CAF EDUCATION E-TOOL - TUTORIAL - Tutorial relativo all'utilizzo e alla gestione del software CAF Education E-Tool

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CAF EDUCATION E-TOOL - TUTORIAL - Tutorial relativo all'utilizzo e alla gestione del software CAF Education E-Tool
CAF EDUCATION E-TOOL - TUTORIAL

Tutorial relativo all’utilizzo e alla gestione del software CAF Education E-Tool
CAF EDUCATION E-TOOL - TUTORIAL - Tutorial relativo all'utilizzo e alla gestione del software CAF Education E-Tool
CAF EDUCATION E-TOOL - TUTORIAL

CAF EDUCATION E-TOOL                                                             3

LIVELLI DI UTILIZZO                                                              4
SUGGERIMENTI PER L’OTTIMIZZAZIONE DELL’UTILIZZO DEL PROGRAMMA DA PARTE DEL GAV    5

AVVIO DEL PROGRAMMA                                                              8

SCHERMATA INIZIALE                                                               9

IL PROCESSO DI AUTOVALUTAZIONE                                                   10
AGGREGAZIONE E ANALISI EVIDENZE FA                                               10
AGGREGAZIONE E ANALISI EVIDENZE RISULTATI                                        11
GESTIONE FATTORI - RISULTATI                                                     13
REGISTRO/RAPPORTO DI AUTOVALUTAZIONE                                             14
MATRICE PUNTEGGI                                                                 17
GESTIONE DEL CONSENSO                                                            18

PRODOTTI                                                                         19
OUTPUT DEL PROCESSO                                                              19
GRAFICI                                                                          20
MATRICI PUNTEGGI PER VALUTATORE                                                  20

FUNZIONALITÀ E STRUMENTI DI GESTIONE DEL SOFTWARE                                21
SINCRONIZZA E “COPIA GRIGLIE” (VISUALIZZATORE)                                   21
ESPORTA                                                                          24
BACK UP E RIPRISTINA ARCHIVI                                                     26

AVVERTENZE                                                                       27
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CAF EDUCATION E-TOOL
L’ E-Tool “CAF Education” (da ora in avanti E-Tool) è stato messo a punto nel corso del Progetto “Miglioramento delle performance delle
Istituzioni Scolastiche” realizzato nell'ambito del PON 2007-2013 "Competenze per lo sviluppo" (FSE Asse II Capacità istituzionale - Obiettivo H)
dal Dipartimento della Funzione Pubblica, su incarico del MIUR, in collaborazione con FormezPA.
Si tratta di uno strumento che supporta il Gruppo di Autovalutazione (GAV) delle Istituzioni Scolastiche nella gestione del processo di
Autovalutazione e Miglioramento.
L’applicazione consente di gestire le evidenze relative ai Fattori Abilitanti e ai Risultati raccolte dal GAV, agevolando la loro aggregazione e
l’individuazione dei Punti di Forza e dei Punti di debolezza e l’attribuzione del punteggio per i Sottocriteri del Modello.
L’E-Tool è utilizzabile sia in fase di valutazione individuale per la compilazione, a cura di ciascun componente del GAV, del Registro Individuale
di Autovalutazione, sia per il consenso di gruppo e la stesura del Rapporto di Autovalutazione (RAV).
Il Programma prevede anche alcuni strumenti e funzionalità utili per la stesura del Piano di Miglioramento1.
L’utilizzo dell’E-Tool presuppone una buona conoscenza del Modello CAF&Education e delle Linee Guida per l’Autovalutazione e il
Miglioramento. Il suo utilizzo, che non è obbligatorio, non rende necessaria la compilazione di alcuni degli strumenti contenuti nel kit “CAF
Education” (Griglia per l’aggregazione e l’analisi dei FA, Griglia per l’aggregazione e l’analisi dei Risultati, format Registro Individuale di
Autovalutazione, format Rapporto di Autovalutazione) che verranno prodotti direttamente dal sistema a seguito dell’imputazione dei dati da parte
del GAV.

