Report di analisi Attività tecnica per l'adozione di OpenOffice.org Rel. 1.0 - preparato per Università di Napoli Federico II

 
Report di analisi
Attività tecnica per l'adozione di OpenOffice.org
                                                  Rel. 1.0

                                            preparato per
                           Università di Napoli Federico II

                                           5 novembre 2010
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               sui temi discussi alla data della pubblicazione e sono basate sulla combinazione di informazioni
               raccolte durante le interviste con responsabili interni a BLM e l’esperienza e la competenza di
               YACME sui temi trattati.

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Autori         Andrea Giorgini, Maurizio Berti

Approvato da

Stato          Emesso (E)
Documento Confidenziale                                                                Università di Napoli
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Revisioni
 Release       Autore             Data       Revisioni
 0.4 (B)       Andrea Giorgini    28/07/10   Bozza
 0.9 (B)       Andrea Giorgini,   04/11/10   Bozza
               Maurizio Berti
 1.0 (E)       Maurizio Berti     05/11/10   Inserimento ulteriori elementi a valle dell'incontro in UNINA.

           Legenda
           (B): documento in stato Bozza
           (E): documento in stato Emesso

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Allegati
 Allegato   Descrizione                      Nome File
     A      Elaborazione dati questionario   UniNA – Analisi OOo – Elaborazione dati questionario.ods
     B      Risultati analisi documentale    UniNA – Analisi OOo – Risultati analisi documentale.xls
     C      Opzioni di configurazione        UniNA – Analisi OOo – Opzioni di configurazione OOo.pdf
     D      Pianificazione del Pilota        UniNA – Analisi OOo – Piano pilota.ods

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Indice generale
       Introduzione........................................................................................................ 7
                 Scopo del documento........................................................................................... 7
                 Abbreviazioni e sigle............................................................................................. 7
                 Gestione del progetto............................................................................................ 7
                 Note sulla corrente versione del documento......................................................... 7

       L'analisi sul campione di utenti......................................................................... 8
                 La raccolta dei dati................................................................................................ 8
                 La classificazione delle criticità............................................................................. 8

       Presentazione dei dati........................................................................................ 9
                 Intervista ai responsabili di Università di Napoli.................................................... 9
                       Il progetto.........................................................................................................................................9
                       La struttura...................................................................................................................................... 9
                       Infrastruttura informatica................................................................................................................. 9
                       Utilizzo degli strumenti di produttività..............................................................................................9
                       Scambio di documenti................................................................................................................... 10
                       Applicazioni................................................................................................................................... 10
                       Supporto........................................................................................................................................ 10
                 L'analisi dei documenti........................................................................................ 11
                       Riassunto documenti..................................................................................................................... 11
                       Distribuzione storica...................................................................................................................... 11
                       Macro.............................................................................................................................................11
                       Problemi di migrazione..................................................................................................................12
                 Il questionario utenti............................................................................................ 13
                       Informazioni sulla produzione documentale ..................................................................................13
                       Particolarità di utilizzo....................................................................................................................13
                       La produzione documentale..........................................................................................................13
                       Lo scambio documentale.............................................................................................................. 16
                       Utilizzo di Word............................................................................................................................. 16
                       Utilizzo di Excel............................................................................................................................. 16
                       Utilizzo di macro............................................................................................................................ 17
                       Utilizzo di Powerpoint.................................................................................................................... 17
                       Utilizzo di Access...........................................................................................................................17

       Conclusioni....................................................................................................... 19
                 La migrabilità a OOo........................................................................................... 19
                       Migrazione/interoperabilità documentale...................................................................................... 19
                       Funzionalità utilizzate.................................................................................................................... 19
                       Uso di macro................................................................................................................................. 19
                       Uso di Outlook...............................................................................................................................20
                       Uso di Access................................................................................................................................20
                       Applicazioni che utilizzano Office..................................................................................................20
                 I prossimi passi .................................................................................................. 21
                 Linee guida per la conduzione del progetto pilota .............................................. 22
                       Dettaglio delle attività.................................................................................................................... 23
                       Pianificazione................................................................................................................................ 24
                       Piano delle attività......................................................................................................................... 24
                 Considerazioni aggiuntive................................................................................... 26
                       L'adozione di OpenOffice.org e il formato ODF ............................................................................ 26
                       Interoperabilità con altre applicazioni e future acquisizioni di software o servizi da terze parti . . .27

                                                                                                                                                                      Pagina 5 di 27
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Indice delle tabelle
Tabella 1: Classi di criticità................................................................................................................................ 8
Tabella 2: Documentazione analizzata............................................................................................................ 11
Tabella 3: Documenti con macro..................................................................................................................... 11
Tabella 4: Problemi di migrazione................................................................................................................... 12
Tabella 5: Dati relativi alla produzione documentale dei tre applicativi........................................................... 15
Tabella 6: Grafici che riassumono la produzione documentale degli utenti..................................................... 15
Tabella 7: Applicazioni che interagiscono con MSO........................................................................................ 21
Tabella 8: Attività del pilota.............................................................................................................................. 23
Tabella 9: Percorso formativo del pilota.......................................................................................................... 25
Tabella 10: Percorso formativo del pilota presso UNINA................................................................................ 26

Indice delle figure
Illustrazione 1: Distribuzione storica................................................................................................................ 11
Illustrazione 2: Schema attività del pilota........................................................................................................ 24
Illustrazione 3: Schema del processo............................................................................................................. 24

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Introduzione

     Scopo del documento
          Il presente documento ha lo scopo di illustrare i risultati della fase di analisi basata sui dati
          raccolti attraverso incontri con il personale di Università di Napoli, sul questionario somministrato
          agli utenti e sugli incontri con gli utenti dei Sistemi Informativi.

     Abbreviazioni e sigle
          Segue la lista di abbreviazioni e sigle, elencate in ordine alfabetico, utilizzate all'interno di questo
          documento ed all'interno degli allegati.
             •   UNINA – Università di Napoli Federico II
             •   UO – Unità Organizzativa
             •   SI – Sistemi Informativi
             •   OOo – OpenOffice.org
             •   MSO – MS Office

     Gestione del progetto
          I responsabili di progetto sono: Andrea Giorgini (YACME) e Giancarlo Ceraldi (UNINA).

