DOCWAY Caratteristiche e Funzionalità in dettaglio - 3D INFORMATICA - 3D Informatica Srl
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Caratteristiche e Funzionalità in dettaglio
DOCWAY® 3D INFORMATICA
Enterprise Document & Content Managment
DOCWAY®
Soluzione SAAS modulare e scalabile
per la Gestione Documentale Integrata e Protocollo Informatico
DOCWAY® è sul portale Developers Italia, secondo le modalità previste
dalla presente normativa sulla “messa a riuso di software per le
Pubbliche Amministrazioni”
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3D INFORMATICA
Document & WF Management Technology Company
Enterprise Document & WF Management
DOCWAY®: Interfaccia ALL CONTROL
Le linee guida per la realizzazione della interfaccia hanno seguito l'approccio
“mobile first”, così come indicato dal Commissario Straordinario per
l'attuazione dell'Agenda Digitale per il Governo Italiano,
Protagonista su ogni dispositivo: desktop, tablet o mobile grazie alla sua
nuova interfaccia ALL CONTROL di tipo RESPONSIVE
Area multidimensionale di facile utilizzo, che armonizza ogni elemento del
sistema, per permetterti al solo sguardo di avere tutto sotto controllo.
Disponibile in formato multi-lingua, può essere ulteriormente personalizzata
tramite definizione di fogli di stile specifici del cliente
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3D INFORMATICA
Document & WF Management Technology Company
Enterprise Document & WF Management
DOCWAY®: Interfaccia ALL CONTROL
Definisce nuovi standard di usabilità applicativa, dove ogni elemento è
sempre al proprio posto: il menu principale, i menu contestuali dinamici, la
barra di navigazione, la barra di ricerca, i nuovi cruscotti informativi e le
nuove Smart Action fanno sempre “da cornice” ai documenti ed ai relativi
metadati. Visualizzare un documento e i suoi metadati non è mai stato così
semplice ed intuitivo grazie al sapiente uso di aggregazioni e iconografia.
La nuova interfaccia ALL CONTROL consente, inoltre di:
‣ personalizzare la propria scrivania, sia a livello utente che di ufficio, anche con
vaschette utente per accesso immediato ai documenti / fascicoli, contenuti /
informazioni
‣ di avviare DOCWAY® personalizzando i contenuti da visualizzare nella propria Home
Page
‣ di personalizzare le SMART ACTION per avere sempre a disposizioni i comandi più
frequentemente utilizzati
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Document & WF Management Technology Company
Enterprise Document & WF ManagementDOCWAY®: Interfaccia ALL CONTROL
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3D INFORMATICA
Document & WF Management Technology Company
Enterprise Document & WF ManagementDOCWAY®: Profilazione e Accesso (ACL)
Il modulo ACL è il centro di controllo dell'intero sistema. E' il modulo attraverso
il quale si procede alla configurazione di tutto quanto necessario per un
ottimale utilizzo del sistema
Può essere integrato con i sistemi di autenticazione del Cliente
Svolge il controllo degli accessi e garantisce l’impiego degli oggetti/servizi del
sistema informatico di gestione documentale e protocollo informatico nel
rispetto delle modalità prestabilite dall'Ateneo.
Gli utenti, in base alle rispettive competenze, dispongono di autorizzazioni e
profili di accesso differenziati
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Document & WF Management Technology Company
Enterprise Document & WF ManagementDOCWAY®: Profilazione e Accesso (ACL)
Il modulo ACL consente di:
‣ gestire organizzazioni (interne) mono e/o multi-societarie, che devono/possono
essere organizzate in una o più Aree Organizzative Omogenee (AOO).
