MANUALE DI GESTIONE DOCUMENTALE - Sogei
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MANUALE DI GESTIONE DOCUMENTALE 13 SETTEMBRE 2021
INDICE
1. EVOLUZIONE DEL DOCUMENTO 5
2. INTRODUZIONE 6
2.1 PREMESSA 6
2.2 RIFERIMENTI NORMATIVI 7
2.3 GLOSSARIO 7
2.4 APPROVAZIONE ED AGGIORNAMENTO DEL MANUALE 10
3. IL SISTEMA DI GESTIONE DOCUMENTALE 11
3.1 AREE ORGANIZZATIVE OMOGENEE E MODELLO ORGANIZZATIVO 11
3.2 IL RESPONSABILE DELLA GESTIONE DOCUMENTALE 11
3.3 DESCRIZIONE DEL SISTEMA INFORMATICO 12
3.4 LA SICUREZZA DEL SISTEMA DI GESTIONE DOCUMENTALE 16
3.5 POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA 17
3.6 POSTA ELETTRONICA ORDINARIA 18
4. LA FORMAZIONE DEI DOCUMENTI 20
4.1 MODALITÀ DI FORMAZIONE DEI DOCUMENTI E CONTENUTI MINIMI 20
4.2 I FORMATI DEI DOCUMENTI INFORMATICI PRODOTTI INTERNAMENTE 21
4.2.1 Accessibilità dei documenti informatici 22
4.3 FIRMA DEI DOCUMENTI INFORMATICI 22
4.4 COPIE E DUPLICATI 23
5. LA TRASMISSIONE DEI DOCUMENTI 24
5.1 RICEZIONE DEI DOCUMENTI 24
5.1.1 Ricezione e gestione dei messaggi di posta elettronica certificata 25
5.1.2 Ricezione della posta elettronica ordinaria 25
5.1.3 Ricezione tramite servizi applicativi 26
5.1.4 Ricezione su supporto removibile 26
5.1.5 Ricezione dei documenti su supporto cartaceo 26
5.2 SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI 27
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6. LA REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI 29
6.1 DOCUMENTI SOGGETTI A REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO 29
6.2 DOCUMENTI NON SOGGETTI A REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO 29
6.3 MODALITÀ DI REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO DEI DOCUMENTI 29
6.3.1 Segnatura di protocollo 32
6.3.2 Annullamento e modifica delle registrazioni di protocollo 33
6.3.3 Documenti con firma illeggibile o non firmati 33
6.4 REGISTRO GIORNALIERO DI PROTOCOLLO 33
6.5 REGISTRO DI EMERGENZA 34
6.6 REGISTRO INTERNO 34
7. ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI 36
7.1 ASSEGNAZIONE 36
7.2 MODIFICA DELLE ASSEGNAZIONI 37
7.3 TIPIZZAZIONE DEI DOCUMENTI 37
7.4 IL FLUSSO DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI 37
8. CLASSIFICAZIONE E FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI 38
8.1 CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI SECONDO IL PIANO DI CLASSIFICAZIONE 38
8.2 REDAZIONE E AGGIORNAMENTO DEL PIANO DI CLASSIFICAZIONE 38
8.3 LA FORMAZIONE DELL’ARCHIVIO DEI DOCUMENTI INFORMATICI 39
8.4 PIANO DI FASCICOLAZIONE O PIANO DI ORGANIZZAZIONE DELLE AGGREGAZIONI DOCUMENTALI 39
8.5 PROCESSO DI FORMAZIONE ED IDENTIFICAZIONE DEI FASCICOLI 40
8.6 MODIFICA DELLE ASSEGNAZIONI DEI FASCICOLI 41
8.7 ALIMENTAZIONE DEI FASCICOLI 41
8.8 CHIUSURA DEI FASCICOLI 42
9. CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI 43
10. ACCESSO 44
10.1 ACCESSO AL SISTEMA DI GESTIONE E LIVELLI DI RISERVATEZZA 44
10.2 ACCESSO ESTERNO 44
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11. ALLEGATI 45
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1. EVOLUZIONE DEL DOCUMENTO
Versione Data Descrizione modifiche
1.0 9 ottobre 2015 Prima emissione del documento
Aggiornamento del Glossario (par. 2.3)
Aggiornamento della descrizione del sistema informatico SD per
evoluzione del sistema (par. 3.1, 3.2, 3.4, 3.6)
Aggiornamento dell’elenco delle caselle di posta elettronica
ordinaria e certificata definite per lo scambio di corrispondenza
(par. 3.8, 5.1.2)
Aggiornamento formato di firma digitale (par. 4.3)
Aggiornamento copie informatiche di documenti analogici (par. 4.5)
14 dicembre
2.0 Integrazione dei registri di corrispondenza particolari con il
2017
Registro accesso civico generalizzato (par. 6.3) e dei registri interni
(par. 6.8)
Aggiornamento assegnazione dei documenti in ingresso (par. 8.1)
Tipizzazione documenti con l’aggiunta dell’allegato 10 “Tipologie dei
documenti” (par. 8.3)
Aggiornamento Piano di Classificazione e Piano di Fascicolazione
(par. 9.1, 9.2, 9.5, 9.7, 9.8)
Aggiornamento elenco allegati (par. 13)
Aggiornamento Responsabile della Gestione documentale
(par.3.2)
Aggiornamento organizzativo (par.2.4)
3.0 01 agosto 2019 Aggiornamento dell’elenco delle caselle di posta elettronica
certificata e ordinaria definite per lo scambio di corrispondenza
(par. 3.6 e 3.7)
Integrazione dei registri di corrispondenza particolari con il
Registro del Data protection Officer (DPO) (par. 6.3)
Aggiornamento alle Linee guida di AgID del 10 settembre 2020 e
ss.mm.ii.
Riorganizzazione completa dei contenuti, con particolare riguardo
a:
riorganizzazione della struttura
13 settembre riferimenti normativi
4.0
2021 glossario
allineamento all’organizzazione aziendale vigente
adeguamento agli standard redazionali e di accessibilità di
Sogei
descrizione dell’integrazione con i servizi applicativi
integrazione dei documenti non soggetti a registrazione di
protocollo
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2. INTRODUZIONE
2.1 PREMESSA
Sogei S.p.A. (d’ora in poi Sogei), società interamente partecipata dal Ministero dell’Economia
e delle Finanze, è stata inserita all’interno dell’Elenco ISTAT contenente le Amministrazioni
Pubbliche del Conto economico consolidato individuate ai sensi della Legge di contabilità e
finanza pubblica nell’elenco pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale - Serie Generale n. 210 del
10 settembre 2014.
