Report di analisi Attività tecnica per l'adozione di OpenOffice.org Rel. 1.0 - preparato per Università di Napoli Federico II
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Report di analisi
Attività tecnica per l'adozione di OpenOffice.org
Rel. 1.0
preparato per
Università di Napoli Federico II
5 novembre 2010Disclaimer Le informazioni contenute in questo documento rappresentano l’attuale punto di vista di YACME
sui temi discussi alla data della pubblicazione e sono basate sulla combinazione di informazioni
raccolte durante le interviste con responsabili interni a BLM e l’esperienza e la competenza di
YACME sui temi trattati.
Il contenuto e le raccomandazioni contenute nel presente documento non costituiscono né
devono essere interpretate come un impegno da parte di YACME. L’accuratezza delle
informazioni presenti non è garantita dopo la data della pubblicazione.
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documentale, o trasmessa senza l’espresso consenso scritto di YACME S.r.l.
Autori Andrea Giorgini, Maurizio Berti
Approvato da
Stato Emesso (E)Documento Confidenziale Università di Napoli
Report di analisi Attività tecnica per l'adozione di OpenOffice.org
Revisioni
Release Autore Data Revisioni
0.4 (B) Andrea Giorgini 28/07/10 Bozza
0.9 (B) Andrea Giorgini, 04/11/10 Bozza
Maurizio Berti
1.0 (E) Maurizio Berti 05/11/10 Inserimento ulteriori elementi a valle dell'incontro in UNINA.
Legenda
(B): documento in stato Bozza
(E): documento in stato Emesso
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Allegati
Allegato Descrizione Nome File
A Elaborazione dati questionario UniNA – Analisi OOo – Elaborazione dati questionario.ods
B Risultati analisi documentale UniNA – Analisi OOo – Risultati analisi documentale.xls
C Opzioni di configurazione UniNA – Analisi OOo – Opzioni di configurazione OOo.pdf
D Pianificazione del Pilota UniNA – Analisi OOo – Piano pilota.ods
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Indice generale
Introduzione........................................................................................................ 7
Scopo del documento........................................................................................... 7
Abbreviazioni e sigle............................................................................................. 7
Gestione del progetto............................................................................................ 7
Note sulla corrente versione del documento......................................................... 7
L'analisi sul campione di utenti......................................................................... 8
La raccolta dei dati................................................................................................ 8
La classificazione delle criticità............................................................................. 8
Presentazione dei dati........................................................................................ 9
Intervista ai responsabili di Università di Napoli.................................................... 9
Il progetto.........................................................................................................................................9
La struttura...................................................................................................................................... 9
Infrastruttura informatica................................................................................................................. 9
Utilizzo degli strumenti di produttività..............................................................................................9
Scambio di documenti................................................................................................................... 10
Applicazioni................................................................................................................................... 10
Supporto........................................................................................................................................ 10
L'analisi dei documenti........................................................................................ 11
Riassunto documenti..................................................................................................................... 11
Distribuzione storica...................................................................................................................... 11
Macro.............................................................................................................................................11
Problemi di migrazione..................................................................................................................12
Il questionario utenti............................................................................................ 13
Informazioni sulla produzione documentale ..................................................................................13
Particolarità di utilizzo....................................................................................................................13
La produzione documentale..........................................................................................................13
Lo scambio documentale.............................................................................................................. 16
Utilizzo di Word............................................................................................................................. 16
Utilizzo di Excel............................................................................................................................. 16
Utilizzo di macro............................................................................................................................ 17
Utilizzo di Powerpoint.................................................................................................................... 17
Utilizzo di Access...........................................................................................................................17
Conclusioni....................................................................................................... 19
La migrabilità a OOo........................................................................................... 19
Migrazione/interoperabilità documentale...................................................................................... 19
Funzionalità utilizzate.................................................................................................................... 19
Uso di macro................................................................................................................................. 19
Uso di Outlook...............................................................................................................................20
Uso di Access................................................................................................................................20
Applicazioni che utilizzano Office..................................................................................................20
I prossimi passi .................................................................................................. 21
Linee guida per la conduzione del progetto pilota .............................................. 22
Dettaglio delle attività.................................................................................................................... 23
Pianificazione................................................................................................................................ 24
Piano delle attività......................................................................................................................... 24
Considerazioni aggiuntive................................................................................... 26
L'adozione di OpenOffice.org e il formato ODF ............................................................................ 26
Interoperabilità con altre applicazioni e future acquisizioni di software o servizi da terze parti . . .27
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Indice delle tabelle
Tabella 1: Classi di criticità................................................................................................................................ 8
Tabella 2: Documentazione analizzata............................................................................................................ 11
Tabella 3: Documenti con macro..................................................................................................................... 11
Tabella 4: Problemi di migrazione................................................................................................................... 12
Tabella 5: Dati relativi alla produzione documentale dei tre applicativi........................................................... 15
Tabella 6: Grafici che riassumono la produzione documentale degli utenti..................................................... 15
Tabella 7: Applicazioni che interagiscono con MSO........................................................................................ 21
Tabella 8: Attività del pilota.............................................................................................................................. 23
Tabella 9: Percorso formativo del pilota.......................................................................................................... 25
Tabella 10: Percorso formativo del pilota presso UNINA................................................................................ 26
Indice delle figure
Illustrazione 1: Distribuzione storica................................................................................................................ 11
Illustrazione 2: Schema attività del pilota........................................................................................................ 24
Illustrazione 3: Schema del processo............................................................................................................. 24
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Introduzione
Scopo del documento
Il presente documento ha lo scopo di illustrare i risultati della fase di analisi basata sui dati
raccolti attraverso incontri con il personale di Università di Napoli, sul questionario somministrato
agli utenti e sugli incontri con gli utenti dei Sistemi Informativi.
