Ottimizzazione dei processi di acquisto in Lavazza grazie a un ambiente applicativo integrato con Microsoft Office
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MICROSOFT
PRODUTTIVITÀ E MISURAZIONE DELLE PERFORMANCE
ENTERPRISE CLUB
Disponibile anche sul sito: www.microsoft.com/italy/eclub/
Ottimizzazione dei processi
di acquisto in Lavazza grazie
a un ambiente applicativo
integrato con Microsoft Office
Progetto realizzato da Lario EngineeringPRODUTTIVITÀ E MISURAZIONE DELLE PERFORMANCE
INDICE
Aggiornato ad Aprile 2006
Lo scenario 3
La soluzione 3
Il caso Lavazza 4
Le esigenze 4
MICROSOFT La soluzione 4
ENTERPRISE CLUB
I benefici 5
Il partner 6Lavazza aveva già adottato uno strumento Web collaborativo per la telematica. Il sistema si indirizza ai responsabili economato, ai responsa-
gestione dei propri approvvigionamenti indiretti. Per aumentare bili provveditorato e più in generale a chiunque si occupi di acquisti in un
ulteriormente l’efficienza del personale dell’ufficio acquisti, la facilità ente pubblico o in un’impresa privata. Link Acquisti consente di dialoga-
d’uso del sistema e il livello di fidelizzazione dei propri fornitori, sta re con i propri fornitori in maniera elettronica, consentendo loro di inte-
gradualmente implementando, con la collaborazione di Itradeplace ragire con l’azienda che acquista attraverso procedure di richiesta di pre-
e Lario Engineering, una serie di funzionalità che sfruttano l’integra- ventivo strutturate oppure procedure di negoziazione dinamica (le aste
zione con i componenti di Microsoft® Office System, utilizzati come on line, in cui i fornitori sono messi in gara).
client di front end in diversi contesti funzionali. In pratica la soluzio- Si tratta di una soluzione applicativa progettata per supportare le azien-
ne già utilizzata correntemente viene integrata con le applicazioni di de in ogni fase del processo di gestione di una gara telematica: gestione
produttività individuale che gli utenti utilizzano abitualmente, otti- albo fornitori, costruzione della richiesta d’ordine, pubblicazione, abilita-
mizzando così ulteriormente i processi di acquisto. zione dei fornitori, raccolta e normalizzazione delle offerte, gestione del
processo di aggiudicazione, pubblicazione dei risultati.
Link Acquisti garantisce al buyer tutti i benefici derivanti dall’adozione di
un sistema elettronico e collaborativo per le esigenze di approvvigiona-
LO SCENARIO mento aziendale, a cominciare dal supporto per la gestione operativa di
una gara: costruzione dell’albo fornitori, riduzione delle possibilità di
I processi di approvvigionamento sono diventati più complessi e devono errori e ricorsi, riuso del capitolato, con conseguente capitalizzazione
tener conto di un mercato dell’offerta sempre più globale, con prodotti delle competenze dell’ente, automazione dei processi di comunicazione
che si rinnovano rapidamente, normative in continua evoluzione, spazi e tra azienda e fornitori, redazione automatica dei rapporti di gara.
tempi di distribuzione che si restringono, prezzi da controllare costante-
mente, tempo delle risorse umane da ottimizzare. Architettura
Attraverso le trattative on line un’azienda può ridurre di oltre il 60% i
tempi medi di organizzazione e gestione di negoziazioni complesse. Dal punto di vista tecnologico, Link Acquisti è basato su Microsoft
Inoltre i meccanismi di negoziazione elettronica, sollecitando la competi- Windows ServerTM 2003, mentre la parte che gestisce le transazioni è stata
zione diretta e trasparente fra più fornitori opportunamente selezionati e interamente realizzata in architettura Microsoft .NET. La componente di
qualificati, garantiscono il raggiungimento delle migliori condizioni com- integrazione con i sistemi ERP o di scambio dati con entità esterne è affi-
plessive d’acquisto con risparmi spesso molto significativi. data a file XML o nel caso di configurazioni più complesse a Microsoft
I sistemi di e-procurement sono portali Web per il commercio elettronico BizTalk® Server.
B2B. Permettono di automatizzare e rendere più semplice, efficace, reat-
tivo e trasparente il sistema degli acquisti delle imprese e quindi permet-
tono significativi miglioramenti e ottimizzazioni in termini di costi diretti
e indiretti. Consentono infatti l’automatizzazione di molte procedure e
permettono di confrontare in maniera trasparente e secondo criteri con-
divisi prezzi e tariffe offerte dai diversi fornitori iscritti al sistema.
