Il Codice Etico di Valeo - September 2018
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Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
Il Codice Etico di Valeo
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September 2018
The Valeo Code of Ethics | 1
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
Contenuti
1. Introduzione al codice........................................................................ 6
1.1. Una cultura d'integrità ...................................................................... 6
1.2. A chi si rivolge il Codice ..................................................................... 7
2. Integrità verso i nostri dipendenti e il nostro ambiente ....................... 8
2.1. Garantire la sicurezza sul luogo di lavoro ......................................... 8
2.2. Rispetto dei Diritti umani .................................................................. 9
2.3. viluppo del personale e valorizzazione delle diversità.................... 10
2.4. Lotta contro la discriminazione e le molestie ................................. 10
2.5. Rispetto dell'ambiente .................................................................... 11
3. Integrità nel mercato: Integrità commerciale.................................... 13
3.1. Relazioni con i clienti corrette e durature ...................................... 13
3.2. Pratiche concorrenziali leali ............................................................ 13
3.3. Lotta attiva contro la corruzione..................................................... 15
3.4. Garanzia di integrità negli approvvigionamenti e nella selezione dei
fornitori ........................................................................................................ 18
3.5. Definizione di un quadro di riferimento per una partnership etica
con i nostri stakeholder, compresi agenti e intermediari ........................... 19
4. Integrità e protezione del Patrimonio e delle risorse di Valeo ........... 20
4.1. Protezione delle informazioni e della proprietà intellettuale......... 21
4.2. La protezione dei dati personali...................................................... 22
4.3. Osservanza delle restrizioni dovute a sanzioni economiche e sulle
esportazioni/importazioni ........................................................................... 24
4.4. Protezione dei dati personali dei dipendenti .................................. 24
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Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
4.5. Rispetto della proprietà intellettuale e delle informazioni riservate
di terzi 25
4.6. Prevenzione dei conflitti di interessi – obbligo di fedeltà verso Valeo
26
4.7. Impegno alla Professionalità e Qualità ........................................... 27
4.8. Regolarità dei conti, dei libri e dei registri ...................................... 27
4.9. Lotta contro il riciclaggio di denaro ................................................ 29
5. Comunicazioni etiche ....................................................................... 30
5.1. Comunicazione prudente ................................................................ 30
5.2. Uso prudente dei Social Network ................................................... 31
5.3. Insider trading - Acquisto e Vendita di azioni di Valeo ................... 31
6. Formazione - Sviluppare la nostra consapevolezza ............................ 34
7. Vigilare e allertare ........................................................................... 35
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Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
Introduzione di Jacques Aschenbroich
Cari collaboratori,
Produttore di componenti e sistemi automotive da oltre 90 anni,
Valeo è oggi una realtà della tecnologia e dell’innovazione, Partner
dei più grandi costruttori di tutto il mondo nello sviluppo delle
tecnologie di efficienza ed intuitive driving per l’autoveicolo intuitive
del domani.
Il nostro successo e la nostra crescita si basano su valori profondi -
Etica, Trasparenza, Empowerment, Professionalità e Teamwork - e su
persone ricche di passione e dedizione per l'azienda, per i clienti e per
i colleghi.
Indipendentemente dalle nostre funzioni e dal paese in cui operiamo,
agiamo con integrità e rispetto reciproci e nei confronti di azionisti,
di tutti coloro che sono portatori di interessi nei confronti di Valeo e
del nostro ambiente.
Contestualmente al nostro sviluppo nel mondo, vogliamo sempre
continuare a promuovere i più alti standard di integrità e condividere
i nostri valori con il nostro personale ed i nostri partner, nell'interesse
di Valeo.
Questo Codice riflette la rigorosa etica di impresa del Gruppo Valeo.
Tale codice si applica alla nostra quotidiana vita lavorativa, risponde
alle situazioni e ai quesiti che potremmo dover affrontare e aiuta a
trovare risposte ed orientamenti. Aiuterà a trovare risposte e
istruzioni.
Ma al di là di regole e principi, è tutta una questione di integrità e
volontà di fare le cose giuste. Tutto si basa sulle persone Valeo, che
sono al tempo stesso gli ambasciatori e i custodi dei nostri principi,
dei nostri valori etici e del nostro futuro.
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Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
Vi invito a leggere attentamente questo Codice e a consultarlo
frequentemente. Il nostro successo futuro si costruisce condividendo
questo Codice ed i suoi principi tra tutti noi. Non esitate a porre
domande e a chiedere consiglio tutte le volte in cui ne sentirete la
necessità.
Cordiali saluti,
Jacques Aschenbroich
LA MIA DUPLICE OSSESSIONE
PER VALEO:
CRESCITA E
REDDITIVITA' CON
INTEGRITÀ
Jacques Aschenbroich, Direttore generale del Gruppo
The Valeo Code of Ethics | 5
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
1. Introduzione al codice
1.1. Una cultura d'integrità
È sempre stata la politica di Valeo seguire le leggi dei
Paesi in cui operiamo. Promuoviamo e rispettiamo i
valori di Valeo -Trasparenza, Empowerment,
Professionalità e Teamwork, che sono essenziali per la
nostra cultura di eccellenza e integrità. L'adesione al
Global Compact delle Nazioni Unite traduce inoltre
l'impegno specifico dell'azienda a rispettare i diritti
umani, i diritti dei lavoratori, a tutelare l'ambiente e a
lottare contro la corruzione.
Valeo considera l'Etica e la Compliance indispensabili per conquistare e
conservare la fiducia degli stakeholder e dei collaboratori. Per Valeo, una
forte cultura dell'integrità personale e professionale, unita alla chiarezza
delle regole e delle aspettative, costituisce la base indispensabile di una
crescita sostenibile e redditizia.
Alla luce della sua presenza mondiale e della rapidità della sua crescita,
Valeo intende riaffermare formalmente l’impegno a condurre le proprie
attività con il massimo rigore etico attraverso un Codice aggiornato che
riflette la cultura di eccellenza e di integrità che anima il Gruppo.
Definito sulla base degli standard professionali più elevati, il Codice Etico
definisce le politiche, i principi etici e le regole che tutto il Gruppo Valeo
deve rispettare. Questo documento di riferimento guida il nostro lavoro
quotidiano e riflette l'impegno dell'impresa verso i dipendenti, i partner
commerciali, i clienti, le comunità dove operiamo e l'ambiente.
Fatta salva la legislazione locale, il Codice collabora con le altre politiche,
norme e regolamenti che forniscono ulteriori dettagli su argomenti specifici.
