ARIES ARCHITETTURA PER L'IMPLEMENTAZIONE RAPIDA DEI SISTEMI AZIENDALI - PRESENTAZIONE DELLA METODOLOGIA ARIES
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ARIES
Architettura per l'implementazione rapida dei Sistemi Aziendali.
Presentazione della metodologia ARIES
ARIES è una metodologia per implementare rapidamen-
te sistemi informativi aziendali complessi, inclusi quelli
multi-struttura, regionali e nazionali.
Molti progetti informatici su larga scala falliscono per una
semplice ragione: richiedono troppo tempo. Rimangono
invischiati in una serie di processi complessi ed eccessiva-
mente burocratici, causando così un incremento dei costi e
la perdita di fiducia da parte del cliente. Ne risulta che spes-
so solo una parte del sistema viene sfruttata con successo, e
quella parte effettivamente implementata è troppo limitata
per fornire i benefici desiderati.
Un’altra causa comune di fallimento è che le metodologie
e le tempistiche sono troppo rigide. Secondo il manuale
dell’Harvard Business School, Managing Projects Large and
Small:
"Le metodologie convenzionali per il Project
Management funzionano al meglio quando ci sono
davvero buone possibilità che il progetto si sviluppi come
previsto in fase di pianificazione... quando non ci sono
grosse sorprese. ...Il 50% [dei grossi progetti informatici]
sono veri e propri fallimenti."
I progetti informatici complessi raramente si sviluppano
come sono stati originariamente progettati.
Succede spesso che rimangano talmente intrappolati in
processi eccessivamente formali e basati su rigide tempisti-
che da rendere assolutamente impossibile rispettare quelle
scadenze a meno che i tempi previsti non siano esagerata-
mente (e inaccettabilmente) lunghi.
Molte metodologie di implementazione (specialmente quelle utilizzate da aziende
di consulenza ed integrazione di sistemi) vengono progettate per implementare
applicazioni create su misura per il cliente o prodotti che non possono essere facil-
mente adattati al cliente stesso. Le soluzioni create su misura per il cliente possono
richiedere molto tempo, sia per il personale del cliente stesso che per il fornitore
del software, e spesso non forniscono una funzionalità adeguata. Quando si trova
a dover implementare prodotti non flessibili, il cliente deve adattarsi al prodotto
stesso, in quella che viene spesso chiamata “implementazione delle buone pratiche”.
Anche questo approccio richiede un intenso lavoro da parte del personale del cliente
e potrebbe comunque non produrre i risultati desiderati.
ARIES si basa su una premessa diversa: il modo migliore (e in molti casi l'unico) per
risolvere questi problemi informatici complessi è quello di utilizzare software sofisti-
cati in grado di adattarsi alle richieste specifiche del cliente. Questi prodotti sono un
pre-requisito per utilizzare ARIES.
ARIES può essere utilizzato in combinazione con la maggior parte dei modelli
standard per il Project Management, come PMI e PRINCE2 e con strumenti quali i
diagrammi di Pert e Gantt. Tuttavia non funziona con metodologie derivate da, o
principalmente destinate all'industria, al controllo di processi o a processi basati
sull'evidenza. Tali metodologie non sono normalmente sufficientemente agili per
l'implementazione di software complessi.
I PRINCIPI DI ARIES
n Adattabilità. Per quanto sia naturale cercare di cambiare alcuni processi
del cliente durante l’implementazione di un nuovo prodotto, è comunque
meglio effettuare i cambiamenti maggiori prima o dopo l'implementazione
e non durante. Fondamentale per ARIES è avere un prodotto in grado di
adattarsi rapidamente al modo in cui il cliente opera, invece di forzare il
cliente stesso a cambiare. In seguito, tale adattabilità permetterà al sistema
di crescere ed evolversi insieme al cliente.
n Partecipazione della direzione del cliente. Un sistema aziendale, per
definizione, è qualcosa che avrà un forte impatto sull’impresa. Senza una
costante partecipazione del livello direzionale del cliente, le speranze di
successo sono piuttosto scarse.
n Feedback tempestivo da parte del cliente e processi iterativi.