Trattandosi di portali Web, tuttavia, questi sistemi possono presentare
problemi di integrazione dal punto di vista degli utenti degli uffici acqui-
sti, che devono coordinare le attività effettuate con i consueti strumenti di
produttività individuale e quelle effettuate sull’interfaccia Web del porta-
le.
LA SOLUZIONE
Link Acquisti
Pensato per supportare la Pubblica Amministrazione e le imprese private
in ogni momento del processo di gestione di gare e aste on line, Link
Acquisti è la piattaforma software sviluppata da Lario Engineering e
Itradeplace, in grado di gestire le diverse fasi di gare e aste: dalla pubbli-
cazione in rete del bando di gara all’abilitazione dei fornitori, dalla raccol-
ta delle offerte alla loro valutazione automatica, dalla creazione del ver-
bale alla pubblicazione on line dei risultati. Link Acquisti integra in un
unico ambiente applicativo tutte le caratteristiche fondamentali necessa-
rie per il corretto svolgimento del processo di differenti tipologie di gara
3IL CASO LAVAZZA LA SOLUZIONE
Portare l’aroma e la qualità dell’espresso italiano Una versione più Smart: più autonomia per i fornitori
nel mondo
La nuova versione di Link Acquisti non è solo una procedura per l’acqui-
Lavazza è un’azienda che punta all’eccellenza e all’innovazione, traendo sizione dei dati attraverso un’interfaccia Web, ma è una soluzione di e-
forza da un’esperienza che si è consolidata in più di un secolo di attività. procurement che integra, grazie alla piattaforma Office System i processi
Oggi Lavazza è riconosciuta nel mondo come il simbolo dell’espresso ita- di collaboration all’interno delle varie organizzazioni coinvolte.
liano e dell’italianità. Insieme all’espresso, Lavazza propone una gamma “In una configurazione applicativa Web ‘classica’, un fornitore che utilizza
completa di prodotti in grado di soddisfare tutte le sfumature di gusto, le le funzionalità di request for quotation, collegandosi al portale e veden-
modalità di consumo e i modi di preparazione del caffè. All’interno del do di essere stato invitato a una gara, si trova a dover compilare, dei
gruppo Lavazza lavorano oltre 1900 persone, per un fatturato complessi- moduli molto complessi”, riferisce Alberto Romano, di Lario Engineering.
vo, relativo all’anno 2004, di 803 milioni di euro ed è presente in oltre 80 “Ai singoli campi sono associati dei pesi che, in base alla risposta del for-
paesi di tutto il mondo, sia attraverso consociate dirette sia attraverso una nitore, permettono all’ufficio acquisti Lavazza di determinare chi ha es-
rete capillare di distributori. presso l’offerta migliore.
Il processo è automatizzato, se non per la valutazione degli aspetti più
soggettivi. Tuttavia, il fatto di dover mettere sul portale una quota rilevan-
LE ESIGENZE te di logica applicativa e di obbligare il fornitore a rimanere collegato al
portale per molto tempo per inserire una serie di informazioni tecnico-
Un maggior livello di integrazione con gli strumenti economiche e di listino ci ha fatto intravedere la strada per migliorare l’e-
di lavoro abituali sperienza d’uso del sistema, puntando sull’utilizzo delle normali applica-
zioni di produttività individuale di Microsoft Office”.
L’ufficio acquisti di Lavazza non disponeva di sistemi informatici specifi- Uno degli elementi cardine della piattaforma Office System è Microsoft
camente dedicati alle attività di negoziazione: il personale utilizzava Office InfoPathTM che consente la creazione e la gestione delle form pre-
telefono, fax e posta elettronica, oltre ai sistemi di produttività individua- senti sul portale.
le di Microsoft Office. In pratica il sistema è stato modificato per generare, in corrispondenza di
Per la gestione degli acquisti di materiale indiretto, Lavazza ha installato ogni maschera accessibile on line in relazione alle diverse gare attivate,
nel maggio 2004 Link Acquisti. Il software è oggi utilizzato regolarmente un equivalente documento di InfoPath, che può essere tranquillamente
da una decina di acquisitori, che gestiscono trattative interagendo con compilato off line per essere poi successivamente inviato via Internet e
circa 240 fornitori registrati, di cui circa 260 relativi ai materiali (fornitori caricato automaticamente nel sistema di e-procurement mediante un
di beni) e circa 250 ai servizi. Il portale di e-procurement Lavazza, realiz- Web service appositamente sviluppato. Chi compila il modulo di InfoPath,
zato con Link Acquisti, è raggiungibile direttamente dal sito www.lavazza.it, oltre al vantaggio di poter lavorare off line, dispone, per esempio, anche
selezionando il link Area Fornitori. di tutti gli strumenti che normalmente utilizza, come i propri listini su
La versione di Link Acquisti installata presso Lavazza consentiva una foglio elettronico.