Queste politiche aggiuntive comprendono, ma non sono limitate a, politiche
giuridiche, le politiche in materia di Marketing e di Vendita, il Manuale
Amministrativo e Finanziario (o M.A.F.) e il Codice di Buona Condotta che
copre le operazioni sui titoli e la conformità alla normativa francese relativa
all'insider trading. Il codice inoltre è in perfetta consonanza con ciascuno dei
5 Assi Valeo - Coinvolgimento del personale, Qualità totale, Innovazione
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costante, Integrazione dei fornitori e Sistema di Produzione Valeo – il
metodo sul quale si è costruita l'eccellenza operativa di Valeo.
Il Codice è essenziale per la nostra crescita sostenibile e redditizia. Ci
aspettiamo che tutti i dipendenti Valeo lo conoscano e vi si attengano
scrupolosamente.
Grazie per il sostegno ai nostri valori e alla nostra etica professionale.
Catherine Delhaye
Direttore Etica e Compliance del Gruppo
1.2. A chi si rivolge il Codice
Il Codice Etico si applica a tutti i dipendenti di Valeo, indipendentemente
dalla loro funzione o dal loro titolo. Tuttavia, in funzione del loro maggiore
grado di responsabilità, i manager dell'azienda hanno l'obbligo in particolare
di adottare una condotta esemplare. Essi devono contribuire alla creazione
di un ambiente professionale etico e positivo incoraggiando i loro team e
colleghi a rispettare il Codice e le relative regole. Il Codice si applica inoltre
alle filiali di Valeo, alle sue joint-venture e a tutte le entità gestite o
controllate da Valeo. Ogni collaboratore, rappresentante, dirigente,
amministratore ha l’obbligo di attenersi al Codice e ha il divieto di
partecipare ad accordi, contratti o altre azioni in violazione del presente
Codice o della legge.
Un Codice dedicato è stato creato per i fornitori e gli altri partner
commerciali al fine di comunicare loro i valori e le aspettative di Valeo.
Questo codice, detto Codice di Condotta dei Partner Valeo, contiene
direttive specifiche relative al nostro lavoro con interlocutori esterni a
Valeo. È disponibile sul portale Ethics and Compliance.
Poiché il rispetto del Codice Etico è essenziale, Valeo applicherà tolleranza
zero: ogni comportamento inappropriato o la mancata osservanza delle
disposizioni del presente Codice saranno passibili di sanzioni disciplinari,
incluso il licenziamento.
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Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
2. Integrità verso i nostri dipendenti e il nostro
ambiente
Ogni dipendente di Valeo deve poter lavorare in un
ambiente sereno, esente da ogni forma di molestia e
di discriminazione.
Aderendo al Global Compact delle Nazioni Unite nel 2004, il Gruppo Valeo
si è impegnato a rispettare e promuovere i diritti fondamentali di ogni
individuo, definiti nella Dichiarazione Universale dei Diritti Umani, ovunque
l'azienda eserciti la sua attività. In tal modo, Valeo riconosce e protegge il
valore intrinseco di ciascun individuo, rispetta scrupolosamente la
regolamentazione su salari e retribuzioni, i requisiti in materia di età
minima, la parità dei diritti fra uomini e donne, la vita privata dei dipendenti.
Sicurezza e il benessere sul lavoro sono aspetti chiave del più ampio
impegno di Valeo in favore di uno sviluppo sostenibile. Sono i dipendenti il
cuore delle attività Valeo ed intendiamo promuovere ambienti di lavoro
all’insegna del rispetto e dell'integrazione, fondati sui valori di etica e di
trasparenza che ci caratterizzano.
2.1. Garantire la sicurezza sul luogo di lavoro
Valeo si attiene alle leggi applicabili in termini di
salute e di sicurezza sul lavoro, nonché alle
regole che l'azienda ha appositamente fissato in
materia. Per la tutela dei dipendenti e per la
massima sicurezza delle nostre operazioni, tali
regole devono essere scrupolosamente
rispettate.
È essenziale che ogni dipendente comprenda le regole in tema di salute e
sicurezza specifiche alla propria funzione. Ogni situazione pericolosa o
preoccupante deve essere immediatamente segnalata per evitare incidenti
e infortuni.
Conformemente ai nostri standard di sicurezza, droghe e alcolici non sono
ammessi sui luoghi di lavoro. La distribuzione, la vendita, l'acquisto, lo
scambio, il possesso o l'uso di droghe illegali sui luoghi di lavoro sono
tassativamente vietati. Le stesse restrizioni si applicano agli alcolici tranne
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Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
nel caso di specifica autorizzazione al consumo concessa dalla Direzione
locale in occasioni particolari e nei limiti delle leggi locali. Infine, il fumo è
permesso soltanto nelle aree specificamente predisposte.
Si invita a fare riferimento al portale RIE https://
sites.google.com/a/valeo.com/valeo-risks-insurance- environment-
portal/group-policy-directives/risk-management-manual e a seguire
scrupolosamente le istruzioni
2.2. Rispetto dei Diritti umani
Valeo lotta contro il lavoro forzato e il lavoro infantile. L'azienda non ricorre
al lavoro di ragazzi di età inferiore a 16 anni e rispetta le convenzioni dell'ILO
sul lavoro di minorenni di età compresa fra 15 e 18 anni. Valeo impone le
stesse regole ai propri fornitori e partner.
Tutte le nostre attività sono esenti da lavoro forzato. I lavoratori sono
trattati in maniera equa e giusta; sono retribuiti conformemente alle regole
salariali applicabili (incluse le regole sul salario minimo, sulle ore
straordinarie e legge sulla previdenza sociale obbligatoria).
I nostri dipendenti hanno il diritto di esprimersi, di aderire o dare vita ad un
sindacato nel rispetto delle leggi locali. Inoltre, Valeo incoraggia e valorizza
un dialogo sociale di fiducia e proattivo. I diritti umani e la sicurezza dei
dipendenti e dei partner di Valeo rivestono la massima importanza per
l'impresa; qualsiasi persona che dovesse constatare o temere una violazione
di tali diritti è invitata a riferirlo al più presto senza timore di ritorsioni.
Si invita a consultare la Sezione 7: “Vigilare ed Allertare” per sapere come
procedere.
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Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
2.3. viluppo del personale e valorizzazione delle diversità
Il coinvolgimento del personale è parte
integrante della metodologia dei 5 Assi Valeo
e contribuisce alla sua cultura d'eccellenza.
Valeo investe regolarmente nella formazione e nella specializzazione dei
propri collaboratori. Per permettere loro di sviluppare nuove competenze e
conoscenze, di migliorare il loro livello di performance, di acquisire una
maggiore autonomia ed eventuali maggiori responsabilità.
Numerose opportunità di carriera sono disponibili e il livello salariale
proposto è adeguato.