L’inserimento nel predetto elenco ha come conseguenza l’inclusione di Sogei nell’ambito
soggettivo di applicazione di numerosi provvedimenti normativi relativi al settore pubblico,
tra i quali rientra il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) - decreto legislativo n. 82 del
2005 e ss.mm.ii.
In ottemperanza a quanto previsto dalle Linee guida AgID in materia di formazione,
gestione e conservazione dei documenti informatici, Sogei ha redatto il presente Manuale
con l’obiettivo di descrivere il sistema di gestione dei documenti, anche ai fini della
conservazione, e di fornire le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la
tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e dei fascicoli.
Il Manuale è destinato alla più ampia diffusione interna ed esterna, in quanto fornisce le
indicazioni per eseguire correttamente le operazioni di formazione, registrazione,
classificazione, fascicolazione e archiviazione dei documenti; pertanto si rivolge agli
operatori di protocollo, a tutti i dipendenti e ai soggetti esterni che si relazionano con la
Società.
In particolare, il Manuale disciplina:
le modalità informatiche di formazione degli originali dei documenti della Società e la
loro gestione;
la gestione dei flussi documentali;
le modalità di accesso alle informazioni da parte di coloro che ne hanno titolo o
interesse.
Il presente Manuale, ad eccezione di alcuni allegati contenenti informazioni confidenziali
e/o di interesse esclusivamente interno, è pubblicato sul sito internet istituzionale di Sogei
sotto la sezione “Società trasparente / Altri contenuti”.
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2.2 RIFERIMENTI NORMATIVI
Di seguito i principali riferimenti normativi:
Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD): il decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82
e ss.mm.ii.
Legge sul procedimento amministrativo: la legge 7 agosto 1990, n. 24.
Regolamento europeo per la protezione dei dati personali 2016/679/UE (GDPR):
Legge sull’accessibilità: la legge 9 gennaio 2004, n. 4 – Disposizioni per favorire
l’accesso dei disabili agli strumenti informatici e ss.mm.ii
Decreto Trasparenza: il decreto legislativo 14 marzo 2013, n. 33 – Riordino della
disciplina riguardante gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione delle
informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni.
Testo Unico (TUDA): il decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n.
445 - Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di
documentazione amministrativa.
Regole tecniche per il protocollo: il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri
del 3 dicembre 2013, recante “Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli
articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell’Amministrazione digitale di cui al
decreto legislativo n. 82”.
Linee guida AgID, sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti
informatici e relativi allegati: versione del 10 settembre 2020 e ss.mm.ii
Linee guida AgID sull’accessibilità degli strumenti informatici, del 23 luglio 2020
2.3 GLOSSARIO
Aggregazione documentale informatica: insieme di documenti informatici o insieme
di fascicoli informatici riuniti per caratteristiche omogenee, in relazione alla natura e
alla forma dei documenti o in relazione all’oggetto e alla materia o in relazione alle
funzioni dell’ente.
Archivio dei documenti informatici: Complesso dei documenti informatici prodotti o
acquisiti da un soggetto pubblico o privato durante lo svolgimento della propria attività,
organizzati in aggregazioni documentali informatiche.
Area Organizzativa Omogenea (AOO): insieme di funzioni e di uffici individuati
dall'ente al fine di gestire i documenti in modo unitario e coordinato, secondo quanto
disposto dall’art. 50 comma 4 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445. Essa rappresenta il
canale ufficiale per l'invio di istanze e l'avvio di procedimenti amministrativi.
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Autenticità: caratteristica in virtù della quale un oggetto deve considerarsi come
corrispondente a ciò che era nel momento originario della sua produzione. Pertanto un
oggetto è autentico se nel contempo è integro e completo, non avendo subito nel corso
del tempo o dello spazio alcuna modifica non autorizzata. L'autenticità è valutata sulla
base di precise evidenze.
Classificazione di archivio: attività di organizzazione di tutti i documenti secondo uno
schema costituito da un insieme di voci articolate in modo gerarchico (Piano di
classificazione) e che individuano, in astratto, le funzioni, competenze, attività e/o
materie del soggetto produttore.
Conservazione dei documenti digitali: insieme delle attività finalizzate a definire ed
attuare le politiche complessive del sistema di conservazione e a governarne la gestione
in relazione al modello organizzativo adottato, garantendo nel tempo le caratteristiche
di autenticità, integrità, leggibilità, reperibilità dei documenti.
Dematerializzazione: processo finalizzato all’eliminazione dei supporti documentali
cartacei mediante la “conversione” di un documento cartaceo in un documento
informatico, preservandone sia il relativo valore giuridico e probatorio (in base al
formato documentale scelto e agli eventuali strumenti di firma elettronica o riferimento
temporale associati allo stesso documento, nonché all’archiviazione in un sistema di
gestione sicuro, fino alla conservazione a norma), sia gli elementi afferenti al contesto
archivistico di riferimento (ad, esempio, trasponendo nel contesto digitale le
informazioni relative alla classificazione del documento ed effettuando
opportunamente la fascicolazione e la metadatazione del documento informatico che
viene creato per sostituire l’originale cartaceo).
Documento elettronico: qualsiasi contenuto conservato in forma elettronica, in
particolare testo o registrazione sonora, visiva o audiovisiva.
Documento informatico: Documento elettronico che contiene la rappresentazione
informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti.
Fascicolo informatico: aggregazione documentale informatica strutturata e
univocamente identificata contenente atti, documenti o dati informatici prodotti e
funzionali all’esercizio di una attività o allo svolgimento di uno specifico procedimento.
Firma elettronica qualificata (FEQ) / Firma digitale: La firma elettronica qualificata
(FEQ) - o firma digitale - è il risultato di una procedura informatica, detta validazione,
che garantisce l’autenticità, l’integrità e il non ripudio dei documenti informatici. In Italia
“firma elettronica qualificata” e “firma digitale” sono sostanzialmente sinonimi. Il
Regolamento eIDAS ne dà questa definizione: "Firma elettronica avanzata creata da un
dispositivo per la creazione di una firma elettronica qualificata e basata su un certificato
qualificato per firme elettroniche" e stabilisce che una firma elettronica qualificata ha
effetti giuridici equivalenti a quelli di una firma autografa.
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Gestione Documentale: processo finalizzato al controllo efficiente e sistematico della
produzione, ricezione, tenuta, uso, selezione e conservazione dei documenti.
