PISTA DI CONTROLLO Allegato al D.D.G. n. 135 del 25/03/2019 - Regione Siciliana
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Allegato al D.D.G. n. 135 del 25/03/2019 FONDO EUROPEO PER GLI AFFARI MARITTIMI E LA PESCA (FEAMP 2014-2020) PISTA DI CONTROLLO MISURA 4.64 - Attività di cooperazione - FLAG Pag. 1 di 25
FONDO EUROPEO PER GLI AFFARI MARITTIMI E LA PESCA (FEAMP 2014-2020) DETTAGLIO ATTIVITA' DI CONTROLLO - Programmazione Altri soggetti interni Attività Struttura di Gestione Autorità di Audit Autorità di Certificazione all'Amministrazione titolare Organismi intermedi Altri soggetti Attività di controllo di intervento Attività complessa Documento ufficiale Legenda simboli Operazione Documento articolato Ministero Autorità di Avvio delle attività per l'elaborazione dei Programmi gestione Operativi in relazione agli orientamenti strategici, al Quadro Strategico Comune e all'Accordo di Partenariato Regione Siciliana - Ass.Reg.le Rilevazione ed analisi delle esigenze del territorio di dell'Agricoltura,dello Partenariato, ai sensi dell'art. 5 del Reg. (UE) riferimento Sviluppo Rurale e della n.1303/13 Pesca Mediterranea - Dip.della Pesca Mediterranea RegioRegione Siciliana - Ass.Reg.le dell'Agricoltura,dello Partenariato, ai sensi Elaborazione ed invio delle proposte per l'elaborazione Sviluppo Rurale e della dell'art. 5 del Reg. (UE) Pesca Mediterranea - n.1303/13 del Programma Operativo Dip.della Pesca Mediterranea Ministero autorità di Recepimento delle istanze ed elaborazione della bozza gestione del Programma Operativo Valutatore Valutazione ex ante Indipendente Rispondenza agli orientamenti strategici della Commissione Europea, al QSC all'Accordo di Recepimento delle osservazioni della valutazione e Ministero autorità di gestione Partenariato e alla normativa comunitaria stesura definitiva del Programma Operativo relativa alla Programmazione 2014 - 2020 (AT1) Commissione Europea Approvazione del Programma Operativo continua Pagina 2 di 25
DETTAGLIO ATTIVITA' DI CONTROLLO - Programmazione Altri soggetti interni Attività Struttura di Gestione Autorità di Audit Autorità di Certificazione all'Amministrazione titolare Organismi intermedi Altri soggetti Attività di controllo di intervento continua Presa d'atto dell'approvazione comunitaria da parte delle Ministero autorità di Regione Siciliana - Regioni e Province Autonome gestione Ass.Reg.le dell'Agricoltura,dello Sviluppo Rurale e della Pesca Mediterranea - Dip.della Pesca Mediterranea Rispondenza alla normativa comunitaria relativa Nomina delle Autorità alla Programmazione 2014 - 2020 e ai principi generali dei sistemi di gestione e controllo (AT2) Insediamento delle Autorità e predisposizione degli Ministero Autorità di Rispondenza alla normativa comunitaria relativa strumenti per lo svolgimento delle attività (in particolare Autorità di Audit Autorità di Certificazione gestione alla Programmazione 2014 - 2020 e ai principi manuali operativi contenenti le procedure d'esecuzione generali dei sistemi di gestione e controllo (AT2) delle rispettive attività) Regione Siciliana - Ass.Reg.le dell'Agricoltura,dello Sviluppo Rurale e della Pesca Mediterranea - Dip.della Pesca Mediterranea Sigla dell'Accordo Multiregionale e delle relative convenzioni con gli OO.II. Referente Autorità di Referente Autorità di Certificazione Regione Regione Siciliana - Gestione Dipartimento Autorità di Audit Organizzazione interna del personale impiegato negli regionale della Pesca Agea Siciliana Organismo Ass.Reg.le dell'Agricoltura,dello uffici delle Autorità e degli OO.II. Mediterranea Intermedio Sviluppo Rurale e della Pesca Mediterranea - Dip.della Pesca Mediterranea Sulla base dei documenti predisposti da tutte le Autorità e dagli OO.II., definizione del Documento di descrizione Ministero Autorità di del Sistema di Gestione e Controllo e conseguente Gestione trasmissione all'Autorità di Audit Valutazione di conformità del Sistema di Gestione e Verifica del Sistema di Gestione e Controllo ai Autorità di Audit Controllo e rilascio del relativo parere fini delle valutazioni di conformità (AdA1) Acquisizione del parere e trasmissione del Documento di descrizione del Sistema di Gestione e Controllo e del Ministero Autorità di Gestione relativo parere di conformità alla Comunità Europea Ricezione dei documenti e analisi del loro contenuto Commissione Europea Pagina 3 di 25
FONDO EUROPEO PER GLI AFFARI MARITTIMI E LA PESCA (FEAMP 2014-2020) SEZIONE ANAGRAFICA Pag. 4 di 25
FONDO EUROPEO PER GLI AFFARI MARITTIMI E LA PESCA (FEAMP 2014-2020) SCHEDA ANAGRAFICA PISTA DI CONTROLLO PROGRAMMA FEAMP 2014/2020 TIPOLOGIA OPERAZIONE Operazioni a Regia PRIORITA' DI RIFERIMENTO IV AUTORITA' DI GESTIONE Mipaaft - DG Pesca marittima e acquacoltura AUTORITA' DI CERTIFICAZIONE AGEA AUTORITA' DI AUDIT AGEA RESPONSABILE DI MISURA Dott. Dario Cartabellotta ORGANISMO INTERMEDIO (SE PRESENTE) Ass.Reg.le dell'Agricoltura, dello Sviluppo Rurale e della Pesca Mediterranea - DG Dip.Reg.le della Pesca Mediterranea BENEFICIARI FLAG ORGANIZZAZIONE Organo Politico: Giunta Regionale Assessorato Regionale dell'Agricoltura, dello Sviluppo Rurale e della Pesca Mediterranea Assessorato Regionale Dipartimento Regionale dell'Economia Presidenza della Pesca Mediterranea (RAdG) Dirigente Generale Servizio 1 Responsabile Ufficio Speciale Area Ragioneria Centrale referente Autorità di Programmazione Agricoltura- Responsabile dei Certificazione pagamenti (RAdC) Servizi Responsabili della Gestione delle misure Corte dei conti U.O.B. Controlli Pag. 5 di 25