Il benessere al lavoro è altresì importante; per questa ragione Valeo si mette
all'ascolto dei propri dipendenti, in particolare attraverso sondaggi e
indagini. In diversi paesi sono stati implementati con successo programmi
appositamente dedicati al Well Being at Work. Grazie a queste iniziative,
Valeo ha ricevuto il riconoscimento di miglior datore di lavoro in numerosi
paesi.
La nostra forza lavoro è estremamente diversificata e Valeo considera la
diversità come una delle sue carte vincenti. Diversi programmi sono stati
implementati per promuovere la diversità, con un'attenzione tutta
particolare dedicata alle donne, alle persone più anziane e alle persone
disabili. Accogliamo volentieri le giovani generazioni nell'ambito di stage o
di contratti di formazione. Per saperne di più sui programmi di diversità di
Valeo, consultare il Rapporto Annuale Valeo.
2.4. Lotta contro la discriminazione e le molestie
Valeo non tollera alcuna discriminazione e aderisce pienamente alle leggi
che la combattono. Le nostre decisioni in materia di impiego, assunzioni,
formazione, retribuzione, benefit e assegnazione di missioni e di
promozioni, sono basate oggettivamente sulle qualifiche, sulla funzione,
sull'esperienza e sulle performance.
Tutte queste decisioni non tengono in alcun conto luogo di nascita, origini,
genere, orientamento sessuale, età, stato civile, caratteristiche genetiche,
nazionalità, etnia, opinioni politiche, attività sindacali, aspetto fisico,
condizioni di salute, handicap, gravidanza o qualsiasi altro status protetto.
The Valeo Code of Ethics | 10Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
Lottiamo contro le molestie per garantire un
luogo di lavoro basato sul rispetto e sulla
sicurezza. Molestie sessuali o psicologiche ed
ogni forma di bullismo ed intimidazione che
possa creare un ambiente professionale ostile
o intimidatorio sono banditi e perseguiti.
Qualsiasi segnalazione di discriminazione, molestia o forma di minaccia sarà
trattata prontamente, in totale riservatezza e protezione dal rischio di
ritorsioni.
Se un/una dipendente ritiene di essere oggetto di molestie o nutre il
sospetto che altri colleghi siano oggetto di molestie, deve
immediatamente segnalare la condotta inappropriata al proprio
Manager, al Vice Presidente delle Risorse Umane del Gruppo, al
Direttore Giuridico del Gruppo o al Direttore Etica e Compliance del
Gruppo.
Qualsiasi segnalazione di discriminazione, molestia o forma di minaccia sarà
trattata prontamente, in totale riservatezza e protezione dal rischio di
ritorsioni.
Per maggiori informazioni sulla politica di tolleranza zero Valeo in materia di
molestie e di discriminazioni, consultare la Politica Valeo sulle segnalazioni
di molestie.
2.5. Rispetto dell'ambiente
La protezione dell'ambiente è parte integrante dell'identità di Valeo. Lo
sviluppo sostenibile e lo sviluppo di tecnologie innovative fanno parte delle
priorità dell'impresa e ne sono il contributo distintivo alla nostra società ed
all’ambiente in cui viviamo. Il rispetto scrupoloso delle leggi ambientali locali
e il mantenimento di elevati standard interni contribuiscono alla crescita a
lungo termine di Valeo e alla sua reputazione.
The Valeo Code of Ethics | 11Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
Valeo è impegnata in un programma di sviluppo sostenibile ambizioso ed
efficace nei confronti delle comunità locali e dell’ambiente in cui operiamo.
Il sistema di gestione ambientale (EMS), implementato per proteggere
l'ambiente ottimizzando le risorse naturali e i riducendo gli scarti lungo il
ciclo di vita di tutti i prodotti Valeo, dalle fasi di produzioni a quelle di
utilizzo. Inoltre sono vietate la produzione e la vendita di prodotti che
presentino un livello inaccettabile di rischio e che siano nocivi per la salute
e per l'ambiente.
È possibile consultare le procedure dettagliate riguardanti
l'implementazione di tali misure e la valutazione della loro efficacia nelle
Politiche Ambientali del Gruppo.
L' Accordo sulla Responsabilità Sociale d’Impresa firmato con il
Comitato Aziendale Europeo di Valeo nel 2012 definisce le norme
sociali e ambientali, nonché gli impegni a cui l'azienda aderisce al fine
di promuovere uno sviluppo sostenibile. L’accordo è esteso ai territori
non europei attraverso l’azione delle direzioni locali.
The Valeo Code of Ethics | 12Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
3. Integrità nel mercato: Integrità commerciale
Per Valeo, le pratiche commerciali etiche sono uno dei fondamenti del
proprio successo presente e futuro. È la ragione per cui il Gruppo aderisce
totalmente alle politiche e alle leggi che incoraggiano una concorrenza leale
sul mercato e che mirano a proteggere le aziende da pratiche
anticoncorrenziali, abusive e di corruzione. Le conseguenze e le sanzioni per
le violazioni in queste materie sono severe tanto per Valeo quando per gli
individui coinvolti.
3.1. Relazioni con i clienti corrette e durature
La fiducia accordata dai clienti è fondamentale e va meritata ogni giorno.
Siamo consapevoli che la soddisfazione del cliente si costruisce con
l’innovazione, la qualità dei prodotti ed un elevato standard etico in ogni
situazione.
Cerchiamo di fornire valore aggiunto ai nostri clienti, siamo determinati a
rispettare i nostri impegni e a mantenere le promesse. Rispettiamo la
proprietà intellettuale e le informazioni riservate dei nostri clienti.
Rifiutiamo di applicare qualsiasi metodo contrario all'etica per ottenere
questo tipo di informazioni.
Infine, pensiamo che la lealtà, il rispetto reciproco e
l'integrità fra partner commerciali, clienti, fornitori
e altri stakeholder costituiscano la base per relazioni
durature, di qualità e vantaggiose reciproco
vantaggio.
3.2. Pratiche concorrenziali leali
Il nostro programma antitrust è basato su principi semplici e inequivocabili:
rispettiamo l'integrità del mercato e ci opponiamo a qualsiasi azione illecita
che miri ad eliminare un concorrente o a forzare dei partner commerciali ad
accettare condizioni sleali. E’ fermamente proibita qualsiasi pratica
anticoncorrenziale.
In modo specifico, non formiamo cartelli con i nostri concorrenti, mettiamo
al bando qualsiasi pratica di definizione congiunta dei prezzi, di spartizione
del mercato o di manipolazione di gare d'appalto. Evitiamo inoltre qualsiasi
The Valeo Code of Ethics | 13Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
atteggiamento che possa essere interpretato come disponibilità ad adottare
comportamenti anticoncorrenziali. Analogamente, nel rispetto delle leggi
antitrust, evitiamo di scambiare dati commerciali sensibili con i concorrenti.
