Attività di governo dei contratti informatici in ambito pubblico - Marco Gentili Attività di governo dei contratti informatici in ambito pubblico
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Attività di governo dei contratti informatici in ambito pubblico
Attività di governo dei contratti informatici in
ambito pubblico
Marco Gentili
- Roma giugno 2002 -Attività di governo dei contratti informatici in ambito pubblico
1. Premessa
Le Amministrazioni pubbliche sono soggette ad una profonda trasformazione che gli richiede di
appropriarsi di nuove competenze, di padroneggiare l'utilizzo di nuove tecnologie e, soprattutto, di
esprimere la capacità di governare il processo di cambiamento in modo efficiente ed efficace. In
questo percorso le tecnologie ICT rappresentano una risorsa determinante a patto che esse siano
selezionate, utilizzate e gestite in modo adeguato, a partire dalla corretta definizione del loro ruolo
nel contesto organizzativo dell'Amministrazione. Riuscire a fare questo significa esprimere, da parte
delle Amministrazioni, una concreta capacità di governo lungo tutto il ciclo di vita della fornitura di
servizi ICT.
L’articolo 13, comma 2, del decreto legislativo 3 febbraio 1993, n. 39, istitutivo dell’Autorità per
l’informatica, prevede il monitoraggio sui contratti per la progettazione, realizzazione,
manutenzione, gestione e conduzione operativa di sistemi informativi automatizzati. Lo stesso
articolo consente alle Amministrazioni l’affidamento del monitoraggio dei contratti a società
specializzate, incluse in un apposito elenco predisposto dall’Autorità, a condizione che non risultino
collegate con le imprese parti dei contratti, ai sensi dell’articolo 7 della legge 10 ottobre 1990, n.
287.
Il monitoraggio sui contratti si è dimostrato nel tempo un efficace strumento di supporto alla
realizzazione dei progetti contribuendo in questo modo a diffondere la cultura del governo
all’interno delle Amministrazioni.
Con l’adozione della circolare n. 38, pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale n. 2 del 3 gennaio 2002 e
resa disponibile sul sito dell’Autorità (www.aipa.it), l’Autorità per l’informatica nella pubblica
amministrazione ha inteso meglio precisare i compiti, le responsabilità, i profili professionali,
afferenti all'azione di governo dei contratti informatici, in particolare enfatizzando la funzione della
direzione dei lavori. Al tempo stesso si è inteso suggerire l'utilizzo delle competenze e
professionalità pertinenti alla direzione dei lavori in attività che, poiché collocate all'interno dello
stesso ciclo di vita della fornitura in cui l'esecuzione del contratto si colloca, contribuiscono a
rafforzare e ad assicurare efficienza ed efficacia all'azione di governo dei contratti informatici.
Di seguito si commentano le attività di governo dei contratti informatici soffermandosi sulle
competenze necessarie a queste attività di governo.
2. Attività di governo dei contratti informatici
La necessità per una Amministrazione di esprimere le capacità di adeguato e corretto governo dei
propri contratti informatici è una logica conseguenza della delega operativa che una
Amministrazione concede ad un Fornitore relativamente alla fornitura di beni e servizi ICT.
Una puntuale ed attenta azione di governo, espressa durante tutto il ciclo di vita della fornitura,
rappresenta un atto di maturità della Amministrazione che, in questo modo, esprime la volontà di
partecipare attivamente al proprio processo di informatizzazione. Ciò avviene sia definendo i
requisiti e gli obiettivi del contratto da sottoporre a governo, che controllandolo dotandosi degli
strumenti operativi idonei a verificare che le esigenze contrattualmente espresse siano soddisfatte
nel migliore dei modi possibili.
