Gestione digitale delle trasferte e delle spese aziendali - presenta: Validata
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presenta:
Gestione digitale delle trasferte
e delle spese aziendali
Indice Proposta di valore Presentazione Proposta di valore I nostri clienti Casi di successo Il processo di gestione delle spese Benefici I benefici di Captio ROI e i drivers di risparmio Captio Presentazione aziendale Nel mondo I nostri partner Allegati
Presentazione
Pensavamo che ci doveva
essere un modo per…
Controllare le spese di viaggio per ridurre le
frodi e garantire l’adempimento delle
politiche di spesa.
Sfruttare le spese per generare nuove
opportunità di risparmio, come ad esempio
detrarre l’IVA.
Integrare la gestione di spese in un unico
processo, efficiente e senza carta.
Proposta di valore / Presentazione
Presentazione
Per cui abbiamo deciso
di creare Captio
Una piattaforma facile da usare, nel cloud , per le
aziende che hanno lavoratori che si spostano per
lavoro e per i loro supervisori
Al fine di offrire alle aziende un migliore controllo
sulle loro spese per scoprire nuove opportunità di
risparmio
Leader nel mercato spagnolo, con ambizioni
internazionali e più di 300 clienti tra Spagna, Regno
Unito, Francia, Portogallo, Messico, Italia, Cile…
Proposta di valore / Presentazione
Proposta di valore
CAPTIO integra il processo di gestione delle spese aziendali
per migliorare il controllo e aprire nuove opportunità di
risparmio.
Ottieni visibilità Sfrutta Un passo oltre Facile
nelle tue spese le tue risorse la digitalizzazione da usare
Un ambiente digitale e Le tue spese potranno Captio elimina la carta in Uno strumento semplice e
integrato per inserire in essere un tesoro. base alla legislazione di intuitivo.
rapporti, controllare e Sfruttale automatizzando il ogni paese. Inserire le spese nei
inserire in contabilità le processo di detrazione Captio è omologato rapporti e controllarle non è
spese di viaggio con un dell’IVA. dall’AEAT (Agenzia delle mai stato così facile.
solo obiettivo: garantire Entrate Spagnola).
l’adempimento della politica
di spese.
Proposta di valore / Proposta di valore
I nostri clienti
Proposta di valore / I nostri clienti
Caso di successo
Migliorare il controllo e l’agilità
Il processo nel back office, per la gestione delle
spese è stato semplificato di circa del 70%.
Francisco García, Direttore dell’amministrazione finanziaria in Schindler
Il problema La soluzione
Schindler utilizzava un sistema di liquidazioni tradizionale che L’instaurazione di Captio ha fatto sì che, sia i viaggiatori che il
implicava attività quali compilare moduli, raccogliere ticket, personale amministrativo, iniziassero a utilizzare una metodologia
registrare in amministrazione e caricare manualmente le integrata e totalmente digitale.
informazioni nei sistemi dell’azienda.
Il miglioramento nei processi di revisione delle liquidazioni e di
Questo metodo implicava un grande onere di lavoro di poco caricamento delle informazioni nei sistemi contabili ha ridotto di
valore e una perdita di visibilità notevole per controllare errori circa il 70% il lavoro del back office. Anche gli ingegneri e i
umani e inadempimenti delle politiche aziendali. venditori, principali viaggiatori in Schindler, hanno rilevato una
analoga semplificazione nella creazione del rapporto di spese.
Proposta di valore / Caso di successo
Caso di successo
Miglioramento della gestione delle risorse
L’uso di Captio ha portato a un risparmio diretto
di circa 20.000 € annuali.
Anna Comajuncosa, Direttore finanza e controllo
Il problema La soluzione
Con un team di più di 250 persone che viaggiano per lavoro, la Dopo aver implementato Captio, Jungheinrich non ha più avuto
gestione delle spese era un problema reale per l’azienda. Si bisogno di una persona che effettuasse esclusivamente il lavoro di
trattava di un processo caotico, basato su carta, che consumava gestione e contabilità dei rapporti spese.
una notevole quantità di risorse e di tempo. Ciò ha consentito all’azienda di ottenere un risparmio diretto di più
Jungheinrich aveva cercato di gestire le note spese con Excel, e di 20.000 € annuali, tra l'ottimizzazione dei costi del personale e la
anche utilizzando delle carte bancarie aziendali, ma nessuna di riduzione dei servizi dei corrieri.
queste soluzioni si è dimostrata molto efficace.
Proposta di valore / Caso di successo
Caso di successo
Eliminare la carta con garanzie legali
Siamo riusciti ad eliminare la carta del processo
di gestione delle spese, dove persisteva a
causa di fattori legali.
