IL PIANO DI COMUNICAZIONE DELL'UNIVERSITÀ DEGLI STUDI DI PERUGIA 2020-2022 - Università degli ...
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IL PIANO DI COMUNICAZIONE
DELL’UNIVERSITÀ
DEGLI STUDI DI PERUGIA
2020-2022
AIl presente documento costituisce il primo Piano di
Comunicazione dell’Università degli Studi di Perugia
ed è stato redatto in base a quanto previsto dalla legge
150/2000 sulla comunicazione delle amministrazioni
pubbliche. Il Piano di Comunicazione è volto a orientare e
coordinare sinergicamente tutte le attività comunicative
dell’Università degli Studi di Perugia tanto dal punto di
vista strategico quanto dal punto di vista operativo.
Questa iniziativa, inoltre, riveste particolare significato nel
presente momento storico, in cui il sistema universitario
italiano è chiamato a reagire all’emergenza COVID-19: il
Piano è una ulteriore dimostrazione della ferma volontà
e del senso di elevata responsabilità che l’Università
degli Studi di Perugia assume nei confronti dei suoi
studenti e della società civile. In questo senso, affinché
l’esperienza di reazione alla pandemia possa essere
positivamente capitalizzata, il Piano di Comunicazione
prevede inoltre la creazione di uno specifico presidio per
la gestione della Comunicazione in caso di crisi.
AIL POSIZIONAMENTO ATTUALE IL POSIZIONAMENTO FUTURO L’Università degli Studi di Perugia è uno degli Atenei più Forte di questa lunga storia, l’Università degli Studi di antichi d’Italia e d’Europa. La sua fondazione, infatti, Perugia intende disegnare un percorso verso un futuro risale al 1308: l’otto settembre di quell’anno Papa Cle- posizionamento che le consenta di uscire dalla pro- mente V emana la Bolla Pontificia con la quale si rico- spettiva prevalentemente regionalista degli ultimi anni, nosce valore universale agli insegnamenti e ai titoli ri- per assumere un ruolo da protagonista sulla scena lasciati dallo Studium, già attivo a Perugia dalla fine del nazionale e internazionale. L’Ateneo intende ottenere secolo precedente. Il riconoscimento formale da parte riconoscibilità – in primo luogo da parte dell’opinione dell’Imperatore Carlo I giunge nel 1355 e garantisce al pubblica nazionale, quindi in un più ampio contesto in- Comune il diritto di mantenere la propria Università e a ternazionale – rispetto al valore scientifico di cui sono quest’ultima l’autorità di conferire titoli dottorali consi- portatrici le sue numerose componenti e conquistare derati validi in tutte le province dell’Impero. una specifica notorietà presso il pubblico generalista e In questo effervescente contesto politico e culturale, i prospective students italiani e stranieri. proprio presso lo Studium Generale Civitatis Perusii A tale fine la visione dell’Università degli Studi di Peru- viene elaborata una nuova consapevolezza sul valore gia è sintetizzabile attraverso le seguenti parole chiave. del sapere: qui, infatti, il giurista Bartolo da Sassoferra- to afferma che la dignitas dottorale è addirittura supe- APERTURA/INTERNAZIONALIZZAZIONE riore alla dignitas nobiliare, poiché – ricorda il maestro RICERCA/TRASFERIMENTO – il titolo dottorale si acquisisce per merito, non si ere- TRADIZIONE/INNOVAZIONE dita. Fin dai suoi esordi, inoltre, lo Studium si caratte- PATRIMONIO/HERITAGE rizza per una spiccata propensione all’accoglienza di COMUNITÀ/REGIONE studenti stranieri, come testimoniano le Matricole dello DIDATTICA/FORMAZIONE Studium, a cominciare dall’epoca medievale. Forte di questa eredità e di una tradizione secolare di valorizzazione del sapere e del merito nonché grazie I VALORI a un impegno costante per un’elevata qualità dell’in- segnamento e della ricerca, l’Università degli Studi di I valori in cui lo Studium si riconosce e che dovranno Perugia è oggi per i giovani il luogo ideale per svolge- permeare il complesso delle iniziative previste dal Piano re i propri studi universitari e vivere l’esperienza di di Comunicazione sono individuati di seguito: un campus “diffuso” ovvero inserito in un accogliente ▪▪ Università pubblica tessuto cittadino. I quattordici Dipartimenti dell’Ateneo ▪▪ Università come “bene comune” svolgono le attività di ricerca scientifica e la didattica ▪▪ Università come comunità di persone pressoché in tutti gli ambiti del sapere, favorendo lo ▪▪ Università che colloca gli studenti al centro della pro- sviluppo di un ambiente formativo altamente dinamico, pria azione amministrativa e comunicativa multidisciplinare, innovativo e flessibile, proiettato ver- ▪▪ Università che guarda all’Europa e si apre al mondo so un contesto internazionale ricco di opportunità per ▪▪ Università trasparente la mobilità accademica e studentesca, grazie a quasi ▪▪ Università come luogo di promozione di valori di alta quattrocento accordi con prestigiose Università di tutto rilevanza sociale: in particolare inclusione, pari op- il mondo. I curricula dei numerosi corsi di studio offer- portunità e lotta alle discriminazioni ti vengono costantemente aggiornati per tenere conto ▪▪ Università come motore scientifico e culturale dei territori dei rapidi mutamenti professionali e sociali, consenten- ▪▪ Università come promotrice dell’integrazione di di- do ai futuri studenti un’ampia scelta tra i diversi percor- verse aree scientifiche. si accademici disponibili. Ulteriori elementi che carat- terizzano l’Ateneo di Perugia sono l’ottima proporzione e qualità del rapporto fra studenti e docenti, come te- LO STATO DELL’ARTE: SWOT ANALYSIS stimoniato dal costante monitoraggio annuale presso la popolazione studentesca. Le attività universitarie si L’analisi SWOT è finalizzata a definire lo scenario com- svolgono in città ricche di arte e di cultura e tradizio- plessivo di riferimento per la costruzione del Piano di nalmente accoglienti, che consentono agli studenti un Comunicazione. Si tratta, infatti, di uno strumento di pia- facile inserimento nella realtà locale: Perugia, Terni, nificazione strategica utile a individuare i punti di forza Assisi, Castiglione del Lago, Foligno, Gubbio e Narni. (Strengths), le debolezze (Weaknesses), le opportunità PIANO DI COMUNICAZIONE 2020-2023/REL. 2.3 2
(Opportunities) e le minacce (Threats) relative al proget- IL PUBBLICO DELL’ATENEO
