Estratto esemplificativo della PROCEDURA OPERATIVA "GESTIONE DELLE RISORSE - FINANZIARIE" - Enasarco
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Estratto esemplificativo della PROCEDURA OPERATIVA «GESTIONE DELLE RISORSE FINANZIARIE» La procedura operativa «Gestione delle risorse finanziarie» è stata approvata con delibera del Consiglio di Amministrazione n. 2 del 20/01/2016 ed è stata emanata con Ordine di Servizio della Direzione Generale n. 1 del 25/01/2016 DIREZIONE GENERALE Servizio Studi 20/01/16
Legenda 2 ABBREVIAZIONI UTILIZZATE BAC: Servizio Bilancio FIN/segr: Segreteria del Servizio Finanza BAC/cgp: Ufficio Contabilità Generale e Pianificazione del Servizio Bilancio PDIS: Proposta di Disinvestimento BANCA DEPO: Banca Depositaria PIBT: Proposta di Investimento a Breve Termine CDA: Consiglio di Amministrazione PILT: Proposta di Investimento a Medio-Lungo Termine CI: Comitato Investimenti PRES: Presidente DG: Direttore Generale PRES/cc: Ufficio Controllo di Conformità DG/segr: Segreteria di Direzione Generale PRES/cr: Ufficio Controllo del Rischio ETF: Exchange Traded Funds PRES/orc: Ufficio Segreteria degli Organi Collegiali F CHIUSI: Fondi Comuni di Investimento Chiusi RI: Rappresentante Interno FIN: Servizio Finanza TS: Titoli di Stato
MacroProcesso 3
Benefici 4
Formalizzazione dei ruoli e delle responsabilità per singola attività
Puntuale definizione dei criteri di selezione degli
investimenti/disinvestimenti
Standardizzazione delle diverse attività di investimento/disinvestimento
e di monitoraggio
Definizione dei controlli da porre in essere nonché della fase in cui il
controllo deve essere effettuato (due-diligence legale, conflitto
d’interesse, controllo di conformità)
Sottoprocesso «MONITORAGGIO» 5
FIN PRES/cr CI/CDA
Cadenze varie
Cadenza variabile
Controlla
Controlla
andamento
andamento
investimenti
investimenti
1 Esegue attività di
controllo da
Regolamento PRES/ Fonte dati per il
cr e segnala monitoraggio:
5 FIN
NO
Azione
Azione BAC
2
necessaria
necessaria BANCA DEPO
Sottoprocesso
Monitoraggio
SI
Prepara
reportistica
Fase 6
Analisi opportunità
impiego risorse
Invia informativa a
CdA/CI
7
Analizza
FINE
documentazione
8
Prepara
Prepara Invia informativa a
reportistica
reportistica CdA/CI
Semestralmente
3 4
Sottoprocesso «INVESTIMENTI A BREVE TERMINE» 6
FASE «ANALISI DI OPPORTUNITÀ IMPIEGO RISORSE»
BAC/cgp FIN GESTORE/BANCA DEPO/ PRES/cc PRES/cr DG
CONTROPARTE DG/segr
Ogni 2 settimane
Riceve prospetto e
Invia
Invia prospetto
prospetto Valuta opportunità
verifica soglie
liquidita
liquidita investimento
liquidità
2a.2 2a.1
1a
Esiti
monitoraggio Investimento FINE
Investimento NO
3a
necessario
necessario
Fase
Analisi opportunità
impiego risorse
SI
Esprime
parere su Riceve
Riceve PIBT
PIBT
PIBT 12a
Analizza e 11a
seleziona
4a
Esamina
Esamina ee
decide
decide
13a
Predispone PIBT
Definisce
Definisce
5a
eventuali
eventuali presidi
presidi Rigetto Esito
Esito 14a
10a
Invia
Restituisce
Restituisce
documentazione FINE Approvazione
documentazione
documentazione
conflitto interessi
6a Gestione corrispondenza 7a
– Posta in uscita
Iter autorizzativo
Gestione corrispondenza
Riceve ed inoltra – Posta in entrata Riceve
Riceve
documentazione dichiarazione
dichiarazione
8a conflitto
conflitto interessi
interessi
9a Comunica
Comunica
attuazione
attuazione PIBT
PIBT FINE
aa CdA
CdA
Bimestralmente 15a
Gestione corrispondenza
– Posta interna
Sottoprocesso «INVESTIMENTI A BREVE TERMINE» 7
Attività propedeutiche alla selezione dell’investimento
C/C VINCOLATI oppure PRONTI CONTRO TERMINE
Analizza le risposte
Consulta elenco Compila il modulo
in base a diversi
banche aggiornato richiesta pricing per Riceve risposta dalle
criteri: analisi rischio-
da FIN e seleziona le banche banche
rendimento, extra
banche selezionate
rendimento, etc.
