LA GESTIONE DEL PATRIMONIO IMMOBILIARE - ideaRE S.p.A.
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LA GESTIONE DEL PATRIMONIO IMMOBILIARE
IDEA REAL ESTATE – PROFILO AZIENDALE
Idea Real Estate possiede
Un team di professionisti,
un’esperienza più che
costituito da personale
ventennale nell’ambito di OLTRE 200 PROGETTI altamente qualificato nei
sistemi informativi IMPLEMENTATI IN differenti ambiti di
complessi per la gestione di OPERA PREVALENTEMENTE AUTONOMIA gestione, con un profondo
patrimoni immobiliari ed è A ROMA E MILANO CON OLTRE 100 PROGETTI IN livello di specializzazione, in
specializzata nella CIRCA 50 RISORSE, IN MANUTENZIONE ATTIVA grado di offrire processi ad
realizzazione di moduli LARGA MAGGIORANZA
• PIU’ DI 5000 alto valore aggiunto per
applicativi per il property e DIPENDENTI
UTILIZZATORI banche, fondi, società
facility management e ogni
operanti nel settore
servizio relativo alla • OLTRE 1.000.000 DI
dell’edilizia residenziale
gestione integrata del UNITA’ IMMOBILIARI
pubblica e retail.
patrimonio. GESTITE
CLIENTI PRINCIPALI
Gestori di Real Estate
Regione autonoma
Friuli Venezia Giulia
Pubblica
Edilizia Residenziale
Amministrazione
Pubblica
Locale e Università
CLIENTI PRINCIPALI
Società di Servizi
Gestione del Finanziari
Risparmio
Enti
Enti
Previdenziali Retail Religiosi
Fondi Pensione
LA PIATTAFORMA
REFTREE è una piattaforma informatica innovativa che consente la gestione integrata di tutti i
processi collegati alla gestione di un immobile.
Grazie ad una base dati dinamica, condivisa tra gli utenti e costantemente arricchita, consente una
lettura in tempo reale di tutte le informazioni relative al patrimonio immobiliare. Con l’accesso al
OPEN mondo REFTREE, si diventa parte di una vera e propria community del Real Estate in cui ciascuno
INFORMATION può apportare il proprio contributo di conoscenza, trasformando il modello del semplice sistema
informativo nella condivisione di concetti e informazioni in un ambiente di collaborazione digitale
che agevola un costante arricchimento della base dati e delle proprie capacità.
Fruibile sia da mobile che da desktop grazie ad una tecnologia basata su HTML5, REFTREE è la
soluzione ottimale per una visione completa del proprio portafoglio e dei reali livelli di performance.
OPEN L’utilizzo di piattaforme online con il look-and-feel delle soluzioni desktop native, rende la
TECHNOLOGY piattaforma accessibile da diversi dispositivi, integrando multimedialità (video, grafici, sistemi di
geolocalizzazione e data storage) e allo stesso tempo, garantendo la possibilità di operare anche
online.
OBIETTIVI DELLA SOLUZIONE
L’obiettivo primario è quello di aumentare la redditività dell’immobile attraverso tutte le
attività che si possono pianificare nel suo ciclo di vita.
CONOSCENZA DEL PATRIMONIO
• normalizzazione informazioni del database di conoscenza
A • approfondimento dati censimento amministrativo e
tecnico
QUALITÀ DELL’IMMOBILE
PROMOZIONE MANTENIMENTO T
• integrazione tra dati grafici e alfanumerici
T
R
CONDIVISIONE DELE INFORMAZIONI
A • coinvolgimento di tutti gli attori
V • utilizzo di strumenti tecnologici avanzati con l’utilizzo di
E servizi integrati e di una data room virtuale
R • accesso ad una serie significativa di dati (attuali e storici)
S
INVESTIMENTO RICONDIZIONAMENTO
O INDIVIDUAZIONE DI NUOVE OPPORTUNITA’
• integrazione database gestionali e di valutazione
• utilizzo dei big data
REDDITIVITÀ DELL’IMMOBILE
CARATTERISTICHE DELLA SOLUZIONE
INTEGRAZIONE PERSONALIZZAZIONE CONDIVISIONE
E’ dotata di un sistema di E’ completamente modulabile e Tramite l’apporto di tutti gli
workflow integrato con tutti i personalizzabile, così da potersi utilizzatori, costruisce un
moduli applicativi. E’ possibile adattare a scenari operativi database di conoscenza che
assegnare attività, monitorarle e differenti e diversi portafogli specifica le modalità per il
verificarne lo stato tramite una immobiliari da gestire. Ciascun censimento degli oggetti
apposita area della dashboard. utente inoltre ha la possibilità di immobiliari ed i processi relativi
Offre la possibilità di personalizzare la propria alla loro gestione che si integrano
parametrizzare alert automatici dashboard e di associare al perfettamente con il sistema.
all’accadere di un dato evento propria email a qualunque
(scadenze, reminder etc..) business object del sistema.
OVERVIEW DEI MODULI
Il sistema REF è articolato funzionalmente in tre layer applicativi: Asset, Property e Facility. I layer applicativi sono
costituiti da più moduli funzionali, ognuno dei quali implementa specifiche attività e processi, condividendo un’unica base
dati: il DB UNICO REF, e un unico modulo di monitoraggio e reporting: il DASHBOARDING HUB.