Abbreviazioni e sigle
Segue la lista di abbreviazioni e sigle, elencate in ordine alfabetico, utilizzate all'interno di questo
documento ed all'interno degli allegati.
• UNINA – Università di Napoli Federico II
• UO – Unità Organizzativa
• SI – Sistemi Informativi
• OOo – OpenOffice.org
• MSO – MS Office
Gestione del progetto
I responsabili di progetto sono: Andrea Giorgini (YACME) e Giancarlo Ceraldi (UNINA).
Note sulla corrente versione del documento
La corrente versione del documento fa riferimento ai dati raccolti durante le interviste, al
questionario utenti ed al questionario SI.
Il presente documento, pertanto, potrebbe subire ulteriori modifiche in dipendenza dalle
informazioni raccolte.
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L'analisi sul campione di utenti
L'analisi ha avuto come scopo l'esame della modalità di utilizzo degli strumenti di office
automation, delle applicazioni comunemente usate e della produzione documentale su un
campione di utenti prestabilito, al fine di valutare la realizzazione di un progetto pilota per
l'adozione della suite di office automation OpenOffice.org presso UNINA.
L'analisi si basa su di una raccolta dati mediante questionari, interviste alle persone interessate,
nonché sull'esame di documenti di uso comune.
La raccolta dei dati
La raccolta dati è stata articolata in quattro fasi:
• questionario preliminare con i SI,
• analisi su di un campione rappresentativo di documenti d'uso,
• somministrazione questionario utenti,
• verifica sul campo delle applicazioni di terze parti, per appurare l'interazione con gli
strumenti di office automation.
La classificazione delle criticità
Le criticità associate ad OOo sono state raggruppate nelle classi elencate di seguito.
Classe Descrizione
Criticità alta
A Non esiste un'alternativa corrispondente nel mondo OpenOffice.org, se non l'adozione di tecnologie
differenti.
Si pensi ad esempio alla programmazione macro VBA portata su tecnologia StarBasic di OOo.
Criticità media
L'alternativa esiste però dipende fortemente dall'utilizzo dello strumento, della funzionalità da parte
M dell'utente o dalla metodologia di lavoro.
Si pensi ad esempio ad uno strumento che genera report XLS, questo è critico se per la generazione
degli XLS richiede Office.
Criticità bassa
B OpenOffice.org ha lo strumento o la funzionalità compatibile, che lo rende pertanto sostituibile a MS
Office, ma si deve comunque approfondire puntualmente.
Si pensi ad esempio all'utilizzo di Powerpoint.
Non critico o criticità trascurabile
N Lo strumento, la funzionalità o la metodologia di lavoro sono compatibile con OpenOffice.org.
Tabella 1: Classi di criticità
Nel seguito del documento le caratteristiche di OOo saranno evidenziate secondo lo schema appena
esposto per facilitarne l'individuazione.
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Presentazione dei dati
Intervista ai responsabili di Università di Napoli
L'intervista ai responsabili dei servizio SI di UNINA ha messo in luce i seguenti risultati.
Il progetto
UNINA intende valutare la migrazione ad OpenOffice.org come strumento di produttività
individuale in sostituzione dell'attuale suite di office automation. Requisito fondamentale è che
OpenOffice.org garantisca piena compatibilità con l'attuale parco documentale e con gli
applicativi attualmente in uso all'interno dell'infrastruttura informatica.
La struttura
Il parco utenti di UNINA conta circa 900 postazioni, di cui circa 170 sono condivise tra più utenti.
La struttura è distribuita su 4 sedi principali, dislocate nel raggio di 15 chilometri, per un totale di
circa 1000 macchine. Gli utenti accedono ai sistemi autenticandosi tramite Active Directory.
Infrastruttura informatica
Il sistema operativo installato sulle macchine è Windows XP Professional, è in uso Altiris come
strumento di asset management; per la distribuzione delle patch viene utilizzato WSUS.
I documenti sono memorizzati su cartelle condivise presenti su di un file server all'interno del
dominio, di cui vengono periodicamente effettuati backup.
Vengono utilizzati diversi client di posta elettronica: Outlook, Outlook Express e Thunderbird.
Non è presente alcun software di collaboration, mentre come webmail è possibile utilizzare
Horde.
Utilizzo degli strumenti di produttività
La versione di Microsoft Office installata nella struttura è la 2003, e la produzione documentale
pregressa non è stimabile in fase di somministrazione del questionario preliminare.
Il livello medio di conoscenza degli strumenti di produttività viene dichiarato come medio, e non
presenti percorsi di certificazione come la ECDL. Infine vengono definite un paio di categorie di
utenza che si distinguono per precise necessità: tecnici ed amministrativi.
Word
Viene dichiarato che circa il 100% dell'utenza utilizza word, la maggior parte degli utenti a livello
base. Circa 10 persone sviluppano macro, mentre un centinaio ne fa uso. Non esistono modelli
aziendali ufficiali, la gestione è lasciata alle singole unità organizzative.
Excel
Circa il 30% degli utenti utilizza Excel. Viene dichiarato, in fase di somministrazione del
questionario preliminare, un utilizzo base da parte degli utenti delle varie aree aziendali. Una
ventina di utenti sviluppano macro, mentre una trentina ne utilizzano di già esistenti. Viene
dichiarato un utilizzo scarso sia dei grafici che di strumenti per analisi complesse di dati, molto
scarso per quel che riguarda le tabelle pivot.
Powerpoint
L'utilizzo di Powerpoint è quantificabile in una percentuale di circa il 5% del parco utenti.
Vengono utilizzati elementi multimediali nelle presentazioni e non esistono modelli di documento
aziendali. La conoscenza del prodotto viene dichiarata essere di livello base.
