WAM Dig & Dem OBIETTIVO - Gestione Paperless documenti del personale pregresso e corrente - Faber System
←
→
Trascrizione del contenuto della pagina
Se il tuo browser non visualizza correttamente la pagina, ti preghiamo di leggere il contenuto della pagina quaggiù
WAM
Dig & Dem
OBIETTIVO
Gestione Paperless documenti del personale
pregresso e corrente
IL DOCUMENT MANAGEMENT PER IL PERSONALE
INTEGRAZIONE
ARCHIVIAZIONE GESTIONE NUOVI
DIGITALIZZAZIONE CON SISTEMI E
RITIRO ON LINE DOCUMENTI STOCCAGGIO
ARCHIVIO PREGRESSO SOLUZIONI IN USO
Ritiro dei Normalizzazione, Pubblicazione ed Gestione nuovi documenti Archiviazione
Integrazione con
documenti dematerializzazione, archiviazione on line per con scansione e upload o in originali
sistemi ERP del
presso sede attribuzione categoria consultazioni lato ufficio modalità paperless con cartacei
Cliente
del cliente documentale HR e lato dipendente firma digitale. Soluzioni
integrate di Workflow
approvativo
GESTIONE DEL PERSONALE E DOCUMENT MANAGEMENT FASCICOLO DIPENDENTI DIGITALIZZAZIONE DOCUMENTAZIONE PREGRESSA E NUOVA CARTACEA GESTIONE DOCUMENTAZIONE PREGRESSA E NUOVA IN DIGITALE DOCUMENTI WELFARE
IL DOCUMENT MANAGEMENT PER IL PERSONALE I progetti di gestione dell’archivio del personale presentano diverse componenti : ➢ Gestione dell’archivio pregresso delle cartelle del personale dei «Dipendenti Attivi» ➢ Gestione della « Nuova Documentazione » afferente l’archivio dei « Dipendenti Attivi » ➢ Gestione archivio delle cartelle del personale dei «Dipendenti Cessati» ➢ «Conservazione sostituiva del Libro Unico del Lavoro» (L.U.L.) . ➢ Gestione «Nota spese» ➢ Gestione documentazione « welfare»
Focus su: Casi di Successo
Guess
LEGAL ENTITY : N.1
DIPENDENTI : N. 520
SEDI : unica
PERIMETRO: documentazione cartacea pregressa + nuova
documentazione cartacea ed elettronica ambito HR con firma
SERVIZI EROGATI su documentazione cartacea pregressa:
• Analisi documentazione pregressa ed identificazione congiunta
di N. 5 tipologie documentali
• Documenti contrattuali
• Permessi
• Tasse
• Policy /trattamento dati
• Corrispondenza/affitto/corsi
• Inscatolamento, ritiro e trasferimento c/o sede Faber della
documentazione pregressa in n. 3 tranche
• Normalizzazione, scansione, rilevazione anagrafica dipendente
e match con il file fornito dal cliente
• Attribuzione categoria documentale ad ogni singolo documento
sulla base delle regole preventivamente condivise
• Pubblicazione on line su portale WAM di dati e immagini
oggetto di scansione
• Restituzione documentazione cartacea in apposite scatole
Guess
SERVIZI EROGATI su nuova documentazione HR :
• Configurazione PROCESSO DI FIRMA (OTP)
• Configurazione processo di WORKFLOW APPROVATIVO:
previsti 2 livelli (Il primo coinvolge il manager del
dipendente che apporrà solo flag di approvazione)
• Configurazione processo di DISTRIBUTION
Invio mail al dipendente con link al documento per
apposizione firma OTP o per flag di presa visione (on-
line)
• Conservazione a norma della documentazione
elettronica con firma digitale
• Integrazione Web service con sistemi aziendali per
aggiornamento anagrafica in tempo reale
• Configurazione accessi in SSO: utilizzo dell’utenza
aziendale per l’accesso al portale WAM
DHL Global Forwarding
LEGAL ENTITY: N.1
DIPENDENTI: N. 600
SEDI: unica
PERIMETRO: gestione documentazione cartacea pregressa + nuova
documentazione cartacea ed elettronica
SERVIZI EROGATI :
• Analisi documentazione pregressa ed identificazione congiunta di n. 3 tipologie
documentali
• Gestione rapporto di Lavoro
• Documentazione amministrativa
• Varie
• Inscatolamento, ritiro e trasferimento c/o sede Faber della documentazione
pregressa in 3 tranche
• Importazione file con anagrafica dipendenti
• Normalizzazione, scansione, rilevazione anagrafica dipendente e match con il file
fornito dal cliente
• Attribuzione categoria documentale ad ogni singolo documento sulla base delle
regole preventivamente condivise
• Segmentazione documenti DIRIGENTI
• Pubblicazione on line su portale WAM di dati e immagini
• Definizione utenze con privilegi differenti
• Configurazione funzionalità di upload nuova documentazione da parte degli
utenti HR in modo da avere la CARTELLA DIPENDENTE completa e aggiornata in
tempo reale
• Archiviazione fisica documenti cartacei
Basf Italia
