Manuale d'uso del Sistema di e-Procurement per le Amministrazioni - Acquisti in Rete PA
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Manuale d’uso del Sistema di
e-Procurement per le Amministrazioni
MePA - Procedura di acquisto tramite RDO
aggiudicata al prezzo più basso
Data ultimo aggiornamento: 09/10/2017
Manuale d’uso del Sistema di E-procurement per le Amministrazioni - MEPA –
Procedura di Acquisto tramite RDO aggiudicata al prezzo più basso
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INDICE
1. TUTTE LE FASI DELLA GARA ............................................................... 3
2. CREAZIONE RDO .............................................................................. 5
2.1. Passo 1 - Denominazione e parametri ......................................................................... 6
2.1.1. Il menù dei passi.............................................................................................. 9
2.2. Passo 2 – Oggetto di fornitura ................................................................................. 10
2.2.1. Allega Documenti ............................................................................................ 13
2.2.2. Richiedi Documenti ......................................................................................... 15
2.3. Passo 3 - Articoli di Lotto ....................................................................................... 21
2.3.1. Scheda Tecnica .............................................................................................. 24
2.4. Passo 4 – Invito dei Fornitori ................................................................................... 28
2.4.1 Liste dei fornitori preferiti/esclusi ......................................................................... 36
2.5. Passo 5 – Inserimento date ...................................................................................... 37
2.6. Passo 6 – Riepilogo e invio ...................................................................................... 39
3. VALUTAZIONE OFFERTE ...................................................................41
3.1. Apertura Busta Economica ...................................................................................... 45
3.2. Classifica dei partecipanti...................................................................................... 53
4. AGGIUDICAZIONE OFFERTE ...............................................................55
4.1. Aggiudicazione Provvisoria ..................................................................................... 55
4.3. Stipula del contratto ............................................................................................. 57
4.4. Comunicazioni...................................................................................................... 60
5. ALTRE FUNZIONALITÀ .....................................................................64
5.1. Sospensione e Revoca ............................................................................................ 64
5.2. Copia Gara .......................................................................................................... 67
5.3. Modifica date ...................................................................................................... 69
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1. TUTTE LE FASI DELLA GARA
Di seguito sono illustrate le fasi principali che compongono la procedura di Richiesta di
Offerta:
1 2 3
AGGIUDICAZIONE E
RISPOSTA DA PARTE
CREAZIONE RDO VALUTAZIONE OFFERTE GESTIONE DEL
DELLE IMPRESE*
CONTRATTO
Passo 1 Passo 2 Passo 3 Passo 4 Passo 5
DEFINIZIONE
DENOMINA-
OGGETTO INVITO INSERIMENTO RIEPILOGO E
ZIONE E
DELLA FORNITORI DATE INVIO
PARAMETRI
FORNITURA
2.1 2.2 2.3
VALUTAZIO-
VALUTAZIONE
NE DOC. CLASSIFICA DEI
DOC.AMMINI-
TECNICA/ PARTECIPANTI
STRATIVA
ECONOMICA
3.1 3.2 3.3
AGGIUFDICA- AGGIUFDICA-
STIPULA DEL
ZIONE ZIONE
CONTRATTO
PROVVISORIA DEFINITIVA
Tralasciando l’attività di Risposta alla RdO, naturalmente a carico dell’impresa
offerente, si fornisce una breve descrizione dei passi inerenti l’attività della stazione
appaltante, che saranno esaminati nel dettaglio nei paragrafi successivi.
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FASE DESCRIZIONE
Denominazione e parametri: scelta dei parametri principali della
gara (numero lotti, modalità di inserimento dell’offerta da parte
delle imprese, criterio di aggiudicazione) e gestione dei
documenti da allegare e delle richieste da presentare ai
partecipanti in sede di offerta;
Dati del Lotto: inserimento dei dati di lotto e di eventuali
documenti e richieste relative agli oggetti di fornitura previsti
CREAZIONE RDO nello specifico lotto;
Articoli del Lotto: definizione degli articoli e delle relative
caratteristiche tecniche dei beni/servizi oggetto del lotto;
Invito dei Fornitori: selezione delle imprese da invitare alla gara;
Date della RdO: indicazione delle date fondamentali del
procedimento;
Riepilogo e invio: verifica di tutti i dati e delle impostazioni
definite e invio della gara alle imprese invitate.
Alla scadenza dei termini per la presentazione delle offerte, saranno
VALUTAZIONE aperte le buste virtuali contenenti i documenti di offerta inviati dalle
imprese, che dovranno essere esaminati e valutati.
OFFERTE
Alla chiusura della valutazione, il sistema predisporrà la graduatoria
automatica delle offerte ritenute valide.
Alla chiusura della graduatoria, si procederà all’aggiudicazione
AGGIUDICAZIONE provvisoria e a quella definitiva, gestendo attraverso l’area
E GESTIONE DEL Comunicazione gli adempimenti in carico alle imprese aggiudicatarie.
Il contratto verrà stipulato per scrittura privata attraverso l’invio a
CONTRATTO Sistema del Documento di Stipula sottoscritto con Firma Digitale dal
Soggetto Aggiudicatore.
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2. CREAZIONE RDO
La richiesta di offerta potrà avere quale oggetto principale esclusivamente beni,
servizi o lavori descritti in ciascun Bando di Abilitazione attivo, indipendentemente
dalla presenza di relative offerte nel catalogo Prodotti.
Per avviare la creazione di una RdO, l’Amministrazione ha a disposizione 2 modalità:
popolare il carrello degli acquisti;
copiare una RdO già eseguita (vedi paragrafo 5.2).
Il popolamento del CARRELLO potrà essere effettuato:
Utilizzando il Catalogo, saranno aggiunti al carrello e alla RdO beni e/o servizi
già qualificati dai Fornitori Abilitati in merito alle caratteristiche tecniche ed
DA CATALOGO
economiche, sulle quali l’Amministrazione potrà effettuare le proprie
personalizzazioni
Utilizzando la Vetrina MePA, sarà possibile scegliere il bando di interesse e
DA selezionare un prodotto dall’elenco dei metaprodotti disponibili. Saranno
aggiunti al carrello e alla RdO beni e/o servizi privi di qualsiasi connotazione
VETRINA tecnica ed economica, sulle quali l’Amministrazione dovrà effettuare ogni
necessaria personalizzazione.