Ne consegue che il governo dei contratti è finalizzato al perseguimento di:
− efficacia, rappresentata dalla capacità di un contratto di raggiungere l’obiettivo predefinito entro
limiti di probabilità ritenuti accettabili;
1Attività di governo dei contratti informatici in ambito pubblico
− efficienza, intesa quale caratteristica di una gestione contrattuale e progettuale di ottenere,
rispetto a più scelte, un dato risultato (beneficio) con i minori mezzi (costi), o il maggior
risultato con i mezzi a disposizione (ottimizzazione);
− economia, espressa dal grado di priorità dell’obiettivo contrattuale nel contesto economico
complessivo in cui si realizza l’investimento;
− trasparenza, attestata dalla disponibilità dell’informazione necessaria per valutare che il
contratto raggiunga livelli soddisfacenti di efficacia, efficienza, economia.
In conseguenza delle finalità esposte, il concetto di governo dei contratti informatici è un termine
onnicomprensivo che include e si scompone in diverse azioni di governo, specifiche di ogni fase del
ciclo di vita della fornitura.
Dette azioni servono a supportare il responsabile dei sistemi informativi automatizzati
dell'Amministrazione (funzione prevista dall'art. 10, comma 1, del decreto legislativo 3 febbraio
1993, n. 39) nell'identificazione delle possibili fonti di finanziamento, nella valutazione degli
impatti di tipo economico ed organizzativo, nel controllo dell'avanzamento dei progetti e nel
monitoraggio dei livelli di servizio.
Le azioni di governo, tutte afferenti al concetto di servizio di consulenza, possono essere accorpate
in sei blocchi di attività, di seguito elencate nell'ordine in cui si presentano all'interno del ciclo di
vita della fornitura:
1) realizzazione dello studio di fattibilità, per i cui obiettivi, contenuti e modalità si rimanda
inoltre alle "Linee guida per la realizzazione di studi di fattibilità", pubblicate dall'Autorità sul
supplemento al n. 3 del 1997 del bollettino "Informazioni", disponibile sul sito www.aipa.it.
Questa attività comprende:
1.a) analisi del contesto normativo, organizzativo e tecnologico nel quale il contratto si inserisce;
1.b) progetto di massima della soluzione, articolato in:
− analisi organizzativa dei processi dell'Amministrazione sottoposti ad automazione o
reingegnerizzazione, volta a valutare in particolare l'impatto sulle componenti non
informatiche (normativa, flussi, organizzazione, personale, logistica);
− individuazione dei servizi ict e dei loro obiettivi, specifiche generali e requisiti;
− individuazione delle acquisizioni e realizzazioni di beni hardware e software da
effettuare;
− piano di massima del progetto che individua:
· struttura organizzativa, compiti e responsabilità; quantità e tipologia delle risorse da
predisporre;
· programmazione temporale delle attività di realizzazione, piano dei rilasci e dei
controlli che dovranno essere svolti nel corso del contratto;
· modalità di gestione e controllo delle variazioni in corso d'opera;
− piano di massima della qualità che identifica i contenuti e le attività di controllo della
qualità dei prodotti e servizi da richiedere al fornitore in fase di predisposizione
dell'offerta, ai sensi dell'art. 7 della deliberazione dell'Autorità 9 novembre 2000, n. 49;
1.c) analisi del rischio dell'iniziativa, conseguente a:
− dimensioni del contratto e complessità gestionale;
− incertezza o variabilità dei requisiti, con specifica attenzione alle esigenze di sicurezza;
− contenuto innovativo delle tecnologie;
1.d) analisi costi/benefici, effettuata ex-ante e in particolare:
− individuazione e descrizione delle metriche e dei valori attesi per i benefici;
2Attività di governo dei contratti informatici in ambito pubblico
− stima delle principali voci di costo per quanto concerne sviluppo, esercizio,
manutenzione, dismissione dei sistemi;
− correlazione tra obiettivi contrattuali, benefici attesi e investimenti necessari;
1.e) analisi economico-finanziaria, orientata alla predisposizione dei documenti per l’accesso a
possibili fonti di finanziamento o cofinanziamento, costituite da programmi e fondi nazionali
o comunitari;