1
    La descrizione delle sezioni che riguardano il “Miglioramento” verrà inserita nel “Tutorial” successivamente
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LIVELLI DI UTILIZZO
Sono previsti due differenti livelli di utilizzo dell’E-Tool (Valutatore e Amministratore), con diritti e permessi differenti, che presuppongono una
chiara distribuzione di compiti all’interno del Gruppo di Autovalutazione.
Il Valutatore inserisce i dati e le informazioni raccolte per i Sottocriteri di competenza, ne elabora la sintesi descrittiva e procede alla valutazione
individuale definendo Punti di Forza e di Debolezza e attribuendo il Punteggio.
L’Amministratore ha il compito di:
    • raccogliere e assemblare, secondo le modalità che verranno successivamente illustrate, i contributi prodotti dai Valutatori sia in fase di
       raccolta, aggregazione e analisi delle evidenze sia a seguito della valutazione individuale;
    • rendere disponibili al GAV gli archivi aggiornati a seguito di ogni modifica;
    • produrre la versione definitiva del Rapporto di Autovalutazione in formato pdf, da trasmettere secondo le indicazioni fornite dallo staff, e di
      aggiornare il software rispetto alla Sintesi dei Sottocriteri, ai Punti di Forza e i Punti di Debolezza e alle Idee per il Miglioramento
      concordati nella riunione di consenso e inserendo i Punteggi così come condivisi dal GAV in fase di valutazione collettiva.
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Suggerimenti per l’ottimizzazione dell’utilizzo del Programma da parte del GAV
L’utilizzo del software presuppone che il GAV abbia suddiviso il lavoro fra i propri componenti assegnando a ciascuno di essi (o a piccoli
sottogruppi nel caso di GAV numerosi), per un certo numero di Sottocriteri, il compito di provvedere all’analisi completa (raccolta e inserimento
dei dati e delle informazioni, elaborazione della sintesi complessiva, compilazione dell’elenco delle fonti - documentali e non- da cui sono stati
acquisiti i dati utilizzati).
Si sottolinea l’importanza che il GAV stabilisca a chi affidare la responsabilità di gestire l’E-Tool in qualità di Amministratore (Admin).
E’ preferibile che l’Amministratore coincida con il Responsabile dell’Autovalutazione o, eventualmente, con un altro componente del Gruppo di
Autovalutazione, purché in possesso delle competenze informatiche di base per l’utilizzo di programmi di office automation.

N.B.
E’ necessario che definire prima di iniziare il codice identificativo con cui ciascun Valutatore opererà all’interno del sistema (VAL_1,
VAL_2…Val_10). In particolare se si opera in remoto su postazioni diverse, infatti, ogni Valutatore dovrà accedere sempre con il
medesimo identificativo2.
Il Valutatore a cui è stato attribuito anche il ruolo di Amministratore, dovrà accedere al sistema come Valutatore e non come Admin, per
l’inserimento dei dati e la valutazione individuale dei Sottocriteri ad esso assegnati.

2
 L’E-Tool prevede un numero massimo di 10 Valutatori per cui in presenza di un GAV con un numero di componenti superiore si renderà necessario che più Valutatori
utilizzino la medesima postazione accedendo con il medesimo identificativo per evitare dispersione di dati
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Ciascun Valutatore può utilizzare il Programma operando:
   • in autonomia, in remoto su una propria postazione pc;
   • su una postazione della scuola, a disposizione del GAV, i cui membri si alternano per il suo utilizzo.
Nel caso in cui i Valutatori lavorino su postazioni diverse è necessario prevedere dei momenti di scambio degli archivi per mettere assieme i
diversi contributi prodotti.
Si rimanda ai relativi paragrafi della sezione del Tutorial “FUNZIONALITA’ E STRUMENTI DI GESTIONE DEL SOFTWARE” per
l’illustrazione di tutte le operazioni necessarie per effettuare:
   -   l’Esportazione
   -   la Sincronizzazione
   -   la Copia delle griglie
   -   il Back up
   -   il Ripristino degli archivi

   utili per disporre di un archivio integrato.

A seguire si riporta una tabella di sintesi delle principali fasi del processo di autovalutazione associate alle funzioni del E-Tool CAF Education con
la specifica delle attività da svolgere a cura dei diversi attori (Responsabile autovalutazione; ADMIN; Valutatori).
Per maggiori approfondimenti si rimanda alle DEMO pubblicate nel KIT CAF EDUCATION.
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Tab. 1 Funzioni E-Tool per fasi del processo di autovalutazione
FASI                             CHI                              PRODOTTI                         FUNZIONI E-TOOL UTILI
AGGREGAZIONE e                   Ciascun Valutatore per i         Informazioni e i dati inseriti   Aggregazione e Analisi Evidenze
ANALISI EVIDENZE                 Sottocriteri assegnati           nel sistema                      FA
                                                                                                   Aggregazione e Analisi Evidenze
                                                                                                   Risultati
SINTESI COMPLESSIVA              Ciascun Valutatore per i         Sintesi Complessiva dei          Gestione Fattori - Risultati
SOTTOCRITERI                     Sottocriteri assegnati           Sottocriteri assegnati

                                                                  Archivi esportati e
                                 Valutatori ⇒Admin/ Resp          trasmessi                        Esporta rtf
                                 Autov*                                                            Esporta mdb