ASSET PROPERTY
INVENTARIO IMMOBILIARE
PIANIFICAZIONE CICLO ATTIVO CICLO PASSIVO FISCALITÀ
GESTIONE
CATASTO SPAZI INVESTIMENTI E
DOCUMENTALE
DISINVESTIMENTI
BIM CONDOMINI
DASHBOARDING HUB DB UNICO REF TREE
FACILITY
INVENTARIO IMPIANTI
INTEGRAZIONE
MANUTENZIONE
IOT
ENERGY MANAGEMENT
ASSET
INVENTARIO IMMOBILIARE
PIANIFICAZIONE
AREA ASSET CATASTO
GESTIONE
DOCUMENTALE
SPAZI INVESTIMENTI E
DISINVESTIMENTI
BIM
Attività e processi per garantire l’univocità e la completezza delle informazioni relative al patrimonio immobiliare nonché alla
valorizzazione dello stesso attraverso azioni di pianificazione di investimenti e disinvestimenti.
INVENTARIO Gestione di tutte le informazioni significative del patrimonio immobiliare e per la integrazione nativa
IMMOBILIARE dell’immobile con cartografia, planimetrie e modelli Bim. Due diligence. Alimentazione MEF.
CATASTO Governo dei dati catastali anche attraverso l’integrazione con i sistemi informativi cliente. Integrazione
SISTER. Integrazione OMI.
GESTIONE Gestione dematerializzata e la conservazione di tutti i documenti di riferimento del patrimonio
DOCUMENTALE immobiliare. Virtual data room. Monitoraggio documenti (scadenziari e obblighi).
Building Information Modeling per la gestione del processo integrato di condivisione delle informazioni
BIM sugli immobili. Aggiornamento sincronizzato. Integrazione metadati con BMS e sensori.
Gestione della visualizzazione grafica (es: planimetrie) e dell’utilizzo dei dati associati agli spazi presenti
SPAZI negli immobili, il sistema è in grado di gestire i seguenti formati file: .dwg, .dxf, .rvt, .pln, .pla, .edf e .ifc
INVESTIMENTI E DISINVESTIMENTI: gestione delle informazioni necessarie al governo strategico degli
PIANIFICAZIONE asset immobiliari. Gestione e monitoraggio del livello di redditività.
ASSET
INVENTARIO IMMOBILIARE
PIANIFICAZIONE
AREA ASSET CATASTO
GESTIONE
DOCUMENTALE
SPAZI INVESTIMENTI E
DISINVESTIMENTI
BIM
Configurazione dell’immobile Funzioni di supporto Automatismi di raccolta dei dati
• definizione delle tipologie di oggetti • caricamento manuale o massivo tramite • tramite procedure specifiche di
immobiliari e impianti e degli attributi fogli excel predefiniti importazione ed esportazione delle
specifici per ciascuna tipologia informazioni relative agli asset, in
• definizione delle aree di visibilità per gruppi • caricamento dei dati direttamente da presenza di conferimenti a fondi
di utenti con configurazione della gerarchia e planimetrie DWG immobiliari
gli attributi specifici che devono essere
governati (logica di raggruppamento flessibile • caricamento dei dati da formato IFC (BIM) • gestione in autonomia del recupero e/o
a scelta del committente) l’inserimento dei dati utili dal/nel DB
• i valori possono essere acquisiti da unico di REF e per organizzarli ed
Informazioni significative per il censimento planimetria CAD (file DWG) inserendo le esportarli/importarli secondo tracciati
informazioni nei blocchi di interesse e record specifici già utilizzati con successo
oggetti immobiliari, dati catastali, atti immobili creando l’associazione con i locali, e’ presso altri clienti per lo scambio di
(acquisizione e vendite), impianti e possibile l’importazione automatica dai informazioni con molteplici SGR Italiane
apparecchiature, beni mobili, attributi specifici modelli Bim (es: INVIMIT)
per ciascun oggetto immobiliare (valori,
caratteristiche, superfici, feature, etc.); • per l’acquisizione e la dismissione degli
definizione dei criteri di riparto, definizione delle immobili
tabelle millesimali e loro storicizzazione nel
tempo con l’attribuzione dei valori millesimali
agli oggetti immobiliariASSET
INVENTARIO IMMOBILIARE
PIANIFICAZIONE
AREA ASSET CATASTO
GESTIONE
DOCUMENTALE
SPAZI INVESTIMENTI E
DISINVESTIMENTI
BIM
Due diligence immobiliare
Funzionalità come flussi di caricamento e workflow approvativi atte a governare il processo e lo scambio di dati per la due diligence di uno o più
asset, con l’interazione tra il committente e gli assuntori
• E’ possibile parametrizzare la tipologia di informazioni da acquisire dai fornitori esterni in relazione al livello di dettaglio della due diligence
• E’ possibile personalizzare i workflow di lavorazione delle informazioni raccolte
• Funzionalità per l'alimentazione della base dati del MEF
Funzionalità
• controllo sulle informazioni da trasferire con indicazioni delle attività da effettuare (integrazione di informazioni, correzioni, etc.) e la verifica
delle differenze con le informazioni precedentemente trasferite
• validazione delle informazioni da trasferire: il sistema "congela" le informazioni da trasferire al MEF così che le informazioni passate coincidano
con quelle verificate ed aggiornate utilizzando la funzionalità di cui al punto 1
• produzione file csv per invio MEF
• storicizzazione delle informazioni trasferite.ASSET
INVENTARIO IMMOBILIARE
PIANIFICAZIONE
AREA ASSET CATASTO
GESTIONE
DOCUMENTALE
SPAZI INVESTIMENTI E