Si invita a consultare il documento Do’s & Don’ts Antitrust.
Le risposte a numerose domande potrebbero essere contenute nel
documento: Antitrust Q&A.
Qualsiasi adesione ad associazioni professionali o a gruppi di lavoro richiede
la massima prudenza. La partecipazione ad associazioni professionali, che
riuniscono al loro interno dei concorrenti, è regolata dalla Politica Valeo di
adesione ad associazioni professionali e a gruppi di lavoro e deve essere
oggetto di approvazione preliminare.
La lista delle associazioni e dei gruppi di lavoro autorizzati è accessibile sul
portale Etica e Compliance. La Politica Valeo sulla partecipazione a riunioni
o eventi organizzati da associazioni e da gruppi di lavoro istruzioni e
raccomandazioni complementari.
Gli accordi di cooperazione definiti con i nostri partner dell'industria
automobilistica devono essere leciti, trasparenti e gestiti nei minimi dettagli.
Il nostro metodo di Gestione di progetti congiunti che coinvolgono terzi
comprende le istruzioni da seguire per questo tipo di partnership. Questi
processi sono parte integrante della nostra metodologia di sviluppo di
progetti e delle procedure di Ricerca e Sviluppo.
Valeo si aspetta dai propri partner che comprendano la sua politica e le sue
aspettative e che rispettino le sue norme di integrità in materia antitrust.
Per offrire istruzioni chiare e dettagliate sono stati messi a punto il Manuale
di sensibilizzazione antitrust per le terze parti ed i programmi di formazione
on line.
Infine, la Politica Valeo sulla condivisione di informazioni e di dati
commerciali sensibili regola qualsiasi comunicazione con la concorrenza. Le
discussioni e le riunioni che coinvolgono concorrenti devono essere oggetto
di verbali precisi. Il personale Valeo si astiene e comunque abbandona ogni
discussione che coinvolga concorrenti che possa risultare rischiosa o
problematica. La Direzione Giuridica e/o la Direzione Etica e Compliance di
Valeo devono essere informate nel più breve tempo possibile di qualsiasi
situazione che sia ritenuta a rischio.
The Valeo Code of Ethics | 14Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
Una qualsiasi violazione delle politiche antitrust di Valeo, oltre a causare
danno alla reputazione dell’azienda, può implicare gravi conseguenze
disciplinari e sanzionatorie, quali elevatissime multe a carico dell'impresa e
delle persone coinvolte e persino produrre la perdita di commesse, clienti o
mercati. In caso di dubbio, rivolgersi alla Direzione Giuridica del Gruppo o al
Direttore Etica e Compliance del Gruppo.
3.3. Lotta attiva contro la corruzione
I nostri principi sono molto chiari: Valeo vieta qualsiasi pratica di corruzione
e qualsiasi forma di pagamento illecito. Rispettiamo le leggi nazionali
applicabili (tra cui Sapin 2, e in particolare il Foreign Corrupt Practices Act,
l'UK Bribery Act, ecc.)
È severamente vietato qualsiasi atto che possa essere interpretato come un
tentativo da parte di Valeo di influenzare in modo inappropriato le decisioni
di clienti, di un governo o di un'amministrazione. È severamente vietato
qualsiasi atteggiamento che possa far pensare ad un'apertura da parte di
Valeo ad una qualsiasi forma di corruzione attiva o passiva.
Ricevere regali, benefit o inviti
La politica di Valeo vieta di accettare qualsiasi regalo o
qualsiasi gratifica in denaro, in natura, sotto forma di
servizio, di intrattenimento, di viaggio, di favori o di altri
vantaggi di analoga natura, ad eccezione di regali o
gratuità di modesto valore.
Un regalo eccessivo o inappropriato deve essere rifiutato o restituito, tranne
nel caso in cui tale rifiuto o restituzione siano percepiti come un'offesa dal
donatore. Laddove il rifiuto o la restituzione risultassero offensivi, il
beneficiario/la beneficiaria deve informare della situazione il Vice
Presidente delle Risorse Umane del Gruppo, il Direttore Giuridico del
Gruppo o il Direttore Etica e Compliance. Al fine di evitare che la situazione
si ripeta, occorre poi informare il donatore del rigoroso approccio Valeo in
materia di regali e gratuità.
The Valeo Code of Ethics | 15Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
Offrire o promettere regali, benefit o inviti ai partner
commerciali
I dipendenti di Valeo e terze parti con cui collaborano hanno il divieto di
proporre o promettere regali, inviti, rimborsi di spese di trasferta o di
alloggio ai clienti, ai fornitori o ad altri terzi al fine di ottenere un vantaggio
inappropriato. Ciò include regali e intrattenimenti direttamente o
indirettamente a clienti, fornitori o ad altri terzi.
I dipendenti di Valeo sono autorizzati a proporre o ad offrire regali o inviti
esclusivamente se sono ragionevoli, non creano consuetudini e sono
strettamente e conformi alla Politica Valeo in materia di regali, inviti e spese
di trasferta/alloggio. Questa politica definisce le regole generali e i limiti
applicabili a regali, inviti, intrattenimenti, spese di trasferta o di alloggio a
carico di Valeo. Addenda locali definiscono le disposizioni complementari
applicabili nei paesi interessati. Sono stati predisposti strumenti di aiuto alla
decisione che consentono di prendere le decisioni corrette o di ottenere
specifica assistenza. Valeo rispetta inoltre le politiche relative a regali e inviti
delle aziende con le quali collabora.
Benché legata generalmente al denaro, la corruzione può assumere forme
non finanziarie. Per maggiori informazioni, leggere le Q&A Anticorruzione e
rivolgersi al proprio management o al Direttore Etica e Compliance del
Gruppo.
La corruzione può rivestire numerose forme. È necessaria la massima
attenzione. In caso di dubbio, consultare la Direzione Giuridica o la
Direzione Etica e Compliance e avvisare il Management di qualsiasi
rischio o sospetto di corruzione.
Divieto di corruzione di funzionari pubblici
Le regole anticorruzione di Valeo si applicano ugualmente alle relazioni con
lo Stato, la Pubblica Amministrazione e i funzionari pubblici, nonché alle
relazioni con le agenzie amministrative, le società pubbliche e il loro
personale.