FONDO EUROPEO PER GLI AFFARI MARITTIMI E LA PESCA (FEAMP 2014-2020) SEZIONE ISTRUTTORIA Pag. 6 di 25
FONDO EUROPEO PER GLI AFFARI MARITTIMI E LA PESCA (FEAMP 2014-2020) SELEZIONE, APPROVAZIONE E CONFORMITÀ DELLE OPERAZIONI Erogazione del sostegno a singoli beneficiari Misure previste dal Programma Operativo che danno luogo a Bando di attuazione/Avviso Pubblico Documento articolato Legenda simboli Operazione Operazione Procedura Informatica complessa Attività Beneficiari Responsabile Incaricato Struttura di Gestione Altri soggetti Attività di controllo A t ità di Autorità di Definizione dei "Criteri di selezione delle operazioni" gestione Verifica e approvazione della versione definitiva del Comitato di Sorveglianza Verifica di conformità dei criteri di selezione delle documento operazioni (CDS1) "Criteri di selezione delle operazioni" Responsabile Servizio I° programmazione o Dirigente Decreto di nomina del Servizio Responsabile dirigenziale Nomina del Responsabile Incaricato della Gestione della Misura Responsabile Servizio I programmazione Redazione del Bando di Attuazione/Avviso Pubblico e/o Dirigente del Servizio Responsabile della Gestione della Misura e/o Dirigente Responsabile della Misura Referente Autorità di Gestione O.I. Dipartimento della Pesca Mediterranea (verifica e adozione) Verifica della conformità del Bando/Avviso pubblico alla Inoltro dello schema di Bando/Avviso Pubblico per normativa vigente e alle Disposizioni Procedurali ed verifica ed Adozione Attuative di Misura (AT3) Autorità di gestione (invio Bando) Emanazione e pubblicazione Avviso Pubblico/Bando Referente Autorità di Gestione O.I. di attuazione in coerenza con la normativa di Dipartimento Pesca Mediterranea riferimento Verifica della possibilità di presentazione della domanda Presentazione delle domande richiedenti: Domanda di di sostegno (RI1) e della domanda di presentazione FLAG sostegno/finanziamento della strategia di sviluppo locale. Ricezione delle domande, acquisizione informatica Ufficio protocollo e Responsabile del procedimento (RdP) indicato nel Bando/Avviso del numero di protocollo e della data di ricezione di Trasmissione delle istanze alla Commisione pubblico - Dirigente del Servizio Responsabile tutte le domande presentate - assegnazione codice della gestione della Misura di valutazione/selezione nominata con DDG del progetto. Pag 7 di pag 5
FONDO EUROPEO PER GLI AFFARI MARITTIMI E LA PESCA (FEAMP 2014-2020) SELEZIONE, APPROVAZIONE E CONFORMITÀ DELLE OPERAZIONI Erogazione del sostegno a singoli beneficiari Misure previste dal Programma Operativo che danno luogo a Bando di attuazione/Avviso Pubblico Documento articolato Legenda simboli Operazione Operazione Procedura Informatica complessa Attività Beneficiari Responsabile Incaricato Struttura di Gestione Altri soggetti Attività di controllo Ricevibilità delle domande (redazione del verbale da la Commissione di parte della commissione riguardo la ricevibilità delle valutazione/selezione valuta la stesse) ricevibilità delle istanze Esito Comunicazione a mezzo pec di negativo Comunicazione esito selezione avvio del procedimento di al RdP indicato nel Bando/Avviso esclusione ad ogni soggetto escluso pubblico o direttamente al soggetto richiedente Eventuale richiesta di Riesame della richiesta del Comunicazione al soeggetto richiedente dell'esito riesame della soggetto richiedente da dell'esame di ricevibilità ed eventuale richiesta di domanda irricevibile parte della Commissione di riesame al Comitato di valutazione/selezione valutazione Comunicazione esito a mezzo pec al soggetto richiedente Comunicazione esito del riesame a mezzo al RdP o direttamente al soggetto richiedente Inserimento atto nella procedura informatica di Verifica della ricevibilità della domanda di sostegno o monitoraggio delle domande di sotegno/finaziamento Check-list di controllo di ricevibilità Check-list di controllo di ricevibilità finanziamento (RI2) Pag 8 di pag 5
FONDO EUROPEO PER GLI AFFARI MARITTIMI E LA PESCA (FEAMP 2014-2020) SELEZIONE, APPROVAZIONE E CONFORMITÀ DELLE OPERAZIONI Erogazione del sostegno a singoli beneficiari Misure previste dal Programma Operativo che danno luogo a Bando di attuazione/Avviso Pubblico Documento articolato Legenda simboli Operazione Operazione Procedura Informatica complessa Attività Beneficiari Responsabile Incaricato Struttura di Gestione Altri soggetti Attività di controllo Richiesta di integrazione per irregolarità sanabile. Comunicazione esito Commissione attività istruttoria della di domanda di sostegno al valutazione/s RdP indicato nel Verifica dell'ammissibilità a finanziamento (RI3) elezione: Bando/Avviso pubblico o attività direttamente al soggetto Ammissibilità - Istruttoria della domanda di sostegno: Esclusione della Istruttoria richiedente verifica delle condizioni o requisiti