SMART WORKING LO SMART WORKING PER CONCILIARE, INNOVARE, COMPETERE

SMART WORKING
LO SMART WORKING PER CONCILIARE, INNOVARE, COMPETERE

LO    SMART    WORKING       PRIMA
DELL’EMERGENZA EPIDEMIOLOGICA
DA COVID 19 SULL’INTERO TERRITORIO
NAZIONALE

Andando ad operare un confronto a livello europeo e internazionale, la situazione
non è incoraggiante: da uno studio di Eurofound e dell’Organizzazione Mondiale del
Lavoro («Working anytime, anywhere: the effects on the world of work»), che mette a
confronto i Paesi dell’Unione Europea con altri in cui lo SW è già molto diffuso, tra i quali gli Stati Uniti
e il Giappone, si vede che l’italia è l’ultima in Europa.

ETÀ MEDIA CHE AVANZA

Ogni 100 persone in età lavorativa ci sono in Italia 33,7 persone oltre i 65 anni.
Si tratta del dato peggiore d’Europa (28,1 è il dato medio europeo).
Nel 2018 l’età media del pubblico impiego è di 52 anni (54 per Ministeri)

 La rivoluzione digitale
 ha cambiato comportamenti, aspirazioni e bisogni delle persone che
  offrono e chiedono sempre più
 flessibilità , ma …

… l’organizzazione del lavoro è rimasta
rigida,

ferma a stereotipi e pregiudizi di un’era ormai superata!!!

LAVORO AGILE: NON SI PUO’
PERCHÉ:
  Alcune risposte tipiche
   necessità della presenza fisica del dipendente
   necessità di coordinamento e di interazione costante con il superiore gerarchico e con i
    colleghi
   ridotta dotazione organica degli uffici
   compiti che comportano una valutazione discrezionale e che richiedono un confronto
    continuo all’interno dell’ufficio
   compiti che prevedono caratteri di riservatezza

LE PREFERENZE DEL MANAGEMENT

 La “supervisione diretta”

 L’interesse più per la disponibilità del dipendente (tempo in
  ufficio) che per la prestazione (risultato):
    per l’evasione di richieste non programmabili e/o di carattere
     estemporaneo
    per la difficoltà/scarsa propensione ad assegnare compiti
     (puntuali) e monitorare lo svolgimento

Affrontare il traffico tutti i giorni è smart?

Le riunioni sono smart e efficaci?

I PRINCIPALI OSTACOLI DELLO SMART WORKING

UNA NUOVA
ORGANIZZAZIONE
DEL LAVORO E’
POSSIBILE?

LA PERSONA
 • Le competenze
 • Le motivazioni
 • Le emozioni
 • L’atteggiamento mentale

LE 3 B DELLO SMART WORKING
Bytes (tecnologie): Come sono organizzato per poter
lavorare a distanza? So usare il cloud computing? Come e
quanto uso i dispositivi mobili?

Bricks (spazi fisici): spazi e nelle strutture in cui si lavora.

Behaviours (comportamenti): si parte dall’analisi del
modo di lavorare attuale. Che cosa può essere cambiato per
adattarsi alle nuove tecnologie e per coglierne al meglio le
opportunità?

Il primo passo – obiettivi SMART

SMART WORKING: DI COSA PARLIAMO?

IMPATTO (ORGANIZZATIVO)
                       • Capacità di promuovere e adottare comportamenti collaborativi attraverso
   SENSO DI              l’identificazione e la partecipazione a reti sociali all’interno di team, funzioni e tra le
APPARTENENZ              diverse direzione organizzative
     A

                       • Capacità di responsabilizzare le persone verso obiettivi personali e dell’Ente in modo
                         condiviso e partecipato e con uno spinto orientamento alla cultura della misurazione
RESPONSABILIZZAZIONE
                         dei risultati e della produttività

                       • Capacità di promuovere e gestire l’organizzazione delle proprie attività lavorative in
                         modo flessibile e adattativo, in modo da bilanciare necessità organizzative con
FLESSIBILITA’            esigenze personali

                       • Capacità di bilanciare l’utilizzo di tecnologie digitali e altre modalità di interazione,
                         scegliendo di volta in volta il metodo e gli strumenti più efficaci rispetto agli obiettivi e i
VIRTUALITA’              task da svolgere