Le persone o entità interessate (qui di seguito denominate collettivamente
«funzionari pubblici»), sono a titolo d’esempio: i membri del governo, i
dipendenti di ministeri, gli eletti, i candidati alle elezioni, gli agenti doganali
e qualsiasi altra persona dipendente di uffici governativi o nominata dal
governo, comprese le aziende di proprietà dello stato e delle
The Valeo Code of Ethics | 16Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
amministrazioni locali e i loro dipendenti. Poiché può essere difficile
identificare un funzionario pubblico, è bene confrontarsi in caso di dubbio.
È severamente vietato dare o promettere di dare, offrire, pagare o
promettere di pagare in qualsiasi forma, direttamente o indirettamente
elementi di valore ad un funzionario pubblico, in cambio di un trattamento
favorevole o di un vantaggio indotto.
I partner commerciali e terze parti che agiscono a nome di Valeo, e le cui
attività comportino relazioni con funzionari pubblici, sono parimenti tenuti
a rispettare le regole anticorruzione di Valeo disponibili sul portale Etica e
Compliance.
Il fatto di essere ben preparati prima di trattare con una pubblica
amministrazione o un’autorità, in modo da non dover chiedere favori,
trattamenti speciali o da non trovarsi in una situazione delicata, costituisce
un buon modo di evitare la corruzione e la concussione.
È assolutamente necessario evitare di improvvisare
e accumulare ritardi, pianificando attentamente i
progetti e prevedendo i tempi necessari per
ottenere le autorizzazioni richieste. Consultare le
raccomandazioni Valeo in materia di lotta contro la
corruzione e l’estorsione e seguire la formazione corrispondente che fornirà
maggiori dettagli.
Acquisto di favori
È indispensabile saper distinguere una richiesta legittima di pagamento di
un servizio dalla una richiesta di pagamento indebito. Un pagamento
indebito è un pagamento effettuato per ottenere favori e preferenze,
effettuato per far accelerare una semplice procedura amministrativa.
Valeo considera tali pagamenti al pari delle tangenti e pertanto li vieta nella
maggior parte delle circostanze. Vi possono essere situazioni in cui un
collaboratore si trovi ad essere minacciato o in pericolo e non abbia altra via
che cedere a questo genere di pratica. Il dipendente che si trovasse
confrontato a questo genere di problema può effettuare il pagamento per
tutelare la propria sicurezza. Il dipendente che si trovasse ad affrontare una
tale situazione deve segnalarlo nel più breve tempo possibile.
The Valeo Code of Ethics | 17Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
Contributi politici e mecenatismo
I dipendenti di Valeo sono del tutto liberi di sostenere i candidati o i progetti
politici di loro scelta durante il loro tempo libero e con le proprie risorse.
Viceversa, non possono utilizzare né il tempo, né le risorse di Valeo a
vantaggio di partiti politici, di eletti o di candidati ad una funzione elettiva,
di sindacati e di cause religiose. Lo stesso vale per sindacati e cause
religiose. I contributi a scopo caritativo o di mecenatismo che comportino
impiego di tempo e di risorse di Valeo vanno sottoposti all’approvazione
preliminare del Direttore Generale del Gruppo.
3.4. Garanzia di integrità negli approvvigionamenti e nella
selezione dei fornitori
In applicazione dell’Asse «Integrazione dei fornitori», Valeo
ha sviluppato un alto numero di partnership con un’ampia
rete di fornitori e partner commerciali sulla base di relazioni
lecite, etiche e mutualmente vantaggiose. Vogliamo che le
nostre partnership siano legali, etiche e reciprocamente
vantaggiose.
Selezioniamo i partner commerciali in base alla qualità, alla necessità, alle
prestazioni e al costo. Ci aspettiamo che i nostri partner abbiano un impegno
pari al nostro in termini di diritti umani, prassi eque di vendita e marketing,
protezione delle informazioni riservate e personali, proprietà intellettuale e
lotta contro la corruzione. Inoltre, vogliamo che soddisfino i nostri rigorosi
standard etici.
Spetta a ciascun dipendente e manager di Valeo selezionare i propri partner
commerciali su basi oggettive, senza favoritismi né discriminazione,
applicando un processo di selezione rigoroso.
Non è consentito investire in un’azienda partner, né concedere prestiti a
partner commerciali. È tassativamente vietato accettare tangenti o
retribuzioni di qualsiasi titolo da parte dei partner commerciali,
direttamente o indirettamente.
Il Codice di Condotta dei Partner Valeo contiene le regole e le direttive
applicabili ai nostri fornitori e partner in materia di Etica e Compliance. Il
Codice è disponibile sul Portale Etica e Compliance. In caso di domande o
dubbi su una transazione con un partner commerciale Valeo, rivolgersi al
Direttore Etica e Compliance del Gruppo.
The Valeo Code of Ethics | 18Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
3.5. Definizione di un quadro di riferimento per una partnership
etica con i nostri stakeholder, compresi agenti e intermediari
Valeo si sforza di sviluppare e mantenere una rapporto etico con partner
commerciali e stakeholder rispettabili.
Conformemente alle varie legislazioni che impongono alle grandi imprese di
selezionare i partner commerciali in base al loro profilo di rischio, il processo
di selezione dei partner commerciali adottato da Valeo è rigoroso e può
comprendere un’adeguata verifica dei clienti, dei fornitori, dei venditori e
degli altri partner.
Per quanto riguarda le persone e/o le società che agiscono in nome o per
conto di Valeo, la loro selezione è soggetta alla Politica di Valeo di selezione
e ritenzione degli intermediari esterni.
Le relative Disposizioni contrattuali di Valeo in materia di conformità alle
leggi anticorruzione per gli intermediari esterni vietano la concussione e la
corruzione, e richiedono l’indicazione precisa del costo dei servizi.
Esistono numerosi strumenti per far conoscere alle terze parti i nostri alti
standard etici, compreso il Codice di condotta dei partner Valeo. Il
Programma Valeo di compliance per i partner consiste in strumenti di e-
learning e documentazione gratuiti che offreonoun approfondimento delle
aspettative di Valeo nei confronti dei partner.
Prendiamo molto sul serio la mancata osservanza del nostro codice e delle
nostre politiche. Eventuali violazioni possono comportare la sospensione del
rapporto o la risoluzione del contratto con il partner.
The Valeo Code of Ethics | 19Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
4. Integrità e protezione del Patrimonio e delle risorse
di Valeo
Società di alto contenuto tecnologico, Valeo investe in modo significativo in
ricerca ed innovazione. I suoi programmi di ricerca ambiziosi ed efficaci ne
fanno uno dei leader del suo settore e permettono all’azienda di depositare
numerosi brevetti ogni anno. Le attività di Ricerca e Sviluppo e tutti i
progetti correlati devono rimanere rigorosamente riservati. Il successo di
Valeo dipende infatti dalla sua capacità di determinare strategie
commerciali e geografiche ottimali e di effettuare gli investimenti adeguati.
