Organizzazione Banqueting e Catering - Dispensa corso - A cura di Gp.Studios - EBTT
←
→
Trascrizione del contenuto della pagina
Se il tuo browser non visualizza correttamente la pagina, ti preghiamo di leggere il contenuto della pagina quaggiù
Dispensa corso
Organizzazione
Banqueting e Catering
A cura di Gp.Studios
INDICE
Parte 1 – Intro: storia, attori, marketing
o Definizione di banqueting e catering
o La storia
o Chi utilizza i servizi di catering
o Chi utilizza i servizi di banqueting
o Il marketing e strategia applicata al banqueting
Parte 2 - Aspetti organizzativi, servizio, persone
o L’allestimento
o Strumentazione necessaria
o La mise en place
o La gestione del servizio
o Personale di servizio
Parte 3 - Numeri, food cost, magazzino, menù
o Food cost nel banqueting
o La gestione dei fornitori e del magazzino
o Il menu engineering
o Best practices per la composizione del menù
Parte 4 - Organizzazione commerciale, comunicazione
o Negoziazione nella vendita
o Materiale a supporto: griglie e book di vendita
o L’importanza delle policy
PARTE 1 Definizione di banqueting e catering Spesso i termini “catering” e “banqueting” vengono utilizzati come sinonimi, in realtà ci sono delle differenze che è bene conoscere. Catering, dal verbo inglese "to cater" che significa "provvedere al cibo, rifornire". E’ il complesso delle operazioni di rifornimento in massa di cibi e bevande pronti. Inizialmente ci si riferiva specificatamente all'approvvigionamento dei mezzi di trasporto (navi e treni), poi il termine venne esteso anche ai servizi di mense aziendali. Questo mutamento ha determinato modifiche sostanziali nell’organizzazione manageriale Banqueting è termine di origine inglese. Attività di preparazione di cibi e bevande nell'organizzazione di banchetti. Legato all'attività di catering; si occupa di tutte le operazioni di approvvigionamento di alimenti. Può essere svolto all'interno di sedi abituali e circoscritte (come nel caso del servizio di banqueting realizzato all'interno di hotel, centri congressi, sale per banchetti) oppure in sedi individuate di volta in volta per ospitare eventi particolari (spiagge, ville, palazzi, castelli o dimore storiche). Storia La professione di chi fa Catering oggi ha una lunga ed intrigante storia che inizia dalle antiche civiltà. Già gli Egiziani usavano seppellire i loro Faraoni con tutto l’occorrente per passare ad una vita nuova. Riempivano le stanze con derrate alimentari e pentole per cucinare e dipingevano i muri dell’interno delle stanze delle piramidi con scene di tavole imbandite. Dai dipinti dei Greci e dei Romani vediamo un interesse maggiore per il tipo di cibo piuttosto che per l’intero menu. Esiste una collezione di ricette scritte dal 42 D.C. al 37 A.C. da Apicio (La cucina di Apicio - A tavola con gli antichi Romani). Parla delle abitudini alimentari dei Romani e indica anche l’ingrediente utilizzato nelle ricette, a volte a noi familiare, altre meno. Ad esempio il Pesce Scorpione con radici (vegetali).
I Greci introdussero nei banchetti il carrello degli Antipasti, dove venivano servite diverse varietà di piccole porzioni di cibo differenti. I Romani aggiunsero, a questo, una ventina di piatti dando il via allo sviluppo dei banchetti. Le radici dei banchetti moderni risalgono più al periodo medioevale della storia Europea. Nel Medioevo i banchetti sono limitati all’interno dei castelli e seguono una preparazione ed un rituale più elaborato. Il menu era formulato su tre punti principali e ogni punto conteneva almeno 25 piatti. Questo sistema fu in uso fino al IXX sec. Per i festeggiamenti in onore di Re Riccardo III di Inghilterra, dopo la metà del 1300, la tavola reale fu allestita su di una pedana con lunghe tavole parallele al tavolo principale. Il re sedeva su una grande sedia e gli invitati su delle panche. L’uso di panche per sedersi fu l’origine del termine Banchetto. Dal 1727, i menu per i banchetti cominciarono a concentrarsi in due portate principali riducendo la terza a frutta e formaggi. Fino a questo momento l’Inghilterra influenzò molto le proprie colonie. La storia dei banchetti in America cominciò con le feste dei Nativi e seguì i dettami dei costumi inglesi. E’ durante la Rivoluzione francese, con l’emigrazione dei reali, che la Francia comincerà la sua influenza all’interno della cucina e dei menu dei banchetti americani. Dalla seconda metà del 1800 i menù subirono una drastica riduzione dei piatti serviti e una distinzione di categorie più netta: Zuppa, Intermezzo, Antipasto, Carni, Portata finale, Vini. Fino a divenire di 9 portate nei banchetti più classici. Alcuni piatti poi erano chiamati con il nome della portata, come Antipasti, Insalate, Dolci, altri, specificati meglio, come Terrina di foie gras, Vermicelli alla Windsor, ecc. Chi influenzò io sviluppo del banqueting in America fu il Presidente Thomas Jefferson. Durante gli anni del suo incarico alla corte di Luigi XVI,. il Presidente importò molte tradizioni, cibo e vini dalle tavole europee alla sua casa in Virginia. Lo stile dei banchetti organizzati in quel periodo in America prese il termine di Borghese, e fu una semplificazione delle 3 pesanti portate che provenivano dal Medio Evo.