     Note sulla corrente versione del documento
          La corrente versione del documento fa riferimento ai dati raccolti durante le interviste, al
          questionario utenti ed al questionario SI.
          Il presente documento, pertanto, potrebbe subire ulteriori modifiche in dipendenza dalle
          informazioni raccolte.

                                                                                                  Pagina 7 di 27
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L'analisi sul campione di utenti
          L'analisi ha avuto come scopo l'esame della modalità di utilizzo degli strumenti di office
          automation, delle applicazioni comunemente usate e della produzione documentale su un
          campione di utenti prestabilito, al fine di valutare la realizzazione di un progetto pilota per
          l'adozione della suite di office automation OpenOffice.org presso UNINA.
          L'analisi si basa su di una raccolta dati mediante questionari, interviste alle persone interessate,
          nonché sull'esame di documenti di uso comune.

     La raccolta dei dati
          La raccolta dati è stata articolata in quattro fasi:
           •   questionario preliminare con i SI,
           •   analisi su di un campione rappresentativo di documenti d'uso,
           •   somministrazione questionario utenti,
           •   verifica sul campo delle applicazioni di terze parti, per appurare l'interazione con gli
           strumenti di office automation.

     La classificazione delle criticità
          Le criticità associate ad OOo sono state raggruppate nelle classi elencate di seguito.

           Classe          Descrizione

                           Criticità alta

                A          Non esiste un'alternativa corrispondente nel mondo OpenOffice.org, se non l'adozione di tecnologie
                           differenti.
                           Si pensi ad esempio alla programmazione macro VBA portata su tecnologia StarBasic di OOo.

                           Criticità media
                           L'alternativa esiste però dipende fortemente dall'utilizzo dello strumento, della funzionalità da parte
                M          dell'utente o dalla metodologia di lavoro.
                           Si pensi ad esempio ad uno strumento che genera report XLS, questo è critico se per la generazione
                           degli XLS richiede Office.

                           Criticità bassa

                B          OpenOffice.org ha lo strumento o la funzionalità compatibile, che lo rende pertanto sostituibile a MS
                           Office, ma si deve comunque approfondire puntualmente.
                           Si pensi ad esempio all'utilizzo di Powerpoint.

                           Non critico o criticità trascurabile
                N          Lo strumento, la funzionalità o la metodologia di lavoro sono compatibile con OpenOffice.org.

          Tabella 1: Classi di criticità

Nel seguito del documento le caratteristiche di OOo saranno evidenziate secondo lo schema appena
esposto per facilitarne l'individuazione.

                                                                                                                     Pagina 8 di 27
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Presentazione dei dati

     Intervista ai responsabili di Università di Napoli
          L'intervista ai responsabili dei servizio SI di UNINA ha messo in luce i seguenti risultati.

          Il progetto
          UNINA intende valutare la migrazione ad OpenOffice.org come strumento di produttività
          individuale in sostituzione dell'attuale suite di office automation. Requisito fondamentale è che
          OpenOffice.org garantisca piena compatibilità con l'attuale parco documentale e con gli
          applicativi attualmente in uso all'interno dell'infrastruttura informatica.

          La struttura
          Il parco utenti di UNINA conta circa 900 postazioni, di cui circa 170 sono condivise tra più utenti.
          La struttura è distribuita su 4 sedi principali, dislocate nel raggio di 15 chilometri, per un totale di
          circa 1000 macchine. Gli utenti accedono ai sistemi autenticandosi tramite Active Directory.

          Infrastruttura informatica
          Il sistema operativo installato sulle macchine è Windows XP Professional, è in uso Altiris come
          strumento di asset management; per la distribuzione delle patch viene utilizzato WSUS.
          I documenti sono memorizzati su cartelle condivise presenti su di un file server all'interno del
          dominio, di cui vengono periodicamente effettuati backup.
          Vengono utilizzati diversi client di posta elettronica: Outlook, Outlook Express e Thunderbird.
          Non è presente alcun software di collaboration, mentre come webmail è possibile utilizzare
          Horde.

          Utilizzo degli strumenti di produttività
          La versione di Microsoft Office installata nella struttura è la 2003, e la produzione documentale
          pregressa non è stimabile in fase di somministrazione del questionario preliminare.
          Il livello medio di conoscenza degli strumenti di produttività viene dichiarato come medio, e non
          presenti percorsi di certificazione come la ECDL. Infine vengono definite un paio di categorie di
          utenza che si distinguono per precise necessità: tecnici ed amministrativi.

          Word
          Viene dichiarato che circa il 100% dell'utenza utilizza word, la maggior parte degli utenti a livello
          base. Circa 10 persone sviluppano macro, mentre un centinaio ne fa uso. Non esistono modelli
          aziendali ufficiali, la gestione è lasciata alle singole unità organizzative.

          Excel
          Circa il 30% degli utenti utilizza Excel. Viene dichiarato, in fase di somministrazione del
          questionario preliminare, un utilizzo base da parte degli utenti delle varie aree aziendali. Una
          ventina di utenti sviluppano macro, mentre una trentina ne utilizzano di già esistenti. Viene
          dichiarato un utilizzo scarso sia dei grafici che di strumenti per analisi complesse di dati, molto
          scarso per quel che riguarda le tabelle pivot.

          Powerpoint
          L'utilizzo di Powerpoint è quantificabile in una percentuale di circa il 5% del parco utenti.
          Vengono utilizzati elementi multimediali nelle presentazioni e non esistono modelli di documento
          aziendali. La conoscenza del prodotto viene dichiarata essere di livello base.

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          Access
          Access viene utilizzato da circa 50 utenti, di cui solo pochi sviluppano applicazioni con maschere
          e report. Sebbene vi siano 2 applicazioni utilizzate all'interno dell'ente, esiste una politica
          aziendale che vieta la realizzazione di applicativi basati su Access.

          Scambio di documenti
          In fase di somministrazione del questionario preliminare non è possibile identificare i processi di
          scambio documentale verso l'esterno della struttura.