Per garantire la crescita dell’azienda e l’efficacia del suo operato, gli asset e
le informazioni riservate di Valeo devono essere protetti e utilizzati con
discernimento.
Vanno protetti in modo particolare:
► La proprietà intellettuale
► Le informazioni riservate
► Le informazioni riservate
► Le informazioni riservate
► I supporti per l’archiviazione dei dati
► I supporti per l’archiviazione dei dati
► Attrezzature, macchinari e utensili
► Le materie prime
► Le liquidità
La protezione di questi asset e il rispetto della riservatezza richiedono
disciplina e vigilanza. È uno sforzo continuo tanto sul luogo di lavoro che
all’esterno. Per approfondimenti sul modo di garantire la sicurezza delle
informazioni riservate di Valeo, consultare la Politica Valeo su Riservatezza,
Immagine.
The Valeo Code of Ethics | 20Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
4.1. Protezione delle informazioni e della proprietà intellettuale
Garantire la riservatezza delle informazioni di Valeo è essenziale dal punto
di vista strategico. A titolo esemplificativo, sono informazioni riservate da
proteggere attivamente:
► I progetti e gli accordi commerciali
► I dati finanziari, i prezzi e i costi
► Le strategie commerciali, d’investimento e di espansione
► I clienti e i fornitori
► I diritti di proprietà intellettuale, i diritti d’autore e la
documentazione progettuale
► Le informazioni personali riguardanti i nostri dipendenti o i nostri
clienti
► Le informazioni tecnologiche e qualsiasi altra informazione
sensibile, in particolare quelle che riguardano la redditività delle
unità di produzione, i progetti di ricerca e di sviluppo, i brevetti
► Tutti gli altri materiali e le informazioni che non sono di pubblico
dominio
Questi obblighi di riservatezza devono essere rispettati dai collaboratori sia
nell’arco dell’attività lavorativa nel Gruppo sia dopo aver lasciato l’azienda.
Il corretto utilizzo delle informazioni riservate di Valeo presuppone inoltre
di tenere segrete le password e i codici d’accesso. L’utilizzo della tecnologia,
dei materiali e degli spazi, fisici ed informatici, dell’azienda si effettua per
compiti esclusivamente professionali prendendo ogni precauzione per
prevenire qualsiasi utilizzo non autorizzato degli asset aziendali
conformemente alla Carta Valeo per l’utilizzo delle tecnologie
dell’informazione.
Valeo rispetta inoltre i diritti di proprietà intellettuale dei propri partner
commerciali, i segreti industriali, i diritti d’autore, i software, le immagini e
le pubblicazioni.
Qualsiasi violazione delle regole sulla riservatezza e sulla proprietà
intellettuale possono dare luogo ad azioni disciplinari e anche ad azioni
legali.
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4.2. La protezione dei dati personali
Essendo un’azienda automobilistica globale, Valeo sviluppa e mantiene
continuamente rapporti con clienti, dipendenti, candidati, studenti,
fornitori, potenziali clienti e molti altri stakeholder. Per scopi di natura
puramente commerciale, Valeo deve raccogliere, conservare e utilizzare
alcuni loro dati personali.
Inoltre, Valeo sviluppa prodotti che potrebbero raccogliere, utilizzare e
trasferire dati personali (conducenti, passeggeri, pedoni...).
Valeo si impegna a trattare i dati personali
conformemente alle normative in materia di
protezione dei dati, tra cui il recente
Regolamento generale sulla protezione dei dati
dell’UE (GDPR), e a rispettare i diritti delle
persone interessate, siano esse dipendenti, clienti, partner o stakeholder.
A titolo di esempio, i dati personali comprendono:
► Nome, indirizzo email, impronta digitale
► Numeri identificativi emessi da organismi pubblici
► Informazioni finanziarie, sanitarie e retributive
► Valutazioni di performance, promozioni e altre informazioni legate
al rapporto di lavoro
► Dati biometrici
È pertanto politica di Valeo raccogliere i dati personali in modo equo,
legittimo e trasparente, utilizzarli solo per scopi legittimi, attuare misure di
protezione della loro integrità, conservarli per non più del tempo necessario
e sostenere pienamente l’esercizio dei loro diritti da parte delle persone
interessate.
Nei casi in cui Valeo debba esternalizzare il trattamento dei dati personali
europei e/o trasferire dati personali europei al di fuori dell’Unione Europea,
i responsabili del trattamento selezionati devono rispettare le normative in
materia di protezione dati oltre ai Termini e alle istruzioni contrattuali di
Valeo sulla protezione dei dati. Tali termini comprendono i requisiti di Valeo
in materia di violazione dei dati, dei diritti delle persone interessate o della
gestione dei reclami e il divieto di usare subincaricati al trattamento dei dati
non autorizzati, nonché la necessità di sensibilizzare i propri dipendenti in
The Valeo Code of Ethics | 22Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
materia di protezione dei dati. Anche le clausole sul trasferimento
costituiscono un obbligo normativo sottoscritto.
Quando sviluppa, progetta e fabbrica prodotti che potrebbero comportare
degli obblighi in materia di protezione dei dati ai sensi del GDPR, Valeo tiene
conto della sicurezza dei dati nel momento in cui elabora, progetta e
sviluppa tali prodotti.
Se dovesse trattare dati personali o sviluppare un prodotto per conto di un
cliente, Valeo rispetterà le disposizioni concordate in materia di protezione
dei dati e le istruzioni del cliente, secondo i requisiti del GDPR.
Gli impegni indicati sopra sono sostenuti dal Programma Valeo di
compliance sulla protezione dei dati che comprende numerose politiche,
procedure, strumenti, moduli e clausole contrattuali, oltre a un dettagliato
programma di formazione e sensibilizzazione.
In caso di problemi o se si hanno domande o dubbi, vanno consultati i
referenti sulla protezione dei dati. Inoltre, è disponibile il sistema di
segnalazione Valeo per chiunque abbia motivo di ritenere che il Programma
Valeo di compliance sulla protezione dei dati non sia rispettato o desideri
segnalare potenziali violazioni delle norme di tale programma.
Infine, è possibile rivolgersi al responsabile globale della protezione dei
dati (DPO) per eventuali richieste, domande o reclami ai seguenti indirizzi:
dpo.internal@valeo.com (per tutti i dipendenti) o
dpo.external@valeo.com (per i soggetti esterni).
Valeo adotta provvedimenti per proteggere le informazioni personali dei
propri dipendenti.
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4.3. Osservanza delle restrizioni dovute a sanzioni economiche e
sulle esportazioni/importazioni
Valeo si impegna a rispettare le normative e i regolamenti vigenti che
governano l’importazione e l’esportazione di beni, servizi, tecnologie e
informazioni, comprese le riesportazioni e il commercio parallelo.
