Organizzazione, gestione, sicurezza di un evento: gli Europei di canottaggio 2012 a Varese

UNIVERSITÀ CATTOLICA DEL SACRO CUORE DI MILANO

                        Facoltà di Sociologia

            Corso di Laurea in Scienze Sociali Applicate

Curriculum in Scienze della Criminalità e Tecnologie per la Sicurezza

Organizzazione, gestione, sicurezza di un evento:
      gli Europei di canottaggio 2012 a Varese

Tesi di laurea di Nicholas Albè

                             Relatore: Chir.mo Prof. Marco Lombardi

                    Anno accademico 2011/2012

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INTRODUZIONE

Gli eventi al giorno d’oggi, di qualsiasi tipo e portata, rappresentano uno
strumento di grande importanza, valore e potenzialità per le aziende, imprese e
città che li organizzano e gestiscono. Da sempre l’obiettivo principale di queste
manifestazioni è stato, ed è tutt’ora, attirare un gran numero di persone in uno
stesso luogo, per valorizzare prodotti, marchi, idee e territori, comunicando la
propria ‘mission’ e i propri valori etici e sociali. Proprio la comunicazione infatti
gioca un ruolo fondamentale nell’evento, poiché consente alle organizzazioni di
avere successo e di essere riconosciute, trasmettendo a coloro che vi partecipano
un messaggio positivo e credibile. Inoltre, le ragioni che spingono determinati
soggetti ad ospitare eventi sul proprio territorio, sono perlopiù di natura
economica e sociale; infatti, con questi avvenimenti, le città subiscono continue
trasformazioni grazie al fenomeno della rigenerazione urbana, che permette di
attirare nuovi investimenti aumentando l’economia del paese e l’occupazione
lavorativa, ed infine promuovendo l’immagine del territorio sia a livello nazionale
che internazionale. Gli eventi sportivi ad esempio, risultano essere i maggiori
produttori di opportunità non solo a livello economico ma anche sociale, per i
paesi o città che li ospitano. I benefici maggiori si manifestano soprattutto negli
anni precedenti questi avvenimenti come accade per le Olimpiadi o i Mondiali di
calcio, dove l’attenzione si concentra maggiormente su attività di rigenerazione,
restyling e promozione del territorio. L’esempio lampante è dato dal Brasile che a
partire da quest’anno ospiterà la Confederation Cup, poi i Mondiali di calcio nel
2014 ed infine le Olimpiadi, che si disputeranno a Rio de Janeiro nel 2016. Il
paese sud-americano, grazie a queste manifestazioni, ha attirato l’attenzione di
numerosi sponsor ed aziende incrementando così la sua immagine internazionale
ma soprattutto è riuscito ad ottenere notevoli fondi monetari, che hanno permesso
a questo stato di rilanciarsi sulla scena economica mondiale.

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Ogni tipo di evento quindi, risulta essere fondamentale e funzionale alla crescita e
promozione di un determinato territorio che, sfruttando in pieno le potenzialità di
questo fenomeno, contribuisce ad aumentare la sua immagine e visibilità a livello
internazionale.
Il presente lavoro è stato sviluppato proprio per comprendere al meglio tutte le
caratteristiche e gli aspetti che ruotano intorno a questi importanti avvenimenti;
l’elaborato è stato suddiviso in quattro parti e nel primo capitolo si è rivolta
l’attenzione sulle dinamiche che contraddistinguono gli eventi, partendo dal suo
significato e analizzando poi gli obiettivi, le caratteristiche, i rischi, i
finanziamenti ed infine anche la gestione della sicurezza di una manifestazione. Il
secondo ha preso in considerazione gli aspetti metodologici legati all’evento,
considerando in primis la teoria del ‘multiple case study’ e successivamente il
‘metodo augustus’, strumento operativo per la pianificazione delle emergenze; un
ulteriore paragrafo è stato riservato al ruolo della comunicazione. Nella terza
parte, dopo una prima introduzione sull’organizzazione di un evento sportivo, si è
passati alla descrizione dettagliata degli Europei di canottaggio 2012 svoltisi a
Varese. Infine il quarto ed ultimo capitolo, ha osservato gli effetti economici e
sociali prodotti in seguito ad un evento sportivo e non, prendendo in esame anche
il fenomeno della rigenerazione urbana.

