Un mercato a prova di beauty contest - Summit 2016 Roma LA NUOVA FRONTIERA DEL SETTORE PUBBLICO - TopLegal
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Review Summit 2016 Roma Un mercato a prova di beauty contest LA NUOVA FRONTIERA DEL SETTORE PUBBLICO In collaborazione con
Un mercato a prova di beauty contest I partecipanti La trasformazione culturale del mercato e delle imprese a favore di logiche Alla tavola rotonda di Roma sono intervenuti per le aziende: basate sulla trasparenza e sulla prevenzione della corruzione hanno favori- ¡ Simona Gagliardi, head of legal coordination and management support di Enel to l’affermarsi dell’istituto del beauty contest. ¡ Claudia Ricchetti, direttore legale e societario di Anas ¡ Carla Serafini, responsabile affari legali e societari di Poste Vita. Il beauty contest è l’insieme di procedure di selezione che si basano sulla raccolta, comparazione e valutazione di offerte presentate da diversi studi Per gli studi hanno partecipato: professionali. La sua diffusione ha dato inizio a una convergenza del settore ¡ Damiano Lipani, senior managing partner di Lipani Catricalà pubblico con quello privato, imponendo già da tempo agli studi legali in ¡ Federico Sutti, Italy managing partner di Dentons cerca di mandati di passare per la direzione legale. Si tratta di una nuova ¡ Rosario Zaccà, co-managing partner di Gianni Origoni Grippo Cappelli rotta che non può essere sottovalutata, ma per quanto standard di mercato e potenziale best practice, il beauty contest rappresenta uno strumento con margini di miglioramento. È per questo motivo che TopLegal ha dedicato la quinta edizione del Summit, nell’appuntamento di Roma al beauty contest come processo di selezione comparativa, mettendone in luce i vantaggi ma anche le com- plessità che lo caratterizzano. Il Summit ha preso in considerazione en- trambi i lati dell’equazione, mettendo a confronto studi legali e imprese protagoniste del settore pubblico italiano sul tema “Un mercato a prova di beauty contest. La nuova frontiera del settore pubblico”. 16 • TOPLEGAL Summit 2016 Roma
Il Summit in sintesi Mettendo a confronto studi e clienti sugli aspetti che regolano l’attribuzione di incarichi legali a consulenti esterni ciò che è emerso è la distanza che se- para le aspettative degli studi e le esigenze dei clienti. I VANTAGGI PER LE AZIENDE In un contesto che prevede l’obbligo per le aziende di implementare proce- Strumento di tutela, protegge la dure di acquisto di servizi trasparenti, tracciate e improntate a oggettività di società da rischi e fatti di corruzione giudizio, visto dalle aziende il beauty contest si caratterizza quale processo Assicura servizi di qualità al giusto prezzo aziendale, da gestire nell’ambito delle attività della direzione legale al fine di Fornisce un contributo informativo monitorare correttamente il rispetto dei protocolli per proteggere l’azienda da rischi legati a fatti di corruzione. Oltre a garantire la posizione di coloro che hanno responsabilità per l’attribuzione di incarichi, assicura al cliente l’acquisizione di servizi legali di qualità a un prezzo di mercato e fornisce un LE CRITICITÀ PER GLI STUDI contributo informativo. Carenza di chiarezza degli obiettivi Mancanza di un riscontro sui motivi di esclusione Mentre per le aziende il beauty contest rappresenta un’alternativa valida Inibizione della relazione strategica tra studio e cliente a ridurre il rischio di interferenze corruttive nella scelta di un consulente, un’opinione ormai diffusa tra gli studi legali considera il beauty contest un processo confuso e dispendioso, guidato da una logica economica. Questo anche a causa della scarsa oggettività e trasparenza su modalità e processo di selezione. Gli studi lamentano inoltre l’assenza di indicazioni dopo la ri- I POSSIBILI MIGLIORAMENTI cezione dell’offerta e la mancanza di un riscontro sui motivi dell’esclusione. Rendere obbligatorio il feedback Innescare una dialettica positiva Al fine di colmare il gap tra le due posizioni, sarebbe auspicabile garantire Valorizzare il rapporto fiduciario maggiore sicurezza in termini di oggettività e chiarezza trasformando il processo del beauty contest in un momento di duplice crescita e appren- dimento. 17 • TOPLEGAL Summit 2016 Roma