di ammissibilità, domanda per sulla irregolarità non domanda di rispondenza dell’operazione agli obiettivi e alle finalità sanabili della misura, completezza e conformità della documentazione, ammissibilità dei costi. Evidenziare le difformità riscontrate richiedendo altresì chiarimenti e/o integrazione documentale ove vi sia la possibilità di sanare tali irregolarità. Nel caso di irregolarità non Acquisizione sanabili, la domanda verrà esclusa. delle Rivalutazione delle istanze osservazioni e/o a seguito delle integrazioni e osservazioni e/o trasmissione alla integrazioni Commissione di Ricezione Esito valutazione Ammissione/Attribuzione Fase di Istruttoria: ammissione domanda di al RdP - Servizio del punteggio alla responsabile della gestione domanda di sostegno/finanziamento della Misura sostegno/finanziamento Provvedimento dirigenziale di approvazione graduatoria provvisoria e pubblicazione sul sito del Dipartimento Proposta di graduatoria Pesca della stessa e degli Approvazione ammissibilità delle domande di provvisoria da parte del RdP - elenchi non ricevibili/non finanziamento (che assolve anche all'obbligo di Servizio responsabile della ammissibili comunicazione ai beneficiari) gestione della Misura Ricezione richiesta di riesame. Riesame della richiesta di non Eventuale richiesta di Valutazione da parte del RdP ammissibilità/attribuzione riesame della domanda se rigettarla ovvero inoltrarla al punteggio del soggetto non ammissibile/del Commissione per eventuale richiedente da parte della punteggio attribuito valutazione Commissione di valutazione Eventuale richiesta di riesame avverso alla graduatoria provvisoria (riguardo la non ammissibilità/valutazione del punteggio) Eventuale comunicazione Comunicazione esito del riesame esito del riesame al al RdP - Servizio responsabile soggetto richiedente della gestione della Misura Pag 9 di pag 5
FONDO EUROPEO PER GLI AFFARI MARITTIMI E LA PESCA (FEAMP 2014-2020) SELEZIONE, APPROVAZIONE E CONFORMITÀ DELLE OPERAZIONI Erogazione del sostegno a singoli beneficiari Misure previste dal Programma Operativo che danno luogo a Bando di attuazione/Avviso Pubblico Documento articolato Legenda simboli Operazione Operazione Procedura Informatica complessa Attività Beneficiari Responsabile Incaricato Struttura di Gestione Altri soggetti Attività di controllo Proposta di graduatoria Provvedimento definitiva da parte del RdP Dirigenziale di - Servizio responsabile approvazione graduatoria della gestione della Misura definitiva Pubblicazione ammissibilità graduatoria definitiva (che assolve anche all'obbligo di comunicazione ai beneficiari) Pubblicazione sul sito del Dipartimento Pesca della graduatoria definitiva ed elenchi delle domande non ricevibili/non ammissibili Inserimento atto nella procedura informatica di Graduatoria monitoraggio Sottoscrizione atto di Ricezione atto di adesione da parte del adesione sottoscritto Redazione dell'atto di adesione richiedente/beneficiario al RdM Pag 10 di pag 5
FONDO EUROPEO PER GLI AFFARI MARITTIMI E LA PESCA (FEAMP 2014-2020) SELEZIONE, APPROVAZIONE E CONFORMITÀ DELLE OPERAZIONI Erogazione del sostegno a singoli beneficiari Misure previste dal Programma Operativo che danno luogo a Bando di attuazione/Avviso Pubblico Documento articolato Legenda simboli Operazione Operazione Procedura Informatica complessa Attività Beneficiari Responsabile Incaricato Struttura di Gestione Altri soggetti Attività di controllo Predisposizione atti di Provvedimento Dirigenziale di Readazione dell'Atto di concessione concessione a cura del approvazione Referente AdG - (redazione ed approvazione del decreto di Dipartimento Della Pesca Corte dei Conti Verifica da parte della Corte dei conti , visto di legittimità Responsabile di misura (RdM) finanziamento) Mediterranea Ricezione atti di Invio dell'atto di concessione per Notifica delll'atto di concessione registrati al sottoscrizione/modifica e pubblicazione sulla GUURS concessione CdC e conseguente comunicazione Inserimento atto nella procedura informatica di Atto di concessione monitoraggio Inserimento delle operazioni a sistema SIPA RdM Pag 11 di pag 5
FONDO EUROPEO PER GLI AFFARI MARITTIMI E LA PESCA (FEAMP 2014-2020) SEZIONE CIRCUITO FINANZIARIO Pag. 12 di 25
CERTIFICAZIONE SPESA E CIRCUITO FINANZIARIO Altri soggetti Attività Struttura di Gestione Autorità di Certificazione Autorità di Audit Organismi intermedi dell'Amministrazione titolare Soggetti istituzionali Attività di controllo del Programma Approvazione della forma di intervento - Commissione versamento prefinanziamento 2% della Europea quota comunitaria nel 2016 Emissione decreto di cofinanziamento IGRUE del prefinanziamento del 2% (quota nazionale) Ricezione prefinanziamento IGRUE comunitario, comunicazione di avvenuto pagamento del prefinanziamento Ricezione della comunicazione di Autorità di Verifica della correttezza dell'importo ricevuto e avvenuto pagamento del Gestione della relativa contabilizzazione (ADG1) prefinanziamento Ordine e comunicazione di assegnazione delle risorse relative al Autorità di Gestione prefinanziamento del 2% ai singoli organismi intermedi Ricezione della comunicazione di Referente assegnazione