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CAP. 1      L’EVENTO E LE SUE DINAMICHE

1. IL SIGNIFICATO DEL TERMINE ‘EVENTO’

Gli aspetti e le caratteristiche che contraddistinguono gli eventi sono molte e
differenti tra loro ma definire questo tema non è affatto cosa facile, in quanto non
esiste una definizione chiara e universale in grado di riassumere in sé tutte le
peculiarità e sfaccettature degli eventi; lo studio di questo fenomeno inoltre è
molto recente, perché solamente negli ultimi vent’anni si è posta l’attenzione sulle
dinamiche e su gli aspetti di questi avvenimenti, anche se “contributi scientifici su
questa tematica sono ancora scarsi e presentano prevalentemente un orientamento
di carattere gestionale e operativo”1. Diversi studiosi, accademici e non, hanno
cercato di dare una definizione di questo fenomeno facendo riferimento alle
proprie esperienze e competenze. Roberta Cocco ad esempio, Direttore Marketing
Centrale di Microsoft, definisce l’evento come “una manifestazione di rilievo
appositamente progettata per dare un preciso messaggio a un determinato
segmento di pubblico; non possono essere considerati eventi quelli che non hanno
alle spalle una progettazione scientifica, o quelli che non vengono pianificati al
fine di raggiungere uno scopo preciso”2. La studiosa Luisa Varriale invece,
concordando con la definizione fornita dal vocabolario Devoto-Oli, concepisce
l’evento come “un fatto o un avvenimento di grandissima importanza, degno di
essere ricordato; un avvenimento o un’iniziativa di notevole interesse o
risonanza”3. Bowdin e altri studiosi lo definiscono come “specifici rituali,
presentazioni, spettacoli o celebrazioni che sono consapevolmente pianificati al

1
  Luisa Varriale, Premessa, L’organizzazione degli eventi, G.Giappichelli Editore, Torino
2008
2
  Roberta Cocco, La magia degli eventi, Sperling & Kupfer Editori, Milano 2007, pp. 15-
16
3
  Luisa Varriale, L’organizzazione degli eventi, G.Giappichelli Editore, Torino 2008, p.1

                                                                                            8

fine di evidenziare occasioni speciali e raggiungere particolari obiettivi sociali,
culturali o aziendali”4. Un’altra definizione a cui si può fare riferimento è quella
data da Muzi Falcone, che considera l’evento come “un’iniziativa complessa,
consapevole e circoscritta nel tempo, che un contesto organizzativo promuove allo
scopo di convocare i suoi Stakeholder e per attirare l’attenzione dei suoi pubblici
influenti”5. Da queste prime classificazioni si possono notare alcuni aspetti che
sono fondamentali per la riuscita e durata di ogni tipo di evento, sia esso
aziendale, sportivo, culturale o artistico. Un’altra definizione da tenere in
considerazione è quella data dallo studioso ed esperto di organizzazione di eventi
Mauro Pecchenino, il quale semplifica ogni tentativo di definire questo fenomeno,
identificandolo come un momento nel quale le persone socializzano e discutono
su tematiche di particolare interesse in un dato periodo temporale6. Inoltre l’autore
sostiene che “l’evento è la nuova via per comunicare nell’era multimediale ed è
fondamentale lavorare affinché la suo eco ed il suo ricordo non finiscano al
massimo quarantotto ore dopo ma continuino nei mesi, sostenuti dall’ufficio
relazioni con i media e dalle attività collaterali”7. Ciò che risulta anche da
quest’ultima definizione è che l’aspetto comunicativo e i relativi strumenti di
comunicazione sono il punto centrale su cui ruotano gli eventi, fondamentali
nell’attirare pubblico e nel promuovere l’immagine dell’ente organizzatore. Il
successo di un evento quindi dipende da una serie di fattori che, correlati l’uno
con l’altro, portano al conseguimento di determinati obiettivi stabiliti
dall’organizzazione; ma non v’è solo questo, perché la buona riuscita di queste
manifestazioni dipende anche dalla professionalità di chi se ne occupa, dalle loro
capacità e competenze acquisite negli anni, e dal percorso di studi effettuato.