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2.1. Passo 1 - Denominazione e parametri
Il numero della RdO viene assegnato in automatico dal sistema ed è univoco. Ti servirà
a identificare la tua Richiesta di Offerta in qualunque momento.
Denominazione RdO: scrivi una descrizione che ti aiuti nell’identificazione della gara.
Invita tutti i Fornitori:
scegli “SI” per rendere visibile la RdO sul portale www.acquistinretepa.it, anche
ad imprese non abilitate al MEPA al momento dell’invio della RDO. Potrà, infatti,
inserire la propria offerta qualunque impresa in possesso delle necessarie
abilitazioni (alla/e categoria/e oggetto della RdO) conseguite entro i termini di
presentazione dell’offerta;
Scegli “NO” se intendi scegliere quali imprese invitare tra quelle abilitate ai
Bandi oggetto della RdO che stai predisponendo.
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La scelta di consentire la partecipazione a qualunque impresa abilitata
rappresenta la modalità per garantire la massima apertura nel rispetto della non
discriminazione. Tuttavia ti espone al rischio di una partecipazione massiccia che
potrebbe allungare i tempi di valutazione e aggiudicazione.
Unità di misura dell’offerta:
Scegli “VALORI AL RIBASSO” se vuoi che l’offerta del Fornitore venga espressa
in euro (€). In tal caso la classifica sarà organizzata in ordine crescente, dal
prezzo più basso a quello più alto;
Scegli “PERCENTUALI AL RIALZO” se vuoi che l’offerta del Fornitore venga
espressa in una o più percentuali di ribasso. In tal caso la classifica sarà
organizzata in ordine decrescente, dalla percentuale più alta a quella più
bassa in presenza di una sola percentuale di ribasso, oppure in ragione della
somma pesata delle percentuali richieste ai concorrenti in presenza di più di
una percentuale.
Se scegli “VALORE”, i partecipanti potranno inserire tanti prezzi quanti sono gli
oggetti della fornitura e il sistema elaborerà in automatico, per ciascun lotto, il
totale dei prezzi per le quantità.
Se invece scegli “PERCENTUALE”, i partecipanti potranno inserire una o più
percentuali di ribasso come offerta economica sull’intero lotto. Pertanto, potrai
utilizzare quest’opzione con una sola percentuale richiesta se la percentuale di
sconto va applicate sulla base d’asta complessiva, oppure puoi predisporre “n”
percentuali da applicare su “n” listini prezzi o “n” elementi economici già definiti.
Nel secondo caso, sarà opportuno indicare come valore economico della fornitura
non già una base d’asta complessiva bensì un importo presunto di fornitura.
Numero di lotti: inserisci il numero dei Lotti in cui intendi articolare la gara.
In presenza di più di un Lotto, il sistema ti consentirà di aggiudicare lotti diversi a
Fornitori differenti. Ricorda che qualsiasi regola, in merito alla possibilità di
aggiudicare a Fornitori diversi oppure di aggiudicare non più di un lotto per ciascun
partecipante, deve essere esplicitata nella documentazione allegata alla RdO.
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RUP (Responsabile Unico del Procedimento): nel caso in cui il Responsabile del
Procedimento non sia identificato nel Punto ordinante, è possibile specificarlo in questo
campo.
Criterio di aggiudicazione: puoi scegliere tra uno dei due criteri previsti, Prezzo Più
Basso o Offerta Economicamente Più Vantaggiosa.
Codice univoco ufficio – IPA: inserisci il codice univoco del tuo ufficio per la
fatturazione elettronica. I codici sono disponibili nell’Indice della Pubblica
Amministrazione (IPA).
Soggetto stipulante: il sistema in automatico propone il nome del Punto ordinante che
sta preparando la Richiesta di offerta. Per attribuire a un diverso PO la possibilità di
stipulare il contratto di questa RDO, seleziona “Modifica” e indica il codice fiscale o
l’utenza del nuovo soggetto stipulante. Potrai comunque modificare il soggetto
stipulante anche successivamente alla pubblicazione della RDO, accedendo al Riepilogo.
Procediamo selezionando il Prezzo più basso.
I PULSANTI DI QUESTA PAGINA
> INDIETRO: per tornare al menù dei passi
> SALVA E PROCEDI: per salvare le modifiche e procedere al passo 2
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2.1.1. Il menù dei passi
La preparazione della RDO si articola in passi successivi secondo il percorso di seguito
riportato.
L’indicatore dello stato di avanzamento della predisposizione RdO:
GRIGIO: per indicare che il passo è stato completato
VERDE: per indicare che il passo corrente è accessibile
ROSSO: per indicare i passi non ancora completati
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2.2. Passo 2 – Oggetto di fornitura
Nel secondo passo della RdO, devi inserire i dati relativi all’oggetto di fornitura:
puoi modificare il nome del Lotto;
devi inserire il CIG (codice identificativo gara);
puoi riportare il CUP (codice unico di progetto), qualora previsto.
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Pagina 10 di 69CIG
Il CIG è obbligatorio per qualsiasi transazione di qualsiasi importo, deve essere richiesto alla
ANAC ed essere comunicato ai Fornitori già nella fase di pubblicazione della Gara (per le
fattispecie per le quali non sussiste l’obbligo di richiedere il codice CIG ai fini della
tracciabilità, consulta le relative FAQ predisposte dall’ANAC).
CUP
Come stabilito dall'art. 11 della legge 16 gennaio 2003, n. 3 e dalla delibera del CIPE n. 143
del 27 dicembre 2002, il Codice Unico di Progetto (CUP) è un codice identificativo la cui
richiesta è obbligatoria per ogni progetto d’investimento. La responsabilità della richiesta
del CUP è attribuita all'Amministrazione o all’Ente responsabile del progetto, tramite
procedura di accreditamento al Sistema CUP, gestito dal Dipartimento per la
programmazione e il coordinamento della programmazione economica (DIPE). Per conoscere
per quali progetti è obbligatoria la richiesta del CUP, è opportuno consultare la normativa di
riferimento.