I vantaggi per le aziende Le criticità per gli studi Il beauty contest si caratterizza quale processo da usare per monitorare Per gli studi legali la prospettiva è diversa. Sebbene il beauty contest rap- protocolli e procedure, al fine di proteggere l’azienda da rischi legati a fatti presenti un ottimo strumento a disposizione del cliente per la selezione di corruzione. L’uso del beauty contest è prima di tutto uno strumento di dei professionisti, dal punto di vista pratico è ancora un processo confuso tutela della società: assicura trasparenza e garantisce la posizione di colo- e dispendioso: implica un impegno delle risorse e ha un costo significativo, ro che hanno responsabilità per l’attribuzione di incarichi. In questa pro- ripagato solo in caso di aggiudicazione. spettiva, è una garanzia di fronte al sindacato, del top management, degli investitori, degli azionisti, delle autorità di vigilanza e giurisdizionali. In Gli studi lamentano carenza di chiarezza degli obiettivi e la mancanza di più il metodo concorrenziale assicura al cliente l’acquisizione di servizi di un riscontro sui motivi dell’esclusione. Molto dipende dal mercato in cui qualità a un prezzo di mercato e fornisce un contributo informativo, quale viene svolto il beauty contest: a livello internazionale le aziende operano occasione vantaggiosa per le società di accrescimento della propria cono- attraverso un panel con una selezione all’ingresso che ha come risultato scenza sul mercato. la rilevanza del prezzo sui criteri di scelta. In Italia il processo è più com- plesso e nella scelta si attua una valutazione dei partecipanti, che per la Inoltre individuando l’offerta qualitativamente più opportuna e consenten- maggior parte delle volte rischia di essere poco trasparente. do di fare la scelta migliore al prezzo adeguato, le procedure comparative accrescono la consapevolezza e la responsabilità manageriale della direzio- Questa mancanza rende difficile capire le logiche del processo decisionale, ne legale. Pertanto il beauty contest rientra tra i processi a tutela dell’inte- non aiuta gli studi a migliorarsi e fa venir meno la credibilità dello stru- resse aziendale e ha impatti positivi sul business. mento quale meccanismo concorrenziale di trasparenza. Un’altra criticità evidenziata riguarda la gestione del rapporto fiduciario: la gara, se utilizza- Oggi la reputazione è un asset primario. E se è vero che uno dei settori ta in maniera sistematica, non consente a uno studio e al cliente di creare e maggiormente a rischio di fattispecie corruttive è proprio quella pubblico, sviluppare una relazione in base all’esperienza vissuta. la scelta di utilizzare procedure tracciabili nell’affidamento degli incarichi può rappresentare una garanzia fondamentale per proteggere l’azienda. In Il continuo turnover come conseguenza del beauty contest frammenta i aggiunta l’uso di procedure trasparenti ha un impatto reputazionale positi- rapporti e inibisce una relazione strategica tra studio e impresa. Un con- vo anche in termini di evoluzione fisiologica della cultura d’impresa. Strumento temperamento sarebbe di tutela, auspicabile protegge e tuttavia la società possibile, quasi doveroso danormativo nell’attuale contesto rischi e fatti di corruzione e di mercato, nel quale ogni organizzazione ha un interesse primario verso Assicura la tutela servizi di della propria qualità reputazione. al giusto prezzo Fornisce un contributo informativo Strumento di tutela, protegge la società Carenza di chiarezza degli obiettivi da rischi e fatti di corruzione Mancanza di un riscontro sui motivi di esclusione Assicura servizi di qualità al giusto prezzo Inibizione della relazione strategica tra studio e cliente Fornisce un contributo informativo 18 • TOPLEGAL Summit 2016 Roma Carenza di chiarezza degli obiettivi Rendere obbligatorio il feedback