Pedro Garibí, Direttore di efficienza
Il problema La soluzione
Negli ultimi anni, BBVA ha portato a termine processi interni per L’impresa è consapevole degli effetti negativi dovuti all’uso della
modificare antiche metodologie di lavoro in base alla cultura del carta per determinati processi aziendali. Di fatto, uno dei valori
gruppo. dell’azienda consiste nel diventare il più possibile paperless.
Un buon esempio è “La Vela”, la nuova sede di Madrid, un luogo La legislazione esige di conservare le ricevute originali delle
progettato pensando alle persone e affinché la tecnologia diventi il spese aziendali per un minimo di 5 anni. La certificazione di
grande facilitatore per metodi più efficienti di lavoro. Captio da parte dell’AEAT ha reso possibile la digitalizzazione
delle ricevute e l’eliminazione totale degli archivi cartacei con
garanzie legali.
Proposta di valore / Caso di successo
Caso di successo
Adattare la tecnologia alle persone
Tutti sanno come scattare una foto con il
cellulare. Usare Captio non richiede altro.
Carlos Fiol, Direttore di organizzazione
Il problema La soluzione
La Zaragozana lavora con un grande team di collaboratori esterni La resistenza al cambiamento è stata superata facilmente grazie
nella sua area di distribuzione. Questi costituiscono un gruppo alla rapida percezione da parte degli utenti del fatto che Captio
eterogeneo con livelli molto diversi di familiarità con l’uso delle facilitava il loro lavoro. Dimenticarsi delle ore destinate a produrre
nuove tecnologie. note spese rappresentava un netto miglioramento che ha
promosso l’adozione della piattaforma.
La Zaragozana desiderava introdurre una nuova metodologia per
la gestione delle spese di viaggio basata sulla tecnologia per Inoltre, la semplicità dello strumento ha consentito un
sostituire la carta e le note spese. adattamento fluido alla nuova tecnologia, anche da parte di quelli
meno avvezzi alla tecnologia.
Proposta di valore / Caso di successoIl processo di gestione delle spese
Prenotazione Rapporto Supervisione Integrazione
CAPTIO integra il processo di gestione delle spese
aziendale per migliorare il controllo e offrire nuove
opportunità di risparmio.
Proposta di valore / Il processo di gestione delle speseIl processo di gestione delle spese
Un metodo migliore per prenotare i tuoi viaggi aziendali
Un processo di richiesta integrato con il resto del viaggio.
Comodità
Il viaggiatore presenta la sua richiesta di viaggi in modo semplice.
Adempimento
Un flusso di approvazione del viaggio sincronizzato.
Prenotazione Rapporto Supervisione Integrazione
Proposta di valore / Il processo di gestione delle speseIl processo di gestione delle spese
Un metodo migliore per inserire in un rapporto i tuoi viaggi aziendali.
Una soluzione adattata al mondo dei viaggi, cattura e inserisce in rapporti le tue spese da qualsiasi
luogo e in qualsiasi momento. Con Captio, i lavoratori risparmiano tempo generando liquidazioni di
spese automatiche e senza errori.
Produttività
Il sistema di lettura automatica dei dati consente di fotografare una spesa con lo smartphone e dimenticarsi della
stessa. Captio estrapola le informazioni e genera il rapporto di spese.
Senza errori
Il sistema di lettura automatica evita l’inserimento manuale e gli errori umani.
Senza carta
Il processo proposto da Validata e attuato a mezzo di Captio – dalla fotografia del giustificativo di spesa
all’archiviazione conservativa della nota delle spese digitale – ammette la distruzione degli originali cartacei,
con valore legale e tributario.
Prenotazione Rapporto Supervisione Integrazione
Proposta di valore / Il processo di gestione delle speseIl processo di gestione delle spese
Un metodo migliore per controllare i viaggi aziendali.
Un ambiente integrato che ti offre maggiore controllo e nuove opportunità per risparmiare.
Con Captio i supervisori possono controllare, effettuare auditing e approvare le spese in modo
efficiente e minuzioso.
Controllo
Con Captio si rinforzano le politiche di spese dell’azienda, controllando e avvisando automaticamente per ogni
spesa.
Nuove opportunità di risparmio
Ottimizza i processi di recupero dell’IVA, automatizzandoli con Captio.
Risparmio di tempo
Automatizzare le attività frequenti quali la supervisione, la conciliazione di carte o la gestione di anticipi.
Tranquillità
Captio diventa una repository di tutte le informazioni relative ai viaggi aziendali.
