Guida per gli utenti ASL AT Posta Elettronica IBM Lotus iNotes
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R.T.I. Outsourcing del Sistema Informativo/Informatico dell’ASL AT
Ex Palazzo Don Bosco V Piano - Via Conte Verde n.125 – 14100 Asti – Tel. 0141-484500 - Fax 0141-484599 - e-mail: helpdesk@asl.at.it
Guida per gli
utenti ASL AT
Posta Elettronica
IBM Lotus iNotes
SOC Provveditorato e Logistica
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Ex Palazzo Don Bosco V Piano - Via Conte Verde n.125 – 14100 Asti – Tel. 0141-484500 - Fax 0141-484599 - e-mail: helpdesk@asl.at.it
Indice generale
Accesso alla posta elettronica aziendale ……….………………………………………………………. 3
Posta Elettronica…...……………………………………………………………………………………… 4
Invio mail……………………………………………………………………………………… 4
Ricevuta di ritorno…………………………………………………………………………….. 5
Inserire un allegato…………………………………………………………………………….. 5
Inserire la propria firma ai messaggi………………………………………………………….. 5
Gestione cartelle e regole……………………………………………………………………… 6
Archivio della posta e Quota di spazio residua …………………….................................. 7
Funzioni di ricerca…………………………………………………………………………….. 7
Cambio password .…………………………………………………………………………… 8
Delega alla casella di posta / diario ……………………………………..………………….. 8
Modalità di visualizzazione posta ………………….………………………………….. 9 - 10
Visualizzazione della posta da Smartphone ………………………………………….….. 10
Diario……………………………………………………………………………………………………… 11
Contatti…………………………………………………………………………………………………….. 11
Guida completa e Requisiti minimi……………………… ………………………………….………….. 11
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Accesso alla posta elettronica aziendale ASL AT
Per accedere alla posta elettronica da rete interna aziendale è possibile sia utilizzando gli appositi link in Area
Intranet e sul Portale Aziendale, sia aprendo direttamente il browser e collegandosi al sito http://posta.asl19.ad ,
dopodiché:
1. scegliere la tipologia di connessione - nel caso di postazione computer nella nuova
infrastruttura (client di dominio) è sufficiente cliccare su “Accesso Automatico” e si
accederà alla propria casella di posta aziendale senza inserire alcuna credenziale
(utilizzerà quelle inserite all’accesso del computer)
oppure:
1. scegliere la tipologia di connessione - nel caso di computer fuori infrastruttura oppure di
casella generica è sufficiente cliccare su “Accesso Esclusivo da Internet” e procederà
come segue:
2. inserire nel campo “Username” le credenziali utente fornite per accedere alla postazione
di dominio, generalmente “inizialedelnome+cognome” e nel campo “Password” la propria
password. Oppure nel caso di casella generica, le credenziali utente della stessa.
3. Cliccare su accedi.
Per accedere alla posta elettronica da internet è consigliato l’utilizzo di Internet Explorer, seguire i seguenti passi:
1. Collegandosi al sito http://posta.asl.at.it oppure dal link omonimo su http://portale.asl.at.it
2. Nel caso fosse il primo accesso dal proprio computer, è consigliabile installare il
certificato internet SSL, la cui procedura è descritta nel Manuale dei Prerequisiti
Software, per continuare la prima volta scegliere “Continuare con il sito Web”
3. A questo punto, cliccare su “Accesso Esclusivo da Internet” e procedere come segue:
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4. Inserire nel campo “Username” le proprie credenziali utente, siano esse le credenziali per
accedere alla postazione di dominio generalmente, “inizialedelnome+cognome” e nel
campo “Password” la propria password, oppure, nel caso di casella generica, le
credenziali utente della stessa.
5. Cliccare su accedi.
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Posta elettronica
1. Per leggere un messaggio fare doppio click
sul messaggio desiderato, si aprirà in una
nuova scheda, terminata la lettura si potrà
richiudere la scheda cliccando sulla “x”.
Cliccando con il tasto destro del mouse su un
messaggio si apre un menu a tendina
dedicato attraverso il quale sarà possibile
gestirlo.
Si potrà rispondere direttamente ad un
messaggio cliccando su Risposta nel menu a
tendina.
Oppure spostarlo in una cartella o cancellarlo.
Un messaggio cancellato lo si può ritrovare nel
Cestino.
Invio mail
1. Nella scheda della posta cliccare su
“Nuovo”
2. Per scegliere i destinatari cliccare su “Per”,
oppure iniziare a scrivere il nome nel
campo, che verrà ricercato tra i contatti
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Ricevuta di ritorno
Per richiedere una ricevuta di ritorno cliccare su “Opzioni consegna”.