TITOLI DI STATO
Addetto FIN Dirigente FIN
Fornisce indicazioni e
Seleziona i titoli più
Analizza i Titoli di sceglie investimenti da
convenienti in base
Stato sottoporre
ai tassi di all’approvazione DG
sull’infoprovider
rendimento offerti
C/C A VISTA
Trimestralmente, Valuta se stipulare
Registra i dati
verifica i tassi nuovi contratti o
rilevati su un report
bancari offerti sul rivedere i tassi sui
di controllo
mercato c/c già aperti
Sottoprocesso «INVESTIMENTI A BREVE TERMINE» 8
FASE «SOTTOSCRIZIONE»
PRES/cc PRES FIN BAC DG
FIN/segr BAC/cgp
Determina DG Determina DG
Controlla Richiede/riceve
documentazione documentazione a
ricevuta da FIN controparte
Gestione corrispondenza – Esegue giroconto
17a Posta in entrata, Posta in uscita, Posta interna 16a
24a
Invia
Invia
documentazione
documentazione NO OSTACOLI
OSTACOLI 25a
Firma per
per attuazione
attuazione aa
NO CONFORME
CONFORME SI TS
TS SI
documentazione BANCA
BANCA DEPO
DEPO 27a
20a SI
18a 19a
NO Inoltra
Inoltra SI
documentazione
documentazione TS
TS 26a.2 Invia notifica a FIN
La documentazione può
comprendere: BAC/cgp
BAC/cgp
- Contratto apertura nuovo c/c 28a 26a.1
- Addendum
NO
- Ordine di acquisto TS
Gestione corrispondenza
– Posta interna
Richiede
Richiede
Inoltra
Inoltra Registra
Registra titolo
titolo
creazione
creazione Verifica e
documentazione
documentazione SAP
SAP procedura
procedura di di FINE
capienza
capienza aa BAC/
BAC/ contabilizza
BAC/cgp
BAC/cgp acquisto
acquisto
cgp
cgp
21a.2 21a.1 29a 30a
Prepara mandato
Autorizza
pagamento e firma
Gestione corrispondenza 22a 23a
LEGENDA
– Posta interna
Flusso comune
Flusso per Titoli di Stato Primo CdA
Flusso per c/c vincolati, utile Comunica
Comunica non
non
c/c a vista, attuazione
pronti contro termine
attuazione ee FINE
informa
informa CdA
CdA
31aSottoprocesso «INVESTIMENTI A MEDIO-LUNGO TERMINE» 9
FASE «ANALISI DI OPPORTUNITÀ IMPIEGO RISORSE»
BAC/cgp FIN GESTORE/BANCA DEPO/ PRES/cc PRES/cr DG CI CDA
CONTROPARTE DG/segr PRES/orc
Ogni 2 settimane
Riceve prospetto e
Invia
Invia prospetto
prospetto Valuta opportunità
verifica soglie
liquidita
liquidita investimento
Esiti liquidità
1b 2b.2 2b.1
monitoraggio
FINE
Investimento
Investimento NO
necessario 3b
necessario
Fase
Analisi opportunità
SI impiego risorse
Se necessario con
Analizza e Inoltra PILT e l’ausilio di
seleziona esiti consulenza esterna
4b 13b
SI
Esegue
Esegue Riceve doc.ne Riceve PILT ed
Riceve
Riceve PILT
PILT ed
ed
Predispone PILT FINE NO Proseguire
Proseguire due-diligence
due-diligence ee esprime allegati ed
allegati
allegati ee valuta
valuta
12b fornisce
fornisce esito
esito parere su PILT esprime parere
5b 11b.1 14b 15b 16b
Invia
Restituisce
Restituisce
documentazione
documentazione
documentazione
conflitto interessi Riceve Inoltra parere
Gestione corrispondenza 7b Riceve richiesta
richiesta
6b a FIN e DG
- Posta in uscita due-diligence
due-diligence
17b
10b.1
Se la PILT viene
respinta, le attività
Gestione corrispondenza riprendono
Riceve ed inoltra – Posta in entrata