Il cambiamento fu simile a quello che avvenne nel XX secolo in cucina con il termine di nouvelle
cuisine.
Dopo Jefferson, colei che influenzò lo stile dei banchetti alla Casa Bianca fu Jacqueline Kennedy.
Ridusse drasticamente le portate a 4, al massimo 5. In questo modo si restrinse anche il tempo
dedicato alla tavola a favore di quello per l’intrattenimento dopo cena.
Chi utilizza i servizi di catering
Il Catering è oggi una delle attività più in crescita nel segmento della ristorazione internazionale.
Solitamente tale servizio è richiesto da:
o RISTORAZIONE COMMERCIALE (ristoranti tradizionali, altri format di ristorazione, hotel,
punti vendita su strada, ecc.)
o RISTORAZIONE COLLETTIVA (aziendale, scolastica, sociosanitaria, comunitaria)
Specie in hotel, il catering può coprire diversi eventi in una sola giornata:
Dinner parties
Convention
Meeting internazionale
Feste celebrative (matrimoni, battesimi, comunioni, cresime, lauree, ecc.)
Feste aziendali
Cene di gala
Coffee-break
Aperitivo
Il catering, per le sue caratteristiche, ha sei importanti vantaggi per chi lo organizza:
1. Abolizione della cucina di produzione
2. Eliminazione degli investimenti per impianti e relative spese
di gestione/manutenzione
3. Acquisti limitato a ciò che si vende
4. Eliminazione di sprechi
5. Riduzione dei costi di manodopera
6. Riduzione dei costi fissi e variabili per la produzione Chi utilizza i servizi di banqueting A differenza del catering, non si forniscono semplicemente pasti ma si offre un servizio completo di ristorazione. Generalmente, i servizi di base sono: o Preparazione delle proposte gastronomiche o Veicolazione in linea fresco-calda dei piatti nei luoghi dell’evento o Allestimento sala con materiale messo a disposizione dall’azienda di banqueting o Realizzazione del servizio di sala Ci possono essere poi alcuni servizi aggiuntivi, come: o Addobbi floreali o Allestimenti personalizzati o Intrattenimento musicale o Strutture mobili (tensostrutture, pannelli parasole, ecc.) Le principali occasioni per le attività di banqueting sono: organizzazione di ricevimenti, colazioni di lavoro, banchetti o buffet in sedi improprie in occasione di inaugurazioni, convegni, meeting, congressi; realizzazione di grandi eventi ristorativi d’élite o di massa in occasione di manifestazioni sportive o altro; allestimento di degustazioni, di servizi di ristorazione ed anche di manifestazioni concorsuali o festival della cucina in occasione di fiere, mostre e rassegne; creazione di ricevimenti, banchetti e buffet in case o in luoghi privilegiati (ville, castelli, parchi, ecc.); consegna di piatti o pranzi completi, con relativo servizio, a domicilio. Il marketing applicato al banqueting Da dove cominciare: CHI SONO IO e come vengo percepito dal mercato QUALI SONO LE OCCASIONI in cui posso fare business Come faccio ad ORGANIZZARE IL MARKETING in funzione del business
Inseriamo le attività di marketing in un contesto più ampio, il business plan, che prevede le
seguenti fasi:
PARTE 2
L’allestimento
Le tipologie di allestimento sono molteplici, diversi per dimensione e per resa al mq.
