NUOVI OBBLIGHI SUL DOCUMENTO INFORMATICO: DALLA FORMAZIONE ALLA CONSERVAZIONE - 1 GENNAIO 2022 | - UNIMATICA SPA
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1 GENNAIO 2022 |
NUOVI OBBLIGHI SUL
DOCUMENTO INFORMATICO:
DALLA FORMAZIONE ALLA
CONSERVAZIONE
30 Novembre 2021
Copyright © RGI - Restricted
AGENDA 2
▪ Le nuove linee guida | Maria Guercio - Presidente Comitato Tecnico Scientifico dell'ANAI –
Associazione Nazionale Archivistica Italiana e
Docente di gestione documentale - Università La Sapienza di Roma
▪ L’esperienza in ENEL | Rosario Farina - Dirigente Direzione Amministrativa Enel Centrale e
Responsabile Conservazione Digitale Gruppo Enel
▪ Uno sguardo alle linee guida | Paolo Vandelli - Responsabile Servizio di Conservazione - Unimatica-RGI
▪ Q&A
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Le Linee guida Agid sulla formazione, gestione
e conservazione dei documenti informatici
Mariella Guercio
2021
obiettivi delle Linee guida • aggiornare le indicazioni tecniche previste ai sensi dell’art. 71 del CAD e precedentemente approvate in specifiche regole tecniche: • rendere disponibile un quadro unitario e integrato sulla gestione documentale (incluse le indicazioni sulla conservazione e tenuta dei documenti) incorporando in un unico documento regole tecniche e circolari in materia, finalizzato a disciplinare la gestione documentale nel rispetto della disciplina in materia di Beni culturali • costruire un sistema coerente della catena delle responsabilità per la gestione documentale: responsabile della gestione documentale, responsabile/i della conservazione (in house e/o nei sistemi di conservazione)
le norme di riferimento
• La normativa sui documenti amministrativi e la gestione dei documenti:
– Regolamento europeo eIDAS (910/2014)
– D.P.R. 445/2000 sul documento amministrativo (capo IV – Gestione dei documenti) e Linee
guida Agid 2020
– Codice dell’amministrazione digitale (D.lgs 82/2005 e successive modifiche di cui in
particolare: D.lgs 235/2010, D.lgs 217/2017, artt. 40-47) e Linee guida Agid 2020
– DPCM 22 febbraio 2013 Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica
delle firme elettroniche
– DPCM 21 marzo 2013 Individuazione di particolari tipologie di documenti analogici unici per
le quali permane l’obbligo della conservazione dell’originale analogico o, in caso di
conservazione sostitutiva, la loro conformità all’originale deve essere autenticata da un
notaio o altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato con dichiarazione firmata digitalmente
– Linee guida Agid del 6 giugno 2019 Regole tecniche e raccomandazioni sui certificati
elettronici qualificati, firme, sigilli elettronici qualificati e validazioni temporali elettroniche
qualificate
• Le disposizioni sulla tenuta/archiviazione dei documenti: Codice dei beni
culturali (D.lgs 4/2004); D.P.R. 445/2000 (artt. 67-69), CAD (artt. 29, 34, 43 e
44) e
le Linee guida abrogano (quasi integralmente)
le regole tecniche precedenti
• Sono abrogati i seguenti DPCM:
– DPCM 3 dicembre 2013 “Regole tecniche per il protocollo informatico” fatti
salvi gli articoli riferiti al D.P.R. 445/2000:
• Art. 2, comma 1. Oggetto e ambito di applicazione
• Art. 6. Funzionalità: le funzionalità minime e aggiuntive della registrazione di protocollo
• Art. 18, commi 1 e 5. Modalità di registrazione dei documenti informatici: i messaggi di
PEC si registrano come documenti cui sono associate le ricevute generate dal sistema di
posta
• Art. 20. Segnatura di protocollo dei documenti trasmessi
• Art. 21. Informazioni da includere nella segnatura
– DPCM 3 dicembre 2013 “Regole tecniche in materia di sistema di
conservazione”
– DPCM 14 novembre 2014 “Regole tecniche in materia di formazione,
trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei
documenti informatici”
il contributo fantasma degli archivisti al testo,
ma non agli allegati
• Direzione generale degli archivi (Micaela Procaccia, Sabrina Mingarelli,
Stefania Piersanti)
• ACS (Elisabetta Reale, Silvia Trani)
• ANAI (Mariella Guercio)
• Commissione UNI, Comitato tecnico Archivi e gestione documentale (Giovanni
Michetti)
• Università degli studi di Macerata (Stefano Pigliapoco), della Calabria (Roberto
Guarasci, Anna Rovella), dell’Insubria (Gianni Penzo), Università di Bologna
(Stefano Allegrezza)
• Esperti archivistici dai Poli di conservazione (Gabriele Bezzi, Parer; Matteo
Savoldi, Medas) e dagli enti (Alessandro Alfier, Mef; Ilaria Pescini, Regione
Toscana)
le novità principali: metodo di lavoro
• Volontà di superare la frammentazione normativa della prima
fase della legislazione sulla gestione documentale caratterizzata
da troppe norme non coordinate (testo unico 445/2000 e regole
tecniche) e il Codice dell’amministrazione digitale dedicato ai
documenti informatici.