gestione autonoma dell’ufficio acquisti nell’istruzione e gestione di pro-
cedure di negoziazione, ma l’interfaccia Web, pur ovviando a molte delle Un verbale che interroga un database
esigenze del personale utente, non era sufficientemente integrata con le
applicazioni di produttività individuale e richiedeva la duplicazione di Se l’automatizzazione dei moduli è una funzionalità indirizzata prevalen-
alcune attività di inserimento dati. temente ai fornitori, Lario Engineering e Itadeplace hanno sfruttato i
componenti di Office anche per abilitare funzionalità che vanno a bene-
ficio del personale dell’ufficio acquisti di Lavazza. Una di queste è la com-
pilazione del verbale della commissione valutatrice a seguito della chiu-
sura di una gara. La redazione della reportistica di gara è sempre stata
una fase del processo difficile da automatizzare, considerando l’impossi-
bilità di predeterminare il numero e la composizione dei campi necessa-
ri. In una logica di integrazione con Office, invece, si parte semplicemen-
te da un documento Word che attraverso l’accesso ai dati della gara può
essere compilato dalla commissione utilizzando le informazioni residenti
nel database e componendo le informazioni numeriche e anagrafiche e
quelle relative ai risultati della gara in modo del tutto flessibile, semplice-
mente sfruttando alcuni automatismi di formattazione preimpostati.
4Le anagrafiche direttamente in Outlook I BENEFICI
“Mentre le funzionalità di automatizzazione delle form riguardano preva- Tornare a Office significa più efficienza
lentemente i fornitori, abbiamo lavorato anche per migliorare l’operatività
degli addetti all’ufficio acquisti, che hanno sempre la preoccupazione di Venendo da una gestione tradizionale degli acquisti, il personale di
tenere sotto controllo i diversi passi delle procedure di gara e i relativi Lavazza ha sperimentato dapprima una modalità di lavoro interamente
adempimenti”, spiega Sergio Perego, Direttore Generale di Lario Engi- Web sul portale per la gestione dei processi di negoziazione. Nel breve
neering. “Con questa nuova versione di Link Acquisti il personale può termine trarrà profitto dall’ultima release del prodotto, che si contraddi-
lavorare con maggiore tranquillità utilizzando gli strumenti a cui è abi- stingue per un livello ancora maggiore di integrazione con l’infrastruttu-
tuato”. Un elemento interessante in questo senso è l’integrazione in ra Microsoft, e in particolare con Microsoft Office System, utilizzato come
Microsoft Office Outlook® delle anagrafiche del portale e del calendario piattaforma per sviluppare nuove componenti.
della gare e dei relativi adempimenti. Tutto il personale coinvolto in una L’aggiornamento alla nuova versione integrata con Office System intro-
richiesta per una fornitura acquisisce in tal modo un elevato livello di con- durrà maggiore efficienza derivante da un’automazione delle attività di
trollo sulla pianificazione e l’organizzazione delle attività, utilizzando uno gestione, molte delle quali possono essere effettuate direttamente all’in-
strumento ben conosciuto, come il software di posta elettronica, che di- terno delle applicazioni di Office, senza alcuna necessità di formazione
venta client, o meglio smart client dell’applicazione di e-procurement, agli utenti.
sempre meno “visibile” a vantaggio di una pluralità di interfacce applica- “Così come Microsoft Office è lo strumento di produttività individuale
tive di front end. degli information worker, Link Acquisti diventa il tool principale per gli
addetti all’uffici acquisti, uno strumento che ne qualifica le competenze di
Una mappatura in continua evoluzione negoziazione automatizzando gli aspetti più operativi”, sintetizza Alberto
Romano. “In una prima fase il personale gestiva le gare manualmente e
Il progetto realizzato da Lario Engineering e Itradeplace in Lavazza ha utilizzando le applicazioni di Office in maniera non integrata, per produr-
quindi la caratteristica di integrare un’applicazione Web di e-procurement re documentazione cartacea. L’implementazione di Link Acquisti ha intro-
con una serie di applicazioni di Office System: InfoPath per la gestione dei dotto aspetti di automatizzazione e collaborazione notevoli, costringendo
moduli di gara, Outlook (e quindi Microsoft Exchange Server) per quanto però il personale a lavorare molto di più sull’applicazione Web. Con la
riguarda anagrafiche, calendario e attività, Excel, per confrontare in ma- nuova versione del sistema il processo farà un ulteriore passo in avanti,
niera sinottica le diverse offerte dei fornitori. Il sistema è ancora in fase di coinvolgendo i consueti tool di produttività individuale di Microsoft Office
rilascio e molte altre sono le funzionalità che saranno implementate a all’interno dell’applicazione, che però continua a gestire il processo otti-
regime secondo questa strategia applicativa, che prevede l’integrazione mizzandolo. In sintesi per noi si è trattato di connettere l’intelligenza di
con Office System di tutti gli aspetti del processo che possono essere resi processo che abbiamo sviluppato e via via perfezionato allo smart client
più snelli ed efficaci secondo una mappatura in continua evoluzione. di Office che di volta in volta si prestava maggiormente alla funzionalità
“La soluzione che abbiamo realizzato si basa sul processo che già era richiesta”.