ASSEMBLAMENTO DEL                Admin/ Resp Autov*               Archivi individuali              Sincronizza + Copia griglie da
LAVORO DI                                                         assemblati                       Visualizzatore
AGGREGAZIONE DELLE
EVIDENZE E DELLE
SINTESI DEI                      Admin/Resp Autov* ⇒GAV           Documento con Sintesi            Stampa Sintesi Fattori
SOTTOCRITERI.                    GAV⇒
                                    ⇒Admin/ Resp Autov*           Complessiva Sottocriteri         Stampa Sintesi Risultati
CONDIVISIONE DELLE
SINTESI NEL GAV

AGGIORNAMENTO                    Admin/ Resp                      Archivi aggiornati (rtf e        Gestione Fattori – Risultati
DELLE SINTESI                    Autov*⇒
                                       ⇒Valutatori                mdb)                             Back up
VALIDATE DAL GAV
VALUTAZIONE                      Valutatori                                                        Ripristina archivi
INDIVIDUALE CON                                                   Registro di autovalutazione      Registro/Rapporto di
INDIVIDUAZIONE DEI                                                compilato                        Autovalutazione
PUNTI DI FORZA E DEI                                                                               Matrice punteggi
PUNTI DI DEBOLEZZA E                                              Archivi mdb esportati e
ATTRIBUZIONE DEI                 Valutatori ⇒ Admin/RespAV        trasmessi                        Esporta
PUNTEGGI
AGGREGAZIONE DELLE               Admin/ Resp Autov*               Archivi individuali              Sincronizza
VALUTAZIONI                                                       assemblati
INDIVIDUALI                      Admin/ Resp Autov* ⇒GAV
                                                                  Bozza RAV in formato rtf         Rapporto
                                                                                                   Apri Rapporto
PREPARAZIONE DELLA               I component del GAV              Punti di forza e Punti di        Registro/Rapporto di
RIUNIONE DI CONSENSO                                              debolezza raggruppati per        Autovalutazione
                                                                  temi omogenei nella Bozza        Apri Rapporto di Autovalutazione
                                                                  del RAV
CONSENSO SUI PDF, PDD e          GAV durante la riunione di       PdF, PdD, IdM e Punteggi         Rapporto di Autovalutazione
PUNTEGGIO                        consenso                         condivisi in formato rtf         Consenso
                                 Admin/ Resp Autov* ⇒GAV
STESURA DEFINITIVA               GAV ⇒ Admin/ Resp Autov*         PdF, PdD, IdM e Punteggi         Rapporto di Autovalutazione
DEL RAV E VERIFICA DI                                             rivisti post consenso in         Matrice Punteggi
COERENZA DEI                                                      formato rtf
CONTENUTI
                                 Admin/ Resp Autov*               Redazione finale del RAV

                                                                  Aggiornamento del E-Tool
                                 Admin/ Resp Autov* e il GAV      con l’ultima versione del
                                                                  RAV
* Se non coincide con l’Admin
NB – LE OPERAZIONI DI SINCORNIZZAZIONE E COPIA GRIGLIE NON SONO NECESSARIE SE
TUTTI I VALUTATORI LAVORANO SULLA MEDESIMA POSTAZIONE
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E-TOOL CAF EDUCATION - TUTORIAL

AVVIO DEL PROGRAMMA
Per avviare l’E-Tool, entrare nella cartella INST-EDU,
dopo aver provveduto alla sua installazione,
e cliccare su “CAF –EDU Application Manifest”

                                                         Si aprirà la pagina di accesso
                                                         Cliccare sul pulsante “Entra” e attendere alcuni secondi per l’Avvio.
                                                         Cliccare su “ESCI” per uscire completamente dal Programma