          Applicazioni
          Sono presenti diverse applicazioni all'interno dell'ente che richiedono l'utilizzo di MSO, alcune di
          settore, altri trasversali all'intero ente.
          ASIP
          Utilizzato in diversi settori da circa 250 utenti, questo applicativo può esportare in DOC e
          necessita di Word per poter funzionare.
          CIA
          Sviluppata dal Cineca, questa applicazione è utilizzata da circa 560 utenti di cui 70 in
          amministrazione centrale, in modalità Terminal Server. Sfrutta la stampa unione di Word per
          generare documenti, e viene utilizzata giornalmente. Questa applicazione esporta anche dati in
          formato CSV. In questo caso per gestire i dati, CIA chiama l'applicazione associata per default al
          formato, per cui questa funzionalità non rappresenta una criticità.
          CSA
          Applicazione sviluppata dal Cineca per sostituire la precedente ASIP, è utilizzata giornalmente in
          modalità Terminal Server da 250 utenti e necessita di Word ed Excel per poter generare
          documenti (spesso tramite la funzionalità di stampa unione).
          Procedura INPDAP
          Utilizzata da circa una ventina di utenti in amministrazione centrale, è stata sviluppata su
          piattaforma Access ed è in grado di esportare documenti nei formati DOC ed XLS. Normalmente
          viene utilizzata solo per la consultazione dei dati presenti nel proprio database.
          SIOC
          Utilizzata da circa 6 utenti presso gli Organi collegiali d'Ateneo, questa applicazione si basa su
          Lotus Domino/Notes, ed è in grado di generare documenti nel formato DOC, per cui necessita di
          Word per il corretto funzionamento.

          Supporto
          Il supporto di primo e secondo livello agli utenti viene erogato dal Settore Microinformatica, le
          richieste vengono effettuate tramite Contact Center di Ateneo.

                                                                                             Pagina 10 di 27
Documento Confidenziale                                                                                          Università di Napoli
Report di analisi                                                                  Attività tecnica per l'adozione di OpenOffice.org

         L'analisi dei documenti
                  L'analisi dei documenti è stata condotta tramite strumenti automatici su un totale di 52
                  documenti forniti dal personale dei SI, comprensivo di documenti Word, Excel e Powerpoint.
                  Nelle tabelle che seguono sono riportati i risultati prodotti dalle analisi svolte tramite gli strumenti
                  automatici.

                  Riassunto documenti
                  La tabella seguente riassume le quantità di documenti analizzati:
                                                       Numero di documenti analizzati
 Word                                        Excel                               PowerPoint                                                Totali
 Documenti (.doc)                  31         Fogli elettronici (.xls)        14  Presentazioni (.ppt)                          7           52
 Modelli di documento (.dot)       0          Modelli di documento (.xlt)     0   Modelli di documento (.pot)                   0            0
                        Totale     31                                  Totale 14                                    Totale      7           52
Tabella 2: Documentazione analizzata

                  Distribuzione storica
                  Il seguente grafico illustra la distribuzione dei documenti in base alla loro data di ultima modifica:

                                                   Date di modifica dei documenti

                                       20                                                   20
                                                                                                    < 3 mesi
                                                                                                    3 -6 mesi
                                                                                                    6 - 12 mesi
                                                                                                    > 1 anno

                                                       7                      5

                                  Illustrazione 1: Distribuzione storica

                  Macro
                  La tabella seguente mostra che non sono stati riscontrati documenti contenenti macro.

                                   Documenti con problemi di migrazione delle macro
                 Tipo                                  Numero di documenti
                                     Complesso       Medio           Semplice                                     Nessuno
                 Word                   0               0               0                                            31
                 Excel                  0               0               0                                            14
                 PowerPoint             0               0               0                                            7
                 Totale                 0               0               0                                            52
                 Tabella 3: Documenti con macro

                                                                                                                             Pagina 11 di 27
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Report di analisi                                            Attività tecnica per l'adozione di OpenOffice.org

          Problemi di migrazione
          La tabella seguente riassume le problematiche di migrazione rilevate dagli strumenti automatici,
          escluse le macro. Per le categorie di complessità e un maggiore dettaglio si faccia riferimento
          all'allegato “B”.
               Documenti con problemi di migrazione (esclusi i problemi delle macro)
          Tipo                                       Numero di documenti
                                         Complesso       Secondario          Nessuno
          Word                               4                  3               24
          Excel                              3                  2               9
          PowerPoint                         1                  5               1
          Totale                             8                 10               34
          Tabella 4: Problemi di migrazione

          Circa il 65% dei documenti (34 su 52) non fa rilevare problemi di migrazione mentre il 15% circa
          dei documenti presenta problemi classificabili come complessi, ovvero in cui è necessario un
          intervento sensibile dell'utente per rendere il documento aderente all'originale.
          Per quel che riguarda i documenti di testo, analizzando più dettagliatamente un campione,
          risulta evidente come tale percentuale sia dovuta all'utilizzo dei campi per la stampa unione. Tali
          documenti andranno riconvertiti affinché possano essere gestiti tramite lo strumento stampa in
          serie di Writer.
          Per quel che riguarda Excel, invece, le problematiche di tipo complesso sono concentrate
          sull'utilizzo di diagrammi Pivot, i quali andranno riconvertiti utilizzando lo strumento DataPilot di
          Calc.
          In definitiva, per i documenti sopra citati dovrà essere previsto quindi attività di migrazione,
          ovvero la conversione dei documenti in ambiente OpenOffice.org, così da riprodurre il
          comportamento aspettato.

                                                                                              Pagina 12 di 27
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     Il questionario utenti
          Le tabelle a cui si fa riferimento nel seguito sono presenti nell'allegato “A”.
          Il questionario è stato somministrato a 15 utenti di UNINA, di cui il 93% lo ha compilato
          correttamente con conferma finale. La tabella “Compilazione” rappresenta in dettaglio l'esito
          della compilazione all'interno della struttura.

          Informazioni sulla produzione documentale
          La tabella “Applicativi utilizzati” rappresenta la diffusione degli strumenti di produttività all'interno
          di UNINA.
          I colori si riferiscono alla classificazione del capitolo “La classificazione delle criticità”.
          Si noti che:
             •       Word ed Excel sono gli strumenti senza dubbio più utilizzati; i dati provenienti dal
                     questionario confermano quanto emerso dall'intervista per Word, mentre per Excel le
                     percentuali rilevate sono di molto maggiori.
             •       Powerpoint conta circa il 43% di utilizzatori, per questi sarà necessario proporre
                     formazione ad-hoc per l'utilizzo dello strumento Impress e l'interoperabilità con il mondo
                     esterno.
             •       Access ha una diffusione all'interno di UNINA non trascurabile, circa il 29%, sensibilmente
                     maggiore rispetto a valori normalmente rilevati intorno al 15%. Questo rappresenta una
                     criticità a cui prestare attenzione in fase di migrazione, si veda anche la sezione “Utilizzo
                     di Access“ a tale riguardo.