4
  G.A.J. Bowdin, J. Allen, W. O’Toole, R. Harris, I. McDonnel, Events Management,
Elsevier Butterwrth-Heinemann, Oxford 2006, p.2
5
  T. Muzi Falcone, Quale cultura dell’evento?, in Congresso della Pubblicità, Roma 25-
27 Ottobre 2003, p.1
6
  Mauro Pecchenino, Organizzare gli eventi, Il Sole 24-Ore, Milano 2004
7
  Piergiorgio Re, Event Management, G. Giappichelli Editore, Torino 2007, p.6

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Infatti la maggior parte del lavoro viene svolta da professionisti del settore, i
cosiddetti ‘event manager’, che coadiuvati da altre figure come gli ‘event project’,
i ‘disaster manager’ o i ‘security manager’, organizzano tutta la pianificazione,
gestione e sicurezza di un evento al fine di ottenere un prodotto di successo e di
grande visibilità. Queste figure per poter svolgere al meglio il proprio lavoro
devono possedere delle caratteristiche peculiari, fondamentali per questo tipo di
occupazione. Ecco l’elenco:

       “solida cultura di base
       predisposizione alle relazioni interpersonali
       capacità di gestione contemporanea di più attività
       leadership
       visione d’insieme e cura del dettaglio
       capacità di prendere rapidamente decisioni
       disponibilità al cambiamento”8

Tutte capacità che una persona deve avere in questo tipo di settore per far
raggiungere all’azienda, impresa o territorio i propri obiettivi, aumentandone così
la sua immagine, reputazione e relazione con il pubblico.

1.1 LE CARATTERISTICHE DEGLI EVENTI

Tutti gli eventi, di qualsiasi tipo e portata, hanno in comune cinque aspetti che li
contraddistinguono da ogni altra attività. Queste caratteristiche sono:

       la ripetitività o unicità
       la durata e frequenza

8
 Roberta Cocco, La magia degli eventi, Sperling & Kupfer Editori, Milano 2007, pp. 35-
36

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   il pubblico
         l’attrattività
         l’organizzazione e impatto sul territorio9

Ripetività o unicità
Per quanto riguarda la ripetitività o unicità si può dire che gli eventi, sono
fenomeni eccezionali, avvenimenti unici nel tempo che suscitano nella collettività,
e quindi nella società, grande curiosità e interesse. Essi però non sono mai uguali
tra loro, e proprio per questo permettono a chi vi partecipa di vivere ogni volta
esperienze nuove e diverse.

Durata e frequenza
Un altro tratto caratterizzante gli eventi è la sua durata e frequenza; la durata è pur
sempre limitata in quanto l’evento si esaurisce sempre in un breve lasso
temporale, mentre la frequenza fa riferimento al modo in cui questo fenomeno si
ripete nel tempo. La sua cadenza infatti può essere annuale, come ad esempio la
Moto Gp o il Festival di Cannes oppure pluriennale, come i Mondiali di calcio o
le Olimpiadi.

Pubblico
La terza caratteristica si riferisce al pubblico ovvero a un insieme di individui che
si trovano in uno stesso luogo per partecipare all’evento, mostrando un grande
interesse per le tematiche espresse o per l’avvenimento sportivo, se si tratta di un
evento di sport.

