RPA4FINANCE OPPORTUNITÀ DI AUTOMAZIONE TRAMITE ROBOTIC PROCESS AUTOMATION PER LA FUNZIONE AMMINISTRAZIONE FINANZA E CONTROLLO - PWC
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www.pwc.com/digital RPA4Finance Opportunità di automazione tramite Robotic Process Automation per la funzione Amministrazione Finanza e Controllo
Le opportunità offerte dall’automazione: di cosa stiamo parlando
L’automazione all’interno delle organizzazioni prevede
l’introduzione di tecnologie emergenti come la Robotic Process
Automation (RPA), l’Artificial Intelligence (AI) e il Machine
Learning. Grazie all’applicazione di queste tecnologie i risultati
del tradizionale ridisegno di processi in ottica di ottimizzazione ed
efficientamento sono enfatizzati producendo ancora più vantaggi
tangibili nel medio-breve periodo.
L’applicazione di queste tecnologie dimostrano una maggiore
rapidità di implementazione all’interno delle organizzazioni rispetto
al passato, apportando una serie di benefici:
• liberano i dipendenti da attività ripetitive e a basso valore
aggiunto, spesso demotivanti, a vantaggio di attività più di
concetto, di analisi e controllo, ossia a maggior valore aggiunto;
• riducono i tempi (anche fino al 90%) e i costi di esecuzione
dei processi, accelerando i tempi di risposta alle esigenze
informative del management e del mercato;
• potenziano l’efficienza operativa in generale attraverso processi
più lineari e supportati dall’automazione;
• rafforzano la governance & compliance in termini di controlli
interni sui processi e sui risultati, permettendo un elevato grado
di auditabilità a beneficio della gestione del rischio.
Fino al 30% di costo
30% 65%
Fino al 65% di costo
in meno rispetto alle in meno delle < 14 mesi
risorse offshore risorse onshore
Tempo medio
atteso per il ritorno
dell’investimento
tipicamente contenuto
Indice di errore Le attività possono
0,05% tipico minore
dello 0,05% 45% essere automatizzate
fino al 45%Le tecnologie a supporto dell’automazione
La crescente sofisticazione delle tecnologie di automazione mette a disposizione delle aziende strumenti per
l’efficientamento della propria funzione AFC, che si aggiungono ad altre soluzioni più mature, sfruttandone
le potenzialità.
Principali caratteristiche dei Robotic Process Automation:
processi ad alto potenziale di Applicazioni a supporto della digitalizzazione e
automazione: automazione di un processo
• Rule driven
• Input digitali (o digitalizzabili) L’RPA:
• Attività manuali ripetitive
• Alti volumi • può essere definita come un software che replica
• Molteplicità di sistemi le azioni altrimenti svolte da un operatore umano
• può essere implementata velocemente ed
efficientemente senza alterare l’infrastruttura e i
sistemi esistenti
Intelligenza Artificiale
Livello di sofisticazione
• è focalizzata nello svolgere attività manuali
ripetitive e time consuming
delle applicazioni
Robotic Process Automation • può ridurre gli errori di processo, e
conseguentemente, i costi che ne derivano per la
Business Process Management risoluzione
Dematerializzazione
I principali vantaggi derivanti dall’implementazione di tecnologie RPA
Riduzione dei costi Conformità e Qualità
RPA riduce i costi operativi e RPA riduce gli errori umani e
fornisce un rapido ritorno sugli aumenta il livello di precisione.
investimenti. Inoltre permette di tracciare
in modo puntuale tutte le
attività, facilitando l’audit e la
Riduzione conformità alle normative.
dei costi
Gestione dei talenti Gestione Conformità “Business Case”
dei talenti e Qualità
I percorsi di crescita delle Con approcci di valutazione
competenze potranno rapida si possono sviluppare
spostarsi verso l’innovazione, «Business Case» efficaci per
la strategia e le altre attività I benefici modulare gli investimenti e la
di sviluppo del business. Flessibilità “Business roadmap di trasformazione.
dell’RPA Case”
Flessibilità 24 x 7 x 365
Soddisfazione 24 x 7 x 365
Una forza lavoro virtuale in dei clienti e I robots “non dormono mai”
grado di soddisfare le crescenti dei dipendenti e molti dei processi digitali
necessità con velocità, agilità “Time To attualmente esistenti possono
e il mantenimento di alti Market” essere orchestrati per operare
standard di qualità. in modo autonomo 24x7.