Alcuni esempi:
Strumentazione necessaria FORMATO DEL MENU
La mise en place La tavola sarà allestita a seconda della tipologia di evento. [Per alcuni banchetti, tra l’altro, non viene nemmeno utilizzata e le pietanze vengono consumate in piedi (es. coffee break)] Coperto base essenziale: 1) Piatto segnaposto 2) Bicchiere da acqua Coperto base standard: 1) Forchetta grande 2) Coltello grande, con lama rivolta verso l’interno 3) Piattino del pane con coltellino 4) Bicchiere da acqua, allineato alla punta del coltello 5) Piatto e/o tovagliolo segnaposto Coperto base completo: 1) Forchetta piccola 2) Forchette grandi 3) Coltello grande 4) Coltello piccolo 5) Piattino del pane 6) Bicchiere da vino 7) Bicchiere da acqua Gestione del servizio Il personale da chiamare in servizio in sala e in cucina sarà differente da quello in esercizio per il servizio lunch o dinner:
il menù non è alla carta ma fisso
gli ospiti si accomodano tutti alla stessa ora, ciò rende il servizio più veloce (sia esso a
buffet, al piatto o all’inglese)
i tavoli sono quasi sempre da almeno 6/8 persone, anche questo accellera i tempi di
servizio
Lo stile del servizio al tavolo, adattabile anche ai banchetti può essere:
alla Francese
a Buffet
all’Inglese
all’Italiana
alla Russa o guéridon
Alla Francese
Il cliente si serve da solo, prendendo le vivande, nella quantità e tipo desiderati, dal piatto di
portata. Può essere diretto o indiretto.
Nel servizio alla francese diretto il cameriere porge dalla sinistra del cliente il piatto di portata con
le vivande, usando la mano sinistra, protetta dal tovagliolo di servizio. Con la mano destra offre al
commensale la clips, sollevando un po' le impugnature e tenendo le punte sul vassoio.
Nel servizio alla francese indiretto i piatti di portata con le pietanze e la clips sul bordo vengono
posti sul tavolo del cliente (nello scaldavivande se si tratta di portate calde), possibilmente vicino
ad un uomo, e poi passati fra i commensali.
A BuffetPietanze e bibite sono preparate su di un buffet. Il cliente prende un piatto e sceglie da solo fra le
vivande offerte. Per i piatti caldi e le bibite è talvolta aiutato dal personale di servizio.
All’Inglese
Il cameriere apparecchia i piatti caldi e poi serve le pietanze dal lato sinistro del cliente,
prendendole con la clips dai piatti di portata che tiene sull'avambraccio sinistro.
Servizio di minestre
Al cliente vengono serviti un piatto piano ed uno fondo, che verranno poi sbarazzati insieme. Il
cameriere tiene la zuppiera con la sinistra, appoggiata a un piatto coperto da un tovagliolo, e serve
il cliente dalla sua sinistra.
Servizio dei secondi
Pietanza e contorno andrebbero serviti da piatti di portata separati. Si appoggia il piatto di portata
del contorno sul guéridon e si serve la pietanza. Se il contorno o la pietanza sporcano molto la
clips, è opportuno usare due clips, evitando così di sporcare le preparazioni e mescolare i sapori.
All’Italiana (o al piatto)
I piatti con le vivande vengono preparate in cucina. Il cameriere li serve dal lato destro del cliente.
Può essere semplice o con cloche.
Nel servizio all'italiana semplice il cameriere porta i piatti con le mani, due nella sinistra e uno
nella destra, e li serve direttamente al cliente. La mano sinistra che sorregge i piatti deve restare
alle spalle del cliente, evitando di avvicinarli al suo viso.
Nel servizio all'italiana con cloche i piatti preparati in cucina vengono coperti da una cloche e
portati in sala su un piatto di portata. Quest'ultimo viene appoggiato sul guéridon, da cui il
cameriere preleva i piatti, in genere sollevando la cloche dopo aver servito il piatto al cliente.