‣ Per ogni singola AOO insiste la struttura gerarchica di uffici e persone (utenti)
corrispondente all’organigramma e/o funzionigramma dell'Ente, dove ogni utente è
assegnato alla specifica Unità Organizzativa Responsabile (UOR) o Ufficio; un singolo
utente può appartenere a più gruppi di utenti, anche di AOO diverse, e può avere
più Ruoli
‣ definire, configurare e gestire un numero illimitato di profili utenti (profilazione
utente). Un profilo utente rappresenta l'insieme dei diritti (ovvero cosa può fare
l'utente sul sistema) attribuiti all'utente, all’autenticazione. Un profilo può essere
assegnato a uno o più utenti omogenei
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Document & WF Management Technology Company
Enterprise Document & WF ManagementDOCWAY®: Profilazione e Accesso (ACL)
Il modulo ACL consente di:
‣ definire, configurare e gestire un numero illimitato di gruppi di utenti e ruoli o funzioni
a cui associare gli utenti per una gestione flessibile delle competenze o funzioni di
processo
‣ definire, configurare e gestire un numero illimitato di caselle email/PEC per
l'archiviazione automatica
‣ definire, configurare e gestire i repertori archivistici assegnati al singolo utente
‣ definire, configurare e gestire l’anagrafica dei corrispondenti (esterna) di ogni
singola AOO, rendendo possibile definire la struttura organizzativa (organigramma)
analogamente alle anagrafiche interne
‣ personalizzare i livelli di riservatezza per i documenti e repertori (ad es. delibere,
verbali, decreti, fatture, ecc.)
‣ definire le deleghe di accesso (delegante e delegato)
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Document & WF Management Technology Company
Enterprise Document & WF ManagementDOCWAY®: Requisiti di Sicurezza
DOCWAY® assicura:
‣ l'univoca identificazione ed autenticazione degli utenti
‣ la protezione delle informazioni relative a ciascun utente nei confronti degli altri
‣ la garanzia di accesso alle risorse esclusivamente agli utenti abilitati
‣ la registrazione delle attività svolte da ciascun utente, in modo tale da garantirne
l'identificazione (Modulo AUDIT)
‣ l'univoca identificazione dei documenti
‣ il controllo differenziato dell'accesso alle risorse del sistema per ciascun utente o
gruppo di utenti
‣ il tracciamento di qualsiasi evento di modifica delle informazioni trattate e
l'individuazione del suo autore
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3D INFORMATICA
Document & WF Management Technology Company
Enterprise Document & WF ManagementDOCWAY®: Requisiti di Sicurezza
DOCWAY® assicura:
‣ l'accesso in delega che consente ad un utente di accedere con i diritti e le
credenziali di un'altra persona interna (che lo ha designato opportunamente) e di
tenere traccia di tutte le operazioni che vengono eseguite
‣ la produzione del registro giornaliero di protocollo, trasmesso entro la giornata
lavorativa successiva al sistema di conservazione, garantendone l'immodificabilità
del contenuto
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Document & WF Management Technology Company
Enterprise Document & WF ManagementDOCWAY®: Formazione e tenuta dei documenti
DOCWAY® consente la corretta gestione e produzione:
‣ della copia informatica di documento analogico con la dichiarazione di conformità
all'originale, certificando il processo di formazione della copia che garantisce la
corrispondenza di forma e contenuto di originale e copia
‣ della copia analogica (cartacea) di documento informatico formata mediante il
sistema di gestione documentale, conforme alle regole tecniche vigenti in materia
di formazione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione, conservazione dei
documenti informatici amministrativi
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Document & WF Management Technology Company
Enterprise Document & WF ManagementDOCWAY®: Formazione e tenuta dei documenti
Inoltre, ed in modo particolare, le funzionalità applicative e le procedure
utilizzate in DOCWAY® per la formazione dei documenti informatici
garantiscono:
‣ l’identificabilità del soggetto che ha formato il documento e l'AOO di riferimento
‣ la sottoscrizione dei documenti informatici, quando prescritta, con firma digitale ai
sensi delle vigenti norme tecniche
‣ l’idoneità dei documenti ad essere gestiti mediante strumenti informatici e ad essere
registrati mediante il protocollo informatico
‣ l’accesso ai documenti informatici tramite sistemi informativi automatizzati
‣ la leggibilità dei documenti nel tempo
‣ l’interscambiabilità dei documenti all’interno della stessa AOO e con AOO diverse o
con altri sistemi di protocollo informatico
‣ i requisiti di leggibilità, interscambiabilità, non alterabilità, immutabilità nel tempo del
contenuto e della struttura
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Document & WF Management Technology Company
Enterprise Document & WF ManagementDOCWAY®: Protocollo Informatico
DOCWAY® XML gestisce il protocollo informatico per ogni Area Organizzativa
Omogenea, nell’ambito di un sistema di gestione documentale conforme:
‣ al Codice dell’Amministrazione Digitale
‣ al rispetto della disciplina in materia di protezione di dati personali
‣ alle vigenti regole tecniche di AgID
‣ al Testo unico sulla documentazione amministrativa (TUDA), DPR del 28 dicembre
2000, n. 445
‣ alle specifiche di base ed avanzate del MoReq2, dello standard ISO 15489-1 sulla
gestione documentale (cui il MoReq fa riferimento)
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Document & WF Management Technology Company
Enterprise Document & WF ManagementDOCWAY®: Protocollo Informatico
Il registro di protocollo e la repertoriazione sono generate automaticamente
dal sistema che assegna a ciascun documento registrato il numero e la data
di protocollazione/repertoriazione.