Soddisfazione dei
clienti e dei dipendenti “Time To Market”
Aumento della soddisfazione dei dipendenti RPA permette di non
attraverso la focalizzazione sulle attività dover eseguire processi di
di maggior valore. Parallelamente integrazione tradizionali,
percepimento da parte dei clienti della evitando gli sforzi tipici dei
disponibilità di servizi più avanzati. progetti di sviluppo.I percorsi tipici della funzione Finance e le opportunità che si presentano
La funzione AFC di norma è chiamata ad affrontare:
• processi ricorrenti ad elevati volumi svolti in maniera continuativa (es. controlli e contabilizzazione delle fatture)
• processi di Closing contabili e gestionali (es. Reporting) tipicamente schedulati in un breve periodo temporale, con
concentrazione delle attività e impegno del personale che creano picchi lavorativi.
Risorse umane Robotica
In passato L’opportunità di oggi
• Ricorso a soluzioni di «business services» andando a • Inversione di tendenza mediante le soluzioni
fare efficienza mediante centralizzazione delle proprie di automazione: si riportano in casa i processi
attività, fino ad una esternalizzazione in strutture di riprendendone il controllo diretto, tagliando i
outsourcing (Shared Service Centers), mantenendo un costi di outsourcing.
controllo formale tramite SLA, perdendone tuttavia il • Organizzazioni con un proprio SSC, grazie
controllo di sostanza. all’RPA4Finance, incrementano le capacità della
• Le realtà che non hanno intrapreso un percorso di propria struttura, aumentandone la produttività, a
efficientamento (per esempio per gli elevati costi e vantaggio delle tempistiche e dei servizi che il SSC può
impegni progettuali), ad oggi presentano una funzione Controlli ulteriormente fornire, avendo liberato tempo e
Finance molto tradizionale, appesantita dai costi di capacità operativa.
funzionamento elevati rispetto ad altre realtà. • Per chi opera con modelli decentrati o che sta vivendo
una repentina crescita, grazie all’RPA può introdurre
maggiore efficienza, oppure cogliere l’opportunità
per creare una struttura centrale supportata
dall’automazione.
Una matrice esemplificativa di appetibilità del RPA4Finance
A mero titolo esemplificativo viene riportato uno schema illustrativo che rappresenta il potenziale di automazione per
alcuni casi tipicamente in area AFC. Di norma viene data specifica evidenza alle attività di closing, avendo queste una
spiccata criticità, collocandosi in momenti di picco, pur senza assorbire - su base annua - elevati FTE.
Tasso di criticità dell’attività Un programma di RPA4Finance può
Alta Media Bassa
(per strategicità o picchi) andare a soddisfare le esigenze
Alta
Controlli
Estrazione
OdA-Ft
• di puro business case
per revisori,
AdE, GdF fornitori (valutazioni di economicità
Contab.zione
Anagrafica fatture e ritorno dell’investimento
Clienti / fornitori nel breve) mediante
Fornitori Note Riconciliazioni
implementazione dei casi ad
Potenziale automazione
Spese Monthly mensili
Managerial elevato tasso di tempo impiegato
reporting
• puramente operative e di
Tesoreria:
Forecasting pagamenti attenzione verso il personale,
andando a semplificarne la
Closing vita durante i picchi ricorrenti,
mensili
Budgeting come il closing infrannuale,
alleggerendo la struttura da
tensioni concentrate in specifici
Bilancio periodi.
Annuale
Fatturazione
a clienti
La priorità di attuazione viene
Bassa
definita e concordata sulla base delle
Limitato Tempo impiegato Elevato esigenze e delle politiche
(annualmente)
della società.Due esemplificazioni d’uso di RPA su processi Finance
Accesso Consultazione/ Verifica Contabilizzazione
ai sistemi Estrazione dati Entrate Merci
Controllo Fatture con Ordine di Acquisto
Oggi
Accesso ad ERP, Per ogni fattura / riga Viene verificato a video Contabilizzazione
email, MS Office di fattura richiama su che vi sia coincidenza della fattura libera al
ERP l’OdA e consulta fra quantità e valore pagamento o bloccata al
documentazione fattura e pagamento in funzione
MS Office Entrata Merce degli esiti della verifica
RPA accede con RPA legge le RPA effettua le La fattura viene
propria utenza a tutti informazioni delle verifiche e crea un log contabilizzata libera /
Domani
i sistemi fatture1 e di MS Office dei risultati bloccata al pagamento in
e richiama su ERP funzione degli esiti della
gli OdA verifica. RPA può dare avvio
al percorso di risoluzione
che andrà a coinvolgere
degli utenti
1 Potrebbe essere necessaria l’adozione di strumenti aggiuntivi di lettura e normalizzazione dei dati (cosiddetti tool di Smart Document Capturing)
Accesso Raccolta dati Lavorazione dati Analisi,
ai sistemi spiegazioni, ppt
Accesso ad ERP, web, L’utente effettua una Tutte le informazioni L’utente analizza gli
Oggi
MS Office serie di estrazioni da vengono riportate su un scostamenti e ne ricerca
ERP, fogli MS Excel e file MS Excel, sul quale le motivazioni, anche
siti web sono svolte operazioni mediante confronti.
ripetitive come copia- Formalizza una
Reporting direzionale
incolla; aggrega; presentazione
formule; pivot, ecc.