I possibili miglioramenti Il beauty contest deve inserirsi tra gli strumenti a disposizione della società destinati a ricercare un equilibrio tra i principi di trasparenza, economicità e fiducia. A presidio del reato di anticorruzione il beauty contest deve rap- presentare la modalità per perseguire la buona gestione e non deve essere concepito come procedure di mera scelta. Pertanto oltre all’obbligatorietà del feedback e una maggiore chiarezza nel- le fasi e nelle aspettative che determinano la selezione, dovrebbe prevedere la possibilità di valorizzare il rapporto fiduciario. Inoltre sarebbe stimo- lante trasformare il beauty contest come una occasione per innescare una dialettica positiva e attuare prima del lancio del contest una “consultazione di mercato” in cui l’azienda definisce congiuntamente con gli studi i criteri qualitativi e la ponderazione degli stessi. In questo modo si potrebbe avere maggiore sicurezza per le aziende, e maggiore garanzia in termini di ogget- tività per gli studi. Strumento di tutela, protegge la società da rischi e fatti di corruzione Assicura servizi di qualità al giusto prezzo Fornisce un contributo informativo Carenza di chiarezza degli obiettivi Un momento del Summit svoltosi al Boscolo Exedra di Roma Mancanza di un riscontro sui motivi di esclusione Inibizione della relazione strategica tra studio e cliente Rendere obbligatorio il feedback Innescare una dialettica positiva Valorizzare il rapporto fiduciario 19 • TOPLEGAL Summit 2016 Roma
L’intervento delle aziende Politica di ascolto Uno strumento per la reputazione «La staticità non aiuta nessuno, «Il beauty contest è una scelta per tutto deve essere aggiornato» tutelare la società» Simona Gagliardi Claudia Ricchetti Head of legal coordination and management support Direttore legale e societario Enel Anas «Il modello di un albo concreto e non statico, come quello adottato da Enel, ha gene- Anas ha fatto del beauty contest uno strumento centrale dal punto di vista operativo rato un sistema che supporta la direzione legale sia nella selezione all’ingresso sia nella e pratico. La società si è infatti dotata di un ufficio ad hoc, deputato alla gestione dei scelta del miglior professionista, ovvero uno strumento capace di garantire il principio rapporti con i legali e all’organizzazione dei beauty contest attraverso una piattafor- di trasparenza e il presidio di tutela», spiega Simona Gagliardi, riportando la prassi che ma digitale e personalizzata per le proprie specifiche esigenze. La scelta volontaria di guida il gestore energetico. Secondo Gagliardi «un sistema che omologa e parifica in fa- seguire una best practice ha portato risultati validi: un miglior impiego delle risorse sce gli avvocati rispetto a territorio, ambiti di attività e tipologia di procedure, accresce e soprattutto la realizzazione di procedimenti di valutazione delle offerte che rispet- la consapevolezza e la responsabilità manageriale della direzione legale ma soprattutto tano i princìpi più avanzati in materia di trasparenza. «Un processo comparativo di permette di compiere una scelta più consapevole sulla base di un sistema inopinabile questo tipo, in cui tutti gli avvocati iscritti all’albo per una determinata specializza- e inattaccabile. Una scelta che può e deve essere sempre supportata da considerazioni zione e per un preciso distretto di Corte di Appello sono invitati e selezionati per ulteriori in relazione all’esperienza e alla discrezionalità del caso». Oltre a valorizzare mezzo di criteri predefiniti, consente l’istituzione di un sistema di massima traspa- l’organizzazione e la gestione trasparente delle attività dell’ufficio legale, l’esperienza renza», afferma Ricchetti. Una scelta che permette la salvaguardia e la tutela della so- di Enel vuole far emergere il valore del cambiamento nelle logiche di affidamento di cietà all’interno di un contesto, quello pubblico, strettamente controllato e di grande incarichi, quale occasione vantaggiosa per le società di accrescimento della propria co- risonanza mediatica. Inoltre, «individuare il miglior professionista secondo il crite- noscenza sul mercato. «L’esperienza - dice Gagliardi - ci ha portato alla consapevolezza rio dell’offerta economicamente più vantaggiosa, costituisce la modalità di scelta più che l’innovazione e la ricerca sono alla base di una gestione più efficace. È per questo adeguata che vaglia, proporzionalmente alla complessità e significatività del caso, sia che il sistema adottato da Enel si basa su una politica di ascolto che predispone la so- la componente qualitativa che la componente prezzo: in più trasmette il messaggio cietà a conoscere l’offerta del mercato legale e permette un continuo aggiornamento e che la società pubblica può uscire dalla semplice logica contabile del contenimento una puntuale integrazione dell’albo». Come conseguenza, «la selezione in termini qua- della spesa». Infine, conclude Ricchetti «scegliere oggi di perseguire i principi di tra- litativi avviene a monte del processo di valutazione. Ciò ci consente la scelta del miglior sparenza permette sia di salvaguardare l’azienda sia di garantirsi un impatto positivo professionista in base a una ponderazione oggettiva, a vantaggio della specifica esigenza». reputazionale futuro». 20 • TOPLEGAL Summit 2016 Roma
