Strumenti applicativi nell'analisi di "processo" del laboratorio di analisi cliniche
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Strumenti applicativi nell'analisi di "processo" del
laboratorio di analisi cliniche
M. PESCA, M. CAPPELLINI, L. BERTORELLI
Bayer S.p.A , Divisione Diagnostici, Milano
STRUMENTI APPLICATIVI NELL'ANALISI DI Un buon punto di partenza è quello di conoscere nel
"PROCESSO" DEL LABORATORIO DI ANALISI dettaglio il processo (2) del Laboratorio oggetto della rior-
CLINICHE ganizzazione che, inizialmente definito da macro-fasi,
deve essere valutato appieno in ogni suo aspetto , consi-
Oggigiorno attorno al mondo della Sanità gravitano
derando le caratteristiche operative di ogni attività, i costi
temi sempre più ricorrenti, quali l'automazione, l'organiz-
reali , le criticità e le aree di miglioramento.
zazione territoriale, la terziarizzazione dei servizi, le forni-
Il primo passaggio è una descrizione macro del proces-
ture omnicomprensive, la collaborazione tra pubblico e
so e dei sottoprocessi che lo compongono (Fig.1) a cui fa
privato. Nel dinamico scenario di cambiamento in cui ope-
seguito una descrizione nel dettaglio delle attività coinvol-
ra la medicina non poteva non essere coinvolto anche il
te in ogni sottoprocesso. Nell'esempio riportato è stato de-
Laboratorio di Analisi Cliniche che sta subendo un profon-
scritto il sottoprocesso relativo alla fase del prelievo (Fig.
do cambiamento a fronte di esigenze sempre più sfidanti 2) .
come la certificazione, la riduzione del livello di rimborso, A seguito di questa indagine qualitativa, utilizzando i
la riduzione del budget disponibile, l'aumento della con- dati quantitativi di ingresso e in uscita ("inputloutput"), i
correnza e non da ultimo le aumentate aspettative da par- costi unitari di struttura e dei mezzi utilizzati per ogni tipo-
te del "cliente". In un tale contesto la riorganizzazione del logia di attività, si è in grado di identificare i costi delle sin-
laboratorio di analisi è un approccio basilare nell'adeguare gole prestazioni. Le Tabelle 1-3 rappresentano la
i "processi produttivi" alle nuove esigenze. metodologia applicata per arrivare ad identificare il costo
Ma come effettuare delle scelte organizzative per il pro- di una singola prestazione di prelievo. Esse sono state
prio laboratorio? In una concezione olistica del processo estrapolate da un caso reale di studio effettuato nel 1998
che considera la qualità globale, valuta i costi operativi e in una struttura dipartimentale del centro Italia. Il costo to-
mira alla soddisfazione del cliente interno ed esterno (1), tale giornaliero di ogni unità lavorativa è stato ricavato
non si possono trascurare quelle attività che si trovano a moltiplicando la percentuale di impegno della risorsa nell'-
monte e a valle della fase analitica. attività per il numero di ore lavorative giornaliere e per il
La tesi di fondo che si propone è legata al fatto che il costo orario; il costo totale annuo è stato calcolato molti-
percorso di riorganizzazione deve innanzitutto tenere in plicando il costo giornaliero per i giorni dell'anno (si è uti-
considerazione l'analisi prima di pianificare e la simulazio- lizzato volutamente 365 giorni lavorativi in quanto la quota
ne prima di prendere decisioni. Sicuramente l'analisi dei che ne risulta è comprensiva di tredicesima e quattordice-
flussi di lavoro, l'utilizzo di simulatori di processo e l'infor- sima, indennità, quote extra) (Tab. 1). Il costo del prelievo
matizzazione sono validi strumenti di aiuto per compiere si è ottenuto dividendo il costo del sotto processo (somma
delle scelte personalizzate e per migliorare l'efficienza del dei costi totali annui del personale e dei materiali di con-
laboratorio. sumo) per il numero dei prelievi effettuati nel corso del-
ACCETTAZIONE
UTENTI
INTERNI
RICHIESTA
ACCETTAZIONE
UTENTI
E)
RELIEVO L_AC_
C_ET_T_AZ_I_ON-./E
CAMPIONI
fASE
PRE
ANALITICA
fASE
ANALITICA
fASE
POST
ANALITICA
ES TERNI
Figura 1
11 "processo" del Laboratorio di Analisi Cliniche e i relativi sottoprocessi
Ll GAND ASSAY VOL. 5 NU MERO 4 ANNO 2000
IPRELIEVO
Descrizione flussi principali
IN.E1lJ' OUTPUT
~ O
Stampa delle Preparazione Prelievo Suddivisione per Consegna al
ACCETIATO PER
'EFFETTUAZIONE r- etichette - delle provette _ f-tipologia di esame.... settore - ANALIZZARE
DELLE ANALISI e trasporto ai pre-analitico I ai
laboratori settori anali tici
Ruoli Amministrativo Amministrativo Medico Tecnico Ausiliare
Infenniere Infenniere Biologo Autista Tecnico
Infenniere Infenniere
Strumenti Stampante Manualmente Provetta Furgone Manualmente
bar-code sottovuoto I Posta pneumatica
provetta Manualmente
tradizionale
Siringa
Sottoprocessi/Macroatti Accettazione
vità collef
ne, dei tempi di arrivo delle provette. Infatti, questi fattori hanno alla base un software (uno dei più comuni è Wit-
influenzano in modo considerevole gli obiettivi del Turn ness (4)), che è in grado di elaborare i dati raccolti presso
Around Time (TAT), di produttività, dei tempi di risposta e il laboratorio. Dai dati specifici del Laboratorio il program-
quindi il servizio che si vuole dare al cliente. ma di simulazione può formulare diversi scenari dando in-
Oggigiorno ci si può avvalere di metodologie di simula- dicazione per ognuno dei valori di TAT, produttività,
zione che dai dati specifici del laboratorio sono in grado di capacità e percentuale di utilizzo degli strumenti, test ese-
predire, in modo realistico, il nuovo assetto organizzativo guiti e non eseguiti nella frazione di tempo considerata.
