Estrazione dai documenti genealogici - Manuale amministrativo
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I n d e x i n g
Estrazione dai documenti genealogici
Manuale amministrativo© 2007 by Intellectual Reserve, Inc. Tutti i diritti riservati. Printed in the USA. Testo inglese approvato: 10/08.
Approvato per la traduzione: 12/08. Translation of Family Record Extraction Administrative Handbook. Italian. 30985 160
FamilySearch è un marchio registrato della Intellectual Reserve, Inc.Sommario
Introduzione. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
Quadro generale e scopo dell’estrazione dai documenti genealogici . . . . . . . . . 1
Genealogia e tecnologia. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
Come vengono creati gli indici . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
Distribuzione del manuale e utilizzo dei termini . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Come scaricare la versione più aggiornata. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Come ricevere assistenza . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Parte 1: Organizzazione del programma di estrazione
dai documenti genealogici. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Organizzazione basilare del programma di estrazione dai documenti
genealogici. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Dirigenti del sacerdozio. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Consulente genealogico di area. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Presidenza di palo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Consulente del sommo consiglio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Come aderire al programma di estrazione dai documenti genealogici
(per i pali che attualmente non partecipano) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Parte 2: Come trarre il massimo dalla chiamata a servire nel
programma di estrazione dai documenti genealogici. . . . . . . . . . . 5
Direttori del programma di estrazione di palo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Assistenti direttori del programma di estrazione di palo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Indicizzatori, arbitri e controllori. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Parte 3: Addestramento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Addestramento per i direttori del programma di estrazione di palo. . . . . . . . . . 8
Addestramento per indicizzatori, arbitri e controllori. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Parte 4: Partecipazione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Come coinvolgere i membri della Chiesa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Come coinvolgere la comunità . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Parte 5: Il valore degli indici. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Descrizione del Sistema di consegna digitale. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12Come utilizzare un indice per semplificare il processo di ricerca. . . . . . . . . . . 12
L’importanza dell’accuratezza . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Parte 6: Principi basilari dell’estrazione dai documenti
genealogici. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Linee di condotta generali riguardanti l’indicizzazione . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Come trovare le istruzioni basilari riguardanti FamilySearch Indexing. . . . 13
Come trovare le istruzioni basilari riguardanti Universal Data Entry. . . . . . 13
Linee di condotta riguardanti progetti specifici. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Come trovare le istruzioni specifiche su un progetto di FamilySearch
Indexing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Come trovare le istruzioni specifiche su un progetto dell’Universal
Data Entry . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Parte 7: Strumenti e garanzia di qualità. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Presentazione di due metodi per indicizzare. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Differenze tra FamilySearch Indexing e UDE 6.0 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Il software FamilySearch Indexing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Da dove comincia un nuovo direttore del programma di estrazione
di palo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Garanzia di qualità. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Il software Universal Data Entry . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
In che modo il direttore del programma di estrazione
di palo supervisiona l’indicizzazione UDE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Garanzia di qualità. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Dedica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19Introduzione
Quadro generale e scopo dell’estrazione dai documenti
genealogici
L’estrazione dai documenti genealogici è una parte essenziale dell’impegno per redimere i
morti. Nel corso degli anni la Chiesa ha acquisito miliardi di documenti che contengono
i nomi di persone vissute sulla terra. Sebbene quest’immensa raccolta di informazioni sia
una grande benedizione, ha un valore limitato se i ricercatori non possono individuare in
modo semplice e veloce i dati sui loro antenati.
• Tramite l’estrazione dai documenti genealogici, gli addetti a questo programma creano
indici automatizzati di vari documenti storici che contengono i nomi di persone vissute
sulla terra. Gli indici sono quindi resi disponibili in tutto il mondo attraverso il sito
Internet di genealogia della Chiesa e i programmi computerizzati. I nomi contenuti in
questi indici vengono anche inviati ai templi perché, se necessario, siano aggiunti ai
nomi per i quali i membri svolgono il lavoro di ordinanza.
• Gli indici pubblicati possono includere collegamenti diretti a immagini digitali di docu-
menti originali.
La Chiesa stabilisce attentamente la priorità per quei documenti che sono maggiormente
necessari ai fedeli per svolgere la ricerca dei propri antenati e celebrare le ordinanze del
tempio. Questi documenti sono resi disponibili per l’indicizzazione ai pali che partecipano
al programma.
Genealogia e tecnologia
L’estrazione dai documenti genealogici è cambiata tantissimo nel corso degli anni, man
mano che la tecnologia ha facilitato lo svolgimento di quest’opera importante. Il presidente
Howard W. Hunter parlò dell’impatto che ha la tecnologia sul lavoro genealogico:
«Il Signore ha messo mano nel portare alla luce la tecnologia che potesse accelerare il lavoro
genealogico. Negli ultimi anni abbiamo iniziato a servirci della tecnologia informatica per
affrettare la celebrazione delle sacre ordinanze per i morti. Il ruolo della tecnologia in quest’o-
pera è stato accresciuto dal Signore stesso, che ha guidato con la Sua mano lo sviluppo tecno-
logico e continuerà a farlo. Tuttavia, siamo solo alla soglia di ciò che possiamo compiere con
questi strumenti. Ritengo che le nostre previsioni più entusiastiche possano solo darci una
vaga comprensione di come questi strumenti potranno aiutarci e delle conseguenze eterne
che questa tecnologia comporterà». (The Teachings of Howard W. Hunter [1997], 65).
Come vengono creati gli indici
Gli indici vengono creati utilizzando uno dei seguenti programmi per computer:
• FamilySearch Indexing è il metodo preferenziale per tutti i pali che stanno cominciando
a dedicarsi all’estrazione dai documenti genealogici.
• Universal Data Entry (UDE) 6.0 è il metodo utilizzato da coloro che continuano a indi-
cizzare utilizzando CD-ROM, microfilm o carta.
1Una descrizione dettagliata di questi programmi e il loro utilizzo sono spiegati nella
«Parte 7: Strumenti e garanzia di qualità». I dati indicizzati con entrambi i metodi sono
di eguale valore.
Distribuzione del manuale e utilizzo dei termini
Questo manuale è ad uso dei consulenti genealogici di area; dei dirigenti del sacerdozio di
palo, inclusa la presidenza di palo e il consulente del sommo consiglio per il tempio e la
genealogia; e dei direttori del programma di estrazione e i loro assistenti.
Nel presente manuale il termine «palo» si riferisce anche a «distretto». «Presidenza di palo»
si riferisce anche a «presidenza di distretto». Le presidenze di missione e distretto dovreb-
bero seguire le istruzioni contenute in questo manuale per quanto attuabili.