del contributo finanziario Autorità O.I Dip.Pesca Mediterranea Verifiche amministrativo-contabili e in loco e conseguente autorizzazione al Autorità di Gestione Ufficio Referente Regionale dell'AdG pagamento al beneficiario Validazione nel sistema delle spese; Elaborazione della dichiarazione di spesa ripartita per ciascuna delle Verifica della completezza e della correttezza Referente regionale operazioni gestite; Trasmissione delle dell'AdG delle spese dichiarate (OI1) dichiarazioni di spesa al referente regionale dell'Autorità di Certificazione Analisi della dichiarazione di spesa e di eventuali criticità nell'avanzamento della spesa; Validazione nel sistema Referente regionale Verifica della completezza e della correttezza dell'AdC delle spese oggetto di certificazione e delle dchiarazioni di spesa (OI2) elaborazione della certificazione di spesa e domanda di pagamento Pagina 13 di 25
CERTIFICAZIONE SPESA E CIRCUITO FINANZIARIO Altri soggetti Attività Struttura di Gestione Autorità di Certificazione Autorità di Audit Organismi intermedi dell'Amministrazione titolare Soggetti istituzionali Attività di controllo del Programma Ricezione e analisi delle certificazioni di Autorità di Verifica della completezza e della correttezza spesa e domande di pagamento Certificazione delle certificazioni di spesa regionali (AdC1) regionali Elaborazione della dichiarazione di spesa ripartita per ciascuna delle Autorità di Gestione Verifica della completezza e della correttezza operazioni gestite; Trasmissione delle delle dichiarazioni di spesa (ADG2) dichiarazioni di spesa al responsabile dell'Autorità di Certificazione Analisi della dichiarazione di spesa e di eventuali criticità nell'avanzamento della spesa; Validazione nel sistema Autorità di Certificazione Verifica della completezza e della correttezza delle spese oggetto di certificazione ed delle dichiarazioni di spesa (AdC2) elaborazione della certificazione di spesa e domanda di pagamento centrale Pagina 14 di 25
FONDO EUROPEO PER GLI AFFARI MARITTIMI E LA PESCA (FEAMP 2014-2020) SEZIONE PAGAMENTI Pag. 15 di 25
LIQUIDAZIONE ANTICIPO Erogazione del sostegno a singoli beneficiari Misure previste dal Programma Operativo che danno luogo a Bando di attuazione/Avviso Pubblico Operazione Documento Documento legenda simboli Operazione articolato Procedura Informatica complessa Responsabile dei Attività Beneficiari Referente AdG Responsabile Incaricato Responsabile Revisore Referente AdC Specifica attività Flussi finanziari Richiesta anticipazione(tramite Richiesta di anticipo presentazione della polizza fidejussoria) Attribuzione identificativo di protocollo Protocollazione Comunicazione esito negativo Vautazione della Valutazione richiesta anticipazione, richiesta e completezza documentale (polizza compilazione - Proposta di Verifica dell'ammissibilità dell'Istanza di Anticipazione (RI5) fidejussoria ecc. Invio integrazioni check list - controllo archiviazione amministrativo Proposta di Esisto archiviazione Esito istruttoria Proposta di liquidazione Esisto Controllo documentazione redazione check list Assegnazione preatica al revisore Verifica documentazione per la concessione dell'Anticipo (RR1) Archiviazione Ufficializzazione degli esiti dell'istruttoria Decreto di liquidazione anticipo e mandato di pagamento Comunicazione archiviazione Comunicazione degli esiti dell'istruttoria Comunicazione concessione Regioneria Centrale Assessorato Il RFF esegue il controllo contabile e Regionale Verifica contabile (RFF1) amministrativo dell'Agricoltura, dello Sviluppo Rurale e della Pesca Mediterranea Soggetto beneficiario Erogazione FLAG Erogazione Inserimento atto nella procedura Mandato di pagamento informatica di monitoraggio IGRUE Pag. 16 di 25
SAL e Saldo Finale Erogazione del sostegno a singoli beneficiari Misure previste dal Programma Operativo che danno luogo a Bando di attuazione/Avviso Pubblico Documento Legenda simboli Operazione Operazione articolato Procedura Informatica complessa Responsabile dei Attività Beneficiari Referente AdG Responsabile Incaricato Responsabile del Controllo Rsponsabile Revisore Referente AdC Specifica attività Flussi finanziari Richiesta di SAL/SALDO Presentazione istanza di SAL/Saldo finale- Assegnazione all'Unità monitoraggio protocollazione e controlli fondi comunitari per la RdM verifica amministrativa e la verifica in loco "Controllo di 1° livello" ed eventuale richiesta di documenti La Comunicazione al Beneficiario dovrà contenere: Conferimento incarico per il - oggetto del controllo; Comunicazione controllo controllo di 1° livello nel di primo livello - sede, data e orario del controllo; Pianificazione controllo in loco rispetto della separazione delle funzioni - soggetto/i incaricato/i del controllo; - soggetti che devono essere presenti in fase di controllo (es: rappresentante legale/titolare, tecnico progettista, delegati). Valutazione degli esiti del controllo e compilazione delle Valutazione degli esiti del controllo (amministrativo e/o in loco) per la Valutazione degli esiti del controllo e check list amministrativa e concessione di SAL / Saldo compilazione check list e verbale Esisto Esisto (RC3) negativo