• Consapevolezza dell’importanza di una visione condivisa e
multidisciplinare
• La consapevolezza che i documenti sono parte di un archivio che
attraversa diverse fasi di gestione:
– si supera finalmente, almeno in parte, la riduzione del problema ai soli
documenti informatici
le novità principali: quadro integrato sul
documento informatico e sulle copie (2)
• Le Linee guida offrono un quadro integrato (ormai stabile)
delle disposizioni del CAD sulla formazione del documento
informatico e amministrativo informatico e sulle copie:
– il Capo II sul documento informatico e sulle firme elettroniche (artt. 20,
21, 22, 23-bis, 23-ter, 23-quater, 34)
– il Capo III sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti
informatici (artt. 40-44)
– il Capo IV sulla trasmissione di documenti informatici (artt. 45, 46 , 47 e
49)
– il Capo V sui dati delle pubbliche amministrazioni e sui servizi in rete
(artt. 50, 51, 64-bis e 65)
le novità principali: la certificazione di processo
(allegato 3)
• Le Linee guida forniscono le attese indicazioni operative sulla
certificazione di processo per la digitalizzazione massiva di
documenti analogici mediante la creazione di copie per
immagine (Allegato 3 elaborato a partire da uno studio del
Consiglio nazionale del Notariato e basato sul principio della
certificazione a presidio delle fede pubblica):
• l’allegato si basa sull’utilizzo di indicazioni desunte dagli
standard ISO 9001 e 27001 per l’ambito oggettivo (ciclo della
smaterializzazione massiva) e sul metodo del raffronto a
campione per l’ambito soggettivo (procedura tecnologica in
grado di garantire la corrispondenza della forma e del
contenuto dell’originale con la copia e descrizione e
certificazione del processo)le novità principali: norme dettagliate sulla
registrazione (3.1)
Sulla registrazione informatica dei documenti (3.1) si chiariscono:
– l’ ambito di applicazione e la natura degli interventi di adeguamento
organizzativo e funzionale (3.1.1. e 3.1.2): si sottolinea la natura
obbligatoria e generale della registrazione-identificazione
– i termini della registrazione particolare (3.1.3)
– le regole circa l’annullamento delle informazioni registrate,
correggendo gli errori del DPCM del 2013 (3.1.5)
– I requisiti minimi di sicurezza (3.1.6)le novità principali: norme dettagliate sulla
segnatura (3.1.4 e allegato 6)
• è riscritta (e ricondotta al quadro normativo generale) la
precedente circolare AGID del 2013: si chiariscono le
indicazioni operative e la struttura nell’allegato 6 sulla
comunicazione tra PA (3.1.4).
• La segnatura è chiaramente definita: “l'apposizione o
l'associazione all'originale del documento, in forma
permanente non modificabile, dei metadati riguardanti il
documento stesso funzionali alla ricezione o spedizione dalle
pubbliche amministrazioni”.