Come scaricare la versione più aggiornata
Questo documento può essere soggetto a cambiamenti, a mano a mano che vengono
aggiornati i programmi. Per accedere on-line all’edizione più recente, cerca Estrazione dai
documenti genealogici Manuale amministrativo in uno dei seguenti posti:
• Da www.familysearchindexing.org, la home page del sito FamilySearch Indexing, clicca
la scheda Guida. Clicca la scheda Pubblicazioni.
• Da www.lds.org, clicca Serving in the Church. Clicca Family History. Seleziona
FamilySearch Indexing and Family Record Extraction.
Confronta qualsiasi copia stampata con l’edizione on-line per verificare se ci sono aggior-
namenti. Distruggi tutte le versioni sorpassate per evitare confusione.
Come ricevere assistenza
Tutti coloro che servono all’interno del programma di estrazione sono sempre aiutati. Gli
indicizzatori dovrebbero contattare il loro direttore del programma di estrazione quando
hanno domande o problemi. I direttori del programma di estrazione di palo dovrebbero
consultare il consulente del sommo consiglio per ricevere aiuto in questioni pertinenti agli
obiettivi, all’organizzazione e al personale. Per avere delle risposte riguardanti lo svolgi-
mento di un progetto di indicizzazione, i direttori dovrebbero prima verificare le istruzioni
scritte o disponibili on-line che accompagnano ogni progetto. Quando i sommi consiglieri
o i direttori di palo non riescono a trovare la risposta o necessitano di ulteriore assistenza,
possono chiamare la sede della Chiesa al numero 001-866-406-1830 (numero verde) o
mandare una e-mail a indexing@familysearch.org
2Parte 1: Organizzazione del
programma di estrazione
dai documenti genealogici
Organizzazione basilare del programma di estrazione
dai documenti genealogici
Il programma di estrazione dai documenti genealogici è un aspetto del lavoro di tempio
e genealogico nella Chiesa. In ogni palo che vi partecipa è organizzato sotto la direzione
della presidenza di palo ed è adattato secondo le necessità individuali e le risorse disponi-
bili. Si faccia anche riferimento alla sezione 9 del Manuale di istruzioni della Chiesa, Libro 2:
Dirigenti del sacerdozio e delle organizzazioni ausiliarie, «Lavoro di tempio e genealogico», per
avere altre informazioni. Quando un palo sceglie di partecipare al programma di estra-
zione, di solito ci si organizza nel modo seguente:
• Un consulente del sommo consiglio per il lavoro di tempio e genealogico viene asse-
gnato alla supervisione del programma di estrazione.
• Viene chiamato un direttore del programma di estrazione di palo.
• Possono essere chiamati degli assistenti che aiutino il direttore secondo necessità.
• Gli addetti all’estrazione o all’indicizzazione possono ricevere una chiamata formale a
servire da parte della presidenza di palo o partecipare come volontari. Ogni palo che
partecipa dovrebbe avere un gruppo di addetti all’indicizzazione che sono chiamati e
messi a parte. Tuttavia, chiunque voglia contribuire è invitato a registrarsi on-line e a
unirsi all’opera, che sia un membro della Chiesa oppure un membro della comunità.
(Nota: Nel Manuale di istruzioni della Chiesa a cui ci si riferisce sopra, questo ruolo
è identificato come «addetti al programma di estrazione». In questo documento gli
addetti al programma di estrazione vengono definiti «indicizzatori» o «addetti all’indi-
cizzazione». Tutti questi termini sono corretti).
Dirigenti del sacerdozio
Consulente genealogico di area
Non tutte le aree geografiche della Chiesa hanno un consulente genealogico di area. Se
sono stati chiamati dei consulenti, i dirigenti del sacerdozio fanno riferimento alla pagina
264 della Sezione del 9 Manuale di istruzioni della Chiesa per avere delle informazioni sul
loro ruolo nelle attività genealogiche. Ad esempio, un consulente genealogico di area potrà
offrire addestramento e sostegno ai dirigenti secondo le direttive e dietro approvazione
della presidenza dei Settanta o della presidenza di area.
Presidenza di palo
Il successo del programma di estrazione dai documenti genealogici dipende in larga misura
dall’attenzione e dal sostegno dimostrati dai dirigenti del sacerdozio. Quando i dirigenti del
sacerdozio parlano regolarmente con i direttori di palo e vengono a conoscenza delle loro
3necessità, coloro che servono nell’ambito del programma di estrazione si sentono valoriz-
zati ed apprezzati. La guida per i componenti della presidenza di palo è fornita alle pagine
266–267 della Sezione 9 del Manuale di istruzioni della Chiesa. Altri aspetti amministrativi
che possono favorire un programma di successo a livello di palo includono quanto segue:
• Stanziare un piccolo bilancio per coprire il costo di materiale e addestramenti.
• Consultare regolarmente il consulente del sommo consiglio per esaminare il progresso e
le necessità legati al programma di estrazione.
• Incoraggiare i vescovi a pensare a quei membri del loro rione che potrebbero trarre
beneficio da una chiamata formale a servire.
Consulente del sommo consiglio
Il consulente del sommo consiglio può sovrintendere al programma di estrazione di palo
nei seguenti modi:
• Lavorare a stretto contatto con la presidenza di palo per ricevere direttive per la solu-
zione di questioni che richiedono l’attenzione del sacerdozio.
• Comprendere lo scopo, l’organizzazione e l’operato del programma di estrazione.
• Assicurare che per l’opera di estrazione ci siano lo staff e le strutture necessari a operare
efficacemente.
• Considerare devotamente chi potrebbe ricevere una chiamata formale a servire. (Vedere
«Parte 4: Partecipazione»).
• Offrire guida nell’implementazione dei processi e degli strumenti di indicizzazione che
meglio soddisfano le necessità e le situazioni dei membri del palo. (Vedere «Parte 7:
Strumenti e garanzia di qualità»).
• Facilitare la chiamata di un direttore del programma di estrazione di palo, degli assi-
stenti direttori se necessari, e degli addetti all’indicizzazione, proponendo i nomi ai
dirigenti del sacerdozio.
• Mettere a parte un direttore del programma di estrazione di palo, gli assistenti direttori
e gli indicizzatori secondo le direttive della presidenza di palo.
• Supervisionare e sostenere il direttore del programma di estrazione di palo.
• Aiutare nell’addestramento dello staff all’utilizzo dei computer e a seguire le istruzioni
per indicizzare. Prendere in considerazione la chiamata di uno specialista di palo per i
computer che aiuti gli addetti nelle questioni tecniche.
• Istruire gli addetti sulla natura spirituale dell’estrazione dai documenti genealogici.
• Fare regolarmente rapporto alla presidenza del palo sulla situazione dell’estrazione e su
qualsiasi necessità o problematica.