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Access
Access viene utilizzato da circa 50 utenti, di cui solo pochi sviluppano applicazioni con maschere
e report. Sebbene vi siano 2 applicazioni utilizzate all'interno dell'ente, esiste una politica
aziendale che vieta la realizzazione di applicativi basati su Access.
Scambio di documenti
In fase di somministrazione del questionario preliminare non è possibile identificare i processi di
scambio documentale verso l'esterno della struttura.
Applicazioni
Sono presenti diverse applicazioni all'interno dell'ente che richiedono l'utilizzo di MSO, alcune di
settore, altri trasversali all'intero ente.
ASIP
Utilizzato in diversi settori da circa 250 utenti, questo applicativo può esportare in DOC e
necessita di Word per poter funzionare.
CIA
Sviluppata dal Cineca, questa applicazione è utilizzata da circa 560 utenti di cui 70 in
amministrazione centrale, in modalità Terminal Server. Sfrutta la stampa unione di Word per
generare documenti, e viene utilizzata giornalmente. Questa applicazione esporta anche dati in
formato CSV. In questo caso per gestire i dati, CIA chiama l'applicazione associata per default al
formato, per cui questa funzionalità non rappresenta una criticità.
CSA
Applicazione sviluppata dal Cineca per sostituire la precedente ASIP, è utilizzata giornalmente in
modalità Terminal Server da 250 utenti e necessita di Word ed Excel per poter generare
documenti (spesso tramite la funzionalità di stampa unione).
Procedura INPDAP
Utilizzata da circa una ventina di utenti in amministrazione centrale, è stata sviluppata su
piattaforma Access ed è in grado di esportare documenti nei formati DOC ed XLS. Normalmente
viene utilizzata solo per la consultazione dei dati presenti nel proprio database.
SIOC
Utilizzata da circa 6 utenti presso gli Organi collegiali d'Ateneo, questa applicazione si basa su
Lotus Domino/Notes, ed è in grado di generare documenti nel formato DOC, per cui necessita di
Word per il corretto funzionamento.
Supporto
Il supporto di primo e secondo livello agli utenti viene erogato dal Settore Microinformatica, le
richieste vengono effettuate tramite Contact Center di Ateneo.
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L'analisi dei documenti
L'analisi dei documenti è stata condotta tramite strumenti automatici su un totale di 52
documenti forniti dal personale dei SI, comprensivo di documenti Word, Excel e Powerpoint.
Nelle tabelle che seguono sono riportati i risultati prodotti dalle analisi svolte tramite gli strumenti
automatici.
Riassunto documenti
La tabella seguente riassume le quantità di documenti analizzati:
Numero di documenti analizzati
Word Excel PowerPoint Totali
Documenti (.doc) 31 Fogli elettronici (.xls) 14 Presentazioni (.ppt) 7 52
Modelli di documento (.dot) 0 Modelli di documento (.xlt) 0 Modelli di documento (.pot) 0 0
Totale 31 Totale 14 Totale 7 52
Tabella 2: Documentazione analizzata
Distribuzione storica
Il seguente grafico illustra la distribuzione dei documenti in base alla loro data di ultima modifica:
Date di modifica dei documenti
20 20
< 3 mesi
3 -6 mesi
6 - 12 mesi
> 1 anno
7 5
Illustrazione 1: Distribuzione storica
Macro
La tabella seguente mostra che non sono stati riscontrati documenti contenenti macro.
Documenti con problemi di migrazione delle macro
Tipo Numero di documenti
Complesso Medio Semplice Nessuno
Word 0 0 0 31
Excel 0 0 0 14
PowerPoint 0 0 0 7
Totale 0 0 0 52
Tabella 3: Documenti con macro
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Problemi di migrazione
La tabella seguente riassume le problematiche di migrazione rilevate dagli strumenti automatici,
escluse le macro. Per le categorie di complessità e un maggiore dettaglio si faccia riferimento
all'allegato “B”.
Documenti con problemi di migrazione (esclusi i problemi delle macro)
Tipo Numero di documenti
Complesso Secondario Nessuno
Word 4 3 24
Excel 3 2 9
PowerPoint 1 5 1
Totale 8 10 34
Tabella 4: Problemi di migrazione
Circa il 65% dei documenti (34 su 52) non fa rilevare problemi di migrazione mentre il 15% circa
dei documenti presenta problemi classificabili come complessi, ovvero in cui è necessario un
intervento sensibile dell'utente per rendere il documento aderente all'originale.
Per quel che riguarda i documenti di testo, analizzando più dettagliatamente un campione,
risulta evidente come tale percentuale sia dovuta all'utilizzo dei campi per la stampa unione. Tali
documenti andranno riconvertiti affinché possano essere gestiti tramite lo strumento stampa in
serie di Writer.
Per quel che riguarda Excel, invece, le problematiche di tipo complesso sono concentrate
sull'utilizzo di diagrammi Pivot, i quali andranno riconvertiti utilizzando lo strumento DataPilot di
Calc.
In definitiva, per i documenti sopra citati dovrà essere previsto quindi attività di migrazione,
ovvero la conversione dei documenti in ambiente OpenOffice.org, così da riprodurre il
comportamento aspettato.
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Il questionario utenti
Le tabelle a cui si fa riferimento nel seguito sono presenti nell'allegato “A”.
Il questionario è stato somministrato a 15 utenti di UNINA, di cui il 93% lo ha compilato
correttamente con conferma finale. La tabella “Compilazione” rappresenta in dettaglio l'esito
della compilazione all'interno della struttura.
Informazioni sulla produzione documentale
La tabella “Applicativi utilizzati” rappresenta la diffusione degli strumenti di produttività all'interno
di UNINA.