Rimborsi più rapidi
Ottimizza i tempi di liquidazione delle spese, in modo che i lavoratori siano più soddisfatti.
Prenotazione Rapporto Supervisione Integrazione
Proposta di valore / Il processo di gestione delle speseIl processo di gestione delle spese
Un metodo migliore per contabilizzare i viaggi aziendali.
I dati relativi ai tuoi viaggi dove ne hai bisogno.
Connetti qualsiasi sistema nella tua azienda con la tua gestione dei viaggi.
ERP BI
CRM LDAP
Sistemi di pagamenti Altri: prenotazione di taxi
Agenzie di viaggi
Prenotazione Rapporto Supervisione Integrazione
Proposta di valore / Il processo di gestione delle speseIndice Proposta di valore Presentazione Proposta di valore I nostri clienti Casi di successo Il processo di gestione delle spese Benefici I benefici di Captio ROI e i drivers di risparmio Captio Presentazione aziendale Nel mondo I nostri partner Allegati
I benefici di Captio
Guadagnate Ottenete il Dite addio alla Facile
visibilità massimo dalle carta da usare
delle vostre spese vostre risorse
“Il processo necessario per la “Con l’uso di Captio siamo “Siamo riusciti ad eliminare la “Tutti sanno come scattare una
gestione delle spese nel riusciti a ottenere un risparmio carta nel processo di gestione foto con il cellulare. Usare
backoffice è stato semplificato diretto di circa € 20.000 delle spese”. Captio non richiede altro”.
circa del 70%”. all’anno”.
Pedro Garibí, Direttore per Carlos Fiol, Direttore
Francisco García, Direttore Anna Comajuncosa, Direttrice l’efficienza del BBVA dell’organizzazione presso
amministrazione finanziaria finanze e controllo La Zaragozana
Schindler
Benefici / I benefici di CaptioROI e i drivers di risparmio
Efficienza
Maggiore efficienza per “generatori”
e “convalidatori” nella gestione delle
Minor
note spese. tempo
Captio
Gestione della carta e custodia delle
informazioni.
Miglioramento
Gestione degli errori, controllo delle Minor
processo informazioni e possibili frodi. costo
Gestione della detrazione dell’IVA.
Benefici / ROIROI e i drivers di risparmio
Efficienza Maggiore efficienza per “generatori”
e “convalidatori” nella gestione delle
Minor
misurabile note spese. tempo
Captio
Miglioramento
processo
Benefici / ROIIndice Proposta di valore Presentazione Proposta di valore I nostri clienti Casi di successo Il processo di gestione delle spese Benefici I benefici di Captio ROI e i drivers di risparmio Captio Presentazione aziendale Nel mondo I nostri partner Allegati
Presentazione aziendale
Captio è un’azienda specializzata nello sviluppo di software per la
gestione delle spese di viaggio delle aziende.
Più di sei anni dedicati alla ricerca e sviluppo delle tecnologie più moderne applicate alla gestione dei costi.
Pionieri e leader nel mercato spagnolo.
Più di 40.000 utenti.
Più di 5 milioni di documenti elaborati all’anno.
Presenti in più di 10 paesi.
Siamo orgogliosi di contare sul sostegno di investitori privati e organismi pubblici.
Captio / Presentazione aziendaleInternazionalizzazione
Sedi
Distributori
Captio viene
utilizzato a livello
internazionale dei
nostri clienti.
Per offrire il migliore
servizio contiamo su
partner e delegazioni
commerciali.
Captio / Nel mondoPresentazione aziendale: Validata partner in Italia di Captio
Validata è partner ufficiale per la distribuzione di
Captio in Italia ed è integratore autorizzato tra la
piattaforma Captio e i sistemi informativi del Cliente.
Validata ha ottenuto un parere favorevole dalla
Agenzia delle Entrate all’utilizzo di un processo
paperless realizzato con la piattaforma Captio, che
ammette la distruzione dei giustificativi di spesa
cartacei.
Validata è certificata avere un sistema di gestione
conforme ai requisiti ISO/IEC 27001:2013.
Tra gli altri scopi della certificazione, anche:
• archiviazione elettronica conservativa
• integrazione con software di terze parti.Validata: cosa altro propone
Validata è partner di Archiva da 13 anni e vanta una
profonda esperienza nella conservazione digitale di
documenti, anche rilevanti ai fini tributari.
Validata da 5 anni sviluppa soluzioni di firma
elettronica con valore legale, identificate dal logo
ì.
