UFFICIO VIRTUALE DELL'AGENZIA DEL TERRITORIO
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Ministero per la pubblica amministrazione e l’innovazione
Concorso “Premiamo i risultati”
DOCUMENTO DI PARTECIPAZIONE
(intera amministrazione)
PIANO DI MIGLIORAMENTO GESTIONALE
“UFFICIO VIRTUALE DELL’AGENZIA DEL TERRITORIO”
Firma del responsabile della candidatura
(Alberto Donis)
-1-PRIMA SEZIONE
ANAGRAFICA
Denominazione del Piano
UFFICIO VIRTUALE CATASTO/PUBBLICITA’ IMMOBILIARE
Responsabile:
Cognome: DONIS Nome: ALBERTO
Telefono: 0672004900 E-mail: DC_OSI@AGENZIATERRITORIO.IT
Ruolo: DIRETTORE CENTRALE ORGANIZZAZIONE E SISTEMI INFORMATIVI
Referente:
Cognome: CURTALE Nome: ROCCO
Telefono: 0647775222 E-mail: DC_AGL_ASD_UC@AGENZIATERRITORIO.IT
Ruolo: FUNZIONARIO DELL’UFFICIO COMUNICAZIONE
Durata dell’intervento in mesi : 12
Periodo di realizzazione: da 01/01/2009 a 31/12/2009
Eventuali Risorse destinate , escluse le retribuzioni del personale coinvolto1:
; Ammontare complessivo: DA DETERMINARE IN SEDE DI FORMALIZZAZIONE DEL BUDGET
2009 E DEL PIANO TECNICO DI AUTOMAZIONE. L’IMPORTO SARA’ INTERAMENTE A
CARICO DELL’AMMINISTRAZIONE
Non sono previste risorse
1
Vanno indicate solo le risorse finanziarie effettivamente disponibili e/o già stanziate in bilancio
-2-SECONDA SEZIONE
SCENARIO DI RIFERIMENTO
1 ORIGINE DEL PIANO
1.1. L’intervento è riconducibile alle strategie politiche e/o di gestione espresse in:
(sono possibili più risposte)
documenti di programmazione generale dell’amministrazione (es. Peg, Direttiva annuale,
altra documentazione, ecc.)
piani di miglioramento/programmi settoriali
è un’iniziativa autonoma del proponente
altro (specificare)______________________________________________________
1.2. La decisione di intervenire sull’ambito scelto deriva da:
(sono possibili più risposte)
autovalutazione sullo stato dell’organizzazione effettuata con l’utilizzo di metodologie
appropriate (es: modelli Caf, Efqm, gruppi di qualità, ecc.)
risultati di indagini di customer satisfaction
analisi dei reclami raccolti in modo sistematico
specifica indagine realizzata da personale interno
specifica indagine realizzata da consulenti
indicazioni di uno degli organi interni di valutazione e/o di audit
richiesta del vertice (politico o amministrativo)
altro (specificare)_______________________________________________
1.3. Il piano è connesso con altre attività di miglioramento:
sì, già realizzate
sì, in corso
sì, già programmate
NO
Se sì, specificare sinteticamente l’oggetto degli interventi
Nell’ultimo quinquennio l’Agenzia del Territorio ha investito molte risorse nel miglioramento dei
servizi erogati e della soddisfazione degli utenti, nonché nell’ampliamento delle relazioni con gli
stakeholder esterni.
L’effetto di questo sforzo è stato il forte sviluppo dei servizi telematici, grazie al quale è offerta
agli utenti la possibilità di usufruire della maggior parte dei servizi da casa/ufficio.
In parallelo , è stato realizzato un progetto per migliorare l’accoglienza agli sportelli (front office), si
è ampliata la possibilità di fruire di postazione self service presso gli uffici e di prenotare in internet
l’appuntamento per la presentazione degli atti tecnici di aggiornamento.
Inoltre, l’Agenzia ha portato avanti la collaborazione con i Comuni, anche in vista del
decentramento di funzioni catastali, per avvicinare i servizi di sportello al cittadino e semplificare gli
adempimenti.
La politica della qualità dell’Agenzia ha portato ad una forte riduzione dei tempi di espletamento
delle pratiche e a una maggiore trasparenza (Carta della Qualità dei servizi).