I colori si riferiscono alla classificazione del capitolo “La classificazione delle criticità”.
Si noti che:
• Word ed Excel sono gli strumenti senza dubbio più utilizzati; i dati provenienti dal
questionario confermano quanto emerso dall'intervista per Word, mentre per Excel le
percentuali rilevate sono di molto maggiori.
• Powerpoint conta circa il 43% di utilizzatori, per questi sarà necessario proporre
formazione ad-hoc per l'utilizzo dello strumento Impress e l'interoperabilità con il mondo
esterno.
• Access ha una diffusione all'interno di UNINA non trascurabile, circa il 29%, sensibilmente
maggiore rispetto a valori normalmente rilevati intorno al 15%. Questo rappresenta una
criticità a cui prestare attenzione in fase di migrazione, si veda anche la sezione “Utilizzo
di Access“ a tale riguardo.
Particolarità di utilizzo
La tabella “Particolarità di utilizzo MS Office” mostra alcuni dettagli sull'utilizzo di Microsoft Office
all'interno della struttura.
Il 21% degli utenti ha dichiarato di proteggere i propri documenti con password. Oltre a
presentare problemi di compatibilità con OpenOffice.org, questo modo di lavorare rappresenta
una criticità operativa, in quanto è noto che i documenti Office protetti con password possono
essere facilmente aperti (“crackati”) con strumenti gratuiti facilmente reperibili in rete.
Sarà inoltre necessario approfondire quale sia l'entità delle personalizzazioni dichiarate, nonché
l'utilizzo di oggetti esterni. In questo ultimo caso si ritiene che le percentuali, abbastanza alte
rispetto a quelle normalmente rilevate, siano dovute al fatto che il questionario sia stato
somministrato agli utenti dei Sistemi Informativi.
In fase di migrazione, in ogni caso, nessuno degli aspetti citati risulta essere criticità bloccante.
La produzione documentale
Le tabelle “Documenti di testo”, “Fogli Elettronici” e “Presentazioni” rappresentano
qualitativamente l'entità della produzione di documenti Word, Excel e Powerpoint all'interno di
UNINA.
La tabella “Documenti di testo” si riferisce alla produzione di documenti Word con riferimento a:
• semplici, come lettere e/ fax;
• di media complessità, come relazioni e/o report;
• complessi, come manuali che contengono stili o formattazioni personalizzate.
Si noti che la maggior parte degli utenti che ha dichiarato di utilizzare Word si colloca nella fascia
0-10 sia per la redazione di documenti di media complessità sia per quelli complessi, in
particolare l'85% di essi circa.
Pagina 13 di 27Documento Confidenziale Università di Napoli
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Le tabelle contenute in “Fogli Elettronici” si riferiscono alla produzione di documenti Excel
dividendoli in:
• fogli di calcolo con operazioni aritmetiche semplici (addizione, sottrazione,
moltiplicazioni, percentuali, divisioni etc..);
• fogli di calcolo di media complessità (con grafici e/o funzioni avanzate);
• fogli di calcolo complessi (con grafici su più serie di dati e/o tabelle pivot).
Si noti che nessuno degli gli utenti interpellati produce documenti di complessità media o alta
che ricadono al di fuori della fascia 0-10; è interessante notare come il 62% circa, riguardo i
documenti di complessità alta, dichiari di non produrne affatto.
Le tabelle contenute in “Presentazioni” mostra i dati relativi alla produzione di documenti
Powerpoint dividendoli in:
• presentazioni semplici (senza contenuti multimediali, animazioni o effetti);
• presentazioni con animazioni e/o effetti;
• presentazioni con contenuti multimediali.
Si noti come in questo ultimo caso la quasi totalità degli utenti per ogni complessità documentale
cada dentro la fascia 1-10, o addirittura nella fascia 0.
Nella pagina successiva, la Tabella 5 e i grafici riassumono i dati sulla produzione mensile
qualitativa documentale dei tre applicativi considerando sempre la complessità dei documenti e
le fasce quantitative.
Pagina 14 di 27Fasce
Applicativo Livello complessità 0 1 - 10 11 - 50 51 - 100 più di 100
Word Facile 8% 54% 31% 0% 0%
Media 15% 69% 8% 0% 0%
Difficile 23% 62% 8% 0% 0%
Excel Facile 0% 85% 15% 0% 0%
Media 0% 85% 0% 0% 0%
Difficile 62% 38% 0% 0% 0%
Powerpoint Facile 33% 67% 0% 0% 0%
Media 17% 83% 0% 0% 0%
Difficile 33% 67% 0% 0% 0%
Tabella 5: Dati relativi alla produzione documentale dei tre applicativi
Complessità documenti Word Complessità documenti Excel Complessità documenti Powerpoint
80% 90% 90%
70% 80% 80%
70% 70%
60%
60% 60%
50%
Bassa 50% Bassa 50% Bassa
40%
Media 40% Media 40% Media
30% Alta Alta Alta
30% 30%
20% 20% 20%
10% 10% 10%
0% 0% 0%
0 1 - 10 11 - 50 51 - 100 più di 100 0 1 - 10 11 - 50 51 - 100 più di 100 0 1 - 10 11 - 50 51 - 100 più di 100
documenti prodotti al mese documenti prodotti al mese documenti prodotti al mese
Tabella 6: Grafici che riassumono la produzione documentale degli utentiDocumento Confidenziale Università di Napoli
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Lo scambio documentale
La tabella “Formati utilizzati” mostra i formati di scambio utilizzati all'interno di UNINA.
I dati rilevati indicano che gli strumenti più utilizzati dagli utenti sono Word ed Excel. Dalle
risposte date dagli utenti, inoltre, il PDF risulta essere già un formato largamente diffuso,
sicuramente utilizzato nello scambio documentale con terze parti e per l'archiviazione di
documenti in sola lettura.