          Particolarità di utilizzo
          La tabella “Particolarità di utilizzo MS Office” mostra alcuni dettagli sull'utilizzo di Microsoft Office
          all'interno della struttura.
          Il 21% degli utenti ha dichiarato di proteggere i propri documenti con password. Oltre a
          presentare problemi di compatibilità con OpenOffice.org, questo modo di lavorare rappresenta
          una criticità operativa, in quanto è noto che i documenti Office protetti con password possono
          essere facilmente aperti (“crackati”) con strumenti gratuiti facilmente reperibili in rete.
          Sarà inoltre necessario approfondire quale sia l'entità delle personalizzazioni dichiarate, nonché
          l'utilizzo di oggetti esterni. In questo ultimo caso si ritiene che le percentuali, abbastanza alte
          rispetto a quelle normalmente rilevate, siano dovute al fatto che il questionario sia stato
          somministrato agli utenti dei Sistemi Informativi.
          In fase di migrazione, in ogni caso, nessuno degli aspetti citati risulta essere criticità bloccante.

          La produzione documentale
          Le tabelle “Documenti di testo”, “Fogli Elettronici” e “Presentazioni” rappresentano
          qualitativamente l'entità della produzione di documenti Word, Excel e Powerpoint all'interno di
          UNINA.
          La tabella “Documenti di testo” si riferisce alla produzione di documenti Word con riferimento a:
                 •    semplici, come lettere e/ fax;
                 •    di media complessità, come relazioni e/o report;
                 •    complessi, come manuali che contengono stili o formattazioni personalizzate.
          Si noti che la maggior parte degli utenti che ha dichiarato di utilizzare Word si colloca nella fascia
          0-10 sia per la redazione di documenti di media complessità sia per quelli complessi, in
          particolare l'85% di essi circa.

                                                                                                    Pagina 13 di 27
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          Le tabelle contenute in “Fogli Elettronici” si riferiscono alla produzione di documenti Excel
          dividendoli in:
              •   fogli di calcolo con operazioni aritmetiche              semplici    (addizione,   sottrazione,
                  moltiplicazioni, percentuali, divisioni etc..);
              •   fogli di calcolo di media complessità (con grafici e/o funzioni avanzate);
              •   fogli di calcolo complessi (con grafici su più serie di dati e/o tabelle pivot).
          Si noti che nessuno degli gli utenti interpellati produce documenti di complessità media o alta
          che ricadono al di fuori della fascia 0-10; è interessante notare come il 62% circa, riguardo i
          documenti di complessità alta, dichiari di non produrne affatto.
          Le tabelle contenute in “Presentazioni” mostra i dati relativi alla produzione di documenti
          Powerpoint dividendoli in:
              •   presentazioni semplici (senza contenuti multimediali, animazioni o effetti);
              •   presentazioni con animazioni e/o effetti;
              •   presentazioni con contenuti multimediali.
          Si noti come in questo ultimo caso la quasi totalità degli utenti per ogni complessità documentale
          cada dentro la fascia 1-10, o addirittura nella fascia 0.
          Nella pagina successiva, la Tabella 5 e i grafici riassumono i dati sulla produzione mensile
          qualitativa documentale dei tre applicativi considerando sempre la complessità dei documenti e
          le fasce quantitative.

                                                                                                 Pagina 14 di 27
Fasce
                              Applicativo       Livello complessità                 0               1 - 10             11 - 50           51 - 100          più di 100
                               Word                 Facile                         8%                54%                31%                 0%                   0%
                                                    Media                         15%                69%                 8%                 0%                   0%
                                                    Difficile                     23%                62%                 8%                 0%                   0%
                               Excel                Facile                         0%                85%                15%                 0%                   0%
                                                    Media                          0%                85%                 0%                 0%                   0%
                                                    Difficile                     62%                38%                 0%                 0%                   0%
                               Powerpoint           Facile                        33%                67%                 0%                 0%                   0%
                                                    Media                         17%                83%                 0%                 0%                   0%
                                                    Difficile                     33%                67%                 0%                 0%                   0%

                                                                      Tabella 5: Dati relativi alla produzione documentale dei tre applicativi

      Complessità documenti Word                                        Complessità documenti Excel                                         Complessità documenti Powerpoint
80%                                                               90%                                                                     90%
70%                                                               80%                                                                     80%
                                                                  70%                                                                     70%
60%
                                                                  60%                                                                     60%
50%
                                                          Bassa   50%                                                     Bassa           50%                                                  Bassa
40%
                                                          Media   40%                                                     Media           40%                                                  Media
30%                                                       Alta                                                            Alta                                                                 Alta
                                                                  30%                                                                     30%
20%                                                               20%                                                                     20%
10%                                                               10%                                                                     10%
0%                                                                0%                                                                       0%
      0      1 - 10   11 - 50 51 - 100 più di 100                       0      1 - 10   11 - 50 51 - 100 più di 100                              0      1 - 10   11 - 50 51 - 100 più di 100
          documenti prodotti al mese                                        documenti prodotti al mese                                               documenti prodotti al mese