-3-1.4. Motivo prevalente dell’intervento:
(una sola risposta)
carenza di un servizio/processo
esigenza di rispondere a nuove domande di altri uffici/servizi
esigenza di rispondere a nuove domande di utenti o stakeholder
esigenza di ridurre i costi
esigenza di migliorare il clima organizzativo
altro (specificare)_________________________________________________________
1.5. Definizione del problema
Illustrare il problema che l’intervento intende affrontare. La descrizione deve in particolare
evidenziare a quali bisogni l’intervento vuole dare risposta sia dal punto di vista dei portatori di
interesse implicati, che dell’amministrazione/ufficio.
Come detto, l’Agenzia ha sviluppato fortemente i servizi telematici, offrendo agli utenti la possibilità
di svolgere la maggior parte dei servizi da casa / ufficio. Lo sviluppo dei servizi telematici ha
incrementato la domanda di servizi ipocatastali e spostato quote di servizio sul canale Internet.
La figura seguente offre il quadro sinottico dei servizi on line offerti dall’Agenzia del Territorio,
distinti per categorie di utenti.
SERVIZI CITTADINI PROFESSIONISTI ENTI LOCALI
Consultazione RR. II. Ispezioni via Internet Consultazioni SISTER
Consultazione banche Consultazione rendite Consultazioni SISTER
dati catastali “Visurina” Fisco on line
Estratto di mappa e
Variazione stato terreni PREGEO Telematico
Informazioni cartografiche
DIS-TAF-MON
Variazione stato
fabbricati DOCFA Telematico
Modello Unico
Modifiche proprietà e
Comunicazioni Bersani
diritti
Volture preallineamento
Richieste di correzione Contact Center
Informazioni OMI Sito Internet – pagine OMI, GEOPOI
Informazioni generali Sito Internet
Portale
Interscambio Interscambio
Tuttavia rimangono ampi margini di miglioramento. In particolare, adottando il punto di vista degli
utenti:
• i servizi telematici sono nati come progetti singoli, senza una presentazione organica, una
veste grafica comune e modalità di accesso unificate
• alcuni servizi telematici sono in fase sperimentale e possono essere arricchiti (ad esempio
la visura ipotecaria)
-4-• le pagine di informazione agli utenti sono migliorabili sotto il profilo della completezza,
dell’aggiornamento, della personalizzazione per categorie di utenti
• gli strumenti di contatto e assistenza per gli utenti telematici sono carenti.
La figura che segue mostra la pluralità dei canali di accesso ai servizi oggi disponibili.
SERVIZI CITTADINI PROFESSIONISTI ENTI LOCALI
Consultazione RR. II. http://servizi.agenziaterritorio.it/
http://servizi.agenziaterritorio.it/ http://sister.agenziaterritorio.it/
Consultazione banche
dati catastali http://telematici.agenziaentrate.gov.it/
Variazione stato Informazioni cartografiche
http://www.agenziaterritorio.it/
terreni
Software e appuntamenti
Variazione stato http://www.agenziaterritorio.it/
fabbricati
Modifiche proprietà e
diritti
Richieste di
Contact Center, OMI, Informazioni generali
correzione http://www.agenziaterritorio.it/
Informazioni OMI GEOPOI
Informazioni generali
Portale Interscambio
Interscambio https://sister.agenzia-
territorio.it/comuni/ind
Servizi gratuiti a libero accesso ex.html
Servizi con registrazione, a pagamento tranne Fisco on line
Dal punto di vista dell’Amministrazione, si sente l’esigenza di razionalizzare la presentazione e
gestione dei servizi telematici, per assicurare maggiore unitarietà di approccio ed efficienza.
Dal punto di vista del Personale dell’Agenzia, in particolare quello operante presso gli Uffici
provinciali, si sente l’esigenza di assicurare ampia informazione sui servizi telematici esistenti e
sulle modalità di accesso, per rafforzare il senso di condivisione e la comunicazione verso gli utenti
esterni.
Da qui l’esigenza di un progetto, finalizzato a consentire all’Utenza di svolgere telematicamente
tutte le operazioni ipocatastali, configurando un vero e proprio Ufficio dell’Agenzia “virtuale”.
