
accedere a Teams da ​www.office.com e poi al team predisposto per l’esame,
selezionare il canale ​Generale ​e cliccare sul simbolo della telecamera più a destra
che compare nella barra delle icone (link a Zoom)

poi scegliere ​Schedule a meeting.

Assegnare il nome all’esame e impostare ora di inizio e fine e poi salvare il meeting
con il bottone ​Save.

Tutti i partecipanti al team vedranno apparire l’evento nel ​Calendario.

A questo punto il docente puo’ verificare le opzioni avanzate dell’evento cliccando
sui 3 puntini a destra e cercando l’app ​Zoom

poi cliccando su ​My Meetings​ vedrà l’evento e potrà modificare le opzioni cliccando
sui 3 puntini a destra e poi ​Edit

nella finestra che si apre occorre aprire le opzioni avanzate (​Advanced options​) e
in particolare abilitare la sala d’attesa

Alcune di queste opzioni sono comunque modificabili anche durante il meeting
cliccando sull’icona ​Sicurezza ​che si trova nella barra dei comandi in basso.

Per utilizzare le breakout rooms è necessario attivare la prima volta l’utilizzo delle
breakout room dalle impostazioni avanzate del proprio profilo nell’applicazione
Zoom ​raggiungibile su ​zoom.us

Abilitare le breakout rooms in Zoom

L’operazione deve essere fatta ​solo la prima volta.

Accedere a Zoom da ​zoom.us

Cliccare su ​Sign in with Google​ per autenticarsi con le credenziali Unimore, nella
finestra di autenticazione di Google inserire ​username@unimore.it​ poi si verrà
rimandati alla finestra di autenticazione SSO di Unimore

Per attivare l’uso delle breakout cliccare su ​Settings

e poi ​In Meeting (Advanced)

Abilitare il flag di Breakout Room e poi “​Allow hosts​ …” per permettere agli host di
pre-assegnare i partecipanti alla breakout room​. ​Salvare le impostazioni con il
bottone ​Save.

Gestire le breakout rooms in un meeting

Il giorno dell’esame accedere al meeting dal Calendario di Teams e scegliere di
avviare l’​App Zoom Desktop​ (non scegliere l’accesso via web), l’app consente di
visualizzare gli studenti in griglia mediante la ​Gallery View

Gli studenti accederanno anche loro direttamente dal link nel Calendario con l’app
Zoom o via web seguendo il link indicato e facendo il login con le credenziali

Unimore mediante Sign in with Google, nella finestra di autenticazione di Google
inseriranno ​numero@studenti.unimore.it e verranno rimandati alla finestra di
autenticazione SSO di Unimore

Il docente, nella finestra del meeting, cliccando su ​Manage Participants potrà
vedere gli studenti in attesa e ammetterli al meeting.

Il docente, cliccando sull’icona ​Breakout Rooms in basso a destra potrà definire
quante rooms attivare in base al numero di partecipanti e se la distribuzione nelle
varie rooms dovrà essere automatica oppure sarà fatta manualmente

La distribuzione manuale viene fatta tramite il bottone ​Assign ​che comparirà di
fianco ad ogni stanza e che aprirà la lista dei partecipanti al meeting

E’ possibile rinominare o cancellare una stanza cliccando di fianco alla stanza o
aggiungere una nuova stanza dalla barra in basso dell’elenco delle stanze create.

Quando si è pronti per suddividere gli studenti aprire tutte le stanze con il bottone a
destra ​Open All Rooms

Lo studente riceverà un avviso pop-up che lo invita ad accedere alla breakout room
a cui è stato assegnato.

Una volta aperte le stanze sarà possibile mandare un messaggio a tutti gli studenti
(indipendentemente dalla stanza in cui sono) cliccando su ​Broadcast a message to
all, ​scrivendo il testo del messaggio e poi cliccando ​Broadcast ​per distribuirlo a tutti,
ad esempio

Gli studenti riceveranno un banner con il messaggio.

In qualsiasi momento della sessione, lo studente può cliccare sull’icona di aiuto per
comunicare con il docente

e mandare l’invito all’host (cioè il docente che sta organizzando il meeting)

Il docente riceverà un banner di avviso e potrà comunicare con lo studente cliccando
su ​Join Breakout Room ​in modo da dare entrare nella stanza dello studente.

Il docente si troverà quindi nella stessa stanza dello studente e lo studente potrà
comunicare in chat privata con il docente (host) cliccando su Chat