ELO for SAP Gestione dei contenuti globale con ELO e SAP - ELO for SAP - ELO Digital Office
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ELO for SAP Gestione dei contenuti globale con ELO e SAP ELO for SAP Gestione dei contenuti globale con ELO e SAP Enterprise Content Management · www.elo.com
Al massimo livello Lavorare in modo efficiente oltre i confini di ciascun singolo sistema Un'efficiente gestione dei contenuti si fonda su aziendali. Le informazioni sono rapidamente un'integrazione globale dei dati di tutte le applica- disponibili, indipendentemente dal sistema in uso, zioni software dell'azienda. Chi si affida a soluzioni e vengono archiviate a prova di revisione. In tal a sé stanti, a ridotta interazione, rischia di dover modo possono essere richiamate in pochi istanti, in eseguire processi di confronto manuali, suscettibili maniera semplice e chiara, garantendo un netto di errore, perché spesso nei diversi sistemi vengono risparmio di tempo e la riduzione dei costi di eser- utilizzati gli stessi dati. In quest'ottica le interfacce si cizio. Con ELO e SAP trarrete il massimo da questi rivelano di grande aiuto. Esse permettono infatti di vantaggi: maggiore è la mole di documenti da ela- lavorare in modo efficiente oltre i confini dei singoli borare, maggiore è anche il potenziale di risparmio. sistemi, risparmiando tempo e denaro. L'interfaccia ELO for SAP consente di collegare il sistema ECM al sistema SAP per importare e archi- viare comodamente i documenti in ELO. ELO si in- tegra perfettamente nel panorama delle soluzioni SAP e supporta tutti gli scenari di acquisizione pre- Ulteriori informazioni alla visti da SAP: per ogni settore e tipologia di azienda. pagina: Per voi, in veste di clienti, questo si traduce in una www.elo.com/sap rappresentazione trasparente di tutti i processi 2 Enterprise Content Management
ELO for SAP
Interfaccia ELO for SAP
ELO e SAP:
una simbiosi remunerativa
L'interfaccia ELO for SAP si compone di tre parti: ELO Archive Link for SAP, ELO Indexdownload for SAP ed ELO
Toolbox for SAP. Insieme, mettono a disposizione della piattaforma SAP l'intera gamma di funzioni ECM, quali
per esempio Workflow, Collaboration o la ricerca a tutto testo, sotto forma di servizi ELO centralizzati. La base
è rappresentata dall'architettura orientata ai servizi (SOA) di ELO, che garantisce un'elevata stabilità soprat-
tutto durante i cambi di release.
ELO Archive Link for SAP è un'interfaccia certificata da SAP che permette
ELO Archive di utilizzare ELO nel sistema SAP in qualità di sistema di archiviazione
Link for SAP
tramite repository di contenuto: gli utenti vi accedono direttamente
Archiviare e collegare tramite SAP (visualizzazione "In place") o passando dal sistema ELO, e lì
i documenti SAP in ELO consultano singoli documenti, dati di riorganizzazione integrali, liste
di stampa, documenti in uscita o altri documenti relativi alla gestione
archiviati e integrati nel sistema SAP. La certificazione attuale è valida
per i sistemi SAP NetWeaver e SAP S/4 HANA.
Archive Link garantisce una disponibilità rapida e completa delle infor-
mazioni per tutti i processi aziendali importanti.
ELO Indexdownload for SAP richiama in modo generico i metadati
ELO Indexdown- (numero d'ordine, nome dell'acquirente, ecc.) di un documento e li
load for SAP inserisce automaticamente nella maschera di indicizzazione. In questo
modo per ogni oggetto di SAP è possibile ottenere numerose informa-
Compilazione auto-
matica dei campi indice zioni. Gli oneri di sviluppo di SAP vengono meno in tutti i casi eccetto
quelli speciali. Subito dopo aver ottenuto i metadati, il documento viene
archiviato automaticamente in ELO all'interno di un'adeguata struttura a
cartelle.
Con ELO Indexdownload for SAP la complessa ricerca dei documenti non
è che un lontano ricordo: tutte le informazioni collegate vengono archi-
viate in modo centralizzato e possono essere richiamate in pochi istanti.