secondo la specifica configurazione strumentale prescel- Nella Figura 3 viene schematizzato un possibile scena-
ta. Questi mezzi, già ampiamente utilizzati nelle industrie, rio di simulazione, tra i diversi possibili , ottenuto con il pro-
Figura 3
Scenario del programma di simulazione formulato sulla base dei dati specifici del laboratorio ed in funzione della frazione di tem-
po considerato
" Mtitllm+!dtHii·
Equipment Number
NsfY)(J In
LabColl
L.oad8r/Urloadet~
,AJ.quo11.r ~
1 LoaderUn'oade,_1 L.bCell Layovr
NMA'lIl :1 ADYIA1 65/J_'
3 AOVlA1G50_2
NMA'600 ~ .4 AO\llACentaur_'
ACMACENTAUI! ~
ATtAS ~
RatkSOI1tt' ~
ImmUfll)ol ~
C.ntl1fuq. ~
SIa ~
Track Only ~
Figura 4
Configurazione del programma di simulazione per la scelta del "layout"
lIGAND ASSAY VOl. 5 NUMERO 4 ANNO 2000
..Ji[,x
"Rouo
= ...=.
Ch,"em.-..;
p~'iii~",m·__· S
' TAT RouIlne
ContJ1fugo
11------------------
La simulazione è in grado inoltre di sperimentare come chivio in linea dei risultati analitici.
viene rallentata la routine in caso di rottura di uno stru- Ma l'informatica può dare di più; infatti può permettere
mento e qual è il tempo di esecuzione dei test sullo stru- di formare i collegamenti tra diversi laboratori nei quali si
mento di "back-up". Non da ultimo va considerato che con sfruttano competenze diverse e specialistiche con lo svi-
un programma di simulazione, in base alle previsioni di luppo di sinergie per la razionalizzazione dei test e la qua-
crescita futura del laboratorio, è possibile effettuare delle
lità dei risultati analitici.
pianificazioni a lungo termine consentendo di evitare scel-
In conclusione, prima di effettuare qualsiasi cambia-
te impegnative e durature che nel corso degli anni si pos-
mento è necessario quindi identificare i bisogni reali del
sono rivelare inadeguate.
Accanto all'analisi dei flussi di lavoro e alla simulazio- Laboratorio, valutare dove l'informatica può arrivare a col-
ne, non va dimenticata l'informatica come strumento fon- mare le inefficienze, effettuare delle scelte di automazione
damentale per migliorare l'efficienza del lavoro. Non solo mirate, presidiare gli aspetti gestionali ed i costi , misurare
un buon sistema informatico è indispensabile per la ge- la qualità del servizio confrontandosi anche con altre real-
stione della normale routine di laboratorio ma, qualsiasi tà.
miglioria apportata al laboratorio, rischia di non avere ef-
fetto o di avere un effetto indesiderato senza una adegua- BIBLIOGRAFIA
ta informatizzazione.
1. Medaglini S. Un percorso di qualità nell' ospedale. Teme
Un buon sistema informatico deve poter condurre le
accettazioni degli utenti interni ed esterni in modo auto- 2000; 9:9-11
matico ed essere in grado di produrre le etichette a codice 2. Dossi A. Il Benchmarking dei processi arruninistrativi:
a barre per ogni posto di lavoro e per ogni tipo di provetta. contenuti di attività e questioni di metodo. In: Il
Gli esami richiesti devono essere smistati in tempo reale
benckmarking dei processi amministrativi . Igea Editore,
sui rispettivi posti di lavoro di esecuzione secondo la para-
Milano 1999; 63-125.
metrizzazione degli analizzatori. Il sistema informatico
deve inoltre garantire la possibilità di convalidare i risultati 3. Salemi A., Zoni R. Il controllo di gestione nel
con segnalazione di eventuali dati fuori dai limiti preimpo- Laboratorio di Analisi . Caleidoscopio Italiano 1997; 109
stati e di delta check (correlazione con i risultati preceden-
ti) e refertare con criteri personalizzati per ciascun 4. Truchaud A., Le Neel T., Brochard H., et al. New
richiedente (reparti , ambulatori, ecc.). Deve dare la possi- tools for laboratory design and management. Clin Chem
bilità di gestire i dati del controllo di qualità e di tenere l'ar- 1997, 43 :1709-15
Per corrispondenza:
Dott.ssa Michela Pesca
Bayer Spa - Divisione Diagnostici
Via Grosio 10/4
20151 Milano MI
Tel.: 02-39783501
e-mail: michela.pesca.mp@bayer-ag.de
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