1.f) strategia di acquisizione più conveniente in relazione a:
− oggetto della fornitura (concernente soltanto servizi ict o anche altri servizi inerenti la missione
dell'Amministrazione);
− ampiezza del mandato che si intende conferire al fornitore, caratterizzato sia dalla scelta tra fare
e acquistare, sia dal livello di competitività del mercato al quale ci si rivolge;
1.g) criteri per il governo del contratto relativamente a piano di progetto, direzione lavori,
varianti in corso d'opera, livelli di servizio e piano di qualità;
2) redazione degli atti di gara, o dello schema di contratto nel caso di ricorso alla trattativa privata,
propedeutici alla richiesta di parere obbligatorio ai sensi dell'art. 8, comma 1, del decreto
legislativo 12 febbraio 1993, n. 39. Gli atti comprendono l'identificazione dei requisiti tecnici
essenziali, dei criteri per la selezione del fornitore, dei criteri per la valutazione delle offerte;
3) direzione dei lavori, che comprende le funzioni di:
3.a) gestione delle attività da parte del fornitore e dell'Amministrazione e in particolare:
− verifica della disponibilità della documentazione necessaria e della pianificazione di
dettaglio;
− consuntivazione delle attività, verifica dell'effettiva erogazione di servizi e della consegna
di prodotti e della corrispondente documentazione riferita a pianificazione, progettazione,
installazione, gestione, utilizzo;
− valutazione dello stato di avanzamento dei lavori e analisi degli scostamenti tra
pianificato e consuntivato relativamente a obiettivi, tempi, costi e utilizzazione di risorse;
3.b) gestione delle eventuali varianti in corso d'opera che comprende:
− identificazione delle cause, endogene ed esogene al contratto, che rendano le varianti
necessarie;
− valutazione tecnica ed economica delle varianti;
− revisione dei documenti contrattuali a seguito dell’accettazione delle varianti da parte
dell’Amministrazione;
3.c) monitoraggio degli adempimenti e dei livelli di qualità contrattualmente previsti, effettuato
mediante:
− verifica dell'accuratezza e della validità delle misure prodotte dal fornitore, mediante
esame dei processi di misura messi in atto e/o attraverso l’esecuzione, a campione, di
parte delle misure già effettuate dal fornitore stesso;
− verifica del rispetto dei valori di soglia dei livelli di servizio, operata accedendo al
sistema di misura predisposto dal fornitore. Rimangono esclusi i sistemi software di
supporto alle misure di esclusiva competenza del fornitore;
− rappresentazione ed interpretazione delle misurazioni effettuate, per seguire l'evoluzione
dei fenomeni;
− valutazione della soddisfazione degli utenti finali interni all'Amministrazione
relativamente a beni e servizi contrattualmente dovuti. Rimangono escluse le attività di
rilevazione rivolte a cittadini, imprese e altri soggetti finali per la valutazione dei servizi
ricevuti dalle Amministrazioni;
3Attività di governo dei contratti informatici in ambito pubblico
3.d) gestione delle eventuali non conformità rispetto alle prestazioni previste nel contratto (costi,
tempi, quantità e qualità di prodotti e servizi) attraverso:
− identificazione delle cause della non conformità, che può richiedere l'accesso ai processi
produttivi messi in atto dal fornitore e l'esame delle registrazioni di qualità che
documentano la loro esecuzione;
− identificazione degli interventi, da parte dell'Amministrazione e/o del fornitore, ritenuti
opportuni per sanare la non conformità, controllo della loro attuazione e verifica degli
esiti;
4) assistenza al collaudo di beni e servizi ict, effettuata sostenendo la commissione di collaudo
nella scelta dei campioni da sottoporre a verifica, nella misurazione e nella verifica della
conformità delle caratteristiche e dei risultati ai requisiti contrattuali;
5) realizzazione del piano di continuità ed emergenza il quale, a partire dall'analisi del rischio,
identifichi le azioni di carattere normativo, organizzativo e tecnologico volte a contenerne gli
effetti, assicurando l'erogazione dei servizi dell'Amministrazione in caso di indisponibilità o
malfunzionamento dei sistemi informativi automatizzati.