dall’attività 4b
documentazione
8b Definisce
Definisce
9b eventuali Iter autorizzativo
eventuali presidi
presidi Parere SI
Richiede due- 18b
favorevole
FF CHIUSI
CHIUSI SI 10b.2
diligence legale
NO
NO 9b.1 Gestione corrispondenza
– Posta interna Approvazione
Riceve
Riceve
dichiarazione
dichiarazione NO
conflitto
conflitto interessi
interessi Esamina e
Gestione corrispondenza 9b.2 Esito
Esito19b
decide
LEGENDA – Posta interna
18b.1 18b.2
Ritiro
FINE SI proposta Rigetto
Flusso per Fondi Chiusi
Flusso comune
FINE
NOSottoprocesso «INVESTIMENTI A MEDIO-LUNGO TERMINE» 10
Attività propedeutiche alla selezione dell’investimento (1/2)
Seleziona strumenti finanziari Titoli di Stato oppure ETF
da utilizzare ed assegna ad ogni
Fondi Comuni di Investimento Aperti
Addetto FIN l’universo di
Dirigente FIN Fondi Comuni di Investimento Chiusi
investimenti da analizzare
Esegue un’analisi Formalizza i Produce una Esegue la
Esegue un’analisi
qualitativa risultati della graduatoria degli selezione finale e
quantitativa
Addetto FIN propria analisi investimenti produce short-list
Storia del Gestore
Incontri Infoproviders
gestori
Eseguono cross-
check finale sulle Inviano analisi finale
short-list dei a Dirigente
Addetti FIN colleghiSottoprocesso «INVESTIMENTI A MEDIO-LUNGO TERMINE» 11
Attività propedeutiche alla selezione dell’investimento (2/2)
Riceve risultati delle analisi, Esegue valutazioni ed
valuta e comunica gli esiti agli eventuali negoziazioni con i
Addetti FIN gestori
Dirigente FIN
Contatta gestore Invia risultati a
Addetto FIN ed analizza costi Dirigente FIN
Eseguono ultime
Propongono
Dirigente FIN Producono short- valutazioni anche
investimento a
list finali tramite
CDA
infoproviders
Addetti FINSottoprocesso «INVESTIMENTI A MEDIO-LUNGO TERMINE» 12
FASE «SOTTOSCRIZIONE»
PRES/cc PRES FIN GESTORE/BANCA DEPO/ BAC DG
FIN/segr CONTROPARTE BAC/cgp
Delibera CdA/Esito CdA
Attesa richiesta
Controlla Richiede/riceve
pagamento richiamo
documentazione documentazione
ricevuta da FIN controparte
21b Gestione corrispondenza – 20b
Posta in entrata, Posta in uscita, Posta interna
24b Invia
Invia Registra
Registra titolo
titolo
NO SI Firma SI documentazione
documentazione
Conforme
Conforme FF CHIUSI
CHIUSI SAP
SAP procedura
procedura di di Esegue giroconto
documentazione per
per attuazione
attuazione aa acquisto
acquisto
23b Gestore
Gestore 25b.1
22b NO 25b.2 29b.1
Invia
Invia
La documentazione può Richiede
Richiede documentazione
documentazione
comprendere: NO OSTACOLI
OSTACOLI
creazione
creazione per
per attuazione
attuazione aa 30b.1
- Ordine di sottoscrizione
- Ordine di acquisto TS capienza
capienza aa BAC/
BAC/ BANCA
BANCA DEPO
DEPO
cgp
cgp 25b.5 32b
SI
Gestione corrispondenza
– Posta in uscita Invia notifica a FIN FINE
31b
SI
33b TS/ETF
TS/ETF NO OSTACOLI
OSTACOLI 30b.2 NO
SI
Gestione corrispondenza
– Posta interna
Inoltra
Inoltra NO Esegue giroconto e
Esegue
Esegue ed
ed invia
invia FF
documentazione
documentazione pagamento SI
conferma