Si tratta di uno stile semplice e rapido, più elegante nella versione con cloche. Alla Russa o guéridon Il cameriere mostra al cliente i piatti di portata e le legumiere e poi li mette sugli scaldavivande ai due lati del guéridon, che è accostato al tavolo del cliente. Al centro del guéridon ci sono i piatti caldi, che il cameriere prepara con le posate nelle due mani e serve dal lato destro del cliente. Per servire il cliente una seconda volta, gli si cambia il piatto, mentre gli si lasciano le stesse posate. Personale di servizio Il personale di servizio segue questo organigramma: In particolare, analizziamo la figura del Banqueting Manager. E’ un ruolo professionale con elevato grado di esperienza e buon gusto. Nelle strutture ricettive opera a stretto contatto con l’F&B manager e il Room division manager. Si occupa di creare tutto l’evento, dal sopralluogo preventivo dei locali al termine dell’evento. E’ responsabile della pianificazione, organizzazione e gestione del banchetto. Pertanto, le principali mansioni del banqueting manager sono: - Stipulare i contratti con i committenti - Organizzare e dirigere le zone operative predisposte al servizio - Pianificare e gestire gli approvvigionamenti
- Decidere il menu e lo stile di servizio con il committente
- Consigliare gli abbinamenti bevande/vini
- Coordinare le fasi di preparazione e presentazione delle proposte gastronomiche
- Presiedere allo svolgimento dei banchetti di maggior prestigio proponendosi come punto
di riferimento per ospiti e committenti
- Disporre e controllare lo sbarazzo al termine della manifestazione
Pianificazione del lavoro
Il banqueting manager dettaglia e assegna al personale le attività da svolgere, ma soprattutto le
tempistiche e le responsabilità.Riassetto Alla fine del banchetto cominciano le operazioni di recupero dei materiali, una fase molto delicata perché il personale è stanco e si rischia di smarrire materiale. È consigliabile quindi un sistema di controllo, ovvero una checklist dettagliata di tutti gli utensili e le attrezzature impiegate:
PARTE 3
Food cost nel banqueting
Tutto parte dal food cost. Il food cost è il rapporto tra il valore del venduto ed il costo degli
alimenti espresso in percentuale.
Food cost = (costo degli alimenti / venduto) x 100
Nel calcolo del food cost devono essere tenuti in considerazione l’incidenza degli scarti, il costo
delle guarnizioni e dei condimenti, e le perdite di peso dovute alla cottura degli alimenti.
Un’attenta costruzione del food cost ci permette di standardizzare la nostra attività, che a sua
volta porta importanti benefici:
Il risultato è uguale a prescindere da chi realizza il piatto
Permette di conoscere nel dettaglio i tempi e costi di preparazione
al fine di gestire al meglio le risorse umane
Permette di gestire al meglio le derrate migliorando il rapporto con i fornitori
Permette di tenere sotto controllo gli ordini
Aiuta a definire il prezzo di vendita
Focalizziamoci su quest’ultimo. Andiamo a costruire il menù.
Standard di preparazione del buffet breakfast in funzione delle presenzeIn un’attività di banqueting o catering, per conoscere il costo del menù e poi elaborare il prezzo di vendita, basterà sommare i costi dei singoli piatti. Per l’elaborazione del prezzo di vendita dobbiamo considerare di coprire il costo food e gli altri costi per la produzione del piatto, più tenere un margine di profitto. Per calcolare il Mark Up da applicare su un costo di un piatto esistono due metodi: 1) Coefficienti variabili + contributo fisso 2) Valorizzazione dei tempi di produzione Gestione dei fornitori e del magazzino Per ridurre i costi di gestione è importante una scelta accurata dei fornitori e la costruzione di una rete efficiente. Come procedere? Studio dei potenziali fornitori Valutazione e selezione Scelta del fornitore Valutazione delle prestazioni Qualificazione del fornitore Questo processo vi aiuterà anche ad evitare i principali problemi associati alla ricezione dei prodotti food: packaging eccessivo, peso dell’imballaggio incluso nel peso fatturato delle derrate, ecc. Come stoccare le derrate in magazzino? a) Fissare ubicazioni precise b) Posizionare ciascun articolo sempre nello stesso posto c) Separare le varie classi di cibo separate per il magazzinaggio d) Rotazione degli stock con metodo first-in, first-out (FIFO) e) Ogni prodotto deve avere la propria data di stoccaggio
Ne vale la pena? Sì. Altrimenti potreste incorrere in una di queste criticità comuni: • Troppi soldi investiti nel magazzino • Riduzione della qualità dei prodotti • Aumento della possibilità di scarto • Aumento delle possibilità di furto • Rispettare le ricette standard Menù engineering Innanzitutto, cosa vuol dire ingegneria del menù? Cercare di proporre un menù che massimizza il margine di contribuzione globale. Esistono due misure per valutare un buon menù: Popolarità – piatti che ruotano frequentemente Profitto – piatti che generano un alto margine di contribuzione Ecco alcuni aspetti a cui fare attenzione per comporre un menù di successo: Unicità della proposta Tipicità della proposta Velocità del servizio Stagionalità del menù Leggerezza (DIGERIBILITA’) dei piatti Tecnica e innovazione dei piatti Numero delle portate Ordine delle portate Valorizzazione dei tempi di produzione Il menù è un biglietto da visita, non deve avere macchie, non deve avere errori di ortografia, deve essere gradevole al tatto.