• Si precisa che si riportare nella segnatura di protocollo
l'impronta del documento principale e, se presenti, degli
allegati:
– Un’ulteriore indicazione sul ruolo di ancoraggio alla gestione
documentale per dare certezza alla trasformazione digitalele novità principali: attività e strumenti
archivistici
• Le Linee guida danno spazio e ruolo ufficiali alle attività e agli
strumenti necessari e obbligatori per formare, gestire e
conservare l’archivio digitale
– la classificazione e il piano di classificazione o titolario
– la formazione dei fascicoli e delle serie (delle aggregazioni documentarie)
e il piano di organizzazione delle aggregazioni documentarie
– la gestione dei flussi all’interno di un manuale di gestione interamente
rivisitato e meglio dettagliatole novità principali: classificazione e fascicoli
(3.2)
• Per la prima volta si riconosce il ruolo della classificazione e
si chiarisce la sua funzione
Si definisce l’obbligatorietà della relazione tra
classificazione e formazione delle aggregazioni documentali
– Fascicoli informatici (3.3.1): il piano di organizzazione
delle aggregazioni documentali
– Altre aggregazioni documentali (3.3.2): si introducono i
concetti di serie,
– Registri e repertori informatici (3.3.3)le novità principali: le responsabilità
documentali (3.4 e 3.8)
• Compiti del responsabile della gestione documentale
(3.4): si sottolineano nuovamente e meglio il peso e la
natura delle competenze tecniche (archivistiche,
giuridiche, informatiche) riconoscendo il ruolo centrale del
responsabile della gestione documentale
• Trasferimento al sistema di conservazione (3.8): si
definiscono le responsabilità sia del responsabile della
gestione che del responsabile della conservazionele novità principali: manuale di gestione e ruolo
di presidio di una buona gestione documentale
• Si definiscono con ordine e in dettaglio tutte le componenti
interne del manuale di gestione (3.5)
• Il manuale di gestione è lo strumento che descrive il processo
di formazione e tenuta dei documenti e degli archivi e fornisce
le istruzioni per il funzionamento del servizio documentale.
• Per le Pubbliche Amministrazioni il piano di conservazione è
allegato al manuale di gestione documentale, con l’indicazione
dei tempi entro i quali le diverse tipologie di oggetti digitali
sono trasferite in conservazione o scartate
• Si riconosce il ruolo di presidio del sistema di gestione
documentale chiarendo che l’integrità dei documenti è garantita
dalla memorizzazione in sistemi di gestione documentale sicuri
(Agid sez. 3.9)le novità principali: la conservazione (4)
• La funzione è aggiornata tenendo conto delle modifiche del
CAD (DL semplificazioni 76/2020) che ha eliminato il sistema
dell’accreditamento e la vigilanza AGID
• Si chiarisce che i documenti possono essere trasferiti nel
sistema di conservazione dall’archivio corrente o dall’archivio
di deposito (4.1)
• Si tiene, finalmente, in debito conto il ruolo del Ministero della
Cultura e, quindi, dell’amministrazione archivistica, con
specifica attenzione per le attività di selezione e scarto dei
documenti informatici (4.11)le novità principali: una struttura chiara della
conservazione a norma
– il sistema di conservazione (sezione 4.1);
– le sue modalità operative che includono la creazione e gestione di
pacchetti informativi (sezione 4.2),
– i già ricordati modelli organizzativi (sezione 4.3),
– i ruoli e le responsabilità (sezioni 4.4 e 4.5),
– il manuale di conservazione (sezione 4.6),
– il processo (sezione 4.7),
– le infrastrutture (sezione 4.8),
– le modalità di esibizione (sezione 4.9),
– le misure di sicurezza (sezione 4.10) e
– le indicazioni per la selezione e lo scarto dei documenti informatici
(sezione 4.11).le novità principali: il manuale di conservazione
(4.6)
• Il manuale di conservazione è riconosciuto come strumento obbligatorio
per gli enti e i servizi di conservazione (sia interni che esterni al soggetto
produttore)
• Descrive il sistema di conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni
per il corretto funzionamento del sistema medesimo. Assume la finalità
di rendere trasparente e sostenibile (coordinato e qualificato) il processo
di conservazione fornendo un quadro dettagliato del sistema di
conservazione anche al fine di pianificare gli interventi e le risorse
• La PA deve elaborare il proprio manuale di conservazione anche in caso di
esternalizzazionele novità principali: i ruoli e le responsabilità
della conservazione (4.4 e 4.5)
I ruoli individuati nel processo di conservazione sono:
• titolare dell’oggetto;
• produttore del pacchetto di versamento (PdV);
• utente abilitato;
• responsabile della conservazione (previsto nell’organigramma e, quindi, un
dirigente o un funzionario dell’ente, con competenze giuridiche, informatiche
e archivistiche);
• conservatore.
