ARIES ARCHITETTURA PER L'IMPLEMENTAZIONE RAPIDA DEI SISTEMI AZIENDALI - PRESENTAZIONE DELLA METODOLOGIA ARIES
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ARIES
Architettura p e r l ’ i m p l e m e n ta z i o n e r a p i d a d e i s i s t e m i a z i e n d a l i
Presentazione della metodologia ARIES
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ARIES è una metodologia che consente di implementare
rapidamente complessi sistemi software su vasta scala,
compresi i sistemi multi-struttura, regionali e nazionali.
Molti progetti informatici su vasta scala non sono efficaci
per un motivo molto semplice: richiedono troppo tempo.
Rimangono invischiati in una serie di processi complessi ed
eccessivamente burocratici, causando così un incremento
dei costi e la perdita di fiducia da parte dei clienti. Ne risulta
che spesso solo una parte del sistema viene implementata
efficacemente e tuttavia con dei limiti che impediscono
l’accesso ai benefici desiderati.
Inoltre, accade spesso che la metodologia e la tempistica
siano troppo rigide e ciò costituisce un’altra causa comune
per la mancata implementazione efficace. Secondo il
manuale Managing Projects Large and Small della Harvard
Business School:
“Le metodologie convenzionali per il project management
sono efficaci quando esistono buone possibilità
che il progetto si svolgerà come previsto in fase di
pianificazione... quando emerge un numero limitato di
imprevisti... Il 50% [dei grandi progetti informatici] è
destinato ad essere un vero e proprio insuccesso.”
I progetti informatici complessi raramente si svolgono
secondo le previsioni originarie. Accade spesso che
l’eccessiva formalità dei processi e tempistiche rigide
ostacolino il rispetto delle scadenze, fatto salvo il caso
in cui i tempi previsti siano esageratamente (e
inaccettabilmente) lunghi.
Molte metodologie di implementazione (specialmente quelle utilizzate da
aziende di consulenza ed integrazione di sistemi) vengono progettate per
implementare applicazioni create su misura per il cliente o prodotti che non
possono essere facilmente adattati al cliente stesso. Le soluzioni create su
misura per il cliente possono richiedere molto tempo, sia per il personale del
cliente stesso che per il fornitore del software, e spesso non forniscono una
funzionalità adeguata. Quando si trova a dover implementare prodotti non
flessibili, il cliente deve adattarsi al prodotto stesso, in quella che viene spessa
chiamata “implementazione delle buone pratiche”. Questo approccio richiede
anche un intenso lavoro da parte del personale del cliente e potrebbe comunque
non produrre i risultati desiderati.
ARIES si basa su una diversa premessa: il modo migliore (e in molti casi l’unico)
per risolvere questi complessi problemi informatici è l’utilizzo di software
sofisticati in grado di adattarsi alle richieste specifiche del cliente. Questi
prodotti sono un prerequisito per l’utilizzo di ARIES.
ARIES può essere utilizzato in combinazione con la maggior parte dei modelli
standard per il project management, come PMI e PRINCE2, e con strumenti
quali i diagrammi di Pert e Gantt. Tuttavia non è efficace con metodologie
derivate da, o principalmente destinate a, produzione, controllo di processi o
processi evidence-based. Di solito, tali metodologie non sono sufficientemente
agili per l’implementazione di software complessi.
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I PRINCIPI DI ARIES
n dattabilità. Sebbene sia normale voler modificare alcuni processi
A
del cliente durante l’implementazione di un nuovo prodotto, è bene
che ciò accada prima o dopo l’implementazione e non durante tale
processo. ARIES si distingue per essere un prodotto in grado di adattarsi
rapidamente al modo in cui il cliente opera, invece di costringere il cliente
a cambiare. Di conseguenza, tale adattabilità consentirà al sistema di
crescere ed evolversi insieme al cliente.
n artecipazione esecutiva del cliente. Per definizione, l’enterprise system
P
avrà un forte impatto sull’azienda, perciò la partecipazione esecutiva del
cliente è decisiva per l’efficacia del sistema.