to, al fine consentire la pianificazione delle azioni ritenute
opportune per il conseguimento del risultato desiderato. L’individuazione della tipologia di pubblico con cui l’Ate-
L’analisi prende in esame sia l’ambiente interno all’orga- neo si relaziona – o intende relazionarsi – costituisce un
nizzazione, evidenziandone i punti di forza e di debolezza, passaggio particolarmente significativo nello sviluppo
sia quello esterno, sottolineando minacce e opportunità. del Piano di Comunicazione, in quanto evidenzia quali
A tale proposito si specifica che: gruppi omogenei e significativi si considerano strategica-
▪▪ I punti di forza sono le caratteristiche dell’organizzazio- mente rilevanti per conseguire gli obiettivi. Tale segmen-
ne utili a raggiungere l’obiettivo tazione include sia stakeholder che non-stakeholder:
▪▪ Le debolezze sono le caratteristiche ostative rispetto al ▪▪ Comunità Accademica (studenti, personale)
raggiungimento dell’obiettivo ▪▪ Prospective students italiani e stranieri
▪▪ Le opportunità sono le condizioni esterne potenzial- ▪▪ Famiglie di prospective students
mente funzionali a raggiungere l’obiettivo ▪▪ Scuole di ogni ordine e grado
▪▪ I rischi, infine, sono le condizioni esterne che possono ▪▪ Cittadini
ostacolare il percorso verso l’obiettivo. ▪▪ Laureati, ex Alumni
Tabella 1 Analisi SWOT
punti di forza punti di debolezza
▪▪ Ateneo con una lunga storia da raccontare, ricca di ▪▪ Mancanza di programmazione annuale delle iniziative
specificità culturali e di personaggi che hanno fatto la di comunicazione
storia in alcune discipline scientifiche ▪▪ Scarso coordinamento fra le diverse funzioni e settori
▪▪ Ateneo tradizionalmente aperto alle relazioni inter- ▪▪ Alta personalizzazione delle iniziative
nazionali
▪▪ Scarsa sensibilità dei ricercatori alla comunicazione e
▪▪ Alta qualità della ricerca scientifica divulgazione dei risultati della ricerca scientifica
▪▪ Ottimo rapporto studenti-docenti ▪▪ Assenza di procedure specifiche e formalizzate per la
▪▪ Enorme potenziale in termini di produzione di news gestione delle azioni di comunicazione
sia nell’ambito della didattica che della ricerca scien- ▪▪ Incapacità a fare “massa critica” nel proporsi
tifica all’esterno
▪▪ Collocazione dell’Ateneo in una Città-campus, a ▪▪ Mancanza di flussi comunicativi interni per la
misura di studente trasparenza delle iniziative e delle strategie della
▪▪ Poli didattici collocati in città di alto valore sia ambi- Governance
entale che storico-artistico ▪▪ Mancanza di un punto informativo di Ateneo (URP
▪▪ Vasta gamma di servizi agli studenti o similare) che accolga e indirizzi richieste, registri
▪▪ Contesto ambientale regionale percepito come sano criticità e feedback del pubblico
e capace di offrire un’alta qualità della vita ▪▪ Scarsa consapevolezza del valore e impiego disordi-
▪▪ Alta capacità di reazione e gestione coordinata di nato del marchio istituzionale
emergenze ambientali improvvise. ▪▪ Scarsa propensione all’advocacy da parte dei singoli
componenti la Comunità Accademica.
opportunità minacce
▪▪ Sviluppo di un approccio culturale e gestionale col- ▪▪ Comunicazione e gestione autoreferenziale delle
laborativo iniziative da parte degli attori territoriali
▪▪ Miglior utilizzo delle risorse disponibili in un’ottica di ▪▪ Resistenza al cambiamento
coordinamento interno e verso l’esterno ▪▪ Scetticismo
▪▪ Sviluppo di un rapporto dialogico di condivisione ▪▪ Bassa fidelizzazione della popolazione studentesca
valoriale con i diversi attori della società civile
▪▪ Scarsa integrazione Ateneo-pubblico esterno (citta-
▪▪ Sviluppo di una cultura dell’inclusione e della non- dini, componenti della società civile)
discriminazione
▪▪ Timore diffuso sulle conseguenze dell’attuale situazi-
▪▪ Incremento nell’uso delle nuove tecnologie e delle piat- one emergenziale COVID-19.
taforme social nell’erogazione di servizi al pubblico
▪▪ Politiche di implementazione di parametri di eco-
sostenibilità
▪▪ Valorizzazione delle tecnologie digitali per il miglio-
ramento della qualità ed efficienza della prestazione
lavorativa.
PIANO DI COMUNICAZIONE 2020-2023/REL. 2.3 3▪▪ Media nazionali procedere a valorizzare, per quanto possibile, ciascuna
▪▪ Media internazionali di esse con l’impiego in tutti i canali di comunicazione
▪▪ Aziende disponibili, così da ottenere il massimo rendimento per
▪▪ Istituzioni pubbliche e private ogni singolo elemento. Al fine di costruire in modo leg-
▪▪ Tessuto associativo della società civile gibile il Piano, infatti, le azioni sono state sistemate in
▪▪ Pubblico generalista internazionale gruppi, fra i quali non esistono veri e propri “confini”: ad
▪▪ Ordini professionali e associazioni di categoria. esempio, un video realizzato per i social potrà/dovrà es-
sere utilizzato sul portale web e magari promosso nel
corso di una iniziativa di Orientamento, in un processo
GLI OBIETTIVI DEL PIANO DI COMUNICAZIONE tipicamente fluido e aperto, espressione evidente di atti-
vità complessive di coordinamento e regia.
Alla luce del descritto posizionamento futuro e dei va-
lori in cui l’Ateneo si riconosce, sulla scorta dell’analisi 1 Brand
SWOT (tabella 1) e a seguito dell’individuazione delle ti-
pologie di pubblico di riferimento, emergono gli obiettivi L’azione nasce dall’esigenza di ridisegnare l’identità
del Piano di Comunicazione per il triennio 2020-2023. simbolica e l’immagine affinché siano chiare, univo-
A. Costruzione di un forte senso di appartenenza ri- che e, attraverso un processo di condivisione con l’in-
spetto al quale la Comunità Accademica – studenti, tera Comunità Accademica, applicate in ogni contesto.
personale docente e TAB e CEL – desideri ricono-
scersi con orgoglio, così da farsene portavoce Obiettivi A-D-F-G-H
B. Costruzione e sviluppo di relazioni stabili e conti- Payoff “Dal 1308 costruiamo il futuro”
nuative con il sistema mass-mediatico nazionale, al Pubblico di riferimento Trasversale
fine di portare sistematicamente i docenti dell’Ate-
Strutture organizzative coinvolte Area Staff al Rettore e
neo sotto i riflettori delle testate giornalistiche quali
Comunicazione, Area Relazioni internazionali, CUG, Area
esperti nei vari ambiti del sapere
Progettazione, Valorizzazione e Valutazione della Ricerca.
