CAF EDUCATION E-TOOL - TUTORIAL - Tutorial relativo all'utilizzo e alla gestione del software CAF Education E-Tool
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CAF EDUCATION E-TOOL - TUTORIAL Tutorial relativo all’utilizzo e alla gestione del software CAF Education E-Tool
CAF EDUCATION E-TOOL - TUTORIAL CAF EDUCATION E-TOOL 3 LIVELLI DI UTILIZZO 4 SUGGERIMENTI PER L’OTTIMIZZAZIONE DELL’UTILIZZO DEL PROGRAMMA DA PARTE DEL GAV 5 AVVIO DEL PROGRAMMA 8 SCHERMATA INIZIALE 9 IL PROCESSO DI AUTOVALUTAZIONE 10 AGGREGAZIONE E ANALISI EVIDENZE FA 10 AGGREGAZIONE E ANALISI EVIDENZE RISULTATI 11 GESTIONE FATTORI - RISULTATI 13 REGISTRO/RAPPORTO DI AUTOVALUTAZIONE 14 MATRICE PUNTEGGI 17 GESTIONE DEL CONSENSO 18 PRODOTTI 19 OUTPUT DEL PROCESSO 19 GRAFICI 20 MATRICI PUNTEGGI PER VALUTATORE 20 FUNZIONALITÀ E STRUMENTI DI GESTIONE DEL SOFTWARE 21 SINCRONIZZA E “COPIA GRIGLIE” (VISUALIZZATORE) 21 ESPORTA 24 BACK UP E RIPRISTINA ARCHIVI 26 AVVERTENZE 27
CAF EDUCATION E-TOOL - TUTORIAL
CAF EDUCATION E-TOOL
L’ E-Tool “CAF Education” (da ora in avanti E-Tool) è stato messo a punto nel corso del Progetto “Miglioramento delle performance delle
Istituzioni Scolastiche” realizzato nell'ambito del PON 2007-2013 "Competenze per lo sviluppo" (FSE Asse II Capacità istituzionale - Obiettivo H)
dal Dipartimento della Funzione Pubblica, su incarico del MIUR, in collaborazione con FormezPA.
Si tratta di uno strumento che supporta il Gruppo di Autovalutazione (GAV) delle Istituzioni Scolastiche nella gestione del processo di
Autovalutazione e Miglioramento.
L’applicazione consente di gestire le evidenze relative ai Fattori Abilitanti e ai Risultati raccolte dal GAV, agevolando la loro aggregazione e
l’individuazione dei Punti di Forza e dei Punti di debolezza e l’attribuzione del punteggio per i Sottocriteri del Modello.
L’E-Tool è utilizzabile sia in fase di valutazione individuale per la compilazione, a cura di ciascun componente del GAV, del Registro Individuale
di Autovalutazione, sia per il consenso di gruppo e la stesura del Rapporto di Autovalutazione (RAV).
Il Programma prevede anche alcuni strumenti e funzionalità utili per la stesura del Piano di Miglioramento1.
L’utilizzo dell’E-Tool presuppone una buona conoscenza del Modello CAF&Education e delle Linee Guida per l’Autovalutazione e il
Miglioramento. Il suo utilizzo, che non è obbligatorio, non rende necessaria la compilazione di alcuni degli strumenti contenuti nel kit “CAF
Education” (Griglia per l’aggregazione e l’analisi dei FA, Griglia per l’aggregazione e l’analisi dei Risultati, format Registro Individuale di
Autovalutazione, format Rapporto di Autovalutazione) che verranno prodotti direttamente dal sistema a seguito dell’imputazione dei dati da parte
del GAV.
1
La descrizione delle sezioni che riguardano il “Miglioramento” verrà inserita nel “Tutorial” successivamente
CAF EDUCATION E-TOOL - TUTORIAL
LIVELLI DI UTILIZZO
Sono previsti due differenti livelli di utilizzo dell’E-Tool (Valutatore e Amministratore), con diritti e permessi differenti, che presuppongono una
chiara distribuzione di compiti all’interno del Gruppo di Autovalutazione.
Il Valutatore inserisce i dati e le informazioni raccolte per i Sottocriteri di competenza, ne elabora la sintesi descrittiva e procede alla valutazione
individuale definendo Punti di Forza e di Debolezza e attribuendo il Punteggio.