Integrità: caratteristica di un documento informatico o di un'aggregazione
documentale in virtù della quale risulta che essi non hanno subito nel tempo e nello
spazio alcuna alterazione non autorizzata. La caratteristica dell'integrità, insieme a
quella della completezza, concorre a determinare la caratteristica dell'autenticità.
Manuale di conservazione: documento informatico che descrive il sistema di
conservazione e illustra dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli
svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la
descrizione delle architetture e delle infrastrutture.
Manuale di gestione documentale : documento informatico che descrive il sistema di
gestione, anche ai fini della conservazione, dei documenti informatici e fornisce le
istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo
informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi.
Piano di classificazione (Titolario): struttura logica che permette di organizzare
documenti e oggetti digitali secondo uno schema desunto dalle funzioni e dalle attività
dell'amministrazione interessata.
Piano di conservazione: documento, allegato al Manuale di gestione documentale e
integrato con il sistema di classificazione, in cui sono definiti i criteri di organizzazione
dell'archivio, di selezione periodica e di conservazione.
Piano di fascicolazione (Piano di organizzazione delle aggregazioni documentali):
Strumento integrato con il sistema di classificazione finalizzato a individuare le tipologie
di aggregazioni documentali (tipologie di serie e tipologie di fascicoli) che devono essere
prodotte e gestite in rapporto ai procedimenti e attività in cui si declinano le funzioni
svolte dall’ente
Posta elettronica certificata (PEC): sistema di comunicazione in grado di attestare
l'invio e l'avvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute
opponibili ai terzi (CAD)
Registro di protocollo: registro informatico ove sono memorizzate le informazioni
prescritte dalla normativa per tutti i documenti ricevuti e spediti da un ente e per tutti i
documenti informatici dell'ente stesso.
Responsabile della gestione documentale (RGD): soggetto responsabile della
gestione del sistema documentale o responsabile del servizio per la tenuta del
protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, ai sensi
dell’articolo 61 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445
Sistema di conservazione: insieme di regole, procedure e tecnologie che assicurano
la conservazione dei documenti informatici in attuazione a quanto previsto dall’art. 44,
comma 1, del CAD.
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Sistema di gestione informatica dei documenti: insieme delle risorse di calcolo, degli
apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle
organizzazioni per la gestione dei documenti. Nell’ambito della pubblica
amministrazione è il sistema di cui all'articolo 52 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445.
2.4 APPROVAZIONE ED AGGIORNAMENTO DEL MANUALE
Il presente Manuale di gestione documentale è adottato secondo quanto previsto al par.
3.5 delle Linee guida AgID.
Il manuale “descrive il Sistema di gestione informatica dei documenti e fornisce le istruzioni
per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della
gestione dei flussi documentali e degli archivi”.
Esso è predisposto a cura del Responsabile della gestione documentale (RGD) ed è
approvato dal Responsabile della Funzione “Cross-service & Solution”.
La prima versione è stata predisposta dal RGD, supportato da un gruppo di lavoro aziendale
trasversale che ha compiuto un’analisi dei flussi documentali aziendali in collaborazione
con tutte le strutture organizzative aziendali di Sogei al fine di fornire le indicazioni utili per
determinare il modello organizzativo di gestione della documentazione, la definizione del
Piano di classificazione dei documenti e la costituzione dell’Archivio aziendale dei documenti
informatici.
Gli allegati al presente manuale, essendo documenti di natura tecnica, sono approvati ed
emessi dal RGD.
Il manuale è aggiornato ogni qualvolta il RGD ne rilevi l’opportunità, ad esempio a seguito
di:
modifiche normative o regolamentari sopravvenute;
introduzione di nuove pratiche tendenti a migliorare l’operatività aziendale in termini
di efficacia, efficienza e trasparenza;
inadeguatezza delle procedure rilevate nello svolgimento delle attività correnti;
sostanziali modifiche apportate nell’ambito dell’architettura del sistema.
Nel caso di avvicendamento del RGD, il nuovo Responsabile deve prendere visione del
manuale di gestione, verificare le regole in esso contenute ed eventualmente modificarle
aggiornando il manuale stesso.
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3. IL SISTEMA DI GESTIONE DOCUMENTALE
3.1 AREE ORGANIZZATIVE OMOGENEE E MODELLO ORGANIZZATIVO
Sogei ha scelto di configurarsi, ai fini della gestione documentale, come unica Area
Organizzativa Omogenea denominata “Sogei_PROT” (di seguito AOO Sogei), composta
dall’insieme di unità organizzative articolate come riportato nell’allegato 5 “Modello
organizzativo dell’AOO e ruoli” e di definire, quindi, un unico sistema di gestione documentale
e protocollo informatico.
I vantaggi derivanti da tale scelta organizzativa sono i seguenti:
omogeneità di organizzazione del servizio
riduzione dei costi di gestione del servizio
riduzione della frammentazione
riduzione del numero di registrazioni di protocollo
maggiore flessibilità del servizio
indipendenza dalle dinamiche di riorganizzazione aziendale
standardizzazione (es. Piano di classificazione unico)
semplificazione delle operazioni di archiviazione e reperimento dei documenti
riduzione della ridondanza della documentazione da gestire
semplificazione dell’iter documentale.
Il Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e
degli archivi è istituito nella AOO Sogei.
Per la protocollazione dei documenti in entrata si è adottato un modello operativo di tipo
centralizzato presso l’Ufficio di protocollo generale e l’ufficio di protocollazione particolare
di sicurezza.
Per la protocollazione dei documenti in uscita si è adottato un modello decentralizzato
presso le strutture organizzative dove sono allocati gli addetti alla protocollazione.
3.2 IL RESPONSABILE DELLA GESTIONE DOCUMENTALE
Sogei, in riferimento alla normativa vigente, ha conferito, con Comunicazione organizzativa
n.4 del 23 maggio 2019, all’ing. Caterina Pugliese, il ruolo di responsabile del “Servizio per
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la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi”
(Responsabile della gestione documentale).
Al Responsabile, spetta il compito di:
Predisporre e tenere aggiornato il manuale di gestione documentale;
predisporre il piano per la sicurezza informatica del sistema.
Le attività operative della gestione documentale sono svolte dalle strutture organizzative
aziendali secondo il modello individuato riportato nell’allegato 5 “Modello organizzativo
dell’AOO e ruoli”.
3.3 DESCRIZIONE DEL SISTEMA INFORMATICO
Il Sistema di gestione informatica dei documenti a supporto del “Sistema di gestione
documentale e protocollo informatico” è denominato “Servizi Documentali” ed è
implementato e gestito dalla struttura organizzativa “Document Management &
Conservation”.
