PURCHASE ORDER INTEGRATION: IL CASO COSTA CROCIERE
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SUPPLY CHAIN
COLLABORATION
Purchase Order
Integration: il caso
Costa Crociere
di L. Mattazzi, M. Crivello
• Luca Mattazzi, Finance & Supply
Chain Systems Director Costa
Crociere
• Massimo Crivello, Line Manager
Gruppo Tesi
Immagini Costa Crociere SpA
Tracking e aggiornamento degli ordini in real time, gestione ottimizzata di eccezioni e anomalie,
completa digitalizzazione del ciclo ordine-fattura e aumento significativo dell’efficienza dei processi
di interazione con i fornitori. Questi i principali vantaggi che Costa Crociere ha ottenuto adottando
la soluzione Tesi Net Supply per il processo di acquisto
C
osta Crociere SpA, parte è attualmente il più grande gruppo aggiungerà presto un’altra, già in ordine
del gruppo Carnival turistico italiano, a cui appartengono i presso Fincantieri e pronta per ottobre
Corporation & plc con marchi Costa Crociere, AIDA Cruises e 2014.
circa 3,1 miliardi di euro Iberocruceros. La flotta della compagnia Nel 2011, Costa decide di rivedere i
di fatturato e 2,3 milioni è composta da quindici navi, tutte propri processi di acquisto per ottenere
di ospiti totali nel 2011, battenti bandiera italiana, alle quali se ne una gestione informatizzata degli ordini
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Le cinque aree progettuali del progetto di supply chain collaboration.
di acquisto, aumentando l’efficienza di
processo ed il livello di servizio fornito
alle navi della propria flotta.
L’idea di base era adottare un sistema
informatico web based aperto ai
fornitori e in grado di gestire l’intero
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Dati di sintesi del progetto P.O.INT.
complessità del processo di approvvigionamento:
14 navi per circa 55 home ports per 50 categorie
merceologiche
oltre 500 fornitori presenti nei cinque continenti
30 minuti per attivare un nuovo fornitore con una
semplice telefonata
6.000 ordini processati al mese
30% di riduzione delle attività di follow up e recall
nei confronti dei fornitori
25% di aumento di efficienza del dipartimento
Procurement
ciclo dell’ordine di acquisto, dalla
pubblicazione sino all’avvenuta
conferma da parte del fornitore. Inoltre, ... Costa si è rivolta a Gruppo Tesi, per
la nuova soluzione doveva permettere
di evidenziare e quindi poter gestire al digitalizzare tramite un’unica applicazione web
meglio le eccezioni e le anomalie legate l’intero processo legato all’invio degli ordini di
agli ordini, tipiche dell’attività di Costa,
food, beverage and hotel products ai fornitori
quali tolleranze relative alle quantità di
fornitura o emissione di ordini integrativi
per richieste “eccezionali” dalla nave.
«Prima di questo progetto, il processo di LA PARTNERSHIP CON GRUPPO TESI strutturare ed automatizzare il processo
acquisto era legato a dei sistemi interni Nel corso della fase di studio e analisi di acquisto, semplificando l’interazione
e sprovvisto di qualsiasi interscambio del progetto, sono state individuate due e lo scambio di dati e informazioni con
applicativo e strutturato con i fornitori.» distinte aree sulle quali era necessario i propri fornitori. Grazie a Tesi, dopo
dichiara Luca Mattazzi, Finance & Supply intervenire: essere stati completati nell’ERP di Costa,
Chain Systems Director Costa Crociere. Food, beverage & hotel, ovvero tutte oggi gli ordini di acquisto dell’area
le attività di approvvigionamento Cruise Operations vengono pubblicati
Consapevoli di dover rivedere l’intera per fornire il servizio alberghiero a in tempo reale via web ed i fornitori
gestione degli ordini in un’ottica di bordo nave, che mediamente si basa ricevono una notifica immediata via
migliore efficienza, l’Ufficio Acquisti sull’acquisto di 13.000 articoli, 73.000 email. Inoltre, attraverso l’accesso al
dell’area Cruise Operations di Costa si ordini di acquisto annui, 550 fornitori portale, i fornitori sono ora in grado di
è rivolta a Gruppo Tesi, produttore di coinvolti a livello world wide e 158 segnalare tempestivamente eventuali
soluzioni software modulari ed integrabili, milioni di euro di acquistato. proposte di modifica all’ordine, relative
per digitalizzare tramite un’unica Technical operations, ossia le a data e/o quantità. In automatico, Net
applicazione web l’intero processo legato operazioni legate alla manutenzione Supply provvede poi a verificare che la
all’invio degli ordini di food, beverage and delle navi e che necessitano mediamente conferma rispetti le soglie di tolleranza,
hotel products ai fornitori. Ciò avrebbe dell’acquisto di circa 40.000 articoli, un evidenziando eventuali eccezioni che, se
permesso di evitare comunicazioni migliaio di fornitori, 20.000 ordini di accettate, vengono condivise con le navi.