• La PA non può demandare ai conservatori la responsabilità della
conservazione, anche in caso di esternalizzazione, ma deve affidarla a una
persona interna alla struttura.
• E’ necessario il coordinamento interno tra i diversi ruoli, con particolare
attenzione per i due responsabili della gestione documentale e della
conservazione. Al primo spetta in particolare la produzione e il trasferimento
dei pacchetti di versamento.considerazioni conclusive sul quadro normativo
19considerazioni generali
• Giunge a una prima e speriamo stabile conclusione un
percorso lungo e complesso con riferimento
– alla normativa sulla validità giuridica del documento
– alle disposizioni sulla conservazione ‘sostitutiva’ (processo di
digitalizzazione di documenti analogici e di formazione di copie
per immagine)
– alle indicazioni sui sistemi di conservazione che non
tengono conto di quella a lungo termine ma si
concentrano di fatto sul nodo della conservazione a
breve termine con finalità di protezione e sicurezza.Il rapporto tra fasi dell’archivio è ancora incerto • Non è chiarito quale sia il rapporto tra il sistema di conservazione a norma e le fasi dell’archivio successive all’archivio corrente (quelle relative all’archivio di deposito e storico). • Il sistema attuale si caratterizza per una duplicazione dei documenti nel sistema di conservazione e non in un effettivo trasferimento • Non sono ancora chiare le modalità sostenibili per assicurare la completezza delle informazioni necessarie ad assicurare la conservazione a fini di ricerca storica degli archivi che non può ridursi né ai formati, né a una somma di metadati.
le Linee guida riconoscono che … l’autenticità della memoria e la sua qualità sono assicurate da una affidabile e accurata gestione, integrata da un sistema di protezione precoce e richiedono quindi: • un buon sistema di registrazione di protocollo e registrazione particolare per tutti i documenti informatici e la presenza di piani di classificazione e di formazione delle aggregazioni documentarie; • la capacità del sistema di documentare tutte le fasi del ciclo di gestione dell’archivio grazie a manuali di gestione e manuale di conservazione che rispecchino realmente e concretamente la vita documentaria dell’ente.
le conseguenze (positive) delle Linee guida sulla
gestione dei documenti
• potenziamento della funzione e del servizio di gestione
documentale,
• riqualificazione e aggiornamento degli strumenti di
gestione (registrazione, classificazione, fascicolazione,
piano di conservazione),
• ruolo crescente di direttive per descrivere i processi
documentali (manuale di gestione, manuale di
conservazione, rapporto di versamento)
• ulteriore riconoscimento delle competenze tecniche
(giuridiche, archivistiche, informatiche)
• affermazione di un principio di responsabilità per le diverse
fasi della gestione/conservazionedisposizioni e aspetti da approfondire • le modalità operative per creare aggregazioni archivistiche da versare nei depositi di conservazione: tempistica e contenuti soprattutto nel caso delle serie di fascicoli • i tempi del trasferimento nel sistema di conservazione • I tempi, i modi e i contenuti del versamento nell’archivio storico, utilizzando anche la fase dell’archivio di deposito: che cosa, quando e come versare (senza duplicazioni) nel sistema di conservazione? Come verificare la qualità dei servizi?