L’Amministratore ha il compito di:
• raccogliere e assemblare, secondo le modalità che verranno successivamente illustrate, i contributi prodotti dai Valutatori sia in fase di
raccolta, aggregazione e analisi delle evidenze sia a seguito della valutazione individuale;
• rendere disponibili al GAV gli archivi aggiornati a seguito di ogni modifica;
• produrre la versione definitiva del Rapporto di Autovalutazione in formato pdf, da trasmettere secondo le indicazioni fornite dallo staff, e di
aggiornare il software rispetto alla Sintesi dei Sottocriteri, ai Punti di Forza e i Punti di Debolezza e alle Idee per il Miglioramento
concordati nella riunione di consenso e inserendo i Punteggi così come condivisi dal GAV in fase di valutazione collettiva.
CAF EDUCATION E-TOOL - TUTORIAL Suggerimenti per l’ottimizzazione dell’utilizzo del Programma da parte del GAV L’utilizzo del software presuppone che il GAV abbia suddiviso il lavoro fra i propri componenti assegnando a ciascuno di essi (o a piccoli sottogruppi nel caso di GAV numerosi), per un certo numero di Sottocriteri, il compito di provvedere all’analisi completa (raccolta e inserimento dei dati e delle informazioni, elaborazione della sintesi complessiva, compilazione dell’elenco delle fonti - documentali e non- da cui sono stati acquisiti i dati utilizzati). Si sottolinea l’importanza che il GAV stabilisca a chi affidare la responsabilità di gestire l’E-Tool in qualità di Amministratore (Admin). E’ preferibile che l’Amministratore coincida con il Responsabile dell’Autovalutazione o, eventualmente, con un altro componente del Gruppo di Autovalutazione, purché in possesso delle competenze informatiche di base per l’utilizzo di programmi di office automation. N.B. E’ necessario che definire prima di iniziare il codice identificativo con cui ciascun Valutatore opererà all’interno del sistema (VAL_1, VAL_2…Val_10). In particolare se si opera in remoto su postazioni diverse, infatti, ogni Valutatore dovrà accedere sempre con il medesimo identificativo2. Il Valutatore a cui è stato attribuito anche il ruolo di Amministratore, dovrà accedere al sistema come Valutatore e non come Admin, per l’inserimento dei dati e la valutazione individuale dei Sottocriteri ad esso assegnati. 2 L’E-Tool prevede un numero massimo di 10 Valutatori per cui in presenza di un GAV con un numero di componenti superiore si renderà necessario che più Valutatori utilizzino la medesima postazione accedendo con il medesimo identificativo per evitare dispersione di dati
CAF EDUCATION E-TOOL - TUTORIAL Ciascun Valutatore può utilizzare il Programma operando: • in autonomia, in remoto su una propria postazione pc; • su una postazione della scuola, a disposizione del GAV, i cui membri si alternano per il suo utilizzo. Nel caso in cui i Valutatori lavorino su postazioni diverse è necessario prevedere dei momenti di scambio degli archivi per mettere assieme i diversi contributi prodotti. Si rimanda ai relativi paragrafi della sezione del Tutorial “FUNZIONALITA’ E STRUMENTI DI GESTIONE DEL SOFTWARE” per l’illustrazione di tutte le operazioni necessarie per effettuare: - l’Esportazione - la Sincronizzazione - la Copia delle griglie - il Back up - il Ripristino degli archivi utili per disporre di un archivio integrato. A seguire si riporta una tabella di sintesi delle principali fasi del processo di autovalutazione associate alle funzioni del E-Tool CAF Education con la specifica delle attività da svolgere a cura dei diversi attori (Responsabile autovalutazione; ADMIN; Valutatori). Per maggiori approfondimenti si rimanda alle DEMO pubblicate nel KIT CAF EDUCATION.
