POLITICA DI SEGNALAZIONE - Glencore
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POLITICA DI SEGNALAZIONE
G LE NCORE POLITICA DI SEGNALAZIONE
Introduzione A chi si applica tale politica?
Glencore si impegna a creare una cultura in Questa politica si applica a tutti gli attuali ed
cui il nostro personale e altri stakeholder, come ex dipendenti, amministratori e funzionari,
clienti e fornitori, si sentano a proprio agio nel appaltatori, partner commerciali (tra cui
segnalare eventuali criticità senza timore di fornitori, clienti, partner di joint venture e
ritorsioni. Ci impegniamo anche a garantire relativi dipendenti) di un ufficio di Glencore
che tali problemi siano trattati seriamente e o di un’attività industriale direttamente
gestiti e/o indagati in modo tale da proteggere o indirettamente controllata o gestita
l’identità del segnalante. L’identificazione dei da Glencore plc nel mondo, nonché ai
problemi ci consente di prendere iniziative parenti, ai coniugi e ai familiari a carico di
opportune che possano prevenire ulteriori queste persone.
condotte scorrette e limitare potenziali
ripercussioni a livello finanziario, di reputazione Facciamo valere la nostra influenza sulle
e di altro tipo. joint venture che non controlliamo per
incoraggiarle ad agire in modo coerente con
Questa politica di segnalazione definisce l’intento di questa politica.
l’approccio di Glencore per tutelare i segnalanti
con l’obiettivo di incoraggiare e sostenere
le persone a riferire eventuali criticità.
Fornisce inoltre dettagli sul processo di
segnalazione, relazione ai superiori, gestione
e/o indagine e correzione dei problemi che
richiedono protezione.
Il Consiglio di amministrazione di Glencore plc è
responsabile della supervisione dell’attuazione
di questa politica e delle procedure associate,
e riceve rapporti periodici relativi alle criticità
segnalate e alle relative indagini. Il Consiglio
di amministrazione riceve rapporti periodici
sull’efficacia del Programma di segnalazione
dei problemi (RCP), di questa politica e delle
procedure connesse.
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Qual è il nostro impegno?
Glencore si impegna a: I segnalanti possono essere attuali o ex
• proteggere i segnalanti e altri individui da dipendenti, amministratori o funzionari,
eventuali ritorsioni; appaltatori, partner commerciali (tra cui
• proteggere l’identità dei segnalanti e fornitori, clienti, partner di joint venture e
rispettarne la riservatezza; relativi dipendenti) di un ufficio o di un’attività
industriale di Glencore, nonché i parenti,
• dare ai segnalanti la possibilità di fare
coniugi o familiari a carico di queste persone.
rapporto in forma anonima;
• prendere sul serio le criticità richiedenti Cosa sono le criticità che richiedono
protezione e gestire e/o indagare sulle stesse protezione?
in modo diligente ed efficiente. Per essere considerata criticità richiedente
protezione ai sensi di questa politica, devono
sussistere le seguenti condizioni:
Cos’è un segnalante?
1. La criticità riferita dal segnalante rispecchia
Segnalante è la persona che segnala
il ragionevole sospetto di una condotta
informazioni che ritiene, in base a fondati
scorretta o di situazioni o circostanze
motivi, riguardare o indicare una criticità
abusive relative a un’entità appartenente al
richiedente protezione. Il segnalante può
Gruppo Glencore, quali:
essere o non essere coinvolto direttamente in
• tangenti o corruzione;
tale criticità.
• frode, riciclaggio di denaro, furto o uso
improprio di proprietà o fondi dell’azienda;
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• c onflitti di interessi non dichiarati o sfruttati • amministratore
per tornaconto personale; • segretario aziendale
• comportamenti anticoncorrenziali; • senior management – dirigente senior
• insider trading o abuso di mercato; responsabile della gestione dell’ufficio
• violazione di sanzioni; o dell’attività, quale il Chief Executive
• irregolarità finanziarie; Officer, il Chief Financial Officer oppure il
• violazioni della riservatezza dei dati; General Manager
• discriminazione illegale, molestie sul • responsabile delle funzioni aziendali –
lavoro o sessuali; soggetto responsabile della gestione delle
• pratiche di lavoro non sicure e altre criticità in funzioni aziendali presso l’ufficio o la sede di
materia di salute o sicurezza; attività come, ad esempio, Risorse umane,
• schiavitù moderna e violazioni Finanze, Affari societari, Sostenibilità, Servizi
dei diritti umani; legali o Compliance
• gravi danni ambientali; • altro individuo indicato in qualità di
• ritorsioni nei confronti di un segnalante contatto per le segnalazioni in quell’ufficio o
connesse direttamente al fatto e alla sede di attività
circostanza di aver segnalato o di aver
avuto intenzione di segnalare una criticità Un elenco di contatti per le segnalazioni è
richiedente protezione; pubblicato sul sito intranet locale dell’ufficio o
• altri comportamenti contrari all’etica, in della sede di attività, o comunicato tramite altri
violazione del nostro Codice di Condotta, di mezzi, come messaggi e-mail.
politiche o procedure, nonché illegali o illeciti.