Le principali componenti del sistema di gestione informatica sono:
Protocollo. È l’insieme delle funzionalità orientate all’operazione di protocollazione e
alla gestione dei registri di protocollazione. È possibile protocollare i dati di profilo o
acquisire il documento principale e gli eventuali allegati nel rispetto dei dispositivi
normativi sulla materia, quale il DPR 445/2000 e le recenti emanazioni relative alle linee
guida AgID. Al momento della registrazione di protocollo viene associata, in modo non
più modificabile, al documento la segnatura di protocollo. La segnatura di protocollo
contiene il codice identificativo di Sogei, il codice dell'Area Organizzativa Omogenea, la
denominazione del registro, il numero di protocollo composto da 7 cifre e la data di
protocollo. È possibile protocollare sul registro ufficiale (di corrispondenza) documenti
in ingresso o in uscita da un’AOO oppure registrare su registri interni per i quali non è
previsto l’inserimento del mittente o del destinatario. A fronte di ogni documento
principale acquisito, è possibile produrre una copia in formato PDF che riporta
stampigliata la segnatura di protocollo.
Nell’ambito della protocollazione rientrano altre funzionalità quali:
Gestione dei documenti in bozza. L’applicativo prevede una modalità particolare
per gestire la lavorazione dei documenti in bozza di una pratica costituita da un
documento principale e dai vari allegati, prima di procedere alla loro
protocollazione.
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Per lavorare le bozza dei documenti è necessario effettuare una registrazione sul
“registro delle bozze”, l’acquisizione del documento principale e degli allegati potrà
avvenire contemporaneamente alla registrazione o successivamente.
Fino a quando non viene effettuata la protocollazione, sono disponibili le funzioni
per la creazione di versioni successive dei documenti ed eventualmente possono
essere utilizzate le funzionalità per l’apposizione della firma digitale descritte nel
seguito.
Nel momento in cui i documenti hanno raggiunto la loro versione definitiva
possono essere protocollati, in tal caso automaticamente è creato il collegamento
tra il protocollo derivante dalla registrazione e la registrazione in bozza.
Gestione dei flussi di attività. È l’insieme degli strumenti a disposizione degli
utenti e dei responsabili, che, opportunamente applicati a documenti o fascicoli, ne
determinano le responsabilità e le disposizioni di lavorazione all’interno delle
strutture organizzative interne all’AOO. In particolare, per ciascun documento o
fascicolo è possibile definire, tramite la tipologia di attività assegnata, la lavorazione
richiesta all’utente o all’ufficio. Il meccanismo delle attività permette di conoscere
per ciascuna pratica le lavorazioni attive in un dato momento e quelle già
completate.
Protocollazione di emergenza in modalità WEB (SD-E). La protocollazione di
emergenza è supportata da una applicazione ad hoc che viene attivata nel caso in
cui il SD non sia disponibile. Il sistema di emergenza SD-E è installato su
un’infrastruttura tecnologica separata fisicamente rispetto a quella utilizzata per
SD. Ciò rende il servizio più affidabile nel momento in cui non sono disponibili i
servizi del SD. Le funzionalità del SD-E implementano i requisiti richiesti per la
registrazione dei dati minimi di protocollo, consentendo l’acquisizione dei dati di
profilo del protocollatore e i documenti, che sono oggetto della protocollazione.
Attraverso una procedura asincrona, nel momento in cui SD sarà di nuovo
disponibile, i dati di emergenza vengono trasferiti in SD e protocollati nei relativi
registri di riferimento
Ricerche. Sono funzioni che consentono la ricerca dei documenti sia attraverso i
protocolli/registrazioni utilizzando prevalentemente i criteri di ricerca tipici dei dati
di profilo e/o delle informazioni tracciate su un registro, sia attraverso le attività
assegnate sui documenti, protocolli/registrazioni e fascicoli, sia sulla base delle
tipologie documentali e dei relativi metadati (ricerca full-text).
Verifica dei formati documenti ammessi per la protocollazione. Raggruppa i
processi elaborativi che, a valle dell’archiviazione dei documenti nel sistema
documentale, li sottopongono, in modalità asincrona, alla validazione del formato.
L’esito della verifica può decretare lo scarto dei documenti nel caso in cui non
risultino conformi alle regole fissate per l’ammissibilità del formato. Nel caso di
documenti scartati per formato non ammesso, viene data la possibilità di effettuare
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per gli stessi una conversione ad uno dei formati ammessi; dopo la conversione è
possibile effettuare una dichiarazione di conformità all’originale da parte degli
utenti abilitati.
Predisposizione di copie cartacee conformi di documenti elettronici (art.3 bis
del CAD). L’art. 3 bis del CAD consente di produrre, a fronte di un documento
informatico sottoscritto in originale con firma digitale, una copia cartacea da inviare
a cittadini che non siano in possesso di un domicilio digitale. La copia viene
predisposta nell’ambito del SD qualora il documento principale oggetto di
protocollazione sia stato sottoscritto con firma digitale e contiene le informazioni
prescritte dall’articolo 3 bis del CAD. La soluzione permette di produrre documenti
in formato originale informatico ma, allo stesso tempo, raggiungere quei cittadini
che, non disponendo di un domicilio digitale valido, devono necessariamente
essere destinatari di un documento cartaceo. La copia predisposta ai sensi dell’art.3
bis del CAD, non può essere utilizzata per l’invio a imprese e professionisti che, in
quanto obbligati all’attivazione di indirizzi PEC, sono necessariamente in possesso
di un domicilio digitale valido per la spedizione dei documenti nel formato originale
informatico;
Fascicoli. È l’insieme degli strumenti che permettono la costituzione dell’archivio
informatico dei documenti rappresentato dalle aggregazioni di documenti (protocollati
e non protocollati) all’interno di fascicoli e raccolte documentali.
I fascicoli sono creati sotto le voci definite del Piano di classificazione in base alle
indicazioni del Piano di fascicolazione.
Le regole di visibilità determinate dalle regole di competenza e dai permessi di scrittura
e/o lettura che i diversi utenti e gruppi di utenti possiedono rispetto al fascicolo sono
ereditate dai documenti in esso contenute.
Questa regola generale può essere derogata nel caso in cui il fascicolo è organizzato in
sottocartelle, per le quali è possibile attribuire regole di visibilità diverse dal fascicolo.
Nel sistema sono previste funzionalità per la movimentazione dei fascicoli durante la
loro lavorazione, ad esempio in caso di passaggio di competenza, oltre a funzionalità
per la chiusura al termine della lavorazione prevista.