                                                         L’opzione “adatta a schermo” permette l’adattamento più prossimo alla risoluzione dello
                                                         schermo in dotazione (il software è stato progettato su una macchina con schermo a
                                                         risoluzione 1400 x 900).
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SCHERMATA INIZIALE
Nella barra in alto sono riportati i tasti per accreditarsi
e utilizzare l’applicazione.
Si accede come VALUTATORE cliccando su
VAL_1, VAL_2….VAL_10 o come AMMINISTRATORE
attraverso il tasto Admin.
Una volta effettuato l’accesso vengono abilitate
le maschere richiamate nella pulsantiera a destra.
Nella parte sinistra la sezione “Valutatore” indica l’utente
che ha effettuato l’accesso e permette di segnalare
lo stato della valutazione (completo o incompleto).
Per farlo cliccare sul check box posizionato accanto
all’identificativo del Valutatore.
Sono inoltre presenti i comandi che consentono di consultare
il testo del Modello CAF&Education e il Tutorial.
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IL PROCESSO DI AUTOVALUTAZIONE
Aggregazione e Analisi Evidenze FA3
Questa sezione supporta il Gruppo di Autovalutazione nell’aggregazione delle evidenze (dati e informazioni) relative ai Fattori Abilitanti.
                                                        Dalla schermata iniziale, cliccando sul pulsante “Aggregazione e Analisi Evidenze FA”, si
                                                        accede a una tabella in cui è possibile riportare le evidenze raccolte, per ciascun esempio dei
                                                        Sottocriteri relativi ai Fattori Abilitanti. La tabella è articolata in quattro campi testo che
                                                        consentono di differenziare le informazioni in relazione alle fonti di provenienza (documenti,
                                                        questionari, interviste). L’ultimo campo è destinato all’inserimento di annotazioni e
                                                        commenti.
                                                                                    Per attivare la tabella selezionare il Sottocriterio posizionandosi sul numero corrispondente a
                                                                                    quello che si intende prendere in considerazione. Viene quindi visualizzato il titolo e di
                                                                                    default il primo esempio del Sottocriterio selezionato. Gli altri esempi possono essere attivati
                                                                                    scorrendo
                                                                                    il “contatore” “ESEMPIO”.
                                                                                    I contenuti relativi a ciascun esempio
                                                                                    possono essere digitati nei campi
                                                                                    testo della tabella o importati da
documenti esterni con un “copia incolla”.
Ogni qualvolta si inseriscono delle nuove parti di testo o si effettuano delle modifiche, si attiva
il comando SALVA4 - la relativa icona si colora di rosso. Per spostarsi sugli altri esempi,
accedere ad altre maschere o per uscire dal Programma è obbligatorio effettuare il salvataggio.
Cliccando su “STAMPA GRIGLIA” viene generato un documento in formato rtf con il
contenuto delle tabelle compilate. Il comando “VISUALIZZA STAMPA” consente di
consultarlo ed effettuarne il download.

3
    La sezione aggregazione e analisi evidenze FA segue i criteri esposti nelle Aule virtuali del 7 e 8 maggio e sostituisce i file excel presentati in quell’occasione.
4
    N.B. – Questo accade in tutte le maschere
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Aggregazione e Analisi Evidenze Risultati
Questa sezione supporta il Gruppo di Autovalutazione nell’aggregazione delle evidenze (dati e informazioni) relative ai Risultati.
                                                                Dalla schermata iniziale, cliccando sul pulsante “Aggregazione e Analisi Evidenze
                                                                Ris.”, si accede a una maschera dove riportare le evidenze raccolte, per ciascun
                                                                esempio dei Sottocriteri previsti dal Modello.
                                                                Il Valutatore potrà individuare, per le diverse aree di indagine richiamate dagli esempi
                                                                dei Sottocriteri, degli indicatori.
                                                                Per ciascun indicatore potrà inserire i dati di misurazione, gli eventuali obiettivi definiti
                                                                in fase di programmazione e indicare la presenza di confronti.
                                                                In “Sintesi Indicatore” oltre al commento dei dati inseriti, possono essere indicate le
                                                                fonti utilizzate per il loro reperimento o per motivarne la non disponibilità.
                                                                Per attivare le funzionalità della maschera selezionare
                                                                il Sottocriterio posizionandosi, nella barra in alto, sul numero corrispondente a quello
                                                                che si intende prendere in esame.
                                                                Viene quindi visualizzato il titolo e, di default, il primo esempio. Gli altri esempi
                                                                possono essere attivati scorrendo
                                                                il “contatore” “ESEMPIO”.
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Per l’introduzione degli indicatori
scegliere l’opzione NO
della sezione “SOLA LETTURA”
e digitare nel campo testo
la denominazione dell’indicatore
che si intende inserire.
Il sistema è impostato di default
per l’inserimento di 6 indicatori
per ciascun esempio.
Qualora fosse necessario
prevederne un numero superiore,
attivare la funzione AGGIUNGE INDICATORE
apponendo il segno di spunta
nel check box posizionato accanto al comando col segno +. Cliccare quindi su tale comando (+).
Prima di attivare la funzione AGGIUNGE INDICATORE accertarsi che la modalità SOLA LETTURA sia disabilitata.
Per ciascun indicatore possono essere inseriti i dati relativi a 3 annualità. L’annualità di riferimento viene selezionata dal menù a tendina presente in “
ANNI DI RIFERIMENTO”.
Cliccando su “COPIA” il sistema inserisce automaticamente le medesime annualità selezionate per l’indicatore inserito immediatamente prima.