positivo Acquisizione da parte del Redazione Verbale di Esito risultanze rigetto positività e check list Responsabile incaricato e trasmissione al RdM Se dalla verifica del controllo scaturisce un esito negativo il verbale e la delle risultanze del controllo check list passano al Responsabile del controllo che valida il verbale e lo Esito invia per la redazione della Determina di rigetto. Se dalla verifica del RdC scaturisce un esito positivo il verbale e la check Richiesta di documentazione list passano al Revisore. integrativa Documentazione integrativa Integrazioni Assegnazione della pratica con esito positivo Assegnazione Assegnazione pratica al revisore al revisore Controllo documenti e Revisione dell'operato del responsabile del redazione check list Verifica documentazione per la concessione di SAL / Saldo (RR2) controllo Determinazione di rigetto ed eventuale avvio del procedimento di revoca del contributo e recupero somme erogate (provvedimento da inviare alla Corte dei Dopo le risultanze con esito positivo da parte del Responsabile Revisore, i Conti per la chiusura amministrativa) verbali compilati dal Responsabile Incaricato vengono validati dal Responsabile incaricato; tale validazione è attestata dalla Determinazione di Ufficializzazione degli esiti dell'istruttoria liquidazione (alla quale il verbale è allegato - facoltativo). Ricezione esito positivo e La validazione della check list avviene mediante apposizione del timbro e disposizione del relativo della firma del Responsabile Incaricato. pagamento (provvediemnto di liquidazione) Pag. 17 di 25
SAL e Saldo Finale Erogazione del sostegno a singoli beneficiari Misure previste dal Programma Operativo che danno luogo a Bando di attuazione/Avviso Pubblico Documento Legenda simboli Operazione Operazione articolato Procedura Informatica complessa Responsabile dei Attività Beneficiari Referente AdG Responsabile Incaricato Responsabile del Controllo Rsponsabile Revisore Referente AdC Specifica attività Flussi finanziari Ragioneria Centrale Assessorato Regionale dell'Agricoltura,dello Sviluppo Rurale e della Pesca Mediterranea Verifica contabile (RFF1) Controllo contabile e amministrativo- emissione mandato di pagamento e Ricezione esito notifica al beneficiario controllo Ragioneria ed emissione mandato di pagamento del SAL Ricezione esito controllo Cdc del Corte dei Conti per il decreto ed controllo di legittimità del emissione mandato decreto di chiusura e di pagamento del rendicontazione finale del SALDO saldo Comunicazione Comunicazione ed erogazione al beneficiario Inserimento atto nella procedura Caricamento dati sul SIPA informatica di monitoraggio Pag. 18 di 25
Variante Erogazione del sostegno a singoli beneficiari Misure previste dal Programma Operativo che danno luogo a Bando di attuazione/Avviso Pubblico Legenda simboli Operazione Operazione Document Procedura Informatica complessa o Organismo Responsabile dei Attività Beneficiari Referente AdG Responsabile Incaricato Altri Soggetti Responsabile del Controllo Revisore Referente AdC Specifica attività Pagatore Flussi finanziari Istanza Presentazione istanza di Variante Valutazione da parte del RdM della richiesta di variante e compilazione check list e verbale Valutazione della richiesta di variante Esisto positivo Esisto Ragioneria Centrale Assessorato negativo Regionale dell'Agricoltura,dello Sviluppo Rurale e della Pesca Istruttoria Tecnico-Amministrativa per la Decreto di Mediterranea concessione di Variante Proposta di approvazione rigetto variante (RI6) Richiesta integrazioni documentali Invio del decreto di approvazione Esito Istruttoria variante alla CdC per visto di legittimità Invio documentazione integrativa Richiesta integrazioni Acquisizione richiesta Nota rigetto variante Il Responsabile incaricato redige la determinazione di approvazione della Ricezione esito variante, alla quale il verbale è allegato. La Ufficializzazione degli esiti dell'istruttoria controllo CdC del validazione della check list avviene mediante decreto di apposizione del timbro e della firma del approvazione variante Responsabile incaricato. Comunicazione al beneficiario Comunicazione Inserimento atto nella procedura Determ. concessione variante informatica di monitoraggio Pag. 19 di 25
Proroga Erogazione del sostegno a singoli beneficiari Misure previste dal Programma Operativo che danno luogo a Bando di attuazione/Avviso Pubblico Document Procedura Informatica Legenda simboli Operazione Operazione Documento o complessa Organismo Responsabile dei Attività Beneficiari Referente AdG Responsabile Incaricato Responsabile del Controllo Revisore Referente AdC Specifica attività Pagatore Flussi finanziari Presentazione istanza di Proroga Istanza Valutazione della Verifica dell'ammissibilità dell'Istanza di Proroga Valutazione della richiesta di proroga richiesta di proroga (RI7) Esisto Esisto negativo positiv o Esito Istruttoria Proposta di Proposta di rigetto concessione proroga Nota rigetto proroga Determinazione Ufficializzazione degli esiti dell'istruttoria concessione proroga con Decreto Comunicazione al beneficiario Comunicazione al beneficiario Inserimento atto nella procedura Determ. concessione prorga informatica di monitoraggio Pag. 20 di 25