L’intervento delle aziende In cerca del giusto equilibrio «Il rischio è di non essere allineati a delle scelte di immagine» Carla Serafini Responsabile affari legali e societari Poste Vita Secondo Carla Serafini «il beauty contest si deve inserire tra gli strumenti a dispo- sizione della società e volti alla ricerca di equilibrio tra i principi di trasparenza, economicità e fiducia». Per salvaguardare questi principi la soluzione migliore è quella di dotarsi di una pluralità di strumenti. Spiega Serafini: «il beauty contest, strumento che apporta un valore aggiunto alle scelte della società e svolge un ruolo importante in termini di trasparenza e più in generale di presidio del reato di an- ticorruzione, rappresenta per Poste Vita una procedura valida, che si deve coniu- gare con l’aspetto fiduciario; si deve tuttavia disporre anche di strumenti ulteriori, a salvaguardia dell’operatività in ambiti molto delicati». Inoltre un’impostazione trasparente che preveda l’utilizzo del beauty contest, non sempre rappresenta una tutela per l’immagine: «Noi dobbiamo fare attenzione a un aspetto reputaziona- le “inverso”, infatti affidarci all’improvvisazione del professionista non preparato Un momento del Summit svoltosi al Boscolo Exedra di Roma ci espone a un rischio reputazionale altissimo» spiega Serafini. L’ambito assicu- rativo necessita di una conoscenza specifica della materia, soprattutto nei casi di contenzioso, e viene dato ampio spazio alla valorizzazione delle competenze e alla struttura dello studio a cui viene affidato l’incarico. Infine, come risultato del contesto in cui la società agisce, conclude Serafini, «ci troviamo in un momento di transizione, alla ricerca di una soluzione che contemperi la consapevolezza di dover agire attraverso procedure rigorose e il fatto che il rapporto fiduciario debba essere preservato nell’interesse di tutti». 21 • TOPLEGAL Summit 2016 Roma
L’intervento degli studi N on è possibile partire dal pur grave pro- blema della corruzione per affrontare in modo adeguato e, soprattutto, efficace il tema la pur perfetta applicazione delle norme che disciplinano le procedure di scelta dei contraenti nella pubblica amministrazione della scelta dei legali ovvero per ottenere le spesso non permette di scegliere la propo- migliori tariffe professionali. sta migliore, quella più adeguata alle effet- Perseguire la buona gestione è In altri termini, la corruzione non può essere il principio che guida la scelta di un tive esigenze e finalità dell’acquisto: meglio rispettare le norme che comprare bene. Il combattere la corruzione professionista, la valutazione delle sue presta- beauty contest è un modo per rendere traspa- zioni e il suo compenso. Si dovrebbe piutto- rente la scelta e tracciabile il relativo processo sto analizzare l’impostazione e la gestione del anche nell’ affidamento degli incarichi legali. rapporto Cliente-Avvocato. La corruzione Tuttavia bisogna andare oltre il concetto del trova spazio dove manca un’organizzazione beauty contest concepito unicamente come e una gestione corrette e, quindi, è geneti- codificazione di una procedura. Il buon camente “corrotta” rispetto ai principi e alle gestore deve riuscire a individuare il migliore finalità aziendali. soggetto che possa svolgere il servizio di cui La buona gestione si fonda innanzitutto ha effettivamente bisogno al prezzo giusto. Damiano Lipani sulle capacità manageriali ma questa passa Invece, troppo spesso si sono visti beauty Lipani Catricalà & Partners anche attraverso la trasparenza delle scelte e, contest nei quali aziende pubbliche e private dunque, la tracciabilità dei relativi processi: affidano servizi