La tabella “Scambio documenti” mostra come avviene lo scambio di documenti all'interno di
UNINA e verso l'esterno.
Nel valutare le percentuali qualitative ci si è basati su quattro fasce (con relativi pesi) per
identificare la quantità di documenti (sia ricevuti, sia da inviare) che deve essere modificata dagli
utenti:
• nessuno;
• fino al 10%;
• fino al 50%;
• il 100%.
Nel calcolo dei valori medi per queste tre fasce, sono stati considerati come pesi rispettivi il 70%
dei limiti superiori delle quattro fasce (0 → 0, 10 → 7, 50 → 35 e 100 → 70).
I dati più critici per il processo di migrazione sono quelli identificati da “Modifica inviati” e dalle
relative percentuali, poiché ciò presume che i file siano scambiati in un formato che renda gli
stessi leggibili e modificabili per il destinatario, che normalmente porta la scelta su DOC, XLS o
PPT.
I valori così stimati mostrano che il 24% dei documenti ricevuti dovrà essere modificato da un
utente interno, mentre il 21% circa dei documenti in uscita dovrà essere modificato dal
destinatario. Queste percentuali rispecchiano i valori normalmente rilevati.
Utilizzo di Word
La tabella “Funzionalità Word” mostra le funzionalità utilizzate in Word. I colori si riferiscono alla
classificazione del capitolo “La classificazione delle criticità”.
Si noti che:
• dato l'utilizzo di Stili, Indici, Campi e Riferimenti è opportuno proporre delle sessioni di
formazione specialistiche per la realizzazione di documenti complessi;
• è opportuno approfondire l'uso della Stampa Unione sul campo e inserire l'argomento nei
corsi di base. In particolare, si dovrà illustrare che se gli utenti fanno uso di tabelle Word
come sorgente dati, occorrerà trasformarle in fogli Calc e approfondire l'utilizzo di Base
per il collegamento dei dati;
• le macro create e utilizzate dovranno essere raccolte e re-ingegnerizzate sfruttando
l'ambiente messo a disposizione da OpenOffice.org; si potranno prevedere delle sessioni
di formazione ad-hoc per illustrare il framework di OOo. Per ulteriori dettagli si veda il
seguito.
Utilizzo di Excel
La tabella “Funzionalità Excel” mostra le funzionalità utilizzate in Excel. I colori si riferiscono alla
classificazione del capitolo “La classificazione delle criticità”.
Da notare che:
• è opportuno approfondire l'uso dei Riferimenti1;
1
Intesi come riferimenti da fogli di Excel a file esterni.
Pagina 16 di 27Documento Confidenziale Università di Napoli
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• è opportuno approfondire le modalità di Estrazione dati da database, per verificare la
connettività con Base mediante l'utilizzo di driver ODBC o JDBC;
• OOo 3.X ha la possibilità di eseguire le macro create con Excel, tuttavia non c'è
compatibilità al 100%, pertanto le macro che non sono eseguibili direttamente, al
momento la maggior parte, dovranno essere raccolte e re-ingegnerizzate come per Word.
Utilizzo di macro
Le macro nel mondo Office sono scritte con il linguaggio VBA, che rappresenta una criticità per
la migrazione dei file, poiché è parzialmente interpretabile da OOo se si riferisce a macro create
in ambiente Excel e non è interpretabile da OOo se si riferisce a macro realizzate in ambiente
Word.
Utilizzo di Powerpoint
La tabella “Funzionalità Powerpoint” mostra l'utilizzo delle funzionalità di Powerpoint. I colori si
riferiscono alla classificazione del capitolo “La classificazione delle criticità”.
Da approfondire ulteriormente:
• quali applicazioni si utilizzano nei collegamenti;
• le modalità di proiezione delle diapositive e di invio delle stesse a convegni o conferenze;
• con riferimento alle tabelle presenti in “Presentazioni” dovrà essere approfondito l'uso di
animazioni e l'inserimento di contenuti multimediali nelle presentazioni.
Si noti che gli utenti Powerpoint si trovano più frequentemente degli altri a condividere le proprie
presentazioni con strutture che organizzano convegni o, più in generale, con il mondo esterno.
Per limitare le problematiche di interoperabilità con il mondo Powerpoint, nell'uso di
OpenOffice.org Impress si consiglia di approntare un modello di presentazione compatibile,
ossia un modello validato la cui esportazione in formato Powerpoint conservi inalterati gli
elementi (formattazione, layout, effetti). Gli utenti potranno utilizzarlo come canovaccio da cui
partire a creare le proprie presentazioni, con l'assicurazione della fedeltà della conversione. La
realizzazione e distribuzione del modello di presentazione compatibile può anche essere
occasione per mostrarne l'uso, condividendo anche nozioni di comunicazione, con lo scopo di
ottenere una migliore organizzazione dei contenuti sulle diapositive per migliorarne l'efficacia.
Normalmente l'acquisizione di consapevolezza comunicativa da parte degli utenti migliora la
qualità dei messaggi, semplificando la complessità della diapositiva stessa, il cui effetto
collaterale è una maggiore compatibilità con il mondo esterno.
Si consiglia inoltre di adottare e favorire l'utilizzo di strumenti come PortableOOo, versione
portatile di OpenOffice.org che può essere eseguito da pen drive USB su qualsiasi pc Windows
e non necessita di installazione. Questo permette agli utenti di potere usufruire di una
installazione OpenOffice.org, per modificare o proiettare la propria presentazione, ovunque sia
presente un pc Windows con una porta USB disponibile.
Utilizzo di Access
La tabella “Funzionalità Access” mostra l'utilizzo delle funzionalità di Access. I colori si
riferiscono alla classificazione del capitolo “La classificazione delle criticità”.