conferma CHIUSI
CHIUSI
BAC/cgp
BAC/cgp richiamo
34b.2 28b
34b.1 29b.2
Registra
Registra titolo
titolo
Verifica e
SAP
SAP procedura
procedura di di FINE
contabilizza
acquisto
acquisto
35b 36b
Prepara mandato
Autorizza
pagamento e firma
26b 27b
Prepara
Prepara richiesta
richiesta
di
di pagamento
pagamento ee
di
di creazione
creazione
capienza
capienza 25b.4
Richiede
Richiede
Cadenza
LEGENDA
casuale pagamento
pagamento N-
N-
Flusso comune
esimo
esimo richiamo
richiamo
25b.3
Flusso per Titoli di Stato,ETF
Flusso per Fondi Aperti,
Titoli di Stato, ETF
Flusso per Fondi Chiusi Primo CdA
utile
Comunica
Comunica
non
non FINE
attuazione
attuazione ee
informa
informa CdA
CdA
37bSottoprocesso «DISINVESTIMENTO» 13
FASE «ANALISI DI OPPORTUNITÀ IMPIEGO RISORSE»
FIN GESTORE/BANCA DEPO/ PRES/cc PRES/cr DG CI CDA
CONTROPARTE DG/segr PRES/orc
Esiti monitoraggio
LEGENDA
Flusso per Fondi Chiusi
Valuta opportunità Flusso comune
disinvestimento
1c
Disinvestimento
Disinvestimento NO
2c
necessario
necessario
Sottoprocesso
Monitoraggio
SI
Sceglie tipo
Se necessario con
disinvestimento Inoltra PDIS e l’ausilio di consulenza
3c esiti esterna
11c
SI
Analizza e Esegue
Esegue Riceve doc.ne
seleziona due-diligence Riceve
Riceve PDIS
PDIS eded Riceve PDIS ed
FINE NO 10c Proseguire
Proseguire due-diligence ee ed esprime
fornisce allegati
allegati ee valuta
valuta esprime parere
4c fornisce esito
esito parere su PDIS 13c
9c.2.2 12c 14c
Ricerca
Ricerca
5c FF CHIUSI
CHIUSI SI compratore
compratore ee
valuta
valuta offerte
offerte
5c.1
NO Riceve
Riceve richiesta
richiesta Inoltra parere
due-diligence
due-diligence a FIN e DG
9c.2.1 15c
Predispone PDIS
5c.2
Parere
16c
favorevole
Invia Definisce
Definisce
Restituisce
Restituisce
documentazione eventuali
eventuali presidi
presidi
documentazione
documentazione
conflitto interessi 9c.1.1
6c Gestione corrispondenza 7c SI
Iter autorizzativo
– Posta in uscita
NO
Riceve
Riceve
Gestione corrispondenza Gestione corrispondenza –
- Posta in entrata Posta interna
dichiarazione
dichiarazione Approvazione
conflitto
conflitto interessi
interessi
Riceve ed inoltra Richiede due- 9c.1
FF CHIUSI
CHIUSI 9c SI Esamina e
documentazione diligence legale Esito
Esito 18c
8c 9c.2 decide
NO 17c
Rigetto
Gestione corrispondenza –
Posta interna FINE
Ritiro
FINE SI proposta NO
16c.1Sottoprocesso «DISINVESTIMENTO» 14
Attività propedeutiche alla selezione dell’disinvestimento
Valutano in base ai FONDI COMUNI DI INVESTIMENTO APERTI
SI TITOLI DI STATO O ETF
Dirigente FIN risultati del monitoraggio
se è necessario
disinvestire
SI FONDI COMUNI DI INVESTIMENTO CHIUSI
Addetti FIN DISIVESTIRE
Avviano ricerche di mercato
per individuare i possibili Procedono con la
compratori redazione della PDIS
Inviano richieste di
formulazione offerta ai
possibili compratori
Ricevono offerte e avviano
controlli Consulenza esterna
Ricerche di mercatoSottoprocesso «DISINVESTIMENTO» 15
FASE «SOTTOSCRIZIONE»
FIN GESTORE/BANCA DEPO/ PRES/cc PRES BAC/cgp
FIN/segr CONTROPARTE