C. Sviluppo di attività di comunicazione rivolte al pub-
Da individuare le strutture di riferimento per:
blico internazionale attraverso l’impiego dei social
-- gestione del merchandising
media e la partecipazione a iniziative di divulgazio-
-- coordinamento e produzione dei materiali informa-
ne scientifica di respiro internazionale
tivi istituzionali
D. Miglioramento dei servizi di comunicazione/infor-
-- redazione delle Linee guida per la sostenibilità am-
mazione all’utenza, in particolare studentesca na-
bientale
zionale e internazionale
E. Valorizzazione di relazioni stabili e continuative fra l’U- Delegati di riferimento Prof. Paolo Belardi, Prof. Daniele
niversità e le Istituzioni politiche e culturali regionali, Parbuono, Prof. Roberto Rettori
in prima battuta nelle città dove l’Università ha i propri Presidio di supervisione Magnifico Rettore
poli didattici, quindi con l’intero territorio umbro Arco temporale Avvio previsto entro il 2020, prosecu-
F. Valorizzazione delle esperienze di lavoro degli individui zione e completamento nel 2021 e 2022.
facenti parte della comunità universitaria nella elabo-
razione di contenuti di comunicazione promozionale 1.1 Le attività
G. Creazione di flussi comunicativi interni che consentano
sia il transito di informazioni bottom-up che top-down Anno 2020
H. Costruzione di una chiara identità dell’Ateneo quale
soggetto attento all’ambiente e alle problematiche ▪▪ Restyling del marchio (con possibilità di gestione
della sostenibilità. autonoma sia dello stemma sia del logotipo) e reda-
zione di un Manuale d’uso volto ad accompagnare
il processo di brandizzazione tramite una nuova im-
LE AZIONI magine coordinata. Il nuovo marchio e il relativo Ma-
nuale d’uso saranno registrati e, una volta approvati
Prima di procedere nella descrizione delle azioni previ- dagli Organi di Governo, saranno diffusi e promossi
ste, si evidenzia che l’ottica con la quale è stato costru- capillarmente presso tutte le strutture dell’Ateneo,
ito il Piano di Comunicazione prevede, in generale, una vincolando la loro applicazione a una verifica costan-
spiccata cross-medialità delle iniziative ovvero si intende te e stringente della correttezza d’uso
PIANO DI COMUNICAZIONE 2020-2023/REL. 2.3 4▪▪ Progettazione di una nuova immagine coordinata (che ▪▪ Realizzazione, in sinergia con il FAI Umbria, dell’ini-
coinvolga ogni aspetto della comunicazione: dal sito ziativa “Open University” volta ad aprire al grande
internet alla segnaletica, dalla carta intestata al tipo pubblico gli spazi meno noti, seppure molto qualifi-
di carattere) coerente con il processo di brandizzazio- cati (perché opera di grandi maestri dell’architettura
ne e capace di valorizzare l’identità dello Studium italiana del Novecento) dell’Ateneo, come ad esem-
▪▪ Progettazione di un footer istituzionale per le email pio a Perugia l’Accademia Anatomico Chirurgica di
dei membri della comunità universitaria coerente via del Giochetto (opera di Giuseppe Nicolosi) o la
con il processo di brandizzazione e capace di valo- sede della Biblioteca Umanistica di piazza Morlac-
rizzare l’identità dello Studium chi (opera di Alessandro Anselmi) e a Terni la sede
▪▪ Presidio della presenza sul web dell’Università degli del Polo Scientifico Didattico (opera di Ernesto Del
Studi di Perugia (Wikipedia, UniversItaly, ecc.) Debbio).
▪▪ Calendarizzazione della cerimonia di Inaugurazione
dell’Anno Accademico nel periodo autunnale Anno 2022
▪▪ Elaborazione di “Linee guida” per l’organizzazione
delle iniziative d’Ateneo finalizzate a educare al ri- ▪▪ Prosecuzione e completamento delle attività già
spetto di parametri di sostenibilità. Pay off specifico programmate.
dell’iniziativa: “Act responsibly”
▪▪ Brandizzazione del marchio ovvero ideazione, pro-
gettazione e realizzazione di una linea completa di 2 Social media ufficiali
merchandising accompagnata da una campagna
promozionale di presentazione e diffusa anche tra- L’Università degli Studi di Perugia ha attivi quattro ac-
mite forme di commercializzazione innovative count social ufficiali:
▪▪ Ideazione e valorizzazione di omaggi di rappresentan- ▪▪ Facebook @UniversitaPerugia
za dell’Ateneo coerenti con il processo di brandizza- ▪▪ Twitter @UniPerugiaNews
zione e capaci di valorizzare l’identità dello Studium ▪▪ Instagram @unipg1308
▪▪ Progettazione e realizzazione di diplomi di laurea co- ▪▪ LinkedIn Università degli Studi di Perugia.
erenti con il processo di brandizzazione e capaci di A questi si unisce Youtube “Studium Generale Perugia”,
valorizzare l’identità dello Studium il quale è tipicamente utilizzato come archivio video.
▪▪ Organizzazione di cerimonie istituzionali di elevato L’uso dei social nella comunicazione della Pubblica
valore simbolico con la partecipazione di cittadinan- Amministrazione è un trend in continua ascesa, in
za e attori sociali: Cerimonia pubblica di Proclama- quanto la familiarità d’impiego da parte di crescenti
zione dei laureati (giugno/luglio) percentuali di cittadini li rende strumenti di grande uti-
▪▪ Progettazione della segnaletica ambientale esterna lità comunicativa.
e interna. Ampia è stata la quantità di informazioni diffuse du-
rante il 2019 (tabella 2).