2 ELABORAZIONE DEL PIANO
2.1. La progettazione ha coinvolto:
(sono possibili più risposte)
utenti (interni/esterni) del servizio/processo di lavoro su cui si interviene
altri portatori di interesse
responsabili del settore/dei settori su cui si interviene
personale del settore/dei settori su cui si interviene
personale che sarà impegnato a realizzare l’intervento
altro………………………………………………………………..
-5-Specificare come è stato garantito tale coinvolgimento:
UTENTI ESTERNI DEI SERVIZI TELEMATICI
Con riferimento agli utenti attuali, per lo più operatori professionali del settore, l’Agenzia svolge
regolarmente rilevazioni della customer satisfaction, da cui trae utili indicazioni per il miglioramento
dei servizi. In particolare, nel 2008 è stata realizzata un’indagine sul servizio di presentazione
telematica degli atti di aggiornamento del catasto urbano e terreni e nel 2007 sul servizio SISTER
di consultazione delle banche dati ipocatastali.
Con riferimento agli utenti potenziali, rappresentati da tutti i cittadini possessori di immobili, che
sono l’universo più difficile da raggiungere, l’Agenzia ha commissionato un’indagine telefonica
(attualmente in corso), da cui intende ricavare informazioni su:
• conoscenza e valutazione del sito Internet dell’Agenzia;
• conoscenza e valutazione dei servizi telematici rivolti al cittadino.
RESPONSABILI, PERSONALE E ALTRI PORTATORI DI INTERESSE
Su mandato del Direttore dell’Agenzia, si è costituito un gruppo di lavoro interdisciplinare,
coordinato dal Direttore Centrale Organizzazione e Sistemi Informativi.
Quest’ultimo sarà anche responsabile della realizzazione del progetto; si prevede che il gruppo di
lavoro seguirà anche tutte le attività di implementazione del progetto.
Il gruppo di lavoro vede coinvolte le strutture dell’Agenzia a vario titolo interessate dall’iniziativa:
• Direzione Organizzazione e Sistemi Informativi (Ufficio Pianificazione e Sviluppo Sistemi
Informativi, Ufficio Gestione e Supporto Utenti, Ufficio Processi e Qualità)
• Direzione Affari Generali e Legali (Ufficio Comunicazione)
• Direzione Cartografia, Catasto e Pubblicità Immobiliare.
Il gruppo coinvolge sia dirigenti che personale concretamente operante nei settori su cui si
interviene.
Fra gli “altri portatori di interesse”, il gruppo di lavoro vede coinvolto come membro attivo SOGEI
S.p.A., il partner tecnologico di tutta l’Amministrazione finanziaria, a cui verranno demandate le
attività operative a carattere informatico.
Il Gruppo di progetto presenterà, entro il corrente mese di novembre 2008, un documento di
proposta che verrà sottoposto al vaglio dei vertici dell’Agenzia.
2.2. In fase di progettazione ci si è avvalsi dei seguenti elementi di analisi del problema
(indicatori di criticità):
(sono possibili più risposte)
dati di indagine sugli utenti o stakeholder (specificare quali):
Nel 2008 è stata realizzata un’indagine sul servizio di presentazione telematica degli atti di
aggiornamento del catasto urbano e terreni e nel 2007 sul servizio SISTER di consultazione delle
banche dati ipocatastali.
Nel 2007 e 2008, inoltre, sono state svolte rilevazioni sugli utenti dei servizi di sportello
(rispettivamente catastali e di pubblicità immobiliare), che contenevano anche domande sul grado
di conoscenza e utilizzo dei servizi telematici.
E’ in corso un’indagine telefonica su un campione di cittadini, per sondare la domanda attuale e
potenziale di servizi da parte dell’utenza non professionale.
Gli esiti delle diverse forme di ascolto del mondo utente hanno fatto comprendere meglio che:
• gli utenti che usano i servizi telematici sono decisamente soddisfatti;
• tuttavia, vi è una quota significativa di utenti professionali che non conosce e non usa
tali servizi; a maggior ragione si presume che tale criticità riguardi in modo particolare
l’utenza non professionale, cioè i cittadini;
-6-• la maggiore area di criticità risiede nella disponibilità di strumenti di contatto e di
assistenza.
dati di funzionamento (specificare quali):
Il gruppo di progetto ha raccolto e analizzato nel dettaglio i dati di accesso ai servizi telematici in
termini di pagine visitate, numero di utenti e volumi erogati.