9
    Piergiorgio Re, Event Management, G. Giappichelli Editore, Torino 2007

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Attrattività
L’attrattività invece si basa sulla capacità dell’evento di attirare a sé un
determinato segmento di popolazione; questo è possibile grazie alla pubblicità
effettuata ma soprattutto per i contenuti proposti nell’evento, che sono in grado di
suscitare interesse e curiosità tra la gente.

Organizzazione e impatto sul territorio
Infine l’ultima caratteristica è quella che riguarda l’organizzazione e l’impatto sul
territorio, estremamente importanti per la buona riuscita di un evento. Infatti, per
far si che questo fenomeno possa procedere senza intoppi, è fondamentale
organizzare in maniera puntigliosa ogni cosa, senza sottovalutare ogni possibile
rischio, e affidarsi quindi a personale esperto e qualificato in grado di analizzare
punti di forza e limiti nell’organizzazione. Poi anche l’impatto sul territorio
determina l’importanza e la risonanza di un evento perché, se questo è stato
positivo, oltre ad accrescere l’immagine dell’azienda o del territorio che lo hanno
ospitato, contribuirà anche ad aumentare le attività produttive, il commercio, i
flussi turistici, sviluppando così una crescita a livello economico e sociale10.

Dopo aver preso in considerazione queste cinque caratteristiche è importante
stabilire anche la dimensione di un evento, necessaria per poter arrivare a una
classificazione più precisa di questo fenomeno. Gli elementi che la caratterizzano
sono:
        affluenza: fa riferimento al numero di persone che sopraggiungono
           all’evento. Questo dato può essere stimato attraverso la quantificazione dei
           biglietti venduti (come nel caso di un evento sportivo) oppure
           conteggiando gli inviti presentati all’ingresso di un determinata
           manifestazione ( Palma d’Oro di Cannes o Grammy Awards )

10
     Luisa Varriale, L’organizzazione degli eventi, G.Giappichelli Editore, Torino 2008

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 provenienza del pubblico: si basa sul luogo di residenza di coloro che
          intervengono nell’evento, indispensabile per comprendere la sua portata
          (nazionale, internazionale, regionale) e l’area di riferimento. Per ottenere
          queste informazioni si possono utilizzare interviste o questionari rivolti
          direttamente al pubblico
       provenienza dei performer: il processo è uguale a quello descritto per la
          provenienza del pubblico, sempre per capire la portata dell’evento. Le
          informazioni in questo caso sono rivolte agli organizzatori, alle aziende,
          agli sponsor o all’ente che promuove l’evento
       impatto economico: riguarda tutti i benefici economici e sociali che si
          creano dall’organizzazione e gestione di un evento. Si fa riferimento ad
          esempio alla costruzione di nuove infrastrutture che serviranno allo
          svolgimento dell’evento, e che al suo termine saranno riconvertite per
          lasciare spazio ad altre attività, creando così manodopera e nuovi posti di
          lavoro. Oppure si può prendere in considerazione il settore del commercio
          e della ristorazione, che avrà una crescita grazie anche al flusso turistico
          giunto sul territorio dove si svolge l’evento
       risonanza mediatica: prende in considerazione tutte le strategie di
          comunicazione adottate dai media (pubblicità, radio, volantini, tv) per
          promuovere l’evento e attirare un gran numero di visitatori11

Questi elementi inoltre ci permettono di stabilire quattro dimensioni degli eventi,
in particolare riguardo la loro natura. Essi possono essere:
       mega eventi: sono quelli che suscitano grande interesse su scala
          internazionale attirando visitatori da ogni parte del mondo ( ad esempio i
          Giochi Olimpici o la Giornata Mondiale della Gioventù). Essi richiedono
          molti    investimenti,   una   rigenerazione    del   territorio,   attività   di