                                                      Cliccando sul comando STAMPA GRIGLIE viene generato un documento in formato rtf
                                                      contenente gli indicatori, i dati e le informazioni inserite. Attraverso VISUALIZZA STAMPA è
                                                      possibile consultarlo ed effettuarne il download.
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Gestione FATTORI - RISULTATI
Attraverso questa sezione è possibile elaborare i dati e le informazioni precedentemente inserite in “Aggregazione e Analisi Evidenze FA” e
“Aggregazione e Analisi Evidenze Risultati” e predisporre per ciascun Sottocriterio la “Sintesi complessiva”. Questa costituirà la base informativa a
cui ciascun Valutatore potrà fare riferimento, in fase di valutazione individuale, per l’individuazione dei Punti di Forza e dei Punti di Debolezza e per
l’attribuzione del Punteggio.
Dalla schermata iniziale, cliccando su
“GESTIONE FATTORI-RISULTATI” si viene indirizzati
nell’omonima maschera.
Una volta selezionato il Sottocriterio, ne viene
visualizzato il titolo, gli esempi e le evidenze
precedentemente inserite nelle tabelle presenti in “Aggregazione e
Analisi Evidenze FA” o “Aggregazione
e Analisi Evidenze Risultati”5.
Il Valutatore attraverso una semplice operazione
di “copia incolla6” potrà traslare le evidenze nel
Richtextbox e rielaborarle per produrre
la Sintesi complessiva del Sottocriterio.
Nel Richtextbox è possibile copiare anche elementi
da fonti esterne, quali immagini, grafici, tabelle etc.
Cliccando sul comando “STAMPA SINTESI FA” e “STAMPA
SINTESI RISULTATI” viene generato un documento in formato rtf
contenente per ciascun Sottocriterio la “Sintesi complessiva”
elaborata dal Valutatore. Attraverso “VISUALIZZA STAMPA” è possibile consultare ed effettuare il download del documento generato.
Si rimanda all’apposito paragrafo del tutorial per l’illustrazione della funzione ESPORTA rtf.
5
  Si precisa che, per ciò che concerne i Risultati, vengono riportati e aggregati i commenti inseriti in “Sintesi per indicatore” e non i singoli valori numerici imputati. E’ possibile consultare/copiare le tabelle
contenenti tali valori dal documento in formato rtf che viene generato nella sezione “Aggregazione e Analisi Evidenze Risultati”.
6
  Per copiare utilizzare il tasto destro del mouse e per incollare la combinazione di tasti CTRL+V
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Registro/Rapporto di Autovalutazione
Quest’area di lavoro, a cui si accede dall’omonimo pulsante della schermata iniziale, può essere utilizzata con una duplice funzione a seconda che si
acceda come Valutatore o come Amministratore.
Accedendo come Valutatore si compila il Registro Individuale di
Autovalutazione inserendo i Punti di Forza e i Punti di debolezza e
attribuendo il Punteggio per ciascun Sottocriterio.
La Sintesi Complessiva del Sottocriterio, elaborata nella sezione
“Gestione Fattori – Risultati” viene resa disponibile per la
consultazione a video tramite il pulsante “MOSTRA/NASCONDE
SINTESI COMPLESSIVA.

In questa sezione è anche previsto il Campo testo per la
visualizzazione e l’inserimento delle evidenze ovvero delle fonti da
cui sono stati ricavati dati e informazioni utilizzati per
l’autovalutazione. Il compito di compilare tale campo sarà di ciascun
Valutatore per i Sottocriteri di competenza.

Il comando per l’accesso alla Matrice per l’attribuzione dei punteggi è
posizionato nella parte bassa della Maschera. Prima di cliccarci sopra
accertarsi che l’etichetta sulla destra sia verde.
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Accedendo all’applicazione come Admin, il GAV può produrre il
Rapporto di Autovalutazione (RAV). Se tutti i componenti del GAV
hanno lavorato sulla medesima postazione, vengono visualizzati i Punti di
Forza e i Punti di Debolezza e i punteggi attribuiti da tutti i Valutatori. Se
invece i Valutatori hanno utilizzato postazioni diverse, è necessario che
l’Amministratore provveda alla sincronizzazione di tutti i contributi
individuali, assemblandoli in un unico archivio.
Si tenga conto che l’E-Tool “aggrega” i contributi dei Valutatori
disponendoli in sequenza in base al numero del Valutatore che li ha prodotti.
E’ quindi opportuno, per facilitare il lavoro del GAV, che il Responsabile
dell’Autovalutazione, eventualmente con l’ausilio di altri componenti del
Gruppo, provveda prima della riunione di consenso, ad effettuare un
“riordino” dei Punti di Forza e di Debolezza raggruppandoli per temi
omogenei.
In fase di riunione di consenso il GAV deciderà quali inserire nel Rapporto
di Autovalutazione. Identificherà anche le Idee per il Miglioramento,
inserendole nell’apposito campo testo.
L’aggiornamento dei contenuti da far confluire nel RAV (Sintesi complessiva del Sottocriterio7, Punti di Forza, Punti di debolezza, Idee per il
Miglioramento, Evidenze, Punteggi) sulla base delle risultanze della riunione di consenso, potrà essere fatta direttamente nel corso di tale riunione o in
un momento successivo, a cura del Responsabile dell’AV con l’ausilio di alcuni componenti del GAV, sempre accedendo all’E-Tool come Admin