ELO Toolbox for SAP garantisce una comoda archiviazione: con Toolbox:
ELO Toolbox gli allegati dei documenti, come e-mail o file, raggiungono automatica-
for SAP
mente il documento originale SAP già archiviato in ELO. Inoltre, Toolbox
permette il passaggio diretto da ELO a SAP, ad esempio per passare
Comoda archiviazione e
dalla fattura archiviata in ELO al documento della contabilità finanziaria
gestione dei documenti
nel sistema SAP.
In questo modo non solo risparmiate tempo, ma avete anche sempre
sotto controllo tutte le informazioni necessarie.
Gestione documenti · Archiviazione · Workflow 3
i metadati
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di fornitura
ELO for SAP garantisce quindi una collaborazione oltremodo effi-
ciente basata su ELO Archive Link: quando per esempio si ricevono
nuove condizioni di fornitura via e-mail, queste possono essere messe
in relazione con l'oggetto SAP, in questo caso il fornitore, in modo
ELO for SAP: più snello tramite ELO Toolbox for SAP. Successivamente le condizioni
il gioco di squadra
di fornitura vengono inoltrate automaticamente a ELO. Qui ELO Index-
download for SAP attribuisce al documento i metadati richiamati
da SAP.
A questo punto ELO Toolbox for SAP aiuta l'utente a ritornare diretta-
mente da ELO alla transazione SAP corrispondente, ad esempio per
aggiornare il record dell'anagrafica del fornitore.
4 ELO for SAPELO for SAP
L'automatizzazione come garanzia del successo
ELO for SAP:
massima efficienza grazie all'automatizzazione
Quando i processi aziendali vengono interrotti da attività manuali, a risentirne è l'efficienza del processo di
gestione. Chi invece automatizza completamente i propri processi non guadagna solo tempo prezioso, ma
aumenta anche la qualità.
Per evitare ogni possibile discontinuità dei media sono necessari pro-
cessi completamente digitali. Con ELO avete a disposizione un potente
sistema per i workflow, già nella versione standard. Il vantaggio princi-
ELO Workflow: gestione pale sta nel fatto che ELO visualizza il processo gestionale indipenden-
dei singoli processi temente dal sistema, coinvolgendo nella sequenza anche i soggetti
che non dispongono di una postazione di lavoro SAP. In aggiunta, il
sistema genera automaticamente la sequenza di processo corretta
assegnando ai soggetti e ai settori coinvolti le mansioni corrispondenti.
Così, a uno stesso documento possono accedere, ad esempio, commit-
tente, contabile e addetto al controllo delle fatture, a garanzia di un
processo di approvazione senza intoppi.
Tutti i documenti e le pezze d'appoggio rilevanti per l'attività vengono
inseriti nel sistema SAP e nella relativa contabilità interna mediante
l'interfaccia ELO Archive Link. Tra gli ulteriori vantaggi del workflow
ELO figurano la rapida implementazione e la possibilità di modellare,
visualizzare e controllare anche i processi complessi con l'ausilio di un
software di progettazione grafica. All'occorrenza è possibile anche una
modalità mista con il workflow SAP.
ELO archivia tutti i documenti contabili rilevanti per il fisco in modo
§
conforme alla legge. Questo tipo di archiviazione alleggerisce in modo
duraturo anche il database SAP produttivo a vantaggio delle presta-
zioni del sistema, perché i documenti non vengono più salvati in SAP,
Piena conformità ai
requisiti di diritto ma in ELO. Un ulteriore punto di forza emerge nei cambi di release,
tributario, automatica- durante i quali nel sistema SAP vengono archiviati solo i dati richiesti
mente anche in modalità online. Tutti gli altri documenti vengono archiviati
in ELO.
Questi dati rimangono disponibili per ogni accesso futuro (per es. a
scopo di analisi). Il sistema ECM di ELO gestisce i documenti da archi-
viare a lungo termine su sistemi RAID ridondanti o Jukebox ottici, a
prova di revisione. Inoltre, tutti i documenti creati per esempio tra-
mite la Collaboration Teamroom nel portale SAP vengono conservati
nell'archivio ELO in modo conforme ai requisiti di compliance.