11
     Piergiorgio Re, Event Management, G. Giappichelli Editore, Torino 2007

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sponsorizzazione e marketing territoriale, un uso massiccio dei sistemi di
        sicurezza (forze di polizia, militari, agenzie della sicurezza) e una grande
        partecipazione dei mass-media
      eventi nazionali: a differenza dei primi essi interessano maggiormente un
        unico paese con un afflusso di visitatori ridotto rispetto ai mega eventi.
        Questi ad esempio servono per far crescere o sviluppare una determinata
        area o una destinazione turistica. I casi più significativi sono quelli che
        riguardano i Festival, come l’Mtv Music Awards o il Festival di Sanremo
      eventi regionali: fanno rifermento ad un area geografica estremamente
        ristretta con un minore impatto sul territorio e con una risonanza mediatica
        che si riferisce principalmente alla stampa locale
      eventi locali: interessano principalmente comuni o piccole comunità locali
        che attirano principalmente visitatori delle zone limitrofe. Essi svolgono
        però una funzione estremamente importante in quanto, aiutano a
        consolidare i legami sociali e a rafforzare il senso di coesione all’interno di
        una comunità12

     Infine, dopo aver preso in considerazione queste caratteristiche, possiamo
     elencare le principali tipologie di evento che si possono verificare. Essi sono:
          evento di sport: riguarda ogni tipo di manifestazione sportiva da
             quella più diffusa a quella meno conosciuta, in grado di attirare un
             numero differente di spettatori. Alcuni esempi sono i Mondiali di
             Calcio, i Giochi Olimpici, la Formula 1, il Pattinaggio artistico, il
             Curling, il Rugby
          evento culturale: fa riferimento a tutti gli eventi legati alla cultura,
             come l’arte, la musica, lo spettacolo. Alcuni esempi sono il

12
  Wan Der Wagen L., Event Management for the Tourism, Cultural, Business and
Sporting Events, Pearson Education Hospitality Press, Australia 2005

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Festivalbar, le rappresentazioni teatrali, le mostre fotografiche, di
            design o d’arte moderna ma anche i festival cinematografici come la
            Palma d’oro di Cannes o il Grammy Awards
         evento promozionale: di solito questo genere di evento è legato
            soprattutto alle aziende, che hanno l’obiettivo di presentare un nuovo
            prodotto e farlo conoscere al consumatore tramite pubblicità e
            network
         meeting: sono eventi creati per l’azienda stessa col fine di illustrare ai
            suoi componenti dati, risultati e prospettive future per portare ad un
            miglioramento o per allinearsi alle esigenze di mercato, ma anche per
            continuare la formazione del personale13
         fiere di settore: riguardano perlopiù eventi di particolari settori come
            quello agricolo, enogastronomico, o d’arte decorativa. Il pubblico che
            partecipa a queste esposizioni è caratterizzato da persone che operano
            in questo campo, e che giungono all’evento per vedere le innovazioni
            e novità presentate dai professionisti del settore
         fiere: si tratta di manifestazioni che hanno come tema lo stesso
            prodotto, presentato e offerto da aziende e imprese in concorrenza tra
            loro. Di solito questo genere di eventi attrae molto pubblico in quanto
            chi vi partecipa, è curioso e interessato dei prodotti che vengono
            esposti. Alcuni esempi sono il Salone del Mobile, la Fiera degli Sposi,
            la Fiera dell’Hi-Tech, il Salone del Vino, la Fiera del Tartufo
         fundraising: comprende tutti quei generi di eventi nati per raccogliere
            fondi, in particolare per diverse categorie di persone come i poveri o i
            senza tetto, oppure per gli istituti di ricerca, enti di beneficienza o
            associazioni come le ‘Onlus’

13
  G.A.J. Bowdin, J. Allen, W. O’Toole, R. Harris, I. McDonnel, Events Management,
Elsevier Butterwrth-Heinemann, Oxford 2006

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