DISINVESTIMENTI
BIM
Gestione dei dati catastali Gestione dei documenti associati al patrimonio immobiliare
• dati di conservatoria (dichiarazione, variazione, • Configurazione e parametrizzazione del processo di gestione dei documenti con
annotazione, trascrizione, registrazione); definizione delle classi e delle tipologie; definizione degli attributi specifici per ciascuna
pertinenze e graffati; accorpamenti; tipologia; definizione dei parametri per il monitoraggio dei documenti (obbligatorietà, gg
frazionamenti; variazioni di preavviso, etc); definizione degli status di un documento; definizione dei fascicoli
immobiliari; definizione utenti ed asset per virtual data room; associazione tra tipologia
• integrazione con SISTer (banca dati catastale e di documento e oggetto di business (asset, contratto, ticket, etc)
ipotecaria dell’Agenzia delle Entrate) per la • Gestione operativa delle attività di caricamento e conservazione dei documenti per
verifica automatizzata dei dati catastali, secondo classe e per tipologia; caricamento massivo tramite fogli excel predefiniti e disponibilità
un processo in 3 step: sito FTP per i file, estrazione singola e massiva dei documenti con elaborazione di una
tabella riepilogativa in formato excel; compilazione ed estrazione fascicolo immobiliare,
1. Sincronizzazione massiva dei dati catastali estrazioni, elenchi e gallerie immagini per visualizzare la documentazione
attuali
2. Visura di dettaglio per elenco subalterni • Gestione virtual data room per soggetti esterni, alert per nuova documentazione
disponibile su dataroom attive, reportistica su accessi e consultazione documentazione,
3. Estrazione planimetrie ed estratti di
App mobile disponibilie nativamente sul sistema REF per la visualizzazione dei
mappa ed elaborati planimetrici per
documenti su dispositivi mobili (tablet, smartphone)
elenco subalterni
• Gestione del Monitoraggio dei documenti con scadenzario e servizi di notifica
• integrazione con il DB OMI (Osservatorio del automatica delle scadenze via e-mail/sms, monitoraggio documenti obbligatori
Mercato Immobiliare), ovvero la banca dati mancanti, monitoraggio documenti per status, monitoraggio e raggruppamento
dell'Agenzia delle Entrate sulle quotazioni dei documenti per classe e tipologia
valori immobiliare e delle locazioni sull'intero
• Utilities standard per la consultazione dei documenti tramite app mobile
territorio nazionale.ASSET
INVENTARIO IMMOBILIARE
PIANIFICAZIONE
AREA ASSET CATASTO
GESTIONE
DOCUMENTALE
SPAZI INVESTIMENTI E
DISINVESTIMENTI
BIM
Gestione e visualizzazione spazi
• dati di tipo grafico degli immobili sia per superfici coperte sia scoperte (es: planimetrie), arricchiti con ulteriori informazioni presenti nella base
dati di REF
• visualizzare e gestire le planimetrie e gli asset tramite un qualsiasi browser o tramite mobile senza alcun componente aggiuntivo
• importare in base dati le informazioni inventariali e dimensionali, a partire da elaborati grafici in formato DWG redatti secondo un tracciato da
definire
• evidenziare direttamente sul grafico la posizione e la tipologia degli elementi di interesse nello spazio (es: occupanti con i rispettivi nominativi,
estintore, elemento di arredo, dotazioni impiantistiche, suppellettili e verde, corpi illuminanti, etc
• visualizzare contestualmente al disegno le informazioni provenienti dalla banca dati del gestionale, come lo stato manutentivo dell’elemento, la
data relativa all’ultima manutenzione, il recapito telefonico del locatario, i diversi centri di costo, le occupazioni, ecc.
• definire tematismi personalizzati, come ad esempio lo stato occupazionale, spazi con ticket aperti, occupazioni per centro di costo
• gestire l’utilizzo degli spazi, assegnando i centri di costo, simulando gli spostamenti del personale coerentemente con i dati e le regole HR, le
postazioni e le dotazioni di lavoro
• determinare in automatico le informazioni specifiche sulle superfici, direttamente dai file DWG: aree nette, lorde, esterne, GLA (Gloss Lease
Area), e calpestabiliASSET
INVENTARIO IMMOBILIARE
AREA ASSET CATASTO
GESTIONE
DOCUMENTALE
SPAZI
PIANIFICAZIONE
INVESTIMENTI E
DISINVESTIMENTI
BIM
BIM
• creazione di anagrafiche in modalità BIM per l’integrazione diretta a livello internazionale tra sistemi BIM (Building Information Modelling),
IWMS (Integrated Workplace Management System) e BMS (Building Management System) attraverso lo standard internazionale IFC (Industry
Foundation Classes)
• aggiornamento sincronizzato delle planimetrie e dei dati dei modelli registrati nel database, integrati all’interno dell’ACdat, grazie all’integrazione
nativa di REF con AutoCAD & Revit, che consente un collegamento tra planimetrie, modelli 3D e dati alfanumerici
• visualizzazione dei modelli BIM e disegni AutoCAD con sovrapposizione contemporanea di più modelli (federazione) di modelli BIM dell’asset (ad
esempio modello architettonico, modello strutturale, modello impiantistico, etc.)
