Alleanza degli Ospedali Italiani nel Mondo

 
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   Italiani nel Mondo
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ALLEANZA OSPEDALI ITALIANI NEL MONDO

                                         Manuale del teleconsulto web
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                                                  Revisioni
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                 A cura di                Paola Monari

                                         Documenti di riferimento

                1. Progetto IPOCM (www.ipocm.ministerosalute.it)

                2. Studio di fattibilità della rete dei centri sanitari italiani nel
                   mondo (www.ipocm.ministerosalute.it)

                3. Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 “Codice in materia
                   di dati personali” G.U. n. 174 29/7/2003 – Supplemento
                   ordinario n. 123 e s.m.i.

                4. Microsoft® Windows™ “Guida all’utilizzo”

                5. “Manuale del servizio di teleconsulto” vers. 1.8 dell’Alleanza
                   degli ospedali italiani nel mondo

                6. E-Works - Ew2 Videoconferencing software “Manuale d’uso
                   utente”

  Centro gestione del servizio – tel. +3906 59942148 – fax +3906 59942086 - e-mail segretariato.ipocm@sanita.it
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SOMMARIO

1    STRUTTURA ORGANIZZATIVA DEL TELECONSULTO ...................................................5
  2.1   Flussi informativi .................................................................................................................5
  2.2   Accesso al servizio...............................................................................................................6
2    GUIDA UTENTE ........................................................................................................................7
  3.1   Login ....................................................................................................................................7
  3.2   Configurazione.....................................................................................................................8
  3.3   Liste dei teleconsulti ............................................................................................................9
  3.4   Messaggi di servizio...........................................................................................................12
  3.5   Creazione di una scheda di richiesta di teleconsulto..........................................................13
  3.6   Compilazione di una scheda di risposta.............................................................................20
  3.7   Visualizzazione del rapporto del teleconsulto ...................................................................21
  3.8   Stampa di un rapporto del teleconsulto..............................................................................22
  3.9   Centro di gestione del servizio di teleconsulto ..................................................................24
  3.10 Videoconsulto ....................................................................................................................25

INDICE DELLE FIGURE

Figura 1 – Pagina di login ..................................................................................................................7
Figura 2 – Home page del teleconsulto web ......................................................................................8
Figura 3 – Finestra di configurazione ................................................................................................9
Figura 4 – Lista dei teleconsulti arrivati ..........................................................................................10
Figura 5 – Compilazione e invio di un messaggio di servizio .........................................................12
Figura 6 – Compilazione della scheda di richiesta ..........................................................................13
Figura 7 – Compilazione dell’esame obiettivo ................................................................................15
Figura 8 – Inserimento del codice ICD9-CM ..................................................................................15
Figura 9 – Compilazione della terapia farmacologica .....................................................................17
Figura 10 – Finestra per l’inserimento di allegati ..............................................................................18
Figura 11 – Richiesta di classificazione dell’allegato........................................................................19
Figura 12 – Visualizzazione della scheda di richiesta arrivata ..........................................................20
Figura 13 – Scheda di risposta ...........................................................................................................21
Figura 14 – Lista dei teleconsulti inoltrati .........................................................................................24
Figura 15 – Prenotazione di un videoconsulto...................................................................................26
Figura 16 – Inserimento della risposta ad una richiesta di prenotazione videoconsulto....................27
Figura 17 – Invito ad un videoconsulto .............................................................................................27
Figura 18 – Visualizzazione del videoconsulto .................................................................................28

    Centro gestione del servizio – tel. +3906 59942148 – fax +3906 59942086 - e-mail segretariato.ipocm@sanita.it
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INTRODUZIONE

    Il presente documento contiene la descrizione e la guida utente del servizio di teleconsulto
erogato via web dall’Alleanza degli ospedali italiani nel mondo.

Il servizio di teleconsulto web consente il colloquio per l’invio di una richiesta di teleconsulto da
parte di un medico di un Centro sanitario nel mondo e per la ricezione della risposta redatta a cura
del medico del Centro di riferimento per la specifica patologia, per il tramite del Centro di gestione
del servizio del Segretariato generale dell’Alleanza.

I livelli di servizio prevedono che il Centro di riferimento invii al centro di gestione una risposta ad
un teleconsulto entro 72 ore lavorative dal momento della ricezione della richiesta dallo stesso.

La banca dati del servizio rispetta la normativa in materia di diritto alla riservatezza e alla
protezione dei dati sanitari e dei dati sensibili vigente in Italia, in riferimento alle informazioni ivi
contenute allegati inclusi (rif. documento: Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 “Codice in
materia di dati personali” e successive modificazioni e integrazioni).
In particolare, i dati sanitari trasmessi con un teleconsulto sul servizio dell’Alleanza sono anonimi,
secondo la definizione di cui all’art. 4 del citato Decreto: dato che in origine o in seguito di
trattamento non può essere associato ad un interessato identificato o identificabile.