Se hai selezionato “PERCENTUALI AL RIALZO”, il sistema ti offrirà la possibilità di
inserire le Percentuali da richiedere ai concorrenti:
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Pagina 11 di 69I parametri che devi inserire sono i seguenti:
Cifre decimali dell’offerta economica: devi indicare il numero Massimo consentito di
decimali che ciascuna percentuale inserita dal concorrente potrà contenere (puoi
scegliere da “1” a “13” decimali). Oltre il decimale consentito, l’offerta del concorrente
verrà adeguata per “arrotondamento” (il valore “22, 45678” in presenza di un numero
massimo di decimali pari a “4”, verrà registrata a sistema come “22,4568”)
Percentuali di ribasso: devi indicare per ciascuna percentuale il “nome” del parametro
richiesto e il relativo peso.
Utilizza il collegamento AGGIUNGI ULTERIORE PARAMETRO” per comporre l’offerta
economica richiesta in “n” percentuali di ribasso. Ricorda di distribuire i pesi tra le
diverse percentuali in modo che la somma faccia sempre “1”.
Pesi e classifica
In presenza di “n” percentuali, il peso attribuito a ciascuna di esse determinerà l’ordinamento
in classifica, determinando per ciascun concorrente una percentuale media pesata. Ad es., se
le percentuali richieste sono le seguenti:
Ribasso sul Listino X / Peso: 0,60 / Offerta del concorrente: 15
Ribasso sul Listino Y / Peso: 0,30 / Offerta del concorrente: 12
Ribasso sul Listino Z / Peso: 0,10 / Offerta del concorrente: 20
Il concorrente verrà disposto in classifica con il valore:
15x0,6= 9 + 12x0,3=3,6 + 20x0,1=2 per un totale di 14,6
I PULSANTI DI QUESTA PAGINA
> INDIETRO: per non salvare e tornare al menù dei passi
> SALVA E PROCEDI: se hai completato la lista dei documenti e vuoi procedere
nella composizione della RdO
> COPIA LOTTO: utilizza questa funzione per creare una o più copie del Lotto sul
quale stai lavorando. Il sistema copierà il Lotto esattamente nello stato in cui si
trova, pertanto tanto maggiori sono le informazioni inserite nel Lotto da copiare,
tanto più numerose saranno le informazioni ricopiate nel nuovo Lotto.
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Pagina 12 di 692.2.1. Allega Documenti
Per supportare i Fornitori nella predisposizione dell’offerta, puoi allegare documenti sia
in corrispondenza del passo 1, sia in corrispondenza del passo 2 (per ogni lotto).
Nel primo caso si tratta di documenti afferenti alla gara nel suo complesso
(normalmente di carattere amministrativo), nel secondo caso di documentazione
specifica (normalmente di carattere tecnico e/o economico) attinente agli oggetti di
fornitura previsti nello specifico lotto.
Esempi dei documenti da allegare:
Disciplinare di gara;
Condizioni Particolari di Contratto;
Condizioni Particolari di RDO;
Capitolato tecnico.
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Pagina 13 di 69 Ricorda di inserire nella documentazione ogni elemento necessario alla corretta
valutazione da parte delle imprese delle regole di partecipazioni e delle condizioni
di fornitura. Ai sensi dell'Articolo 51 ("Risposta alla RDO") delle Regole MePA, "Con
l’invio della propria Offerta il Fornitore accetta tutte le Condizioni Particolari di
Contratto eventualmente previste dal Soggetto Aggiudicatore”.
DUVRI: documento di valutazione dei rischi da interferenze: il documento di
valutazione dei rischi da interferenze (DUVRI) costituisce elemento della base d’asta,
collegata alla più ampia voce del costo del personale. La stazione appaltante,
dunque, contestualmente alla tipologia di prestazione, è tenuta a indicare, all’atto
della definizione dell’oggetto dell’approvvigionamento, il documento di valutazione
dei rischi da interferenze, inserendolo al passo 1 in “Allega documenti”.
Presenza di un’unica offerta: nel caso in cui la stazione appaltante voglia riservarsi
la facoltà di non aggiudicare una procedura aperta o ristretta quando siano pervenute
una sola ovvero due sole offerte valide, deve prevederlo espressamente in questa
sezione.
Notifica automatica di invito alla gara: in caso di RdO con selezione puntuale dei
Fornitori, il sistema invia automaticamente ai fornitori da te indicati una notifica di
invito, che riconduce alla sezione di riepilogo della RdO con i dettagli della gara. La
notifica di invito non è prevista, invece, in caso di RdO ‘aperta’ a tutti i Fornitori del
MePA. Nell’ultimo passo di “Conferma e invio”, prima della pubblicazione della gara,
troverai un fac-simile di lettera d’invito con il riepilogo dei dati inseriti a sistema,
che potrai scaricare, firmare e allegare tra i documenti di gara (Passo 1 – Allegati).
Pari merito e offerte uguali alla base d’asta: Ricorda di disciplinare, all’interno
della Documentazione allegata alla RdO, l’ammissibilità di offerte di importo pari alla
base d’asta e la gestione di un eventuale pari-merito (uguale o superiore alla base
d’asta).
I PULSANTI DI QUESTA PAGINA
> AGGIUNGI: dopo aver selezionato dal tuo computer il file da allegare, clicca
per aggiungere il documento alla lista
> ELIMINA: per eliminare dalla lista un documento già aggiunto
> INDIETRO: per non salvare e tornare al menù dei passi
> SALVA E PROCEDI: se hai completato la lista dei documenti e vuoi procedere
nella composizione della RdO
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Pagina 14 di 692.2.2. Richiedi Documenti
La definizione dei Documenti da Richiedere è una delle fasi più importanti della RdO.
La stazione appaltante deve decidere quali e quanti documenti richiedere ai Fornitori
per la partecipazione alla gara.
Le RICHIESTE DI CARATTERE AMMINISTRATIVO, che confluiranno nella virtuale “Busta
A”, possono essere predisposte sia in corrispondenza del passo 1 “Denominazione e
parametri” sia in corrispondenza del passo 2 “Lotto”. È una tua valutazione stabilire se
la richiesta riguarda la gara nel suo complesso o uno specifico lotto.