destrutturate (telefonate, fax di variazione, acquisto, 180 milioni di euro di spesa.
mail, ecc.) con i vendor, che risultavano LE AREE PROGETTUALI
per Costa estremamente onerose da A conclusione di un’attività di software «Nel giro di sei settimane siamo riusciti
gestire ed implicavano un elevato rischio selection, Costa Crociere ha scelto ad individuare le aree di investimento
di errore, nonché numerose attività di adottare il software web Tesi Net e definire le linee guida per ottimizzare
manuali a seguito di conferme d’ordine, Supply, realizzando il progetto “P.O.INT. la supply chain legata agli acquisti.»
cambi di data, note aggiuntive, ecc. – Purchase Order INTegration”, per spiega Mattazzi, che prosegue: «Grazie
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«Ora abbiamo dati nuovi che prima non
potevamo usare. – commenta Mattazzi
– Inoltre, i fornitori che non hanno
aderito alla nostra applicazione sono
stati un numero contenuto tale da non
richiedere nessuna azione particolare da
parte di Costa».
Aumento di efficacia: +25%.
2- Invoice web integration
Fatturazione elettronica. La soluzione
a Tesi, infatti, abbiamo introdotto delle con i fornitori via web. Infine, il quarto e Tesi Net Supply si è prestata
differenze sostanziali nel rapporto coi il quinto stream sono legati alle technical all’integrazione a valle nel processo di
fornitori, adottando un approccio di operations per la gestione via web del gestione delle fatture: il fornitore allega
tipo collaborativo e ragionando secondo catalogo prodotti e del service order al PO, pubblicato su Net Supply, la
la logica del “working by exception” per la manutenzione a bordo nave». Di fattura in formato pdf; il software Costa
nel processare ogni singolo ordine e seguito, più nel dettaglio, i cinque stream di OCR (Optical Character Recognition)
transazione di acquisto, aumentando progettuali: elabora automaticamente tale immagine
così la qualità del servizio a ciascuna documentale che, dopo essere stata
della nostre navi». Per fare questo, 1-Purchase order web integration verificata automaticamente con la
sono state individuate cinque aree Ciclo di conferma dell’ordine: la ricezione merce registrata nel sistema
progettuali, tre per il Food&Beverage nave trasmette a Corporate Costa la Finance, viene registrata nel sistema
e due per le Technical Operations: «Il richiesta di approvvigionamento; una contabile, pronta per il pagamento;
primo stream – chiarisce Mattazzi – è volta accettata la richiesta ed emesso il processo viene infine completato
legato all’ottimizzazione del ciclo l’ordine, questo viene pubblicato sulla con una gestione dei documenti in
dell’ordine attraverso la piattaforma piattaforma Tesi; i fornitori, avvisati “archiviazione sostitutiva” con un ciclo
Tesi, che consente di far dialogare i via mail, si collegano e visualizzano completamente “paperless”.
sistemi di Costa Crociere con quelli dei l’ordine, al quale possono apporre delle «Oggi i fornitori, in area food &
fornitori. Il secondo riguarda invece il modifiche legate alla quantità e alla data beverage, non mandano più documenti
processamento della fattura elettronica di consegna. Tali variazioni (eccezioni), cartacei e da parte nostra abbiamo
fino ad arrivare all’archiviazione vengono evidenziate dal sistema per eliminato completamente l’operazione
sostitutiva. Il terzo stream si occupa poi essere analizzate dall’Ufficio Acquisti di scanning. Inoltre, se ci sono delle
della gestione delle gare che facciamo che, su 70.000 ordini di acquisto, può così eccezioni da gestire, esiste un apposito
per gran parte dei nostri acquisti, sempre effettuare una verifica sulle sole anomalie workflow.» racconta Mattazzi, che
sulla base di un’applicazione che dialoga segnalate “proattivamente” dal sistema. prosegue: «In aggiunta, abbiamo
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constatato che alcuni dei nostri fornitori, pervenute, formula degli scenari ed prodotti da gestire con i fornitori via
essendo già clienti Tesi, hanno chiesto infine contatta il fornitore d’interesse web. L’incremento di efficienza stimato
direttamente alla software house di farsi per stabilire il price agreement e le è pari al 25% per quanto riguarda gli
attivare il servizio EDI, così da estrarre condizioni contrattuali. approvvigionamenti e dovrebbe portare
dai loro sistemi i dati per emettere il pdf «In precedenza, l’intero processo a una riduzione del 75% dell’utilizzo di
della fattura da pubblicare nel portale avveniva tramite fogli Excel, inviati a prodotti generici.