GLI SMART WORKER IDEALI
   Pensiero critico
   Buone capacità comunicative
   Spirito di iniziativa
   Capacità di gestire le distrazioni
   Capacità di resistere con scarso
    contatto sociale
   Organizzato e bilanciato. ...
   Buona conoscenza del PC

Una nuova filosofia manageriale e
organizzativa fondata sulla restituzione
alle persone di flessibilità e autonomia
nella scelta degli spazi, degli orari e degli
strumenti da utilizzare a fronte di una
responsabilizzazione sui risultati

PROGETTO LAVORO AGILE PER IL FUTURO DELLA PA

OBIETTIVI E RISULTATI
 Rinnovare il lavoro pubblico contribuendo
  a superare le barriere giuridiche e culturali
 Accrescere il benessere delle lavoratrici e
  dei lavoratori e agire a sostegno della
  conciliazione dei tempi di vita-lavoro
 Migliorare la performance amministrativa
  superando i limiti spazio - temporali della
  tradizionale organizzazione del lavoro
 Accrescere      la    produttività   del   lavoro
  pubblico
 Promuovere e diffondere l’uso degli
  strumenti informatici a supporto della
  prestazione lavorativa
 Contribuire al contenimento della spesa
  delle pubbliche amministrazioni

PERCHE’ SI SCEGLIE LO SMART WORKING
Benefici per le pubbliche amministrazioni e per le aziende
 Aumento produttività
 Riduzione tasso assenteismo e turnover
 Riduzione costi gestione degli spazi fisici (locazioni, riscaldamento, postazioni...)
 Riduzione di alcuni costi relativi al Personale (buoni pasto, straordinari)

Benefici per i lavoratori
 Maggiore autonomia nella gestione delle attività lavorative (orari, luoghi)
 Maggiore soddisfazione e miglioramento della vita in termini di work-life balance
 Risparmio tempi e costi spostamenti
 Minore stress da lavoro

Benefici per la comunità
 Riduzione emissioni CO2 da traffico e inquinamento
 Contributo alla rivitalizzazione dei quartieri periferici non più solo ‘dormitorio’

UNA TRASFORMAZIONE NON SEMPLICE

Gli studi ci dicono che gli asset principali
intorno ai quali deve ruotare lo SW sono:
1. comportamenti: meno controlli, più            COMPORTAMENTI
responsabilizzazione; meno gerarchie, più
collaborazione; meno verifiche, più fiducia...
                                                                  TECNOLOGIA
2. tecnologia:     deve    supportare,    non
sostituire
3. spazi: non importa dove lavori, ma come
lavori e come acquisisci una mentalità                           SPAZI FISICI

collaborativa. Ovvero se sai lavorare a rete

OGGETTO DEL LAVORO AGILE

IL PRIMO TEMA DA AFFRONTARE (CON IL PROPRIO
SUPERIORE) È QUELLO DELL’OGGETTO DEL LAVORO AGILE.
IL LAVORO AGILE PUÒ RIGUARDARE:
  ▪ l’attività corrente, ovvero i compiti che la persona
    abitualmente svolge (per i dirigenti, le attività di
    coordinamento)
   oppure
  ▪ una attività di carattere innovativo finalizzata a
    conseguire uno specifico risultato in un tempo
    predefinito

PROGETTO INDIVIDUALE
INDIVIDUATO L’OGGETTO, OCCORRE DEFINIRNE (IN MANIERA
PUNTUALE) I CONTENUTI.
Il progetto individuale di lavoro agile:
 è proposto dal dipendente, ma deve essere definito e
  validato dal proprio superiore gerarchico
 deve avere contenuti minimi essenziali, tali da consentire la
  programmazione, il monitoraggio e il controllo delle attività
 deve essere approvato (anche in relazione alle altre
  proposte) in funzione della sostenibilità organizzativa della
  struttura nel suo complesso

GLI OBIETTIVI
PER ESSERE SIGNIFICATIVI E RILEVANTI, GLI OBIETTIVI DEVONO
ESSERE FORMULATI IN MODO DA RISULTARE:
1) chiari (per tutti), definiti, cioè, in modo da non lasciar spazio
   all’interpretazione personale (sul significato dell’obiettivo non
   possono sorgere fraintendimenti)
2) misurabili, ovvero rilevabili con una precisa unità di misura
   (monetaria, quantitativa, qualitativa, etc.).
3) raggiungibili, basati cioè su ipotesi realistiche
4) condivisi, ovvero concordati
5) rivedibili, alla luce delle evidenze degli scostamenti tra
   risultati attesi ed effettivamente conseguiti