Best practices per la composizione del menù
1. Scegliere piatti sostanziosi solo per l’inverno, in estate meglio offrire pietanze
leggere, fresche e magre.
2. Ogni piatto deve essere diverso dagli altri per il suo aspetto, ma anche nella
preparazione.
Evitare quindi la stessa espressione per due pietanze (es. soufflé di formaggio e
soufflé di fragole)
3. Variare anche i metodi di cottura (es. non inserire di seguito due cibi bolliti)
4. Cambiare le salse (es. non inserire di seguito due piatti salsati e soprattutto non
usare la stessa salsa)
5. Evitare due piatti dello stesso colore in immediata successione (es. verdura in
besciamella e carne in blanquette)
6. Se sono previsti due primi piatti, solo uno deve essere pasta asciutta
7. Se sono previsti due piatti di carne, alternare fra rossa e bianca
8. Evitare guarnizioni uguali o simili (es. omelette alla fiorentina [con spinaci] e torta
pasqualina agli spinaci)
9. Non ripetere nemmeno i contorni. E’ ammesso però servire più di una qualità di
funghi e due contorni di patate
10. In un menù dinner escludere antipasti (a meno che non siano antipasti ricchi:
caviale, ostriche, salmone), fritture di pesce, uova, dolci, formaggi
PARTE 4
Per vendere il nostro servizio ci serve: un bravo venditore (lo possiamo creare), dei materiali a
supporto (griglie o book di vendita), dei materiali per una corretta gestione del business (POLICY).
Le fasi che caratterizzano un’azione di vendita sono:
Focalizzazione del piano di vendita
Preparazione dell’incontro con il cliente
Utilizzo delle obiezioni come opportunità Capacità di convincere coinvolgendo Gestione dei reclami Controllo delle proprie prestazioni Negoziazione nella vendita Il buon venditore sa essere empatico e sa negoziare quando serve. I benefici della negoziazione aumentano quando si associa l’empatia all’assertività! Ma quando si può negoziare? Quando c’è riconoscimento reciproco Abbiamo qualcosa da scambiare (e l’esigenza di scambiare) Gli obiettivi delle parti sono parzialmente conflittuali I rapporti di forza sono paritetici Materiale a supporto: griglie e book di vendita
La policy La Policy nasce negli Stati Uniti e viene redatta per la prima volta dalla NASA come manuale di procedura per lo svolgimento di tutte le funzioni operative. Le grandi catene alberghiere hanno ritenuto che questo sistema potesse funzionare anche all’interno delle loro strutture per dare ai
dipendenti un metodo codificato. Lo sviluppo della Policy è indispensabile per chi ha diverse imprese che operano sotto lo stesso nome e per chi opera nel Franchising. Attraverso l’impiego di standard di qualità, il cliente ha la garanzia di ricevere sempre un servizio e un prodotto uguale. Come si usa Dovrà essere letta prima in ogni sua parte e poi studiata bene per il capitolo di propria competenza. Per ogni singola voce ci si avvarrà dell’indice per un uso più immediato. La linea di condotta dettata dalla Casa e ben tenuta, sarà il biglietto di presentazione di fronte ai clienti e ai fornitori. Ogni dipendente, anche al primo giorno di lavoro, sarà cosi in grado di operare in modo da non danneggiare lo standard e l’immagine della Casa. Chi svolge una funzione di controllo, avrà la possibilità di verificare sempre lo stato delle cose.
Gp.Studios - Società di Formazione e Consulenza nella Ristorazione e nel Turismo Via del Cavone 7, 43121 Forlì FC tel. +39 0543 84 099 fax +39 0543 558027 sito web: www.gpstudios.it email: info@gpstudios.it rivista online: www.sharingtourism.it Seguici su: Facebook Youtube Twitter
Puoi anche leggere