FONDO EUROPEO PER GLI AFFARI MARITTIMI E LA PESCA (FEAMP 2014-2020) SEZIONE DETTAGLIO ATTIVITA' DI CONTROLLO
DETTAGLIO ATTIVITA' DI CONTROLLO - Programmazione Codice controllo Descrizione controllo e documentazione di riferimento Riferimenti normativi Documenti Archiviazione documenti Rispondenza agli orientamenti strategici della Commissione Europea, al QSC, all'Accordo di Partenariato e alla normativa - Reg.(UE) n.1303/2013 - Reg.(UE) n.1380/2013 - Programma Operativo FEAMP comunitaria relativa alla Programmazione 2014 - 2020 AT1 Amministrazione Titolare - Reg.(UE) n.508/2014 Verifica che l'intero processo di Programmazione e il Programma Operativo FEAMP siano coerenti con quanto prestabilito dalla normativa comunitaria e in particolare dalla Parte II titolo III del Reg.n.1303/2013. Rispondenza alla normativa comunitaria relativa alla Programmazione 2014 - 2020 e ai principi generali dei sistemi di - Reg. (UE) n.1303/2013 -Documenti di nomina delle - Reg. (UE) n. 508/2014 Autorità/Organismi del Sistema di gestione e controllo - Reg. (UE) n. 1011/2014 Gestione e Controllo AT2 Amministrazione Titolare Verifica che il processo di designazione delle Autorità (AdG, AdC e AdA) e la definizione dell'organizzazione, delle procedure e degli strumenti operativi relativi alla loro attività sia coerente con le prescrizioni della normativa comunitaria e i principi generali del Sistema di Gestione e Controllo. Pagina 22 di 25
DETTAGLIO ATTIVITA' DI CONTROLLO - Selezione, approvazione e conformità delle operazioni Codice controllo Soggetti coinvolti Descrizione controllo e documentazione di riferimento Riferimenti normativi Documenti - Reg. (UE) n. 1303/2013, Art. 125, - Criteri di selezione delle operazioni Verifica di conformità ed approvazione dei criteri di selezione delle operazioni comma 3 lett. a; - Verbale della seduta del CdS da cui si evince CDS1 Comitato di Sorveglianza Verifica che i criteri di selezione delle operazioni definiti dall'Autorità di Gestione siano coerenti con il Programma Operativo e, ove - Reg. (UE) n. 508/2014, Art. 113; l'approvazione dei criteri di selezione (ammissibilità pertinente, con il Reg. (UE) n.1380/2013 in merito alla politica comune della pesca. - P.O. FEAMP 2014/2020 e priorità) - Reg. (UE) 508/2014 - Provvedimento di approvazione (D.D.G.) Verifica della conformità del Bando/Avviso pubblico alla normativa relativa alla Programmazione 2014 - 2020 - Manualistica redatta dall'AdG. Amministrazione titolare AT3 (Autorità di Gestione - Verifica che i contenuti del Bando o dell'Avviso pubblico siano coerenti con quanto prestabilito dalla normativa comunitaria e in Organismo Intermedio) particolare con quanto previsto dai Manuali predisposti dall'Autorità di Gestione (Disposizioni Procedurali ed Attuative di Misura). Verifica della possibilità di presentazione della domanda di sostegno - Manualistica redatta dall'AdG -Report/Relazione nel caso vengano apportate soluzioni correttive a causa di malfunzionamenti o anomalie. RI1 Responsabile Incaricato Verifica che dal primo giorno utile per la presentazione delle domande di sostegno fino all’ultimo giorno di apertura del bando, venga garantita la possibilità di adesione da parte del richiedente mediante l’accesso secondo le modalità predisposte nel bando stesso. Verifica della ricevibilità della domanda di sostegno - Bando/Avviso Pubblico; -Check list di ricevibilità - Manualistica redatta dall'AdG Verifica che: Responsabile Incaricato o RI2 - i tempi di presentazione della domanda siano coerenti con quelli riportati nel Bando/Avviso Pubblico; Commissione di valutazione - il modulo di domanda sia completo di tutti i dati e sottoscritto. Redige una check-list di ricevibilità al fine di evidenziare la completezza della documentazione presentata rispetto a quella richiesta attraverso il Bando/Avviso pubblico. Verifica dell'ammissibilità a finanziamento della domanda di sostegno - Bando/Avviso Pubblico; - Check list di ammissibilità; - Manualistica redatta dall'AdG - Relazione Istruttoria. - Verifica dei requisiti di ammissibilità e selezione così come previsti nella Manualistica redatta dall'Autorità di Gestione (Disposizioni Responsabile Incaricato o Procedurali, Attuative di Misura, ecc.). Il Responsabile incaricato verifica la coerenza dei requisiti posseduti/dichiarati dal richiedente RI3 Commissione di valutazione all'atto di presentazione della domanda, con quanto richiesto dal Bando/Avviso pubblico, al fine di redigere una graduatoria delle istanze; - Verifica della documentazione presentata in fase di integrazione. Verifica della richiesta di riesame del Punteggio/Posizione o esito istruttorio nella graduatoria - Bando/Avviso Pubblico; - Check list di ammissibilità; Responsabile Incaricato o - Manualistica redatta dall'AdG - Relazione Istruttoria della richiesta di riesame - Verifica della richiesta di riesame presentata dal beneficiario a seguito di esito istruttorio negativo comunicato attraverso la RI4 Commissione di valutazione graduatroria; la richiesta di riesame può riguardare anche il punteggio/posizione che scaturisce a seguito della fase istruttoria. Pagina 23 di 25