6) verifica ex post dei contratti informatici effettuata dopo che la fornitura è stata eseguita con
particolare riguardo alla:
− comparazione tra l'analisi costi/benefici effettuata ex ante ed ex post, da condurre la
prima con riferimento ai contenuti dello studio di fattibilità, la seconda utilizzando lo
stesso modello relativamente ai dati di consuntivo derivanti dalle attività di direzione dei
lavori e di accertamento dei livelli di servizio e da indagini sulla soddisfazione
dell’utenza interna;
− analisi della relazione tra beni e servizi ict ricevuti dal fornitore, altre risorse impiegate e
risultati ottenuti in termini di effetti su cittadini, imprese, dipendenti, altre
Amministrazioni;
− analisi delle cause che abbiano eventualmente limitato o impedito il raggiungimento degli
obiettivi dell'Amministrazione e/o la corretta esecuzione del contratto.
Se una Amministrazione intende affidare più attività di governo inerenti un medesimo contratto,
può, ed in alcuni casi gli è conveninte, coinvolgere lo stesso Monitore su più di una attività. In ogni
caso non è consigliabile che tutte le attività di governo relative ad un medesimo contratto siano
affidate allo stesso Monitore. La tabella seguente illustra le maggiori o minori convenineze esistenti
nell'affidamento di più attività ad un unico Monitore. La tabella si legge scegliendo una prima
attività dalla prima colonna e verificando, sulla rispettiva riga la convenienza di affidare allo stesso
Monitore le altre attività successive alla prima nell'ambito del ciclo di vita della fornitura.
studio di Atti di gara direzione collaudo di piano di verifica dei
fattibilità lavori beni/servizi continuità risultati
studio di conveniente conveniente possibile possibile sconsigliato
fattibilità
atti di gara conveniente possibile possibile sconsigliato
direzione conveniente conveniente sconsigliato
lavori
collaudo di possibile sconsigliato
beni/servizi
piano di sconsigliato
continuità
4Attività di governo dei contratti informatici in ambito pubblico
3. Competenze per il governo dei contratti informatici
Le competenze che, a diverso titolo ed in diversa misura, il gruppo di lavoro impegnato in attività di
governo dei contratti informatici deve possedere sono riferibili ai seguenti temi:
− contrattualistica informatica,
− competenza sugli aspetti normativi ed operativi relativi al contratto di servizio ed all'appalto
pubblico di servizi;
− esperienza nella stesura di contratti per la fornitura di servizi ICT fondati sull'uso dei livelli
di servizio;
− esperienza nella partecipazione a commissioni di aggiudicazione per l'appalto di servizi ICT;
− analisi organizzativa,
− competenza sulle metodologie orientate ai processi per la modellizzazione,
rappresentazione, ingegnerizzazione, di processi produttivi afferenti ai compiti istituzionali
delle Amministrazioni ed al disegno dei relativi sistemi informativi automatizzati di
supporto;
− esperienza di progettazione ed assessment dei processi amministrativi;
− gestione dei progetti,
− competenza nella scomposizione funzionale e segmentazione di progetti e nella definizione
degli obiettivi contrattuali;
− esperienza di pianificazione e controllo di tempi, costi, risorse utilizzate e risultati ottenuti;
− capacità di sintesi e produzione della documentazione di supporto alla gestione delle attività
ed alla valutazione dello stato avanzamento lavori;
− assicurazione della qualità,
− conoscenza delle norme EN ISO 9001 e del sistema qualità italiano ed europeo;
− esperienza di verifiche ispettive sui processi produttivi afferenti ai servizi ICT, di collaudi di
beni e servizi ICT, di sistemi informativi automatizzati;
− esperienza di assessment di progetti ICT, check-up e benchmark dei sistemi informativi;
− ingegneria del software,
− conoscenza dei cicli di vita del software e degli attributi di qualità del software; esperienza
nell’uso delle metodologie e degli strumenti CASE per l'analisi, la codifica ed il test;
− competenza nella stima e dimensionamento di progetti di sviluppo e manutenzione di
applicazioni software;
− tecnologie informatiche e delle telecomunicazioni,
− conoscenza dei principali Fornitori, prodotti, architetture, tecnologie, metodologie, tendenze,
afferenti ai settori dell'informatica e delle telecomunicazioni.