qualche riferimento recente
• M. Guercio, Documenti informatici e Archivi digitali: tutto
quello che c’è da sapere su normativa e nuove Linee guida
AgID, 4 novembre 2021, https://www.forumpa.it/pa-
digitale/gestione-documentale/documenti-informatici-e-
archivi-digitali-tutto-quello-che-ce-da-sapere-su-normativa-e-
nuove-linee-guida-agid/
• M. Guercio, La formazione dell’archivio digitale: come
funziona la classificazione. Le novità delle Linee guida Agid, 19
novembre 2021, https://www.forumpa.it/pa-digitale/la-
formazione-dellarchivio-digitale-come-funziona-la-
classificazione-le-novita-delle-linee-guida-agid/METADATI Copyright © RGI - Restricted
ALLEGATO 5 – METADATI 4
SIGNIFICATO DEL TERMINE
Significato della parola metadato (ricerca on line)
▪ Il nuovo De Mauro: «Non ho trovato occorrenze per metadati»
metadato ▪ Il Sabatini Coletti: «Parola non trovata. Prova a modificare i parametri di ricerca»
▪ Sapere.it: trovato 3 volte il termine «metadati» nella descrizione di altri vocaboli
▪ Dizionarioitaliano.it: «ATTENZIONE: Il termine «metadati» non corrisponde a nessuna
definizione nel nostro dizionario. DizionarioItaliano.it non è stato in grado di riconoscere
il termine cercato nè come forma flessa nè come termine scritto erroneamente.»
▪ Treccani on line: L’insieme dei dati accessori che contribuiscono a descrivere in modo
dettagliato e completo un oggetto o un soggetto; con particolare riferimento ai dati (*)
(*) se si cerca ‘metadato’ (al singolare) si hanno risultati simili a sapere.it (termine trovato nella descrizione di altri vocaboli)
Copyright © RGI - RestrictedALLEGATO 5 - METADATI 5
DEFINIZIONE
Linee guida – Allegato 1 – Glossario dei termini e degli acronimi
▪ Metadati: Dati associati a un o documento informatico, a un fascicolo informatico o a
un'aggregazione documentale per identificarli, descrivendone il contesto, il contenuto e
la struttura - così da permetterne la gestione del tempo - in conformità a quanto definito
nella norma ISO 15489-1:2016 e più nello specifico dalla norma ISO 23081-1:2017.
Copyright © RGI - RestrictedALLEGATO 5 - METADATI 6
DEFINIZIONE
Da Wikipedia
Metadato: Un metadato (dal greco μετὰ "oltre, dopo, per
mezzo" e dal latino datum "informazione" - plurale: data),
letteralmente "(dato) per mezzo di un (altro) dato", è
un'informazione che descrive un insieme di dati.
▪ Un esempio tipico di metadati è costituito dalla scheda
del catalogo di una biblioteca, la quale contiene
informazioni circa il contenuto e la posizione di un libro,
cioè dati riguardanti più dati che si riferiscono al libro. Un
altro contenuto tipico dei metadati può essere la fonte o
l'autore dell'insieme di dati descritto, oppure le modalità
d'accesso con le eventuali limitazioni.
▪ Un metadato può essere anche un dato aggiunto
all'insieme delle informazioni per altri scopi. Ad esempio,
se alla scheda del libro della biblioteca aggiungo un ID,
ossia un identificatore univoco, quest'ultimo è un
metadato.
Copyright © RGI - RestrictedALLEGATO 5 - METADATI 7
A COSA SERVONO?
Ma a cosa servono i metadati?
Copyright © RGI - RestrictedALLEGATO 5 – I METADATI 8
UN ESEMPIO DI METADATAZIONE
Quali informazioni sono note
avendo solo il file?
▪ Nome file, dimensioni, risoluzione,
profondità in bit (colori)
Quali informazioni sono
desumibili guardando la foto?
▪ Marca, Modello (non sempre), Colore
carrozzeria, targa…
Quali ulteriori metadati
potrebbero essere utili per
descrivere il contenuto (senza
bisogno di aprirlo)?
▪ Anno di immatricolazione,
proprietario, valore commerciale, ecc.
Copyright © RGI - RestrictedALLEGATO 5 9
ESEMPI DI METADATAZIONE
Quali informazioni sono note?