Per quanto riguarda i documenti contenuti nei fascicoli sono previste funzionalità per:
scaricare una copia del documento;
copiare, tagliare, incollare, effettuare le operazioni per trasferire documenti da un
fascicolo all’altro o da una cartella all’altra del medesimo fascicolo;
eliminare il documento, inteso come eliminazione della sola associazione al
fascicolo se il documento è protocollato oppure eliminazione fisica se il documento
non è protocollato.
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Titolario. Raggruppa le funzionalità per la predisposizione e gestione nel tempo del
Piano di classificazione adottato dall’organizzazione. Le principali funzionalità
riguardano la possibilità di strutturare in modo gerarchico le voci di classificazione
rispetto ai criteri definiti dall’organizzazione per la definizione del proprio Piano di
classificazione d’archivio. Dopo le attività di predisposizione o di modifica di una
versione precedente del Piano di classificazione, sono disponibili i processi di
storicizzazione, che consentono di mantenere la continuità operativa sulle varie
versioni di Piano di classificazione prodotte. Le versioni precedenti a quella corrente
sono poste in relazione così da facilitare le operazioni di ricerca sui documenti e fascicoli
classificati rispetto a precedenti versioni del Piano di classificazione.
Organizzazione. È il sistema che fornisce le funzionalità per la gestione degli utenti,
con i rispettivi ruoli, dei profili, degli uffici e dei relativi gruppi documentali. In
particolare, permette di definire la struttura organizzativa della AOO in termini di utenti,
strutture organizzative, e se necessari anche gruppi ed utenti “virtuali” per la gestione
dei flussi documentali e di registrazione nel rispetto del modello di sicurezza logico
implementato per l’accesso alle risorse documentali (documenti e fascicoli).
Organizzazione eredita dal Sistema Informativo Aziendale (SIA) le informazioni relative
all’organizzazione dell’AOO, in riferimento all’organigramma e agli utenti, così come
definite nell’anagrafica aziendale. L’aggiornamento a fronte di un cambiamento
organizzativo interno avviene entro il 15 del mese successivo per consentire il
completamento degli adempimenti amministrativi del personale. Al termine
dell’aggiornamento verrà effettuata la storicizzazione degli uffici per la corretta visibilità
dei documenti in base alla mappatura fornita dalla struttura organizzativa che si occupa
dell’organizzazione aziendale.
Workflow di firma. Rappresenta la componente del SD realizzata per gestire l’intero
ciclo di vita del documento, dal momento in cui lo stesso viene creato da un utente,
condiviso con altri colleghi, assegnato ad altri colleghi o strutture, che possono
completarne la lavorazione e apporre i visti, fino all’assegnazione al firmatario e la
successiva protocollazione in uscita, utilizzando i relativi servizi.
Libro firma. Rappresenta la componente del SD realizzata per implementare i requisiti
che consentono agli utenti, opportunamente abilitati, di firmare i documenti, sui quali
hanno potere di firma. La componente “Libro firma” consente la firma dei documenti
da parte del firmatario organizzandoli per “raccolta”. Sono implementati anche
meccanismi per l’apposizione della firma digitale su un singolo documento o su più
documenti sottoposti alla firma dello stesso sottoscrittore da una o più applicazioni. La
soluzione prevede la possibilità di utilizzo di una smart card o di un certificato digitale
tramite un dispositivo remoto Hardware Security Module (HSM).
In SD è gestita la configurazione di alcuni elementi di base della AOO come i registri, le
rubriche (dei mittenti/destinatari dei profili protocollati), le caselle di PEC, le liste di valori,
le tipologie di documenti e le automazioni. La maggior parte delle attività di creazione e
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gestione di tali elementi è demandata agli utenti con permesso di Amministratore di Ente
e/o di AOO.
Il SD, oltre a fornire i servizi base di protocollo, gestione documenti e fascicoli, è integrato
con altri servizi ed applicazioni interne:
Servizio di Posta Elettronica Certificata (PEC), che consente lo scambio di documenti
informatici tra gli uffici, tra gli uffici e i liberi professionisti e tra gli uffici e i cittadini.
Sono inoltre assicurati i servizi di recupero da SD dei dati di protocollazione, dei
documenti/atti inviati e delle ricevute di PEC attestanti l'esito dell'avvenuta
comunicazione alle parti interessate.
Servizio di conservazione digitale dei documenti, che consente di archiviare i
documenti informatici secondo le regole tecniche definite in materia, allo scopo di
mantenerne l’integrità, l’autenticità dei documenti e la leggibilità nel tempo.
Servizio di firma digitale, che consente di firmare digitalmente, mediante l’uso di una
SMART CARD o un dispositivo HSM, i documenti.
Infine Il sistema informatico a supporto del servizio di gestione documentale contiene un
catalogo di servizi alla base dell’integrazione con le applicazioni verticali (Consumer) per le
attività afferenti alla registrazione di protocollo e all’archiviazione dei documenti prodotti.
Tra le peculiarità principali è opportuno evidenziare che, tramite tali servizi, è possibile
demandare a SD anche le operazioni di spedizione dei documenti mediante l’utilizzo di
caselle di posta elettronica certificate (PEC) e la fornitura delle corrispondenti ricevute
sull’esito della spedizione.
3.4 LA SICUREZZA DEL SISTEMA DI GESTIONE DOCUMENTALE
Il Piano della Sicurezza informatica relativo alla formazione, gestione, trasmissione,
interscambio e archiviazione elettronica dei documenti, in quanto parte del più ampio
Piano di Sicurezza Informatica del Sistema Informativo della Sogei, viene predisposto ed
aggiornato periodicamente dalla Società, sulla base delle evoluzioni del sistema stesso.
Il piano di sicurezza garantisce che:
i documenti e le informazioni trattati dalla AOO siano resi disponibili, integri e riservati;
i dati personali comuni, sensibili e/o giudiziari vengano custoditi in modo da ridurre al
minimo, mediante l’adozione di idonee e preventive misure di sicurezza, i rischi di
distruzione o perdita, anche accidentale, di accesso non autorizzato o di trattamento
non consentito o non conforme alle finalità della raccolta, in relazione alle conoscenze
acquisite in base al progresso tecnico, alla loro natura e alle specifiche caratteristiche
del trattamento.
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Le misure di sicurezza specifiche adottate dal sistema di gestione documentale sono
riportate in un apposito allegato 4 “Misure di sicurezza specifiche del Sistema di gestione
informatica dei documenti”.