• integrazione dei metadati e degli elementi all’interno dei modelli BIM con sottosistemi BMS o sensori, con la possibilità di riportare sullo stesso
misure puntualizzate in tempo reale, programmare soglie di warning e logiche di feedback ai sistemi di automazione
• gestione documentale legata alle commesse ed agli asset riferita ai modelli IFC, secondo le norme BIM in materia di Common Data Environment,
con modellazione di dettaglio dei workflow automatici di collaborazione e avanzamento e configurazione di dettaglio delle autorizzazioni di
visualizzazione
• integrazione con il sistema di ticketing degli elementi presenti all’interno dei modelli BIM per la gestione dei processi e dati di manutenzione
(programmata e a guasto), gestita e riferita ai modelli BIM dell’asset, con possibilità di integrare front end specifici (esempio app mobile) per
l’automazione delle attività
• integrazione con i formati utilizzati dai pacchetti software eventualmente installati su singole postazioni con controllo delle licenze di rete quali
software di CAD Authoring (Autodesk AutoCAD), BIM Authoring (Autodesk Revit e ACCA Edificius) garantita dalla possibilità integrata
nativamente in REF di caricare, navigare e consultare disegni CAD e modelli BIM (in formato IFC e Proprietario)
• integrazione con molteplici sistemi per consentire la raccolta organizzata e la condivisione di dati e modelli BIM e la tracciatura automatica dei
processi documentali e autorizzativi con tutti gli operatori interni ed esterni ai procedimenti di gestione degli interventi sul patrimonio
immobiliare (lavori, forniture e servizi)ASSET
INVENTARIO IMMOBILIARE
AREA ASSET CATASTO
GESTIONE
DOCUMENTALE
SPAZI
PIANIFICAZIONE
INVESTIMENTI E
DISINVESTIMENTI
BIM
PROMOZIONE MATRICE DI PIANIFICAZIONE MANTENIMENTO
Complessi che generano una bassa redditività, Trophy Asset, immobili di elevata qualità tecnico-
seppur caratterizzati da una buona qualità architettonica, caratterizzati da una localizzazione
immobiliare, probabilmente penalizzati da una premiante e da un’ottima dotazione di servizi.
localizzazione poco interessante o da una bassa Molto appetibili dal punto di vista commerciale.
dotazione di servizi. Presentano significative Normalmente full-rented con livelli di redditività
percentuali di unità sfitte e devono quindi essere molto elevati. Lo standard dei servizi offerti deve
«promosse» dal punto di vista commerciale, essere ovviamente adeguato ed occorre
QUALITÀ DELL’IMMOBILE
anche con un miglioramento dell’offerta pianificare piccoli interventi migliorativi
complessiva
INVESTIMENTO RICONDIZIONAMENTO
Complessi caratterizzati da elevata vetustà Complessi maturi, qualitativamente migliorabili,
architettonica ed impiantistica. Il contesto urbano seppur caratterizzati da buona redditività. Si
circostante in continua evoluzione li rende ormai tratta di complessi che hanno evidentemente una
fuori mercato. Sono sfitti da alcuni anni o localizzazione interessante ed una valida
sottoutilizzati. Queste proprietà necessitano di un REDDITIVITÀ DELL’IMMOBILE dotazione di servizi, ma che devono essere tenuti
completo revamping, se non addirittura un al passo, dal punto di vista tecnico-manutentivo,
cambio di destinazione che li renda nuovamente con quelli circostanti, per poter mantenere il
appetibili dal punto di vista commerciale proprio livello di redditivitàASSET
INVENTARIO IMMOBILIARE
AREA ASSET CATASTO
GESTIONE
DOCUMENTALE
SPAZI
PIANIFICAZIONE
INVESTIMENTI E
DISINVESTIMENTI
BIM
Gestione dei processi di investimento e disinvestimento
INVESTIMENTO
• Caricamento da file xls delle necessità espresse dagli uffici preposti, strutturate secondo un tracciato record predefinito o eventualmente
personalizzabile (ufficio richiedente; anagrafica del progetto di investimento – tipo, anno e descrizione progetto; tipologia di asset;
localizzazione asset – area geografica, comune, località; caratteristiche asset per tipologia e finalità di utilizzo - volumetria e metratura,
posti di lavoro, ambienti dedicati specifici, aree di servizio)
• validazione con workflow, parametrizzabile in termini di attività e attori, delle necessità acquisite dagli uffici
• acquisizione delle proposte con integrazione OMI per la valutazione canoni/prezzi di vendita
• tavolo tecnico virtuale, ovvero un’area virtuale di collaborazione per l’accettazione delle proposte con gli uffici coinvolti, differenziati per
tipologia di progetto/soggetto richiedente
• attivazione della stipula del contratto di locazione passiva o atto di compravenditaASSET
INVENTARIO IMMOBILIARE
AREA ASSET CATASTO
GESTIONE
DOCUMENTALE
SPAZI
PIANIFICAZIONE
INVESTIMENTI E
DISINVESTIMENTI
BIM
Gestione dei processi di investimento e disinvestimento
DISINVESTIMENTO
• presentazione del quadro sinottico in cui si evidenzia la vendibilità dell’asset rispetto a parametri che saranno definiti (localizzazione, redditività,
costi di manutenzione, etc.)
• interfaccia per l’integrazione con sistema NOMISMA per l’attrattività dei comuni
• individuazione degli asset da vendere sulla base delle informazioni disponibili e di parametri e algoritmi definiti
• monitoraggio della documentazione mancante attraverso l’integrazione con il modulo di gestione documentale
• attivazione data room virtuale per l’accesso ad investitori esterni
• estrazione automatizzata e strutturata delle informazioni necessarie al conferimento a soggetti pubblici (es: CDP, INVIMIT)
• registrazione massiva dell’atto di conferimento per molteplicità di immobili
• identificazione della possibile miglior azione da effettuare su un immobile in termini di promozione, mantenimento, investimento e
ricondizionamento. In dettaglio, sulla base delle informazioni disponibili nel DB di REF, gli immobili sono valutati in base:
• alla capacità di generare reddito calcolata come rapporto tra i canoni percepiti e il valore dell’immobile, confrontata con il rendimento lordo
medio atteso per la zona e per la specifica destinazione d’uso
• alla qualità intrinseca dell’immobile, definita come sintesi di una serie di indicatori quali lo stato manutentivo dell’immobile, le
caratteristiche tecnico-architettoniche, il contesto urbano nel quale è collocato, la pressione concorrenziale nella zona
• sulla base dei punteggi ottenuti valutando le caratteristiche descritte, gli immobili sono poi collocati nei quattro quadranti della matrice di
pianificazione, ciascuno dei quali rappresenta uno status dell’immobile e pone le basi per un percorso di evoluzione efficacePROPERTY
AREA PROPERTY CICLO ATTIVO CICLO PASSIVO FISCALITÀ
CONDOMINI
Conduzione delle attività amministrative di gestione del patrimonio immobiliare nel suo complesso e di quelle necessarie al
conseguimento del margine dalla quota parte del patrimonio immobiliare a reddito.