Tab. 1 Funzioni E-Tool per fasi del processo di autovalutazione
FASI CHI PRODOTTI FUNZIONI E-TOOL UTILI
AGGREGAZIONE e Ciascun Valutatore per i Informazioni e i dati inseriti Aggregazione e Analisi Evidenze
ANALISI EVIDENZE Sottocriteri assegnati nel sistema FA
Aggregazione e Analisi Evidenze
Risultati
SINTESI COMPLESSIVA Ciascun Valutatore per i Sintesi Complessiva dei Gestione Fattori - Risultati
SOTTOCRITERI Sottocriteri assegnati Sottocriteri assegnati
Archivi esportati e
Valutatori ⇒Admin/ Resp trasmessi Esporta rtf
Autov* Esporta mdb
ASSEMBLAMENTO DEL Admin/ Resp Autov* Archivi individuali Sincronizza + Copia griglie da
LAVORO DI assemblati Visualizzatore
AGGREGAZIONE DELLE
EVIDENZE E DELLE
SINTESI DEI Admin/Resp Autov* ⇒GAV Documento con Sintesi Stampa Sintesi Fattori
SOTTOCRITERI. GAV⇒
⇒Admin/ Resp Autov* Complessiva Sottocriteri Stampa Sintesi Risultati
CONDIVISIONE DELLE
SINTESI NEL GAV
AGGIORNAMENTO Admin/ Resp Archivi aggiornati (rtf e Gestione Fattori – Risultati
DELLE SINTESI Autov*⇒
⇒Valutatori mdb) Back up
VALIDATE DAL GAV
VALUTAZIONE Valutatori Ripristina archivi
INDIVIDUALE CON Registro di autovalutazione Registro/Rapporto di
INDIVIDUAZIONE DEI compilato Autovalutazione
PUNTI DI FORZA E DEI Matrice punteggi
PUNTI DI DEBOLEZZA E Archivi mdb esportati e
ATTRIBUZIONE DEI Valutatori ⇒ Admin/RespAV trasmessi Esporta
PUNTEGGI
AGGREGAZIONE DELLE Admin/ Resp Autov* Archivi individuali Sincronizza
VALUTAZIONI assemblati
INDIVIDUALI Admin/ Resp Autov* ⇒GAV
Bozza RAV in formato rtf Rapporto
Apri Rapporto
PREPARAZIONE DELLA I component del GAV Punti di forza e Punti di Registro/Rapporto di
RIUNIONE DI CONSENSO debolezza raggruppati per Autovalutazione
temi omogenei nella Bozza Apri Rapporto di Autovalutazione
del RAV
CONSENSO SUI PDF, PDD e GAV durante la riunione di PdF, PdD, IdM e Punteggi Rapporto di Autovalutazione
PUNTEGGIO consenso condivisi in formato rtf Consenso
Admin/ Resp Autov* ⇒GAV
STESURA DEFINITIVA GAV ⇒ Admin/ Resp Autov* PdF, PdD, IdM e Punteggi Rapporto di Autovalutazione
DEL RAV E VERIFICA DI rivisti post consenso in Matrice Punteggi
COERENZA DEI formato rtf
CONTENUTI
Admin/ Resp Autov* Redazione finale del RAV
Aggiornamento del E-Tool
Admin/ Resp Autov* e il GAV con l’ultima versione del
RAV
* Se non coincide con l’Admin
NB – LE OPERAZIONI DI SINCORNIZZAZIONE E COPIA GRIGLIE NON SONO NECESSARIE SE
TUTTI I VALUTATORI LAVORANO SULLA MEDESIMA POSTAZIONE
E-TOOL CAF EDUCATION - TUTORIAL
AVVIO DEL PROGRAMMA
Per avviare l’E-Tool, entrare nella cartella INST-EDU,
dopo aver provveduto alla sua installazione,
e cliccare su “CAF –EDU Application Manifest”
Si aprirà la pagina di accesso
Cliccare sul pulsante “Entra” e attendere alcuni secondi per l’Avvio.
Cliccare su “ESCI” per uscire completamente dal Programma
L’opzione “adatta a schermo” permette l’adattamento più prossimo alla risoluzione dello
schermo in dotazione (il software è stato progettato su una macchina con schermo a
risoluzione 1400 x 900).
E-TOOL CAF EDUCATION - TUTORIAL SCHERMATA INIZIALE Nella barra in alto sono riportati i tasti per accreditarsi e utilizzare l’applicazione. Si accede come VALUTATORE cliccando su VAL_1, VAL_2….VAL_10 o come AMMINISTRATORE attraverso il tasto Admin. Una volta effettuato l’accesso vengono abilitate le maschere richiamate nella pulsantiera a destra. Nella parte sinistra la sezione “Valutatore” indica l’utente che ha effettuato l’accesso e permette di segnalare lo stato della valutazione (completo o incompleto). Per farlo cliccare sul check box posizionato accanto all’identificativo del Valutatore. Sono inoltre presenti i comandi che consentono di consultare il testo del Modello CAF&Education e il Tutorial.
E-TOOL CAF EDUCATION - TUTORIAL
IL PROCESSO DI AUTOVALUTAZIONE
Aggregazione e Analisi Evidenze FA3
Questa sezione supporta il Gruppo di Autovalutazione nell’aggregazione delle evidenze (dati e informazioni) relative ai Fattori Abilitanti.
Dalla schermata iniziale, cliccando sul pulsante “Aggregazione e Analisi Evidenze FA”, si
accede a una tabella in cui è possibile riportare le evidenze raccolte, per ciascun esempio dei
Sottocriteri relativi ai Fattori Abilitanti. La tabella è articolata in quattro campi testo che
consentono di differenziare le informazioni in relazione alle fonti di provenienza (documenti,
questionari, interviste). L’ultimo campo è destinato all’inserimento di annotazioni e
commenti.