In particolare, a seconda del tipo di beni, servizi, tecnologie, valute o soggetti
coinvolti, potrebbero applicarsi le normative UE e/o USA nei seguenti
ambiti:
► Regimi sanzionatori che limitano le importazioni dirette o indirette
e le esportazioni (inclusi, ma non solo, i pagamenti) da/verso un
territorio soggetto a sanzione (attualmente, la regione ucraina
della Crimea, Cuba, Iran, Corea del Nord, Sudan e Siria), o da/verso
i soggetti sanzionati (come quelli soggetti a restrizioni da parte
dell’UE e/o degli USA), comprese le importazioni o le esportazioni
effettuate tramite paesi o soggetti terzi (ad es., rivenditori o
distributori).
► Controlli statali sull’esportazione fisica o elettronica di beni e
tecnologie specifici. Ad esempio, nel caso in cui gli articoli in
questione possano essere utilizzati a scopi di repressione militare o
politica e richiedano una licenza.
► Corretta classificazione e dichiarazione degli articoli importati.
I nostri partner commerciali devono operare in conformità a tali obblighi,
inclusa l’osservanza delle normative e dei regolamenti USA con effetto
extraterritoriale, e devono fornire a Valeo informazioni riguardanti le loro
operazioni commerciali internazionali, l’origine e/o la classificazione di
esportazione dei prodotti/materiali che forniscono a Valeo, e/o confermare
per iscritto l’utilizzo finale e/o l’utilizzatore finale dei prodotti Valeo che essi
acquistano da Valeo o distribuiscono per conto di Valeo.
4.4. Protezione dei dati personali dei dipendenti
La protezione dei dati personali dei dipendenti deve essere garantita. I dati
personali possono comprendere:
► Numeri identificativi emessi da organismi pubblici
► Recapiti e data di nascita
► Informazioni finanziarie, sanitarie e retributive
The Valeo Code of Ethics | 24Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
► Valutazioni di performance, promozioni e altre informazioni legate
al rapporto di lavoro
L’accesso a questo tipo di dati è limitato alle persone autorizzate. L’utilizzo,
la conservazione, la cancellazione di questi dati si effettuano in conformità
con la legge vigente applicabile.
Ciascun dipendente deve proteggere i propri dati personali e quelli delle
altre persone. È formalmente vietato effettuare una ricerca sui dati
riguardanti altri dipendenti, tranne nel caso in cui questa ricerca sia
espressamente autorizzata a fini strettamente professionali. Al di fuori delle
persone in possesso di un’autorizzazione, i dipendenti possono consultare
solo le proprie informazioni personali.
I dipendenti di Valeo comprendono che non esiste una garanzia di privacy
quando utilizzano i sistemi o i dispositivi aziendali, tranne nei paesi in cui la
privacy è legalmente autorizzata. Si precisa che nell’uso delle attrezzature
messe a disposizione dall’azienda a fini professionali, la tutela delle
informazioni contenute in tali attrezzature o che vengono trattate è regolata
dalla Carta Valeo sull’utilizzo delle tecnologie dell’informazione.
4.5. Rispetto della proprietà intellettuale e delle informazioni
riservate di terzi
Valeo rispetta la proprietà intellettuale e le informazioni riservate altrui.
L’uso di mezzi legali o contrari all’etica per ottenere informazioni riservate
o commerciali di terzi è severamente vietato.
Anche dopo aver lasciato l’azienda, i dipendenti sono tenuti a proteggere le
informazioni riservate di Valeo e non possono in alcun caso rivelarle ad altri.
The Valeo Code of Ethics | 25Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
4.6. Prevenzione dei conflitti di interessi – obbligo di fedeltà verso
Valeo
Ogni dipendente deve dare prova della massima lealtà. È necessario evitare
qualsiasi attività che possa porre Valeo in situazione di conflitto di interessi.
Costituisce un «conflitto di interessi» una situazione nella quale gli interessi
privati di un dipendente interferiscono con quelli di Valeo. Alcuni esempi di
conflitti di interesse includono, ma non sono limitati a:
► Possedere partecipazioni in un’azienda concorrente di Valeo
► Beneficiare di opportunità che si presentano al dipendente in
occasione dello svolgimento dell’ attività lavorativa per Valeo
► Tentare di vendere prodotti o servizi a Valeo, direttamente o
indirettamente
► Fare parte di consigli d’amministrazione di altre organizzazioni che
hanno rapporti con Valeo o esercitano nello stesso settore di
attività
► Beneficiare personalmente (o far beneficiare un parente stretto) di
una transazione che coinvolge un’azienda appartenente al Gruppo
Valeo
La lealtà dei dipendenti di Valeo è essenziale per il successo dell’azienda. Gli
interessi personali non devono prevalere su quelli di Valeo.
Ciascun dipendente deve saper riconoscere ed evitare le relazioni o gli atti
che possano determinare o evocare un conflitto di interessi. Le nostre
decisioni dovrebbero avere a cuore i migliori interessi di Valeo.
I quadri e i dirigenti dell’azienda sono soggetti ad obblighi complementari in
materia. Nessun quadro o dirigente dell’azienda può esercitare un secondo
lavoro, né possedere o gestire un’azienda che possano distoglierlo dalle sue
funzioni all’interno di Valeo. Questa regola non vieta la partecipazione
temporanea, al di fuori delle ore lavorative, alle attività di un’azienda di
famiglia (di proprietà del coniuge o di un membro della famiglia) che non
entri in concorrenza con Valeo.
Ciascun dipendente Valeo è inoltre tenuto a segnalare qualsiasi attività o
relazione potenziale che possa determinare un conflitto d’interessi al
proprio manager, al Dipartimento delle Risorse Umane, al Direttore
The Valeo Code of Ethics | 26Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
Giuridico del Gruppo, al Direttore Etica e Compliance e/o al Direttore de
l'Audit interno. In caso di dubbio, rivolgersi al Direttore Etica e Compliance.
La segnalazione di una condotta inappropriata di cui si è testimoni o di cui si
abbia sospetto contribuisce alla protezione di Valeo e dei suoi collaboratori.
Nessuna ritorsione potrà essere esercitata nei confronti di chi effettua una
segnalazione. Si invita a consultare la Sezione 7. Vigilare ed Allertare per
informazioni sul modo di segnalare una situazione ritenuta non conforme.
4.7. Impegno alla Professionalità e Qualità
Valeo si adopera per fabbricare prodotti e proporre servizi di grande qualità
ai propri clienti. Questo impegno ha valso all’azienda numerosi
riconoscimenti e il rispetto degli altri attori del settore.