Richieste di carattere amministrativo
Ad esempio, le dichiarazioni relative a particolari forme di partecipazione sono richieste
amministrative di Gara; attestazioni di avvenuto pagamento del contributo all’ANAC o
documentazione attestante la prestazione di una cauzione provvisoria, sono richieste
amministrative di Lotto. In presenza, invece, di un solo Lotto, nulla osta ad inserire tutte le
richieste in un unico punto.
In presenza invece di più Lotti, la corretta distribuzione delle richieste consentirà, in caso di
documentazione non conforme, di escludere l’impresa per un singolo Lotto e non per altri.
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Pagina 15 di 69Tutti i documenti richiesti al passo 1 sono automaticamente censiti come richieste
amministrative, mentre al passo 2 potrai definire liberamente se una richiesta è di tipo
amministrativo, tecnico o economico.
Al passo 1, tra i “documenti richiesti” di carattere amministrativo di gara, ci sono 2
richieste standard già inserite a sistema, utili a consentire l’inserimento di documenti
relativamente a specifiche forme di partecipazione (RTI/Consorzi o Avvalimento).
Soggetti ammessi alla RDO
Sono ammesse a partecipare ad una Richiesta di Offerta le imprese invitate dal Punto
Ordinante che abbiano già conseguito le abilitazioni necessarie all’inserimento delle
offerte.
Ciascuna RdO può, infatti, avere ad oggetto uno o più Bandi di Abilitazione. Ad es. una
RdO nella quale sono richiesti stampanti e toner, ha ad oggetto due Bandi - Office103
(stampanti) e Cancelleria104 (toner). Un’impresa può sottomettere la propria offerta
come singolo partecipante, se ha conseguito tutte le abilitazioni necessarie, oppure in
forma associata con altre imprese già abilitate, in modo da coprire i bandi richiesti. Per
associarsi un’impresa deve essere in possesso di almeno un’abilitazione utile alla
partecipazione.
Pertanto, possono abilitarsi al MePA soltanto imprese individuali (anche artigiane e/o
liberi professionisti se ammesso dal Bando di Abilitazione), società commerciali, società
cooperative, consorzi fra società cooperative di produzione e lavoro e consorzi stabili.
Tali soggetti possono partecipare alle RdO sotto forma di singolo operatore economico
oppure di raggruppamenti temporanei di concorrenti o consorzi ordinari di concorrenti,
costituiti o costituendi con altre imprese abilitate al MePA.
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Pagina 16 di 69COSA NON È NECESSARIO CHIEDERE ALLE IMPRESE...
Per essere abilitate al MePA e per partecipare alle RDO, le imprese devono rendere le dichiarazioni del
possesso dei requisiti di ordine generale di cui all’art. 80 del Codice degli Appalti D.Lgs. 50/2016, nonché
le dichiarazioni relative al possesso degli ulteriori requisiti di capacità professionale ed economico-
finanziaria eventualmente richiesti dal Bando.
Tali dichiarazioni sono rilasciate in fase di Abilitazione e rinnovate ogni 6 mesi, pena la disabilitazione e
l’impossibilità a mantenere attivo il proprio catalogo e partecipare alle RDO. L’onere di acquisizione delle
dichiarazioni rilasciate è in capo alla CONSIP e libera le Stazioni appaltanti dall’acquisizione delle predette
dichiarazioni ai fini della partecipazione alla Gara.
Ecco l’elenco delle dichiarazioni rilasciate in Abilitazione e approvate da Consip:
Dati dell’impresa (ragione sociale, sede legale, contatti, dati identificativi presso la Camera di
Commercio);
Oggetto Sociale;
Legali Rappresentanti e relativi poteri;
Amministrazione della società (Amministratori / quote /diritti reali e di godimento);
Dichiarazione relativa al rispetto delle norme per il diritto al lavoro dei disabili (L. 68/1999);
Dichiarazioni relative all’art. 80 (requisiti di ordine generale per la partecipazione alle
procedure di affidamento degli appalti pubblici);
Accettazione integrale delle Regole che disciplinano il MePA.
POTRAI CONSULTARE TUTTE LE DICHIARAZIONI RESE DALLE IMPRESE IN FASE DI ABILITAZIONE (E DI
SUCCESSIVO RINNOVO) QUANDO AVVIERAI L’ESAME DELLE OFFERTE. In corrispondenza di ciascun
concorrente potrai infatti accedere ai documenti sottoscritti dai legali rappresentanti relativi a:
Dichiarazioni di possesso requisiti di ordine generale ex art. 80/ D.Lgs 50 (“Domanda di
Abilitazione al MEPA”)
Rinnovo e modifica delle predette dichiarazioni (Domanda di “Modifica/Rinnovo Dati Impresa”)
Dichiarazioni di poteri di nuovi Legali Rappresentanti (Domanda di “Aggiunta Legale
Rappresentante”)
In aggiunta alle suddette dichiarazioni, l’impresa sottoscriverà necessariamente (nel documento di
offerta generato automaticamente dal sistema) ulteriori dichiarazioni in sede di offerta, rivolte alla
specifica Stazione appaltante e riferite alla specifica RdO:
Dichiarazione di integrale accettazione delle condizioni particolari di fornitura allegate dalla
stazione appaltante alla RdO;
Dichiarazione di offerta valida, efficace ed irrevocabile sino alla Data Ultima Stipula indicata
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Pagina 17 di 69dalla stazione appaltante;
Dichiarazione di non aver in corso né praticato intese e/o pratiche restrittive della concorrenza e
del mercato vietate ai sensi della normativa applicabile, ivi inclusi gli articoli 81 e ss. del
Trattato CE e gli articoli 2 e ss. della Legge n. 287/1990;
Dichiarazione relativa ad eventuali situazioni di controllo ex art. 2359 c.c., anche di fatto, con
uno degli altri concorrenti partecipanti alla Richiesta di Offerta;
Dichiarazione dell’intenzione, in caso di aggiudicazione, di affidamento in subappalto di attività
oggetto della gara, con relativa %;
Dichiarazione che l'Impresa non ha commesso grave negligenza o malafede nell'esecuzione delle
prestazioni affidate dalla Amministrazione titolare della RdO e che non ha commesso un errore
grave nell'esercizio della propria attività professionale;
Informazioni necessarie ai sensi della legge 136/2010 sulla tracciabilità dei flussi finanziari negli
appalti.