Per attivare la tabella selezionare il Sottocriterio posizionandosi sul numero corrispondente a
quello che si intende prendere in considerazione. Viene quindi visualizzato il titolo e di
default il primo esempio del Sottocriterio selezionato. Gli altri esempi possono essere attivati
scorrendo
il “contatore” “ESEMPIO”.
I contenuti relativi a ciascun esempio
possono essere digitati nei campi
testo della tabella o importati da
documenti esterni con un “copia incolla”.
Ogni qualvolta si inseriscono delle nuove parti di testo o si effettuano delle modifiche, si attiva
il comando SALVA4 - la relativa icona si colora di rosso. Per spostarsi sugli altri esempi,
accedere ad altre maschere o per uscire dal Programma è obbligatorio effettuare il salvataggio.
Cliccando su “STAMPA GRIGLIA” viene generato un documento in formato rtf con il
contenuto delle tabelle compilate. Il comando “VISUALIZZA STAMPA” consente di
consultarlo ed effettuarne il download.
3
La sezione aggregazione e analisi evidenze FA segue i criteri esposti nelle Aule virtuali del 7 e 8 maggio e sostituisce i file excel presentati in quell’occasione.
4
N.B. – Questo accade in tutte le maschereE-TOOL CAF EDUCATION - TUTORIAL
Aggregazione e Analisi Evidenze Risultati
Questa sezione supporta il Gruppo di Autovalutazione nell’aggregazione delle evidenze (dati e informazioni) relative ai Risultati.
Dalla schermata iniziale, cliccando sul pulsante “Aggregazione e Analisi Evidenze
Ris.”, si accede a una maschera dove riportare le evidenze raccolte, per ciascun
esempio dei Sottocriteri previsti dal Modello.
Il Valutatore potrà individuare, per le diverse aree di indagine richiamate dagli esempi
dei Sottocriteri, degli indicatori.
Per ciascun indicatore potrà inserire i dati di misurazione, gli eventuali obiettivi definiti
in fase di programmazione e indicare la presenza di confronti.
In “Sintesi Indicatore” oltre al commento dei dati inseriti, possono essere indicate le
fonti utilizzate per il loro reperimento o per motivarne la non disponibilità.
Per attivare le funzionalità della maschera selezionare
il Sottocriterio posizionandosi, nella barra in alto, sul numero corrispondente a quello
che si intende prendere in esame.
Viene quindi visualizzato il titolo e, di default, il primo esempio. Gli altri esempi
possono essere attivati scorrendo
il “contatore” “ESEMPIO”.E-TOOL CAF EDUCATION - TUTORIAL
Per l’introduzione degli indicatori
scegliere l’opzione NO
della sezione “SOLA LETTURA”
e digitare nel campo testo
la denominazione dell’indicatore
che si intende inserire.
Il sistema è impostato di default
per l’inserimento di 6 indicatori
per ciascun esempio.
Qualora fosse necessario
prevederne un numero superiore,
attivare la funzione AGGIUNGE INDICATORE
apponendo il segno di spunta
nel check box posizionato accanto al comando col segno +. Cliccare quindi su tale comando (+).
Prima di attivare la funzione AGGIUNGE INDICATORE accertarsi che la modalità SOLA LETTURA sia disabilitata.
Per ciascun indicatore possono essere inseriti i dati relativi a 3 annualità. L’annualità di riferimento viene selezionata dal menù a tendina presente in “
ANNI DI RIFERIMENTO”.
Cliccando su “COPIA” il sistema inserisce automaticamente le medesime annualità selezionate per l’indicatore inserito immediatamente prima.