7
    Dalla sezione “Gestione Fattori –Risultati”
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Per attivare le funzionalità dell’area di lavoro Registro/Rapporto di
Autovalutazione è necessario scegliere il Criterio da esaminare
posizionandosi sul pulsante che ne riporta la denominazione (l’icona si
colora di verde) e successivamente il Sottocriterio cliccando sul numero
che lo identifica.
In questo modo vengono attivati i due campi testo per l’inserimento dei
Punti di Forza e dei Punti di Debolezza e, accedendo come Admin in
fase di riunione di consenso e di predisposizione del RAV, anche quello
relativo alle Idee per il Miglioramento.
Cliccando sul comando RAPPORTO, in alto sulla destra, viene
generato, in formato rtf, il Registro Individuale di Valutazione (se si
accede come Valutatore) o il Rapporto di Autovalutazione (se si accede
come Admin). Attraverso APRI RAPPORTO è possibile consultare ed
effettuare il download del documento generato.
Per i requisiti di struttura e formattazione previsti per il Rapporto di
Autovalutazione (carattere, spaziatura, numero di pagine) si rimanda
alle indicazioni che verranno fornite nella sezione Kit CAF Education
dell’Area Riservata del sito www.qualitapa.gov.it.
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Matrice Punteggi

La maschera Matrice Punteggi, a cui si accede cliccando sull’omonimo
pulsante da “Registro/Rapporto di Autovalutazione”, permette di
attribuire il Punteggio al Sottocriterio che si sta esaminando. I valori
possono essere selezionati, per le diverse dimensioni previste dalla
matrice, utilizzando i menù a tendina.
Le etichette colorate in rosso segnalano valori zero, quelle in verde
valori superiori a zero.
La presenza di questi segnalatori è utile per evitare dimenticanze
nell’attribuzione del Punteggio.
Una volta assegnato il valore, all’interno della cella corrispondente
all’intervallo di punteggio prescelto, viene attivato un menù a tendina
dal quale è possibile, se lo si ritiene utile, selezionare gli esempi del
Sottocriterio che sono stati prioritariamente presi in considerazione per
la valutazione.
Per salvare e ritornare al “Registro/Rapporto di Autovalutazione” è
possibile cliccare sul comando “ESCI” o spostare col mouse la
maschera. Cliccando su ESCI vengono automaticamente salvati i
punteggi inseriti
L’area Matrice Punteggi è utilizzabile solo in fase di valutazione
individuale; l’attribuzione del punteggio condiviso dal GAV avviene
attraverso la maschera “Consenso” successivamente illustrata.
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Gestione del Consenso
L’area di lavoro “Consenso”, utilizzabile accedendo esclusivamente come Admin, permette, in fase di riunione di consenso, di compilare
collegialmente le matrici per l’attribuzione dei punteggi che confluiranno nel RAV.
L’accesso alla maschera avviene cliccando sul comando “Consenso”
dalla sezione “Grafici”.
Per procedere all’attribuzione del punteggio selezionare:
•   una delle dimensioni di analisi previste dalle matrici per
    l’attribuzione del Punteggio (PLAN DO CHECK ACT per i Fattori
    Abilitanti; TREND, OBIETTIVI, CONFRONTI, COPERTURA per
    i Risultati)
•   il Sottocriterio che si intende prendere in esame
•   i Valutatori che partecipano alla riunione di consenso
Vengono visualizzati (sia nel grafico che nella casella posizionata in
corrispondenza dell’identificativo di ciascun Valutatore) i punteggi
attribuiti in fase di valutazione individuale. Le linee rossa e gialla
segnalano rispettivamente la Media e la Mediana.
La scelta del punteggio condiviso dal GAV potrà essere fatta utilizzando
i menù a tendina posizionati in fondo alla pagina.
Nel prospetto posizionato sulla destra verranno progressivamente
visualizzati i punteggi condivisi definiti dal GAV per i diversi
Sottocriteri, che confluiranno nel RAV. Cliccare su “SALVA” per
effettuare il salvataggio del lavoro svolto.
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PRODOTTI

Output del Processo
Questa sezione contiene l’elenco di tutti i documenti che il Programma è in grado di generare e permette di eseguirne
in maniera centralizzata, la stampa o, cliccando sul pulsante che ne contiene la denominazione, di visualizzarli e consultarli.
Come illustrato in precedenza, ogni documento viene generato
all’interno delle varie maschere del Programma; per questa ragione è
stata introdotta una funzione che consente di verificare se il documento
è già stato prodotto. Delle etichette colorate (grigio=non esiste;
azzurro=esiste) segnalano tale stato.
La funzione “ESPORTA DOCUMENTI” permette di salvarli in un
qualsiasi supporto di archiviazione collegato al sistema.
Il “Foglio excel” non è attivo per l’utilizzatore in quanto è un file
funzionale al Programma al quale non possono essere apportate
modifiche.
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Grafici
Il Programma genera una serie di Grafici in diversi formati relativi principalmente ai punteggi attribuiti sia a livello di singolo Valutatore che a seguito
della riunione di consenso.