I contatti per le segnalazioni ricevono una
2. Il segnalante deve riferire la criticità formazione specifica concernente i loro
richiedente protezione attraverso uno dei obblighi e, in certe giurisdizioni nazionali,
seguenti canali: sono soggetti a sanzioni specifiche,
• u n canale di segnalazione locale presso qualora non adempiano agli obblighi
l’ufficio o la sede di attività preposta per concernenti il trattamento delle criticità
tali segnalazioni; richiedenti protezione.
• u n contatto per le segnalazioni presso
l’ufficio o la sede di attività; Quali criticità non richiedono protezione?
• i canali di segnalazione del Programma di I conflitti personali sul posto di lavoro non
segnalazione dei problemi (RCP): sono criticità richiedenti protezione ai sensi
(i) piattaforma web: disponibile su https:// di questa politica. Essi sono trattati secondo il
glencore.raisingconcerns.org/ sistema previsto per il trattamento dei conflitti
(ii) telefono: numeri disponibili su https:// nell’ufficio o nella sede di attività competenti
glencore.raisingconcerns.org/ in conformità agli accordi industriali
(iii) e-mail: codeofconduct@glencore.com pertinenti, alla normativa vigente e ad altre
politiche in materia.
I contatti per le segnalazioni sono persone
nominate da un ufficio o da una sede di attività I conflitti personali sul lavoro consistono
preposta a ricevere le criticità richiedenti in qualsiasi problema relativo all’impiego
protezione. Un contatto per le segnalazioni individuale o all’incarico precedente presso
potrebbe essere una delle seguenti persone:
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Glencore che può avere implicazioni personali. Glencore si impegna a completare la gestione
Essi comprendono: e/o l’indagine della criticità richiedente
• conflitto interpersonale tra due o più persone; protezione in modo tempestivo. Tuttavia,
• decisioni che non comprendono una circostanze quali la complessità del problema,
violazione delle leggi in materia di lavoro quali: il carico di lavoro, ulteriori priorità e altri validi
(i) l’assunzione, il trasferimento o la motivi possono giustificare periodi più lunghi
promozione individuale per la conclusione della gestione e/o indagine
(ii) t ermini e condizioni della criticità richiedente protezione.
dell’assunzione individuale
(iii) una misura disciplinare individuale imposta La gestione e/o l’indagine della criticità
(tra cui sospensione e licenziamento) richiedente protezione saranno effettuate
in modo imparziale senza discriminazioni
Cosa deve riportare la segnalazione di una e pregiudizi nei confronti del segnalante o
criticità richiedente protezione? di altre persone coinvolte o di testimoni del
Glencore invita il segnalante a fornire suddetto problema.
più dettagli possibili affinché sia
possibile gestire e/o indagare a fondo e I provvedimenti specifici presi al fine di
prontamente il problema. gestire e/o indagare il problema dipendono
dalla sua natura. Glencore determina la
Il segnalante dove includere gli elementi natura della criticità richiedente protezione
significativi quali “chi, cosa, dove, quando, considerando fattori quali:
come e perché” della criticità richiedente • il riferimento a una potenziale violazione della
protezione nonché qualsiasi altra informazione legge vigente;
in merito al modo in cui Glencore potrebbe • la potenziale conseguenza e/o
procedere al meglio per gestire e/o indagare esposizione per Glencore;
il problema. Glencore potrebbe non essere in
• il fatto che la presunta condotta scorretta sia
grado di gestire e/o indagare a fondo la criticità
in corso o meno;
richiedente protezione se il segnalante:
–d ecide di restare anonimo; • la natura di una consulenza tecnica,
–n ega il consenso a rivelare la propria identità finanziaria o legale eventualmente necessaria
a persone coinvolte nell’esame, nella per consentire la gestione e/o l’indagine
gestione e/o nel controllo della segnalazione; del problema.
–n on fornisce informazioni sufficientemente
dettagliate da consentire la A seconda della sua natura, la criticità
gestione e/o l’indagine della criticità richiedente protezione può essere:
richiedente protezione. • g
estita e/o indagata dall’ufficio o dalla sede di
attività competente;
In che modo Glencore gestisce e/o indaga su
una criticità richiedente protezione? • g
estita e/o indagata dalla sede principale di
Glencore prende sul serio le criticità richiedenti Glencore in Svizzera, in caso di segnalazione
protezione, concentrandosi sulla sostanza del particolarmente grave (in alcuni casi, la
problema piuttosto che sul motivo. criticità richiedente protezione può essere
rinviata anche alla gestione e/o indagine di
specialisti esterni).