La tabella seguente correla le competenze appena elencate alle attività di governo dei contratti
informatici, esprimendo, per ciascun accoppiamento attività/competenza, il grado di esperienza
richiesto al gruppo di lavoro su una scala così definita:
− alto conosce, utilizza ed ha esperienza consolidata,
5Attività di governo dei contratti informatici in ambito pubblico
− medio conosce ed utilizza,
− basso conosce.
Competenze contratti gestione assicurazione analisi ingegneria del tecnologie
informatici progetti qualità organizzativa software informatiche
Attività
studio di alto medio medio alto alto alto
fattibilità
Atti di gara alto alto alto medio basso medio
direzione medio alto alto medio basso medio
lavori
collaudo medio basso alto basso medio alto
beni/servizi
piano di basso basso medio alto basso basso
continuità
verifica ex- alto alto basso alto basso medio
post
I profili professionali che a diverso titolo possono essere impiegati nella attività di governo dei
contratti informatici sono tre:
− Direttore attività (che nel caso dell'attività di direzione dei lavori è il direttore dei lavori),
− Consulente senior,
− Consulente junior.
La tabella seguente correla i tre profili professionali alle competenze sopra indicate esprimendo, per
ciascun accoppiamento profilo/competenza, il grado di esperienza richiesto sulla scala già definita.
Competenze contratti gestione assicurazione analisi ingegneria del tecnologie
informatici progetti qualità organizzativa software informatiche
Profilo
Direttore alto alto medio medio basso alto
attività
Consulente medio medio alto alto alto alto
senior
Consulente basso basso medio medio
junior
Infine la successiva tabella correla i profili professionali alle attività di governo dei contratti
informatici esprimendo, per ciascun accoppiamento profilo/attività, l'incidenza percentuale delle
professionalità richieste.
Attività studio di Atti di gara direzione collaudo piano di verifica ex-
fattibilità lavori beni/servizi continuità post
Profilo
Direttore 30% 30% 20% 20% 30% 30%
attività
Consulente 70% 70% 40% 60% 70% 70%
senior
6Attività di governo dei contratti informatici in ambito pubblico
Consulente 40% 20%
junior
4. Rendicontazione periodica dell’attività di governo
Durante tutta la durata di esecuzione del contratto l'attività di direzione lavori, per dare efficacia
all’azione di governo, deve essere necessariamente dialettica, dinamica e continua nel tempo. Come
tale, richiede un colloquio tempestivo e costante del Monitore, o più specificatamente del direttore
dei lavori, con l'Amministrazione committente del contratto e con il Fornitore, allo scopo di
garantire, in una ottica di prevenzione, il raggiungimento degli obiettivi contrattuali.
Questo fitto colloquio del Monitore verso l'Amministrazione, che generalmente può coinvolgere il
responsabile dei sistemi informativi automatizzati, il responsabile degli acquisti, il referente degli
utenti finali, oltre che il referente del Fornitore, è supportato:
− da un lato, da comunicazioni di carattere estemporaneo finalizzate alla esecuzione e
rendicontazione di specifiche attività, alla segnalazione di problemi e proposizione delle relative
soluzioni;
− dall'altro, dalla rendicontazione periodica sullo stato di avanzamento dei lavori, sul rispetto dei
livelli di servizio e dei vincoli contrattuali, sull'autorizzazione al pagamento delle fatture, sulla
applicazione di penali.