Al sistema di protocollazione corrisponde un unico titolario di classificazione.
Gestisce uno più archivi fisici, che possono essere articolati in archivi logici
afferenti le diverse AOO, mediante l'insieme delle:
‣ risorse archivistiche: fascicoli, raccoglitori e piano di classificazione o titolario
‣ risorse informatiche: funzionalità applicative di gestione documentale, protocollo e
archivio, piattaforma documentale, PEC e posta elettronica ordinaria, cooperazione
applicativa tra Pubbliche Amministrazioni, piattaforme di interscambio
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Document & WF Management Technology Company
Enterprise Document & WF ManagementDOCWAY®: Protocollo Informatico
Per la gestione del Protocollo Informatico DOCWAY® consente:
‣ La gestione del Protocollo in Arrivo, Protocollo in Partenza, Protocollo Interno,
Protocollo Riservato, nonchè la protocollazione di Repertori Archivistici (in arrivo,
partenza interno e riservato), anche con registrazione a protocollo automatica di file
ricevuti tramite procedura di interoperabilità definita dalla Circolare Agid n. 60 del
23/01/2013
‣ La protocollazione differita per i documenti in arrivo e uno specifico scadenziario
con possibilità di impostare la notifica di allarme; è possibile la registrazione in
“bozza” di ogni documento
‣ Il controllo su documenti già registrati: prima di procedere ad una nuova
registrazione di protocollo, viene verificato se lo stesso documento è già registrato
da un altro utente e visualizzato su nuova finestra il duplicato con possibilità di
confermare o annullare l'operazione in corso
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Document & WF Management Technology Company
Enterprise Document & WF ManagementDOCWAY®: Protocollo Informatico
Per la gestione del Protocollo Informatico DOCWAY® consente:
‣ La segnatura del documento protocollato, personalizzabile, con possibilità di
scegliere quali dati stampare tra quelli di protocollazione / fascicolazione, anche
sotto forma di codice a barre; applicazione automatica del WATERMARK di
segnatura sui file PDF/A;
‣ La gestione a norma della interoperabilità tra i sistemi di protocollo informatico
tramite spedizione con posta certificata del documento firmato e della relativa
segnatura in formato XML, con gestione ed archiviazione automatica delle ricevute
di ritorno, unitamente alla protocollazione automatica e/o semi-automatica di
documenti ricevuti telematicamente da sistemi di protocollo informatico di altre
amministrazioni pubbliche
‣ Invio multiplo delle mail e pec: tutti i TO e i CC vengono inseriti nella stessa mail/pec
(rispettando le modalità di invio [TO e CC] con specifica creazione del file di
segnatura XML
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3D INFORMATICA
Document & WF Management Technology Company
Enterprise Document & WF ManagementDOCWAY®: Protocollo Informatico
Per la gestione del Protocollo Informatico DOCWAY® consente:
‣ La registrazione dei metadati per i documenti assoggettati alla protocollazione con
assoluta aderenza alle normative tecniche in tema di modalità di attribuzione
univoca del protocollo per AOO, insieme dei metadati richiesti, i metadati
obbligatori e immodificabilità degli stessi e calcolo dell'impronta
‣ La protocollazione massiva di una selezione di documenti
‣ La protocollazione di un documento, a partire da un documento già presente in
archivio (documenti non protocollati
‣ La creazione e repertoriazione automatica del registro giornaliero del protocollo,
con predisposizione per l’invio in conservazione a norma
‣ L'utilizzo di un qualsiasi dispositivo scanner su interfaccia TWAIN direttamente
connesso all postazione Client, per l'acquisizione ottica di documenti cartacei.