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Protezione dell’identità di un segnalante • s ia necessario trasmettere tale informazione
Il segnalante può presentare criticità richiedenti per gli scopi connessi alla gestione e/o
protezione in modo anonimo senza rivelare la all’indagine della criticità richiedente
propria identità tramite piattaforme web RCP, protezione (in tal caso verranno presi tutti i
numeri di telefono e indirizzi e-mail dedicati. provvedimenti opportuni per ridurre il rischio
Tuttavia, la corretta gestione e/o indagine che il segnalante possa essere identificato a
risultano più difficoltose e a volte impossibili se seguito della gestione e/o indagine).
Glencore non conosce l’identità del segnalante.
Glencore non rivela informazioni identificative
Le piattaforme web e telefoniche RCP del segnalante a nessun soggetto coinvolto
permettono una comunicazione anonima a nella gestione e/o indagine della criticità
doppio senso anche se il segnalante sceglie richiedente protezione.
di riferire una criticità richiedente protezione
senza rivelare la propria identità. Tuttavia, Glencore potrebbe rivelare senza il
Se il segnalante rivela la propria identità, la consenso del segnalante il suo nome e i dati
persona che riceve la criticità richiedente di contatto, oppure altre informazioni che
protezione è tenuta a: potrebbero portare alla sua identificazione a
• trattare comunque l’identità del segnalante in un’autorità di controllo o a un’altra autorità
modo confidenziale; imposta dalla legge, a un operatore di
• chiedere sempre al segnalante se acconsente giustizia (con lo scopo di ottenere consulenza
che Glencore riveli la sua identità a eventuali o rappresentanza legale in relazione alle
persone che si occupano di: leggi in vigore) o per quanto altrimenti
‒ gestire e/o indagare il problema; prescritto dalla legge.
‒ p rendere provvedimenti disciplinari
in seguito al risultato della Procedura di gestione e/o indagine
gestione e/o indagine; Il team che si occupa della gestione e/o
‒ p rendere altre decisioni relative in relazione indagine potrà esaminare le prove, quali
alla criticità richiedente protezione. i documenti pertinenti, le registrazioni e i
dati per determinare se vi sono informazioni
Il segnalante non è obbligato a fornire il suo credibili che indicano che la criticità richiedente
consenso, ma è invitato a farlo poiché in tal protezione si è verificata o meno. Il team
modo consente a Glencore di gestire e/o di gestione e/o indagine può organizzare
indagare a fondo il problema e prendere colloqui con persone rilevanti per ottenere
provvedimenti adeguati. prove testimoniali utili in merito alla criticità
richiedente protezione.
I soggetti coinvolti nella gestione e/o Glencore può aver bisogno di contattare il
nell’indagine della criticità richiedente segnalante per ottenere ulteriori informazioni
protezione non condivideranno alcuna e/o prove. Tuttavia, talvolta questo non è
informazione concernente il problema che possibile (ad esempio, se il segnalante non
potrebbe portare all’identificazione del risponde alla richiesta di ulteriori informazioni
segnalante senza il suo consenso, a meno che: e/o si rifiuta di rispondere a domande che
• il segnalante abbia già acconsentito a rivelare ritiene possano rivelare la sua identità).
la propria identità;
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Il team che si occupa della gestione e/o materia di protezione dei dati. Una criticità
indagine del problema può decidere il richiedente protezione può essere gestita/
momento opportuno per informare il indagata in conformità ad altre politiche
soggetto o i soggetti della criticità richiedente e procedure vigenti in quell’ufficio o
protezione. In alcuni casi informare tali individui sede d’attività.
può compromettere l’efficacia della gestione
e/o indagine del problema. Come un segnalante è protetto da ritorsioni?
Glencore non tollera ritorsioni contro
La documentazione delle comunicazioni, un segnalante. Per questo si impegna a
dei risultati e delle conseguenze rilevanti proteggere il segnalante e altre persone da
concernenti la criticità richiedente protezione eventuali ritorsioni. Qualora il segnalante
è registrata e conservata in conformità riferisca o intenda riferire un problema, sarà
alla normativa locale e in accordo alla protetto da ritorsioni nella misura prevista da
riservatezza richiesta. questa politica e dalla legge vigente.
Fatte salve le disposizioni in materia di
Cos’è la ritorsione?
riservatezza e gli altri obblighi, il segnalante
Ritorsione è qualsiasi danno reale o
riceverà aggiornamenti riguardo allo
minacciato (sia la minaccia esplicita o
stato e/o all’esito della gestione e/o
implicita, condizionata o incondizionata)
indagine del problema.
che un segnalante può subire per aver
riferito o aver avuto intenzione di riferire una
Rimedi e raccomandazioni potranno essere
criticità richiedente protezione. La ritorsione
individuati in fase di gestione e/o indagine
può comprendere:
della criticità richiedente protezione. Ciò
• licenziamento
può includere cambi di controllo e azioni
• conseguenze negative sul rapporto di lavoro
disciplinari o sanzioni.