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     1 STRUTTURA ORGANIZZATIVA DEL TELECONSULTO

   2.1      Flussi informativi

        Il centro di gestione del servizio riceve le richieste dagli ospedali italiani nel mondo, le invia
allo specialista del Centro di riferimento in Italia con una procedura di instradamento basata sulla
disponibilità comunicata da ciascun Centro di riferimento per ciascun range di indici di patologia
ICD9-CM, sulla fascia d’età e sull’entità delle code di attesa per ciascun Centro; infine restituisce
le risposte al richiedente. Tale matrice di routing dei codici ICD9-CM per Centro di riferimento è
pubblicata sul sito dell’Alleanza all’indirizzo : www.ipocm.ministerosalute.it.

Tutte le problematiche inerenti alle postazioni dei medici dei Centri di riferimento e
all’organizzazione interna del servizio sono in carico al Centro stesso.
Gli ospedali dell’Alleanza dotati di strumentazione radiologica digitale potranno utilizzare per la
consultazione delle immagini radiologiche l’apparato denominato Blackbox fornito dall’Alleanza
per la teleradiologia (cfr. invio di un teleconsulto – allegati).
Gli ospedali dell’Alleanza dotati di microscopio digitale potranno inviare, come allegato alla
richiesta di teleconsulto, le immagini per la telepatologia.

          Centrosanitario
         Centro
         Centro   sanitario
                 sanitario                                                Centro
                                                                           Centrodidi
                                                                                    riferimento
                                                                                       riferimento

      Client                                Centro di gestione
                     Server                   del servizio di
                                               teleconsulto

       Centro sanitario
                                                                            Centro di riferimento

                                                                                        Client

    La base di dati centralizzata del servizio contiene le informazioni relative ai flussi dei
teleconsulti, strutturati XML, circolanti sul network dei centri sanitari dell’Alleanza.

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   Tale base di dati costituisce il nucleo informativo del Centro di gestione per l’elaborazione della
documentazione statistica e la reportistica sui servizi gestiti dall’Alleanza.

   2.2      Accesso al servizio

    Il servizio è accessibile agli operatori dei centri sanitari dalla home page del sito dell’Alleanza
(bottone in basso a sinistra) all’indirizzo www.ipocm.ministerosalute.it .
La pagina di login del servizio richiede l’immissione dello Username e della Password rilasciate dal
centro di gestione del servizio.
Lo Username e la Password sono strettamente riservate agli operatori abilitati dalla Direzione del
Centro.

               S. I. Ospedale
                    Postazione di lavoro
                   Username e password
                         browser

                                  LAN

                    ADSL                                                             Teleconsulto web
                                                    INTERNET
                                                                                   Centro di gestione
                                                                                      del servizio
                   SAT
          Postazione di lavoro
                          SAT
         Username e password
               browser

                 Ospedale

Lo username è una stringa alfanumerica.
La Password rilasciata può essere cambiata a cura dell’utente con una nuova password segreta in
qualunque momento.
E’ sempre possibile rivolgersi al centro di gestione del servizio per ricevere supporto o chiarimenti
sia via mail all’indirizzo segretariato.ipocm@sanita.it , che tramite contatto telefonico al numero
+39 0659942184 o fax al numero +390659942086.
Il servizio è accessibile da una postazione di lavoro costituita da un Personal Computer dotato di
uno dei più comuni browser disponibili sotto sistema operativo Microsoft® Windows™ o Unix
Open Source e collegata ad Internet con velocità assimilabile ad un collegamento ADSL.
Per l’utilizzo del videoconsulto, assicurarsi che siano aperte la porta TCP 8081 e un certo numero di
porte UDP tra 50000 e 65000 (a seconda del livello di qualità ricercato) e che ActiveX sia attivato.

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       2         GUIDA UTENTE
       Il servizio di teleconsulto permette di:

   •       elaborare e inviare, per il tramite del centro di gestione del servizio, una richiesta di
           teleconsulto a un Centro di riferimento che si è impegnato a rispondere entro 72 ore;
   •       ricevere una richiesta ed elaborare la relativa risposta;
   •       ricevere le risposte elaborate da un Centro di riferimento dell’Alleanza.

L’interfaccia utente è configurabile nelle quattro lingue straniere più diffuse nei centri sanitari
del’Alleanza (inglese, spagnolo, portoghese e francese).

           3.1    Login

        Per effettuare il login al sito è sufficiente editare lo Username e la Password riservati, che
l’utente ha ricevuto in precedenza per posta elettronica.

Figura 1 – Pagina di login

Se lo Username e la Password sono corretti, comparirà la pagina seguente.

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Il menu principale a sinistra della schermata permette di accedere alla lista dei teleconsulti, alle liste
dei messaggi di servizio, alle liste degli inviti per un videoconsulto e alla schermata di
configurazione.
I seguenti bottoni sulla barra in alto della schermata, sono sempre disponibili:

   -   Ricevi: permette di effettuare il download degli ultimi teleconsulti;
   -   Nuovo quesito: permette la compilazione e l’invio di un nuovo teleconsulto;
   -   Nuovo messaggio di servizio: permette la compilazione e l’invio di un nuovo messaggio di
       servizio;
   -   Videoassistenza: permette di inviare al centro di gestione del servizio una richiesta di
       videoassistenza, con le stesse modalità del videoconsulto;
   -   Esci: facendo click su questo tasto, si abbandona l’applicazione.