L’“approccio a cascata”, che prevede il completamento di ciascuno stadio
del progetto prima dell’avvio del successivo, non è un modello efficace
per una rapida implementazione. I progetti funzionano molto meglio con
un approccio iterativo in cui il cliente fornisce il suo feedback in maniera
tempestiva e continuativa man mano che la configurazione del sistema
viene perfezionata. In questo tipo di approccio vengono perseguiti simulta-
neamente molteplici fasi ed obiettivi.
n Adozione rapida. ARIES si focalizza su consegnare velocemente agli utenti
un sistema pienamente funzionante per poi effettuare i cambiamenti
necessari ad intervalli regolari nei successivi 90 giorni, basandosi sul
feedback dell’utente. Troppi progetti restano intrappolati in circoli viziosi
dove gli utenti avanzano richieste prima di avere un’esperienza diretta con
il prodotto.
n Validazione del cliente, non test. All’installazione del prodotto, non
è necessario che il cliente effettui cicli di test, perché questi sono già stati
effettuati all’origine. Tuttavia, è necessario che il cliente provveda alla
revisione e alla validazione di configurazioni, flussi di lavoro, integrazioni
e migrazione dei dati nonché di qualunque report specifico per accertarsi
che questi riflettano le sue effettive necessità. A questa validazione corri-
sponderà una serie di certificazioni per il go-live.
n Attivazione simultanea. Normalmente il metodo migliore è quello
dell’“approccio simultaneo”, in cui il sistema completo viene attivato per
l’intera struttura contemporaneamente (o comunque nel giro di poche
settimane). Ciò evita di dover immettere i dati due volte sia nel vecchio che
nel nuovo sistema; inoltre, i sistemi implementati solo parzialmente spesso
forniscono funzionalità non sufficienti a garantire un’operatività efficace.
Dunque una delle caratteristiche più importanti di ARIES è che offre i
benefici di un sistema pienamente funzionante molto prima di quanto
farebbero altre metodologie.
Appendice I: Le fasi di implementazione di ARIES
Le fasi dell'implementazione sono le seguenti: errori riscontrati (ad esempio un flusso di
lavoro sbagliato) e verifica che non si abbia
1. Il primo incontro con il cliente ha lo scopo di
tralasciato qualcosa di importante. In base ai
costruire una relazione, stabilire le aspettative
suoi commenti vengono apportate le debite
complessive del cliente stesso e identificare le
correzioni.
sue risorse. All’incontro dovrebbero partecipare
sia i dirigenti che hanno preso parte all’acquisto 8. Allo stesso tempo, gli Specialisti Tecnici
del sistema sia il personale più importante del completano le integrazioni, le procedure di
cliente che verrà coinvolto nell’implementazione. migrazione dei dati, i report, ecc.
A questo punto verrà presentata la campagna
9. In presenza di soluzioni personalizzate, queste
di adozione da parte degli utenti e verrà iden-
vengono riviste e testate dal cliente in questa
tificata una squadra congiunta che si occuperà
fase dei lavori. Nel caso vi sia un’interfaccia
dell’avviamento.
utente quale parte di tali soluzioni, anch’essa
2. Viene mostrata l’edizione nazionale del prodotto dovrà essere rivista e approvata dal cliente.
(o un’altra versione vicina alle esigenze del
10. InterSystems (o un subfornitore) esegue gli
cliente) agli utenti che sono stati identificati per il
script InterSystems di prova.
progetto. Questa dimostrazione ha come obiet-
tivo quello di rafforzare negli utenti l’idea che il 11. Il cliente riesamina e convalida: a) i flussi di
prodotto si rivolge alle loro esigenze, facendoli lavoro, le regole cliniche e gli altri elementi
riflettere su come possono sfruttare al meglio il della configurazione; b) la migrazione dei dati,
sistema. le integrazioni, i report, ecc.; e c) qualunque
soluzione personalizzata. Il cliente dovrà
3. Alcuni Specialisti Applicativi raccolgono le
inoltre eseguire e validare i casi d’uso relativi
specifiche per i flussi di lavoro e gli altri aspetti
ai percorsi di prova del paziente. Le fasi dalla 7
di configurazione che il cliente poi approva se
alla 12 sono iterative!
conformi alle sue necessità. In caso di ospedali/
organizzazioni multipli, tutte le organizzazioni 12. Le certificazioni per il go-live vengono
dovranno rivedere ciascun modulo allo stesso ottenute separatamente per ciascun modulo,
tempo. per la migrazione e le integrazioni di dati, e
per una serie di percorsi di prova del paziente.