• modifica delle mansioni a suo svantaggio
Glencore non è obbligata a riaprire la gestione • discriminazione tra il segnalante e
e/o l’indagine di una criticità richiedente altri individui
protezione. In ogni caso, se Glencore ritiene
• molestie o intimidazioni
che la gestione e/o l’indagine non siano state
condotte in modo appropriato oppure qualora • danni o lesioni, inclusi danni psicologici
siano disponibili nuove informazioni che non • danni alla proprietà
sono state considerate, il segnalante dovrebbe
• danni alla reputazione
riferire tali informazioni come stabilito in
• danni agli affari o alla posizione finanziaria
questa politica.
• qualsiasi altro danno
Qualsiasi trattamento di dati personali
effettuato nell’ambito della gestione e/o Chi fa ricorso alla ritorsione va incontro
indagine della criticità richiedente protezione a serie conseguenze interne e potenziali
deve rispettare la Policy di governance delle conseguenze esterne in conformità alla legge
informazioni di Glencore e le leggi vigenti in e alla normativa in vigore. Chiunque risulti
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coinvolto in atti di ritorsione, sarà soggetto Niente di quanto contenuto in questa
ad azione disciplinare, che può comportare il politica impedisce:
licenziamento. • a Glencore di prendere iniziative disciplinari
opportune o di altra natura, incluse azioni
Pur adottando tutte le misure opportune per giudiziarie, nei confronti di chiunque
tutelare il segnalante da ritorsioni, Glencore risulti coinvolto in condotte scorrette
non è in grado di fornire lo stesso livello successivamente alla gestione e/o indagine
di protezione a chi non sia direttamente della criticità richiedente protezione;
impiegato in sede al momento della • al segnalante di riferire e comunicare alle
segnalazione della criticità richiedente autorità di controllo e a determinate parti
protezione (per esempio, nel caso di ex terze in relazione alla criticità richiedente
amministratori/dirigenti/dipendenti e terze protezione. Tali comunicazioni devono
parti esterne). rispettare rigorosamente i requisiti legali
applicabili. Tuttavia, Glencore confida che
Altre questioni rilevanti il segnalante si senta a proprio agio nel
Il segnalante ha il diritto di conferire con i riferire la criticità richiedente protezione
propri consulenti legali in qualsiasi momento in tramite i vari canali descritti in precedenza in
merito a eventuali preoccupazioni. questa politica.
Le tutele stabilite in questa politica si applicano Accesso alle presenti Politiche
nei confronti del segnalante anche se la criticità Questa politica è disponibile sul sito intranet
richiedente protezione risultasse infondata, del Gruppo Glencore e/o localmente sul sito
purché non sia stato segnalato un problema intranet e/o sito web di ogni ufficio o sede di
consapevolmente falso. attività pertinente.
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Parlare apertamente Conseguenze
Ognuno di noi è responsabile del rispetto degli Le nostre politiche sostengono i nostri Valori
impegni presi. Glencore si aspetta che i propri e il nostro Codice di Condotta e riflettono
dipendenti e appaltatori parlino apertamente e ciò che è importante per noi. Affrontiamo
segnalino problemi relativi a possibili violazioni seriamente eventuali violazioni delle nostre
del Codice di Condotta e di questa politica politiche. A seconda della gravità della
presso il proprio manager, supervisore o violazione, le conseguenze possono andare
attraverso altri canali di segnalazione disponibili. dall’ammonimento al licenziamento.
Il nostro Programma di segnalazione dei
problemi è disponibile sia per i dipendenti che
per gli esterni. Glencore prende sul serio le
segnalazioni e le affronta con prontezza.
Non tollera la ritorsione nei confronti di chi parla
apertamente di comportamenti che ritiene
essere contrari all’etica, illegali o non in linea con
il nostro Codice di Condotta e le nostre politiche,
anche se il problema segnalato risultasse
infondato, e purché non sia stato segnalato un
problema consapevolmente falso.
Risorse aggiuntive
I nostri Valori
Codice di Condotta
Politica di Governance delle Informazioni
9Il nostro Scopo
Approvvigionamento
responsabile di beni che
migliorano la vita quotidiana
EMESSO DA: Compliance del gruppo
EMESSO IL: 01.06.2021
VERSIONE 1.0
Questa politica è stata approvata dal
Consiglio di Amministrazione di Glencore plc.
Glencore plc
Baarermattstrasse 3
CH-6340 Baar
Switzerland
TEL +41 41 709 2000
FAX +41 41 709 3000
EMAIL info@glencore.com
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