Come aderire al programma di estrazione dai documenti
genealogici (per i pali che attualmente non partecipano)
Essere coinvolti è facile. Se una presidenza di palo desidera che il palo partecipi al pro-
gramma di estrazione deve trasmettere una richiesta tramite i canali sotto indicati:
• Le presidenze di palo nel Nord America inoltrano la richiesta al loro contatto presso la
presidenza dei Settanta.
4• Le presidenze di palo nelle altre aree del mondo inoltrano la richiesta al rispettivo presi-
dente di area.
Se la richiesta è approvata, la raccomandazione viene trasmessa via e-mail alla sede della
Chiesa, dove il palo viene indicato come palo addetto all’estrazione.
Nello stabilire se il palo deve o meno partecipare, la presidenza di palo può consultare il
consulente genealogico di area e prendere in considerazione quanto segue:
1. Vi sono membri a sufficienza che sono disposti a dedicare tempo all’indicizzazione
senza trascurare le altre chiamate di Chiesa? Normalmente gli indicizzatori dedicano
all’estrazione da due a quattro ore la settimana.
2. Quanti membri del palo hanno accesso a un computer e a Internet da casa?
3. I computer del centro genealogico possono essere resi disponibili agli indicizzatori che
non dispongono a casa propria di un computer o di Internet?
4. I membri del palo che sono meno attivi o che non sono fisicamente in grado di svol-
gere altri incarichi potrebbero trarre beneficio dal servire nel programma di estrazione?
Sappiate che poiché i fedeli e coloro che non appartengono alla Chiesa possono rendersi
volontari on-line per contribuire all’opera, gli indicizzatori volontari possono essere asse-
gnati a un palo prima che questo sia ufficialmente coinvolto nel programma e operativo
con un direttore del programma di estrazione di palo che sia chiamato e messo a parte.
(Per avere indicazioni riguardo a come lavorare con i volontari, vedere il quinto punto
sotto «Direttori del programma di estrazione di palo» nella «Parte 2: Come trarre il mas-
simo dalla chiamata a servire nel programma di estrazione dai documenti genealogici»).
La Chiesa non richiede che i pali o i singoli individui acquistino dei computer o una con-
nessione a Internet, né la Chiesa fornisce questa attrezzatura.
Parte 2: Come trarre il massimo
dalla chiamata a servire nel
programma di estrazione
dai documenti genealogici
Direttori del programma di estrazione di palo
La presidenza di palo o il consulente del sommo consiglio incaricato chiama e mette a
parte un direttore del programma di estrazione di palo che coordina l’indicizzazione nel
palo. La chiamata a servire può essere rivolta a un fratello, a una sorella o a una coppia
sposata. I direttori devono avere buone capacità di amministrare, comunicare e saper risol-
vere i problemi. È utile una conoscenza di base del computer e di Internet. Le loro respon-
sabilità possono comprendere quanto segue:
• Consultarsi con i dirigenti del sacerdozio per decidere come soddisfare meglio le
necessità degli indicizzatori potenziali. Alcuni possono produrre di più utilizzando
5FamilySearch Indexing; altri utilizzando Universal Data Entry. (Vedere «Parte 7: Stru-
menti e garanzia di qualità»). Il palo può scegliere di utilizzare esclusivamente un
software oppure tutti e due.
• Organizzare tutti gli aspetti del programma di estrazione all’interno del palo. Ciò può
comprendere la predisposizione degli indicizzatori a prendere parte a FamilySearch
Indexing o installando il programma Universal Data Entry sul computer di casa di un
indicizzatore.
• Raccomandare ai dirigenti del sacerdozio vari membri del palo che potrebbero ricevere
una chiamata formale a partecipare, come:
▶ Coloro che hanno accesso a un computer, a Internet e alla posta elettronica.
▶ Coloro che potrebbero non essere in grado di svolgere un altro incarico nella Chiesa
per impedimenti fisici.
Vedere altri suggerimenti in «Come coinvolgere i membri della Chiesa», nella «Parte 4:
Partecipazione»).
• Contattare la sede della Chiesa per ottenere le risposte a domande o problemi che
non si riescono a risolvere all’interno del palo. (Vedere «Come ricevere assistenza»,
a pagina 2).
• Accettare i volontari, che siano membri della Chiesa oppure no, e offrire sostegno, ami-
cizia e addestramento. Se sei preoccupato riguardo a persone che sono state aggiunte
all’elenco del palo, parlane con la presidenza di palo o con il consulente del sommo
consiglio incaricato dell’estrazione dai documenti genealogici. Se i problemi non pos-
sono essere risolti all’interno del palo, contatta la sede della Chiesa. I volontari sono
aggiunti all’elenco del palo secondo i seguenti criteri:
▶ Il volontario ha indicato l’affiliazione a un palo quando si è registrato on-line.
▶ Il volontario non ha indicato l’appartenenza a un palo ma l’indirizzo risulta rientrare
entro i confini del palo.
• Tenere sessioni di addestramento per gli assistenti direttori, gli indicizzatori, gli arbitri
e i controllori (inclusi i volontari) secondo necessità. Vedere dei suggerimenti per farlo
nella «Parte 3: Addestramento». (Per avere informazioni sul ruolo di arbitri e controllori,
vedere pagina 7).
• Delegare delle responsabilità agli assistenti secondo necessità.
• Partecipare a progetti speciali di indicizzazione in collaborazione con una società storica
o genealogica, se invitati a farlo.
• Sotto la guida del sacerdozio, coordinare i turni al computer per l’estrazione dai docu-
menti genealogici presso il centro genealogico, se necessario.
• Per FamilySearch Indexing, aggiornare il campo del rione sull’elenco amministrativo
degli utenti con i nominativi dei nuovi volontari quando ricevi una e-mail che indica
che il volontario è stato aggiunto al gruppo del palo. Questo faciliterà la stesura di accu-
rati rapporti statistici di palo e rione.
• Fare regolarmente rapporto al consulente del sommo consiglio sul progresso dell’in-
dicizzazione all’interno del palo. Mandare via e-mail o consegnare copie stampate dei
rapporti mensili, trimestrali e annuali ai dirigenti del sacerdozio perché conoscano il
livello di attività dell’indicizzazione all’interno del palo.
6Assistenti direttori del programma di estrazione di palo
Uno o più assistenti direttori di palo sono chiamati secondo necessità ad aiutare il diret-
tore del programma di estrazione di palo. I compiti che possono essere delegati a un assi-
stente comprendono i seguenti:
• Supervisionare un gruppo di indicizzatori che stanno utilizzando il software FamilySearch
Indexing.