Figura 2 – Home page del teleconsulto web

       3.2      Configurazione

        La lingua di default del servizio è l’italiano. Ciascun utente può personalizzare l’interfaccia
di presentazione, espandendo la cartella “Configurazione” del menu principale e facendo click sulla
voce “Configurazione”.
La schermata proposta contiene una serie di campi non modificabili dall’utente, quali: il nome e il
cognome dell’operatore corrispondente al nome utente ed alla password inserita nel login iniziale, il
nome del Centro sanitario a cui l’operatore appartiene, il nome utente. La lingua di presentazione
può, invece, essere modificata, effettuando la nuova scelta dal menu a discesa. Facendo click sul

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tasto “Salva” si rende permanente la modifica. Al termine occorre fare click sul tasto “Esci” in alto
a destra e accedere nuovamente al servizio dalla schermata di login.
        Il campo “Password” può essere reso modificabile, facendo click sul bottone “Modifica
password”. In tal caso occorre confermare la nuova password, utilizzando il campo “Check
password” e rendere permanenti le modifiche, facendo click sul tasto “Salva”.

Figura 3 – Finestra di configurazione

       3.3      Liste dei teleconsulti

      Facendo click sulla voce “Teleconsulti” del menu principale, appare automaticamente la
schermata della lista dei teleconsulti in arrivo.

L’eventuale arrivo di nuovi teleconsulti produce la visualizzazione di un’icona di avviso della
presenza di un nuovo teleconsulto nella lista “Arrivati
Facendo click sul menu di sinistra (“Arrivati”, “Inviati”, “Bozze”, “Eliminati”), viene visualizzata,
la relativa lista di teleconsulti.

Ciascun teleconsulto è formato da una scheda di richiesta unita ad una scheda di risposta.

La scheda di richiesta viene compilata dal Centro sanitario richiedente e può essere completata
eventualmente con allegati. Durante tale compilazione, la scheda di risposta è disabilitata.

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La scheda di risposta viene compilata dal Centro rispondente (tipicamente un Centro di riferimento)
e può essere completata, eventualmente, con allegati. Durante tale compilazione, la scheda di
richiesta è visualizzabile, ma non modificabile e può contenere degli allegati che si possono salvare
su file in una cartella dell’hard disk o altra periferica.
Il teleconsulto completo (C) comprende la scheda di richiesta e la scheda di risposta, eventualmente
con allegati, che possono essere salvati su file in una cartella dell’ hard disk o altra periferica. Le
schede completate (C) non sono modificabili.

Ciascuna lista di teleconsulti (“Arrivati”, “Inviati”, “Bozze”, “Eliminati”), permette di visualizzare
alcune informazioni relative alla priorità, alla presenza di allegati, al tipo di teleconsulto (Richiesta
o Completo di risposta), al numero d’ordine (inserito in automatico dal Centro richiedente il
teleconsulto), al mittente, all’operatore, alla specialità e alla data e ora di trasmissione. Ciascun
teleconsulto è univocamente individuato dal numero d’ordine e dal codice del Centro sanitario
richiedente. La lista dei teleconsulti può essere visualizzata in ordine crescente o decrescente,
facendo click sui campi della barra dei titoli.

Figura 4 – Lista dei teleconsulti arrivati

I teleconsulti della lista “Arrivati” sono stati trasmessi dal centro di gestione. I teleconsulti arrivati e
non ancora letti sono evidenziati in neretto. Tale lista contiene:
     • Le richieste ( R ) di teleconsulto. In caso di difficoltà tecniche od organizzative, inviare un
        messaggio di servizio al centro di gestione, generandolo facendo click sul tasto “Nuovo
        messaggio di servizio” e indicando il numero del teleconsulto. Facendo click due volte sul
        singolo teleconsulto, esso può essere visualizzato. Selezionando con un click un
        teleconsulto, esso può essere stampato, visualizzato, eliminato oppure inserito/disinserito dai
        teleconsulti non letti (neretto) utilizzando i relativi tasti in basso a destra della schermata. Le

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        richieste di teleconsulto, una volta visualizzate, possono essere salvate nella lista “Bozze”.
        Gli allegati alla richiesta di teleconsulto possono sempre essere salvati su file in una cartella
        dell’hard disk o altra periferica e successivamente essere visualizzati.

    •   I teleconsulti completati ( C ). Facendo click due volte sul singolo teleconsulto, esso può
        essere visualizzato. Selezionando con un click un teleconsulto, esso può essere stampato,
        visualizzato, eliminato oppure inserito/disinserito dai teleconsulti non letti (neretto) facendo
        click sui relativi tasti in basso a destra della schermata. I teleconsulti completati non possono
        essere salvati nelle bozze per modifiche e ritrasmissioni. Gli allegati alla risposta possono
        essere salvati su file in una cartella dell’hard disk o altra periferica ed essere
        successivamente visualizzati.