GLI INDICATORI
IL RISULTATO DELLA MISURAZIONE È DI NORMA ESPRESSO IN
FORMA SINTETICA, ATTRAVERSO DATI CHE INDICANO LE
QUANTITÀ E LE QUALITÀ DEGLI OUTPUT, I TEMPI DI REALIZZAZIONE,
ETC. (INDICATORI)

Gli indicatori devono essere:
1) pertinenti rispetto alle attività da valutare
2) facilmente calcolabili, secondo procedure e modalità stabili
   (confrontabili nel tempo)
3) non manipolabili

COME ORGANIZZARE IL LAVORO AGILE
LA PRESTAZIONE RESA DAL LAVORATORE IN MODALITÀ AGILE DEVE ESSERE ORGANIZZATA,
MISURATA E VALUTATA:
 per assicurare l’erogazione della prestazione secondo i livelli quali-quantitativi concordati
 in modo da poter procedere, ove ritenuto necessario, ad una eventuale revisione del
  progetto «in corso d’opera»

I CONTENUTI ESSENZIALI DEL PROGETTO

Il legislatore, con buona probabilità, non ha voluto
espressamente indicare le caratteristiche del luogo
della prestazione lasciando ad ogni singola struttura il
compito di definire, in base alle attività e alle proprie
peculiarità produttive, gli spazi idonei, che dovranno
essere considerati anche in relazione agli altre due
elementi dirimenti: la riservatezza/privacy e la
sicurezza. Volendo estremizzare...

Non ho un ufficio. Non ho una scrivania
Ho uno spazio nel mio iPad.
Ho uno spazio nella mia testa.
Ho una spazio a casa.
Questo è il luogo di lavoro
che più frequento…
Jack Dorsey — CEO, Twitter

GLI ELEMENTI VISIBILI

COSA C’E’ SOTTO LA PUNTA DELL’ICEBERG

DIFFERENZE CON IL TELELAVORO…
 Lo “SW”dunque non è una nuova tipologia di lavoro bensì una particolare
  declinazione della prestazione lavorativa, ‘terza’ tra l’attività classica svolta
  all’interno dell’azienda ed il telelavoro.
 Tale modalità, quindi, deve essere considerata assolutamente differente
  dal “Tele Lavoro”, che è costruito intorno al dipendente che passa da una
  postazione di lavoro all’interno dell’azienda ad un’altra postazione fissa,
  ma in un luogo diverso.
 Nello “Smart Working” la prestazione viene progressivamente resa in posti e
  orari che cambiano nel tempo e non sono predefiniti, in un rapporto
  mutevole tra lavoratore e azienda, basato (almeno in teoria) su
  presupposti diversi che definiscono modalità di lavoro flessibili lasciando
  autonomia al lavoratore dipendente e responsabilizzandolo nel
  raggiungimento di performance concordate nel piano individuale di
  lavoro.

SMART WORKING   ASPETTI COMUNI   TELELAVORO

IL LAVORO AGILE
HA    UN   LATO
OSCURO?

FALSI RISCHI CONNESSI AL LAVORO AGILE

QUADRO NORMATIVO DI RIFERIMENTO PRIMA
DELL’EMERGENZA EPIDEMIOLOGICA DEL COVID 19

 Art. 14 della Legge 7 agosto 2015, n. 124
   (Promozione della conciliazione dei tempi di vita e lavoro nelle
   amministrazioni  pubbliche)
 Direttiva del Ministro per la Semplificazione e la Pubblica
  Amministrazione n. 3/2017 in attuazione dell’art. 14 della Legge n.124
  del 2015
 Legge 22 maggio 2017, n. 81
   (Misure per la tutela del lavoro autonomo non imprenditoriale e misure
   volte a    favorire l'articolazione flessibile nei tempi e nei luoghi del
   lavoro subordinato)
 Legge 145/2018 (L. BILANCIO 2019) Art. 1 comma 486 - CRITERI DI
  PRIORITÀ