L'utilizzo avviene mediante uno specico plug-in. Le immagini acquisite, di norma in
formato TIFF multipagina, possono essere convertite automaticamente in formato
PDF/A
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3D INFORMATICA
Document & WF Management Technology Company
Enterprise Document & WF ManagementDOCWAY®: Protocollo Informatico
Per la gestione del Protocollo Informatico DOCWAY® consente:
‣ L'acquisizione ottica massiva mediante apposizione della segnatura, codice a barre,
QrCode con associazione automatica alla registrazione di protocollo
‣ La funzione di riconoscimento ottico sulle immagini per poter effettuare una ricerca
full-text sul contenuto acquisito
‣ L'utilizzo del registro protocollo di emergenza informatico su postazioni client
standalone: viene consegnato un CD-ROM con relativo setup di installazione, che è
in grado di effettuare registrazioni di emergenza: al termine produce un file
importabile, senza ribattiture, sul sistema in linea
‣ La trasmissione di un documento ad un ufficio/persona appartenente ad un'altra
AOO, con gestione automatica della interoperabilità così come avviene tra sistemi
di protocollo diversi
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3D INFORMATICA
Document & WF Management Technology Company
Enterprise Document & WF ManagementDOCWAY®: Archivio, Fascicoli e Titolario
La classificazione dei documenti è l’operazione finalizzata all‘organizzazione
dei documenti, secondo un ordinamento logico, in relazione alle funzioni e
alle competenze della AOO
Essa è generalmente strutturata a livelli che si articolano gerarchicamente tra
loro. Le voci di primo e secondo livello del titolario (titoli e classi) individuano
le funzioni primarie e di organizzazione dell’Ente
DOCWAY® gestisce il Titolario con una gerarchia multilivello
I successivi livelli di classificazione (raccoglitori, fascicoli, sotto-fascicoli...)
corrispondono a specifiche competenze che rientrano concettualmente
nelle macrofunzioni descritte dai primi livelli
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3D INFORMATICA
Document & WF Management Technology Company
Enterprise Document & WF ManagementDOCWAY®: Archivio, Fascicoli e Titolario
La classificazione dei documenti, destinata a realizzare una corretta
organizzazione dei documenti nell’archivio, è obbligatoria per legge e si
avvale del piano di classificazione (Titolario), cioè di quello che si suole
definire “sistema precostituito di partizioni astratte gerarchicamente ordinate,
individuato sulla base dell’analisi delle funzioni dell’ente, al quale viene
ricondotta la molteplicità dei documenti gestiti”
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3D INFORMATICA
Document & WF Management Technology Company
Enterprise Document & WF ManagementDOCWAY®: Archivio, Fascicoli e Titolario
DOCWAY® gestisce, secondo le migliori prassi archivistiche, il fascicolo digitale che
corrisponde generalmente ad una "aggregazione strutturata e univocamente
identificata di atti, documenti o dati informatici, prodotti e funzionali all’esercizio di
una specifica attività o di uno specifico procedimento.
La formazione dei fascicoli in DOCWAY® facilità la distribuzione degli stessi alle
risorse addette alle pratiche in modo da razionalizzare l’impiego delle specifiche
competenze degli appartenenti ai diversi settori di attività
Qualora un documento dia luogo all’avvio di un nuovo procedimento
amministrativo o di una nuova pratica, il soggetto preposto provvede all’apertura di
un nuovo fascicolo/sottofascicolo e assegnandolo alle risorse addette alle pratiche
La formazione di un nuovo fascicolo/sotto-fascicolo avviene attraverso l’operazione
di “apertura” che comprende la registrazione di alcune informazioni essenziali
(metadati)
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3D INFORMATICA
Document & WF Management Technology Company
Enterprise Document & WF ManagementDOCWAY®: Archivio, Fascicoli e Titolario
Ogni unità organizzativa è responsabile per la creazione e la gestione dei
fascicoli nell’ambito dei servizi di competenza e delle prestazioni effettuate.