DETTAGLIO ATTIVITA' DI CONTROLLO - Circuito finanziario Codice controllo Descrizione controllo e documentazione di riferimento Riferimenti normativi Documenti Archiviazione documenti - Reg. (UE) n.1303/2013 Verifica della correttezza dell'importo ricevuto e della relativa contabilizzazione - Reg. (UE) n.1380/2013 ADG1 Autorità di Gestione - PO e relativo piano finanziario Verifica che la quota comunitaria e la quota nazionale siano conformi all'importo richiesto. Verifica della corretta contabilizzazione in bilancio con distinzione tra quota nazionale e quota comunitaria. - Reg. (UE) n.1303/2013 - check list e verbali controlli di I° livello Verifica della completezza e della correttezza delle spese dichiarate - Reg. (UE) n.1380/2013 - contratto d'appalto - Reg. (UE) n. 508/2014 - fatture o altro documento contabile avente forza ADG2 Autorità di Gestione Verificare che le spese inserite nella Dichiarazione di spesa si riferiscano a operazioni le cui check list e i relativi verbali a seguito probatoria equivalente dell'attività di controllo di I livello siano compilati in ogni loro parte e contengano informazioni coerenti tra di loro e con la - quietanza liberatoria documentazione prodotta dal beneficiario. - Reg. (UE) n.1303/2013 - check list e verbali controlli di I° livello Verifica della completezza e della correttezza delle spese dichiarate - Reg. (UE) n.1380/2013 - contratto d'appalto Referenti regionali - Reg. (UE) n. 508/2014 - fatture o altro documento contabile avente forza OI1 Verificare che le spese inserite nella Dichiarazione di spesa si riferiscano a operazioni le cui check list e i relativi verbali a seguito probatoria equivalente dell'AdG dell'attività di controllo di I livello siano compilati in ogni loro parte e contengano informazioni coerenti tra di loro e con la - quietanza liberatoria documentazione prodotta dal beneficiario. - Reg. (UE) n.1303/2013 - dichiarazioni di spesa RAdG Verifica della completezza e della correttezza delle "Dichiarazioni di spesa" - Reg. (UE) n.1380/2013 - dati risultanti dal sistema informatizzato - Reg. (UE) n. 508/2014 Verifica che le dichiarazioni di spesa del Referente Regionale dell'AdG siano conformi e coerenti con le informazioni risultanti dal Referenti regionali sistema informatizzato. In particolare, verifica che gli importi di spesa a livello di ciascuna operazione indicati nelle dichiarazioni di OI2 spesa siano coerenti con le seguenti informazioni registrate nel sistema informatizzato "Finanziamenti": dell'AdC -estremi dell'atto dell'RADG dell'approvazione della lista progetti contenente l'operazione in esame; -l'importo ammesso a contributo; -l'importo di spesa ammissibile risultante dal controllo di I livello; -contributo erogato. - Reg. (UE) n.1303/2013 - dichiarazioni di spesa OI - Reg. (UE) n.1380/2013 - dati risultanti dal sistema informatizzato Verifica della completezza e della correttezza delle certificazioni di spesa regionali - Reg. (UE) n. 508/2014 ADC1 Autorità di Certificazione Verifica che le certificazioni di spesa degli OI siano conformi e coerenti con le informazioni risultanti dal sistema informatizzato. In particolare, verifica che la validazione dei dati di spesa e che gli importi di spesa a livello di ciascuna operazione siano coerenti il totale dichiarato per priorità. - Reg. (UE) n.1303/2013 - dichiarazioni di spesa ADG - Reg. (UE) n.1380/2013 - dati risultanti dal sistema informatizzato Verifica della completezza e della correttezza delle Dichiarazioni di spesa - Reg. (UE) n. 508/2014 Verifica che le dichiarazioni di spesa dell'ADG siano conformi e coerenti con le informazioni risultanti dal sistema informatizzato. In particolare, verifica che gli importi di spesa a livello di ciascuna operazione indicati nelle dichiarazioni di spesa siano coerenti con le ADC2 Autorità di Certificazione seguenti informazioni registrate nel sistema informatizzato "Finanziamenti": -estremi dell'atto dell'ADG dell'approvazione della lista progetti contenente l'operazione in esame; -l'importo ammesso a contributo; -l'importo di spesa ammissibile risultante dal controllo di I livello; -contributo erogato. Pagina 24 di 25
DETTAGLIO ATTIVITA' DI CONTROLLO - Pagamenti (Liquidazione anticipo, SAL e saldo finale) Codice controllo Soggetti coinvolti Descrizione controllo e documentazione di riferimento Riferimenti normativi Documenti/Output di controllo Verifica dell'ammissibilità dell'Istanza di Anticipazione - Bando/Avviso Pubblico; -Check list per la concessione dell'anticpo - Manualistica redatta dall'AdG - Verifica dei requisiti per la concessione dell'Anticipo (Disposizioni Procedurali e Attuative di Misura). Il Responsabile incaricato RI5 Responsabile di Misura verifica la coerenza dei requisiti posseduti/dichiarati dal richiedente all'atto di presentazione della domanda di anticipo, la sussistenza e correttezza della polizza fidejussoria rispetto a quanto stabilito dalla normativa di riferimento, con la check-list prevista; la validazione della check list avviene mediante apposizione del timbro e della firma del Responsabile incaricato. Verifica documentazione per la concessione dell'Anticipo - Manualistica redatta