Le funzionalità implementate attraverso i moduli che costituiscono il layer Property sono sviluppate in accordo a quanto specificato
dalla legislazione italiana (es: gestione del ciclo attivo, calcolo dei tributi, obblighi fiscali per la registrazione dei contratti), senza
quindi necessità di ulteriori specifiche personalizzazioni.
CICLO ATTIVO Gestione di tutta l’attività amministrativa dalla stipula del contratto di locazione fino alla sua chiusura.
Gestione morosità, riconsegna, comunicazione con gli inquilini.
CICLO PASSIVO Gestione dell’attività amministrativa connessa ai costi di gestione del patrimonio. Gestione albo
fornitori, affidamenti incarichi e acquisti.
Calcolo delle imposte IMU, TARI/TEFA. Storicizzazione aliquote, calcolo periodi, consolidamento tributi.
FISCALITA’ Predisposizione modelli dichiarazioni IMU.
Gestione delle attività legate alla conduzione delle locazioni adibite a condominio. Censimento,
CONDOMINI elaborazione periodi quote di spettanza, controllo riparti, gestione assemblee.PROPERTY
AREA PROPERTY CICLO ATTIVO CICLO PASSIVO FISCALITÀ
CONDOMINI
Ciclo attivo
• Gestione del workflow per l’iter di stipula del contratto di locazione
• monitoraggio delle disponibilità delle unità sfitte
• assegnazione dell’immobile e gestione attività di stipula contratto
• predisposizione automatica modellistica contrattuale e gestione del contratto digitale (interfacce native per l’intergrazione con provider e
sistemi per l’apposizione della firma elettronica, della firma OTP e/o della firma grafometrica, quest’ultima tramite acquisizione da tavolette
grafiche)
• determinazione dei canoni nel rispetto della normativa di legge - canone legge 431/98, etc. e determinazione degli oneri accessori
• gestione dei rinnovi fiscali con produzione file XML per agenzia delle entrate e ricezione delle notifiche di avvenuto pagamento
• Gestione del contratto di locazione
• aggiornamento del canone (scalettature e/o adeguamenti Istat)
• gestione delle disdette e dei rinnovi attraverso il monitoraggio continuativo delle date e chiusura provvisoria e contabile del contratto
• reporting sulle attività contrattuali quali ad esempio adeguamenti ISTAT, disdette contrattuali, indennità di occupazione, rilasci, rinnovi
fiscali, sospensione fatturazione
• Gestione partite contabili – Fatturazione
• emissione fatture, emissione proforma
• integrazione con fatturazione elettronica
• emissione avvisi di pagamento (MAV, SEPA, Bollettino Premarcato, PAGOPA, etc.)
• gestione sospensione fatturazione; fatturazione cointestatari.PROPERTY
AREA PROPERTY CICLO ATTIVO CICLO PASSIVO FISCALITÀ
CONDOMINI
Ciclo attivo
• Gestione degli oneri accessori e ribalto delle spese manutentive
• preventivi e consuntivi di spesa con ripartizione delle spese sulla base dei valori millesimali per singola tabella millesimale
• rideterminazione dei dovuti con individuazione della quota a carico dell’inquilino (percentuale di addebito) e della proprietà con
individuazione del periodo di richiesta
• determinazione dei conguagli, computo degli oneri per sfittanze o dismissioni; gestione dei rimborsi
• Monitoraggio delle attività amministrative
• controllo e notifica delle scadenze gestionali dei contratti e delle attività ad essi collegate (ad es. adeguamento ISTAT, rinnovi, etc.) con
servizi di notifica automatica delle scadenze in prossimità via email, sms e apposite funzionalità di sistema; assegnazione delle attività
attraverso workflow e monitoraggio dello stato di avanzamento
• Gestione partite contabili – Incassi
• quadratura dei flussi bancari(integrazione con flussi CBI)
• riconciliazione automatica degli incassi (MAV, Postel, PAGOPA, etc.); attribuzione manuale degli incassi coerentemente con le disposizioni del
codice civile
• gestione dei depositi e degli anticipi e degli insoluti SEPA
• Gestione riconsegna alloggio
• workflow per la gestione di tutti i passaggi dalla consegna delle chiavi e gestione del verbale di consegna, al sopralluogo e all’intervento
manutentivo per il ripristino della piena funzionalità dell’alloggio e successiva messa in disponibilità per nuova locazionePROPERTY
AREA PROPERTY CICLO ATTIVO CICLO PASSIVO FISCALITÀ
CONDOMINI
Ciclo attivo
• Gestione delle Morosità
• calcolo e addebiti degli interessi di ritardato pagamento e calcolo degli interessi di mora
• aging del credito
• gestione attività stragiudiziale con emissione della comunicazione ai locatari da modellistica personalizzabile e con possibilità di
interazione tra gli avvocati interni ed esterni
• gestione dei piani di rientro
• gestione della cartolarizzazione del credito
• gestione di flussi verso l’Agenzia delle Entrate per la messa a ruolo di posizioni di morosità
• Gestione delle comunicazioni
• aggiornamento Istat, Disdette, Preventivi e Consuntivi, Solleciti e diffide, Prospetto di chiusura contabile.