I documenti contenuti in un fascicolo hanno di norma identica
classificazione, e sono facilmente ricercabili sia attraverso quest’ultima che
attraverso i metadati
I fascicoli possono anche essere distinti in annuali e non annuali, con
riferimento alla durata e alla tipologia delle pratiche
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3D INFORMATICA
Document & WF Management Technology Company
Enterprise Document & WF ManagementDOCWAY®: Archivio, Fascicoli e Titolario
DOCWAY®, in sintesi, consente:
‣ La personalizzazione dei fascicoli standard con aggiunta di metadati personalizzati e
possibilità di semplificazione dei metadati di default con rendering automatico delle
maschere di inserimento, ricerca, visualizzazione per fascicoli e personalizzati
‣ La personalizzazione di nuove tipologie di Fascicoli e Raccoglitori con aggiunta di
metadati personalizzati e possibilità di semplificazione dei metadati di default con
rendering automatico delle maschere di inserimento, ricerca, visualizzazione per i
documenti personalizzati;
‣ La gestione del Fascicolo del Personale e dello Studente (Fascicoli Speciali)
‣ La definizione dei repertori d'archivio con configurazione della modalità di
numerazione (per anno, continua, per intervallo temporale), della tipologia dei
documenti associati al repertorio, delle modalità di fascicolazione e della possibilità
o meno di cancellazione di un repertorio (sono per repertori non associati al
protocollo)
‣ La repertoriazione di un documento, a partire da un documento esistente
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3D INFORMATICA
Document & WF Management Technology Company
Enterprise Document & WF ManagementDOCWAY®: Archivio, Fascicoli e Titolario
DOCWAY®, in sintesi, consente:
‣ La classificazione e l'assegnazione automatica mediante la funzione “Voci di Indice”
‣ Le “Voci di Indice” sono lo strumento attraverso il quale si è possibile definire uno o
più lemmi a cui associare e definire: un oggettario per una puntuale e corretta
descrizione archivistica, la classe e il titolo per la corretta classificazione e
sedimentazione del documento in archivio, lo scarto, le assegnazioni automatiche ai
destinatari interni, l'individuazione dell'eventuale procedimento (avvio automatico di
un workflow BPM)
‣ Le “Voci di Indice” sono utilizzate in fase di registrazione di un documento (soggetto
alla registrazione a protocollo o meno) e non solo rappresentano lo strumento per un
mini “workflow predefinito” (assegnazioni), ma estendendo e garantiscono, in
automatico, una completa registrazione “archivistica” del documento
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3D INFORMATICA
Document & WF Management Technology Company
Enterprise Document & WF ManagementDOCWAY®: Archivio, Fascicoli e Titolario
DOCWAY®, in sintesi, consente:
‣ La corretta gestione archivistica dell'intero archivio, attraverso il Titolario di
classificazione multilivello, le funzioni di fascicolazione gerarchica multilivello
(fascicoli multivello) nonché aggregazioni non gerarchiche (folder) con possibilità di
assegnare un intero fascicolo in copia conoscenza
‣ La gestione dei collegamenti tra documenti, fascicoli, folder per navigazioni
trasversali; il trasferimento della titolarità di tutti i fascicoli e documenti da utente ad
un altro, ad esempio per passaggio di consegne e storicizzazione di tutte le
operazioni di smistamento del documento.
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3D INFORMATICA
Document & WF Management Technology Company
Enterprise Document & WF ManagementDOCWAY®: Documenti e flussi documentali
DOCWAY®, in sintesi, consente:
‣ Il tracciamento continuo di tutte le operazioni effettuate sul documento e/o
fascicolo, dalla registrazione e assegnazione alle modificazioni e annotazioni e la
gestione degli stati di un documento
‣ La gestione del cestino per evitare cancellazioni accidentali di documenti (valido
solo per documenti su cui è possibile la cancellazione) e con possibilità di ripristino
del documento
‣ Diverse modalità di assegnazione dei documenti: al Responsabile di un Ufficio, a tutti
gli utenti di un Ufficio, alla singola persona, a un gruppo di utenti e ad un Ruolo; le
assegnazioni vengono effettuate per Responsabilità (RPA o proprietario), in Copia
Conoscenza (anche attribuendo il diritto di intervento), per Incarico (Operatore
Incaricato) e per Conferenza di Servizi
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3D INFORMATICA
Document & WF Management Technology Company
Enterprise Document & WF ManagementDOCWAY®: Documenti e flussi documentali
DOCWAY®, in sintesi, consente:
‣ La notifica automatica (anche in modalità differita) via e-mail agli assegnatari di un
documento durante tutte le fasi di lavorazione effettuate sul documento e/o
fascicolo
‣ La gestione della presa in carico di documenti consente di richiedere, al momento
dell’assegnazione di un documento (RPA, CC, OP-InCaricato, CDS) la presa in carico
da parte dell’assegnatario che può essere una singola persona o un ruolo
‣ L'assegnazione massiva di documenti a partire da una selezione di documenti
‣ L'accesso in delega che consente ad un utente di accedere con i diritti e le
credenziali di un'altra persona interna (che lo ha designato opportunamente) e di
tenere traccia di tutte le operazioni che vengono eseguite
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3D INFORMATICA
Document & WF Management Technology Company
Enterprise Document & WF ManagementDOCWAY®: Documenti e flussi documentali
DOCWAY®, in sintesi, consente:
‣ La personalizzazione delle tipologie documentali standard ARRIVO, PARTENZA,
INTERNO, NON PROTOCOLLATO con aggiunta di metadati personalizzati e possibilità
di semplificazione dei metadati di default
‣ Utilizzo di etichette personalizzate ad integrazione delle informazioni di classificazione
‣ La personalizzazione di nuove tipologie di documenti con aggiunta di metadati
personalizzati e possibilità di semplificazione dei metadati di default con rendering
automatico delle maschere di inserimento, ricerca, visualizzazione per i documenti
personalizzati
‣ La definizione delle tipologie di allegati informatici (ad es. DOC, PDF, ZIP, EML, etc..)