Cliccando sul comando STAMPA GRIGLIE viene generato un documento in formato rtf
contenente gli indicatori, i dati e le informazioni inserite. Attraverso VISUALIZZA STAMPA è
possibile consultarlo ed effettuarne il download.E-TOOL CAF EDUCATION - TUTORIAL Gestione FATTORI - RISULTATI Attraverso questa sezione è possibile elaborare i dati e le informazioni precedentemente inserite in “Aggregazione e Analisi Evidenze FA” e “Aggregazione e Analisi Evidenze Risultati” e predisporre per ciascun Sottocriterio la “Sintesi complessiva”. Questa costituirà la base informativa a cui ciascun Valutatore potrà fare riferimento, in fase di valutazione individuale, per l’individuazione dei Punti di Forza e dei Punti di Debolezza e per l’attribuzione del Punteggio. Dalla schermata iniziale, cliccando su “GESTIONE FATTORI-RISULTATI” si viene indirizzati nell’omonima maschera. Una volta selezionato il Sottocriterio, ne viene visualizzato il titolo, gli esempi e le evidenze precedentemente inserite nelle tabelle presenti in “Aggregazione e Analisi Evidenze FA” o “Aggregazione e Analisi Evidenze Risultati”5. Il Valutatore attraverso una semplice operazione di “copia incolla6” potrà traslare le evidenze nel Richtextbox e rielaborarle per produrre la Sintesi complessiva del Sottocriterio. Nel Richtextbox è possibile copiare anche elementi da fonti esterne, quali immagini, grafici, tabelle etc. Cliccando sul comando “STAMPA SINTESI FA” e “STAMPA SINTESI RISULTATI” viene generato un documento in formato rtf contenente per ciascun Sottocriterio la “Sintesi complessiva” elaborata dal Valutatore. Attraverso “VISUALIZZA STAMPA” è possibile consultare ed effettuare il download del documento generato. Si rimanda all’apposito paragrafo del tutorial per l’illustrazione della funzione ESPORTA rtf. 5 Si precisa che, per ciò che concerne i Risultati, vengono riportati e aggregati i commenti inseriti in “Sintesi per indicatore” e non i singoli valori numerici imputati. E’ possibile consultare/copiare le tabelle contenenti tali valori dal documento in formato rtf che viene generato nella sezione “Aggregazione e Analisi Evidenze Risultati”. 6 Per copiare utilizzare il tasto destro del mouse e per incollare la combinazione di tasti CTRL+V
E-TOOL CAF EDUCATION - TUTORIAL Registro/Rapporto di Autovalutazione Quest’area di lavoro, a cui si accede dall’omonimo pulsante della schermata iniziale, può essere utilizzata con una duplice funzione a seconda che si acceda come Valutatore o come Amministratore. Accedendo come Valutatore si compila il Registro Individuale di Autovalutazione inserendo i Punti di Forza e i Punti di debolezza e attribuendo il Punteggio per ciascun Sottocriterio. La Sintesi Complessiva del Sottocriterio, elaborata nella sezione “Gestione Fattori – Risultati” viene resa disponibile per la consultazione a video tramite il pulsante “MOSTRA/NASCONDE SINTESI COMPLESSIVA. In questa sezione è anche previsto il Campo testo per la visualizzazione e l’inserimento delle evidenze ovvero delle fonti da cui sono stati ricavati dati e informazioni utilizzati per l’autovalutazione. Il compito di compilare tale campo sarà di ciascun Valutatore per i Sottocriteri di competenza. Il comando per l’accesso alla Matrice per l’attribuzione dei punteggi è posizionato nella parte bassa della Maschera. Prima di cliccarci sopra accertarsi che l’etichetta sulla destra sia verde.
E-TOOL CAF EDUCATION - TUTORIAL
Accedendo all’applicazione come Admin, il GAV può produrre il
Rapporto di Autovalutazione (RAV). Se tutti i componenti del GAV
hanno lavorato sulla medesima postazione, vengono visualizzati i Punti di
Forza e i Punti di Debolezza e i punteggi attribuiti da tutti i Valutatori. Se
invece i Valutatori hanno utilizzato postazioni diverse, è necessario che
l’Amministratore provveda alla sincronizzazione di tutti i contributi
individuali, assemblandoli in un unico archivio.
Si tenga conto che l’E-Tool “aggrega” i contributi dei Valutatori
disponendoli in sequenza in base al numero del Valutatore che li ha prodotti.
E’ quindi opportuno, per facilitare il lavoro del GAV, che il Responsabile
dell’Autovalutazione, eventualmente con l’ausilio di altri componenti del
Gruppo, provveda prima della riunione di consenso, ad effettuare un
“riordino” dei Punti di Forza e di Debolezza raggruppandoli per temi
omogenei.
In fase di riunione di consenso il GAV deciderà quali inserire nel Rapporto
di Autovalutazione. Identificherà anche le Idee per il Miglioramento,
inserendole nell’apposito campo testo.