Dopo il provvedimento generale prescrittivo sulla
biometria, ha ottenuto per prima un parere favorevole
all’utilizzo della propria firma grafometrica
dall’Autorità Garante.
Detiene l’unica soluzione che utilizza la penna
Bio-Pen per abilitare la firma contemporanea di due
esemplari di documento originale, uno analogico e
uno elettronico.
Validata distribuisce la soluzione di identificazione
Bio-Pen, basata su una penna biometrica dalle
caratteristiche uniche.Il nostro Partner: cosa altro propone Validata
Validata è partner dello Studio Arnaboldi per offrire
consulenza in ambito privacy di elevato livello
professionale ai Clienti di Validata.
Validata ha sviluppato soluzioni SW a tematiche di
ambito privacy:
Data Breach Response
Data Access & Retention
Designazioni Privacy e Gestione delle Evidenze
Registro del TrattamentoValidità e conservazione
del rapporto di spese prodotto con Captio
Il processo realizzato da Validata con l’utilizzo di Captio, è stato
sottoposto al vaglio della AdE con
esito pienamente favorevole.
I giustificativi cartacei restano a mani dei Trasfertisti, che
potranno distruggerli subito dopo la loro conservazione digitale.
In azienda entrano solo note spese digitali.
I giustificativi cartacei emessi da soggetti economici esteri di
paesi extra UE coi quali non esiste reciproca assistenza fiscale,
sono considerati alla stregua di originali unici, quindi:
sono comunque gestibili con Captio
devono conservarsi anche analogicamente, se non distrutti in
presenza di pubblico ufficiale.
Al 12 giugno 2017 sono 99 i paesi coi quali è efficace la
convenzione OCSE di reciproca assistenza.
http://www.oecd.org/ctp/exchange-of-tax-
information/Status_of_convention.pdfValidità e conservazione del rapporto di spese prodotto con Captio L’Azienda deve essere dotata d’un sistema di conservazione documentale, acceditato AgID qualora sia azienda di P.A. Validata consiglia e integra Captio col sistema del conservatore accreditato Archiva. Validata può anche integrare Captio con un qualsiasi sistema di conservazione indicato dall’Azienda. Il parere della AdE è stato rilasciato sulla base dell’istanza presentata e dettagliata da Validata. Pertanto solo chi adotta la soluzione offerta da Validata può avere certezza di ottemperare all’intero quadro legislativo e regolamentare cogente per i documenti informatici di rilevanza tributaria, quali sono le note spese.
Validità e conservazione del rapporto di spese prodotto con Captio Il sistema di conservazione di Archiva offre una agevole modalità web di esibizione telematica. Validata ha una lunga e approfondita esperienza di archiviazione elettronica conservativa. Può assistere le Aziende per la creazione e la gestione d’un archivio digitale, fiscalmente valido, che contenga qualsivoglia documento.
Indice Proposta di valore Presentazione Proposta di valore I nostri clienti Casi di successo Il processo di gestione delle spese Benefici I benefici di Captio ROI e i drivers di risparmio Captio Presentazione aziendale Nel mondo I nostri partner Allegati
Allegati
Proposta di valore specifica: IT
Integrazione
Politica di sicurezza
Ecosistema di viaggi
Integrazione con agenzie di viaggi
Integrazione con archiviazione conservativa
Prodotto
Video dimostrativi
Allegati / IndiceProposta di valore specifica: IT
Una piattaforma solida che si adatta alle esigenze della tua azienda e garantisce la sicurezza dei
tuoi dati.
Sicura Mobile Integrata Adattabile
Proteggiamo le tue Gestisci le tue spese di Connetti senza problemi i Hai bisogno di qualcosa di
informazioni. Captio soddisfa viaggio da qualsiasi luogo e dati della gestione dei viaggi speciale? Captio si adatta ai
la LOPD e utilizza le ultime in qualsiasi momento. Captio con qualsiasi ERP, sistema requisiti della tua azienda con
tecnologie per garantire la è compatibile con tutte le contabile, di buste paga o progetti di personalizzazione.
sicurezza dei tuoi dati. principali piattaforme mobili. CRM.
Allegati / Proposta di valore specifica ITIntegrazione
Per poter sviluppare integrazioni con Captio, mettiamo a disposizione due sistemi di comunicazione:
scambio di file (dati contabili, note spese e immagini) tramite SFTP o API REST.
SFTP API REST
Lo scambio di file (xml, csv, excel, dat, jpg, tif, O una API sviluppata in REST utilizzando JSON
pdf,...) attraverso un server SFTP (Secure FTP). tramite autenticazione OAUth 1.0..