Enterprise Content Management 5ELO for SAP
Nella pratica
Elaborazione automatica delle
fatture in arrivo con ELO
La complessa elaborazione manuale delle fatture cartacee non solo implica una certa probabilità di errore e la
perdita dello sconto ma, in caso di grandi volumi di documenti, fa lievitare anche i costi di gestione del pro-
cesso. Un'elaborazione automatica delle fatture in arrivo può essere di aiuto.
Con ELO, le fatture in arrivo vengono scansionate direttamente nella cartella della corrispondenza in arrivo in ELO,
lette mediante ELO DocXtractor, classificate e archiviate in maniera del tutto automatica.
ELO Archive Link collega la fattura all'oggetto SAP creato. Le informazioni necessarie per la contabilità SAP,
come per es. numero della fattura, coordinate bancarie o condizioni di pagamento, vengono estratte e messe
a disposizione della successiva transazione SAP.
Per evitare errori, prima di trasmettere i dati a SAP il sistema esegue anche un controllo di plausibilità rispetto al
database SAP. Durante tale controllo verifica, per esempio, che l'attribuzione del numero d'ordine o dell'identi-
ficativo del fornitore coincidano. Questo migliora tanto la qualità quanto la sicurezza della transazione. E tutto
ciò si svolge in una frazione infinitesimale del tempo che sarebbe necessario per l'elaborazione manuale.
Scansione Classificazione Database Workflow Registrazione
e archiviazione SAP contabile in SAP
Se in ELO esistono altri documenti relativi all'oggetto SAP, tramite ELO Toolbox for SAP è possibile archiviarli
insieme a tale oggetto. ELO genera automaticamente la sequenza di processo corretta e coordina l'approva-
zione della fattura attraverso il workflow.
Dopo l'approvazione, la fattura viene registrata in SAP e archiviata nuovamente in ELO in maniera completa-
mente automatica. Durante tale processo ELO Indexdownload for SAP attribuisce alla fattura tutti i dati di
indicizzazione necessari affinché possa non solo essere archiviata in modo sicuro, ma anche essere sempre
immediatamente reperibile.
Ora gli utenti possono accedere a qualsiasi documento in pochi istanti,
direttamente mediante SAP o ELO Archive Link for SAP, all'occorrenza
anche dall'esterno. La gestione delle versioni è integrata in entrambi
ELO for SAP: accesso i sistemi, per una visione globale integrale. L'IndexServer agevola
centralizzato alle infor- l'esecuzione di ricerche all'interno dei contenuti e promuove un rapido
mazioni, in pochi secondi accesso alle conoscenze. Questo anche da dispositivo mobile, sempre
e ovunque, grazie al collegamento con i portali Web e l'accesso tramite
browser. ELO for SAP offre quindi la possibilità di lavorare in modo effi-
ciente senza discontinuità dei media, oltre i confini dei singoli sistemi.
6 Gestione documenti · Archiviazione · WorkflowBuoni motivi per scegliere la gestione dei
contenuti aziendali di ELO e SAP:
Compliance Rispetto dei requisiti di legge in materia di archiviazione dei documenti
Trasferimento dei dati Contenimento dei costi grazie all'archiviazione a lungo termine con trasferimento
dei dati nell'archivio ECM
Accesso centralizzato Accesso centralizzato e riferito al processo ai documenti integrali
(e-mail, ordini, offerte, fatture, ecc.)
Contenimento dei costi Considerevole contenimento dei costi grazie alla garanzia di sconti con i processi
controllati elettronicamente
Trasparenza Migliore documentazione grazie alla totale trasparenza dei processi di elaborazione
Risparmio di tempo Risparmio di tempo e riduzione dell'elaborazione manuale
Elevata qualità dei dati Elevata qualità dei dati grazie all'acquisizione automatica e al minor numero di
modifiche successive
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Gestione dei contenuti globale con ELO e SAP
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ELO Digital Office IT, Via Borgogna 2, 20122 Milano, Italia; info@elo.com Ulteriori informazioni alla pagina:
ELO Digital Office CH AG, Industriestr. 50b, 8304 Wallisellen, Svizzera; info@elo.swiss www.elo.com/sap
ELO Digital Office AT GmbH, Leonfeldner Strasse 2-4, 4040 Linz, Austria; info@elo.at
ELO Digital Office GmbH, Tübinger Strasse 43, 70178 Stoccarda, Germania; info@elo.com
Articolo n. A000-SAPALG-IT
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