I teleconsulti della lista “Inviati” contengono:
     • Le richieste di teleconsulto compilate e inviate dal Centro sanitario al centro di gestione.
        Facendo click due volte sul singolo teleconsulto, esso può essere visualizzato. Selezionando
        con un click un teleconsulto, esso può essere visualizzato oppure eliminato, facendo click
        sui tasti relativi in basso a destra della schermata. Esso non è modificabile, ma, una volta
        visualizzato, può essere salvato nella lista “Bozze” assieme agli allegati, per essere
        eventualmente modificato ed inviato in un secondo momento.

    •   Le risposte ad un teleconsulto, compilate e inviate dal Centro di riferimento al centro di
        gestione. Facendo click due volte sul singolo teleconsulto, esso può essere visualizzato.
        Selezionando con un click un teleconsulto, esso può essere visualizzato, oppure eliminato
        facendo click sui tasti relativi in basso a destra della schermata. Le schede non sono
        modificabili, ma una volta visualizzato, il teleconsulto può essere salvato nella lista
        “Bozze” con gli allegati alla risposta, per essere eventualmente modificato nella scheda di
        risposta e inviato in un secondo momento.

I teleconsulti della lista “Bozze” contengono le bozze di richieste di teleconsulto, oppure le bozze di
risposte ai teleconsulti, conservate dall’utente facendo click sul tasto “Salva”. Una volta
visualizzato, un teleconsulto in bozze può essere modificato e salvato nuovamente con gli
aggiornamenti. Facendo click due volte sul singolo teleconsulto, esso può essere visualizzato.
Selezionando con un click un teleconsulto, esso può essere visualizzato, oppure eliminato facendo
click sui tasti relativi in basso a destra della schermata.

I teleconsulti della lista “Eliminati” contengono i teleconsulti cancellati dalle liste precedenti.
Facendo click due volte sul singolo teleconsulto, esso può essere visualizzato. Selezionando con un
click un teleconsulto, esso può essere visualizzato, eliminato definitivamente, oppure ripristinato
nella lista di origine.

Tutti i teleconsulti di tutte le liste, una volta visualizzati, possono essere stampati o salvati su file in
una cartella dell’hard disk o altra periferica sotto forma di “Rapporto del Teleconsulto”.

Per selezionare più teleconsulti da eliminare, premere il tasto  e fare click sul primo e
sull’ultimo da eliminare. I teleconsulti eliminati compariranno nella lista “Eliminati”, da cui
potranno essere cancellati definitivamente, oppure ripristinati nella lista di origine.

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       3.4      Messaggi di servizio

        Il “Nuovo messaggio di servizio” permette di inviare comunicazioni al centro di gestione del
servizio (tipicamente: avvisi di interruzioni momentanee del servizio, informazioni sulla
disponibilità del servizio, avvisi di anomalie software e di rete, problemi tecnici od organizzativi,
richieste di chiarimenti ecc.).

A tale messaggio può essere allegato uno o più file con la stessa operatività descritta per gli allegare
file alle richieste di teleconsulto.

I messaggi arrivati sono visualizzabili dalla lista “Arrivati”. Gli eventuali allegati possono essere
archiviati e visualizzati. Ad un messaggio arrivato può essere data risposta anche utilizzando il tasto
“Rispondi”.

I messaggi “Inviati” sono visualizzabili dalla lista “Inviati” e possono essere inviati nuovamente
utilizzando il tasto “Re-invia”.

Un nuovo messaggio può essere salvato nella lista “Bozze”, per essere ripreso nella compilazione
ed inviato in un secondo momento.
I messaggi eliminati vengono trasferiti nella lista dei messaggi “Eliminati”, da cui possono essere
cancellati definitivamente oppure ripristinati.

Qualunque messaggio può essere stampato utilizzando il tasto “Stampa”.
Per selezionare più messaggi da eliminare definitivamente, premere il tasto  e fare un click
sul primo e sull’ultimo messaggio da eliminare.

Figura 5 – Compilazione e invio di un messaggio di servizio

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        3.5     Creazione di una scheda di richiesta di teleconsulto

    Per inviare una richiesta di teleconsulto occorre:

    •   visualizzare una scheda da compilare, facendo click sul tasto “Nuovo Quesito”;
    •   oppure aprire un teleconsulto precedentemente inviato, salvarlo in bozze e modificarlo.

Trattandosi dell’invio di una richiesta di teleconsulto, la scheda di risposta risulterà disabilitata.

Figura 6 – Compilazione della scheda di richiesta

Il campo “Centro richiedente” viene automaticamente inserito.
Perché la scheda di richiesta sia inviata, debbono essere obbligatoriamente compilati: Cognome e
Nome dell’Operatore richiedente, la Specialità a cui si riferisce il teleconsulto (selezionata dal menù
a discesa) e il codice ICD9-CM.

La “priorità” normale si riferisce a tempi del teleconsulto che tengono conto del fatto che il Centro
sanitario di riferimento deve rispondere entro 72 ore lavorative dalla data e ora in cui ha ricevuto
dallo stesso la richiesta di teleconsulto.