 Art. 1 Comma 486 . All’art. 18 della l. 22 maggio 2017 n. 81 dopo il comma 3 è
  inserito il seguente:
 “i datori di lavoro pubblici e privati che stipulano accordi per l’esecuzione della
  prestazione di lavoro in modalità agile sono tenuti in ogni caso a riconoscere
  priorità alle richieste di esecuzione del rapporto di lavoro in modalità agile
  formulate dalle lavoratrici nei tre anni successivi alla conclusione del periodo di
  congedo di maternità previsto dall’art. 16 del testo unico delle diposizioni
  legislative in materia di tutela e sostegno della maternità e della paternità , di cui
  al decreto legislativo 26 marzo 2001 n. 151, ovvero dai lavoratori con figli in
  condizioni di disabilità ai sensi dell’art. 3, comma 3, della l. 5 febbraio 1992 n. 104.”
 L’art. 14 L. 124/2015 prevede un espresso divieto di discriminazione per chi si avvale
  del lavoro “agile”
    •   NO variazioni sul trattamento economico-normativo
    •   NO discriminazioni in termini di progressioni e avanzamenti di carriera e stipendiali
    •   NO pregiudizi per il tuo diritto alle ferie.
 Assenza di incompatibilità con gli altri istituti legislativi e contrattuali ( es 150 ore
  diritto allo studio, congedi , part-time etc)

DISPOSIZIONI ECCEZIONALI E TRANSITORIE DURANTE
       L’EMERGENZA EPIDEMIOLOGICA DEL COVID 19 IN
                MATERIA DI SMART WORKING
 La recente emergenza epidemiologica che ha stravolto, tra l’altro, tutto il territorio nazionale e
  internazionale, ha contribuito a riaccendere l'attenzione mediatica sul tema dello Smart Working
  nelle Aziende e nelle PPAA.
 Da un punto di vista prettamente organizzativo, molte realtà aziendali hanno adottato le
  pratiche di Lavoro Agile per ridurre al mimino i rischi derivanti dal virus e limitare quindi le
  possibilità da contagio nonché gli spostamenti nelle città e tra i diversi comuni dei lavoratori.
 Da un punto di vista normativo nelle Pubbliche Amministrazioni, vi è stato un susseguirsi di decreti
  legge e Decreti del Presidente del Consiglio dei Ministri (DPCM) che hanno in un primo momento
  invitato le PPAAA ad incentivare il lavoro agile fino a disporre tale modalità di prestazione
  lavorativa quale modalità ordinaria di svolgimento della stessa, con procedure semplificate che
  prescindono dagli accordi individuali.
Decreto legge 23 febbraio 2020 n. 6 convertito con modificazioni dalla l. 5 marzo 2020 n. 13
Decreto legge 2 marzo 2020 n. 9
 DPCM datati 1, 4, 8, 9 , 11 e 22 marzo 2020
 Direttiva n. 2 del 12 marzo 2020 della Presidenza del Consiglio dei Ministri, Ministro per la Pubblica
  Amministrazione
 Decreto Legge del 17 marzo 2020 n. 18 ( cd cura Italia) artt. 87 e 39

 In applicazione dell’art. 87 del d.l. n. 18/2020 fino allo cessazione dello stato
  di emergenza epidemiologica da covid 19, ovvero fino alla data che sarà
  stabilita con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri su proposta
  del Ministero per la pubblica amministrazione il lavoro agile è la modalità
  ordinaria di svolgimento della prestazione lavorativa nelle PP.AA. di cui
  all’art. 1, comma 2, del D lgs n. 165/2001 dunque anche per le Università.

 Conseguentemente le PPAA limitano la presenza del personale negli uffici
  per assicurare esclusivamente le attività che ritengono indifferibili e che
  richiedono necessariamente la presenza sul luogo di lavoro anche in
  ragione della gestione dell’emergenza.

 Qualora non sia possibile ricorrere al lavoro agile, le Amministrazioni
  utilizzano gli strumenti delle ferie pregresse, del congedo, della banca ore,
  della rotazione e di altri analoghi istituti, nel rispetto della contrattazione
  collettiva.

LO SMART WORKING DURANTE IL COVID 19

TUTTO DEVE ESSERE CIRCOSCRITTO NON C’E’ PIU’
LIBERTA’ DI SCEGLIERE IL LUOGO DOVE LAVORARE

CONDIZIONI TECNOLOGICHE PER LAVORARE DA CASA RIPRESE
 DAL SITO DEL DIPARTIMENTO DELLA FUNZIONE PUBBLICA DA
      «GUIDA PRATICA AL LAVORO AGILE NELLA P.A.»