• Supervisionare un gruppo di indicizzatori che stanno utilizzando il software UDE.
• Supervisionare un gruppo di indicizzatori che stanno indicizzando in una lingua che
non è la loro lingua madre.
• Offrire assistenza per il computer.
• Conoscere le istruzioni specifiche sul progetto e spiegarle durante le regolari sessioni di
addestramento.
• Offrire l’aiuto necessario.
Indicizzatori, arbitri e controllori
Gli addetti all’indicizzazione si occupano dell’effettiva trascrizione o indicizzazione dei
documenti. Gli arbitri verificano l’accuratezza degli indici creati utilizzando FamilySearch
Indexing. I controllori verificano l’accuratezza degli indici creati utilizzando UDE. Gli arbitri
e i controllori dovrebbero anche continuare a indicizzare al fine di rimanere informati dei
possibili problemi che possono avere gli indicizzatori e continuare a mantenersi aggiornati
sulle regole sempre in mutamento. Ogni arbitro e controllore dovrebbe indicizzare almeno
un batch ogni cinque batch arbitrati o controllati. Gli addetti servono tipicamente da due
a quattro ore la settimana e possono lavorare da casa, in una casa di riunione o ovunque
abbiano accesso a un computer e a Internet.
Gli indicizzatori possono partecipare in uno dei seguenti modi:
• Come membri del palo chiamati e messi a parte. Un componente della presidenza
del palo o un sommo consigliere designato li chiama e li mette a parte come
indicizzatori.
• Come volontari. I volontari possono iscriversi on-line sul sito FamilySearch
Indexing o su www.lds.org. (Da LDS.org, cliccare Serving in the Church, Family
History e FamilySearch Indexing and Family Record Extraction). I volon-
tari possono essere membri della Chiesa o di altre fedi. Quando un volontario si
registra e indica il nome del suo palo, il palo è informato e le informazioni sulla
sua registrazione vengono incluse nell’elenco degli utenti del palo. Il direttore del
programma di estrazione di palo non deve inserire i volontari che si registrano on-
line. Essi vengono iscritti automaticamente nel programma dopo che inoltrano la
registrazione.
Le responsabilità includono quanto segue:
• Conoscere molto bene le istruzioni specifiche sul progetto prima di indicizzare, arbi-
trare o controllare un nuovo progetto.
• Digitare in un software per computer le informazioni genealogiche pertinenti traen-
dole dai documenti storici.
• Imparare a leggere e interpretare una varietà di documenti.
7• Verificare la qualità delle informazioni digitate confrontando le registrazioni compu-
terizzate con i documenti da cui sono state tratte.
• Comunicare con il direttore del programma di estrazione di palo per trovare la risposta
alle domande.
Parte 3: Addestramento
Addestramento per i direttori del programma di estra-
zione di palo
Sebbene il consulente del sommo consiglio istruisca il direttore del programma di estra-
zione di palo riguardo all’organizzazione e agli obiettivi del programma all’interno del
palo, il direttore dovrebbe studiare e imparare da solo i dettagli del processo di indicizza-
zione. A questo fine il direttore di palo può fare quanto segue:
• Studiare il presente manuale amministrativo.
• Se c’è la possibilità, partecipare a una sessione di addestramento tenuta da un consu-
lente genealogico di area.
• Seguire le lezioni che sono disponibili sul sito FamilySearch Indexing all’indirizzo
www.familysearchindexing.org
• Cercare altre opportunità di addestramento annunciate sul sito FamilySearch Indexing.
• Leggere le vecchie comunicazioni e le pubblicazioni sul sito FamilySearch Indexing.
Addestramento per indicizzatori, arbitri e controllori
Insegnando a indicizzatori, arbitri e controllori come eseguire correttamente i loro com-
piti, il direttore del programma di estrazione di palo può ottenere molti risultati positivi.
Di seguito ne sono elencati alcuni:
• Gli addetti acquisiscono maggior fiducia nelle proprie capacità.
• Gli addetti acquisiscono nuove capacità e si sentono apprezzati.
• All’interno del palo si diffonde un sentimento di cooperazione, unità ed entusiasmo
rispetto al lavoro genealogico.
• Vengono prodotti indici di ottima qualità che aiutano la ricerca genealogica.
Le tecniche di insegnamento che i direttori del programma di estrazione di palo pos-
sono adattare alle loro sessioni di addestramento con indicizzatori, arbitri e controllori si
possono trovare in due libri didattici pubblicati dalla Chiesa. Per accedere a queste risorse
didattiche on-line segui questi passi:
1. Vai su www.lds.org.
2. Clicca Gospel Library.
3. Clicca Support Materials.
84. Clicca Teaching Support Materials.
5. Clicca Teaching Guidebook o Teaching, No Greater Call. Entrambe sono risorse
eccellenti.
Ulteriori suggerimenti per l’addestramento possono includere quanto segue:
Sessione di orientamento
Il direttore del programma di estrazione di palo e il consulente del sommo consiglio incari-
cato possono tenere una sessione di orientamento per aiutare gli indicizzatori appena chia-
mati e i volontari che si sono recentemente iscritti ad apprezzare l’importanza del lavoro.
Potrebbero essere trattati i seguenti argomenti:
• Una spiegazione su come l’indicizzazione aiuta i ricercatori di tutto il mondo a indivi-
duare più facilmente le informazioni sui loro antenati. (Vedere «Parte 5: Il valore degli
indici»).
• Una descrizione dell’organizzazione del programma di estrazione dai documenti
genealogici.
• Una breve presentazione sul procedimento di indicizzazione.
• Una spiegazione sulla necessità di essere accurati.
• Una dimostrazione di come accedere alle lezioni di FamilySearch Indexing. Le lezioni di
addestramento possono essere visualizzate on-line o scaricate e seguite off-line.
• Una dimostrazione di come accedere alla guida on-line del sistema UDE e di come
utilizzarla.
• Una spiegazione di come trovare le istruzioni generali e specifiche sul progetto.
• Una spiegazione del modo in cui ricevere assistenza. (Vedere a pagina 2, «Come ricevere
assistenza»).
Sessioni di addestramento con istruzioni dettagliate
Come controllo, il direttore del programma di estrazione di palo e il consulente del
sommo consiglio incaricato possono tenere una o più sessioni di addestramento per
insegnare procedure specifiche che gli indicizzatori, gli arbitri e i controllori useranno per
svolgere i loro compiti. Queste sessioni possono trattare i seguenti argomenti:
• Come utilizzare i programmi del computer.
• Come leggere e indicizzare i documenti storici.
• Come trovare e seguire le istruzioni specifiche sul progetto di indicizzazione. Quale
parte di questo addestramento assicurati che ogni addetto comprenda le istruzioni, sap-
pia come trovarle e come metterle in pratica mentre indicizza i documenti.