Anno 2021
Tabella 2 Informazioni diffuse durante il 2019
▪▪ Fondazione della casa editrice “Perugia University
Mese Facebook Twitter Instagram LinkedIn
Press” dell’Università degli Studi di Perugia
gennaio 36 33 32 0
▪▪ Ideazione e realizzazione di un kit di materiali infor-
febbraio 48 38 35 2
mativi istituzionali plurilingue, a partire da una nuova
marzo 53 49 43 25
Guida d’Ateneo in italiano, inglese (UK o US), spagno-
aprile 79 43 48 24
lo, cinese mandarino e russo (le lingue saranno iden-
maggio 65 73 50 50
tificate alla luce delle strategie di relazioni internazio-
giugno 75 81 57 55
nali in essere e previste a breve-medio termine)
luglio 54 50 46 35
▪▪ Progettazione e coordinamento, secondo le indica-
agosto 26 21 16 15
zioni del Manuale d’uso, dei materiali informativi sui
corsi di laurea di ogni ordine e grado, sui servizi agli settembre 91 63 50 66
studenti e progettazione del coordinamento della co- ottobre 85 73 49 56
municazione relativa all’alta formazione novembre 65 58 54 52
▪▪ Realizzazione della segnaletica ambientale presso dicembre 61 52 49 38
il Rettorato totale 738 634 529 418
PIANO DI COMUNICAZIONE 2020-2023/REL. 2.3 5Tabella 3 Incremento dei post nel periodo 1 gennaio-15 maggio 2020
▪▪ Avvio dell’implementazione di un nuovo modello di
Facebook Twitter Instagram LinkedIn
staff comunicazione e social dell’Università degli
406 415 374 338
Studi di Perugia. Il modello si basa su una struttura
centrale operativa di coordinamento coadiuvata da
Tabella 4 Followers presenti al 15 maggio 2020 un sistema di informazione capillare con referenti
Facebook Twitter Instagram LinkedIn
presso le strutture decentrate. In ciascuna di que-
27.136 6.004 6.800 52.425
ste strutture verrà individuata una unità di perso-
nale tecnico o amministrativo da formare oppor-
tunamente al fine di raccogliere e istruire in modo
Da segnalare il notevole incremento di post realizzato corretto le pratiche riguardanti istanze di comuni-
già nei primi mesi dell’anno 2020 (tabella 3). cazione provenienti dalla struttura di riferimento. Al
Le community presenti sulle piattaforme approssimati- fine di dare uniformità alle suddette pratiche istrut-
vamente ammontano alle cifre riportate nella tabella 4. torie e agevolarne la gestione, l’Ufficio Comunica-
Si tratta di platee numerose, in costante incremento, con zione Istituzionale, Social Media e Grafica provve-
un tasso di disiscrizione prossimo allo zero, dato che di- derà alla preliminare redazione di opportune griglie
mostra l’effettivo interesse rispetto alle news distribuite. di riferimento contenenti i parametri necessari alla
L’obiettivo delle iniziative di seguito proposte è quello di pubblicazione (es. sinossi, contatti della persona di
far evolvere questi strumenti in una direzione realmen- riferimento, modalità per l’inclusione dei file neces-
te social, ovvero tendere al superamento della modali- sari ecc.). In seguito al ricevimento dell’istanza, lo
tà a due vie asimmetrica – in cui prevale la funzione in- stesso Ufficio Comunicazione provvederà al corretto
formativa e l’interazione è nella maggior parte dei casi smistamento per il nulla osta alla pubblicazione, ri-
limitata a like e condivisioni – per puntare alla costru- volgendosi per quelle di natura istituzionale al De-
zione di una modalità comunicativa di reale dialogo. legato Rettorale al Settore Coordinamento Staff e
Relazioni del Rettore e per quelle di natura scienti-
Obiettivi A-B-C-D-F fica al Delegato Rettorale al Settore Orientamento,
Pubblico di riferimento Trasversale; ciascuna piatta- Tutorato e Comunicazione Scientifica
forma ha caratteristiche di pubblico e d’uso diverse ▪▪ Sviluppo di progetti in collaborazione con i Corsi di
che andranno singolarmente valorizzate Laurea in Comunicazione e con le Associazioni stu-
dentesche, con l’obiettivo di creare un focus group
Strutture organizzative coinvolte Ufficio Comunicazio-
permanente per l’elaborazione di progetti genera-
ne Istituzionale, social media e grafica, Area Relazioni
tori di framing di contenuti social di alto interesse
internazionali, Ripartizione Didattica (Offerta formati-
per i giovani e capaci di stimolare una effettiva in-
va, Orientamento, Job Placement), Dipartimenti, Poli
terazione
didattici decentrati
▪▪ Attivazione di una presenza continua di tirocinanti
Delegati di riferimento Prof. Paolo Belardi, Prof. provenienti dai corsi di laurea dell’Ateneo e di Ate-
Daniele Parbuono, Prof. Roberto Rettori nei partner presso l’Ufficio Comunicazione Istituzio-
Presidio di supervisione Magnifico Rettore nale, social media e grafica, al fine di collaborare
Arco temporale Avvio previsto entro il 2020, prosecu- alla realizzazione delle attività descritte.
zione e completamento nel 2021 e 2022.
Anno 2021
2.1 Le attività
▪▪ Elaborazione del Piano editoriale social (pianificazio-
Anno 2020 ne annuale ricorrente)
▪▪ Prosecuzione dell’azione di internazionalizzazione
▪▪ Elaborazione del Piano editoriale social della comunicazione social con la pubblicazione di
▪▪ Redazione della Social media Policy post bilingue su argomenti di ricerca scientifica
▪▪ Internazionalizzazione della comunicazione social, con ▪▪ Ideazione e lancio di una campagna social costituita
la progettazione e realizzazione di post bilingue italia- da video istituzionali e/o su corsi di laurea destinati
no-inglese rivolti agli studenti internazionali, a partire al pubblico internazionale e multilingua
dal tema dell’offerta formativa o dei corsi a doppio ti- ▪▪ Sviluppo di azioni di supporto volte alla promozione
tolo, puntando in prospettiva alla pubblicazione di post e alla diffusione di informazioni relative alle iniziati-
bilingue anche su argomenti di ricerca scientifica ve di Orientamento e Job Placement, grazie in parti-
PIANO DI COMUNICAZIONE 2020-2023/REL. 2.3 6colare allo sviluppo di un progetto sulla piattaforma 3.1 Le attività
LinkedIn con finalità di Orientamento in Uscita, Job
Placement e a sostegno dell’Associazione Alumni Anno 2020
▪▪ Pianificazione di campagne ricorrenti di comunica-
zione istituzionale: Campagna 5 per mille, Campa- ▪▪ TED Talks: individuazione di docenti e ricercatori
gna contro il femminicidio e la violenza sulle donne per la partecipazione al popolare ciclo di conferen-
▪▪ Ideazione e pubblicazione di una campagna social ze gestito dall’organizzazione no-profit “The Sapling
sui temi del Diritto allo Studio, sulla cultura del me- Foundation” per la diffusione di idee innovative
rito e sulle premialità ad esso connesse: agevola- ▪▪ #NoiSiamoUnipg: ricerca e valorizzazione, sia sul
zioni sui contributi universitari, borse di studio, ecc. portale web che sui social, di storie di team o indi-
▪▪ Valutazione strategica e progettazione operativa viduali di successo, raccolte in un’ampia gamma di
per l’avvio di nuove piattaforme social destinate al contesti, vale a dire non su temi di ricerca scientifi-
pubblico cinese: Wechat, Tiktok, Youku. ca: sia fra le attività del personale docente che di
quello non docente, per dare visibilità all’impegno
Anno 2022 di tanti soggetti e alle esperienze che difficilmente
verrebbero altrimenti alla luce. Al fine dello sviluppo
▪▪ Prosecuzione e completamento delle attività già di tale iniziativa, si propone di creare un accordo
programmate. con la Scuola di Giornalismo Radiotelevisivo
▪▪ #LaureatiUnipg: prosecuzione della rubrica social
che condivide le immagini dei laureati nei diversi
3 Storie d’Ateneo corsi di laurea con enfasi particolare all’individua-
zione di immagini di studenti stranieri
Per arrivare al cuore delle persone è necessario pas- ▪▪ Sviluppo di una collaborazione con la web radio
sare attraverso lo storytelling, ovvero puntare a dare universitaria Radiophonica per la realizzazione di
sempre un volto e una carica emotiva alle notizie. un programma intitolato “Vita da Campus” (titolo
Questa linea d’azione, insieme alle iniziative intra- indicativo), grazie al quale studenti intervistano altri
prese in un’ottica di crescita delle relazioni pubbliche studenti sulla loro esperienza in Ateneo, coinvolgen-
(vedi punto 4) è tipicamente diretta a generare un at- do anche, in particolare, gli studenti Erasmus.