• le comunicazioni possono inoltre essere inviate tramite e-mail o con sistemi di “postalizzazione” tramite flussi automatici
• Gestione piani di intervento e obiettivi
• possibile indicare e fissare un obiettivo (espresso in numeri o percentuali) per uno specifico arco temporale per singola attività/processo
(ad esempio: stipula di nuovi contratti, riduzione delle sfittanze, riduzione del livello di morosità) e di assegnare tale obiettivo ad una o più
persone
• possibile visualizzare le informazioni per verificare il grado di raggiungimento dell’obiettivo stesso
• gli indicatori di una dashboard implementata ad hoc consentono di verificare lo status di tutti gli obiettivi.PROPERTY
AREA PROPERTY CICLO ATTIVO CICLO PASSIVO FISCALITÀ
CONDOMINI
Ciclo attivo
• Gestione della relazione con gli inquilini
• dalla pagina web personalizzabile e nativa di REF con accesso tramite link da qualsiasi portale
• dall’applicazione per dispositivi mobili (APP Inquilini)
• l’inquilino può accedere tramite apposite credenziali (codice fiscale, codice contratto, etc) per consultare la propria posizione aggiornata
in tempo reale con i dati presenti nel DB REF (estratto conto, pagamenti) e scaricare eventuali bollettini
• Gestione bandi di locazione
• selezione degli inquilini attraverso semplici offerte di locazione e la pubblicazione di avvisi di disponibilità in locazione
• possibile inserire criteri di valutazione necessari per elaborare una graduatoria rispetto alle offerte ricevute e alle caratteristiche
dichiarate dagli offerenti
• predisposizione bozza di contratto attraverso diversi template che si possono configurare e che vengono compilati automaticamente
dalle informazioni presenti nello stesso
• possibilità di indicare una black list per i locatari correnti che può essere aggiornata automaticamente da parametri opportuni (livello di
morosità, importo di morosità, numero di fatture inevase, etc.PROPERTY
AREA PROPERTY CICLO ATTIVO CICLO PASSIVO FISCALITÀ
CONDOMINI
Ciclo passivo
• Parametrizzazione e configurazione del processo di ciclo passivo:
• definizione procedure di affidamento e tipologie di documenti da presentare e da richiedere per tipo procedura
• definizione contratti passivi a canone, extra canone, quadro, call off, misti, ecc.
• definizione del piano dei conti e relazione con voci di budget
• Gestione dell'Albo fornitori:
• qualifica del fornitore e implementazione di controlli formali e di coerenza da sistema
• richieste di validazione e validazione e modifica/rinnovo delle iscrizioni
• Gestione degli affidamenti e degli incarichi:
• apertura del procedimento e selezione dei partecipanti
• accesso diretto ai fornitori per l'invio della documentazione richiesta da procedura
• gestione delle offerte e del meccanismo per l'aggiudicazione preventiva e definitiva
• Gestione degli acquisti:
• definizione del budget (a livello di classe e/o tipologia di spesa) e definizione e gestione del budget di commessa
• gestione RDA, contratti e ordini di lavoro
• gestione della consuntivazione (BEM) con produzione e archiviazione automatica del rapporto di corretta esecuzione alla chiusura
dell’ordine, per le attività periodiche e straordinarie
• gestione dei documenti di costo e della fatturazione elettronica (collegamento con SDI)PROPERTY
AREA PROPERTY CICLO ATTIVO CICLO PASSIVO FISCALITÀ
CONDOMINI
Fiscalità Condomini
• automatizzare calcolo IMU, TARI/TEFA con garanzia di costantemente allineamento alla normativa • censimento delle anagrafiche dei
italiana condomini e dei loro referenti
(amministratore, portiere, referente
• registrazione e storicizzazione delle aliquote IMU, TARI/TEFA (ordinarie e specifiche per singola tecnico, etc.)
categoria catastale, stato locativo, caratteristiche edificatorie e quanto altro specificato nelle
delibere comunali) • monitoraggio dei periodi e delle
• calcolo dei periodi IMU, TARI/TEFA (per le diverse aliquote e per ciascuna tipologia di variazione tipologie di gestione condominiale
che incide sul calcolo del valore imponibile ai fini dell'imposta): calcolo imposta annua, imposta (ordinaria e straordinaria)
del periodo ed eventuali detrazioni
• controllo del piano di riparto degli
• consolidamento dei tributi dovuti in acconto e saldi amministratori e determinazione delle
quote di spettanza proprietà
• Predisposto per:
• diverse modalità di pagamento: file CBI, Entratel e F24 cartaceo e modelli di Dichiarazione • scadenzario rate condominiali da pagare
IMU, su modello ministeriale, per ogni variazione catastale e locativa, utile ai fini dichiarativi
• calcoli IMU per sub-periodi (mese, bimestre, trimestre, etc.) utili alla definizione del • gestione delle comunicazioni e della
previsionale di spesa nel periodo (integrato con la gestione delle locazioni e degli oggetti partecipazione alle assemblee
immobiliari gestionali) che significa completa automazione del processo ed evita ulteriori
passaggi di informazioni tra gli uffici competenti (periodi di sfittanza, periodi di inagibilità, • integrazione con il ciclo attivo e il facility
vendite, acquisizioni…) per il ribalto certificato delle quote
• per ciascuna tipologia d Tributo/Imposta è possibile configurare estrazioni e report richieste in carico ai locatarie occupanti
personalizzati finalizzati anche all'integrazione con i diversi sistemi contabili/tesoreria in uso delle aree definiteFACILITY
INVENTARIO IMPIANTI
AREA FACILITY MANUTENZIONE
INTEGRAZIONE
IOT
ENERGY MANAGEMENT
Gestione integrata dei servizi, dei processi e delle attività di conduzione e di pianificazione e gestione dei lavori, volte a garantire la
piena funzionalità del patrimonio immobiliare e per la risoluzione di criticità non prevedibili.
INVENTARIO Configurazione. censimento e gestione di tutti gli impianti del patrimonio immobiliare. Integrazione
IMPIANTI BIM e planimetrie.