                                                                   Tabella 6: Grafici che riassumono la produzione documentale degli utenti
Documento Confidenziale                                                                                  Università di Napoli
Report di analisi                                                          Attività tecnica per l'adozione di OpenOffice.org
                   Lo scambio documentale
                   La tabella “Formati utilizzati” mostra i formati di scambio utilizzati all'interno di UNINA.
                   I dati rilevati indicano che gli strumenti più utilizzati dagli utenti sono Word ed Excel. Dalle
                   risposte date dagli utenti, inoltre, il PDF risulta essere già un formato largamente diffuso,
                   sicuramente utilizzato nello scambio documentale con terze parti e per l'archiviazione di
                   documenti in sola lettura.
                   La tabella “Scambio documenti” mostra come avviene lo scambio di documenti all'interno di
                   UNINA e verso l'esterno.
                   Nel valutare le percentuali qualitative ci si è basati su quattro fasce (con relativi pesi) per
                   identificare la quantità di documenti (sia ricevuti, sia da inviare) che deve essere modificata dagli
                   utenti:
                           •    nessuno;
                           •    fino al 10%;
                           •    fino al 50%;
                           •    il 100%.
                   Nel calcolo dei valori medi per queste tre fasce, sono stati considerati come pesi rispettivi il 70%
                   dei limiti superiori delle quattro fasce (0 → 0, 10 → 7, 50 → 35 e 100 → 70).
                   I dati più critici per il processo di migrazione sono quelli identificati da “Modifica inviati” e dalle
                   relative percentuali, poiché ciò presume che i file siano scambiati in un formato che renda gli
                   stessi leggibili e modificabili per il destinatario, che normalmente porta la scelta su DOC, XLS o
                   PPT.
                   I valori così stimati mostrano che il 24% dei documenti ricevuti dovrà essere modificato da un
                   utente interno, mentre il 21% circa dei documenti in uscita dovrà essere modificato dal
                   destinatario. Queste percentuali rispecchiano i valori normalmente rilevati.

                   Utilizzo di Word
                   La tabella “Funzionalità Word” mostra le funzionalità utilizzate in Word. I colori si riferiscono alla
                   classificazione del capitolo “La classificazione delle criticità”.
                   Si noti che:
                       •       dato l'utilizzo di Stili, Indici, Campi e Riferimenti è opportuno proporre delle sessioni di
                               formazione specialistiche per la realizzazione di documenti complessi;
                       •       è opportuno approfondire l'uso della Stampa Unione sul campo e inserire l'argomento nei
                               corsi di base. In particolare, si dovrà illustrare che se gli utenti fanno uso di tabelle Word
                               come sorgente dati, occorrerà trasformarle in fogli Calc e approfondire l'utilizzo di Base
                               per il collegamento dei dati;
                       •       le macro create e utilizzate dovranno essere raccolte e re-ingegnerizzate sfruttando
                               l'ambiente messo a disposizione da OpenOffice.org; si potranno prevedere delle sessioni
                               di formazione ad-hoc per illustrare il framework di OOo. Per ulteriori dettagli si veda il
                               seguito.

                   Utilizzo di Excel
                   La tabella “Funzionalità Excel” mostra le funzionalità utilizzate in Excel. I colori si riferiscono alla
                   classificazione del capitolo “La classificazione delle criticità”.
                   Da notare che:
                       •       è opportuno approfondire l'uso dei Riferimenti1;

1
    Intesi come riferimenti da fogli di Excel a file esterni.

                                                                                                            Pagina 16 di 27
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Report di analisi                                             Attività tecnica per l'adozione di OpenOffice.org
             •   è opportuno approfondire le modalità di Estrazione dati da database, per verificare la
                 connettività con Base mediante l'utilizzo di driver ODBC o JDBC;
             •   OOo 3.X ha la possibilità di eseguire le macro create con Excel, tuttavia non c'è
                 compatibilità al 100%, pertanto le macro che non sono eseguibili direttamente, al
                 momento la maggior parte, dovranno essere raccolte e re-ingegnerizzate come per Word.

          Utilizzo di macro
          Le macro nel mondo Office sono scritte con il linguaggio VBA, che rappresenta una criticità per
          la migrazione dei file, poiché è parzialmente interpretabile da OOo se si riferisce a macro create
          in ambiente Excel e non è interpretabile da OOo se si riferisce a macro realizzate in ambiente
          Word.

          Utilizzo di Powerpoint
          La tabella “Funzionalità Powerpoint” mostra l'utilizzo delle funzionalità di Powerpoint. I colori si
          riferiscono alla classificazione del capitolo “La classificazione delle criticità”.
          Da approfondire ulteriormente:
             •   quali applicazioni si utilizzano nei collegamenti;
             •   le modalità di proiezione delle diapositive e di invio delle stesse a convegni o conferenze;
             •   con riferimento alle tabelle presenti in “Presentazioni” dovrà essere approfondito l'uso di
                 animazioni e l'inserimento di contenuti multimediali nelle presentazioni.
          Si noti che gli utenti Powerpoint si trovano più frequentemente degli altri a condividere le proprie
          presentazioni con strutture che organizzano convegni o, più in generale, con il mondo esterno.
          Per limitare le problematiche di interoperabilità con il mondo Powerpoint, nell'uso di
          OpenOffice.org Impress si consiglia di approntare un modello di presentazione compatibile,
          ossia un modello validato la cui esportazione in formato Powerpoint conservi inalterati gli
          elementi (formattazione, layout, effetti). Gli utenti potranno utilizzarlo come canovaccio da cui
          partire a creare le proprie presentazioni, con l'assicurazione della fedeltà della conversione. La
          realizzazione e distribuzione del modello di presentazione compatibile può anche essere
          occasione per mostrarne l'uso, condividendo anche nozioni di comunicazione, con lo scopo di
          ottenere una migliore organizzazione dei contenuti sulle diapositive per migliorarne l'efficacia.
          Normalmente l'acquisizione di consapevolezza comunicativa da parte degli utenti migliora la
          qualità dei messaggi, semplificando la complessità della diapositiva stessa, il cui effetto
          collaterale è una maggiore compatibilità con il mondo esterno.
          Si consiglia inoltre di adottare e favorire l'utilizzo di strumenti come PortableOOo, versione
          portatile di OpenOffice.org che può essere eseguito da pen drive USB su qualsiasi pc Windows
          e non necessita di installazione. Questo permette agli utenti di potere usufruire di una
          installazione OpenOffice.org, per modificare o proiettare la propria presentazione, ovunque sia
          presente un pc Windows con una porta USB disponibile.

          Utilizzo di Access
          La tabella “Funzionalità Access” mostra l'utilizzo delle funzionalità di Access. I colori si
          riferiscono alla classificazione del capitolo “La classificazione delle criticità”.
          Da approfondire ulteriormente:
             •   come avviene l'accesso ai dati tramite Access e se può essere effettuato tramite OOo,
                 con riferimento all'uso di ODBC e/o JDBC per connettersi a DBMS presenti in struttura
                 (ORACLE);
             •   come sono utilizzati Report e se possono essere generati con Base o con qualche
                 strumento alternativo;
             •   in quali applicazioni Access sono localizzate le Maschere, che in generale non sono
                 migrabili;

                                                                                               Pagina 17 di 27
Documento Confidenziale                                                                 Università di Napoli
Report di analisi                                         Attività tecnica per l'adozione di OpenOffice.org
             •   che uso si fa di programmazione Access, in relazione anche a Report e Maschere.
          Si consideri anche che quanto è realizzato con Access non è migrabile se non con l'introduzione
          di strumenti differenti o il porting dell'applicativo su architetture alternative.