ammessi in fase di registrazione di un documento
‣ Il caricamento di un file ZIP con scompattamento dei singoli file con verifica e
salvataggio dei soli formati ammissibili
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3D INFORMATICA
Document & WF Management Technology Company
Enterprise Document & WF ManagementDOCWAY®: Firma Digitale
DOCWAY®, in sintesi, consente:
‣ In ottemperanza a quanto previsto da normative e regolamenti, DOCWAY® XML
supporta le seguenti modalità di firma digitale, che sono state integrate anche nella
funzionalità “Gestione Libro Firma”. Sono inoltre allo studio funzionalità di Firma
grafometrica su supporto di firma in formato A4
‣ FIRMA DIGITALE - La funzione di firma viene eseguita tramite un’applet java che si
attiva all’atto della richieste di firma; tale modalità consente il riconoscimento del
dispositivo di firma digitale collegato alla postazione con la quale firmare il
documento
‣ FIRMA DIGITALE REMOTA - La funzionalità, al momento della richiesta di firma digitale
di un documento, invoca i servizi di firma remota appositamente configurati con la
quale si procede alla firma del documento
‣ DOCWAY® supporta i servizi di firma remota di Unimatica (con OTP e Marcatura
Temporale), Engineering, InfoCamere, Aruba
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3D INFORMATICA
Document & WF Management Technology Company
Enterprise Document & WF ManagementDOCWAY®: Ricerche
Ogni documento, inteso come l’insieme dei metadati descrittivi e i suoi
documenti digitali, può essere ricercato per mezzo di potenti funzioni di
Information Retrieval, rese immediate e semplici grazie ad un’interfaccia
appositamente studiata per aiutare l’utente in ogni fase
Ricerca FULL TEXT like GOOGLE applicata sia ai metadati che ai contenuti dei
documenti (Adobe PDF, Microsoft Office, Open Office, etc, TIFF processati
con OCR)
Utilizzo dei vocabolari di campo
Espressioni con operatori logici (AND OR NOT)
Utilizzo di un sofisticato albero delle ricerche, che tiene memoria delle
ricerche effettuate, fino alla possibilità di “collezionare” le proprie ricerche
ricorrenti all’interno della propria scrivania virtuale
Salvataggio delle ricerche effettuate mediante vaschette utente
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3D INFORMATICA
Document & WF Management Technology Company
Enterprise Document & WF ManagementDOCWAY®: Firma Digitale
DOCWAY®, in sintesi, consente di verificare:
‣ che il documento non è stato modificato dopo la firma
‣ che il certificato del sottoscrittore è garantito da una Autorità di Certificazione (CA)
inclusa nell’Elenco Pubblico dei Certificatori
‣ che il certificato del sottoscrittore non è scaduto
‣ che il certificato del sottoscrittore non è stato sospeso o revocato
‣ la presenza e validità della marcatura temporale
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3D INFORMATICA
Document & WF Management Technology Company
Enterprise Document & WF ManagementDOCWAY®: eMAIL / PEC
DOCWAY® dispone di un modulo specifico (MSA) per l’archiviazione delle eMail/
PEC, che non deve essere visto come un completamento del sistema di posta
elettronica già in essere, bensì come fondamentale risorsa d’Archivio e Gestione
Documentale
La sua primaria funzione è quella di monitorare le caselle mail e PEC aziendali e di
realizzare una registrazione automatica delle mail e degli allegati digitali, ai fini di
una corretta formazione dell’Archivio documentale, secondo modelli definibili
dall’utente
Ogni mail/PEC viene così trasformata in un “documento vero”, immediatamente
disponibile e correttamente registrato in Archivio
ll documento può essere registrato come documento non protocollato e/o come
documento in arrivo in bozza, ovvero può essere automaticamente protocollato, se
necessario, così come può essere automaticamente repertoriato, classificato,