teggiamento positivo da parte dell’opinione pubblica Le interviste verranno poi distribuite quali podcast
nei confronti dell’Istituzione. La strategia, inoltre, è sulle principali piattaforme web e raccolte in un ca-
finalizzata anche a contribuire alle politiche di cura nale dedicato sul portale d’Ateneo.
del benessere organizzativo, grazie alla valorizzazione
delle esperienze individuali. Anno 2021
Obiettivi A-B-F ▪▪ Realizzazione di un set di video istituzionali da utiliz-
Pay off “Tante storie, un solo Ateneo” zare sia come spot sul portale e sui social che come
Pubblico di riferimento Trasversale presentazione ufficiale che abbiano come protago-
nisti i volti della Comunità Accademica: ricercatori,
Strutture organizzative coinvolte Area Staff al Rettore
personale PTA, studenti.
e Comunicazione – Ufficio Segreteria, Relazioni ester-
Tutti i materiali, al fine di essere impiegati anche in
ne e Portale Web, Ufficio Comunicazione Istituzionale,
prospettiva internazionale, dovranno essere sottoti-
social media e grafica, Area Relazioni internazionali,
tolati o realizzati in format multilingue.
Area Progettazione, Valorizzazione e Valutazione del-
la Ricerca, Ripartizione Didattica (Orientamento, Job
Anno 2022
Placement), Ripartizione del personale, Dipartimenti,
Poli didattici decentrati
▪▪ Prosecuzione e completamento delle attività già
Delegati di riferimento Prof. Paolo Belardi, Prof. Da-
programmate.
niele Parbuono, Prof. Roberto Rettori
Presidio di supervisione Magnifico Rettore
Arco temporale Avvio previsto entro il 2020, prosecu-
zione e completamento nel 2021 e 2022.
PIANO DI COMUNICAZIONE 2020-2023/REL. 2.3 74 Ti racconto la scienza ▪▪ Prosecuzione di “ApeRicerca” o iniziativa similare,
ovvero incontri informali con i ricercatori Unipg in
Si propone di coordinare le iniziative di divulgazione spazi esterni all’Ateneo. Si suggerisce di valutare la
scientifica e quelle di public engagement, al fine di registrazione del marchio “Apericerca”, al fine di tu-
costruire una voce e un’immagine, unitaria, chiara e telare la proprietà del nome: in tal caso, si propone
univoca anche – e soprattutto – rispetto a un ambito una riflessione sullo studio di un logotipo con carat-
che contribuisce in modo significativo alla costruzione tere proprietario, così da completare anche sul fron-
di una opinione pubblica positiva nei confronti dell’Isti- te grafico il prodotto
tuzione universitaria. ▪▪ Prosecuzione de “L’Uovo di Colombo”, programma
Questa linea d’intervento, inoltre, comunica fortemen- radiofonico regionale sulla ricerca scientifica
te la volontà dell’Istituzione di uscire fuori dalle proprie ▪▪ “Notte dei Ricercatori”, appuntamento di divulgazio-
stanze e di andare verso un pubblico che generalmen- ne scientifica ormai divenuto tradizionale, collocato
te non partecipa ai circuiti di diffusione delle informa- nell’ultimo fine settimana di settembre
zioni sulla ricerca scientifica. ▪▪ Presidio delle principali ricorrenze nazionali/mondiali
Obiettivo primario, quindi, è quello di condividere alcu- di alto rilievo culturale e appeal mediatico, grazie a:
ne esperienze dell’Accademia al fine di generare mag- -- pianificazione di iniziative interdipartimentali co-
giore comprensione delle dinamiche universitarie e struite in un’ottica scientifico-divulgativa, oppor-
quindi, auspicabilmente: propensione positiva da parte tunamente comunicate con il supporto dell’Ufficio
dell’opinione pubblica, maggiore affezione nei confron- stampa e la comunicazione social
ti di un’Istituzione universitaria prossima, accogliente e -- diffusione di dichiarazioni del Rettore su diversi
permeabile all’ambiente sociale circostante. temi. Rispetto a questa azione, andranno attenta-
mente selezionate le occasioni, affinché una simile
Obiettivi A-B-C-D-E-F-G-H modalità non tenda a “inflazionarsi” e quindi a per-
Pay off “Next Generation Science” dere il proprio peculiare rilievo.
L’obiettivo è quello di far sì che l’Ateneo sia sempre
Pubblico di riferimento Trasversale; le singole azioni
presente nel dibattito socio-culturale con un suo spe-
potranno essere ulteriormente profilate e indirizzate a
cifico apporto originale, affinché lo Studium conquisti
stabilire relazioni con un pubblico specifico
nel sentire collettivo – del pubblico generalista e del
Strutture organizzative coinvolte Area Staff al Rettore
sistema mass mediatico – il riconoscimento del ruo-
e Comunicazione – Ufficio Segreteria, Relazioni ester-
lo di imprescindibile soggetto interlocutore. In termini
ne e Portale Web, Ufficio Comunicazione Istituzionale,
quantitativi, si propone la pianificazione di una fre-
Social media e Grafica, Area Relazioni internazionali,
quenza mensile. Un ulteriore sforzo andrebbe realizza-
Area Progettazione, Valorizzazione e Valutazione della
to nell’individuare location sempre diverse che siano
Ricerca, Ripartizione Didattica (Orientamento, Job Pla-
significative rispetto al tema di volta in volta affrontato.