▪ Nome file, dimensioni, risoluzione, profondità
in bit (colori)
▪ In alcuni casi: data e ora di scatto, località in
cui è stata scattata la foto, volti riconosciuti
▪ Quali metadati potrebbero essere
utili per collocare la foto in un
contesto:
▪ Titolo album: es.: Settimana bianca a
Dobbiaco, Gita scolastica IV B a Verona,
Matrimonio Silvia e Paolo,…
Copyright © RGI - RestrictedALLEGATO 5 10
ESEMPI DI METADATAZIONE
Quali informazioni sono note?
▪ Nome file, dimensioni, risoluzione, profondità
in bit (colori)
Quali metadati potrebbero essere utili per
gestire e rintracciare il documento
in futuro:
▪ Tipologia documento: contratto
▪ Tipologia contratto: compravendita (se serve)
▪ Contraenti (2 o più)
▪ Notaio
▪ Oggetto del contratto
▪ Data del contratto
▪ Eventuali allegati e relativa descrizione
Copyright © RGI - RestrictedALLEGATO 5 11
I METADATI
31/12/2021 01/01/2022
METADATI MINIMI (regole tecniche) METADATI OBBLIGATORI (linee guida)
▪ Tipologia documentale
▪ Data documento
▪ ID univoco
▪ Oggetto
▪ Mittente
▪ Destinatari
Copyright © RGI - RestrictedALLEGATO 5 12
I METADATI
31/12/2021 01/01/2022
METADATI MINIMI (regole tecniche)
▪ Tipologia documentale
▪ Data documento
▪ ID univoco
▪ Oggetto
▪ Mittente
▪ Destinatari
Copyright © RGI - RestrictedALLEGATO 5 13
I METADATI
01/01/2022
METADATI OBBLIGATORI (linee guida)
Copyright © RGI - RestrictedALLEGATO 5 14
I METADATI
01/01/2022
METADATI OBBLIGATORI (linee guida)
Copyright © RGI - RestrictedFORMATI Copyright © RGI - Restricted
FORMATI DI FILE 16
PERCHÉ UN ALLEGATO SUI FORMATI
BLU-RAY
DVD
CD
Copyright © RGI - RestrictedFORMATI DI FILE 17
PERCHÉ UN ALLEGATO SUI FORMATI
Write for Windows
Copyright © RGI - RestrictedALLEGATO 2 – FORMATI DI FILE 18
RACCOMANDAZIONI SUI FORMATI
Raccomandazioni sui formati
▪ Prevenire il rischio della loro obsolescenza tecnologica
▪ Mitigare il rischio del vendor lock-in
▪ Facilitare il più possibile un loro futuro riversamento in altro formato, prediligendo
caratteristiche quali l’estendibilità, la codifica testuale, la compatibilità in avanti e
in misura minore, la robustezza
Copyright © RGI - RestrictedALLEGATO 2 – FORMATI DI FILE 19
INDICE DI INTEROPERABILITÀ
Indice di interoperabilità
+4 +3 +2 +1 0
Standard ===== De iure de facto nessuno
Aperto ===== Aperto 2 1 Non aperto
Proprietario No free Solo lettura sì
Estendibile ===== ===== Sì No
Livello modello metadati (*) ===== Livello 4 Livello 3 Livello 2 Livello 1
(metadati interni) (metadati interni) (metadati esterni) (nessun metadato)
dettagliati sul dataset
singolo dato
Robustezza ===== ===== Sì Parziale no
Dipendenza dal dispositivo Indipendente Dipendente
(hw, sw, firmware per poter essere letto)
(*) Linee guida nazionali per la valorizzazione del patrimonio informativo pubblico
Punteggio
0-11 → non interoperabile
12-20 → interoperabile
Copyright © RGI - RestrictedALLEGATO 2 – FORMATI DI FILE 20
INDICE DI INTEROPERABILITÀ
+4 +3 +2 +1 0
Standard de facto
Aperto Non aperto
Proprietario free
Estendibile Sì