L’alta qualità dei nostri prodotti e servizi dipende dall’integrità e affidabilità
del nostro approccio alla progettazione e al collaudo, nonché dai nostri
sistemi produttivi. Valeo s’impone norme di produzione e di qualità molto
severe e si assicura che i propri prodotti rispondano agli standard di qualità
più elevati. L'obiettivo di migliorare la qualità motiva e conferisce autorità a
tutti noi.
Il nostro approccio etico alla produzione e all’esecuzione si basa sulla
vigilanza, la trasparenza e le segnalazioni tempestive al management di
eventuali problematiche percepite. Ad esempio, problematiche legate
all’ideazione e alla progettazione, preoccupazioni riguardanti la mancata
osservanza o parti difettose, e difficoltà produttive effettive o potenziali.
Cura del dettaglio e professionalità sono gli elementi essenziali e che tutti
devono contribuire per assicurare il successo.
4.8. Regolarità dei conti, dei libri e dei registri
Tutte le attività e passività, le spese e altre
transazioni eseguite dalle aziende del Gruppo
Valeo devono essere registrate nella contabilità
di tali aziende in totale trasparenza. I documenti
contabili devono essere il riflesso fedele ed
esatto delle transazioni eseguite e dovranno
essere tenuti conformemente alle norme in vigore e ai sistemi contabili di
riferimento.
The Valeo Code of Ethics | 27Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
Tutti le attività dell’azienda devono essere oggetto di una registrazione
contabile sin dalla loro acquisizione. I documenti che giustificano le
transazioni commerciali e finanziarie devono descriverle fedelmente.
Nessun pagamento può essere approvato o effettuato, anche parzialmente,
a fini diversi da quelli descritti nei documenti giustificativi della richiesta di
pagamento.
I registri contabili di Valeo o di sue filiali non possono riportare scritture false
o infondate.
L'integrità dei nostri libri contabili e dei nostri archivi
La trasparenza costituisce un principio essenziale: l’accuratezza delle
contabilizzazioni e delle registrazioni sono indispensabili alla prevenzione
della corruzione e di atti fraudolenti. Ogni spesa, pagamento, registrazione
e libro contabile deve riflettere in modo preciso l’utilizzo e la natura delle
transazioni corrispondenti. La contabilizzazione di informazioni inaccurate,
incomplete o decettive è severamente vietata.
Affidabilità e precisione dei conti
Valeo attribuisce una grande importanza alla qualità e all’affidabilità della
sua contabilità. Tutti i registri e i libri contabili di Valeo devono riflettere in
modo preciso ed esatto tutte le attività e passività, le spese e altre
transazioni dell’azienda, in rigorosa conformità con i principi e regole
contabili in vigore.
A tale titolo è severamente vietato:
► Registrare scritture fuorvianti
► Alterare o sopprimere senza autorizzazione scritture contabili
dell’azienda
► Trasmettere informazioni finanziarie false o decettive nei confronti
di clienti, fornitori, organismi di controllo o azionisti
I libri contabili devono essere conservati in conformità con le normative in
vigore e con le procedure interne di Valeo.
Alcuni documenti contabili vanno conservati per diversi anni, mentre altri
andranno distrutti con una frequenza determinata. Consultare la Direzione
Giuridica o la Direzione finanziaria in caso di dubbio sui tempi o sulle
modalità di conservazione contabile.
The Valeo Code of Ethics | 28Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
Una contabilità esatta e fedele è un tema vitale e complesso. Maggiori
informazioni sulle procedure e sui principi contabili di Valeo possono essere
trovate nel Manuale Finanziario e Amministrativo (M.A.F.). La segnalazione
sarà trattata in totale riservatezza e senza il minimo rischio di ritorsioni per
chi l’ha effettuata. Se un dipendente è testimone di violazioni alle regole
sopra indicate o nutre sospetti di irregolarità, deve informare
immediatamente la Direzione.
Si prega di consultare il M.A.F
4.9. Lotta contro il riciclaggio di denaro
Si parla di «riciclaggio di denaro» quando una
persona manipola informazioni finanziarie allo
scopo di dissimulare fondi illeciti o far apparire
come legittima l’origine di fondi illeciti. Il
riciclaggio di denaro è spesso associato ad
attività violente e illegali. L'impegno di Valeo per la qualità nelle sue
informazioni finanziarie richiede tolleranza zero in materia di riciclaggio di
denaro. Valeo lotta contro il riciclaggio di denaro e accetta esclusivamente
forme di pagamento lecite.
Per limitare qualsiasi rischio di riciclaggio di denaro, è importante conoscere
bene i propri clienti ed essere estremamente vigilanti nei riguardi di ordini,
di fatture o di pagamenti inconsueti.
Consultare il Finance Team handbook per identificare i rischi
di corruzione e di riciclaggio di denaro.
Questa attenzione particolare deve permettere di prevenire operazioni di
riciclaggio di denaro. Eventuali pagamenti, domande di pagamento o
transazioni finanziarie di tipo anomalo o dubbio devono essere segnalati
al Direttore Finanziario o al Direttore della Tesoreria del Gruppo.
The Valeo Code of Ethics | 29Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
5. Comunicazioni etiche
Comunichiamo in modo chiaro, onesto e coerente con gli azionisti, i media
e terze parti. Ciò include qualunque modalità di comunicazione utilizzata:
Internet, social media, telefono o di persona È possibile divulgare solo le
informazioni per le quali sia autorizzata la comunicazione esterna, nei limiti
delle regole Valeo di riservatezza e le politiche della Direzione
Comunicazione.
5.1. Comunicazione prudente
Qualsiasi comunicazione effettuata a nome di
Valeo ai media e agli investitori è subordinata
all’approvazione preliminare del Responsabile
Comunicazione o del Direttore delle Relazioni con
gli Investitori e necessita di una preparazione
minuziosa. Nell’eventualità in cui i dipendenti
Valeo fossero invitati a prendere parte ad un’intervista da parte dei media
o di terzi, comprese le società che effettuano indagini o sondaggi d’opinione
di esperti, è necessario richiedere l’autorizzazione del Responsabile
Comunicazione prima di rispondere. La persona autorizzata a partecipare ad
un’intervista deve tassativamente essere accompagnata da un
rappresentante della Direzione della Comunicazione o delle Relazioni con gli
Investitori.
Le conferenze costituiscono ottime opportunità di presentare le innovazioni
e le competenze di Valeo. È tuttavia necessario informare il proprio
Responsabile e ottenerne l’approvazione prima di partecipare a questo tipo
di eventi. Se la concorrenza è fra i partecipanti, occorre far convalidare la
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