Pianificazione e la gestione dei lavori. Rilevazione richieste, gestione commesse, gestione ticketing,
MANUTENZIONE
manutenzioni programmate, interventi straordinari. integrazione Prezzario DEI, Prezzari Regionali, etc.
ENERGY Rilevamento a norma e ottimizzazione dei consumi energetici degli impianti elettrici. Possibile
MANAGEMENT risparmio immediato mediante apparati di ottimizzazione dell’energia prelevata.
Ottimizzazione degli interventi e dei consumi in relazione a dati specifici rilevati direttamente dalle
INTEGRAZIONE IOT apparecchiature collegate all’impianto. Automazione impianti (accensione, regolazione e spegnimento)FACILITY
INVENTARIO IMPIANTi
AREA FACILITY MANUTENZIONE
INTEGRAZIONE
IOT
ENERGY MANAGEMENT
Configurazione impianto Censimento impianti Gestione impianto
•Per ogni proprietà l’utente può configurare •Per ogni impianto possono essere valorizzati E’ possibile personalizzare a sistema il
le classi, le tipologie, la loro gerarchia e gli gli attributi specifici inserendo i valori processo di sostituzione e dismissione degli
attributi specifici dei singoli impianti che manualmente dall’interfaccia del sistema impianti che risulta già nativamente integrato
devono essere governati (maschera) con i processi di manutenzione programmata
e ticketing (vedi modulo FACILITY –
•La logica di raggruppamento è flessibile a •I valori possono essere acquisiti da MANUTENZIONE).
libera scelta del committente planimetria CAD (file DWG) inserendo le
informazioni nei blocchi di interesse e
creando l’associazione con i locali
•È possibile l’importazione automatica dai
modelli BimFACILITY
INVENTARIO IMPIANTI
AREA FACILITY MANUTENZIONE
INTEGRAZIONE
IOT
ENERGY MANAGEMENT
Rilevazione e raccolta richieste lavori Gestione della commessa lavori Gestione della sicurezza cantiere
• definizione piani triennali dei lavori • gestione end-to-end attività di intervento: • controllo e monitoraggio attraverso
anche in termini di controllo e check list e workflow degli adempimenti
• gestione flussi autorizzativi con monitoraggio: valutazione intervento (costi imposti dalla normativa (D.Lgs. n.
assegnazione di priorità di intervento e e tempi di attivazione), autorizzazione dei 81/2008 e ss.mm.ii.), quali ad esempio: la
verifica di capienza rispetto al budget preventivi (verifica della capienza del comunicazione di inizio lavori alla ASL di
disponibile budget, verifica dei contratti di fornitura, competenza, la designazione del
etc.), collaudo e gestione dei dati responsabile dei lavori, la nomina dei
• creazione di una Richiesta di Acquisto
tecnico/amministrativi di ritorno coordinatori in materia di sicurezza e
(RDA) per ciascuno degli interventi
(certificazioni, collaudi, riprese salute, l’archiviazione di tutta la
identificati
fotografiche, computo metrico attività, documentazione prevista (PIANO
• A ciascuna RDA sarà possibile associare etc.); OPERATIVO DI SICUREZZA, PIANO DI
un codice identificativo che sarà SICUREZZA E COORDINAMENTO, PIANO
riportato in tutte le fasi successive di • utilizzi delle risorse (personale, mezzi, e DI SICUREZZA SOSTITUTIVO integrato dei
attrezzature), le consegne dei fornitori, le contenuti del POS, Fascicolo dell'Opera)
lavorazione dell’intervento stesso
prestazioni dei subappaltatori, etc.
• il sistema inoltre è in grado di censire a
• integrazione di REFTree con strumenti di sistema tutte le informazioni necessarie
supporto per la gestione dei progetti come per la conformità alle specifiche
il diagramma di Gantt prescrizioni previste dal cosiddetto
"Decreto Palchi" (D.I. 22 luglio 2014);FACILITY
INVENTARIO IMPIANTI
AREA FACILITY MANUTENZIONE
INTEGRAZIONE
IOT
ENERGY MANAGEMENT
Gestione Ticketing Manutenzione programmata Utilities
• implementazione di workflow di acquisizione • gestione completa degli eventi di manutenzione • di integrazione del
e risoluzione delle segnalazioni, configurabili programmata sistema con diversi
per tipologia di servizio e urgenza (priorità). I prezzari (Prezzario DEI,
workflow sono parametrizzabili a sistema in • definizione delle schede manutentive, Prezzari Regionali, etc.)