Le RICHIESTE DI CARATTERE TECNICO O ECONOMICO, che confluiranno rispettivamente
nelle virtuali “Busta B” e “Busta C”, possono essere predisposte esclusivamente in
corrispondenza del passo 2 “Lotto”.
Al passo 2 tra i “documenti richiesti”, troverai la seguente richiesta già inserite a
Sistema, che è necessaria ai fini della partecipazione delle imprese:
Offerta Economica (Obbligatorio)
L’offerta economica è un documento predisposto automaticamente dal sistema per
ogni partecipante. Le sue impostazioni di invio sono già predefinite e non modificabili
(“Offerta Economica – fac-simile di sistema”).
Se ne ravvisi la necessità, puoi richiedere particolare documentazione tecnica a
comprova del rispetto dei requisiti tecnici minimi previsti o ulteriori elementi di
dettaglio dell’offerta economica.
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Pagina 18 di 69Ulteriori requisiti tecnici o economici
Qualora intendi richiedere alle imprese ulteriori requisiti rispetto a quelli previsti dai Bandi di
abilitazione al MePA, devi formulare apposite richieste tecniche o economiche di lotto nella
sezione “Richiedi documenti” relativa al Lotto (passo 2).
Contributo all’ANAC
Ricorda che per RdO d’importo (IVA esclusa) superiore a € 150.000,00 dovrai prevedere, nella
sezione “Richiedi documenti” al Passo 2 (Lotto), la richiesta del documento attestante il
pagamento della contribuzione dovuta all’ANAC.
COME RICHIEDERE UN DOCUMENTO
Sotto l’elenco dei Documenti richiesti, puoi aggiungere nuove richieste alle imprese:
Descrizione: dai un nome chiaro e univoco alla richiesta;
AGGIORNARE
Fac-simile: puoi allegare un fac-simile del documento che stai richiedendo in modo
da supportare e omogeneizzare la risposta delle imprese;
Modalità di invio: scegli la modalità di trasmissione del documento tra:
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Pagina 19 di 69 Invio tradizionale (cioè tramite qualsiasi mezzo di invio che NON sia il
sistema, ad es. un campione di valutazione della merce richiesta);
Invio telematico (cioè tramite sistema, ma non necessariamente firmato
digitalmente);
Invio telematico con firma digitale (tramite sistema esclusivamente firmato
digitalmente);
Invio tradizionale o telematico;
Invio tradizionale o telematico con firma digitale.
Obbligatorietà: devi stabilire se è facoltativo o obbligatorio (i.e. a pena di
esclusione del partecipante) l’invio da parte delle imprese dei documenti richiesti e
indicare se sono ammessi uno o più documenti per la singola richiesta.
Invio congiunto da parte di Operatori riuniti: devi disciplinare, nel caso di risposta
da parte di un consorzio/raggruppamento di imprese, chi deve inviare la risposta:
Scegli SI se il documento può essere inviato solo dalla mandataria di un
raggruppamento o dal consorzio capogruppo per conto di tutte le imprese del
raggruppamento/consorzio;
Scegli NO se il documento deve essere inviato da tutti i componenti del
consorzio o Raggruppamento Temporaneo di Imprese e non soltanto dalla
mandataria/capogruppo.
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Pagina 20 di 69I PULSANTI DI QUESTA PAGINA
> AGGIUNGI: dopo aver definito tutti gli elementi della richiesta, clicca
per aggiungere il documento alla lista
> ELIMINA: per eliminare dalla lista una richiesta già aggiunta
> RIGENERA RICHIESTE STANDARD: per ripristinare una delle richieste
già previste dal sistema che avevi precedentemente eliminato
> INDIETRO: per non salvare e tornare al menù dei passi
> SALVA E PROCEDI: se hai completato la lista dei documenti e vuoi procedere
nella composizione della RdO
2.3. Passo 3 - Articoli di Lotto
In questa sezione puoi visualizzare l’elenco dei prodotti/servizi inseriti nel carrello per
ciascun lotto.
Devi definire per ciascun oggetto di fornitura una descrizione, la quantità relativa e (in
presenza di più di un lotto) il lotto di destinazione.
Per ciascun oggetto, puoi inoltre:
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Pagina 21 di 69 Modificare le caratteristiche tecniche ed economiche (pulsante “Modifica
Scheda”) e personalizzarle in base alle tue esigenze. La scheda che predisponi in
questa sezione guiderà il Fornitore nella fase di compilazione dell’offerta
Copiare un oggetto di fornitura (pulsante “Copia Scheda”)
Eliminare un oggetto di fornitura (pulsante “Elimina Scheda”)
Selezionando “Visualizza opzioni avanzate” potrai visualizzare il Bando/Categoria
della rdo e il nome della scheda tecnica dell’oggetto di fornitura.
Definisci l’importo complessivo dell’appalto, indicando se il predetto valore debba
considerarsi Base d’asta o Valore presunto della fornitura. Nel primo caso il sistema
controllerà che il valore complessivo dell’offerta dei Fornitori non sia superiore alla Base
d’Asta, nel secondo caso non effettuerà alcun controllo.
Potrai, in aggiunta, specificare gli oneri per la sicurezza non soggetti a ribasso, che il
fornitore visualizzerà durante la presentazione dell’offerta.
Definisci i termini di pagamento scegliendo tra le opzioni disponibili.
Mantieni o modifica gli indirizzi di fatturazione e di consegna che il sistema ti propone
automaticamente in base ai dati inseriti in fase di registrazione.
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Procedura di Acquisto tramite RDO aggiudicata al prezzo più basso
Pagina 22 di 69Seleziona MODIFICA per riformulare il testo dell’indirizzo o rinviare ad altra
documentazione che ne contiene tutti i dettagli.