L’esame ha confermato le indicazioni delle indagini sugli utenti:
• i servizi telematici, in termini di volumi erogati, sono in forte sviluppo
• gli accessi al sito Internet e gli utenti convenzionati al servizio SISTER, per converso,
sono in crescita moderata
• la velocità con cui i servizi telematici soppiantano i tradizionali servizi di sportello, in
alcuni casi e per alcune realtà locali, è inferiore alle attese
• alcuni servizi risultano poco utilizzati.
Se ne può concludere che i servizi telematici sono utilizzati prevalentemente da una platea di
utenti professionali vasta, ma ancora non toccano tutti gli utenti potenziali. Inoltre, sembrano
emergere grandi opportunità di cross fertilization, ovvero di sviluppo incrociato dei servizi telematici
se si sviluppa maggiore integrazione.
Infine, sono stati esaminati i dati delle richieste pervenute ai canali di assistenza, da cui sono
emerse criticità in termini di tempi di risposta.
Altro (specificare)
SOGEI ha portato in sede di gruppo di progetto le risultanze di un confronto da essa realizzato in
ambito internazionale sui portali governativi dei paesi economicamente avanzati. Obiettivo del
confronto era individuare le linee comuni di tendenza e alcuni spunti importabili nella realtà
italiana. Da tale studio si è attinto per formulare la proposta progettuale per l’Agenzia del
Territorio.
I Paesi esteri oggetto di confronto sono stati individuati sulla base dei seguenti criteri:
• impegno a sfruttare le opportunità offerte dalle nuove piattaforme tecnologiche per
riorganizzare e semplificare l’accesso e le modalità di erogazione dei servizi;
• promozione dell’innovazione;
• sviluppo della percezione che l’amministrazione è un “sistema unitario”.
L’analisi ha interessato alcuni paesi europei (Francia, Regno Unito, Spagna) ed extra-europei
(Australia, Canada e USA).
Primo fondamentale tratto comune, osservato in tutti i Paesi esaminati, è che la Pubblica
Amministrazione si presenta in internet come un sistema complesso ma fortemente integrato come
immagine, modalità di colloquio, organizzazione e fornitura dei servizi.
Di conseguenza, l’utente percepisce l’amministrazione pubblica come “un sistema unitario”
facilmente accessibile e in grado di soddisfare le sue necessità (link di collegamento diretto ai
servizi).
In tale contesto, Internet ha rappresentato la leva per razionalizzare e integrare l’offerta dei servizi
e contemporaneamente reingegnerizzare i processi interni.
Come risultato tangibile dei progetti di attuazione delle strategie governative, i portali esaminati
sono stati realizzati seguendo criteri tecnico-organizzativi comuni:
• forte integrazione, che consente all’utente di percepire la Pubblica Amministrazione come
un “sistema unico (entrate, previdenza e assistenza sociale, dogane, territorio, …);
• approccio “customer-oriented”:
• organizzazione per tipo di soggetto (persona fisica, impresa e lavoratore autonomo,
datore di lavoro, intermediario, ente locale);
• presentazione dei servizi per evento/esigenza;(allineare elenco puntato)
-7-• tendenza all’unificazione delle modalità di accesso e di accreditamento (sportello unico) ai
servizi della PA.
TERZA SEZIONE
CARATTERISTICHE DELL’INTERVENTO
1 GLI OBIETTIVI
1.1 Con l’intervento si punta ad un miglioramento principalmente nell’area:
(scegliere l’area di interesse prevalente e indicare minimo una risposta nell’area scelta)
del contesto:
integrare le amministrazioni
valorizzare la comunità
rinnovare il rapporto centro/periferia
del problema:
cogliere le esigenze degli utenti
interpretare la missione
analizzare la situazione, definire obiettivi
della soluzione:
coinvolgere il personale
utilizzare tecnologie e metodi
gestire le risorse economiche
del risultato:
controllare i risultati
valutare gli effetti
consolidare e diffondere le buone pratiche
1.2 L’intervento si basa prioritariamente su:
(una sola risposta)
innovazione nelle modalità di applicazione di norme di legge
ottimizzazione nell’uso delle risorse umane e/o materiali per ottenere maggiore efficienza
(es. risparmi)
gestione innovativa di funzioni per valorizzare le risorse umane, per responsabilizzare i
ruoli direttivi, per sviluppare una cultura organizzativa orientata ai risultati, ecc.