fascicolato ed assegnato all’interno della Struttura Organizzativa
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3D INFORMATICA
Document & WF Management Technology Company
Enterprise Document & WF ManagementDOCWAY®: eMAIL / PEC
Per ogni casella mail/PEC definita nel modulo ACL e gestita dall’archiviatore è
possibile definire il corrispondente processo d’Archivio e di distribuzione interna; così
come è possibile la gestione illimitata di caselle mail/PEC per ogni Ente o AOO,
UOR, RUOLO
Particolare attenzione è stata posta alla individuazione delle modalità operative per
la gestione del processo di archiviazione della PEC finalizzato al miglioramento della
“conservazione digitale a norma” mediante specifica gestione dei formati digitali
consentiti all’interno di DOCWAY® XML
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3D INFORMATICA
Document & WF Management Technology Company
Enterprise Document & WF ManagementDOCWAY®: eMAIL / PEC
DOCWAY®, in sintesi, consente di:
‣ Limitare il formato dei file da allegare a documenti protocollati e repertoriati tramite
un modulo di configurazione dei formati ammessi
‣ Analizzare formato degli allegati ricevuti via PEC ed eventualmente inviare via PEC in
risposta “di ripudio” se non rispondenti ai formati ammessi
‣ Registrare un documento cartaceo – via scanner – in un TIFF multi pagina e PDF, ma
di inviare tramite interoperabilità e in conservazione digitale solo la conversione in
PDF con watermark contenente i dati di registrazione (data, n. di protocollo,
classificazione, n. del fascicolo e n. degli allegati)
‣ Configurare la procedura di archiviazione delle mail e Pec associate AOO/UOR/
RUOLO
‣ Qualora il sistema intercetti una email/PEC inviate a una o più caselle di posta
definite per AOO/UOR , può essere attività la registrazione di un singolo documento
con assegnazione in Conferenza di Servizi degli RPA delle caselle che ricevono la
email/PEC
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3D INFORMATICA
Document & WF Management Technology Company
Enterprise Document & WF ManagementDOCWAY®: eMAIL / PEC
Il modulo MSA di DOCWAY® dispone di una specifica Console che permette
di monitorare lo stato dei messaggi archiviati, evidenziando lo stato
dell’ultima esecuzione dell’MSA e gli errori riscontrati nello scaricamento dei
singoli messaggi email/PEC, suddivisi in base alla casella mail di provenienza.
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3D INFORMATICA
Document & WF Management Technology Company
Enterprise Document & WF ManagementDOCWAY®: PEC Manager
Insieme di funzionalità avanzate e configurabili che permettono di gestire
l'intero ciclo di gestione di una MAIL o di una PEC pervenuta all'Ente
(Workflow):
‣ Registrazione
‣ Assegnazione agli incaricati
‣ Presa in carico
‣ Stato della lavorazione
‣ Monitoring
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3D INFORMATICA
Document & WF Management Technology Company
Enterprise Document & WF ManagementDOCWAY®: PEC Manager
Il flusso di lavoro prevede che un documento possa essere in uno dei seguenti
stati:
‣ Archiviato
‣ Assegnato
‣ Rigettato
‣ Preso in carico
‣ Lavorato
E' presente un sistema di notifiche temporizzato che invia una mail di notifica
sia all’amministratore, sia all'operatore incaricato della presenza di
documenti in stato ASSEGNATO o PRESO IN CARICO
Inoltre, se sono trascorsi i termini (configurabili da property) per il passaggio di
stato, il sistema invierà una notifica di scadenza termini
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3D INFORMATICA
Document & WF Management Technology Company
Enterprise Document & WF ManagementDOCWAY®: PEC Manager
Qualora per documento nello stato LAVORATO, si renda necessario riaprire la
sua lavorazione è sempre possibile riportare il documento allo stato PRESO IN
CARICO.