legali al prezzo più basso, e e questo vale sia per le società pubbliche che avvocati che praticano ribassi insostenibili e per quelle private. Per la pubblica ammini- tali da compromette definitivamente il rap- strazione italiana è necessario un rilancio sul porto fiduciario Cliente-Avvocato, già molto fronte della credibilità, spesso compromessa affievolito da una procedura di scelta tra più dalla forte risonanza mediatica sempre più soggetti. Se la giustizia, in particolare quella utilizzata in modo deviato e comunque stru- amministrativa, ha già censurato casi in cui il mentale, che esalta il rischio reputazionale prezzo a base d’asta di una gara era stato fissato «La buona gestione si fonda innanzitutto a cui sono fortemente esposti anche i legali in misura troppo bassa, tanto da poter indurre sulle capacità manageriali ma questa passa esterni. il fornitore a trovare “scorciatoie” per rendere anche attraverso la trasparenza delle scelte» Qual è la ricetta giusta? La gestione conveniente la commessa, si deve anche avere la pubblica è regolata non da processi interni forza di non accettare offerte insostenibili rispet- ma da norme la cui ratio, per finalità e fun- to alla necessaria qualità del servizio da prestare: zione, è meramente contabile. Si dovrebbe sempre in ossequio alla buona gestione. dunque adottare un sistema di regole e, La trasparenza e la tracciabilità dell’iter di dunque, di norme che abbiano finalità e scelta, come presidio necessario per la buona funzioni organizzative, ispirate innanzitutto gestione, deve abbinarsi all’esigenza di flessibilità all’efficienza dell’azione amministrativa. al variare delle situazioni e delle caratteristiche Insomma, la buona gestione, attraverso la dei mercati, nonché delle categorie merceolo- giusta organizzazione, rende efficienti e giche “aggredite”, soprattutto in un contesto in allontana automaticamente il rischio di cor- continua evoluzione che richiede il costante ruzione. Il concetto è spiegato dal fatto che rinnovamento dei processi. 22 • TOPLEGAL Summit 2016 Roma
L’intervento degli studi I n Italia il beauty contest ha iniziato a diffondersi sempre di più negli ultimi due anni. In altri Paesi, prevalentemente professionista che vi partecipa, non è sempre di un processo gestito con meto- dologie “trasparenti” con l’unica finalità di matrice anglosassone, la selezione dei di selezionare le migliori risorse al costo professionisti per il tramite di beauty più adeguato. Si può fare di più contest era prassi già consolidata da tempo. Anzi, per alcune grandi azien- Questa perplessità nasce dalla con- statazione come spesso in procedure de, prevalentemente multinazionali, da “competitive” non siano noti i criteri di tempo si è diffusa l’idea del Panel, ovvero, valutazione utilizzati nel merito della di un numero preselezionato di studi selezione, né sia data full-disclosure del e professionisti che abbiano dimostra- processo decisionale e delle conclusioni to competenze specifiche in materia raggiunte. all’interno del quale scegliere di volta in Al contrario, tale disclosure sareb- volta in funzione delle rispettive esigenze. be molto importanti per consentire ai Certe volte con un beauty contest ad hoc, professionisti coinvolti di comprendere altre volte con una valutazione puramen- i criteri utilizzati dal cliente per la scelta Federico Sutti te economica. e anche di rimediare, chiaramente nel Dentons Evidentemente il beauty contest può, e futuro, a eventuali carenze in sede di dovrebbe, in primo luogo aiutare i clienti presentazione e/o offerta. nella selezione dei professionisti sulla base di esperienze specifiche nel settore e/o in vicende simili. Chiaramente la funzione del beauty contest è anche di natura economica. Il beauty contest consente spesso al cliente di valutare non solo le “credenziali” dei «Nel beauty contest spesso non sono professionisti selezionati ma anche il noti i criteri usati nella selezione e questo costo partendo dall’assunto che, una volta genera perplessità sulla trasparenza dello fatta la selezione nel contesto di una pro- cedura volta a selezionare i professionisti strumento» con la migliore competenza, l’elemento economico (ovvero il costo), sia in effetti l’unico elemento residuo determinante. Da un punto di vista pratico, il beauty contest è in effetti un ottimo strumento a disposizione del cliente per la selezio- ne dei professionisti. Allo stesso tempo, l’impressione, almeno dalla parte del 23 • TOPLEGAL Summit 2016 Roma