Costa». ciascun fornitore per essere compilati
Aumento di efficienza nelle divisioni coi dati richiesti. Lo stesso file ci veniva 5 - Technical Operations Service Order
Finance e Supply chain: +20%. poi rispedito ed analizzato per la raccolta management
Anche in questo caso, il progetto è ancora
in fase di lavorazione ed ha l’obiettivo
... Costa Crociere ha scelto di adottare di aumentare l’efficienza dei processi
di manutenzione a bordo delle navi
il software web Tesi Net Supply, realizzando Costa sempre attraverso l’ausilio della
il progetto “P.O.INT. – Purchase Order piattaforma web di Tesi.
INTegration”, per strutturare ed automatizzare
CONSIDERAZIONI FINALI
il processo di acquisto, semplificando In estrema sintesi, il programma di
l’interazione e lo scambio di dati e informazioni Supply Chain Collaboration avviato da
Costa Crociere e basato sulla soluzione
con i propri fornitori Tesi, ha permesso di migliorare i
processi di sourcing, procurement
ed execution e ulteriori sviluppi sono
previsti nella gestione dei processi
Benefici/vantaggi ottenuti da Costa Crociere logistici, con la gestione dei processi
grazie a Tesi inbound e outbound. Completa il tutto la
piattaforma EDI, limitata, nel caso Costa,
Aumento nel livello di servizio alle navi, in virtù della maggior capacità al processo di fatturazione.
di gestione delle eccezioni di fornitura
Significativo miglioramento di efficienza del dipartimento Procurement Grazie alla soluzione Net Supply di
e di Finance: maggiore efficienza nella trasmissione degli ordini: Gruppo Tesi, oggi Costa Crociere
❱ maggiore rapidità e precisione della gestione delle conferme d’ordine intrattiene con i propri fornitori un
❱ dialogo veloce con i fornitori nella gestione delle modifiche sugli ordini rapporto collaborativo a beneficio di
e relativa tracciabilità tutta la supply chain legata ai processi
Verso i fornitori si è conseguito: di acquisto, dalla contrattazione iniziale,
❱ un aumento nella capacità di monitoraggio delle loro performance passando per la delivery e arrivando fino
❱ un miglioramento della collaborazione con conseguenti reciproci vantaggi alla gestione amministrativa degli acquisti.
estensibili ad ulteriori processi «Abbiamo scelto Net Supply di Tesi, in
quanto soluzione “buy” e non “make”;
inoltre, Tesi ci ha fornito delle referenze
3- Bid web application dati necessari alla scelta del miglior che certificavano la capacità del prodotto
La soluzione Tesi, in base ai dati inseriti fornitore. Un metodo molto efficiente e di agevolare le relazioni tra i fornitori
nell’anagrafica del food&beverage, che richiedeva un lungo lasso di tempo esterni e i sistemi legacy di un’azienda.»
elabora una richiesta di quotazione per essere svolto». riferisce sempre Luca Mattazzi che infine
(bid) in base alla quale invita i fornitori Aumento dell’efficienza sulle attività di conclude: «Dei quattro anni di durata
a fare una proposta via web, chiedendo bid: +30%; dell’intero programma, ci troviamo ora a
di inserire la disponibilità dei prodotti metà strada, avendo completato già tre
e le loro caratteristiche tecniche. In un 4- Technical Operations Web catalogue delle cinque fasi individuate in sede di
secondo momento, il buyer di Costa, col management analisi. Anche se siamo solo ai tre quinti
supporto di uno strumento di business Tale progetto è ancora in corso d’opera del percorso, possiamo affermare di aver
intelligence, elabora le quotazioni e prevede la creazione di un catalogo già ottenuto degli ottimi risultati».
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