Con entrambi i sistemi è possibile caricare e scaricare informazioni in CAPTIO su applicazioni aziendali: caricare dati in o da SAP, connettersi
con SalesForce, integrarsi con SharePoint, pubblicare informazioni nella tua Intranet…
Esempio di file:
Nome Tipo Descrizione
- Numc (8) Numero di dipendente
- Numc (8) Numero di rapporto spese
- Char (4) Classe di spesa di viaggio
ID Char (10) ID dell’immagine in Captio
Importo Char (16) Importo nella valuta del doc. 2 decimali
Valuta Char (5) Chiave della valuta. Codice ISO
Char (8)
Data Data: Formato AAAAMMGG
Allegati / IntegrazionePolitica di sicurezza
La gestione dell’ambiente di produzione di Captio viene
effettuata in accordo alle previsioni del Codice per la Protezione
dei Dati Personali.
Captio è alloggiato nel cloud di Microsoft Azure, con una
architettura Multitenancy che garantisce i requisiti necessari per
mantenere un sistema di gestione della sicurezza delle
informazioni.
La comunicazione tra il browser e Captio è messa in sicurezza
con Secure Socket Layer (SSL AES-256, chiavi di 256 bit).
Tutte le connessioni sono protette tramite autenticazione e
autorizzazione. Tutte le operazioni degli utenti sono tracciate,
assieme ai loro indirizzi IP e altri dati della sessione.
Captio garantisce per contratto il recupero effettivo e facile di
tutti i dati e di tutte le informazioni dell’azienda.
In Captio la disponibilità del servizio è garantita 24 ore su 24,
365 giorni l’anno (fatta eccezione per i programmi di
manutenzione).
Allegati | Politica di sicurezzaEcosistema di viaggi
Un’unica piattaforma
per integrare tutte
le fonti dei dati
dei viaggi aziendali...
GESTIONE
ARCHIVIAZIONE
DOCUMENTALE CONSERVAZIONE
DIGITALE
LEGALE
ACCREDITATA P.A.
…predisposta per alimentare
un sistema di archiviazione legale
conservativa delle note spese digitali.
Allegati / Ecosistema di viaggiIntegrazione con l’azienda
ERP
Spese del viaggio:
Active Directory Contabilità
SEPA
Utenti e rapporti Spese del viaggio:
Pagamenti
ERP
Oggetti di imputazione
Metodi di BI
pagamento Spese del viaggio:
Informazioni
Informazioni di pagamenti Buste paga
Spese del viaggio:
Basi di contribuzione
Allegati / Integrazione con l’aziendaIntegrazione con agenzie di viaggi
Un processo di richiesta di viaggi e gestione della spesa
associato a un flusso integrato e in base alla politica aziendale.
Pianificazione del viaggio
Il lavoratore Il supervisore La richiesta viene File
realizza una controlla e elaborata Agenzia
richiesta di viaggio. approva il viaggio. dall’agenzia
Realizzazione del viaggio
Il lavoratore Imputazione
realizza il viaggio spese
Allegati / Integrazione con agenzie di viaggiIntegrazione con l’archiviazione elettronica conservativa
La nota spese completa dei pertinenti giustificativi di spesa, è un documento
rilevante ai fini tributari e soggetto a obbligo di conservazione legale.
Archiviazione elettronica conservativa
Pacchetto di archiviazione digitale
CONSERVAZIONE
DIGITALE
ACCREDITATA P.A.
Allegati / Integrazione con archiviazioneProdotto
Rapporto di spese con Captio
1. Sfrutta il tuo smartphone per
gestire le tue spese in qualsiasi
momento e da qualsiasi luogo.
2. Al posto di accumulare ticket, basta
fotografarli e dimenticarsi della carta.
Gli scatti hanno validità legale come da
regolamento EU 910/2014 (eIDAS).
Allegati / ProdottoProdotto
Rapporto di spese con Captio
3. L’OCR di Captio estrae i dati
necessari per realizzare il tuo
rapporto spese, non bisogna
scrivere nulla.
4. Captio verifica
automaticamente che le
tue spese siano conformi
alla politica aziendale.
Allegati / ProdottoVideo dimostrativi
Presentazione
Captio App 3.1: Creare rapporti di spese aziendali
Portale dell’amministratore
Workflow
Gruppi
Conciliazione
Preventivo
Anticipi
Mail Inbox
Scoprite come Captio trasforma la gestione dei dei viaggi e delle spese aziendali.
Allegati / Video dimostrativiwww.captio.com
Validata S.R.L. a socio unico
M: +39 340 7758313 - 349 8480104
captio@validata.info
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