Da approfondire ulteriormente:
• come avviene l'accesso ai dati tramite Access e se può essere effettuato tramite OOo,
con riferimento all'uso di ODBC e/o JDBC per connettersi a DBMS presenti in struttura
(ORACLE);
• come sono utilizzati Report e se possono essere generati con Base o con qualche
strumento alternativo;
• in quali applicazioni Access sono localizzate le Maschere, che in generale non sono
migrabili;
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Report di analisi Attività tecnica per l'adozione di OpenOffice.org
• che uso si fa di programmazione Access, in relazione anche a Report e Maschere.
Si consideri anche che quanto è realizzato con Access non è migrabile se non con l'introduzione
di strumenti differenti o il porting dell'applicativo su architetture alternative.
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Conclusioni
La migrabilità a OOo
La migrabilità ad OOo viene valutata con riferimento alle seguenti aree di intervento:
• Migrazione/interoperabiltà documentale
• Funzionalità utilizzate
• Uso di macro
• Uso di Outlook
• Uso di Access
• Applicazioni che usano Office
Dall'analisi documentale e dall'intervista condotta con il servizio dei sistemi informativi, la
migrabilità a OOo risulta piuttosto buona per quanto riguarda la parte documentale, l'unico vero
fattore di criticità sono le applicazioni che necessitano di Office per il proprio funzionamento.
Si vedano nel seguito i commenti per ogni area di intervento individuata.
Migrazione/interoperabilità documentale
Non sono emerse particolari criticità, se non cattive formattazioni di lieve entità che possono
essere gestite dagli utenti con semplici operazioni. Normalmente durante la formazione BASE
vengono forniti suggerimenti su come fare per risolvere i problemi di questa categoria.
Funzionalità utilizzate
Dai documenti esaminati, non si rileva l'utilizzo di funzionalità non gestite da OOo. In particolare
per chi fa un uso avanzato della suite come l'utilizzo di Stampa Unione, creazione di documenti
complessi o si serve di strumenti di analisi dati (es. Tabelle Pivot) sarà necessario prevedere
sessioni di formazione AVANZATA di approfondimento.
Uso di macro
E' stato rilevato un uso non trascurabile di macro, in accordo con quanto dichiarato dai SI,
pertanto sarà necessario gestire la problematica dell'utente che ne fa uso.
Attualmente la compatibilità di OOo dalla versione 3.X con il linguaggio VBA è discreta e vale
solo per Excel, mentre le macro Word o Powerpoint non sono al momento supportate. Vista la
vastità di VBA, OOo implementa le funzioni più comuni ed il supporto migliora con il passare del
tempo, pertanto è necessario testare macro per macro per verificare che siano effettivamente
eseguibili.
Si noti che gli utenti di macro si possono classificare come:
a) Programmatori, che realizzano le proprie macro programmando in VBA e con il
registratore di macro
b) Utilizzatori, che utilizzano le macro realizzare dai programmatori o ne creano di proprie,
normalmente molto semplici e raramente, tramite il registratore.
Per l'utente “Utilizzatore”, che utilizzava macro per risolvere problemi legati alla quotidianità,
sarà necessario mostrare come ricreare le macro più semplici mediante il registratore di macro
di OpenOffice.org.
Per macro più complesse, normalmente create dai “Programmatori” per fare fronte a specifiche
necessità, gli approcci possibili sono 3:
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a) Approccio “conservativo”: si concede ai “Programmatori” di continuare a sviluppare macro
VBA, il cui rilascio dovrà essere regolamentato da apposite politiche, in particolare sarà
necessario pubblicarle in doppia versione MSO/OOo affinché ne possano fruire tutti gli
utenti, indipendentemente dalla suite utilizzata; in questo scenario è necessario anche
capire se le versioni OOo delle macro saranno sviluppate internamente, creando
competenze, o esternamente;
b) Approccio “piattaforma OOo”: OOo diventa la piattaforma ufficiale per lo sviluppo di
macro, pertanto si portano le macro esistenti su piattaforma OOo, ove necessario, e le
macro future sono sviluppate su questa piattaforma; in questo caso si privilegia la
possibilità di generare competenze interne riconvertendo i “Programmatori” alla
piattaforma OOo, affiancati in una prima fase da risorse esterne;
c) Approccio “Architettura alternativa”: si stabilisce un'architettura alternativa di sviluppo in
maniera da svincolarsi una volta per tutte dalla suite di produttività per operazioni di
backoffice; per esempio si può definire che l'architettura di riferimento sia di tipo LAMP e
che gli utenti fruiscano dell'applicativo via web; è chiaro che anche in questo caso è
necessaria un'attività di porting e i tutta l'attività di sviluppo diventa necessariamente
supervisionata dai SI che devono fornire anche l'infrastruttura.
Può anche essere pensabile un approccio combinazione dei precedenti.
Uso di Outlook
E' stato rilevato l'uso di Outlook nella struttura. Questa applicazione fa parte del pacchetto Office
pertanto sarà necessario passare a client per la consultazione della posta alternativi, in
particolare a Thunderbird o a una versione web come Horde, dato che è già in uso.
Si sconsiglia l'uso della versione Express poiché ha seri problemi di sicurezza e vulnerabilità.
Uso di Access
Access risulta una criticità da gestire poiché OpenOffice.org Base non rappresenta un semplice
sostituto. È noto infatti che la componente OpenOffice.org Base di OpenOffice.org non sia
compatibile con Access nella misura in cui lo sono le restanti componenti della suite con gli
omologhi Office, pertanto è necessario trovare un'alternativa per gli utenti che fanno uso di
Access.