I PULSANTI DI QUESTA PAGINA
> MODIFICA SCHEDA: per modificare le caratteristiche di ogni singolo oggetto
> COPIA SCHEDA: per modificare le caratteristiche di ogni singolo oggetto
> ELIMINA SCHEDA: per modificare le caratteristiche di ogni singolo oggetto
> INDIETRO: per non salvare e tornare al menù dei passi
> AGGIUNGI ARTICOLI: per avviare una nuova ricerca all’interno del Catalogo e
selezionare nuovi beni/servizi da richiedere nella RdO
> SALVA: per salvare i dati inseriti/modificati senza andare al passo successivo
> PROCEDI: se hai completato il passo e vuoi procedere nella creazione della RdO
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Procedura di Acquisto tramite RDO aggiudicata al prezzo più basso
Pagina 23 di 692.3.1. Scheda Tecnica
Selezionando MODIFICA SCHEDA, entri nella scheda tecnica dove puoi vedere tutte le
caratteristiche dell’oggetto inserito nella RDO.
Se, all’inizio della predisposizione della RdO, hai scelto l’oggetto dal catalogo prodotti,
troverai una scheda in cui le caratteristiche tecniche sono già valorizzate ma sono
modificabili.
In caso di RdO da metaprodotto, invece, ti comparirà una scheda con campi vuoti e
dovrai provvedere alla valorizzazione.
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Pagina 24 di 69Per alcune iniziative, Consip potrebbe vincolare il PO nella scelta di alcune
caratteristiche della scheda tecnica, mediante impostazioni predefinite coerenti con
quanto disposto nel Capitolato Tecnico del bando di riferimento. Pertanto, come
rappresentato dalla figura precedente, alcuni campi potrebbero risultare ‘bloccati’ e
non personalizzabili.
Per ciascuna caratteristica già presente, generalmente puoi modificare:
Obbligatorietà per il Fornitore: scegli se è obbligatorio o meno compilare questa
caratteristica per il Fornitore;
Valore: definisci il/i valore/i in base alle tue esigenze e in coerenza con la Regola
di Ammissione che sceglierai;
Regola di ammissione: definisci la regola con cui il sistema valuterà
l’ammissibilità del valore inserito dal Fornitore.
Selezionando ogni caratteristica e poi ELIMINA, potrai cancellare le caratteristiche che
ritieni di non dover richiedere alle imprese partecipanti.
Nella sezione AGGIUNGI CARATTERISTICA potrai, invece, creare nuove caratteristiche,
definendo, oltre ai parametri precedentemente indicati, anche:
Nome della caratteristica;
Tipo: tecnico o economico (in tal modo definirai se il contenuto di questa
caratteristica confluirà nel Documento di Offerta Tecnica o Offerta Economica);
Formato: testo, numero, file, data, url (indirizzo di una pagina Internet),
immagine, percentuale.
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Pagina 25 di 69Formato Numero
Se vuoi demandare al sistema calcoli e controlli di tipo numerico sulle componenti tecniche
dell’offerta predisposta dal fornitore, è fondamentale attribuire alle caratteristiche il
formato “Numero”. In caso di formato “Testo”, infatti, il sistema non sarà in grado di
eseguire controlli di tipo numerico
Per ciascuna caratteristica dovrai garantire coerenza tra il contenuto del campo
“Valore”, il “Formato” e la “Regola di Ammissione” prescelta.
Regola di
Valore
Ammissione
È utilizzabile solo in presenza di una caratteristica definita in formato “numerico”.
Valori Occorre inserire il limite minimo e il limite massimo dell’intervallo di valori ammesso,
compresi tra utilizzando come separatore il simbolo “;” (punto e virgola, senza spazi) Ad es. 10;50 per
definire come intervallo ammesso i valori maggiori di 10 e inferiori a 50.
Per questa scelta è necessario non inserire alcun testo nel campo “Valore”. “Nessuna
Nessuna regola” è l’impostazione che necessariamente deve connotare gli attributi con formato
regola
“File” e/o “url” e/o “immagine”.
Per questa scelta deve essere presente un solo valore nel campo “Valore”. Se la
Valore caratteristica è “numerica” il sistema controllerà che il valore inserito dal Fornitore non
minimo
sia inferiore a quello definito. Se la caratteristica è di formato “testo” il sistema non potrà
ammesso
effettuare il controllo, demandato pertanto alla valutazione dell’Amministrazione.
Per questa scelta deve essere presente un solo valore nel campo “Valore”. Se la
Valore caratteristica è “numerica” il sistema controllerà che il valore inserito dal Fornitore non
massimo
sia superiore a quello definito. Se la caratteristica è di formato “testo” il sistema non
ammesso
potrà effettuare il controllo, demandato pertanto alla valutazione dell’Amministrazione.
Valore unico Per questa scelta deve essere presente un solo valore nel campo “Valore”. Il sistema non
ammesso consentirà al Fornitore di inserire nessun diverso valore rispetto a quello definito.
Valore Per questa scelta deve essere presente un solo valore nel campo “Valore”. Il sistema
suggerito presenterà al Fornitore il valore definito, consentendogli però di modificarlo liberamente.
Per questa scelta devono essere presenti due o più valori nel campo “Valore”, separati dal
Lista di simbolo “;” (punto e virgola, senza spazi). Al Fornitore si presenterà un elenco di scelte
scelte tra le quali necessariamente scegliere. Ad es. giallo;verde;rosso per presentare al
Fornitore un elenco chiuso di 3 opzioni tra cui scegliere.
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Pagina 26 di 69Compilazione scheda tecnica – “Valore suggerito” per fornire indicazioni sulle
specifiche tecniche prodotti specifici
L’art. 68 DEL d.Lgs 50/2016, vieta, salvo in casi eccezionali giustificati dall’oggetto
dell’appalto, di procedere all’introduzione nelle specifiche tecniche di clausole che
richiamino prodotti di determinata fabbricazione, provenienza, processo produttivo (ad
esempio un noto marchio commerciale) e brevetti. L’inserimento di caratteristiche così
definite ha come risultato immediato quello di favorire o escludere un determinato
Fornitore di beni o prestatore di servizi. Eccezionalmente qualora ci si imbatta in una
motivata impossibilità di definire con precisione l’oggetto dell’appalto, secondo le
modalità descritte, la menzione di prodotti specifici è autorizzata, se accompagnata
dall’espressione “o equivalente”, al fine di rendere comprensibile agli offerenti le
caratteristiche tecniche del contratto. In tal caso il richiamo ai prodotti ha funzione
meramente descrittiva e non costituisce fattore discriminante per la valutazione delle
offerte.