                                                                                           Pagina 18 di 27
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Report di analisi                                           Attività tecnica per l'adozione di OpenOffice.org

Conclusioni

     La migrabilità a OOo
          La migrabilità ad OOo viene valutata con riferimento alle seguenti aree di intervento:
              •   Migrazione/interoperabiltà documentale
              •   Funzionalità utilizzate
              •   Uso di macro
              •   Uso di Outlook
              •   Uso di Access
              •   Applicazioni che usano Office
          Dall'analisi documentale e dall'intervista condotta con il servizio dei sistemi informativi, la
          migrabilità a OOo risulta piuttosto buona per quanto riguarda la parte documentale, l'unico vero
          fattore di criticità sono le applicazioni che necessitano di Office per il proprio funzionamento.
          Si vedano nel seguito i commenti per ogni area di intervento individuata.

          Migrazione/interoperabilità documentale
          Non sono emerse particolari criticità, se non cattive formattazioni di lieve entità che possono
          essere gestite dagli utenti con semplici operazioni. Normalmente durante la formazione BASE
          vengono forniti suggerimenti su come fare per risolvere i problemi di questa categoria.

          Funzionalità utilizzate
          Dai documenti esaminati, non si rileva l'utilizzo di funzionalità non gestite da OOo. In particolare
          per chi fa un uso avanzato della suite come l'utilizzo di Stampa Unione, creazione di documenti
          complessi o si serve di strumenti di analisi dati (es. Tabelle Pivot) sarà necessario prevedere
          sessioni di formazione AVANZATA di approfondimento.

          Uso di macro
          E' stato rilevato un uso non trascurabile di macro, in accordo con quanto dichiarato dai SI,
          pertanto sarà necessario gestire la problematica dell'utente che ne fa uso.
          Attualmente la compatibilità di OOo dalla versione 3.X con il linguaggio VBA è discreta e vale
          solo per Excel, mentre le macro Word o Powerpoint non sono al momento supportate. Vista la
          vastità di VBA, OOo implementa le funzioni più comuni ed il supporto migliora con il passare del
          tempo, pertanto è necessario testare macro per macro per verificare che siano effettivamente
          eseguibili.
          Si noti che gli utenti di macro si possono classificare come:
             a) Programmatori, che realizzano le proprie macro programmando in VBA e con il
                registratore di macro
             b) Utilizzatori, che utilizzano le macro realizzare dai programmatori o ne creano di proprie,
                normalmente molto semplici e raramente, tramite il registratore.
          Per l'utente “Utilizzatore”, che utilizzava macro per risolvere problemi legati alla quotidianità,
          sarà necessario mostrare come ricreare le macro più semplici mediante il registratore di macro
          di OpenOffice.org.
          Per macro più complesse, normalmente create dai “Programmatori” per fare fronte a specifiche
          necessità, gli approcci possibili sono 3:

                                                                                             Pagina 19 di 27
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Report di analisi                                            Attività tecnica per l'adozione di OpenOffice.org
             a) Approccio “conservativo”: si concede ai “Programmatori” di continuare a sviluppare macro
                VBA, il cui rilascio dovrà essere regolamentato da apposite politiche, in particolare sarà
                necessario pubblicarle in doppia versione MSO/OOo affinché ne possano fruire tutti gli
                utenti, indipendentemente dalla suite utilizzata; in questo scenario è necessario anche
                capire se le versioni OOo delle macro saranno sviluppate internamente, creando
                competenze, o esternamente;
             b) Approccio “piattaforma OOo”: OOo diventa la piattaforma ufficiale per lo sviluppo di
                macro, pertanto si portano le macro esistenti su piattaforma OOo, ove necessario, e le
                macro future sono sviluppate su questa piattaforma; in questo caso si privilegia la
                possibilità di generare competenze interne riconvertendo i “Programmatori” alla
                piattaforma OOo, affiancati in una prima fase da risorse esterne;
             c) Approccio “Architettura alternativa”: si stabilisce un'architettura alternativa di sviluppo in
                maniera da svincolarsi una volta per tutte dalla suite di produttività per operazioni di
                backoffice; per esempio si può definire che l'architettura di riferimento sia di tipo LAMP e
                che gli utenti fruiscano dell'applicativo via web; è chiaro che anche in questo caso è
                necessaria un'attività di porting e i tutta l'attività di sviluppo diventa necessariamente
                supervisionata dai SI che devono fornire anche l'infrastruttura.
          Può anche essere pensabile un approccio combinazione dei precedenti.

          Uso di Outlook
          E' stato rilevato l'uso di Outlook nella struttura. Questa applicazione fa parte del pacchetto Office
          pertanto sarà necessario passare a client per la consultazione della posta alternativi, in
          particolare a Thunderbird o a una versione web come Horde, dato che è già in uso.
          Si sconsiglia l'uso della versione Express poiché ha seri problemi di sicurezza e vulnerabilità.

          Uso di Access
          Access risulta una criticità da gestire poiché OpenOffice.org Base non rappresenta un semplice
          sostituto. È noto infatti che la componente OpenOffice.org Base di OpenOffice.org non sia
          compatibile con Access nella misura in cui lo sono le restanti componenti della suite con gli
          omologhi Office, pertanto è necessario trovare un'alternativa per gli utenti che fanno uso di
          Access.
          In questo panorama tuttavia si hanno due opzioni:
              •   sostituire Access con l'ambiente Access Runtime appropriato distribuito da Microsoft,
                  per i puri utilizzatori delle applicazioni Access
              •   lasciare il solo Access su quelle postazioni che necessitano dell'applicativo, per esempio
                  per utenti più evoluti.
          Si noti comunque che se da un lato per le applicazioni esistenti è pensabile attendere la normale
          sostituzione per obsolescenza, dall'altro è necessario nel breve periodo adottare tecnologie
          alternative per tutto ciò che deve essere sviluppato o acquisito da terze parti, per fare sì che
          l'utilizzo dell'applicativo non generi ulteriori criticità.