L’utente analizza gli
scostamenti e ne ricerca
le motivazioni, anche
RPA accede con RPA recupera tutte RPA effettua tutte le mediante confronti.
propria utenza a tutti le informazioni operazioni sui dati a Formalizza una
i sistemi consultando le velocità «macchina» presentazione
Domani
varie fonti rendendo il risultato
pronto e fruibile all’utente RPA può in parte
supportare anche l’analisi
mediante algoritmi.
Sulla base delle risultanze
dell’utente, confeziona
una presentazione
standardDalla strategia all’esecuzione in poche settimane: l’approccio PwC
3 mesi
imane *
6-8 sett
imane
2-4 sett
imane
1-3 sett
Centre of Excellence
RPA Acceleration Setup organizzativo e
Implement di Governance del CoE
Proof of Value Configurazione
e go-live
Strategic scoping Configurazione di un
prototipo tangibile Progettazione delle
Modello di valutazione
competenze e della
dell’appetibilità Implementazione di un struttura organizzativa
e Workshop programma di robotica
Percorso di accelerazione del centro di competenza,
e rilascio della virtual affinché il cliente sia reso
nell’adozione della RPA workforce nell’ambiente
Sviluppo di un modello per lo sviluppo di una autonomo nella gestione
di produzione con un e nell’evoluzione dell’RPA
di (auto)valutazione rapida soluzione in test modello di Agile Delivery
dell’appetibilità dei (prototipo) su un caso nel proprio interno.
processi AFC aziendali. concreto e reale scelto
Sulla base dei risultati fra quelli discussi nel
vengono scelti i casi più Workshop.
rappresentativi e portati Alla luce dei risultati
in un workshop, realizzato viene affinato il business
con l’approccio Design case. L’architettura
Thinking: un processo obiettivo viene disegnata
di innovazione, centrato di comune accordo con la
sulle persone, sullo Direzione IT.
sviluppo e condivisione
delle soluzioni durante
l’incontro e l’elaborazione
di un primo business case
di alto livello.
* La durata è espressa come media per singolo
caso (es. sotto-processo) da sottoporre a RPAPwC come partner ideale per essere accompagnati nel programma RPA
A livello globale, il team di PwC specializzato su Robotic Process Automation è costituito da più di 800 consulenti ed offre
un’ampia gamma di servizi: dalla definizione della strategia sino all’implementazione della tecnologia, alla fase di test e al
trasferimento delle competenze RPA nell’ambiente di produzione del cliente.
Siamo agnostici rispetto ai vendor ma skillati sulle tecnologie, e questo ci pone in una posizione indipendente a favore del
cliente.
Germania Polonia
UK
USA Spagna
Giappone
Italia
Singapore
India
(Bangalore)
Australia
Funzioni aziendali in cui PwC
PwC e l’RPA nel mondo e in Italia ha esperienza di RPA
Amministrazione
Finanza e Controllo Call centre
Risorse RPA a livello globale – 800+
Operations Strategia
Team locali – unità PwC locali
presenti nei vari paesi del network Risorse Umane Area tributaria/diritti
Team di settore – team con IT
competenze settoriali specifiche
specializzati nell’offrire una
determinata offerta di servizi Le collaborazioni RPA
Team CoE – team multisettoriali
Accordi globali con centinaia di professionisti
specializzati nell’offrire le migliori
competenze relativamente
formati e accordi italiani con i principali
all’implementazione di tecnologie di provider di settore:
RPA, alla gestione dei rapporti con i
SW vendor, all’utilizzo dei framework
PwC, ecc. Automation PEGASystems
Anywhere
Team implementatori – risorse PwC
specializzate nell’implementazione Blue Prism WorkFusion
delle tecnologie di RPA presso il
cliente NICE Ui Pathwww.pwc.com/it Contatti Gianluca Sacchi Massimo Pellegrino Partner | Finance Leader Partner | Digital Strategy +39 348 2504046 +39 345 2448062 +39 02 66720556 +39 02 66720610 gianluca.sacchi@pwc.com massimo.pellegrino@pwc.com Andreas Kammer Giovanni Vanini Director | RPA4Finance Driver Director | Digital Strategy +39 348 1563128 +39 345 1080800 andreas.federico.kammer@pwc.com giovanni.vanini@pwc.com © 2018 PricewaterhouseCoopers Advisory SpA. All rights reserved. PwC refers to PricewaterhouseCoopers Advisory SpA and may sometimes refer to the PwC network. Each member firm is a separate legal entity. Please see www.pwc.com/structure for further details. This content is for general information purposes only, and should not be used as a substitute for consultation with professional advisors.
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