n eedback tempestivo da parte del cliente e processi iterativi. La
F
“strategia a cascata”, che prevede il completamento di ciascuna fase
del progetto prima del passaggio a quella successiva, non è un modello
efficace per una rapida implementazione. La strategia iterativa aumenta
notevolmente l’efficacia del progetto in quanto in questo caso il cliente
fornisce il proprio feedback in modo tempestivo e costante non appena
viene perfezionata la configurazione del sistema, consentendo anche il
perseguimento di più pietre miliari contemporaneamente.
n dozione rapida. ARIES si impegna a consegnare velocemente agli utenti
A
un sistema completamente funzionante per poi effettuare periodicamente
le modifiche necessarie nei 90 giorni successivi in base al feedback degli
utenti. Troppi progetti restano intrappolati in circoli viziosi dove gli utenti
avanzano richieste prima di avere un’esperienza diretta con il prodotto.
n alidazione da parte del cliente, non collaudo. Al momento
V
dell’installazione del prodotto, non è necessario alcun collaudo. Tuttavia
è necessario che il cliente provveda alla revisione e alla validazione di
configurazione, workflow, integrazione e migrazione dei dati, nonché
di qualunque report specifico per accertarsi che questi riflettano le
sue effettive necessità. A questa validazione farà seguito una serie di
certificazioni di attivazione.
n ttivazioni simultanee. Di solito, il metodo migliore è la “strategia
A
simultanea”, dove il sistema completo viene attivato contemporaneamente
per l’intera struttura (o comunque entro poche settimane). In questo
modo si evita di immettere due volte gli stessi dati sia nel vecchio che nel
nuovo sistema; inoltre, i sistemi iwmplementati solo parzialmente spesso
forniscono funzionalità non sufficienti a garantire un’operatività efficace.
Ancora più importante è la capacità del sistema di fornire al cliente i
benefici di un sistema pienamente funzionante in tempi molto più rapidi.
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APPENDICE I: LE FASI DELL’IMPLEMENTAZIONE DI ARIES
Le fasi di implementazione sono le seguenti: 7. La configurazione ottenuta viene quindi
presentata al cliente, il quale comunica
1. Il primo incontro con il cliente ha lo scopo di
eventuali errori riscontrati (ad esempio un
instaurare un rapporto, stabilire le aspettative
workflow sbagliato) e verifica che non siano
complessive del cliente e identificare le
stati omessi elementi importanti. Dopodiché,
risorse di cui dispone. All’incontro dovrebbero
saranno apportate le debite correzioni.
partecipare sia i dirigenti che hanno preso
parte all’acquisto del sistema sia i membri del 8. Contemporaneamente, gli Specialisti tecnici
personale dei clienti che avranno un ruolo di completano le integrazioni, le procedure di
primo piano in fase di implementazione. A migrazione dei dati, i report, ecc.
questo punto verrà presentata la campagna
9. Nel caso di funzioni personalizzate, queste
di adozione da parte dell’utente e verrà
vengono riviste e collaudate dal cliente.
identificato un team congiunto che si
Nel caso vi sia un’interfaccia utente
occuperà della sua divulgazione.
personalizzata, anch’essa dovrà essere
2. Viene mostrata l’edizione nazionale del rivista e approvata dal cliente.
prodotto (o un’altra versione vicina alle
10. InterSystems (o un subappaltatore) esegue i
esigenze del cliente) agli utenti che sono stati
nostri script di prova.
identificati per il progetto. Tale dimostrazione
ha l’obiettivo di mettere in evidenza in che 11. Il cliente rivede e valida: a) il workflow, le
modo il prodotto soddisfa le loro esigenze e norme cliniche e altri componenti della
di far riflettere gli utenti sull’uso ottimale del configurazione; b) la migrazione dei dati,
sistema. l’integrazione, i report, ecc.; e c) qualsiasi
funzione personalizzata. Il cliente dovrà
3. Gli Specialisti dell’applicazione raccolgono
inoltre eseguire e validare gli script relativi
le specifiche per il workflow e altri problemi
ai percorsi dei pazienti. Le fasi dalla
di configurazione che poi dovranno essere
7 alla 12 sono iterative!
confermate dal cliente. Nel caso in cui siano
coinvolti più ospedali/organizzazioni, 12. Le certificazioni di attivazione vengono
tutte le organizzazioni devono rivedere ottenute separatamente per ciascun modulo,
contemporaneamente ciascun modulo. per la migrazione dei dati, le integrazioni e una
serie di casi d’uso dei percorsi dei pazienti.