Matrici punteggi per Valutatore
Questa maschera contiene un prospetto in cui vengono riportati i punteggi
attribuiti da ciascun Valutatore a tutti i Sottocriteri del Modello (sia Fattori
Abilitanti che Risultati) disaggregati per le diverse dimensioni di analisi
previste dalla metrica (PLAN DO CHECK ACT per i Fattori
Abilitanti;TREND, OBIETTIVI, CONFRONTI, COPERTURA per i
Risultati).
Se si effettua l’accesso come Valutatore è possibile visionare solo i propri
punteggi; entrando come Amministratore è possibile visionare quelli di tutti i
Valutatori, selezionando quello di interesse dall’elenco riportato sulla destra
della schermata.
Cliccando sul comando “STAMPA” viene generato un documento in formato
rtf contenente il prospetto relativo al Valutatore selezionato. “VISUALIZZA
STAMPA” permette di consultare il documento generato ed effettuarne il
download.
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FUNZIONALITÀ E STRUMENTI DI GESTIONE DEL SOFTWARE

Sincronizza e “Copia Griglie” (Visualizzatore)
La funzione “SINCRONIZZAZIONE” utilizzabile dall’Amministratore, consente, come detto in precedenza, di integrare i database (gli archivi in
formato mdb e i file con i contenuti dei rtf) prodotte dai Valutatori su postazioni diverse.
N.B. Non è necessario procedere alla sincronizzazione se tutti i Valutatori hanno utilizzato la medesima postazione

Prima di procedere alla sincronizzazione, è necessario che
l’Amministratore salvi i file ricevuti dagli altri Valutatori in una stessa
cartella. In particolare avrà cura di estrarre i singoli file in formato rtf
dalla varie cartelle in cui i Valutatori li avranno archiviati e incollarli nella
cartella che sceglie di utilizzare per la sincronizzazione assieme ai
database in formato mdb. Nella medesima cartella dovrà salvare anche gli
archivi da lui prodotti come Valutatore.
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                                  Per avviare la sincronizzazione cliccare su “SINCRONIZZA”, dalla schermata
                                  iniziale.
                                  Cliccando sul pulsante “Seleziona Data Base” si seleziona il percorso e la cartella
                                  in cui sono stati posizionati gli archivi dei valutatori. Un’etichetta blu segnalerà
                                  gli archivi che risultano presenti nella cartella.

                                  Dopo aver selezionato, dalla cartella scelta, uno dei database che vengono
                                  visualizzati, cliccare su “SINCRONIZZA” per avviare la sincronizzazione.
                                  L’operazione può richiedere qualche minuto.
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La sincronizzazione consente di copiare e assemblare tutti i dati presenti negli archivi esportati dai diversi Valutatori, ad eccezione di quelli inseriti
nelle tabelle delle maschere “Aggregazione e Analisi Evidenze FA” e “Aggregazione e analisi Evidenze Risultati”. L’importazione di tali dati deve
essere effettuata tramite la funzione “COPIA GRIGLIE” presente all’interno della Maschera “Visualizzatore”.
                                                                                           Le checkbox permettono di selezionare il sottocriterio
                                                                                           di cui si intendono copiare le tabelle

                                                                                           Per ciascuna tabella è necessario selezionare il
                                                                                           valutatore che le ha prodotte

                                                                                           Il PIANO di copia deve coincidere con quello di
                                                                                           distribuzione dei compiti concordato all’interno del
                                                                                           GAV. In caso di errore la tabella non verrà copiata.
                                                                                           Poiché non verrà segnalato un errore di tale tipo, è
                                                                                           onere dell'Admin provvedere ad un controllo.

                                                                                           Il pulsante SCEGLI PERCORSO consente di
                                                                                           selezionare la cartella in cui sono stati archiviati i
                                                                                           database in formato mdb dei Valutatori. Fra quelli che
                                                                                           vengono visualizzati, è sufficiente selezionarne uno e
                                                                                           cliccare sul comando “COPIA GRIGLIE FATTORI E
                                                                                           RISULTATI” per avviare la copia di tutte le tabelle
                                                                                           precedentemente selezionate. Cliccare su APRI in tutte
                                                                                           le finestre si aprono durante l’operazione.

L’Amministratore, dopo aver effettuato le operazioni di sincronizza e copia griglie appena descritte, consegna ai membri del GAV la copia di backup
del Programma (l’intera cartella denominata “backupCAF_edu”) con gli archivi aggiornati.
E-TOOL CAF EDUCATION - TUTORIAL

Esporta
La funzione “Esporta” permette ai Valutatori di esportare il proprio database e renderlo disponibile all’Amministratore per la sincronizzazione.