     Applicazioni che utilizzano Office
          Le applicazioni esaminate sono utilizzate in maniera diffusa da parte degli utenti e
          rappresentano la criticità principale all'interno di UNINA.
          In particolare sono state prese in considerazione le applicazioni presenti nella tabella seguente
          nelle cui righe, per ogni applicazione considerata, compare il numero di postazioni su cui è
          installata, quale applicazione MSO è richiesta per il funzionamento con alcune note e il numero
          di postazioni effettivamente critiche, tenendo conto delle note della colonna precedente.

                                                                                              Pagina 20 di 27
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Report di analisi                                                      Attività tecnica per l'adozione di OpenOffice.org

           Applicazione           Numero postazioni      Applicazione MSO richiesta            Num. postazioni critiche

           ASIP                           250            Word                                            250

           CIA                            560            Word                                            560

           CSA                            250            Word                                            250

           Procedura INPDAP                20            Access, Word, Excel                              0

           SIOC                            6             Word, Excel                                      6

          Tabella 7: Applicazioni che interagiscono con MSO

          Dato che è stato dichiarato dai SI che CSA è stata sviluppata per rimpiazzare ASIP, si considera
          che i 250 utenti dell'una siano gli stessi che usano l'altra. Considerando il caso peggiore, ovvero
          quello in cui le postazioni siano considerate come disgiunte, il numero di postazioni critiche si
          attesterebbe sulle 816, ovvero quasi il 91% del totale. Tuttavia, questa percentuale potrebbe
          diminuire sensibilmente nel caso in cui più applicazioni siano installate sulle stesse macchine.
          Dato che non si dispone di dati quantitativi in questo senso sarebbe opportuno un
          approfondimento per capire effettivamente l'utilizzo puntuale da parte delle postazioni di ogni
          singola applicazione.
          Nel caso in cui in cui si decida di adottare OpenOffice.org è necessario valutare l'eliminazione
          delle criticità dovute a queste applicazioni.
          In una prospettiva di medio-lungo periodo si può pensare di:
                 •   integrare in CIA il supporto per OOo (in questo senso è già stata verificata la
                     disponibilità di Cineca)
                 •   dismettere ASIP in favore di CSA
                 •   integrare in CSA il supporto per OOo (da valutare l'impegno e la disponibilità di Cineca)
                     o alternativamente adottare un'applicazione differente
          Così facendo le uniche criticità rimaste sarebbero le 26 postazioni totali per SIOC e INPDAP,
          che non rappresenterebbero più uno scoglio alla migrabilità.
          Si noti inoltre che CIA e CSA utilizzano funzionalità di Word, ma in maniera mascherata. Questo
          lascia spazio alla migrazione degli utenti che utilizzano queste applicazioni, poiché Word in
          questo caso non è effettivamente utilizzato come un applicativo in senso stretto ma come più
          come una “libreria” software.
          Infatti se l'utente accede a uno dei due programmi in terminal server e per esempio aziona la
          creazione di un documento la cui generazione richiede Word, il documento viene generato in
          maniera rasparente, ossia l'utente vede solamente il documento finale prodotto senza interagire
          con Word. Si può quindi pensare, qualora tecnicamente fattibile, di mantenere Word sui server
          per la generazione dei documenti in una prima fase, lasciando poi la sostituzione/porting
          dell'applicazione per il futuro, per naturale obsolescenza o per una sostituzione prevista da un
          piano di aggiornamento del software.
          Pertanto si potrà procedere alla migrazione di tutte la postazioni senza risolvere definitivamente
          e immediatamente la criticità, lasciando la possibilità agli utenti di continuare a utilizzare CIA e
          CSA. In una seconda fase poi potranno essere adottati programmi differenti per obsolescenza di
          questi, compatibili nativamente con OOo.

     I prossimi passi
          Per ottenere un grado di conoscenza ulteriore e affinare le valutazioni i passi successivi da
          compiere possono essere:
                 •   Realizzazione di un progetto pilota su di un campione di utenti

                                                                                                        Pagina 21 di 27
Documento Confidenziale                                                                         Università di Napoli
Report di analisi                                                 Attività tecnica per l'adozione di OpenOffice.org
               •     Somministrazione del questionario di indagine a tutti gli utenti della struttura, con
                     particolare attenzione all'uso delle applicazioni
               •     Realizzazione di eventuali interviste utente su criticità emergenti dal questionario
          Al termine di queste fasi ulteriori si potrà valutare in maniera più precisa il grado di migrabilità
          della struttura e si procederà a realizzare il vero e proprio piano di progetto.
          Per quanto riguarda la somministrazione del questionario e le interviste utenti le modalità sono
          quelle già utilizzate nello svolgimento dell'analisi preliminare. Per il pilota, ulteriori dettagli sono
          descritti nel seguito.

     Linee guida per la conduzione del progetto pilota
          Il pilota rappresenta il banco di prova per valutare concretamente il processo di migrazione.
          Pertanto viene riportato in piccolo ciò che si ipotizza di compiere su tutta la struttura in modo da
          provare sul campo l'efficacia delle soluzioni trovate e identificare eventuali problematiche che
          sono rimaste nascoste durante l'analisi.
          Il pilota quindi deve essere strutturato in modo da permettere la misura degli obiettivi realizzativi
          che saranno poi estesi alla migrazione globale. Le misure devono rappresentare i seguenti
          ambiti:
               •     tecnico, con valutazione delle soluzioni proposte alle criticità riscontrate
               •     sociale, con valutazione del clima in merito l'accettazione prima, durante e dopo
               •     organizzativo, con valutazione dell'impatto in termini di processi sulla strutturato
          Dovranno essere stabiliti dei parametri numerici strutturati per ambiti con un indice riepilogativo
          per ambito, stabilendo inoltre soglie di accettazione. In questa maniera sarà possibile misurare
          quantitativamente i risultati ed avere le informazioni necessarie su quali azioni intraprendere per
          correggere eventuali valutazioni negative.
          Inoltre lo stesso meccanismo potrà essere utilizzato nella gestione della governance di progetto.
          In termini operativi le attività, raggruppate per ambito, sono le seguenti:

           Ambito                                Attività
                                                      •     Produzione del materiale di supporto (manuali,
                                                            documentazione, guide rapide)
                                                      •     Preparazione delle macchine (installazione di OOo,
           Tecnico                                          predisposizione delle applicazioni, ecc.)
                                                      •     Somministrazione questionario on-line
                                                      •     Formazione agli utenti
                                                      •     Implementazione delle soluzioni tecniche
                                                      •     Comunicazione di progetto e formazione motivazionale
                                                      •     Identificazione dei referenti tecnici di gruppo (technology
                                                            leaders) e loro coinvolgimento
           Sociale
                                                      •     Attivazione dei processi di supporto, soprattutto fra pari
                                                            (peer support)
                                                      •     Incontri di avanzamento e supporto
                                                      •     Predisposizione dei modelli
                                                      •     Implementazione delle buone prassi
           Organizzativo                              •     Valutazione della produzione documentale
                                                      •     Valutazione della collaboratività ed interoperabilità da e
                                                            verso il mondo esterno

          Per ciascuna delle attività dovranno essere condotte attività di indagine in grado di verificare
          puntualmente l'efficacia tecnica, il clima e l'efficienza organizzativa ed il tutto dovrà essere
          riportato all'interno di un report in modo da formalizzare i requisiti per la stesura del piano di
          migrazione.

                                                                                                        Pagina 22 di 27
Documento Confidenziale                                                                                             Università di Napoli
Report di analisi                                                                     Attività tecnica per l'adozione di OpenOffice.org
          Dettaglio delle attività
          Di seguito viene riportato un maggior livello descritto per ciò che riguarda le attività.

           Attività                                             Descrizione

                                                                Realizzazione del materiale di supporto da distribuire agli utenti del pilota.
                            Produzione del materiale di         Materiale specifico che riguarderà anche le soluzioni ed i workaround tecnici
                            supporto (manuali,                  relativi alle problematiche riscontrate durante l'analisi (ad esempio come
                            documentazione, guide rapide)       gestire un determinato tipo di tabelle piuttosto che importare documenti
                                                                dall'applicativo XYZ)
                            Preparazione delle macchine         Preparazione dei personal computer degli utenti coinvolti nel pilota inclusi i test
                            (installazione di OOo,              di installazione OOo e rimozione MS Office automatici. In questa fase prima
                            predisposizione delle               del passaggio dovranno essere verificate per punti le applicazioni che sono
            Tecniche

                            applicazioni, ecc.)                 state individuate e che potrebbero creare problemi durante il passaggio
                                                                Agli utenti verrà richiesto di compilare un questionario on-line attraverso il
                            Somministrazione questionario
                                                                quale verranno identificati i bisogni formativi oltre che problematiche d'uso
                            on-line
                                                                specifiche al gruppo.
                                                                E' la parte di formazione che dovrà essere erogata agli utenti e per la quale
                            Formazione agli utenti              sarà necessario un feedback sia sulla qualità dei contenuti che sulla
                                                                pertinenza relativamente il loro modo di lavorare
                                                            Questa fase è relativa all'implementazione di tutte le soluzioni tecniche
                            Implementazione delle soluzioni
                                                            relativamente alle criticità che sono state individuate come ad esempio macro,
                            tecniche
                                                            personalizzazioni, conversioni, ecc. ecc.
                                                                Questa parte è relativa alla comunicazione che deve essere attuata al fine di
                            Comunicazione di progetto e
                                                                coinvolgere e motivare gli utenti del pilota rendendoli partecipi del
                            formazione motivazionale
                                                                cambiamento in atto.
                                                                All'interno del gruppo in questione sarà necessario individuare uno o due
                            Identificazione dei referenti       technology leaders ai quali sarà chiesto di fare riferimento per qualsiasi attività
                            tecnici di gruppo (technology       di supporto a livello zero. Dovranno essere opportunamente istruiti e motivati e
                            leaders) e loro coinvolgimento      sarà richiesto loro di comunicare tempestivamente al CED eventuali
                                                                problematiche di adozione di OOo sia tecniche che puramente operative.
            Sociali

                                                                L'attiviazione del peer support attraverso i technology leaders è fondamentale
                                                                per creare quella retroazione in grado di fornire informazioni al CED su
                            Attivazione dei processi di         qualsiasi aspetto della migrazione stessa. Sarà necessario quindi strutturare
                            supporto, soprattutto fra pari      tali processi in modo che sia possibile creare i meccanismi di escalation
                            (peer support)                      necessari a risolvere i vari problemi che via via vengono a crearsi.
                                                                Inoltre tali problematiche dovranno servire a popolare una base dati di
                                                                conoscenza da riutilizzare per la successiva migrazione
                                                                Al fine di avere il controllo sullo stato del pilota è fondamentale pianificare
                            Incontri di avanzamento e           incontri di avanzamento e supporto in particolare con i technology leaders e
                            supporto                            con gli utenti che stanno mostrando maggiori resistenze al cambiamento e che
                                                                pesentano problematiche particolari.
                                                                Predisposizione dei modelli aziendali, del repository e dei processi per la
                            Predisposizione dei modelli
                                                                creazione dei documenti a partire da tali modelli.
                                                                Implementazione delle buone prassi necessarie per il corretto funzionamento
                            Implementazione delle buone
                                                                dell'ufficio, in particolare relativamente alle attività automatiche e più utilizzate
            Organizzativa

                            prassi
                                                                (ad esempio stampe in serie, etichette, accesso a dati da DB, ecc. ecc.)
                                                                Dovrà essere valutata la qualità della produzione dei documenti sia in termini
                            Valutazione della produzione
                                                                di efficienza (non devono essere introdotti tempi aggiuntivi rispetto la soluzione
                            documentale
                                                                precedente) sia in termini di qualità visiva e di interoperabilità
                                                                Al fine di valutare eventuali problemi di collaborazione con utenti interni e/o
                            Valutazione della collaboratività
                                                                esterni verrà attivato un servizio di monitoraggio apposito con lo scopo
                            ed interoperabilità da e verso il
                                                                esplicito di identificare e valutare eventuali problematiche di interoperabilità
                            mondo esterno
                                                                legate ai documenti.

          Tabella 8: Attività del pilota

                                                                                                                                  Pagina 23 di 27
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