Un esempio di rendicontazione periodica è costituito da quello che potremo chiamare rapporto di
valutazione sull'andamento del contratto. Questo ha lo scopo di aggiornare periodicamente l'alta
direzione dell'Amministrazione in merito alle principali e più rilevanti informazioni sull'andamento
del contratto. L’obiettivo del rapporto dovrebbe essere quello di:
− consolidare e consuntivare ad una certa data lo stato del contratto e delle attività di governo
messe in atto per garantirne il buon fine;
− dare conto della azione di governo svolta, permettendone la valutazione, in base a misure
oggettive di efficacia ed efficienza;
− fornire le informazioni di sintesi necessarie a comparare i dati rilevati sullo specifico contratto
con quanto afferente a contratti e progetti confrontabili, al fine di permettere una valutazione
sulla soluzione scelta e sulle modalità di realizzazione della soluzione messe in atto, nonché di
supportare l'identificazione e pianificazione degli eventuali interventi di miglioramento.
I requisiti che il rapporto dovrebbe soddisfare allo scopo di facilitarne la lettura sono i seguenti:
− utilizzo di una struttura ed organizzazione dei contenuti invariante, sia nel tempo, che in
relazione a diversi contratti, e del tutto conforme a quella di seguito esposta; come caso
particolare è possibile che una o più delle sezioni del rapporto siano vuote perché non
applicabili nel periodo di riferimento preso in considerazione;
− presenza di contenuti di facile reperimento in relazione alla struttura adottata, focalizzati sui fatti
più significativi ai fini del governo del contratto, omogenei nelle modalità espositive e nel
livello di sintesi adottati;
− evidenza di informazioni di riepilogo sullo stato quantitativo e qualitativo del contratto alla fine
del periodo temporale cui il rapporto si riferisce, in relazione alle:
− prescrizioni esplicitamente identificate negli atti contrattuali (studio di fattibilità, analisi
costi/benefici, contratto, offerta, piano di progetto, piano di qualità, manuale della qualità);
7Attività di governo dei contratti informatici in ambito pubblico
− esigenze implicite dell'Amministrazione, desumibili dalla documentazione di pianificazione
e programmazione disponibile, o formalizzate sotto la responsabilità della direzione dei
lavori;
− dati e informazioni di confronto derivanti da attività di check-up dei sistemi informativi,
benchmark dei servizi ICT, assessment di progetti, effettuate su entità comparabili con il
contesto organizzativo e tecnologico in cui il contratto si colloca;
− evidenza, in considerazione della periodicità del rapporto, di informazioni sull’andamento e le
tendenze del contratto, dal suo inizio alla fine del periodo temporale cui il rapporto si riferisce,
ottenute attraverso:
− degli indicatori chiaramente messi in relazione con quelli relativi ai rapporti
precedentemente emessi, atti a mostrare l'evoluzione nel tempo delle misure rilevate
evitando al lettore la consultazione simultanea di più rapporti;
− la rappresentazione, per il tramite di grafici e tabelle, dell’andamento nel tempo di indicatori
ritenuti significativi ad un adeguato livello di sintesi;
− la correlazione dell’azione di governo effettuata all'andamento nel tempo del contratto al
fine di consentire la valutazione della sua efficacia.
− dati di dettaglio di mole limitata, aggregati in viste sintetiche delle quali vanno illustrati i criteri
di composizione; i rapporti non devono allegare i dati elementari sulla base dei quali sono
costruite le viste sintetiche, detti dati elementari potranno essere richiesti, solo se necessari, per
opportuni approfondimenti e verifiche.
All’interno del sito dell’Autorità (www.aipa.it), nella sezione monitoraggio e verifiche è proposta
una possibile struttura del rapporto di valutazione sull'andamento del contratto.
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