3.5 POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA
Sogei utilizza la PEC quale sistema gestionale e di comunicazione, ai sensi della normativa
vigente, in grado di attestare l’invio e l’avvenuta consegna di un messaggio di posta
elettronica e di fornire ricevute opponibili a terzi ad ogni effetto di legge.
La casella PEC istituzionale della AOO Sogei è protocollosogei@pec.sogei.it, utilizzata sia per
la trasmissione che per la ricezione di documenti ed integrata nel Sistema di gestione
informatica dei documenti.
In ricezione la casella è configurata per l’accettazione da parte solo di indirizzi di PEC. In
trasmissione, invece, la casella è configurata sia per l’invio ad indirizzi di PEC, per i quali si
riceveranno le ricevute di accettazione/consegna, sia a indirizzi di PEL, per i quali non si
riceverà la ricevuta di consegna.
Sono attive, inoltre, altre caselle di PEC create esclusivamente per flussi documentali
specifici, quali ad esempio:
datitutelati@pec.sogei.it per richieste dell'Autorità giudiziaria e dei Clienti istituzionali,
inerenti informazioni di carattere riservato (dati tutelati) che hanno un trattamento
particolare descritto nella procedura “Trattamento delle richieste di informazioni su dati
tutelati” (DP-77-QO-58);
cert@pec.sogei.it per segnalazioni, richieste di informazioni e documentazione relative
alla gestione degli incidenti di sicurezza informatica;
psnc@pec.sogei.it per ricezione e trasmissione di comunicazioni ufficiali inerenti al
Perimetro di Sicurezza Nazionale Cibernetica istituito dal Decreto-legge del 21
settembre 2019 n.105;
ufficioLegaleSogei@pec.sogei.it per gestire provvedimenti giudiziari, contenziosi e
subappalti e ricevere comunicazioni relative a trasformazioni societarie e altre
variazioni anagrafiche;
DPO@pec.sogei.it dedicata alle richieste degli interessati per esercitare i diritti sui
propri dati personali, in base a quanto stabilito dal “Regolamento europeo per la
protezione dei dati personali 2016/679/UE" (GDPR);
gestionecontabile.fornitori@pec.sogei.it dedicata all’invio - da parte dei fornitori - di
documenti allegati alle fatture digitali verso Sogei, qualora di dimensioni superiori ai
limiti fissati per il canale di trasmissione adottato;
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gestionecontrattisogei@pec.sogei.it dedicata all'invio, da parte dell'impresa affidataria
che si è avvalsa di subappalto, delle fatture quietanzate relative ai pagamenti corrisposti
al subappaltatore.
Le ultime due caselle di PEC gestionecontabile.fornitori@pec.sogei.it e
gestionecontrattisogei@pec.sogei.it non sono configurate sui registri di protocollo ma sono
gestite direttamente da personale degli uffici di competenza.
Gli indirizzi delle suddette caselle sono pubblicati sul sito istituzionale Sogei
(http://www.sogei.it).
L’indirizzo di PEC istituzionale protocollosogei@pec.sogei.it, associato al registro di
protocollo ufficiale di AOO, è pubblicato anche sul sito internet “Indice delle Pubbliche
Amministrazioni” (http://www.indicepa.gov.it/ ).
3.6 POSTA ELETTRONICA ORDINARIA
Per la ricezione di documentazione proveniente da quei soggetti non obbligati all’uso della
PEC, Sogei mette a disposizione alcune caselle di posta elettronica ordinaria (PEL).
Sono disponibili per la ricezione delle richieste relative al diritto di accesso civico disciplinato
dagli artt. 5 e 5 bis del d.lgs. n. 33/2013, come modificato dal d.lgs. n. 97/2016 le seguenti
caselle:
accessocivico@sogei.it: destinata alle richieste di documenti, informazioni e dati
oggetto di pubblicazione obbligatoria ai sensi della normativa vigente, nei casi in cui
Sogei ne abbia omesso la pubblicazione sul proprio sito web istituzionale;
poteresostitutivo@sogei.it: destinata alle richieste di accesso indirizzate al titolare del
potere sostitutivo di Sogei in caso di ritardo o mancata risposta alle precedenti
richieste;
accesso.civico.generalizzato@sogei.it: destinata alle richieste di accesso ai dati e ai
documenti detenuti da Sogei, nel rispetto dei limiti relativi alla tutela di interessi
giuridicamente rilevanti.
Inoltre è disponibile la casella DPO@sogei.it che è destinata alle richieste degli interessati
per esercitare i diritti sui propri dati personali, in base a quanto stabilito dal “Regolamento
europeo per la protezione dei dati personali 2016/679/UE" (GDPR).
Infine Sogei mette a disposizione, esclusivamente per uso interno, l’indirizzo di posta
elettronica ordinaria ufficioprotocollo@sogei.it al quale gli utenti Sogei possono inoltrare,
per la protocollazione, i documenti informatici ricevuti in allegato a messaggi di posta
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elettronica ordinaria pervenuti sulle caselle personali o di struttura, verificandone
preventivamente la compatibilità con i formati ammessi riportati in allegato 2.
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4. LA FORMAZIONE DEI DOCUMENTI
4.1 MODALITÀ DI FORMAZIONE DEI DOCUMENTI E CONTENUTI MINIMI
Sogei forma gli originali dei i propri documenti con mezzi informatici, come previsto dalla
normativa vigente.
I documenti informatici sono formati secondo una delle seguenti principali modalità:
a) redazione tramite l’utilizzo di appositi strumenti software, in particolare la suite MS
Office, che permettono la produzione di documenti nei formati previsti nell'allegato 2
delle linee guida AgID,
b) acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico,
acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento
analogico, acquisizione della copia informatica di un documento analogico,
c) registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi
informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari,
d) generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o
registrazioni, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti
interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma
statica.
In particolare, riguardo la prima modalità sono previsti dei modelli di riferimento per la
redazione della documentazione aziendale, disponibili sulla intranet che ne stabiliscono il
“layout” (compresi i font) in coerenza con i criteri adottati per la realizzazione dell’immagine
coordinata.
I documenti, così formati, sono identificati univocamente tramite registro di protocollo,
registro interno o repertorio e hanno una classificazione di sicurezza secondo le politiche
di sicurezza aziendali contenute nel documento “Politica di sicurezza per la classificazione e
protezione delle informazioni”.
Per l’attribuzione della codifica ai documenti interni è principalmente utilizzata
l’applicazione “Codifica documenti”. La codifica tiene conto dell’ambito delle macro attività
a cui fa riferimento il documento e della tipologia. Per alcune tipologie quali i contratti e gli
Ordini di servizio si utilizzano altri appositi repertori.