termini di attività, attori e regole di visibilità personalizzabili anche per classi di asset o per per i diversi computi
del patrimonio in relazione allo specifico singolo asset, definizione delle attività con relativi metrici
utente (locatari, manutentori, building effort e costi unitari, gestione delle squadre di
manager, etc.) lavoro e workflow di gestione degli interventi da • sistema per acquisire in
effettuare automatico computi
• Accesso al modulo per la gestione delle sviluppati dai principali
segnalazioni (inserimento e/o verifica software di mercato (Arca
avanzamento lavori) avviene dall’interfaccia di Primus, STR contabilità
web oppure tramite App scaricabile da Apple Interventi straordinari lavori, etc)
Store o Google Store
• Nella prossima slide viene rappresentato un
possibile processo di pianificazione e gestione dei
lavori già implementato
• Anche questo processo può essere parametrizzato
in relazione alle specifiche esigenzeFACILITY
INVENTARIO IMPIANTI
AREA FACILITY MANUTENZIONE
INTEGRAZIONE
IOT
ENERGY MANAGEMENTFACILITY
INVENTARIO IMPIANTI
AREA FACILITY MANUTENZIONE
INTEGRAZIONE
IOT
ENERGY MANAGEMENT
Sensoristica e attuatori di campo Apparato IDEARE
Doppia funzione
RefTree: Interfaccia utente
Temperatura Acqua
MONITORAGGIO E
AUTOMAZIONE
1.Concentrazione
dei segnali e
gateway Laptop/Desktop
Fonti
Gas Consumi
Rinnovabili Mobile
Elettrici
Connessione
BIDIREZIONALE
Emissioni Qualità Veicoli
Co2 Aria Elettrici
LAN
Cloud
GSM
ENERGY SAVING
Connessione infrastruttura elettrica
Calcolo dei Controllo del
2.Ottimizzatore di risparmi funzionamento
voltaggio
Rifasamento e
Power Quality
RISPARMI AUTOMATICI SENZA
BISOGNO DI INTERVENTI
Analisi DatiFACILITY
INVENTARIO IMPIANTI
AREA FACILITY MANUTENZIONE
INTEGRAZIONE
IOT
ENERGY MANAGEMENT
Configurazione apparato Monitoraggio Tecnica HW e funzionamento
• Bastano 10 min per rilevare, tramite un • visualizzazione in tempo reale dati di • potenze dai 20 KVA ai 1250 KVA
dispositivo di recente creazione, consumi consumo ed efficienza impianto • Trattamento delle sovratensioni:
elettrici e percentuale di potenziale trasformatori specifici monofase connessi
• dashboard e report in piena rispondenza
risparmio. La misura avviene inserendo in serie alla rete elettrica e gestiti da una
alle normative vigenti in tema di CPU di controllo che controlla che le
una comune spina in qualsiasi presa
informazione e certificazione (norma sovratensioni di rete, sempre presenti,
esistente non richiede disconnessione
applicabile VDE–AR-E 2055-1:2009) vengano ridotte sull’impianto utilizzatore
della tensione.
• prevenire condizioni di guasto con • Controllo del by-pass on-line: teleruttori
• se risparmio energetico calcolato >3% si manutenzioni preventive in caso di di potenza appositamente progettati per il
installa HW per rilevare i dati e introdurre anomalie nell’impianto lavoro impulsivo specifico
risparmio energetico, se risparmio • Contabilizzazione dei consumi: contatore
• raccogliere informazioni in ottica di certificato MID connesso sulla linea in
energeticoFACILITY
AREA FACILITY INVENTARIO IMPIANTISTICO
INTEGRAZIONE
MANUTENZIONE
IOT
ENERGY MANAGEMENT
IOT e Automazione Impianti Importanza dell’integrazione
• Il monitoraggio dei consumi elettrici e la concentrazione dei segnali • L’integrazione esistente tra i moduli di REFTREE ha lo scopo primario
provenienti da sensori e strumenti di misura permette una precisa di restituire la conoscenza del patrimonio immobiliare e della sua
allocazione dei reali costi energetici secondo i differenti utilizzi redditività nonché di affrontare in maniera più cosciente eventuali
delle parti di un immobile
opere di riqualificazione energetica o di trasformazione e
• La componente di Automazione Impianti di IDEARE sfrutta ampliamento edilizio
l’elaboratore interno all’apparato e consente la comunicazione
bidirezionale con il centro di controllo quindi la gestione • La metodologia BIM oltre a essere la favorita del progettista è uno
semplificata degli apparati dell’edificio collegati all’impianto, strumento versatile e capace di interagire e relazionarsi con tutte le
massimizzando sicurezza e confort degli occupanti discipline di trattamento informazioni (software di simulazione
energetica, piattaforme di gestione integrata degli immobili…)
• l’attività di automazione potrà essere avviata anche negli edifici
esistenti, generalmente non pensati dalla fase di progettazione per • Il processo di interazione sfrutta formati di scambio universali quale
essere automatizzati. Si potrà rendere l’edificio “intelligente” per l’IFC e la completezza di un modello BIM, unita alla raccolta integrata
passi successivi con un processo incrementale aggiungendo sensori dei segnali proveniente dai sensori installati nell’edificio, e
e attuatori connessi all’apparato nel tempo l’integrazione con le informazioni relative ai costi di gestione
• Attraverso la concentrazione sull’apparato di risparmio energetico energetica dell’immobile consente l’attuazione di progetti di
dei segnali provenienti da sensoristica aggiunta nei quadri e ristrutturazione o di nuove progettazioni realizzate tramite
l’installazione di attuatori sulle linee elettriche si attua il grado di investimenti opportunamente ponderati
automazione dei sistemi necessario a minimizzare l’intervento
umano in loco, abbattendo i costi di manutenzioneOVERVIEW ARCHITETTURA TECNICA
Front-end Javascript
Renderizzazione dei metadati di configurazione
in componenti HTML5 compliant. L’interfaccia
utente è costituita dall’insieme di web page
dinamiche scritte in HTM5 e Javascript. Quindi
l’interfaccia utente sostituisce le GUI tipiche dei
programmi software desktop
Data Access Layer
Livello che gestisce le funzionalità
dell’applicazione eseguendo elaborazioni
dettagliate in modo da soddisfare le richieste
dell’utente
Database Server
Sede di configurazioni applicative e dati di
business. L’integrazione avviene tramite
esposizione di WebAPI che consentono sia
l’acquisizione che l’esportazione di dati in
tracciati predefiniti in formato XML/JSONESEMPI DI DASHBOARD
ASSEGNAZIONE DELLE ATTIVITA’ AGLI UTENTI
MONITORAGGIO ATTIVITA’ MANUTENTIVE
MONITORAGGIO DOCUMENTAZIONE
DEFINIZIONE PARAMETRICA DI IMPIANTI E ATTRIBUTI
MONITORAGGIO ENERGIA ELETTRICA
MONITORAGGIO ENERGIA ELETTRICA
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