cement), Dipartimenti, Poli didattici decentrati
Delegati di riferimento Prof. Paolo Belardi, Prof. Daniele
Anno 2021
Parbuono, Prof. Roberto Rettori
Presidio di supervisione Magnifico Rettore ▪▪ Avvio di un programma di public lectures divulgative
Arco temporale Avvio previsto entro il 2020, prosecu- gestite dall’Ateneo e svolte all’interno degli spazi uni-
zione e completamento nel 2021 e 2022. versitari, nell’ottica di lifelong learning e insieme di pu-
blic engagement. Questa iniziativa dovrà essere gestita
4.1 Le attività nell’ambito della cura del benessere organizzativo, va-
lorizzando la proposta, in particolare, presso la stessa
Anno 2020 Comunità Accademica, anche grazie al coinvolgimento
del Circolo Dipendenti Universitari “San Martino”
▪▪ “Voci di Scienza”: progettazione e realizzazione di un ▪▪ g. “Unipg Open Lab”: ideazione e pubblicazione di
progetto di divulgazione di contenuti scientifici prove- una nuova rubrica social, in formato video, per portare
nienti dai Dipartimenti dell’Ateneo tramite podcast, la telecamera dentro gli spazi dei dipartimenti, esplora-
da distribuire e diffondere sulle piattaforme app più re le attività dei laboratori e mostrare come funzionano
diffuse. L’iniziativa potrebbe essere realizzata grazie le unità di ricerca. La rubrica potrebbe essere sviluppa-
a una partnership con Radiophonica e con gli studen- ta in collaborazione sia con i Corsi di laurea in Scienze
ti dei Corsi di Laurea in Scienze della Comunicazione della Comunicazione che con la Scuola di Giornalismo
PIANO DI COMUNICAZIONE 2020-2023/REL. 2.3 8Radiotelevisivo. Al fine di essere fruibili da una platea 6 Il Portale web d’Ateneo
internazionale, i contenuti audio saranno trascritti in
sottopancia in lingua inglese Il portale d’Ateneo, sia alla luce delle nuove opzioni
▪▪ “Volti della ricerca”: ogni mese, escluso il periodo di strategiche che del rinnovamento dell’immagine co-
pausa estiva, verrà selezionato un ricercatore che ordinata, oltre che in considerazione di alcune critici-
sarà invitato a tenere uno speech ogni volta in una tà (overload informativo della home, difformità delle
location diversa, nell’ambito di un evento organizza- singole pagine, difficile individuazione di alcune infor-
to con uno specifico partner. Questa azione, infatti, mazioni, ecc.) necessita di una complessiva, profonda
prevede la collaborazione con ordini professionali, as- nuova progettazione dell’architettura dell’informazio-
sociazioni, club e associazioni di categoria, ma anche ne in esso contenuta e delle modalità tramite cui que-
– anzi, particolarmente – con le scuole, tutti soggetti sta viene erogata (testo html, pdf, ecc.).
presso i quali i ricercatori saranno chiamati a parlare Si tratta, infatti, dello strumento di front-line della co-
della propria esperienza. Si tratta, come è evidente, di municazione dell’Istituzione universitaria, cardine cen-
un’azione al contempo di divulgazione scientifica e di trale cui deve puntare anche il traffico proveniente dai
gestione delle relazioni con gli stakeholders. social media.
Anno 2022 Obiettivi A-D-E-F
Pubblico di riferimento Trasversale
▪▪ Prosecuzione e completamento delle attività già Strutture organizzative coinvolte Da individuare (Area
programmate. Staff al Rettore e Comunicazione – Ufficio Segreteria,
Relazioni esterne e Portale Web, Ufficio Comunicazio-
ne Istituzionale, Social media e Grafica per quanto ri-
5 Insieme per la vita – Associazione Alumni guarda l’informazione giornalistica)
Delegati di riferimento Prof. Paolo Belardi, Prof. Daniele
L’Associazione Alumni è un potente strumento per:
Parbuono, Prof. Roberto Rettori
▪▪ Mantenere e stimolare il senso di appartenenza all’I-
Presidio di supervisione Magnifico Rettore
stituzione universitaria
▪▪ Svolgere azioni nell’ambito del job placement Arco temporale Avvio previsto entro il 2020, prosecu-
▪▪ Sviluppare relazioni con il mondo professionale e zione e completamento nel 2021 e 2022.
delle imprese
▪▪ Sviluppare nei confronti degli studenti sia in corso 6.1 Le attività
che prospect, azioni motivazionali, grazie a ex Alum-
ni testimonial di successo Anno 2020
▪▪ Far crescere un “esercito” di testimonial in Italia e
nel mondo, al fine di generare un positivo passapa- ▪▪ Nuovo design del portale sulla base della nuova im-
rola sull’Ateneo di Perugia magine coordinata
▪▪ Svolgere azioni di fundraising. ▪▪ Applicazione del nuovo template grafico a tutti i siti
dipartimentali e riordino/coordinamento di tutte le
Obiettivi A-B-C-G-H pagine web del dominio Unipg di Centri, gruppi di ri-
cerca, ecc. sulla base delle indicazioni provenienti
Pubblico di riferimento Laureati, ex Alumni
dal nuovo Manuale d’Immagine coordinata
Struttura organizzativa coinvolta Da individuare
▪▪ Introduzione dei tag descrittivi del materiale fotogra-
Delegati di riferimento Prof. Paolo Belardi, Prof. Daniele fico pubblicato sul portale d’Ateneo e standardizza-
Parbuono, Prof. Roberto Rettori zione dei file in formato pdf in modalità “accessibi-
Presidio di supervisione Magnifico Rettore le”, al fine di consentirne la fruibilità da parte di non
Arco temporale Avvio previsto nel 2021. vedenti e ipovedenti
▪▪ Progettazione e avvio della redazione centralizzata
5.1 Le attività del Portale, con l’attribuzione chiara e formalizzata
delle responsabilità e delle tempistiche relative agli
Anno 2021 aggiornamenti delle pagine
▪▪ Redazione delle Linee guida per l’e-writing.
▪▪ Ri-fondazione dell’Associazione, pianificazione e av-
vio attività.
PIANO DI COMUNICAZIONE 2020-2023/REL. 2.3 9Anno 2021 7.1 Le attività
▪▪ Studio dell’architettura dell’informazione, ovvero Anno 2020
della struttura organizzativa logica e semantica del-
le informazioni, dei contenuti, dei processi e delle ▪▪ Censimento delle expertise dei ricercatori, al fine di
funzionalità del portale. L’attività dovrà essere so- redigere un “catalogo” di esperti da proporre alla
stenuta da focus group e gruppi di test, costituiti da stampa quali voci autorevoli
comunità di utenti del portale (studenti, ecc.) ▪▪ Determinazione del flusso di trattamento delle infor-
▪▪ Riordino e riallineamento delle varie versioni in lin- mazioni in ingresso e delle responsabilità decisiona-
gua del portale, con scelta delle lingue e revisione li rispetto al trattamento
complessiva delle traduzioni già in linea ▪▪ Ampliamento della rete dei contatti con nuove testa-
▪▪ Trasformazione della bacheca d’Ateneo in testata te giornalistiche, in particolare dell’universo del web
giornalistica, a garanzia di affidabilità e accuratezza – in costante crescita – con la creazione di nuovi
dell’informazione distribuita. rapporti, pianificati e regolari, con le redazioni di pro-
grammi (radiofonici o televisivi, a esempio satellitari)
Anno 2022 in grado di accogliere news provenienti dalla ricerca
scientifica. Si tratta di una tipica azione continuativa
▪▪ Incontro annuale del Rettore con la Stampa: si pro-
▪▪ Prosecuzione e completamento delle attività già
pone di istituzionalizzare questo incontro, per farne
programmate.
un appuntamento tradizionale quale occasione per
promuovere il progressivo miglioramento del rappor-
to di disponibilità e fiducia reciproci
7 Rapporti con il sistema dei media
▪▪ Elaborazione e approvazione della procedura per la
gestione della comunicazione di crisi.