stato disegnato nelle precedenti versioni dell’applicazione, ma lo mappa
sui diversi smart client da adottare secondo un modello di ottimizzazione L’integrazione con Office ha facilitato
funzionale”, precisa Sergio Perego. anche lo sviluppo
L’integrazione con Office System ha modificato anche le modalità di lavo-
ro di Lario Engineering per quanto riguarda lo sviluppo software.
“Non abbiamo avuto problemi né difficoltà a usare questa tecnologia”,
precisa Perego. “L’integrazione di Visual Studio® 2005 e la possibilità di
usare direttamente le chiamate ai componenti di Office System ci ha aiu-
tato a predisporre in tempi brevi un prototipo molto vicino al prodotto
finale.
Per noi è cambiata però la modalità di sviluppo, nel senso che la tradizio-
nale applicazione con un front end e un back end si “disintegra” per dia-
logare con i diversi smart client coinvolti e con i diversi sistemi server che
la piattaforma Office System mette a disposizione.
Non si tratta più, come in precedenza, di componenti realizzati da noi, ma
di prodotti di mercato completi, da configurare o da integrare, senza che
sia necessario scrivere codice.
Oggi ci basiamo su una piattaforma completa e strutturata, che si evolve
nel tempo, e il sistema è stato sviluppato da noi per seguire questa evo-
luzione senza traumi”.
5Inutile dire che, in qualità di partner Microsoft, Lario Engineering ha una
visibilità privilegiata sulla roadmap evolutiva dei prodotti Microsoft e sono
allo studio componenti che saranno in grado di sfruttare le nuove carat-
teristiche contenute nella nuova versione di Office, come il nuovo moto-
re di workflow previsto dalla Windows Workflow Foundation.
“Possiamo lavorare con una piattaforma abilitante e dinamica, che si evol-
ve alla luce delle nuove richieste che nascono da parte del cliente.
È un grande vantaggio per si occupa di sviluppo applicativo, perché dà la
possibilità di concentrarsi sull’ottimizzazione dei processi e sulla loro
mappatura, con la sicurezza che l’infrastruttura di base e di front end si
evolve automaticamente, un’evoluzione che il cliente percepisce sul suo
front end”, conclude Perego.
IL PARTNER
Specializzati nell’e-procurement
Lario Engineering S.p.A., Microsoft Certified Partner, è una società di
Information Technology che opera nel mondo Enterprise e della Pubblica
Amministrazione; è presente sul mercato dal 1996 e dal 2006 fa parte del
Gruppo Brave.
Le soluzioni che Lario propone sono rivolte ad aumentare la produttività
individuale, a migliorare il lavoro di team, e ad “orchestrare” al meglio le
informazioni aziendali al fine di costruire l’efficacia del business.
Lario Engineering si propone al mercato realizzando progetti e soluzioni
nelle seguenti aree di eccellenza:
• Infrastutture
Progetti di System Integration, Networking e Sicurezza; Lario vanta si-
gnificative esperienze nella migrazione a sistemi di posta elettronica
Exchange e Active Directory®.
• Applicazioni per il business
Progetti di reingegnerizzazione dei processi di Business, che sfruttano
le potenzialità della suite dei prodotti Microsoft, integrate con sviluppi
personalizzati, per realizzare soluzioni al servizio dell’Information Wor-
ker.
• Il Processo degli Acquisti on line
Lario Engineering si è strutturata per offrire ai clienti completo suppor-
to all’e-procurement:
- Servizi di gare, aste on line e catalogo pre-negoziato
- Prodotti specifici acquistabili o noleggiabili in ASP: Link Acquisti,
EPIX e MercatoPA
- Formazione e consulenza sul processo di acquisto on line
- Supporto tecnico e consulenziale
Lario Engineering da diversi anni collabora con Itradeplace (ITP), società
del gruppo ASM di Brescia, che fornisce alle imprese soluzioni e servizi
per l’ottimizzazione delle diverse fasi dei processi d’acquisto.
Nel caso di Lavazza, ITP ha assunto una funzione di consulenza nei con-
fronti del cliente, mentre a Lario sono stati demandati gli aspetti tecnolo-
gici relativi allo sviluppo della soluzione.
Per maggiori informazioni su Lario Engineering, consultare il sito Internet:
www.lario.com
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