L’aggiornamento dei contenuti da far confluire nel RAV (Sintesi complessiva del Sottocriterio7, Punti di Forza, Punti di debolezza, Idee per il
Miglioramento, Evidenze, Punteggi) sulla base delle risultanze della riunione di consenso, potrà essere fatta direttamente nel corso di tale riunione o in
un momento successivo, a cura del Responsabile dell’AV con l’ausilio di alcuni componenti del GAV, sempre accedendo all’E-Tool come Admin
7
Dalla sezione “Gestione Fattori –Risultati”E-TOOL CAF EDUCATION - TUTORIAL Per attivare le funzionalità dell’area di lavoro Registro/Rapporto di Autovalutazione è necessario scegliere il Criterio da esaminare posizionandosi sul pulsante che ne riporta la denominazione (l’icona si colora di verde) e successivamente il Sottocriterio cliccando sul numero che lo identifica. In questo modo vengono attivati i due campi testo per l’inserimento dei Punti di Forza e dei Punti di Debolezza e, accedendo come Admin in fase di riunione di consenso e di predisposizione del RAV, anche quello relativo alle Idee per il Miglioramento. Cliccando sul comando RAPPORTO, in alto sulla destra, viene generato, in formato rtf, il Registro Individuale di Valutazione (se si accede come Valutatore) o il Rapporto di Autovalutazione (se si accede come Admin). Attraverso APRI RAPPORTO è possibile consultare ed effettuare il download del documento generato. Per i requisiti di struttura e formattazione previsti per il Rapporto di Autovalutazione (carattere, spaziatura, numero di pagine) si rimanda alle indicazioni che verranno fornite nella sezione Kit CAF Education dell’Area Riservata del sito www.qualitapa.gov.it.
E-TOOL CAF EDUCATION - TUTORIAL Matrice Punteggi La maschera Matrice Punteggi, a cui si accede cliccando sull’omonimo pulsante da “Registro/Rapporto di Autovalutazione”, permette di attribuire il Punteggio al Sottocriterio che si sta esaminando. I valori possono essere selezionati, per le diverse dimensioni previste dalla matrice, utilizzando i menù a tendina. Le etichette colorate in rosso segnalano valori zero, quelle in verde valori superiori a zero. La presenza di questi segnalatori è utile per evitare dimenticanze nell’attribuzione del Punteggio. Una volta assegnato il valore, all’interno della cella corrispondente all’intervallo di punteggio prescelto, viene attivato un menù a tendina dal quale è possibile, se lo si ritiene utile, selezionare gli esempi del Sottocriterio che sono stati prioritariamente presi in considerazione per la valutazione. Per salvare e ritornare al “Registro/Rapporto di Autovalutazione” è possibile cliccare sul comando “ESCI” o spostare col mouse la maschera. Cliccando su ESCI vengono automaticamente salvati i punteggi inseriti L’area Matrice Punteggi è utilizzabile solo in fase di valutazione individuale; l’attribuzione del punteggio condiviso dal GAV avviene attraverso la maschera “Consenso” successivamente illustrata.
E-TOOL CAF EDUCATION - TUTORIAL
Gestione del Consenso
L’area di lavoro “Consenso”, utilizzabile accedendo esclusivamente come Admin, permette, in fase di riunione di consenso, di compilare
collegialmente le matrici per l’attribuzione dei punteggi che confluiranno nel RAV.
L’accesso alla maschera avviene cliccando sul comando “Consenso”
dalla sezione “Grafici”.
Per procedere all’attribuzione del punteggio selezionare:
• una delle dimensioni di analisi previste dalle matrici per
l’attribuzione del Punteggio (PLAN DO CHECK ACT per i Fattori
Abilitanti; TREND, OBIETTIVI, CONFRONTI, COPERTURA per
i Risultati)
• il Sottocriterio che si intende prendere in esame
• i Valutatori che partecipano alla riunione di consenso
Vengono visualizzati (sia nel grafico che nella casella posizionata in
corrispondenza dell’identificativo di ciascun Valutatore) i punteggi
attribuiti in fase di valutazione individuale. Le linee rossa e gialla
segnalano rispettivamente la Media e la Mediana.
La scelta del punteggio condiviso dal GAV potrà essere fatta utilizzando
i menù a tendina posizionati in fondo alla pagina.
Nel prospetto posizionato sulla destra verranno progressivamente
visualizzati i punteggi condivisi definiti dal GAV per i diversi
Sottocriteri, che confluiranno nel RAV. Cliccare su “SALVA” per
effettuare il salvataggio del lavoro svolto.E-TOOL CAF EDUCATION - TUTORIAL PRODOTTI Output del Processo Questa sezione contiene l’elenco di tutti i documenti che il Programma è in grado di generare e permette di eseguirne in maniera centralizzata, la stampa o, cliccando sul pulsante che ne contiene la denominazione, di visualizzarli e consultarli. Come illustrato in precedenza, ogni documento viene generato all’interno delle varie maschere del Programma; per questa ragione è stata introdotta una funzione che consente di verificare se il documento è già stato prodotto. Delle etichette colorate (grigio=non esiste; azzurro=esiste) segnalano tale stato. La funzione “ESPORTA DOCUMENTI” permette di salvarli in un qualsiasi supporto di archiviazione collegato al sistema. Il “Foglio excel” non è attivo per l’utilizzatore in quanto è un file funzionale al Programma al quale non possono essere apportate modifiche.