In questo panorama tuttavia si hanno due opzioni:
• sostituire Access con l'ambiente Access Runtime appropriato distribuito da Microsoft,
per i puri utilizzatori delle applicazioni Access
• lasciare il solo Access su quelle postazioni che necessitano dell'applicativo, per esempio
per utenti più evoluti.
Si noti comunque che se da un lato per le applicazioni esistenti è pensabile attendere la normale
sostituzione per obsolescenza, dall'altro è necessario nel breve periodo adottare tecnologie
alternative per tutto ciò che deve essere sviluppato o acquisito da terze parti, per fare sì che
l'utilizzo dell'applicativo non generi ulteriori criticità.
Applicazioni che utilizzano Office
Le applicazioni esaminate sono utilizzate in maniera diffusa da parte degli utenti e
rappresentano la criticità principale all'interno di UNINA.
In particolare sono state prese in considerazione le applicazioni presenti nella tabella seguente
nelle cui righe, per ogni applicazione considerata, compare il numero di postazioni su cui è
installata, quale applicazione MSO è richiesta per il funzionamento con alcune note e il numero
di postazioni effettivamente critiche, tenendo conto delle note della colonna precedente.
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Applicazione Numero postazioni Applicazione MSO richiesta Num. postazioni critiche
ASIP 250 Word 250
CIA 560 Word 560
CSA 250 Word 250
Procedura INPDAP 20 Access, Word, Excel 0
SIOC 6 Word, Excel 6
Tabella 7: Applicazioni che interagiscono con MSO
Dato che è stato dichiarato dai SI che CSA è stata sviluppata per rimpiazzare ASIP, si considera
che i 250 utenti dell'una siano gli stessi che usano l'altra. Considerando il caso peggiore, ovvero
quello in cui le postazioni siano considerate come disgiunte, il numero di postazioni critiche si
attesterebbe sulle 816, ovvero quasi il 91% del totale. Tuttavia, questa percentuale potrebbe
diminuire sensibilmente nel caso in cui più applicazioni siano installate sulle stesse macchine.
Dato che non si dispone di dati quantitativi in questo senso sarebbe opportuno un
approfondimento per capire effettivamente l'utilizzo puntuale da parte delle postazioni di ogni
singola applicazione.
Nel caso in cui in cui si decida di adottare OpenOffice.org è necessario valutare l'eliminazione
delle criticità dovute a queste applicazioni.
In una prospettiva di medio-lungo periodo si può pensare di:
• integrare in CIA il supporto per OOo (in questo senso è già stata verificata la
disponibilità di Cineca)
• dismettere ASIP in favore di CSA
• integrare in CSA il supporto per OOo (da valutare l'impegno e la disponibilità di Cineca)
o alternativamente adottare un'applicazione differente
Così facendo le uniche criticità rimaste sarebbero le 26 postazioni totali per SIOC e INPDAP,
che non rappresenterebbero più uno scoglio alla migrabilità.
Si noti inoltre che CIA e CSA utilizzano funzionalità di Word, ma in maniera mascherata. Questo
lascia spazio alla migrazione degli utenti che utilizzano queste applicazioni, poiché Word in
questo caso non è effettivamente utilizzato come un applicativo in senso stretto ma come più
come una “libreria” software.
Infatti se l'utente accede a uno dei due programmi in terminal server e per esempio aziona la
creazione di un documento la cui generazione richiede Word, il documento viene generato in
maniera rasparente, ossia l'utente vede solamente il documento finale prodotto senza interagire
con Word. Si può quindi pensare, qualora tecnicamente fattibile, di mantenere Word sui server
per la generazione dei documenti in una prima fase, lasciando poi la sostituzione/porting
dell'applicazione per il futuro, per naturale obsolescenza o per una sostituzione prevista da un
piano di aggiornamento del software.
Pertanto si potrà procedere alla migrazione di tutte la postazioni senza risolvere definitivamente
e immediatamente la criticità, lasciando la possibilità agli utenti di continuare a utilizzare CIA e
CSA. In una seconda fase poi potranno essere adottati programmi differenti per obsolescenza di
questi, compatibili nativamente con OOo.
I prossimi passi
Per ottenere un grado di conoscenza ulteriore e affinare le valutazioni i passi successivi da
compiere possono essere:
• Realizzazione di un progetto pilota su di un campione di utenti
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• Somministrazione del questionario di indagine a tutti gli utenti della struttura, con
particolare attenzione all'uso delle applicazioni
• Realizzazione di eventuali interviste utente su criticità emergenti dal questionario
Al termine di queste fasi ulteriori si potrà valutare in maniera più precisa il grado di migrabilità
della struttura e si procederà a realizzare il vero e proprio piano di progetto.
Per quanto riguarda la somministrazione del questionario e le interviste utenti le modalità sono
quelle già utilizzate nello svolgimento dell'analisi preliminare. Per il pilota, ulteriori dettagli sono
descritti nel seguito.
Linee guida per la conduzione del progetto pilota
Il pilota rappresenta il banco di prova per valutare concretamente il processo di migrazione.
Pertanto viene riportato in piccolo ciò che si ipotizza di compiere su tutta la struttura in modo da
provare sul campo l'efficacia delle soluzioni trovate e identificare eventuali problematiche che
sono rimaste nascoste durante l'analisi.
Il pilota quindi deve essere strutturato in modo da permettere la misura degli obiettivi realizzativi
che saranno poi estesi alla migrazione globale. Le misure devono rappresentare i seguenti
ambiti:
• tecnico, con valutazione delle soluzioni proposte alle criticità riscontrate
• sociale, con valutazione del clima in merito l'accettazione prima, durante e dopo
• organizzativo, con valutazione dell'impatto in termini di processi sulla strutturato
Dovranno essere stabiliti dei parametri numerici strutturati per ambiti con un indice riepilogativo
per ambito, stabilendo inoltre soglie di accettazione. In questa maniera sarà possibile misurare
quantitativamente i risultati ed avere le informazioni necessarie su quali azioni intraprendere per
correggere eventuali valutazioni negative.