Livello modello metadati (*) Livello 3
(metadati
interni)
dataset
Robustezza no
Dipendenza dal dispositivo Dipendente
(hw, sw, firmware per poter (deprecato)
essere letto)
Punteggio: 9
0-11 → non interoperabile
12-20 → interoperabile
Copyright © RGI - RestrictedALLEGATO 2 – FORMATI DI FILE 21
INDICE DI INTEROPERABILITÀ
+4 +3 +2 +1 0
Standard de facto
Aperto ===== Aperto 2 1 Non
aperto
Proprietario Solo
lettura
Estendibile Sì
Livello modello metadati (*) Livello 2
(metadati
esterni)
Robustezza ===== ===== Sì Parziale No
Dipendenza dal dispositivo (hw, Indipend
sw, firmware per poter essere ente
letto)
Punteggio: >= 12
0-11 → non interoperabile
12-20 → interoperabile
Copyright © RGI - RestrictedALLEGATO 2 – FORMATI DI FILE 22
PERCHÉ UN ALLEGATO SUI FORMATI
L’allegato raggruppa i formati in base a ciò che trattano (contengono)
Documenti impaginati (PDF, Word, OpenOffice):
▪ PDF/A-1(a o b), ODT (Open Document Text), DOCX
(solo profilo Strict – si trova sul ‘Salva come’ – ‘Documento Strict Open XML’)
▪ Ipertesti (xml, html, …)
Dati strutturati (mdb, json, …):
▪ Da usare estrema precauzione (dinamicità dei dati, GDPR)
Posta elettronica
▪ EML
▪ MBOX (più messaggi o intera casella)
Fogli di calcolo e presentazioni multimediali
▪ OpenDocument (ODS, ODP)
▪ OOXML profilo Strict (XLSX, PPTX)
Copyright © RGI - RestrictedFORMATI DI FILE 23
PERCHÉ UN ALLEGATO SUI FORMATI
L’allegato raggruppa i formati in base a ciò che trattano (contengono)
▪ Immagini
▪ Raster
▪ Generici: PNG, TIFF, JPEG, GIF)
▪ Differenti a seconda dell’ambito (sanità, architettura, urbanistica, grafica e
pubblicità, intrattenimento,…): DICOM, JPEG2000, DNG, DPX, ARRIRAW, PSD, …
▪ Vettoriali e modellazione digitale: SVG, DWG in lettura
▪ Font
▪ Audio/musica (WAV, FLaC, RAW, MusicXML™, MIDI con limitazioni)
▪ Video (MPEG4 Part-10, MPEG2 Part-2, codec lossless)
▪ Sottotitoli (TTML)
▪ Contenitori e pacchetti di file multimediali (specifiche descritte nell’allegato)
▪ Archivi compressi (ZIP, TAR, GZIP, 7Z, JAR, ISO, VMDK)
Copyright © RGI - RestrictedCERTIFICAZIONE DI PROCESSO Copyright © RGI - Restricted
ALLEGATO 3 – CERTIFICAZIONE DI PROCESSO 25
ATTESTAZIONE DI CONFORMITÀ
RAFFRONTO ▪ Raffronto puntuale
FRA DUE ▪ Impossibile da applicare a lotti corposi
DOCUMENTI di documenti
ATTESTAZIONE
DI CONFORMITÀ ▪ Procedura tecnologica in grado di garantire
forma e contenuto
CERTIFICAZIONE ▪ Descrizione e certificazione del processo
DI PROCESSO
(ISO 9001, 27001)
▪ Raffronto a campione
Copyright © RGI - RestrictedALLEGATO 3 – CERTIFICAZIONE DI PROCESSO 26
ATTESTAZIONE DI CONFORMITÀ
Copyright © RGI - RestrictedLINEE GUIDA 27
CONCLUSIONI
Formati
Metadati
Certificazione
di processo
MANUALE DI CONSERVAZIONE RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE
Copyright © RGI - RestrictedQ&A 28
Q&A
Copyright © RGI - Restricted29 Copyright © RGI - Restricted
CONTACTS
HEAD OFFICE OPERATIONS
Via San Gregorio, 34 | 20124 MILANO Via Cesare Pavese, 6 | 10015 IVREA, TO
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