La “priorità” alta si riferisce ad una segnalazione da parte del Centro sanitario del carattere di
urgenza della richiesta di teleconsulto, che non implica in ogni caso alcun obbligo concordato da
parte del Centro sanitario rispondente.

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Il teleconsulto deve essere completamente anonimo dal punto di vista dei dati del paziente, anche
negli allegati.
Il “Codice caso clinico” è un valore alfanumerico attribuito dal Centro sanitario al caso clinico
trattato nel teleconsulto.

E’ possibile richiedere l’invio del teleconsulto allo stesso Centro di riferimento che ha già
precedentemente trattato un'
                           altra richiesta di teleconsulto sullo stesso caso clinico, spuntando “Caso
già trattato” con “Sì”.

Il “Codice di caso clinico precedente” è il numero del teleconsulto precedentemente inviato. Tale
numero è riportato in “Scheda N.” in alto a sinistra nella visualizzazione di un teleconsulto inviato
ed è anche riportato nelle descrizioni della lista dei teleconsulti inviati.

I campi “Anamnesi”, “Diagnosi presunta” , “Altre terapie precedenti”, “Altre terapie in corso” e
“Quesito formulato” sono campi di testo libero. Il quesito formulato si può naturalmente riferire ad
una seconda opinione, ad uno specifico quesito, ad una richiesta di informazioni ecc.

Tutti i campi a formato libero supportano operazioni di copia/incolla da altri testi e sono dotati di un
tasto per visualizzare il contenuto in una finestra panoramica.

La compilazione dello “Esame obiettivo” viene aiutata da un wizard, facendo click sull’icona a lato
del campo, per mezzo del quale è possibile seguire una procedura standard per l’inserimento delle
informazioni di rilevanza rispetto alla specifica patologia. Le sezioni previste sono:

   •   Stato psichico
   •   Cute e mucose
   •   Testa e collo
   •   Torace
   •   Addome
   •   Schiena ed arti
   •   Regioni inguinocrurali
   •   Atti esplorativi

Esse sono visualizzabili, scorrendo la lista con i tasti in basso a sinistra “Avanti” e “Indietro”.
Ciascuna sezione contiene campi che possono essere compilati in formato libero di testo.

Il tasto “Fine” mostra un’anteprima dell’intero esame obiettivo, prima della conferma definitiva.
Dall’anteprima è possibile confermare la compilazione, ritornando alla scheda di compilazione del
teleconsulto, oppure si può ritornare alla compilazione guidata per effettuare delle modifiche,
facendo click sul tasto “Annulla”. Il tasto “Annulla” in basso a destra della schermata di
compilazione dell’esame obiettivo, annulla tutta la compilazione.

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Figura 7 – Compilazione dell’esame obiettivo

Facendo click sul tasto “Codice ICD9-CM”, comparirà un menù ad albero contenente i codici
secondo lo standard internazionale dell’OMS.

Figura 8 – Inserimento del codice ICD9-CM

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Facendo due volte click sul codice prescelto (per esempio: 003 - ALTRE INFEZIONI DA SALMONELLA)
o sul codice del capitolo di classificazione (per esempio: 001 – 009 INFEZIONI INTESTINALI), esso
sarà automaticamente inserito nella scheda.

Tale informazione è obbligatoria per l’invio della scheda di richiesta.

L’inserimento della Terapia farmacologia precedente o in corso viene, anch’esso, aiutato da una
compilazione guidata, per mezzo della quale l’operatore ha la possibilità di inserire uno o più
farmaci relativi alla terapia precedente o in corso.

Per ogni farmaco è possibile inserire più principi attivi con i relativi dosaggi, oltre alla modalità di
somministrazione e alla posologia.

Esempio: inserimento di due farmaci, composti ciascuno da due principi attivi.
Per inserire il farmaco N.1:
Inserire il Principio attivo N.1 e il suo dosaggio.
Fare click su “Nuovo principio attivo”.
Inserire il Principio attivo N. 2 e il suo dosaggio.
Inserire la modalità di somministrazione e la posologia del farmaco.

Fare click su “Inserire un nuovo farmaco” e compilare il farmaco N. 2.
Inserire il principio attivo N.1 e il suo dosaggio.
Fare click su “Nuovo principio attivo”.
Inserire il principio attivo N.2 e il suo dosaggio.
Inserire la modalità di somministrazione e la posologia del farmaco N.2.

Per verifiche e correzioni, i tasti “Prev.” e “Next” permettono di scorrere avanti e indietro i dati
inseriti. Tutti i campi della terapia farmacologia sono obbligatori. In caso di trasmissione di
informazioni incomplete sulla terapia farmacologia, utilizzare i campi “Altre terapie…”

Spuntare “Nessuna Terapia”, nel caso non vi fossero terapie farmacologiche da riferire.
Eventuali precisazioni od informazioni possono, comunque, essere inserite nei campi a formato
libero relativi alle terapie.

Il tasto “Conferma” mostra un’anteprima dell’intera terapia, dalla quale è possibile confermare
definitivamente oppure ritornare alla compilazione guidata, facendo click sul tasto “Annulla”.