I documenti formati per l’invio all’esterno devono riportare al loro interno, di norma, le
seguenti informazioni:
logo e denominazione di Sogei,
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luogo e dicitura “data del protocollo”
dati del destinatario o dei destinatari,
oggetto,
testo del documento,
numero di pagina,
numero degli eventuali allegati,
nominativo e ruolo del firmatario.
Le tipologie di documenti aziendali più utilizzate comprendono: lettere, comunicazioni,
note informative, resoconti riunioni, verbali di affidamento, verbali di verifica di conformità,
contratti, fatture, procedure, studi, documenti architetturali, manuali utente, linee guida e
standard, specifiche tecniche, analisi dei requisiti, ordini di servizio, piani di qualità, ecc.
4.2 I FORMATI DEI DOCUMENTI INFORMATICI PRODOTTI INTERNAMENTE
I documenti che nascono internamente sono prodotti o con gli strumenti software in
dotazione sulle postazioni di lavoro o da applicazioni che effettuano estrazioni di dati da
banche dati.
I documenti informatici che vanno sottoscritti con firma digitale devono essere prodotti
prima della firma nei formati consigliati nell’allegato 2 delle Linee guida AgID, tra cui PDF,
PDF-A, DOCX, TIF, TIFF, XML e TXT. Per la produzione dei documenti nei formati PDF e PDF-
A (1a e 1b) è necessario avvalersi dell’applicazione Sogei “Gestione formati PDF” presente
sulla intranet aziendale.
I documenti sottoscritti con firma elettronica “debole” possono essere prodotti in qualsiasi
formato normalmente in uso (doc, docx, xls, pdf, ecc.). Si evidenzia che i suddetti documenti
archiviati nel Sistema di gestione informatica dei documenti risultano privi di firma e non
riportano alcuna informazione sul firmatario del documento.
I documenti che vanno trasferiti nel sistema di conservazione devono essere prodotti nei
formati standard PDF, PDF-A, DOCX, TIF, TIFF, XML e TXT (il dettaglio dei codici formato
gestiti dal sistema di conservazione sono riportati nel manuale della conservazione Sogei
QA-75-CO-07) e, ove previsto, sottoscritti con firma digitale.
La scelta del formato è effettuata dall’utente in base alla lavorazione prevista per lo
specifico documento.
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4.2.1 ACCESSIBILITÀ DEI DOCUMENTI INFORMATICI
Gli strumenti software in uso sulle postazioni di lavoro aziendali permettono di formare
documenti informatici secondo lo standard di riferimento PDF/A-1a e di aggiungere il
vincolo dell'inclusione della struttura del documento (conosciuto anche come “tagged”).
I modelli della documentazione aziendale sono predisposti già in formato accessibile.
L’utilizzo di tali modelli e il rispetto di apposite linee guida aziendali (cfr. “Come creare PDF
accessibili utilizzando Word” - SP-31-EA-01) assicurano la formazione dei documenti prodotti
da Sogei in conformità alla normativa in materia di accessibilità (Legge n. 4/2004 e Linee
guida AgID sull’accessibilità degli strumenti informatici emanate nel 2019).
Per l’accessibilità dei documenti informatici non è ammessa l’acquisizione per immagine di
un documento cartaceo senza che si sia provveduto ad opportuna digitalizzazione del testo
ivi contenuto.
4.3 FIRMA DEI DOCUMENTI INFORMATICI
Sogei fornisce la firma digitale ai soggetti da essa delegati a rappresentarla per
l’espletamento delle attività istituzionali, per quelle relative ai processi, funzioni e atti
amministrativi, nonché per le attività connesse all’attuazione della normativa relativa alla
gestione dei documenti informatici.
La firma digitale è assegnata al Presidente, all’Amministratore Delegato, ai responsabili di
struttura organizzativa aziendale, ai dirigenti e ai direttori dell’esecuzione dei contratti
passivi. Per tutti gli altri dipendenti le assegnazioni avvengono su richiesta del proprio
responsabile di Funzione in base ad esigenze specifiche lavorative; le modalità operative
sono descritte nella procedura interna “Gestione assegnazione Firme Digitali” (DP-77-QO-82).
Sogei usa la firma digitale per quei documenti informatici che richiedono una sottoscrizione
elettronica che garantisca l’autenticità, l’integrità e il non ripudio.
I formati di firma digitale adottati da Sogei sono:
il PAdES limitatamente a file con estensione .pdf,
il XAdES per file XML,
il CAdES per tutti i tipi di formati di file.
Il Sistema di gestione informatica dei documenti è in grado di riconoscere tutti i tipi di firma.
Nel caso sia necessario dimostrare la data di firma del documento, in aggiunta alla firma
digitale deve essere usata la marca temporale.
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4.4 COPIE E DUPLICATI
Le copie e duplicati di documenti possono essere prodotti secondo le seguenti fattispecie:
a) copie per immagine su supporto informatico di un documento analogico: consistenti nella
scansione di ogni singola unità documentale pervenuta in via analogica. I documenti
così formati possono essere archiviati e gestiti nei Servizi Documentali. Qualora si
decidesse di non conservare il documento analogico originale, potrà essere effettuata
l’attestazione di conformità della copia per immagine all’originale o da un pubblico
ufficiale o mediante la certificazione del processo di dematerializzazione, in conformità
a quanto previsto dall’allegato 3 delle Linee guida AgID.
b) copie analogiche di originali informatici: stampa dei documenti informatici da inviare ai
cittadini sprovvisti di domicilio digitale con l’indicazione del nominativo del soggetto che
ha formato il documento, con sostituzione della firma autografa a mezzo stampa ai
sensi dell’art. 3, D.Lgs. n. 39/1993. Il sistema informatico genera la copia PDF con la
seguente timbratura: “copia predisposta ai sensi dell’art. 3 bis del D.Lgs 82/2005 – Il
documento originale firmato digitalmente è conservato presso l’Amministrazione in
conformità all’art. 71 del D.Lgs. 82/2005”;
c) duplicati informatici: prodotti mediante processi e strumenti che assicurino che il
documento informatico ottenuto sullo stesso sistema di memorizzazione, o su un
sistema diverso, contenga la stessa sequenza di bit del documento informatico di
origine.
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5. LA TRASMISSIONE DEI DOCUMENTI
In questa sezione sono descritti i flussi di lavorazione dei documenti ricevuti e spediti da
Sogei in base allo stato di trasmissione. Nell’allegato 6 sono riportati i “Flussi operativi”.