La gestione di rapporti con il sistema dei media costi-
tuisce una attività tradizionale collocata al cuore della
Anno 2021
comunicazione istituzionale. La crescente complessità
del sistema mass-mediatico richiede capacità di ascol-
▪▪ Ideazione e validazione del press kit istituzionale di
to dei mutamenti in corso e disponibilità a mettersi al
presentazione dell’Ateneo
servizio della stampa con trasparenza e nell’ottica di
▪▪ Progettazione e realizzazione ogni anno di due o
reciproca fiducia.
tre press tour/educational destinati agli operatori
Alcune delle azioni descritte hanno carattere conti- dell’informazione, al fine di invitarli a conoscere at-
nuativo (come il censimento delle expertise, di seguito traverso l’“esperienza” diretta, le strutture, le perso-
illustrato), altre propongono delle novità che guarda- ne e le attività dell’Ateneo.
no a un complessivo riordino dell’attività, finalizzato Ad esempio educational, volto a far entrare nei labo-
in particolare all’introduzione di un sempre maggiore ratori del gruppo di ricerca in vulcanologia, di ema-
coordinamento, alla crescita dello share of voice off e tologia ecc. durante il quale il Rettore accoglie i gior-
online e al miglioramento del sentiment. nalisti nei centri pulsanti dell’Università e presenta
loro i ricercatori che a loro volta racconteranno delle
Obiettivi A-B-D loro ricerche
Pubblico di riferimento Media nazionali e Media inter- ▪▪ Realizzazione di azioni di sensibilizzazione delle
nazionali strutture dipartimentali rispetto alle opportunità of-
Strutture organizzative coinvolte Area Staff al Rettore ferte dalla comunicazione a mezzo stampa e social
e Comunicazione – Ufficio Segreteria, Relazioni ester- delle informazioni provenienti dalle attività didatti-
ne e Portale Web, Ufficio Comunicazione Istituzionale, che e di ricerca, quale strumenti cardine nella co-
Social media e Grafic struzione della reputazione dell’Ateneo
▪▪ Istituzione dell’Agenda di Ateneo degli appuntamen-
Delegati di riferimento Prof. Paolo Belardi, Prof. Daniele
ti, al fine di evitare, per quanto possibile, la sovrap-
Parbuono, Prof. Roberto Rettori
posizione di eventi nel medesimo giorno, ottenendo
Presidio di supervisione Magnifico Rettore così un flusso in uscita dell’informazione costante
Arco temporale Avvio previsto entro il 2020, prosecu- ed evitare concentrazioni anomale della pressione
zione e completamento nel 2021 e 2022. sul sistema mediatico.
PIANO DI COMUNICAZIONE 2020-2023/REL. 2.3 10Anno 2022 verso un link ai notiziari medesimi, le informazioni
relative alle attività realizzate all’interno delle varie
▪▪ Prosecuzione e completamento delle attività già strutture dell’Ateneo e che si ritengono valide al fine
programmate. di una diffusione.
Sarà necessario sviluppare una azione di sensibi-
lizzazione che inviti a questa attiva collaborazione
8 La Comunità Accademica comunica ▪▪ Istituzione dell’Ufficio Relazioni con il Pubblico
(URP), ai sensi del D.Lgs. 29/93 e ampliato nelle
Parte rilevante e innovativa del Piano di Comunicazio- sue funzioni dalla legge 150/00, con l’obiettivo di:
ne dell’Ateneo è quella relativa alla comunicazione in- -- Realizzare la trasparenza amministrativa
terna, rispetto alla quale finora non è mai stata svolta -- Attivare il dialogo con gli utenti e raccoglierne re-
un’attività di programmazione e coordinamento. clami, segnalazioni e suggerimenti sui vari servi-
zi, sia attraverso form appositamente predisposti
Obiettivi A-D-F-G che mediante call centre
Pubblico di riferimento Comunità Accademica (studen- -- Consentire, secondo la normativa vigente, l’ac-
ti, personale) cesso agli atti
-- Orientare gli utenti rispetto ai servizi e agli uffici
Strutture organizzative coinvolte Da individuare (Ri-
dell’Ateneo, individuando l’unità/ufficio preposto
partizione Personale, Consessi Accademici)
all’eventuale soluzione del problema posto dall’u-
Delegati di riferimento Prof. Paolo Belardi, Prof. Danie-
tente. Tale attività viene svolta sia in presenza
le Parbuono, Prof. Roberto Rettori
che attraverso un call centre.
Presidio di supervisione Magnifico Rettore
Arco temporale Avvio previsto entro il 2020, prosecu- Anno 2022
zione e completamento nel 2021 e 2022.
▪▪ Prosecuzione e completamento delle attività già
8.1 Le attività programmate.
Anno 2020
9 Gestione della comunicazione di crisi
▪▪ Attivazione di un focus group permanente con rap-
presentanti del Consiglio degli Studenti al fine di La comunicazione di crisi è la disciplina che indica
raccogliere criticità su comunicazione e servizi, oltre come agire attraverso la comunicazione – nell’ambito
che per individuare i framing e le storie che possono di una più ampia azione di crisis management – per
avere maggior appeal al fine di rendere efficace la co- affrontare avvenimenti non attesi, ma tendenzialmen-
municazione dell’Ateneo e stimolare il coinvolgimento te prevedibili, che mettono a rischio l’immagine e la
▪▪ Accesso all’utilizzo, da parte degli Uffici, della funzio- reputazione dell’organizzazione.
nalità di notifiche push su cellulare su piattaforma In termini generali è possibile evidenziare che il ri-
S3, disponibile sulla app MyUnipg, al fine dell’invio schio di danno alla reputazione è evidentemente di
di comunicazioni di servizio. diversa importanza, a seconda che si tratti di:
▪▪ victim crisis: crisi che non comportano l’attribuzio-
Anno 2021 ne di responsabilità all’organizzazione, o che, co-
munque comportano un’attribuzione minima (ad
▪▪ Unipg Notizie: creazione di due notiziari tematici da esempio in caso di disastri per eventi naturali)
diffondere attraverso i gruppi newsletter a cadenza ▪▪ accidental crisis: eventi che comportano l’attribu-
da stabilire su tematiche quali: zione di poca responsabilità alla Governance (ed
-- news relative alla gestione amministrativa e al esempio, problemi tecnici negli impianti tecnologici)
personale; ▪▪ intentional crisis: casi nei quali c’è una forte attribu-
-- news di varia natura, ad esempio relative a servi- zione di responsabilità alla Governance.
zi, eventi, ecc. Stanti le tipiche caratteristiche di una situazione di
Tutto il personale e gli studenti saranno invitati a crisi – eccezionalità, visibilità e necessità di una rispo-
segnalare mediante l’impiego di un form, a tale fine sta tempestiva – al fine di consentire un’adeguata re-
predisposto e disponibile sia sul portale che attra- azione, è opportuna ex ante un’attenta pianificazione.