1. contrassegnare il campo ricevuta
di ritorno.
2. impostare gli altri campi secondo
le proprie esigenze.
Inserire un allegato
1. Per inserire un allegato cliccare sull’icona
con la graffetta
2. Scegliere il file su pc da allegare cliccando
su “sfoglia”
3. Selezionare il file e cliccare su “Aggiungi
alla lista”
Inserire la propria firma ai messaggi
1. Per inserire la firma da aggiungere
automaticamente a tutte le mail in uscita
andare su: “Altro → Preferenze → Posta
→ Firma”
2. Si può scrivere la firma in formato testo
normale o Rich Text.
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3. Cliccare su salva e chiudi.
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Gestione cartelle e
regole
E’ possibile creare delle cartelle per organizzare le mail. Una volta smistati i
messaggi nelle varie cartelle è possibile sempre vederle tutte nella
cartella “Tutti i documenti”.
Per inserire un messaggio in una cartella è sufficiente trascinarlo nella
cartella desiderata
In “Completa” si vedono i messaggi contrassegnati con un flag che indica
la priorità di lavorazione delle mail. Per assegnare una priorità a una mail,
cliccare sull’icona con la bandierina.
Si possono creare delle regole per smistare le mail in arrivo nelle varie
cartelle.
Si può creare una regola a partire da zero cliccando Strumenti – Regole – Nuova Regola.
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Per confermare la regola creata cliccare su salva e chiudi.
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Funzioni di ricerca
Per effettuare una ricerca è sufficiente evidenziare una
qualsiasi mail e digitare il nome del destinatario, la
data, il nome dell’oggetto, oppure la dimensione nella
finestra che comparirà e cliccare sul tasto cerca.
E’ possibile inoltre organizzare le mail in ordine
alfabetico del nome del destinatario, o della data di
ricezione, o del nome dell’oggetto, oppure della
dimensione cliccando sulle freccette in alto.
Archivio della posta e Quota di spazio residua
Nella schermata di posta è possibile quantificare visivamente la percentuale di
quota di spazio occupata e residua nella propria casella di posta elettronica
aziendale.
Infatti in alto a sinistra è presente una barra, il cui occupamento, indicato dal
colore verde, rappresenta la quota di spazio occupata, il rimanente dello stesso
colore dello sfondo, il quantitativo ancora disponibile. Soffermandosi con il mouse
sopra questa barrà apparirà una piccola finestra con il dettaglio in percentuale e
dello spazio occupato e dello spazio libero.
Per quanto riguarda l’archiviazione della posta, i nuovi standard introdotti da
questa ASL, dispongono che alla data del XX / XX / XX, in automatico tutta la
posta degli anni precedenti viene spostata in Archivio per un massimo di 4 anni
dopodiché viene in automatico cancellata.
Per accedere all’archivio selezionare la voce omonima, apparirà una sotto
sezione con la dicitura “Archivio Locale”.
Cliccando quest’ultima si aprirà una nuova finestra, del tutto identica dalla
schermata di posta normale (l’online dell’ultimo anno) ma che riguarderà solo la
posta “archiviata” degli anni precedenti.
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Cambio password
Le caselle di posta elettronica aziendale “nominative” sono integrate con il dominio Active Directory di
ASL19.AD e pertanto il cambio password è trasparente ed avviene a livello di sistema operativo Windows.
Questo significa che con la scadenza della password utente in dominio automaticamente viene adottata dal
sistema di posta elettronica iNotes.
Discorso diverso per le utenze generiche (le caselle di posta
elettronica aziendale create per gruppi di lavoro, ed altre
necessità specifiche) in cui vi è responsabile un
responsabile ma non sono legate a nessun account di
dominio.
Per queste caselle è abilitata una policy specifica che
abiliterà nel campo Sicurezza, delle preferenze utente un
apposito pulsante di cambio password.
Per raggiungere le preferenze utente, una volta acceduti
alla casella di posta generica è sufficiente cliccare
sull’omonimo tasto in alto a destra della schermata di posta
elettronica
Delega alla casella di Posta / Diario
È possibile permettere ad altre persone o gruppi di avere
accesso a tutto o parte del proprio file di posta (Posta,
Diario, Attività e Contatti).
A ogni persona o gruppo alla quale si delega accesso può
essere permesso di eseguire varie azioni. È possibile, ad
esempio, consentire ad alcune persone di leggere solo le
voci del proprio Diario, mentre altri possono leggere,
modificare e inviare posta per proprio conto.