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Figura 9 – Compilazione della terapia farmacologica

Alla scheda di richiesta di teleconsulto può essere allegato qualsiasi tipo di file nei formati più
comuni (.zip, .doc, .pdf,, .xls, .ppt, .gif, . jpg, . map ecc. ), contenente, per esempio, immagini da
fotocamera digitale, testi e documenti, video di alcuni minuti ecc.

Attenzione: la mancanza del visualizzatore adeguato dà origine ad un errore in fase di
visualizzazione.

Per allegare o rimuovere un file, fare click sul tasto a destra del campo ed utilizzare i Tasti
“Aggiungi” e “Rimuovi” in basso a destra della schermata.

Si raccomanda di allegare file zippati (estensione .zip o .rar), di controllare le dimensioni dei file
che si allegano, di oscurare su qualsiasi allegato eventuali dati identificativi diretti o indiretti. Per la
diagnostica per immagini, includere nella immagine fotografica un righello graduato in centimetri.

Gli operatori che dispongono dell’apparato di teleradiologia per la consultazione da remoto di
diagnostica per immagini DICOM, potranno copiare ed incollare la relativa URL nel campo a
formato libero testuale “Quesito”. Eventuali link a pagine web possono essere inseriti nei campi a
formato libero della scheda.

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Figura 10 – Finestra per l’inserimento di allegati

Per ciascun file sarà richiesta la classificazione.
Per ogni file allegato occorre selezionare:

- diagnostica per immagini
- diagnostica su tracciato
- refertazione
- altro.

Una volta aggiunti tutti gli allegati, fare click sul tasto “OK”.

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Figura 11 – Richiesta di classificazione dell’allegato

La scheda di richiesta di teleconsulto può essere salvata nella cartella bozze, utilizzando il tasto sulla
barra in alto “Salva”, per essere completata ed inviata in un secondo momento.

Utilizzando il tasto “Stampa”, si ottiene un’anteprima di stampa del Rapporto del Teleconsulto.
Esso può essere stampato in formato cartaceo, oppure può essere salvato in un file in un formato
definito dall’operatore, su disco o altro supporto.

La scheda di richiesta di teleconsulto è inviata al centrdi gestione con il tasto “Invia”. Il teleconsulto
inviato sarà, quindi, inserito nella cartella teleconsulti “Inviati”, con l’indicazione del numero,
dell’operatore, della specialità e della data e ora di invio.

Facendo due volte click su un teleconsulto della lista “Inviati”, si potranno visualizzare la scheda di
richiesta e gli allegati. Esso potrà essere salvato in bozza utilizzando il testo “Salva” e potrà essere
stampato, oppure salvato sotto forma di Rapporto del teleconsulto, utilizzando il tasto “Stampa”.
Esso potrà, infine, essere eliminato utilizzando il tasto in basso a destra “Elimina”.

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       3.6      Compilazione di una scheda di risposta

Le richieste di teleconsulto (R) si trovano nella lista dei teleconsulti “Arrivati”.
Tali richieste sono visualizzate con un doppio click sul teleconsulto e le risposte possono essere
compilate direttamente, oppure possono essere salvate in “Bozze”, modificate ed eventualmente
inviate in un secondo momento.

Figura 12 - Visualizzazione della scheda di richiesta arrivata

I dati contenuti nella richiesta non sono modificabili. Gli allegati possono essere salvati e
visualizzati.

Il numero nella lista dei teleconsulti “Arrivati” si riferisce al numero del teleconsulto generato dal
Centro sanitario emittente.

Il codice del teleconsulto sarà, quindi, composto in maniera univoca dal numero della scheda, dal
numero della postazione e dal codice del Centro sanitario richiedente.

Per compilare la risposta, l’operatore deve selezionare la cartella “Scheda di Risposta”.

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Figura 13 – Scheda di risposta

I campi “Cognome” e “Nome” del medico consultato ed il codice ICD9-CM sono obbligatori.
L’inserimento del codice ICD9-CM avviene con la medesima operatività descritta per la
compilazione delle richieste di teleconsulto.
I campi “ Seconda opinione sulla diagnosi presunta”, “Risposta al quesito formulato”, “Terapia
farmacologia consigliata”, “Altre terapie consigliate”, “Approfondimenti diagnostici consigliati”
sono a formato libero. Utilizzando il tasto di finestra panoramica si potrà visualizzare il testo.

L’intero teleconsulto, composto dalla scheda di richiesta e dalla scheda di risposta con eventuali
allegati, può essere salvato in “Bozze” utilizzando il tasto “Salva”. Può, inoltre, essere stampato o
salvato, sotto forma di Rapporto del teleconsulto, su file in una cartella dell’hard disk o altra
periferica, utilizzando il tasto “Stampa”.
Gli allegati potranno essere inseriti con le stesse modalità, tipo e raccomandazioni descritti per la
richiesta di un teleconsulto.