Inoltre lo stesso meccanismo potrà essere utilizzato nella gestione della governance di progetto.
In termini operativi le attività, raggruppate per ambito, sono le seguenti:
Ambito Attività
• Produzione del materiale di supporto (manuali,
documentazione, guide rapide)
• Preparazione delle macchine (installazione di OOo,
Tecnico predisposizione delle applicazioni, ecc.)
• Somministrazione questionario on-line
• Formazione agli utenti
• Implementazione delle soluzioni tecniche
• Comunicazione di progetto e formazione motivazionale
• Identificazione dei referenti tecnici di gruppo (technology
leaders) e loro coinvolgimento
Sociale
• Attivazione dei processi di supporto, soprattutto fra pari
(peer support)
• Incontri di avanzamento e supporto
• Predisposizione dei modelli
• Implementazione delle buone prassi
Organizzativo • Valutazione della produzione documentale
• Valutazione della collaboratività ed interoperabilità da e
verso il mondo esterno
Per ciascuna delle attività dovranno essere condotte attività di indagine in grado di verificare
puntualmente l'efficacia tecnica, il clima e l'efficienza organizzativa ed il tutto dovrà essere
riportato all'interno di un report in modo da formalizzare i requisiti per la stesura del piano di
migrazione.
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Dettaglio delle attività
Di seguito viene riportato un maggior livello descritto per ciò che riguarda le attività.
Attività Descrizione
Realizzazione del materiale di supporto da distribuire agli utenti del pilota.
Produzione del materiale di Materiale specifico che riguarderà anche le soluzioni ed i workaround tecnici
supporto (manuali, relativi alle problematiche riscontrate durante l'analisi (ad esempio come
documentazione, guide rapide) gestire un determinato tipo di tabelle piuttosto che importare documenti
dall'applicativo XYZ)
Preparazione delle macchine Preparazione dei personal computer degli utenti coinvolti nel pilota inclusi i test
(installazione di OOo, di installazione OOo e rimozione MS Office automatici. In questa fase prima
predisposizione delle del passaggio dovranno essere verificate per punti le applicazioni che sono
Tecniche
applicazioni, ecc.) state individuate e che potrebbero creare problemi durante il passaggio
Agli utenti verrà richiesto di compilare un questionario on-line attraverso il
Somministrazione questionario
quale verranno identificati i bisogni formativi oltre che problematiche d'uso
on-line
specifiche al gruppo.
E' la parte di formazione che dovrà essere erogata agli utenti e per la quale
Formazione agli utenti sarà necessario un feedback sia sulla qualità dei contenuti che sulla
pertinenza relativamente il loro modo di lavorare
Questa fase è relativa all'implementazione di tutte le soluzioni tecniche
Implementazione delle soluzioni
relativamente alle criticità che sono state individuate come ad esempio macro,
tecniche
personalizzazioni, conversioni, ecc. ecc.
Questa parte è relativa alla comunicazione che deve essere attuata al fine di
Comunicazione di progetto e
coinvolgere e motivare gli utenti del pilota rendendoli partecipi del
formazione motivazionale
cambiamento in atto.
All'interno del gruppo in questione sarà necessario individuare uno o due
Identificazione dei referenti technology leaders ai quali sarà chiesto di fare riferimento per qualsiasi attività
tecnici di gruppo (technology di supporto a livello zero. Dovranno essere opportunamente istruiti e motivati e
leaders) e loro coinvolgimento sarà richiesto loro di comunicare tempestivamente al CED eventuali
problematiche di adozione di OOo sia tecniche che puramente operative.
Sociali
L'attiviazione del peer support attraverso i technology leaders è fondamentale
per creare quella retroazione in grado di fornire informazioni al CED su
Attivazione dei processi di qualsiasi aspetto della migrazione stessa. Sarà necessario quindi strutturare
supporto, soprattutto fra pari tali processi in modo che sia possibile creare i meccanismi di escalation
(peer support) necessari a risolvere i vari problemi che via via vengono a crearsi.
Inoltre tali problematiche dovranno servire a popolare una base dati di
conoscenza da riutilizzare per la successiva migrazione
Al fine di avere il controllo sullo stato del pilota è fondamentale pianificare
Incontri di avanzamento e incontri di avanzamento e supporto in particolare con i technology leaders e
supporto con gli utenti che stanno mostrando maggiori resistenze al cambiamento e che
pesentano problematiche particolari.
Predisposizione dei modelli aziendali, del repository e dei processi per la
Predisposizione dei modelli
creazione dei documenti a partire da tali modelli.
Implementazione delle buone prassi necessarie per il corretto funzionamento
Implementazione delle buone
dell'ufficio, in particolare relativamente alle attività automatiche e più utilizzate
Organizzativa
prassi
(ad esempio stampe in serie, etichette, accesso a dati da DB, ecc. ecc.)
Dovrà essere valutata la qualità della produzione dei documenti sia in termini
Valutazione della produzione
di efficienza (non devono essere introdotti tempi aggiuntivi rispetto la soluzione
documentale
precedente) sia in termini di qualità visiva e di interoperabilità
Al fine di valutare eventuali problemi di collaborazione con utenti interni e/o
Valutazione della collaboratività
esterni verrà attivato un servizio di monitoraggio apposito con lo scopo
ed interoperabilità da e verso il
esplicito di identificare e valutare eventuali problematiche di interoperabilità
mondo esterno
legate ai documenti.
Tabella 8: Attività del pilota
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