                                                                           Cliccando sul pulsante “ESPORTA” dalla pagina principale del
                                                                           Programma, si apre una finestra.

                                                                           Cliccando su “Esporta” viene visualizzato l’elenco dei drive disponibili
                                                                           fra cui scegliere quello in
                                                                           cui si vuole salvare il DB.

                                                                           Di default, il nome del file viene generato in relazione al numero
                                                                           identificativo con cui il Valutatore ha effettuato l’accesso per
                                                                           l’inserimento dei dati: A_cafmanagement.mbd per il Valutatore1,
                                                                           B_cafmanagement.mbd per il Valutatore 2 ecc.

                                                                           La procedura descritta consente di esportare unicamente i file in
                                                                           formato mdb.
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                                                                                    Per l’esportazione dei file in formato rtf con i contenuti dei
                                                                                    richtextbox presenti in “Gestione Fattori Risultati” è sufficiente cliccare
                                                                                    sul comando “ESPORTA RTF” in uno qualsiasi dei Sottocriteri per
                                                                                    esportare quelli relativi a tutti i Sottocriteri.
                                                                                    Si apre una finestra che consente di creare o selezionare, fra quelle
                                                                                    esistenti nel proprio PC, la cartella in cui salvare quella con i file
                                                                                    esportati. Effettuata la selezione, cliccare su ESPORTA.
                                                                                    Di default il nome della cartella viene generato in relazione al numero
                                                                                    identificativo con cui il Valutatore ha effettuato l’accesso per
                                                                                    l’inserimento dei dati: A_1_RTF per il Valutatore1, A_2_RTF per il
                                                                                    Valutatore 2 ecc.. Alla denominazione dei singoli file esportati verrà
                                                                                    aggiunta una lettera in base al Valutatore a cui appartengono (es.
                                                                                    FATT_1_1_A per Valutatore1; FATT_1_1_B per Valutatore 2…etc).
                                                                                    N.B. Non modificare la denominazione attribuita alla cartella e ai
                                                                                    singoli file esportati poiché è ad essa che l’E-Tool si riferisce, in fase di
                                                                                    sincronizzazione e Copia Griglie, per associare gli archivi ai Valutatori
                                                                                    che li hanno prodotti e quindi collocare correttamente i dati che
                                                                                    contengono.
I file esportati devono essere consegnati all’Admin per la sincronizzazione. I file possono essere forniti su una pen drive, spediti per posta elettronica8
o salvati su una cartella condivisa ad esempio su dropbox.
N.B. Prima di procedere alla sincronizzazione l’Admin avrà cura di esportare dal PC anche gli archivi (in formato mdb e rtf) che, in qualità di
Valutatore, avrà precedentemente implementato. Effettuerà l’esportazione accedendo con il suo identificativo di Valutatore.

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 In questo caso, per evitare che il database.mdb venga bloccato dai sistemi di protezione dei server di posta elettronica, è consigliabile inviarlo all’interno di una
cartella compressa tramite winzip o winrar
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Back up e Ripristina Archivi

Back up
La funzione “Back up” consente di salvare una copia degli archivi del
Programma.
Cliccando sull’omonimo pulsante nella schermata iniziale, si apre una
maschera dalla quale è possibile selezionare il drive su cui si desidera
effettuare il salvataggio. I drive disponibili vengono mostrati cliccando sul
pulsante “ELENCA”.
Una volta selezionato il drive di destinazione, (la relativa denominazione
compare nel campo “DRIVE SELEZIONATO”) è necessario cliccare sul
comando “CREA BACK UP”. Rispondere OK a tutti i messaggi che
compaiono nelle finestre che si aprono man mano che il back up viene
completato.
Viene in questo modo creata la cartella “back upCAF_edu” nel drive scelto.

Ripristina Archivi
La funzione “Ripristina Archivi” consente di sostituire gli archivi in uso dal Programma con eventuali copie di back up.
Si utilizza tale funzione principalmente per inserire nel proprio sistema la copia di archivi generata dall’Admin a seguito della sincronizzazione,
oppure, in casi eccezionali che rendono necessaria una sostituzione integrale dei dati contenuti, per esempio a seguito di una re-installazione del
software. Entrambe le funzioni “Back up” e “Ripristina Archivi” sono attive sia accedendo come Valutatore che come Admin.
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AVVERTENZE
Se per chiudere le maschere che volta per volta vengono utilizzate non risulta sufficiente cliccare sul tasto esci, posizionarsi in un punto qualsiasi della
maschera e usare la combinazione di tasti ALT+F4.
Le maschere aperte rimangono quasi sempre in icona, per riaccedervi una volta usciti è preferibile non cliccarci sopra ma utilizzare la pulsantiera della
schermata iniziale.
Reset
Tale funzionalità è legata a futuri sviluppi del Programma e non è pertanto al momento utilizzabile.
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