       3.7      Visualizzazione del rapporto del teleconsulto

        Un teleconsulto può essere stampato o salvato come “Rapporto del Teleconsulto” su file, in
una cartella dell’hard disk o altra periferica, utilizzando il tasto “Stampa”.
Facendo click sul tasto “Stampa” compare l’anteprima di stampa. La barra degli strumenti della
finestra di stampa permette il salvataggio su file, dando la possibilità di scegliere il formato
preferito. Questa funzione permette la realizzazione di un archivio documentale personalizzato. Di
seguito è riportata un’anteprima di stampa in formato .doc .

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         3.8         Stampa di un rapporto del teleconsulto

La stampa del rapporto di un teleconsulto contiene le seguenti informazioni:

                                     Data:21/02/05

Numero scheda                   26

Scheda richiesta
Centro richiedente
   M002-ANGOLA-HOSPITAL DA DIVINA PROVIDENCIA-LUANDA

Operatore richiedente
 Cognome Rossi
 Nome         Mario

Priorita richiesta           Normale

Specialita richiesta         Genetica

Sesso   M                Eta    3

Codice caso clinico          AD54Z32                            Codice caso clinico prec.   NO

Peso    Kg   20                        Altezza   cm.   90

Anamnesi

Esame obiettivo

IDC9-CM              740---759 MALFORMAZIONI GENETICHE

Diagnosi presunta

Terapia farmacologica precedente

Altre terapie precedenti

Terapia farmacologica in corso

Altre terapie in corso

Quesito formulato               Seconda opinione

Richiesta con N. 2 allegati

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Scheda di risposta
Centro rispondente
I014 – OSPEDALE PEDIATRICO BAMBINO GESU’ - ROMA

Medico consultato
Cognome         Bianchi
 Nome             Carla

IDC9-CM         748.60—ANOMALIE DEL POLMONE, NON SPECIFICATE

Seconda opinione sulla diagnosi presunta

Risposta al quesito formulato

Terapia farmacologica consigliata

Altre terapie consigliate

Approfondimenti diagnostici consigliati

Risposta con N. 3 Allegati

Allegati
c:\doc\Immagine.zip
c:\doc\Tracciato.zip
c:\doc\.Documento.zip

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       3.9      Centro di gestione del servizio di teleconsulto

    Il centro di gestione del servizio di teleconsulto dispone di funzionalità di gestione e inoltro dei
messaggi di servizio e di liste di distribuzione, oltre che di funzionalità di monitoraggio e verifica
sullo stato e il tracciamento della richiesta relativamente ai livelli di servizio di 72 ore lavorative
concordati con i Centri sanitari in Italia. Tale stato è anche segnalato da un’allarmistica in differenti
colori del teleconsulto nella lista dei teleconsulti inoltrati, con riferimento allo stato di 72 ore
lavorative scadute (“rosso”), di 24 ore alla scadenza (“blu”), di inoltrato da meno di 48 ore
lavorative (“grassetto”), di teleconsulto completato (non evidenziato).

Figura 14 – Lista dei teleconsulti inoltrati

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        3.10 Videoconsulto

       Facendo click sul tasto “Videoconsulto” di un teleconsulto completato o di una richiesta di
teleconsulto è possibile inoltrare una richiesta di prenotazione di un video consulto,per
approfondire il caso oggetto di teleconsulto con il Centro sanitario corrispondente.

        La procedura di gestione di un videoconsulto prevede, dunque, che esso possa essere
richiesto da un Centro sanitario (convocatore) esclusivamente sulla base di un teleconsulto
completato o in corso. Tale prenotazione può essere inoltrata direttamente dalla schermata di
visualizzazione della risposta al teleconsulto (nel caso dei Centri sanitari all’estero), oppure nella
fase di invio di una risposta (nel caso dei Centri sanitari in Italia).

        Il centro di gestione provvederà ad inoltrarla al Centro sanitario corrispondente (convocato)
e a gestire sia la risposta del Centro convocato verso il Centro convocatore, che la procedura di
generazione e trasferimento degli inviti al videoconsulto (trasmissione dei link al portale web e dati
al giorno e all’ora al convocatore ed al convocato).

   Facendo click sulla voce “Videoconsulti” del menu è possibile visualizzare sia la lista delle
“Prenotazioni” di un videoconsulto, che quella relativa agli “Inviti” ricevuti. La cartella delle
prenotazioni permette l’accesso alle seguenti liste:

-   Lista delle prenotazioni “Ricevute” da un Centro in Italia che richiede un approfondimento
    contestualmente all’invio di una risposta ad un teleconsulto, oppure da un Centro all’estero che
    richiede un approfondimento a valle della ricezione di una risposta;
-   Lista delle prenotazioni “Inviate”, che contiene la lista delle richieste di prenotazione di un
    videoconsulto inviate dall’utente al centro di gestione (R) e la lista delle risposte ad una
    richiesta di prenotazione di un video consulto da parte di un altro Centro sanitario (C).

La cartella degli “Inviti” ad un videoconsulto contiene la lista degli inviti ricevuti dal centro di
gestione a collegarsi in videoconsulto alla data e l’ora concordati, facendo click sull’indirizzo web
contenuto nell’invito.