Delibera CdA/Esito CdA
La documentazione
può comprendere:
Richiede/riceve - Ordine di vendita
documentazione a - Ordine di
disinvestimento
controparte
- Ordine di consegna
19c
NO
Controlla
Firma
documentazione Conforme
Conforme SI
documentazione
ricevuta da FIN
Gestione corrispondenza 22c
– Posta in entrata, Posta in uscita, 20c 21c
Posta interna
Invia
Invia Sottoprocesso
documentazione
documentazione Gestione ex-post
Invia
Invia conferma
conferma
per
per attuazione
attuazione aa investimento (incassi)
BANCA
BANCA DEPO
DEPO Gestione corrispondenza
23c 24c
– Posta in uscita
Inoltra
Inoltra Registra
Registra titolo
titolo
documentazione
documentazione SAP
SAP procedura
procedura
BAC/cgp
BAC/cgp di
di vendita
vendita
Gestione corrispondenza
25c – Posta interna 26cSottoprocesso «GESTIONE POST INVESTIMENTO» 16
GESTORE/BANCA DEPO/ FIN/segr PRES RI BAC/cgp
CONTROPARTE FIN
ASSEMBLEE e RIUNIONI LEGENDA
Flusso per adunanze diverse
altro
da Assemblea dei partecipanti
Riceve
Riceve Assemblea Flusso per
Invia
Invia tipo
tipo Sceglie
Sceglie RI
RI //
comunicazione
comunicazione dei Assemblea dei partecipanti
convocazione
convocazione adunanza
adunanza partecipanti
delegato
delegato RI
RI
ee protocolla
protocolla
Assemblea o Gestione corrispondenza 3.a
1.a 2.a 4.a Flusso comune
riunione – Posta in entrata
Prepara
Prepara
conferimento
conferimento Firma
Firma delega
delega
delega
delega RI
RI
6.a
5.a
Riceve
Riceve
Riceve
Riceve Invia
Invia
Delega e altro delega/
delega/
documentazione
documentazione documentazione
documentazione fascicolo
fascicolo
Gestione corrispondenza Gestione corrispondenza
8.a 7.a 9.a
– Posta in uscita – Posta interna
Riceve
Riceve esito
esito Riceve
Riceve
adunanza
adunanza istruzioni
istruzioni da
da
FIN
FIN
12.a
10.a
FINE
FINE
Comunica
Comunica
decisioni
decisioni
Nomina RI assunte
assunte
11.a
in scadenza Nomina
Nomina nuovo
nuovo
RI,
RI, firma
firma
lettera
lettera
13.a
Riceve
Riceve nomina
nomina
Riceve
Riceve Prepara
Prepara Invia
Invia aa ee firma
firma FINE
nomina
nomina accettazione
documentazione
documentazione gestore
gestore accettazione
nuovo
nuovo RI
RI Gestione corrispondenza
16.a 14.a 15.a 17.a
– Posta interna
Email/Raccomandata
Gestione corrispondenza FINE
– Posta in uscita
INCASSI
Riceve
Riceve
Comunica
Comunica Riceve
Riceve Controlla
Controlla Verifica
Verifica ee
comunicazio
comunicazio
incasso
incasso comunicazione
comunicazione saldo
saldo c/c
c/c contabilizza
contabilizza
ne
ne
1.b 2.b 3.b 4.b
Incasso da 5.b
inv./dis.Sottoprocesso «GESTIONE POST INVESTIMENTO» 17
Attività propedeutiche all’esercizio del diritto di voto della Fondazione
Richiede alla Banca Inoltra la delega, il Fornisce indicazioni
Prepara lettera di
DEPO del Gestore il biglietto a RI per
conferimento
biglietto assembleare, etc. al l’espressione del
delega per RI
Dirigente FIN assembleare Gestore e a RI diritto di voto
Riferisce a Dirigente
FIN le decisioni
assunte e eventuali
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