LEGAL ENTITY : N.1
DIPENDENTI : N. 1.152
SEDI : n. 7
PERIMETRO: documentazione cartacea pregressa + nuova
documentazione cartacea/elettronica HR
SERVIZI EROGATI :
• Analisi documentazione pregressa ed identificazione congiunta di n. 9 tipologie documentali
• Documenti personali dipendente
• Iscrizione ai fondi
• TFR
• Rapporti di Lavoro – Variazioni, assenze, politica retributiva
• Learning&Development
• Contenziosi e disciplinari
• Modulistica e lettere varie
• Health&Safety
• Cessazione rapporto di lavoro
• Inscatolamento, ritiro e trasferimento c/o sede Faber della documentazione pregressa in diverse
tranche con SLA di termine lavorazione di ogni singola tranche predefiniti (8 giorni lavorativi)
• Importazione file con anagrafica dipendenti
• Normalizzazione con estrazione certificati medici/fotografie/libretti di lavoro, scansione,
rilevazione anagrafica dipendente e match con il file fornito dal cliente
• Attribuzione categoria documentale ad ogni singolo documento sulla base delle regole
preventivamente condivise
• Pubblicazione on-line su portale WAM di dati e immagini
• Restituzione documentazione cartacea in apposite scatole (il numero identificativo della scatola è
un metadato rilevabile on line)
• Definizione utenze di accesso con privilegi differenti (per sede/tipologia documentale…)
• Configurazione funzionalità di upload nuova documentazione da parte degli utenti HR in modo
da avere la CARTELLA DIPENDENTE completa e aggiornata in tempo reale
Banca Mediolanum
LEGAL ENTITY : N. 7
DIPENDENTI : N. 2388
SEDI : DIVERSE
PERIMETRO : gestione nuova documentazione elettronica HR
• Analisi processi in essere identificazione congiunta di n. 9 tipologie
documentali
• Assunzione (contenente Lettera + starter pack - COB, etc.)
• Variazioni (ANF, TFR, Pignoramenti, Deleghe, Orari lavoro, Detrazioni)
• Assenza/Presenza (infortunio, malattia, maternità, aspettative, ferie, permessi)
• Politica retributiva e Incentivazione
• Riservata HR (lettera di contestazione, scritture private, iscrizione sindacale)
• Configurazione processo di DOCUMENT COMPOSITION :
• Creazione congiunta di layout con tag di firma ed archiviazione on
line (a regime il cliente ha la possibilità di creare in autonomia
nuovi layout coerenti con l’impostazione dei dati variabili
predefiniti)
• Configurazione PROCESSO DI FIRMA (OTP) :
• Il 25% dei nuovi documenti prodotti richiedono firma solo lato
azienda; il 25% richiedono firma solo lato dipendente; il 50%
richiedono solo flag di presa visione
• Configurazione processo di WORKFLOW APPROVATIVO
• Configurazione processo di DISTRIBUTION
• Invio mail al dipendente con link al documento per apposizione
firma OTP o per flag di presa visione (on line)Banca Mediolanum
SERVIZI :
• Configurazione funzionalità di upload di nuovi documenti
da parte del dipendente con invio mail di alert verso HR
• Pubblicazione ed archiviazione dati e immagini su portale
WAM per successive consultazioni
• Integrazione Web service con sistemi aziendali per
aggiornamento anagrafica in tempo reale
• Configurazione accessi in SSO : utilizzo dell’utenza aziendale
per l’accesso al portale WAMAdecco - Badenoch&Clark Spring Professional Digitalizzazione, gestione firma digitale, archiviazione e conservazione sostitutiva per Documenti HR • lettere di assunzione • contratti clienti • lettere di prolungamento • documentazione contrattuale 360 utenti con firma digitale 25.000 utenti con firma elettronica avanzata 100.000 documenti elaborati 200.000 SMS trasmessi per OTP
IKEA Comunicazioni HR in formato digitale, firma dei dipendenti grafometrica / OTP e conservazione sostitutiva per alcuni documenti • documenti e comunicazione dei dipendenti • cedolini • LUL • modelli 730/770 7.000 dipendenti 1.450.000 documenti pregressi 200.000 Running Annuale
ELPE HR SERVIZI: • Archiviazione e Conservazione Sostitutiva • Firma Digitale Grafometrica Per Contratti Dipendenti • Gestione PEC • Invio raccomandate per comunicazione dipendenti DOCUMENTI GESTITI: • Lettere Assunzione • Contratti Clienti • Lettere Prolungamento • Documentazione Contrattuale (Contratti di assunzione) • LUL
UNA PANORAMICA DEI NOSTRI CLIENTI
CONTATTI FABER SYSTEM SRL Via Ettore Bugatti, 15 – 20142 Milano Tel: 02.8914031 Fax: 02.817533 Mail: fabersystem@fabersystem.it
Puoi anche leggere