E-TOOL CAF EDUCATION - TUTORIAL Grafici Il Programma genera una serie di Grafici in diversi formati relativi principalmente ai punteggi attribuiti sia a livello di singolo Valutatore che a seguito della riunione di consenso. Matrici punteggi per Valutatore Questa maschera contiene un prospetto in cui vengono riportati i punteggi attribuiti da ciascun Valutatore a tutti i Sottocriteri del Modello (sia Fattori Abilitanti che Risultati) disaggregati per le diverse dimensioni di analisi previste dalla metrica (PLAN DO CHECK ACT per i Fattori Abilitanti;TREND, OBIETTIVI, CONFRONTI, COPERTURA per i Risultati). Se si effettua l’accesso come Valutatore è possibile visionare solo i propri punteggi; entrando come Amministratore è possibile visionare quelli di tutti i Valutatori, selezionando quello di interesse dall’elenco riportato sulla destra della schermata. Cliccando sul comando “STAMPA” viene generato un documento in formato rtf contenente il prospetto relativo al Valutatore selezionato. “VISUALIZZA STAMPA” permette di consultare il documento generato ed effettuarne il download.
E-TOOL CAF EDUCATION - TUTORIAL FUNZIONALITÀ E STRUMENTI DI GESTIONE DEL SOFTWARE Sincronizza e “Copia Griglie” (Visualizzatore) La funzione “SINCRONIZZAZIONE” utilizzabile dall’Amministratore, consente, come detto in precedenza, di integrare i database (gli archivi in formato mdb e i file con i contenuti dei rtf) prodotte dai Valutatori su postazioni diverse. N.B. Non è necessario procedere alla sincronizzazione se tutti i Valutatori hanno utilizzato la medesima postazione Prima di procedere alla sincronizzazione, è necessario che l’Amministratore salvi i file ricevuti dagli altri Valutatori in una stessa cartella. In particolare avrà cura di estrarre i singoli file in formato rtf dalla varie cartelle in cui i Valutatori li avranno archiviati e incollarli nella cartella che sceglie di utilizzare per la sincronizzazione assieme ai database in formato mdb. Nella medesima cartella dovrà salvare anche gli archivi da lui prodotti come Valutatore.
E-TOOL CAF EDUCATION - TUTORIAL
Per avviare la sincronizzazione cliccare su “SINCRONIZZA”, dalla schermata
iniziale.
Cliccando sul pulsante “Seleziona Data Base” si seleziona il percorso e la cartella
in cui sono stati posizionati gli archivi dei valutatori. Un’etichetta blu segnalerà
gli archivi che risultano presenti nella cartella.
Dopo aver selezionato, dalla cartella scelta, uno dei database che vengono
visualizzati, cliccare su “SINCRONIZZA” per avviare la sincronizzazione.
L’operazione può richiedere qualche minuto.E-TOOL CAF EDUCATION - TUTORIAL
La sincronizzazione consente di copiare e assemblare tutti i dati presenti negli archivi esportati dai diversi Valutatori, ad eccezione di quelli inseriti
nelle tabelle delle maschere “Aggregazione e Analisi Evidenze FA” e “Aggregazione e analisi Evidenze Risultati”. L’importazione di tali dati deve
essere effettuata tramite la funzione “COPIA GRIGLIE” presente all’interno della Maschera “Visualizzatore”.
Le checkbox permettono di selezionare il sottocriterio
di cui si intendono copiare le tabelle
Per ciascuna tabella è necessario selezionare il
valutatore che le ha prodotte
Il PIANO di copia deve coincidere con quello di
distribuzione dei compiti concordato all’interno del
GAV. In caso di errore la tabella non verrà copiata.
Poiché non verrà segnalato un errore di tale tipo, è
onere dell'Admin provvedere ad un controllo.
Il pulsante SCEGLI PERCORSO consente di
selezionare la cartella in cui sono stati archiviati i
database in formato mdb dei Valutatori. Fra quelli che
vengono visualizzati, è sufficiente selezionarne uno e
cliccare sul comando “COPIA GRIGLIE FATTORI E
RISULTATI” per avviare la copia di tutte le tabelle
precedentemente selezionate. Cliccare su APRI in tutte
le finestre si aprono durante l’operazione.
L’Amministratore, dopo aver effettuato le operazioni di sincronizza e copia griglie appena descritte, consegna ai membri del GAV la copia di backup
del Programma (l’intera cartella denominata “backupCAF_edu”) con gli archivi aggiornati.E-TOOL CAF EDUCATION - TUTORIAL
Esporta
La funzione “Esporta” permette ai Valutatori di esportare il proprio database e renderlo disponibile all’Amministratore per la sincronizzazione.