4. Analogamente, gli Specialisti tecnici insieme
Deve essere rilasciata anche una certificazione
agli Specialisti dell’applicazione e il cliente
di attivazione attestante che l’infrastruttura
identificheranno (e il cliente dovrà approvare)
informatica del cliente è adeguata.
richieste particolari in merito a report,
integrazione, migrazione dei dati e qualsiasi 13. InterSystems forma gli “utenti principali” e
sviluppo si ritenga necessario. gli amministratori del sistema del cliente. La
formazione degli altri utenti è responsabilità
5. In base ai colloqui con il cliente, InterSystems
di un cliente o di un subappaltatore.
fornisce una serie di script di prova per i casi
d’uso dei percorsi dei pazienti. 14. Viene attivato il sistema (di solito, l’intero
sistema viene attivato contemporaneamente
6. A partire dall’edizione nazionale (o
o comunque nel giro di poche settimane) e gli
un’implementazione che sia simile all’ospedale/
utenti iniziano ad acquisire dimestichezza.
clinica, ecc.), InterSystems implementa tutte
le modifiche alla configurazione del software 15. Al termine dei primi 30 giorni di utilizzo
e del workflow e crea la maggior parte delle attivo, realizzeremo tutte le modifiche
tabelle di codici specifiche per il centro. essenziali. InterSystems assegnerà ad alcuni
Il cliente non apporta alcuna modifica al membri del proprio personale l’incarico di
workflow o alla configurazione, ma può essere lavorare insieme al Centro Assistenza del
responsabile di alcune tabelle di codici. Spesso, Cliente nel corso di questi 30 giorni.
le modifiche vengono effettuate dal personale
16. Trascorsi 90 giorni dall’attivazione,
dell’InterSystems alla presenza del cliente
apporteremo una serie di modifiche finali.
responsabile per quel modulo specifico.
A questo punto il sistema dovrebbe essere
pronto per essere gestito dall’organizzazione
addetta all’assistenza.
ARIES brochure ITA_A4_v2.indd 2 03/08/2012 15:37APPENDICE II: PIETRE MILIARI DI ARIES
L’esempio che segue mostra una serie di pietre
miliari per un progetto mono-struttura di ARIES
(una serie simile viene utilizzata anche per
progetti multi-strutturali).
La natura parallela e iterativa delle varie attività
non consente sempre di raggiungere le diverse
pietre miliari in un ordine prestabilito.
1. Inizio del progetto
2. Vengono raccolte e concordate le specifiche più
importanti (con l’approvazione del cliente)
e condizioni del sistema sono pronte,
3. L
compresa tutta l’infrastruttura informatica
4. Viene completata la configurazione
5. Vengono completati i report e i dashboard
6. Vengono completate e validate procedure di
integrazione e migrazione dei dati
7. G
li script di prova vengono eseguiti
correttamente.
8. Vengono ottenute le certificazioni di attivazione
9. Viene fornita la formazione agli utenti principali
10. Viene fornita la formazione agli utenti
11. Attivazione
12. Completamento dei primi 30 giorni di utilizzo
attivo: installazione degli adeguamenti
13. Completamento dei primi 90 giorni di utilizzo
attivo: installazione degli adeguamenti finali e
trasferimento del sistema all’assistenza.
ARIES brochure ITA_A4_v2.indd 3 03/08/2012 15:37APPENDICE III: ARIES Responsabilità delle Parti
Il diagramma che segue fornisce uno sguardo d’insieme delle responsabilità congiunte in un’implementazione su vasta
scala per un cliente nel settore sanitario. Potranno tuttavia esservi differenze in base al paese e al cliente specifico.