modifica dei processi organizzativi per migliorare la gestione
modifica dei ruoli per migliorare il benessere del personale
modifica delle modalità di erogazione dei servizi e della relazione con i clienti
altro (specificare)__________________________________________________
-8-1.3 Descrivere gli obiettivi
Obiettivi generali (finalità cui mira globalmente il piano)
Gli obiettivi generali del progetto consistono nel facilitare l’accesso ai servizi telematici (in
particolare razionalizzando e unificando le pagine di entrata) e arricchire tali servizi con nuove
funzionalità, così da renderli più aderenti alle esigenze degli utenti.
Inoltre, è obiettivo dell’Agenzia potenziare gli strumenti di informazione e assistenza a distanza,
non solo per fornire supporto agli utenti dei servizi telematici, ma anche per raccogliere le loro
valutazioni ed innescare il ciclo del miglioramento continuo.
Ulteriore obiettivo, infine, è contribuire al rilancio dell’immagine dell’Agenzia e potenziare la
comunicazione esterna ed interna.
La figura che segue rappresenta il modello a tendere per l’accesso ai servizi on line.
IMPORTANTE NON E’
L’UNIFICAZIONE, MA SITI EROGAZIONE
L’INTEGRAZIONE FRA I SITI SERVIZI (es.
CHE EROGANO SERVIZI SISTER)
SITO
INTERNET AdT
SITO
ASSISTENZA
Obiettivi specifici (obiettivi operativi in cui è possibile scomporre l’obiettivo generale, anche in
relazione alle diverse fasi di realizzazione previste, compresa la descrizione delle realizzazioni
previste)
• ristrutturazione del sito www.agenziaterritorio.it , in modo da farlo diventare il portale di
accesso a tutti i servizi on line dell’Agenzia del Territorio;
• studio e realizzazione di nuove funzionalità di profilatura degli utenti, in un’ottica di citizen
relationship management;
• arricchimento dei servizi on line esistenti con nuove funzionalità, con particolare attenzione
all’utenza non professionale;
• sviluppo di un sito dedicato all’assistenza on line, contenente le istruzioni per l’accesso ai
servizi, suggerimenti per una migliore fruizione, risposte alle domande frequenti degli utenti,
formulari per inviare richieste di informazione e assistenza;
-9-• attuazione di un piano di comunicazione rivolto al pubblico degli utenti, che combini azioni
sui media, materiale informativo, eventi, ecc…
1.4 Descrivere i risultati attesi
Descrivere i cambiamenti/impatti attesi sui destinatari intermedi e finali dell’intervento come
conseguenza del raggiungimento degli obiettivi del piano di miglioramento
I risultati attesi sono facilmente sintetizzabili:
• maggiore utilizzo dei servizi telematici in termini di volumi, in rapporto ai tradizionali servizi
di sportello;
• maggior numero di utenti
• maggiore soddisfazione degli utenti di tali servizi.
1.5 Descrivere il prodotto finale dell’intervento
Descrivere cosa si intende realizzare per raggiungere i risultati attesi.
Il prodotto finale dell’intervento rispecchia gli obiettivi specifici:
• nuovo sito www.agenziaterritorio.it;
• profilatura degli utenti e personalizzazione dei contenuti;
• servizi on line con nuove funzionalità;
• nuovo sito dedicato all’assistenza on line;
• piano di comunicazione progettato e realizzato.