Pertanto un documento preso in carico potrà avere infiniti e ciclici
cambiamenti di stato/lavorazione
PRESO IN CARICO LAVORATO
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3D INFORMATICA
Document & WF Management Technology Company
Enterprise Document & WF ManagementDOCWAY®: Fattura PA
Il modulo per la gestione della fatturazione elettronica di DOCWAY® è stato
ideato per essere utilizzato sia dalle Pubbliche Amministrazioni sia dai Fornitori
della stessa, in quanto in grado di gestire sia il ciclo passivo (ricezione delle
fatture PA) sia il ciclo attivo (emissione della fattura PA e trasmissione tramite il
Sistema di Interscambio)
Per gli utenti abilitati alla Gestione delle Fatture, DOCWAY® mette a
disposizione uno specifico cruscotto (vaschetta) con evidenza delle fatture
da notificare, in decorrenza termini e da inviare (nel caso di fatture attive).
La fattura XML potrà essere visualizzata, oltre che interfacciando il foglio di
stile standard previsto dallo SdI, mediante produzione run-time di un file pdf,
comprensivo della segnatura di protocollo
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3D INFORMATICA
Document & WF Management Technology Company
Enterprise Document & WF ManagementDOCWAY®: Fattura PA
DOCWAY®, in sintesi, consente:
‣ Gestione del formato XML Fattura PA;
‣ Registrazione delle fatture nel sistema documentale (repertoriazione e
protocollazione);
‣ Trasmissione della Fattura PA XML firmata digitalmente tramite il Sistema di
Interscambio, utilizzando il ServizioPEC (Ciclo Attivo);
‣ Ricezione della Fattura PA XML firmata digitalmente tramite il Sistema di
Interscambio, utilizzando il ServizioPEC (Ciclo Passivo);
‣ Gestione delle ricevute emesse dal SdI;
‣ Invio in conservazione delle fatture e delle ricevute del SdI (tramite l’utilizzo del
modulo EXTRAWAY Bridge)
‣ Integrazione con i principali Sistema di Contabilità attraverso l'utilizzo dei Servizi WEB
(Web Service) o del modulo opzionale Bridge
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3D INFORMATICA
Document & WF Management Technology Company
Enterprise Document & WF ManagementDOCWAY®: Procedimenti in qualità
Definizione e gestione in qualità di un procedimento attraverso semplici
personalizzazioni di raccoglitori e fascicoli e dei documenti attesi per il singolo
procedimento
Creazione automatica di tutti i documenti previsti con realizzazione di un
indice dinamico, attraverso il quale poter lavorare con facilità ed
immediatezza e sopratutto in qualità
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Enterprise Document & WF ManagementDOCWAY®: Procedimenti in qualità
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Enterprise Document & WF ManagementDOCWAY®: BPM
Modalità completamente integrata in DOCWAY® della componente
applicativa dedicata alla gestione e controllo dei WorkFlow, realizzati con il
software di mercato BONITA WORKFLOW SOFTWARE
Disponibilità di connettori applicativi DOCWAY® BONITA necessari al
completo controllo di un workflow documentale (documenti e fascicoli)
Da semplici flussi di revisione e approvazione fino a processi aziendali
complessi, stratificati e prodotti in più stadi temporali e da diverse titolarità.
I procedimenti aziendali possono essere collegati a temporizzatori, che
calcolano in automatico le tempistiche impostate per il procedimento, e
allertano gli utenti nel caso in cui il procedimento sia in scadenza
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Enterprise Document & WF ManagementDOCWAY®: BPM
BONITA WF offre un designer grafico per la configurazione dei flussi, che
possono poi essere importati (nel formato nativo di Bonita) all’interno di
DOCWAY® tramite un’apposita interfaccia applicativa
Ogni utente visualizza immediatamente i processi che gli sono stati assegnati
‣ tramite apposite scrivanie in cui sono riportati i documenti sui quali è attivo un
processo e devono essere effettuate delle operazioni
‣ tramite la ricezione di mail di notifica su tutti gli eventi fondamentali del flusso
(attivazione, scadenze, esecuzione di attività)
‣ tramite la visualizzazione grafica del processo per visualizzare in tempo reale le fasi di
svolgimento del procedimento, i partecipanti, le scadenze.
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