Queste sessioni possono essere un momento opportuno per fornire addestramento pratico.
Il direttore del programma di estrazione di palo può dimostrare il procedimento di indi-
cizzazione e poi far indicizzare alcuni record agli addetti mentre li osserva. Il direttore può
rispondere alle domande e dare eventuali suggerimenti.
Durante queste sessioni di addestramento il direttore può anche osservare se un indiciz-
zatore ha acquisito le capacità e la comprensione necessari a diventare un controllore o
un arbitro. Il direttore può anche decidere se un addetto può trarre vantaggio da ulteriore
addestramento.
9Addestramento continuo
L’addestramento continuo può essere tenuto con successo in gruppo, singolarmente o
anche tramite bollettini d’informazione. Tale addestramento va tenuto frequentemente e
regolarmente. Nell’addestramento continuo il direttore di palo può fare quanto segue:
• Esprimere apprezzamento agli indicizzatori e incoraggiarli nei loro sforzi.
• Individuare le aree in cui vengono fatti degli errori e spiegare come correggerli o evitarli.
• Mostrare i rapporti sul progresso del palo per quanto riguarda l’indicizzazione.
• Rispondere alle domande e scambiare delle idee.
• Dare agli indicizzatori la possibilità di raccontare agli altri i benefici che hanno speri-
mentato durante l’espletamento dell’opera.
Parte 4: Partecipazione
Come accade nei centri genealogici, sia i membri della Chiesa che della comunità che
sono interessati e hanno le capacità per prendere parte all’estrazione dai documenti genea-
logici dovrebbero essere incoraggiati a farlo.
Come coinvolgere i membri della Chiesa
Ogni palo che partecipa dovrebbe avere un gruppo di addetti all’indicizzazione che sono
chiamati e messi a parte. Chiunque può prendere parte all’estrazione dai documenti
genealogici. Non è necessario avere esperienza in campo genealogico, sebbene sia vantag-
gioso avere familiarità con i computer.
Il numero di persone all’interno del palo che possono ricevere una chiamata formale a ser-
vire varia a seconda di quanto desidera la presidenza di palo. In alcuni pali poche persone
vengono chiamate e messe a parte, in altri possono essere tante.
Quando prendono in considerazione chi può ricevere una chiamata formale a servire, i
dirigenti del sacerdozio dovrebbero tenere presente gli interessi e le necessità individuali.
Se da una parte alcuni fedeli possono dimostrare grande abilità, interesse e un sincero
apprezzamento per la loro chiamata nell’ambito del programma di estrazione, altri potreb-
bero avere difficoltà a lavorare con i computer o con i documenti storici e potrebbero
pertanto non sentirsi appagati da tale chiamata.
Il tempo che i singoli addetti dedicano al programma di indicizzazione varia molto. Ai
membri che hanno altri incarichi oltre alla partecipazione al programma di estrazione
verrà chiesto di dedicare qualche ora alla settimana. Altri fedeli che lo desiderano possono
passare più ore la settimana a indicizzare, e quella può essere considerata la loro chiamata
di Chiesa principale.
10Le persone nelle più svariate circostanze possono trovare grande gioia e soddisfazione
grazie al servizio prestato nel programma di estrazione. Quella di addetto all’indicizzazione
può essere una chiamata ideale per le persone che conoscono particolarmente una lingua
specifica o per coloro che non sono nella posizione di avere un’altra chiamata perché
viaggiano spesso o hanno turni di lavoro irregolari o per altri motivi. Le altre persone che
possono partecipare sono:
• Intere famiglie che lavorano insieme, con i genitori che insegnano ai figli l’importanza
del lavoro di tempio e genealogico.
• Le persone costrette a stare in casa o le persone anziane che possono svolgere il lavoro
di estrazione senza dover uscire.
• I giovani che lavorano ai progetti per raggiungere il riconoscimento delle Giovani
Donne o come Scout Aquila.
• I membri della Chiesa meno attivi e che non si sentono a loro agio ad accettare altri
incarichi. Queste persone possono considerare l’estrazione dai documenti genealogici
una gradita opportunità per godere delle benedizioni derivanti dal servizio di Chiesa.
Prendete in considerazione le seguenti domande quando dovete decidere chi dovrebbe
ricevere una chiamata formale a servire:
• La persona ha accesso a un computer, preferibilmente a casa? Anche se non è un requi-
sito, i fedeli che hanno un computer generalmente producono di più e hanno maggior
successo nella loro chiamata.
• La persona sarà in grado di apprendere nuovi metodi e di utilizzare nuovi strumenti
in futuro?
Come coinvolgere la comunità
In questo contesto, la comunità consiste di chiunque abbia interesse a trovare le proprie
radici familiari. Molte persone apprezzano l’impegno della Chiesa per rendere disponibili
le informazioni genealogiche al pubblico e sono desiderose di aiutare nel processo di indi-
cizzazione. Man mano che sempre più indicizzatori si uniscono alla forza lavoro addetta
all’estrazione, l’entusiasmo si diffonde. Tutti devono sentirsi benvenuti.
I dirigenti e gli indicizzatori devono essere pronti a simpatizzare con coloro che mostrano
interesse per l’opera. Quando è appropriato, si possono condividere dei principi del Van-
gelo per aiutare i membri della comunità a comprendere l’impegno della Chiesa nel lavoro
di tempio e genealogico. Un ottimo spirito influenza coloro che servono. Queste persone
acquisiscono una maggiore testimonianza del Salvatore e del Suo sacrificio espiatorio e
sviluppano un più profondo apprezzamento per i legami familiari e l’importanza di un’ac-
curata tenuta dei registri.
I documenti storici che vengono indicizzati sono resi disponibili tramite accordi coopera-
tivi tra la Chiesa di Gesù Cristo dei Santi degli Ultimi Giorni e i custodi dei registri di altre
chiese o del governo.
Vengono costantemente negoziati dei contratti con le società storiche e genealogiche
locali, statali e regionali affinché sempre più documenti siano accessibili al pubblico.
11Parte 5: Il valore degli indici
Descrizione del Sistema di consegna digitale
Immagina un infodotto che vada direttamente da un archivio di documenti storici al per-
sonal computer nella casa di qualcuno. La conduttura non è di cemento o di metallo, ma
di collegamenti tra computer e tecnologia. L’estrazione dai documenti genealogici è una
parte essenziale dell’impegno della Chiesa per creare questo sistema di condutture. Ecco
una breve descrizione di come funziona questo sistema:
• Oltre ai milioni di documenti già conservati nei depositi sotterranei di Granite Moun-
tain, i documenti storici sono conservati in archivi ecclesiastici e governativi di tutto il
mondo.