In base allo stato di trasmissione i documenti si distinguono in:
in ingresso (mittente esterno e destinatario interno), documenti acquisiti dall’AOO
nell’esercizio delle proprie funzioni e provenienti da un diverso soggetto pubblico o
privato;
in uscita (mittente interno e destinatario esterno), documenti prodotti dalle strutture
organizzative interne dell’AOO nell’esercizio delle proprie funzioni, che hanno rilevanza
informativa e/o giuridico-probatoria e sono indirizzati a diversi soggetti pubblici o
privati;
interni, documenti prodotti e scambiati tra le strutture organizzative interne all’AOO (il
mittente e il destinatario sono interni); si distinguono:
documenti di preminente carattere informativo (appunti, comunicazioni e
documenti di lavoro di rilevanza meramente informativa scambiati tra le strutture
organizzative o tra dipendenti) che di norma non devono essere registrati;
documenti di carattere giuridico-probatorio redatti per documentare fatti, azioni
amministrative intraprese o dai quali possono nascere diritti, doveri o aspettative
legittime di terzi (lettere di incarico, missioni, comunicazioni, etc.) che devono
essere univocamente identificati (registrati) secondo le disposizioni previste nel
presente manuale.
5.1 RICEZIONE DEI DOCUMENTI
Un documento in ingresso può essere ricevuto in diversi modi:
a mezzo posta elettronica certificata
a mezzo posta elettronica ordinaria
tramite servizi applicativi integrati con il Sistema di gestione informatica dei documenti
su supporto rimovibile quale, ad esempio, CD ROM, DVD, pen drive, ecc., consegnato
direttamente o inviato per posta convenzionale o corriere
su supporto cartaceo.
Relativamente ai documenti informatici, Sogei ne assicura l’accettazione quando essi siano
prodotti in uno dei formati riportati nell’allegato 2 “Elenco dei formati dei documenti
elettronici accettati”.
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In tutti gli altri casi, laddove il documento inviato o consegnato a Sogei sia prodotto in
formati tali da non consentirne una corretta gestione, ne verrà data comunicazione al
mittente richiedendo contestualmente la ripetizione dell’invio in uno dei formati indicati
nell’elenco o in altro formato concordato. In ogni caso i documenti elettronici inviati o
consegnati dovranno essere privi di elementi attivi, tra cui macro e campi variabili.
5.1.1 RICEZIONE E GESTIONE DEI MESSAGGI DI POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA
Le caselle di PEC Sogei configurate sulla componente di protocollo informatico del sistema
per la ricezione e spedizione di documenti sono riportate nel paragrafo 3.5.
In ricezione le caselle sono configurate per l’accettazione dei messaggi solo da indirizzi di
PEC. In trasmissione, invece, le caselle sono configurate sia per l’invio ad indirizzi di PEC, per
i quali si riceveranno le ricevute di accettazione/consegna, sia a indirizzi di PEL, per i quali
non si riceverà la ricevuta di consegna.
Tutti i documenti in ingresso alle caselle di PEC, se di competenza Sogei, vengono
protocollati dagli addetti alla protocollazione nei relativi registri a cui le caselle sono
associate.
Per i documenti non di competenza Sogei gli addetti al protocollo eliminano l’e-mail tramite
applicativo di protocollo e inviano al mittente un messaggio di PEC con la dicitura:
“Messaggio pervenuto per errore - non di competenza Sogei”.
Un documento analogico con firma autografa digitalizzato tramite scanner e inviato alle
caselle di PEC Sogei legate al sistema di protocollo informatico verrà protocollato ma
considerato solo un’anticipazione del documento originale che dovrà comunque pervenire
per la sua validità giuridica, salvo che non sia firmato digitalmente dallo stesso soggetto che
vi ha posto la firma autografa.
5.1.2 RICEZIONE DELLA POSTA ELETTRONICA ORDINARIA
L’ufficio protocollo consulta giornalmente la casella di posta elettronica ordinaria
ufficioprotocollo@sogei.it (cfr. paragrafo 3.6) e valuta, in base alle regole definite, se il
contenuto è da registrare o meno. In questo caso l’e-mail deve essere preventivamente
salvata in uno dei formati previsti sul sistema di protocollo. I messaggi di posta che
pervengono alla casella devono avere il documento principale da protocollare in allegato in
quanto non è possibile effettuare la protocollazione diretta di messaggi ricevuti su client
Outlook. In questo modo gli addetti al protocollo possono salvare l’allegato sulle proprie
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postazioni e poi protocollarlo e ad allegare al protocollo il testo del messaggio e-mail
ricevuto.
I fax inviati al n. di fax ufficiale Sogei: 06-50526289 pubblicato sul sito internet arrivano
tramite fax-server alla casella di PEL ufficioprotocollo@sogei.it.
Tutti i fax che arrivano dall’esterno, anche da Pubbliche Amministrazioni, vengono
protocollati se leggibili e se è presente nel documento il mittente e la registrazione di
protocollo in uscita del mittente. In considerazione di quanto disposto all’art. 47 del CAD, la
trasmissione a mezzo fax tra Pubbliche Amministrazioni non è ammessa: a tal proposito,
Sogei nelle lettere di risposta farà presente che le successive comunicazioni dovranno
pervenire tramite PEC.
5.1.3 RICEZIONE TRAMITE SERVIZI APPLICATIVI
La ricezione di documenti dall’esterno può avvenire anche tramite applicazioni web esposte
(es. portale fornitori). In questo caso il mittente trasmette il documento attraverso
l’applicazione web la quale richiama i servizi del sistema di protocollazione.
5.1.4 RICEZIONE SU SUPPORTO REMOVIBILE
Nei casi in cui, in allegato ad un documento analogico, siano inviati documenti informatici
su supporti removibili, l’ufficio di protocollo procede alla protocollazione del documento
analogico e all’assegnazione. La busta contenente il supporto removibile viene fatta
pervenire per posta interna all’assegnatario per competenza che ne curerà l’archiviazione.
5.1.5 RICEZIONE DEI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO
I documenti su supporto cartaceo provenienti da mittenti esterni all’organizzazione
possono arrivare in Sogei attraverso:
servizio postale (posta ordinaria, prioritaria, raccomandata, telegrammi);
corrieri commerciali e società di recapito convenzionate;
notifiche da parte di ufficiali giudiziari;
consegna diretta “brevi manu” direttamente ai dipendenti o uffici di competenza.
Non è prevista la consegna diretta della corrispondenza esterna all’ufficio protocollo che
non ha sportello al pubblico.
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