L’intervento degli studi O riginariamente i beauty contest erano richiesti da clienti stranieri ed erano occasioni di incontro personale in cui il po- esclusivo appannaggio dei dipartimenti di procurement, che hanno nel proprio Dna una decisa predilezione nel considerare i tenziale cliente e lo studio invitato potevano costi l’elemento principe di una selezione - se studiarsi e conoscersi, e cominciare a costrui- non l’unico - con il forte rischio che l’acquisto Il valore del rapporto strategico re quell’intuitus personae che è alla base della nostra professione. di una consulenza legale diventi un acquisto di commodity. Mentre nel settore pubblico le procedure Un sistema di gara centrato sul prezzo sono imposte dalla legge e vanno sempre ha come prima conseguenza un eccessivo rispettate, la trasposizione volontaria nel ricambio dei consulenti legali. Questo non settore privato soltanto di alcuni aspetti consente di utilizzare quell’importante gene- delle procedure pubbliche crea, nella mia ratore di efficienza rappresentato dalla curva esperienza, situazioni ibride di non chiara di apprendimento nel rapporto studio legale/ efficacia. cliente con la creazione di una relazione di La possibilità aperta a tutti gli studi legali, lungo periodo e di reciproca fidelizzazione: o ad un grande numero di studi, di parte- lo studio infatti saprà con prontezza quali Rosario Zaccà cipare ad un beauty contest, quasi come se risorse attivare, sarà immediatamente ope- Gianni Origoni Grippo Cappelli & Partners tutti gli studi fossero equivalenti in ciascun rativo, pronto a sostenere i sacrifici - contra- settore, è il primo elemento di confusione. zione delle fees - e a condividere i successi a La creazione di panel in cui qualificarsi seconda delle circostanze. con un primo processo di selezione e con un Sempre in quest’ottica di apprendimento, numero comunque limitato di partecipanti mi preme concludere con un’ultima consi- sarebbe, a mio avviso, auspicabile. derazione: è essenziale per lo studio ricevere La focalizzazione sull’offerta economi- un feed-back sul beauty contest. Troppo ca come criterio di scelta è il secondo dei spesso nelle gare private non si riceve alcun grandi pericoli dei beauty contest. Una gara riscontro sulla propria offerta, ma se non si «La creazione di una relazione di lungo impostata solo sull’elemento economico non conoscono i motivi per cui si è stati esclusi periodo e di reciproca fidelizzazione rischia fornisce alcuna informazione sugli elementi dalla selezione, non si sarà mai in grado di di essere sacrificata al ripetuto uso di beauty che permettono al cliente di trarre valore dal- mettere in atto quei correttivi necessari per la consulenza: esperienza e competenza dei migliorare e guadagnare la fiducia del cliente contest» professionisti, loro conoscenza specifica del in successive occasioni. settore, impostazione strategica, capacità di Per concludere, ben vengano i beauty essere assistito con un approccio full-service, contest quando prevedono un criterio di possibilità di essere seguito in aree geografi- selezione all’origine, un incontro conoscitivo che diverse. In sostanza, un beauty contest tra team dello studio e team del cliente, uno basato sul solo budget nulla dice di quegli scope of work completo e uguale per tutti i elementi che noi riuniamo nel concetto di partecipanti, una raccolta di offerte detta- qualità di uno studio legale. gliate sotto il profilo tecnico e dei profili dei Questa tendenza diventa tanto più evi- membri del team legale e, infine, una quota- dente quando il processo di selezione diventa zione economica. 24 • TOPLEGAL Summit 2016 Roma
Review TopLegal Summit – special issue Edizione speciale del TopLegal Summit svoltosi a Roma il 15 novembre 2016 La gallery delle foto dell’evento è scaricabile qui È disponibile un estratto video degli interventi sul canale YouTube di TopLegal Ulteriori informazioni e l’archivio di tutte le edizioni del TopLegal Summit sul sito internet summit.toplegal.it
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