- 10 -2 LE ATTIVITA’ PREVISTE
2.1. Descrivere le attività, articolate in fasi, con indicazione degli output attesi e dei relativi indicatori di realizzazione per ciascuna
attività
Fasi Attività Output attesi Indicatori di realizzazione
Fase 1 Pianificazione di dettaglio Piano di progetto Piano approvato nei tempi
Fase 2 Ristrutturazione sito www.agenziaterritorio.it Pubblicazione Rispetto dei tempi
nuovo sito Rispetto delle specifiche
Fase 3 Nuove funzionalità Servizi on line Pubblicazione Funzionalità attivate in rapporto a
nuove quanto previsto
funzionalità
Fase 4 Profilatura degli utenti e personalizzazione contenuti Funzionalità Rispetto dei tempi
profilatura Rispetto delle specifiche
Fase 5 Realizzazione nuovo sito dedicato all’assistenza on line Pubblicazione Rispetto dei tempi
nuovo sito Rispetto delle specifiche
assistenza
Fase 6 Piano di comunicazione Iniziative previste Iniziative realizzate in rapporto a
da piano quanto programmato
Rispetto dei tempi
Fase 7 Valutazione Indagine Rispetto dei tempi
soddisfazione
degli utenti
NOTA: L’impostazione del concorso prevede che il documento di partecipazione abbia il carattere di progettazione esecutiva. I
tempi dei singoli progetti proposti, tuttavia, non possono essere automaticamente sintonizzati con quelli del concorso. Nel caso
specifico, si prevede che la Pianificazione di dettaglio sia completata entro il 31 gennaio 2009.
- 11 -2.2 Definire il livello di miglioramento atteso per ciascun risultato previsto
Risultati attesi Indicatore (descrizione e unità di Target
(vedi domanda 1.4) misura)
Numero di visite al sito Incremento del 20%
www.agenziaterritorio.it rispetto alla media 2007
Numero di utenti profilati Da definire
Numero di accessi al sito 20% degli utenti abilitati
dell’assistenza SISTER
Maggiore utilizzo Servizi di aggiornamento catasto Incremento del 20%
dei servizi telematici Quota di servizi telematici su totale rispetto alla media 2007
Servizi di consultazione catasto - Incremento del 20%
Quota di servizi telematici su totale rispetto alla media 2007
Servizi di aggiornamento Registri Incremento del 20%
Pubblicità Immobiliare - Quota di rispetto alla media 2007
servizi telematici su totale
Servizi di consultazione Registri Incremento del 20%
Pubblicità Immobiliare - Quota di rispetto alla media 2007
servizi telematici su totale
Altri servizi telematici – volumi di Incremento del 20%
servizio rispetto alla media 2007
Numero di visitatori del sito Internet Incremento del 20%
rispetto alla media 2007
Maggiore numero di utenti Numero di utenti abilitati SISTER Incremento del 10%
per le consultazioni rispetto alla media 2007
Numero di utenti abilitati per la Incremento del 10%
presentazione atti di aggiornamento rispetto alla media 2007
catastale
Riduzione dei tempi di evasione Decremento del 20%
degli atti di aggiornamento catastale rispetto alla media 2007
Maggiore soddisfazione degli
utenti Soddisfazione degli utenti del nuovo % di insoddisfatti al di
sito www.agenziaterritorio.it sotto del 10%
Soddisfazione degli utenti del nuovo % di insoddisfatti al di
sito assistenza sotto del 20%
L’entità dei livelli di miglioramento indicati sono intesi su base annua, dalla data di disponibilità dei
nuovi servizi.
3 LE RISORSE UMANE COINVOLTE
3.1. Indicare se è prevista la costituzione di un gruppo di lavoro per la elaborazione e
realizzazione del piano
Si
No
3.2 Se si, indicare:
N. componenti del gruppo di lavoro
12
- 12 -Caratteristiche del gruppo di lavoro
Ruolo Compiti Gg/impegno
Dirigenti Indirizzo, coordinamento e controllo 30%
Funzionari Sviluppo attività di progetto 50%
Altro personale A supporto 15%
Il gruppo di lavoro costituitosi in fase preliminare verrà confermato e ampliato, così da coinvolgere
tutte le strutture dell’Agenzia a vario titolo interessate dall’iniziativa:
• Direzione Organizzazione e Sistemi Informativi (Ufficio Pianificazione e Sviluppo Sistemi
Informativi, Ufficio Gestione e Supporto Utenti, Ufficio Processi e Qualità)
• Direzione Affari Generali e Legali (Ufficio Comunicazione)
• Direzione Cartografia, Catasto e Pubblicità Immobiliare
• Osservatorio del Mercato Immobiliare.