Cliccando sul pulsante “ESPORTA” dalla pagina principale del
Programma, si apre una finestra.
Cliccando su “Esporta” viene visualizzato l’elenco dei drive disponibili
fra cui scegliere quello in
cui si vuole salvare il DB.
Di default, il nome del file viene generato in relazione al numero
identificativo con cui il Valutatore ha effettuato l’accesso per
l’inserimento dei dati: A_cafmanagement.mbd per il Valutatore1,
B_cafmanagement.mbd per il Valutatore 2 ecc.
La procedura descritta consente di esportare unicamente i file in
formato mdb.E-TOOL CAF EDUCATION - TUTORIAL
Per l’esportazione dei file in formato rtf con i contenuti dei
richtextbox presenti in “Gestione Fattori Risultati” è sufficiente cliccare
sul comando “ESPORTA RTF” in uno qualsiasi dei Sottocriteri per
esportare quelli relativi a tutti i Sottocriteri.
Si apre una finestra che consente di creare o selezionare, fra quelle
esistenti nel proprio PC, la cartella in cui salvare quella con i file
esportati. Effettuata la selezione, cliccare su ESPORTA.
Di default il nome della cartella viene generato in relazione al numero
identificativo con cui il Valutatore ha effettuato l’accesso per
l’inserimento dei dati: A_1_RTF per il Valutatore1, A_2_RTF per il
Valutatore 2 ecc.. Alla denominazione dei singoli file esportati verrà
aggiunta una lettera in base al Valutatore a cui appartengono (es.
FATT_1_1_A per Valutatore1; FATT_1_1_B per Valutatore 2…etc).
N.B. Non modificare la denominazione attribuita alla cartella e ai
singoli file esportati poiché è ad essa che l’E-Tool si riferisce, in fase di
sincronizzazione e Copia Griglie, per associare gli archivi ai Valutatori
che li hanno prodotti e quindi collocare correttamente i dati che
contengono.
I file esportati devono essere consegnati all’Admin per la sincronizzazione. I file possono essere forniti su una pen drive, spediti per posta elettronica8
o salvati su una cartella condivisa ad esempio su dropbox.
N.B. Prima di procedere alla sincronizzazione l’Admin avrà cura di esportare dal PC anche gli archivi (in formato mdb e rtf) che, in qualità di
Valutatore, avrà precedentemente implementato. Effettuerà l’esportazione accedendo con il suo identificativo di Valutatore.
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In questo caso, per evitare che il database.mdb venga bloccato dai sistemi di protezione dei server di posta elettronica, è consigliabile inviarlo all’interno di una
cartella compressa tramite winzip o winrarE-TOOL CAF EDUCATION - TUTORIAL Back up e Ripristina Archivi Back up La funzione “Back up” consente di salvare una copia degli archivi del Programma. Cliccando sull’omonimo pulsante nella schermata iniziale, si apre una maschera dalla quale è possibile selezionare il drive su cui si desidera effettuare il salvataggio. I drive disponibili vengono mostrati cliccando sul pulsante “ELENCA”. Una volta selezionato il drive di destinazione, (la relativa denominazione compare nel campo “DRIVE SELEZIONATO”) è necessario cliccare sul comando “CREA BACK UP”. Rispondere OK a tutti i messaggi che compaiono nelle finestre che si aprono man mano che il back up viene completato. Viene in questo modo creata la cartella “back upCAF_edu” nel drive scelto. Ripristina Archivi La funzione “Ripristina Archivi” consente di sostituire gli archivi in uso dal Programma con eventuali copie di back up. Si utilizza tale funzione principalmente per inserire nel proprio sistema la copia di archivi generata dall’Admin a seguito della sincronizzazione, oppure, in casi eccezionali che rendono necessaria una sostituzione integrale dei dati contenuti, per esempio a seguito di una re-installazione del software. Entrambe le funzioni “Back up” e “Ripristina Archivi” sono attive sia accedendo come Valutatore che come Admin.
E-TOOL CAF EDUCATION - TUTORIAL AVVERTENZE Se per chiudere le maschere che volta per volta vengono utilizzate non risulta sufficiente cliccare sul tasto esci, posizionarsi in un punto qualsiasi della maschera e usare la combinazione di tasti ALT+F4. Le maschere aperte rimangono quasi sempre in icona, per riaccedervi una volta usciti è preferibile non cliccarci sopra ma utilizzare la pulsantiera della schermata iniziale. Reset Tale funzionalità è legata a futuri sviluppi del Programma e non è pertanto al momento utilizzabile.
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