Responsabilità di InterSystems
Configurazione dell’applicazione n Configurare:
l Workflow
l Layout delle schermate
l Menu
l Gruppi di sicurezza
n Compilare la maggior parte delle tabelle di codici
n Creare report e dashboard speciali, se necessario
Migrazione e integrazione dei dati n Sviluppare i processi di migrazione
n Eseguire la migrazione dei dati
n Fornire le interfacce ad altre applicazioni/sistemi
Configurazione del sistema n Installare il software InterSystems
n Fornire consulenza ai clienti in merito ai requisiti
dell’infrastruttura
Collaudare e validare n Fornire ed eseguire la serie degli script di prova di base
n Sviluppare gli script dei percorsi dei pazienti
n Collaudare tutte le modifiche al workflow e alla configurazione
n Collaudare tutti i report, i dashboard e le altre funzioni
personalizzate
n Collaudare la migrazione e l’integrazione dei dati
Formazione n Erogare la formazione relativa alla gestione del sistema
n Erogare la formazione agli utenti principali
Gestione n Garantire la partecipazione del personale InterSystems
competente
n Fornire il project management del personale InterSystems
ARIES brochure ITA_A4_v2.indd 4 03/08/2012 15:37sta
Responsabilità del cliente
n D
eterminare eventuali modifiche all’organizzazione e al
workflow del cliente
n Definire e rivedere i requisiti di configurazione
n Specificare report e dashboard speciali, se necessario
n Elaborare le tempistiche cliniche
n Compilare alcune tabelle di codici, in collaborazione con il personale di InterSystems
n Accordarsi con i fornitori attuali per:
l Output automatici prodotti dalla migrazione dei dati (file flat) con adeguata documentazione
l Documentazione dell’interfaccia per tutti i sistemi con cui è necessario integrarsi
n Essere disponibili per spiegare il significato e le relazioni dei dati trasmessi
n Fornire l’accesso ad altri sistemi per il collaudo in base alle necessità
n Fornire qualsiasi contenuto di terzi richiesto, ad esempio il database dei farmaci
n Fornire e configurare server e reti
n Fornire e configurare i dispositivi del cliente, compresi computer e stampanti
n Registrare utenti autorizzati e specificare la sicurezza degli utenti
n Descrivere i casi d’uso e collaborare con InterSystems per definire gli script dei percorsi del paziente
n Rivedere gli script di prova per assicurarsi di avere incorporato tutti i processi di lavoro
n Collaudare tutte le funzioni personalizzate
n Rivedere e validare:
l Tutti i problemi di configurazione, compresi i workflow
l Tutti i report e i dashboard personalizzati
l Che tutti i dati migrati ed integrati siano accurati, inseriti nei campi corretti e nel formato corretto
l Percorsi dei pazienti
n Completare la certificazione di attivazione per ciascun modulo assicurandosi che la configurazione risponda
alle esigenze della struttura
n Eseguire tutti i collaudi necessari per la certificazione di attivazione.
n ormare gli utenti prima dell’attivazione del sistema (in determinate circostanze di questo aspetto potrà
F
occuparsene anche InterSystems)
n Erogare una formazione continua per i nuovi utenti dopo l’attivazione del sistema
n Produrre materiali e documentazione di formazione per gli utenti specifici per il centro, comprese le
politiche degli utenti, se necessario (di solito, riteniamo che tale documentazione non sia necessaria).
n Fornire la direzione esecutiva e clinica necessaria per il completamento, l’attivazione e l’adozione del
progetto da parte degli utenti
n Ottenere il supporto e la collaborazione dei reparti e degli utenti principali
n Garantire la partecipazione del personale del cliente competente
n Fornire il project management al personale del cliente
ARIES brochure ITA_A4_v2.indd 5 03/08/2012 15:37InterSystems Corporation
World Headquarters
One Memorial Drive
Cambridge, MA 02142-1356
Tel: +1.617.621.0600
Fax: +1.617.494.1631
InterSystems.com
InterSystems Italia s.r.l.
Piazzale Biancamano, 8
20121 Milano, Italy
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47023 Cesena (FC) – Italy
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Fax: +39 0547 368231
InterSystemsitalia.it
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