Il gruppo coinvolge sia dirigenti che personale concretamente operante nei settori su cui si
interviene.
In particolare, si prevede la partecipazione di 5 dirigenti e di 7 funzionari.
L’impegno è stimato pari al 30% del tempo disponibile per i dirigenti e al 50% per i funzionari.
3.3. Indicare l’eventuale apporto di altri soggetti (personale di altri uffici
dell’amministrazione)
(specificare numero, ruolo e funzioni)
Si ritiene che il gruppo di lavoro copra tutte le aree dell’Amministrazione coinvolte, e che quindi
non si richiesto in modo sistematico l’apporto di altri soggetti.
L’eventuale contributo di altre aree sarà richiesto volta per volta e su temi specifici.
4 LE PARTNERSHIP E LE COLLABORAZIONI
4.1. Indicare tipologia e modalità di collaborazione di eventuali partnership (altre
amministrazioni, altri soggetti)
Come detto, il progetto verrà sviluppato in partnership con SOGEI, concessionaria per l’informatica
per tutta l’Amministrazione finanziaria.
Il coordinamento verrà assicurato con la partecipazione a pieno titolo dei rappresentanti SOGEI
nel Gruppo di lavoro.
4.2 Indicare se sono previste consulenze e quali sono le attività che saranno garantite dalla
consulenza
E’ allo studio l’opportunità di avvalersi di un supporto consulenziale per gli aspetti di
comunicazione verso l’esterno.
5 DIREZIONE E VALUTAZIONE
5.1. Indicare le modalità previste per il presidio dell’intervento e il raccordo con i vertici
dell’ufficio/amministrazione
Per assicurare la massima focalizzazione sugli obiettivi, il progetto verrà inserito nel ciclo di
pianificazione e controllo dell’Agenzia.
- 13 -In concreto, ciò significa che il progetto entrerà nel Piano annuale dell’Agenzia, allegato alla
Convenzione con il Ministero dell'Economia e delle Finanze. E’ da valutare, anche d’intesa con
Dipartimento delle Finanze del Ministero, se uno o più indicatori di progetto entreranno fra quelli
evidenziati in convenzione.
Per ciò che riguarda gli aspetti strettamente informatici, che pure avranno importanza primaria, il
progetto entrerà nel ciclo di pianificazione e controllo degli interventi informatici.
Questo si sostanzia nei seguenti documenti programmatici, che guidano sviluppo e gestione dei
sistemi informativi:
• Contratto fra SOGEI e Agenzia;
• Piano Triennale dell’Automazione;
• Piano Tecnico di Automazione, di durata annuale.
Quest’ultimo documento è il principale strumento operativo, in quanto rende espliciti obiettivi,
benefici attesi, contenuto delle attività da svolgere, scadenze, costi. E’ qui, dunque, nel PTA 2009,
che troverà spazio il presente progetto.
Certamente, anche la partecipazione al Concorso “Premiamo i risultati” fungerà da ulteriore
stimolo a far bene.
Ai fini del raccordo fra gruppo di lavoro e vertici dell’Amministrazione, si prevede la creazione di
uno Steering Committee di progetto, costituito da:
• Direttore Centrale Organizzazione e Sistemi Informativi
• Direttore Centrale Cartografia, Catasto e Pubblicità Immobiliare
• Direttore Centrale Osservatorio del Mercato Immobiliare
• Responsabile per la Comunicazione
Lo Steering Committee potrà essere integrato, in occasione delle principali milestones, dal
Direttore dell’Agenzia.
Si terranno riunioni mensili per monitorare l’avanzamento del progetto.
5.2. Descrivere le modalità di coordinamento delle attività
Le modalità di coordinamento saranno quelle tipiche del lavoro di gruppo.
Il gruppo si riunirà con cadenza almeno quindicinale per verificare il lavoro svolto e analizzare
eventuali punti di discussione.
Il lavoro progettuale potrà essere svolto dai singoli, in sottogruppi oppure negli incontri con il
gruppo completo.
Oggetto di particolare attenzione sarà il coordinamento con SOGEI, in quanto società esterna
all’Agenzia.