        Facendo click sul bottone “Videoconsulto”, viene visualizzata una scheda da compilare con i
dati relativi al giorno e all’ora proposti per lo svolgimento di un videoconsulto con l’operatore
rispondente (fino a tre alternative). Durante la compilazione dei campi relativi ai giorni e ora,
compariranno automaticamente le conversioni in ora locale in Italia e nel paese estero.
Gli operatori riceveranno l’invito a partecipare al videoconsulto nel giorno e l’ora concordati
all’indirizzo e-mail indicato.

Analogamente, un operatore di un Centro sanitario in Italia può decidere di richiedere un
videoconsulto con il medico richiedente, in fase di invio di una risposta.

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Figura 15 – Prenotazione di un videoconsulto

L’arrivo di una richiesta, di una risposta o di un invito relativi ad un videoconsulto è segnalata nella
lista delle prenotazioni arrivate ed è gestita in modo analogo alla lista dei teleconsulti arrivati
(grassetto e numero di prenotazioni non lette).

Facendo click sulla singola prenotazione, viene visualizzata la scheda con i dati relativi alla
richiesta di videoconsulto (codice di prenotazione automaticamente attribuito dal sistema, codice
del teleconsulto oggetto di approfondimento, nomi del Centro sanitario convocatore e del Centro
sanitario convocato). Per rispondere alla richiesta occorre selezionare il giorno e l’ora prescelti,
oppure indicare che nessuna delle tre possibilità è accolta (videoconsulto rifiutato). Facendo click
sul bottone “Conferma”, la risposta viene inviata.

       Il convocatore potrà proporre nuove date, riutilizzando e rielaborando dalla lista delle
prenotazioni inviate la medesima scheda.

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Figura 16 – Inserimento della risposta ad una richiesta di prenotazione videoconsulto

Infine la lista relativa agli “Inviti”, contiene i messaggi che contengono l’indirizzo web (link) per
l’accesso al portale per i videoconsulti, al quale l’ operatore convocatore o convocato deve
collegarsi alla data e l’ora concordate, perché il videoconsulto abbia luogo.

Figura 17 – Invito ad un videoconsulto

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A tale indirizzo web si può accedere da qualunque postazione dotata di browser e ActiveX.

Il medico convocato non potrà connettersi al servizio fin tanto che non risulti connesso il medico
convocatore.

Nel giorno e l’ora concordati, facendo click sul bottone “Collegati” del messaggio di invito, oppure
copiando nel campo indirizzo del browser Internet il link ivi riportato, l’operatore può accedere al
portale del videoconsulto.

La prima volta che un videoconsulto ha luogo da una determinata postazione, il sistema effettua il
download del software (plug-in) su quella postazione. Successivamente all’istallazione automatica
di tale software il sistema presenta la schermata di avvio del videoconsulto.

Figura 18 – Visualizzazione del videoconsulto

Di seguito si descrivono sinteticamente le macroaree di lavoro visualizzate dalla schermata del
videoconsulto. Per il dettaglio sull’operatività si rimanda al manuale E-Works - Ew2
Videoconferencing software “Manuale d’uso utente”.

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L’area in alto a sinistra dello schermo è dedicata alle immagini video riprese dalle webcam del
convocatore e del convocato.

L’area a sinistra dello schermo è dedicata, nell’ordine dall’alto in basso, rispettivamente a:

-   la chat virtuale tra i partecipanti;

-   il pulsante connetti/disconnetti (le due spine allacciate indicano che la connessione è avviata)
    seguito dai bottoni di shortcuts. Facendo click sulle icone, l’utente può intervenire nel meeting
    con la modalità rappresentata dall’icona (per esempio, registrazione del consulto, utilizzo di
    dispositivi disponibili sulla postazione, ecc.). Le modalità di intervento a cui il partecipante è
    abilitato (icona attiva) è stabilita dal convocatore;

-   l’elenco dei nomi dei partecipanti (il nome del Centro sanitario del convocatore e quello del
    Centro sanitario del convocato), a fianco dei quali compaiono le icone relative alle modalità di
    intervento nel meeting a cui ciascun partecipante è abilitato secondo quanto definito dal
    convocatore. Il convocatore può modificare in ogni momento tali modalità agendo sulle icone
    stesse, oppure facendo click con il tasto destro del mouse sul nome del partecipante ed agendo
    sulle voci del menu contestuale (per esempio audio abilitato/disabilitato, pubblicazione sulla
    whiteboard abilitata/non abilitata ecc.ecc.).

L’area in basso al centro è dedicata alla visualizzazione del pannello di collaborazione
(whiteboard). Su di esso possono essere visualizzati file di vario tipo, visibili contemporaneamente
ai partecipanti.

       L’area in basso a sinistra è dedicata ai bottoni per agire sulla pubblicazione nel pannello di
collaborazione. I bottoni attivi sono contrassegnati delle icone relative alle azioni a cui il
partecipante è abilitato.

       Operando su tali bottoni è possibile aprire e condividere file presenti in locale sulla
postazione, così come condividere azioni su di essi (per esempio scorrere testi o indicare con la
matita zone di una figura ecc.).

    Centro gestione del servizio – tel. +3906 59942148 – fax +3906 59942086 - e-mail segretariato.ipocm@sanita.it
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