Per inserire un altro utente in delega, è sufficiente andare
nelle preferenze utente della propria posta alla voce
Delega
Per accedere in delega alla casella di posta di un
utente nella quale si è stati autorizzati è possibile
farlo in qualsiasi momento dal menù interno della
posta alla voce “Altra posta” che aprirà la funziona
“Apri posta per…”
Ma è possibile anche effettuare l’operazione
direttamente al primo accesso subito dopo aver
inserito le proprie credenziali di posta, cliccando nella
fase di “re direzione alla casella di posta” in alto a
destra alla voce Opzioni personali.
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Si aprirà una schermata che ci permetterà di inserire il nominativo
dell’utenza voluta.
Chiaramente il sistema ci permetterà di accedere unicamente se la
delega è stata autorizzata.
Modalità di visualizzazione della posta
Il nuovo sistema di posta iNotes dispone di diverse nuove modalità di visualizzazione della posta, due
riguardanti l’accesso da computer, la modalità Completa (Full mode) e la modalità Semplificata (Lite mode), ed
una terza, la Modalità Ultra-Light di cui parleremo nella prossima sezione della guida, espressamente dedicata
all’accesso da Smart-phone
Modalità Completa
E’ la modalità predefinita della posta, ha abilitate tutte le funzioni fornite nella casella di posta elettronica: le
cartelle, l’archivio, le regole di posta, la delega
Modalità Semplificata
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E’ una modalità di visualizzazione più snella, consigliata nei computer che più vetusti, non dispone di tutte le
funzioni della posta elettronica aziendale, ma ha abilitato solo le funzioni base. Mancano:
le cartelle, l’archivio, le regole di posta, la delega
E’ comunque possibile cambiare la modalità di visualizzazione predefinita, direttamente all’accesso della casella
di posta, in fase di re direzione, da Opzioni Personali.
All’interno della casella di posta elettronica aziendale, quale sia la visualizzazione utilizzata, è indicata la
modalità in alto alla sinistra della voce Preferenze, ed è possibile passare all’altra modalità semplicemente
cliccando sul tipo di modalità e cambiando la spunta sulla selezione attiva.
Visualizzazione della posta da Smartphone
Una nuova features del sistema di posta elettronica aziendale iNotes è l’introduzione di una visualizzazione
specifica per l’accesso tramite telefoni cellulari Smartphone di ultima generazione, siano essi iOS (iPod-iPhone-
iPad), che Android, che Blackberry.
La visualizzazione dedicata agli smartphone, denominata Ultra-Light si attiva automaticamente accedendo da
uno di essi.
E’ sufficiente contattare da browser del telefono l’indirizzo http://webmail.asl.at.it, accettare il certificato SSL ed
accedere con le proprie credenziali; la visualizzazione verrà automaticamente impostata.
Ecco alcuni esempi di come apparirà la visualizzazione sullo smartphone:
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Android iPhone
Diario
L'applicazione Diario consente organizzare i propri
appuntamenti in un calendario.
E' possibile condividere il calendario, per mostrare ai
colleghi i propri appuntamenti.
Per abilitare la condivisione aprire Preferenze →
Posta → Accesso e delega, e aggiungere gli
utenti con cui si vuole condividere il calendario.
Per visualizzare i diari di altri utenti:
1. dal menu del Diario scegliere “Diari di
gruppo” → “Crea diari di gruppo”
2. cliccare su “Nuovo diario di gruppo”
3. scegliere un nome e gli utenti di cui vedere
il diario
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Per poter vedere il diario di un utente è necessario
farsi dare l'autorizzazione, con la procedura descritta
sopra.
Contatti
La rubrica dei contatti personali si aggiunge alla directory aziendale degli
utenti Lotus.
Per creare un nuovo contatto cliccare su “Nuovo”, all'interno della
scheda dei contatti.
Guida completa e Requisiti Minimi
Nella prima pagina che caricheremo per accedere alla posta elettronica aziendale, sia essa http://posta.asl19.ad
che da internet http://posta.asl.at.it , sono presenti due link:
il primo, denominato “scarica il Manuale dei prerequisiti software”, che è un file PDF che consigliamo di leggere
con i Requisiti Minimi per la fruibilità del servizio di posta dal proprio computer di casa.
il secondo, denominato “consulta la Guida all’uso”, che contiene la Guida completa online a tutte le funzioni
della posta elettronica iNotes.
La Guida Completa è sempre raggiungibile anche da dentro la posta elettronica aziendale, con qualsiasi utente,
cliccando in alto a destra della pagina di posta alla voce “Guida”
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