 Il dipendente che dispone di un proprio pc può utilizzarlo per scopi
  professionali.
 Per accedere alle applicazioni del proprio ente può essere utilizzata la
  connessione Internet domestica di tipo “flat” (il cui costo non dipende
  dal traffico di rete) oppure lo smartphone come hotspot per consentire
  l’accesso ad Internet al pc di casa.
 Se il dipendente ha un cellulare di servizio, è possibile inoltrare le
  chiamate dall’interno telefonico del proprio ufficio sul cellulare di
  lavoro. Altrimenti si può chiedere la disponibilità del dipendente a far
  inoltrare le chiamate sul proprio telefono personale. Quando le
  chiamate vengono inoltrate al numero sullo smartphone, il chiamante
  non vede il numero dello Smartphone e quindi la privacy è comunque
  garantita.

RAGGIUNGIBILITA’ DELLE APPLICAZIONI DELL’ENTE DA REMOTO

Se le applicazioni dell’ente sono raggiungibili da remoto, ovvero sono in
cloud, il dipendente può accedere tranquillamente da casa ai propri
principali strumenti di lavoro.

Alternativamente si può ricorrere all’attivazione di una VPN (Virtual
Private Network, una rete privata virtuale che garantisce privacy,
anonimato e sicurezza) verso l’ente, oppure ad accessi in desktop
remoto ai server.

Sono anche disponibili "soluzioni ponte”, che permettono dal proprio pc
personale di collegarsi alla propria postazione presso l’ente e quindi
rendere l’esperienza come se si fosse in ufficio (purché il pc sia tenuto
acceso anche in ufficio).

La posta elettronica è una delle applicazioni più usate e nella maggior
parte dei casi è già utilizzabile da remoto, quindi sia da pc che da
smartphone. È possibile che sul pc dell’ufficio sia installato un client,
ma spesso è anche disponibile un’interfaccia web, magari a cui non si
è ricorso fino ad oggi.

Condivisione di file, calendario e videoconferenza sono utili quando si
lavora da remoto per poter essere sempre allineati e poter lavorare a
più mani sugli stessi documenti. Alcune delle funzioni indicate sono già
disponibili sui prodotti in uso in ufficio, basta solo attivarle, mentre gli
strumenti di videoconferenza o call conference sono già molto diffusi
nel mondo della PA, cui si aggiunge la possibilità di ricorrere a soluzioni
gratuite facilmente accessibili.

PRIVACY E SICUREZZA

 Tutti gli smartphone consentono non solo la conversazione in viva
  voce ma l’aggiunta di altri interlocutori alla telefonata in corso e
  quindi, seppur in misura ridotta, possono consentire una conference
  call tra più persone. Mentre alcune app gratuite consentono
  comunque la videochiamata.
 Molti strumenti funzionano anche da smartphone (calendario,
  posta, vpn, documenti in visualizzazione) per cui è possibile anche
  usare lo smartphone come piattaforma in mobilità.
 Sistemi gestionali e sistema di protocollo sono i software che fanno
  funzionare un’amministrazione.
 Se non sono raggiungibili da remoto può essere utile prevedere che
  i colleghi che restano in ufficio facciano da tramite per la gestione
  in ingresso e in uscita dei documenti e delle istanze, la realizzazione
  di ricerche, etc.

 Non salvare documenti di ufficio sul pc personale, se non
  temporaneamente e poi cancellarli immediatamente (specie se
  contengono informazioni personali)

 Porre attenzione nell’inviare foto per far vedere che si è in smart
  working con sul monitor dati personali

 L’accesso a dati aziendali non è più rischioso in smart working, la
  pericolosità dipende da come lo strumento e l’operatore
  gestiscono il dato, non dalla locazione della persona

 È buona norma avere sistema operativo e antivirus aggiornati

 Creare un account specifico per l’uso nei momenti di lavoro, se il
  pc è usato anche da familiari o conviventi

 In caso ci si allontani dal pc, bloccare il pc in modo che non sia
  utilizzabile da altri

 Non incollare post‐it sul pc personale le password per accedere agli
  applicativi di lavoro

NELLA SPERANZA DI POTER FARE L0 SMART
WORKING COSI’ DOPO L’EMERGENZA COVID 19

BUON LAVORO

E’ VIETATA LA DIFFUSIONE ALL’ESTERNO DELL’ATENEO FEDERICIANO