• Un team presso la sede della Chiesa stabilisce quali documenti sono maggiormente
necessari per aiutare i ricercatori a trovare le informazioni sui loro antenati.
• Se non è ancora stato ottenuto il permesso legale, i dipendenti del dipartimento di
genealogia negoziano i diritti di filmare e rendere pubblici i documenti.
• I documenti microfilmati vengono scansionati e riformattati mentre le macchine foto-
grafiche digitali vengono utilizzate per acquisire il materiale genealogico che non era
ancora stato filmato.
• Gli addetti al programma di estrazione creano degli indici per i documenti digitalizzati.
• La consultazione degli indici è resa disponibile tramite Internet agli utenti di tutto il
mondo.
Come utilizzare un indice per semplificare il processo
di ricerca
Senza un indice, la ricerca di un’informazione può talvolta rivelarsi sconfortante. Grazie
alla possente tecnologia, un indice che identifichi informazioni utili, come nomi, date
e luoghi, può grandemente facilitare questo sforzo. Ad esempio, una persona può avere
informazioni limitate su un antenato, come un cognome, un anno approssimativo e il
luogo in cui potrebbe essere nato l’antenato. Quando l’indice di quella località è stato
creato, la persona può digitare queste informazione e lasciare che il computer cerchi qual-
siasi corrispondenza possibile. Queste capacità di ricerca rendono la ricerca genealogica
molto più facile e accessibile alle persone che non sono genealogisti di professione. Anche
una persona che non ha esperienza nella ricerca genealogica può utilizzare un indice per
navigare in una vasta raccolta di documenti per localizzare i membri della sua famiglia.
L’importanza dell’accuratezza
Coloro che servono nel programma di estrazione dai documenti genealogici stanno ren-
dendo possibile, in modo altruistico, a un numero indecifrabile di persone, di svolgere le
proprie ricerche genealogiche. È molto importante che gli indicizzatori prestino la stessa
cura che darebbero ai nomi dei propri famigliari per indicizzare le informazioni che inte-
ressano ad altri. Per farlo, gli indicizzatori dovrebbero seguire le linee di condotta spiegate
nella «Parte 6: Principi basilari dell’estrazione dai documenti genealogici».
12Parte 6: Principi basilari
dell’estrazione dai
documenti genealogici
Linee di condotta generali riguardanti l’indicizzazione
Questa sezione offre alcune istruzioni basilari che si applicano sia a FamilySearch Indexing
che a Universal Data Entry. Di seguito sono descritti due principi fondamentali:
• La trascrizione di un documento storico deve riflettere il più possibile il contenuto del
certificato o registro originale.
• Gli indicizzatori digitano le informazioni in certi campi secondo formati standard. Il
contenuto del documento non è alterato; è semplicemente organizzato per facilitare la
ricerca e il recupero dei dati indicizzati. La formattazione standard è spesso applicata ai
seguenti campi di indicizzazione:
▶ Sesso
▶ Data dell’evento
▶ Luogo dell’evento
▶ Età
Come trovare le istruzioni basilari riguardanti FamilySearch
Indexing
Le istruzioni basilari riguardanti FamilySearch Indexing sono disponibili sia on-line che
off-line e vi si può accedere quando l’applicazione è attiva facendo quanto segue:
1. Premere F1.
2. Cliccare sull’argomento Principali linee di condotta riguardanti
l’indicizzazione.
Altre istruzioni basilari che spiegano come funziona FamilySearch Indexing e che rispon-
dono a domande comuni sono disponibili on-line nelle lezioni. Per accedere a queste
lezioni interattive dalla home page di FamilySearch Indexing, cliccare la scheda Guida.
Gli indicizzatori dovrebbero portare a termine le lezioni 1, 3 e 4. Oltre a queste tre lezioni,
i direttori del programma di estrazione di palo dovrebbero seguire le lezioni 2 e 5, mentre
gli arbitri dovrebbero fare la lezione 5.
Altre informazioni utili si possono trovare andando sul menu Guida e cliccando le schede
Pubblicazioni e FAQ. I documenti possono essere letti on-line o stampati e conservati
per farvi riferimento in seguito.
13Come trovare le istruzioni basilari riguardanti Universal Data Entry
Le istruzioni per l’utilizzo dell’UDE sono incluse nel software e vi si può accedere seguendo
questi passi:
1. Sulla barra del menu, cliccare Help e poi Help Contents, oppure nella barra degli
strumenti cliccare l’icona Punto interrogativo.
2. Cercare la risposta utilizzando la scheda Contents, la scheda Index o la scheda Find.
Le istruzioni generali sull’indicizzazione tramite l’UDE sono indicate in un documento
intitolato «Family Record Extraction Guidelines for the INDEX05 Template». Una copia è
inclusa in ogni batch che viene inviato dalla sede della Chiesa al direttore del programma
di estrazione di palo. (Vedere «Parte 7: Strumenti e garanzia di qualità»).
È anche disponibile un documento stampato dal titolo «Universal Data Entry (UDE 6.0)
Quick Reference» e un CD-ROM che include un addestramento sull’UDE in una presenta-
zione PowerPoint™. Se necessari, questi strumenti possono essere ordinati presso la sede
della Chiesa. Vedere i recapiti nella sezione «Come ricevere assistenza», a pagina 2.
Linee di condotta riguardanti progetti specifici
Tutti i progetti che vengono indicizzati, sia usando il software FamilySearch Indexing che
UDE, dispongono di istruzioni specifiche sul progetto. Le regole di indicizzazione per il
software in particolare possono essere dettate da diversi fattori. Alcuni possono essere:
• La funzionalità dei programmi.
• L’uso previsto dell’indice.
• Gli accordi stipulati con il proprietario dei documenti.
Le istruzioni specifiche sul progetto sono fondamentali per l’accuratezza e l’utilizzabi-
lità dell’indice. Definiscono come appaiono i documenti, come sono organizzati, quali
campi vanno indicizzati e come apparirà il prodotto finale. Gli indicizzatori devono
conoscere bene le istruzioni specifiche sul progetto prima di iniziare a indicizzare. Non
presumete che i documenti che sembrano simili abbiano le stesse istruzioni riguardo
all’indicizzazione.
Le istruzioni specifiche sui progetti di FamilySearch Indexing contengono dei collegamenti a
immagini che illustrano le caratteristiche dei registri e includono direttive specifiche come:
• Gestione dei documenti duplicati.
• Che cosa fare con un titolo o termine che è registrato insieme a un nome su un docu-
mento storico.
• Come estrarre la località corretta.
• Come vengono raggruppate le informazioni, ad esempio in ordine alfabetico, cronolo-
gico o per località.