Come accennato in precedenza, se stai predisponendo una RdO dopo aver selezionato
uno o più “metaprodotti” dalla vetrina di un Bando, i valori delle caratteristiche
contenute nella Scheda Tecnica saranno tutti da valorizzare.
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Pagina 27 di 69Puoi quindi:
procedere alla valorizzazione delle caratteristiche presenti, secondo le indicazioni di
coerenza tra Valore, Formato e Regola di Ammissione come indicato sopra;
aggiungere caratteristiche nuove o eliminarne alcune dalla lista iniziale.
I PULSANTI DI QUESTA PAGINA
> INDIETRO: per non salvare e tornare al menù dei passi
> ANNULLA MODIFICHE: per riportare le informazioni della scheda all’ultimo
salvataggio effettuato
> SALVA E PROCEDI: se hai completato la lista dei documenti e vuoi procedere
nella composizione della RdO
> RIGENERA SCHEDA: se intendi rinunciare a tutte le modifiche apportate e
ripristinare valori e regole della scheda tecnica originaria
2.4. Passo 4 – Invito dei Fornitori
Se hai scelto al passo 1 nella predisposizione della RDO di non invitare tutti i Fornitori
abilitati al MePA, il sistema ti presenta il passo 4 per consentirti di scegliere in modo
puntuale quali e quanti Fornitori invitare.
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Pagina 28 di 69Per aggiungere nuovi Fornitori da invitare hai a disposizione differenti criteri di ricerca,
come riportato nella figura sotto:
Nella selezione delle imprese da invitare puoi aggiungere i fornitori utilizzando i filtri in
alto a sinistra della schermata (“Area merceologica dell'impresa / Sede di affari
dell'impresa: / Sede legale dell'impresa”) e/o aggiungere le imprese direttamente alla
lista degli invitati attraverso:
la Ragione Sociale
la Partita IVA
Aggiungendo direttamente uno degli elenchi dei Fornitori preferiti già
configurato in precedenza dalla tua area personale (vedi par. 2.4.1).
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Pagina 29 di 69Attraverso il filtro Area merceologica puoi impostare la ricerca scegliendo di invitare le
imprese abilitate ad una o più combinazioni di Bandi/Categorie a cui fanno riferimento
gli oggetti di fornitura.
Seleziona l’Area merceologica impostando i tuoi criteri di ricerca.
Ti ricordiamo che la selezione di almeno un Bando/Categoria è obbligatoria.
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Pagina 30 di 69Puoi inoltre definire la ricerca tra le imprese abilitate al Bando/Categoria scegliendo di
invitare i fornitori per aree geografiche (regione della sede legale e/o regione di
consegna a catalogo).
Selezionando il filtro Sede di affari dell'impresa puoi filtrare le imprese sulla base
dell’area geografica di affari che hanno dichiarato per le categorie merceologiche
oggetto della RDO.
Selezionando il filtro Sede legale dell’impresa puoi indentificare le imprese da invitare
in relazione alla provincia e/o regione nella quale hanno dichiarato di possedere la sede
legale.
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Pagina 31 di 69Dopo aver predisposto le opzioni di filtro degli invitati (“Area merceologica
dell'impresa / Sede di affari dell'impresa: / Sede legale dell'impresa”) il sistema ti
offre come risultato della ricerca l’elenco delle imprese corrispondenti ai criteri
impostati.
Per procedere con l’invito dei fornitori puoi alternativamente o aggiungere tutte le
imprese risultanti in base ai filtri impostati o effettuare il sorteggio a sistema.
Dopo aver impostato tutti i filtri di tuo interesse ed aver affinato la ricerca,
selezionando il pulsante Aggiungi tutte, in alto a destra hai la possibilità di visualizzare
la Lista dei fornitori invitati alla tua RDO. Il Sistema ti riporta i dati delle imprese e la
Modalità di inclusione dei fornitori invitati.
Filtrato: Impresa risultante dall’impostazione dei filtri Area merceologica
dell'impresa / Sede di affari dell'impresa / Sede legale dell'impresa. Le imprese
indicate potranno comunque essere modificate impostando nuovamente i filtri a
Sistema
Scelto: Impresa risultante dall’impostazione dei filtri Ragione Sociale/ Partita
IVA/ Lista dei fornitori preferiti
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Pagina 32 di 69N.B. Selezionando il pulsante Dettagli visualizzi i dettagli informativi sulle dichiarazioni
presentate dal fornitore invitato.
I PULSANTI DI QUESTA PAGINA
> INDIETRO: ti consente di tornare indietro e di impostare nuovamente i filtri
> SELEZIONA TUTTI: utilizza questa funzione se hai completato la lista dei fornitori
da invitare e vuoi procedere nella composizione della RdO
> ELIMINA: ti consente di eliminare direttamente le imprese che hai Scelto
attraverso i filtri personalizzati (Ragione Sociale, Partita IVA, Lista dei fornitori
preferiti
Ti ricordiamo che dopo aver selezionato il pulsante Aggiungi tutte puoi comunque
ripetere nuovamente la ricerca reimpostando i filtri; automaticamente il pulsante
Aggiungi tutte diventerà Sostituisci tutte, in quanto con la nuova impostazione dei filtri,
andrai a sovrascrivere i nuovi criteri di ricerca con quelli impostati precedentemente.
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Pagina 33 di 69Selezionando il pulsante Sorteggia invece, il Sistema provvede a sorteggiare un numero
di imprese in relazione a quelle che hai indicato sulla base dell'algoritmo previsto dal
MEPA (per i dettagli consulta l’Help contestuale in alto destra).
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Pagina 34 di 69Puoi effettuare la funzionalità Sorteggia dopo aver applicato i filtri disponibili sulle
imprese attive oppure direttamente sul numero complessivo delle imprese abilitate alla
Categoria del Bando oggetto della RDO (N.B. l’impostazione del filtro Area merceologica
è sempre obbligatoria).
Il sorteggio non è un'operazione ripetibile (può essere eseguita una ed una sola volta
per ogni RDO) ed i Fornitori Sorteggiati non potranno essere rimossi dalla Lista degli
Invitati.