PIANO DI COMUNICAZIONE 2020-2023/REL. 2.3 11Tale pianificazione riguarda due ambiti: sistemi di “credenza” e da immagini della realtà so-
▪▪ crisis management: implementazione di una Funzio- cialmente condivisi
ne strutturale (gruppo di lavoro per l’analisi preventi- -- Il portavoce ovvero il soggetto autorizzato a rilascia-
va delle potenziali aree di vulnerabilità) che analizza, re dichiarazioni a nome dell’Ateneo: è opportuno
predispone e coordina la gestione operativa di crisi preventivare chi sarà la spokeperson oovvero la
prevedibili ovvero eventi interni o esterni non attesi che persona che rappresenterà l’Istituzione durante
coinvolgono l’organizzazione stessa, tutta o in parte, la comunicazione di crisi. Questa figura potrebbe
e che possono avere gravi ripercussioni sui sistemi di essere ricoperta dal Rettore o dal Pro Rettore ed
relazione con gli stakeholders in termini di immagine-i- esprimere l’empatia, l’umanità e la sincerità che
dentità-reputazione contribuiranno a ottenere il sostegno da parte delle
▪▪ comunicazione di crisi: insieme delle attività specifica- varie tipologie di pubblico esterno
mente comunicazionali da svolgere nel momento in cui -- Gli esperti (scienziati nei vari settori scientifico-di-
la crisi si manifesta. sciplinari) autorizzati a rilasciare dichiarazioni e pa-
reri tecnici alla stampa
Obiettivi A-E-G-H -- Il responsabile della Comunicazione
Pubblico di riferimento Comunità Accademica (studenti, -- Un referente di segreteria per le attività del Comitato.
personale), scuole di ogni ordine e grado, cittadini, media Il Comitato elaborerà la catena di comando che tutti i di-
nazionali, istituzioni pubbliche e private, ordini professio- pendenti seguiranno nella diffusione delle informazioni
nali e associazioni di categoria nel corso di una situazione di crisi (chi-fa-che-cosa-su-
incarico-di-chi). Il Comitato sarà impegnato a pianificare
Strutture organizzative coinvolte Trasversali a tutte le Ri-
le procedure e le modalità per le seguenti attività:
partizioni
-- Comunicazione del rischio: informazione preventiva sul
Delegati di riferimento Prof. Paolo Belardi, Prof. Daniele
rischio, informazione propedeutica sui comportamenti
Parbuono, Prof. Roberto Rettori
di protezione da adottare in emergenza (ad es. infor-
Presidio di supervisione Magnifico Rettore mazione alla Comunità Accademica in caso di allerta-
Arco temporale 2020, prosecuzione e completamento mento per condizioni meteo critiche incombenti ecc.)
nel 2021. -- Comunicazione di crisi: informazioni su situazioni
di crisi che riguardano l’Istituzione in generale o,
9.1 Le attività su scala più ampia, il contesto sociale, politico e/o
ambientale (ad es. crisi dell’Istituzione a impatto so-
Anno 2020 ciale, crisi economiche di dimensioni nazionali o so-
vranazionali che hanno ripercussioni sull’Istituzione
▪▪ Istituzione del Comitato di crisi. Il Comitato di crisi avrà e sul suo ruolo nella società ecc.)
il compito di esaminare i fattori di rischio, determinare -- Comunicazione in emergenza: attività di informa-
la probabilità che l’evento di crisi si verifichi e esplici- zione e comunicazione in condizioni di emergenza
tare gli scenari delle conseguenze, così da elaborare in atto (ad es. calamità naturali, gravi incidenti tec-
per ciascuna ipotesi il corrispondente intervento pos- nologici, vasti incendi, crolli ecc.).
sibile. La composizione del Comitato sarà determinata Il Comitato provvederà a progettare le modalità della
in modo da consentire rapidità di reazione: massimo comunicazione di emergenza tenendo presenti i se-
15 persone capaci di raccogliere e interpretare tutte guenti tre aspetti principali:
le informazioni necessarie sia dall’interno dell’Ateneo -- Le caratteristiche formali del messaggio (“in che
che dall’esterno, e sviluppare i processi decisionali modo” e “a chi” viene comunicato)
necessari al crisis management. Il Comitato, guidato -- I rapporti fiduciari tra comunicanti, implicanti il pos-
dal Rettore o dal Pro Rettore, dovrà possedere il giusto sesso di un’autorevolezza riconosciuta
livello di autorevolezza e di autorità e includere: -- I contenuti del messaggio (“cosa” e “con quali
-- I referenti tecnici dei singoli settori, in particolare re- obiettivi” viene comunicato): questo aspetto si può,
lativamente agli aspetti economici ad esempio, ridurre alla definizione di “eventi” e
-- Un esperto nella gestione degli aspetti “umani” delle all’indicazione di “azioni”. I primi identificano la si-
questioni analizzate, che contribuisca a prendere in tuazione e gli sviluppi attesi, le seconde si collegano
considerazione anche l’influenza di fattori di natura ai ruoli e alle attese di comportamento attribuiti ai
psico-sociale, ovvero la “percezione” di ciò che i sin- diversi attori del sistema di risposta alle emergenze
goli definiscono “rischioso”, tipicamente mediata dai e della Comunità Accademica in generale.
PIANO DI COMUNICAZIONE 2020-2023/REL. 2.3 12Anno 2021 ▪▪ Organizzazione della gestione interna. A valle della fase di analisi e pianificazione strategica descritta sarà necessario comunicare a tutti i livelli interni le procedure e le attività da affrontare in caso di eventuali crisi, al fine di dare sicurezza al personale, porre le basi per una comunicazione coordinata e coerente durante l’eventuale dispiegarsi della crisi ed evitare gli errori tipici dei momenti di confusione e fretta che caratterizzano le crisi ▪▪ Svolgimento delle attività di formazione del personale. ▪▪ Esercitazioni di simulazione. Questa seconda fase può utilmente prevedere esercitazioni di simulazio- ne con cadenza annuale, al fine di testare le proce- dure stabilite al verificarsi delle diverse tipologie di crisi tipizzate dal Comitato ▪▪ Verifiche post-crisi. A valle del reale verificarsi di ogni simulazione (o crisi) sarà opportuno procedere all’a- nalisi delle attività svolte, al fine di evidenziare le dif- ficoltà emerse e apportare le modifiche necessarie alle pratiche o procedure ▪▪ Comunicazione ai mass media circa il rilascio del Piano per la Gestione della Comunicazione di crisi e condivisione di alcuni aspetti del medesimo, al fine di creare le migliori pre-condizioni per affrontare eventuali operatività connesse a crisi future. I mass media, infatti, assumono un ruolo di primaria importanza in quanto forniscono informazioni rela- tive all’oggetto della rappresentazione, stabiliscono una gerarchia delle informazioni (agenda setting) e concorrono al processo di attribuzione di senso agli eventi (attribuzione simbolica) influenzando le opi- nioni e gli atteggiamenti riguardo all’oggetto stesso della rappresentazione. Risulta quindi utile un loro pre-coinvolgimento per evitare al massimo errori ge- nerati dall’urgenza di interventi in caso di crisi. Anno 2022 ▪▪ Prosecuzione e completamento delle attività già programmate. PIANO DI COMUNICAZIONE 2020-2023/REL. 2.3 13
Perugia, maggio 2020
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