• In che modo venivano generalmente registrati i nomi, per esempio i nomi scritti con
cognome e poi nome, o viceversa.
• Come gestire i documenti che non includono un nome o un cognome.
14Come trovare le istruzioni specifiche su un progetto di FamilySearch
Indexing
Le istruzioni specifiche su un progetto di FamilySearch Indexing possono essere recuperate
in diversi modi. Due metodi sono:
1. Nella schermata del programma per indicizzare, clicca la scheda Informazioni sul
progetto nella parte centrale.
2. Clicca Home page progetto di indicizzazione.
3. Clicca Leggi istruzioni specifiche sul progetto di indicizzazione.
Oppure
1. Sul sito clicca la scheda Progetti.
2. Seleziona un progetto dall’elenco di progetti in corso.
Come trovare le istruzioni specifiche su un progetto dell’Universal
Data Entry
Per avere le istruzioni specifiche su un progetto dell’UDE, leggere e seguire attentamente le
istruzioni stampate ricevute insieme al batch dalla sede della Chiesa.
Parte 7: Strumenti e
garanzia di qualità
Presentazione di due metodi per indicizzare
Come menzionato in precedenza, attualmente vi sono due diversi metodi per indicizzare
e relativi programmi per computer che vengono utilizzati per effettuare l’estrazione dai
documenti genealogici. In consultazione con i direttori del programma di estrazione, i
dirigenti del sacerdozio determinano come attuare il programma di estrazione all’interno
del palo. Alcuni addetti possono produrre di più utilizzando FamilySearch Indexing; altri
utilizzando Universal Data Entry. Il palo può scegliere di utilizzare esclusivamente un
software, oppure può usarli entrambi. I dati indicizzati con entrambi i metodi sono di
eguale valore. FamilySearch Indexing è il metodo preferenziale per tutti i pali che stanno
cominciando a dedicarsi all’estrazione dai documenti genealogici. Universal Data Entry 6.0
è il metodo utilizzato da coloro che continuano a indicizzare utilizzando CD-ROM, micro-
film o carta. La seguente tabella spiega le differenze tra i due metodi di indicizzazione:
15Differenze tra FamilySearch Indexing e UDE 6.0
FamilySearch Indexing UDE 6.0
Gli indicizzatori scaricano un piccolo Il direttore del programma di estra-
gruppo di immagini da Internet. I record zione di palo ordina l’inventario
possono essere generalmente indicizzati nel dalla sede della Chiesa. I record da
giro di 30–60 minuti. estrarre vengono spediti al palo su
CD-ROM, microfilm o carta.
Batch, template, ordine dei campi, eviden- Il direttore del programma di estra-
ziatori ed elenchi di riferimento per nomi zione di palo divide l’inventario
e luoghi sono tutti organizzati automatica- in batch e pacchetti e predispone
mente. Il batch è pronto per essere indiciz- template, ordine dei campi, eviden-
zato ed è scaricabile dall’indicizzatore. Non ziatori ed elenchi di riferimento per
è richiesto un lavoro aggiuntivo da parte nomi e luoghi.
del direttore di palo.
Le immagini indicizzate possono essere tra- Il direttore del programma di estra-
smesse dall’indicizzatore tramite Internet zione può dedicare da 20 a 40 ore
non appena sono state completate. settimanali per provvedere alla distri-
buzione e alla raccolta del lavoro di
estrazione e verifica.
Le istruzioni generali e specifiche sul Una copia stampata delle istruzioni
progetto sono disponibili on-line e pos- generali e specifiche sul progetto
sono essere visualizzate o stampate da ogni viene spedita insieme al CD-ROM.
indicizzatore. Il direttore del programma di estra-
zione di palo può scegliere di farne
altre copie per ogni indicizzatore.
Gli indicizzatori verificano il proprio I controllori verificano i batch che
lavoro. Gli arbitri controllano i batch che hanno bisogno di verifica. Il diret-
necessitano di arbitrato. tore del programma di estrazione
di palo effettua una revisione sulle
verifiche.
Il software FamilySearch Indexing
FamilySearch Indexing è un software basato su Internet che è gratuito e non contiene
pubblicità o collegamenti che generano spam o causano virus al computer. Per accedere al
software, aprire un browser di Internet e digitare www.familysearchindexing.org
Da dove comincia un nuovo direttore del programma di estrazione
di palo
Per cominciare a indicizzare utilizzando il software FamilySearch Indexing il direttore del
programma di estrazione di palo dovrebbe compiere questi passi:
1. Contattare la sede della Chiesa allo 001-866-406-1830 (numero verde) o mandare una
e-mail a indexing@familysearch.org. Il direttore viene inserito nel sistema e riceve un
nome utente, una password temporanea e i privilegi amministrativi. Con questi privi-
legi, i direttori possono inserire gli utenti e accedere ai rapporti del palo.
2. Collegarsi a Internet.
163. Installare il software FamilySearch Indexing. Dovrai farlo una volta sola. Prima di
installare il software assicurati di controllare le caratteristiche specifiche che deve avere
il computer, a cui si può accedere dalla home page di FamilySearch Indexing sotto
Install Software [Installa software] e poi cliccando computer specifications [speci-
fiche computer].
4. Cambiare la password temporanea. Il sistema richiede automaticamente di cambiarla.
5. Conoscere bene le istruzioni on-line e le lezioni di addestramento.
6. Scaricare un batch di immagini digitalizzate.
7. Scollegarsi da Internet se lo si desidera. (È questione di preferenza personale e non è
obbligatorio. Viene data questa possibilità per aiutare coloro che pagano in base al
tempo di collegamento in Internet).
8. Indicizzare dalle immagini le informazioni richieste, come nomi, date e luoghi.
9. Controllare i possibili errori individuati dal controllo qualità del software e appor-
tare le correzioni secondo necessità. Il sistema induce gli utenti a effettuare questo
controllo.
10. Ricollegarsi a Internet se si è lavorato off-line.
11. Trasmettere le informazioni indicizzate tramite Internet alla sede della Chiesa.
12. Scaricare un altro batch di immagini.
13. Scaricare e arbitrare diversi batch. (Vedere di seguito Garanzia di qualità).
14. Quando conosci bene il software FamilySearch Indexing, organizza gli utenti di palo o
contatta i volontari per sapere chi sono e come puoi sostenerli nel loro impegno quali
indicizzatori.
15. Fornire addestramento e sostegno a indicizzatori, arbitri e controllori. (Vedere le
pagine 8–9 del presente manuale).
Garanzia di qualità
Per garantire la massima qualità, ogni documento viene indicizzato da due persone. Una
persona è l’indicizzatore Chiave A. L’altra persona è l’indicizzatore Chiave B. Le informa-
zioni inserite da entrambi vengono gestite indipendentemente dal sistema.