dall'AdG -Check list validata dal revisore per la concessione dell'anticpo Tra i controlli effettuati dal revisore vi è la verifica della sussistenza e della correttezza della polizza fidejussoria rispetto a quanto stabilito dalla normativa di riferimento. RR1 Responsabile Revisore - Esito negativo del revisore: il revisore ha rilevato errori/anomalie nell'operato del Responsabile Incaricato; la check list viene restituita al Responsabile Incaricato per una nuova valutazione. - Esito positivo del revisore: il revisore conferma l'operato del Responsabile Incaricato; la check list viene validata e trasmessa al Responsabile Incaricato. Istruttoria Tecnico-Amministrativa per la concessione del SAL / Saldo - Reg. (UE) n. 1303/2013 Art. 125; -Relazione Istruttoria - Manualistica redatta dall'AdG Il Responsabile del controllo effettua le verifiche tecnico-amministrative, in particolare, verifica che la richiesta di SAL/Saldo finale Responsabile controllo - RC1 sia stata effettuata secondo quanto previsto nella normativa di riferimento, controlla tutti gli elaborati tecnico-progettuali presentati, Responsabile di Misura la documentazione probante le spese sostenute, la regolarità contributiva della ditta, il rispetto della normativa antimafia (se prevista), la presenza delle autorizzazioni necessarie etc. come specificato nella check-list. Controllo in loco per la concessione di SAL / Saldo - Reg. (UE) n. 1303/2013 Art. 125; -Check list e verbale - Manualistica redatta dall'AdG Il controllo in loco ha per oggetto: l'accertamento della effettiva esecuzione delle spese dichiarate dai beneficiari e della effettiva Responsabile controllo - fornitura dei prodotti e i servizi cofinanziati, eccezion fatta per la fornitura di quei beni e servizi di cui non è oggettivamente RC2 Responsabile di Misura possibile il riscontro. Si provvederà eventualmente alla ricognizione della documentazione tecnica e amministrativa/fiscale integrativa presentata al momento del controllo in loco. Valutazione degli esiti del controllo (amministrativo e/o in loco) per la concessione di SAL / Saldo - Manualistica redatta dall'AdG -Check list e verbale L’esito di un controllo può evidenziare tre tipologie di risultato: positivo, negativo e parzialmente positivo (che prevede la richiesta Responsabile controllo - di integrazione documentale). RC3 Responsabile di Misura Qualora si riscontrino irregolarità si rende necessario un approfondimento del controllo ed un’analisi delle cause: si deve verificare se le irregolarità dipendano da errori involontari o se siano intervenuti comportamenti illeciti e, quindi, si possa configurare un tentativo di frode. Verifica documentazione per la concessione di SAL / Saldo - Manualistica redatta dall'AdG -Check list e verbale Il controllo prevede la verifica della completezza della documentazione e della congruità della domanda di SAL / Saldo con RR2 Responsabile Revisore l'avanzamento fisico e con quanto previsto dalla normativa di riferimento. In particolare si procede alle verifiche a partire dagli step di controllo precedenti. Se le verifiche hanno esito positivo vengono trasmesse al Responsabile Incaricato per la Determinazione di liquidazione del SAL / Saldo. Istruttoria Tecnico-Amministrativa per la concessione di Variante - Manualistica redatta dall'AdG -Relazione Istruttoria Il Responsabile incaricato effettua le verifiche tecnico-amministrative, in particolare, verifica che la richiesta di Variante sia stata Responsabile di Misura - effettuata secondo quanto previsto nella normativa di riferimento, controlla tutti gli elaborati tecnico-progettuali presentati, etc. RI6 Comitato di selezione come specificato nella check-list. L’istruttoria per la concessione di varianti in corso d’opera tiene conto dei limiti e dei vincoli di conformità della Variante stessa. Il Responsabile incaricato può avvalersi della collaborazione della Commissione di valutazione/selezione. Verifica dell'ammissibilità dell'Istanza di Proroga - Manualistica redatta dall'AdG -Relazione Istruttoria RI7 Responsabile di Misura Accertamento e verifica delle condizioni dichiarate dal soggetto beneficiario al fine di concedere o meno la proroga per la ultimazione dell’operazione. Il Responsabile Incaricato procede alla verifica del nuovo cronogramma degli interventi (ove previsto) nonché della relazione tecnica sullo stato di realizzazione dell’iniziativa. Verifica contabile RFF1 Responsabile Revisore Il Responsabile dei flussi finanziari verifica la correttezza e la validità degli step di valutazione precedenti (verbali, check list etc) e - Manualistica redatta dall'AdG -Report di validazione del mandato di pagamento verifica la disponibilità di risorse finanziarie per dar seguito al mandato di pagamento. Verifica contabile RFF2 Responsabile Revisore - Il Responsabile dei flussi finanziari verifica la correttezza e la validità degli step di valutazione precedenti (verbali, check list etc) - Manualistica redatta dall'AdG -Report di validazione del mandato di pagamento e verifica la disponibilità di risorse finanziarie per dar seguito al mandato di pagamento. Pagina 25 di 25
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