5.3 Descrivere le modalità previste per seguire l’andamento delle attività nel corso della
realizzazione e verificare gli eventuali scostamenti rispetto ai risultati attesi.
Il Gruppo di lavoro, nella sua fase di start up, definirà i modelli di reportistica da utilizzare per
seguire l’andamento delle attività, in rapporto a quanto pianificato, e per evidenziare eventuali
scostamenti.
Si prevede la realizzazione di report con cadenza almeno mensile, che verranno circolarizzati ai
membri del gruppo di lavoro e ai membri dello Steering Committee.
In più, si segnala che l’Agenzia ha al proprio interno un gruppo di monitoraggio, che attua il
monitoraggio dei contratti informatici secondo la metodologia fissata dal Centro Nazionale per
l’Informatica nella Pubblica Amministrazione (CNIPA) con la circolare n.38 del 2001. Tale gruppo
fornirà strumenti e supporto per monitorare l’avanzamento del progetto, per la parte ricadente nel
Piano tecnico d’Automazione.
- 14 -5.4 Descrivere le modalità di comunicazione (interna ed, eventualmente, esterna) previste
per far conoscere l’intervento e i suoi esiti
L’attività di comunicazione esterna è uno dei principali elementi che compongono il progetto.
Come segnalato in precedenza, ne costituisce una fase.
I contenuti di dettaglio verranno definiti in sede di pianificazione.
Fin d’ora si possono citare gli abituali strumenti e canali che l’Agenzia usa per informare i propri
utenti sui servizi e sulle relative novità.
L’attività di comunicazione si può sintetizzare nei seguenti punti:
• il sito Internet stesso;
• attività di ufficio stampa, con comunicati e conferenze stampa sulle principali novità normative
e procedimentali;
• una newsletter telematica con cadenza quindicinale contenente tutte le novità normative e
procedimentali;
• realizzazione di prodotti editoriali, quali la brochure istituzionale e la Carta della Qualità;
• partecipazione a fiere ed eventi, quali il Forum PA, Assemblea nazionale ANCI, ecc.
Sul fronte della comunicazione interna, i principali strumenti sono:
• il sito Intranet, che raggiunge tutto il personale;
• il notiziario Territorio Informa
• Comunicati e circolari.
6 FATTORI CRITICI DI SUCCESSO
6.1 Descrivere i fattori critici di successo dell’intervento e cioè i principali problemi che si
ritiene si dovranno affrontare per ottenere i risultati attesi
I fattori critici di successo per conseguire i risultati attesi sono:
• la qualità della soluzione proposta
• il coordinamento fra le varie strutture dell’Agenzia e con SOGEI
• il rispetto dei tempi,
• l’efficacia della comunicazione verso i destinatari.
L’Agenzia ritiene di aver messo in campo persone e strumenti in grado di fronteggiare tali aspetti.
Del gruppo di lavoro fanno parte persone esperte, in grado di coniugare la conoscenza dei servizi
dell’Agenzia, la ricerca delle soluzioni tecnologiche più avanzate e le esigenze di rapporto e di
comunicazione verso gli utenti.
Il Partner SOGEI ha un’esperienza decennale nella realizzazione di siti Internet e di servizi on line,
e porta anche l’esperienza derivante dall’attività di benchmarking citata.
In merito al coordinamento, la previsione di un gruppo di lavoro già collaudato e di uno Steering
Committee a livello di vertice dovrebbe assicurare il necessario coordinamento.
In merito al rispetto dei tempi, il progetto sembra non dipendere da eventi esterni al progetto, quali
autorizzazioni o passaggi normativi e regolamentari.
Il gruppo di progetto, pertanto, appare in grado di governare i tempi.
- 15 -7 ARTICOLAZIONE TEMPORALE DEL PIANO
7.1 Inserire il Gantt relativo alla tempistica del piano
Anno 2009 - Mesi
Fasi Attività 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Fase 1 Pianificazione di dettaglio
Fase 2 Ristrutturazione sito www.agenziaterritorio.it
Fase 3 Nuove funzionalità Servizi on line
Fase 4 Profilatura degli utenti e personalizzazione
contenuti
Fase 5 Realizzazione nuovo sito dedicato all’assistenza on
line
Fase 6 Piano di comunicazione
Fase 7 Valutazione
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