Pertanto, se ritieni legittimamente di dover escludere alcune imprese dal sorteggio,
dovrai preventivamente includerle nella tua "Lista dei Fornitori esclusi dagli inviti RDO
MEPA" già configurata in precedenza dalla tua area personale (vedi par. 2.4.1).
Dopo aver completato l’invito dei fornitori, prosegui con la predisposizione della tua
RDO andando al passo successivo.
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Pagina 35 di 69Se hai predisposto correttamente il Passo 4 – invito dei fornitori in un giorno differente
rispetto a quello di pubblicazione della RDO, nel caso in cui il sistema ti comunichi che
alcuni fornitori presenti nella Lista degli invitati non siano abilitati al Bando/Categoria
oggetto della RDO
Se hai selezionato/filtrato i fornitori invitati attraverso la funzionalità di
Sorteggio dovrai predisporre una nuova RDO (anche utilizzando la funzionalità
Copia gara)
Se hai selezionato/filtrato i fornitori invitati attraverso gli altri filtri disponibili,
dovrai tornare indietro e compilare nuovamente il Passo 4 – Invito dei fornitori
Il sistema garantisce infatti che possano essere invitati soltanto i Fornitori Abilitati al
Bando/Categoria oggetto della RDO, con autocertificazioni debitamente rinnovate,
anche nel momento della pubblicazione.
2.4.1 Liste dei fornitori preferiti/esclusi
Accedendo al Cruscotto della tua Area personale, il Sistema ti consente di gestire le
Liste dei fornitori che vuoi invitare alla tua RDO.
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Pagina 36 di 69Prima di procedere con il passo relativo all’invito dei fornitori, se sei intenzionato ad
includere una lista di Fornitori selezionati e/o ad escludere alcuni Fornitori puoi
procedere selezionando il pulsante Liste Fornitori ad inserire le tue preferenze. Ti
ricordiamo che i fornitori esclusi non potranno essere visualizzati nella fase di
predisposizione dell’invito dei fornitori da invitare ad una RDO.
2.5. Passo 5 – Inserimento date
Selezionando dal menù dei passi di creazione della RdO il passo 5, accedi alla sezione
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Pagina 37 di 69per compilare ogni campo relativo a giorno, mese, anno, ora e minuti relativi alle
seguenti date:
Termine richiesta chiarimenti: data limite entro la quale i Fornitori potranno
chiedere chiarimenti alla PA;
Data Limite per la presentazione delle Offerte: data limite entro la quale le
imprese invitate potranno inserire la propria offerta a sistema;
Data Limite di stipula contratto: data entro la quale la stazione appaltante
procederà ad aggiudicare definitivamente una delle offerte ricevute nella RdO.
Questa data rappresenta anche la data fino alla quale sono irrevocabili le Offerte
dei Fornitori;
Data Limite per Consegna Beni / Decorrenza Servizi: data entro la quale il
Fornitore aggiudicatario deve consegnare la merce oppure avviare l’esecuzione
del servizio. In alternativa è possibile specificare un numero dei giorni solari
successivi alla stipula della RdO entro i quali il Fornitore aggiudicatario dovrà
espletare le predette attività (consegna merce/inizio svolgimento servizio).
I PULSANTI DI QUESTA PAGINA
> INDIETRO: per tornare al menù dei passi
> ANNULLA MODIFICHE: per cancellare le informazioni inserite
> SALVA E PROCEDI: per salvare le modifiche e procedere al passo successivo
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Pagina 38 di 692.6. Passo 6 – Riepilogo e invio
Selezionando il passo 6 dal menù dei passi di creazione della RdO, accedi alla sezione
di riepilogo, articolata in 6 sezioni (disposte orizzontalmente), dove puoi esaminare
tutti i dati e le informazioni inserite durante la predisposizione della RdO.
Inoltre, in basso a destra, trovi un fac-simile di lettera d’invito che puoi firmare ed
allegare alla documentazione di gara (Passo 1 - Allegati) oppure utilizzare per una
eventuale comunicazione ai fornitori invitati.
Per apportare delle modifiche alla tua RdO, seleziona INDIETRO per tornare ai passi di
predisposizione RdO.
Infine per pubblicare la gara:
se sei un Punto Ordinante e vuoi rendere la gara definitivamente visibile ai
Fornitori per partecipare, seleziona PUBBLICA e poi conferma l’operazione
nella schermata successiva.
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Pagina 39 di 69 se sei un Punto Istruttore, seleziona INVIA IN APPROVAZIONE AL PO per inviare
definitivamente la gara al Punto Ordinante affinché proceda alla pubblicazione.
Potrai accedere alla RDO in attesa di approvazione selezionando nel menù di
sinistra il pulsante BOZZE IN APPROVAZIONE.
Potrai recuperare la tua RdO nell’elenco delle Gare, disponibile in Negoziazioni >
MePA, nel Cruscotto della tua Area personale.
Una volta pubblicata la RdO, la sezione di riepilogo si arricchisce di un documento
formattato in PDF che contiene tutti gli elementi di riepilogo della gara e potrà essere
scaricato e stampato. Tale documento è visibile anche ai Fornitori invitati, per i quali
è naturalmente omessa l’informazione sul numero e i nomi delle imprese invitate
Ti informiamo che nella sezione di Riepilogo Fornitori invitati il Sistema, oltre a
presentarti tutti i dati delle imprese invitate e la relativa Modalità di inclusione, ti
fornisce la possibilità di visualizzare, relativamente ai fornitori inclusi con l’esecuzione
dei filtri o del sorteggio, i parametri che sono stati impostati per la selezione.
Anche il documento PDF di Riepilogo, generato dal Sistema una volta pubblicata la RDO,
conterrà i dati relativi ai parametri impostati per l’inclusione dei fornitori.
Anche il documento PDF di Riepilogo, generato dal Sistema una volta pubblicata la RDO,
conterrà i dati relativi ai parametri impostati per l’inclusione dei fornitori.
I PULSANTI DI QUESTA PAGINA
> INDIETRO: per tornare al menù dei passi
> INVIA PER APPROVAZIONE: (per i Punti Istruttori) per inviare la gara al Punto
Ordinante
> PUBBLICA: (per i Punti Ordinanti) per rendere la gara definitivamente visibile ai
Fornitori
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