Quando l’informazione contenuta nei documenti viene trascritta nei campi, il software
FamilySearch Indexing segnala errori potenziali contenuti in nomi, date e luoghi, indican-
doli con una sottolineatura rossa ondulata. La sottolineatura non significa necessariamente
che l’informazione digitata è sbagliata. Significa solo che l’informazione non è al momento
inclusa negli elenchi di riferimento (elenchi contenenti i nomi, le località e altre informa-
zioni pertinenti che si possono trovare nei documenti che si stanno indicizzando) relativi a
quel campo. Serve a rammentare a ogni indicizzatore di ricontrollare ciò che è stato scritto
con quanto è riportato sul documento.
Quando la Chiave A e la Chiave B hanno finito di indicizzare e trasmettono i dati, Fami-
lySearch Indexing confronta le due versioni. Quando il software trova delle differenze, i
batch vengono mandati all’arbitrato. I risultati della Chiave A e della Chiave B vengono
visualizzati fianco a fianco sullo schermo e vengono controllati da una terza persona defi-
nita arbitro.
L’arbitro riesamina ogni campo che riporta una discrepanza tra la Chiave A e la Chiave B e
poi fa quanto segue:
17• Seleziona la versione che ritiene essere più corretta.
• Stabilisce se nessuna delle due versioni è corretta e inserisce un’altra interpretazione del-
l’immagine. Se le informazioni indicizzate non sono complete, l’arbitro può restituire
una o entrambe le chiavi affinché vengano indicizzate nuovamente.
Il direttore del programma di estrazione di palo, l’indicizzatore e l’arbitro hanno tutti la
responsabilità della qualità degli indici. Tutti dovrebbero fare spesso riferimento alle istruzioni
specifiche sul progetto disponibili on-line al fine di prendere decisioni coerenti.
Ai pali non è richiesto di avere un numero specifico di utenti che abbiano i diritti di arbi-
trato. Alcuni pali possono disporre di un certo numero di persone qualificate. Altri pali
potrebbero non averne. Si invita a fornire un arbitrato di qualità senza superare la produ-
zione degli indicizzatori all’interno del palo. La maggior parte dei pali dovrebbe offrire un
lavoro bilanciato, con non più di due batch indicizzati per ogni batch arbitrato. Utilizzare i
rapporti on-line sulla produzione per monitorare se vi è equilibrio.
Il software Universal Data Entry
La Chiesa fornisce il software UDE su CD-ROM che può essere ordinato contattando la
sede della Chiesa. (Vedere i recapiti a pagina 2 sotto «Come ricevere assistenza»).
In che modo il direttore del programma di estrazione di palo
supervisiona l’indicizzazione UDE
Il direttore del programma di estrazione di palo informa la sede della Chiesa via telefono o
e-mail che il palo ha bisogno di documenti da indicizzare. L’inventario, inviato più comu-
nemente con immagini digitali su CD-ROM, viene spedito a casa del direttore. Se neces-
sario per soddisfare le preferenze dei singoli addetti, i documenti possono anche essere
spediti su microfilm o su copia cartacea dei documenti microfilmati. Il direttore divide l’in-
ventario in gruppi di record e li distribuisce agli indicizzatori che partecipano al progetto.
Garanzia di qualità
Dopo che i dati vengono indicizzati, sono rivisti da un controllore che cerca eventuali
errori, che può essere un altro indicizzatore o il direttore. Per verificare che le informazioni
sono corrette, l’addetto utilizza Verify Records [Verifica Record]. Il computer copre i campi
che richiedono una verifica con il segno (#), e l’addetto digita l’informazione una seconda
volta. Il computer confronta entrambe le versioni. Se i caratteri corrispondono, il compu-
ter rimuove il segno del cancelletto e mostra il carattere. Se non corrispondono, il compu-
ter fa un bip e si ferma finché non viene digitato il carattere giusto o viene apportata una
correzione al carattere originale.
Il direttore effettua una verifica finale per constatare la qualità generale del materiale
indicizzato. Per fare questo, il computer seleziona in modo casuale 78 record dal batch. Il
direttore confronta i record selezionati con le immagini del documento originale e cerca
gli errori che possono essere stati fatti durante l’indicizzazione. La verifica può essere fatta
on-line o off-line.
Nella verifica on-line il computer mostra i record sulla schermata del computer in cui possono
essere confrontate le immagini del documento originale su microfilm o CD-ROM. Le corre-
zioni o i cambiamenti possono essere apportati mentre si effettua la verifica.
18La verifica off-line consente ai direttori di lavorare senza utilizzare un computer. Il diret-
tore stampa i record da verificare, confronta la stampa con le immagini dei documenti
originali contenute su microfilm o CD-ROM, annota gli errori sulla stampa e poi inserisce
le correzioni nel batch sul computer.
Che si utilizzi il metodo di verifica on-line o off-line, tutti gli errori devono essere corretti
prima della trasmissione dei dati. Se non vi sono errori nel campione di verifica, si pre-
sume che i record siano stati indicizzati correttamente, e il direttore del programma di
estrazione del palo trasmette i dati indicizzati via e-mail alla sede della Chiesa.
Dedica
Questo manuale è dedicato alle migliaia di addetti che hanno preso parte all’estrazione dai
documenti genealogici sin dalla sua introduzione alla conferenza generale di aprile 1978 da
parte del presidente Spencer W. Kimball. Proprio come nella parabola dei lavoratori delle
diverse ore pronunciata dal Salvatore (vedere Matteo 20:1–8), alcuni addetti all’estrazione
sono arrivati «in sul far del giorno», quando il programma è cominciato. Hanno trasferito
le informazioni contenute su carta o microfilm in moduli prestampati. Altri lavoratori sono
arrivati «verso l’ora terza» e hanno digitato le informazioni direttamente in un programma
per computer. Il numero dei lavoratori continua a crescere, e l’utilizzo della tecnologia conti-
nua ad aumentare, proprio come profetizzò il presidente Howard W. Hunter.
Il Dipartimento di genealogia e storia della Chiesa è profondamente grato a tutti coloro
che si dedicano a rendere l’estrazione dai documenti genealogici un tale successo. Alcuni
lavoratori ora sono passati a miglior vita, altri hanno servito fedelmente per anni e altri
sono appena arrivati. Quale che sia l’esperienza o la posizione, ogni partecipante lavora
per compiere questo grande compito di condivisione delle informazioni genealogiche e di
celebrazione delle ordinanze del tempio per i morti. «E non ci scoraggiamo nel far il bene;
perché, se non ci stanchiamo, mieteremo a suo tempo» (Galati 6:9).
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