4. Allo stesso modo, alcuni Specialisti Tecnici
Una certificazione per il go-live dovrà inoltre
lavoreranno insieme agli Specialisti Applicativi e
attestare l’adeguatezza dell’infrastruttura
al cliente per identificare (e poi approvare) even-
informatica del cliente.
tuali report specifici, integrazioni e migrazioni di
dati e qualunque altra funzionalità personalizzata. 13. InterSystems forma gli “utenti chiave” del
cliente e gli amministratori del sistema. La
5. In base ai colloqui con il cliente, InterSystems
formazione degli altri utenti è realizzata dal
fornisce un insieme di casi d’uso di prova con
cliente o da un subfornitore.
alcuni percorsi del paziente.
14. Viene attivato il sistema (solitamente l’intero
6. Iniziando con l’edizione nazionale (o
sistema si attiva tutto nello stesso momento
un’implementazione che sia simile all’ospedale/
o comunque nel giro di poche settimane) e gli
clinica, ecc.), InterSystems implementa tutti i
utenti cominciano ad impratichirsi con esso.
flussi di lavoro e i cambiamenti di configurazione
del software e crea la maggior parte delle tabelle 15. Al termine dei primi 30 giorni di utilizzo
dei codici specifici per il cliente. Il cliente non attivo, saranno realizzate tutte le modifiche
effettua alcun cambiamento ai flussi di lavoro o essenziali. InterSystems assegnerà ad alcuni
alla configurazione ma può essere responsabile membri del proprio personale l’incarico di
di alcune tabelle di codici. Molti dei cambiamenti lavorare insieme al Centro Assistenza del
vengono realizzati dal personale InterSystems alla Cliente per questi 30 giorni.
presenza della figura del cliente responsabile per
16. Trascorsi 90 giorni dall’attivazione, saranno
quel modulo specifico.
apportate le modifiche finali. A questo punto
7. La configurazione elaborata viene quindi il sistema dovrebbe essere pronto per essere
presentata al cliente, che comunica eventuali gestito dall’organizzazione di supporto.Appendice II: Pietre miliari di ARIES
L’esempio seguente mostra una serie di pietre milia-
ri di ARIES per un progetto rivolto ad una singola
struttura. (Un procedimento simile viene utilizzato
anche per progetti multi-struttura.)
La natura parallela e iterativa delle varie attività
comporta che non sempre i singoli obiettivi venga-
no raggiunti in un ordine prestabilito.
1. Inizio del progetto
2. Vengono raccolte e concordate le specifiche più
importanti (con l’approvazione del cliente)
3. L’ambiente per il sistema è pronto, inclusa tutta
l’infrastruttura informatica
4. Viene portata a termine la configurazione
5. Vengono realizzati i report e i cruscotti
6. Vengono completate e validate le integrazioni e
le procedure per la migrazione dei dati
7. Gli script di prova vengono eseguiti con successo
8. Vengono ottenute le certificazioni per il go-live
9. Viene fornita la debita formazione agli utenti
chiave
10. Viene fornita la debita formazione a tutti gli
utenti finali
11. Attivazione
12. Completamento dei primi 30 giorni di utilizzo
attivo - installazione delle correzioni
13. Completamento dei primi 90 giorni di utilizzo
attivo - vengono effettuate le modifiche finali e il
sistema viene affidato al supporto tecnicoAppendice III: Responsabilità delle Parti in ARIES
La seguente tabella fornisce una visione d’insieme delle responsabilità congiunte in un’implementazione
su larga scala per un cliente nel settore sanitario. Potranno tuttavia esservi differenze in base al Paese e al
cliente specifico.
Responsabilità di InterSystems
Configurazione dell'Applicazione
Configurare: n
Flussi di lavoro l
Layout delle schermate l
Menù l
Gruppi di utenti l
Riempire la maggior parte delle tabelle dei codici
n
n Creare report e cruscotti specifici, se necessario
Migrazioni dei dati e integrazioni
Sviluppare i processi di migrazione dei datin
n Eseguire la migrazione dei dati
n Fornire le interfacce ad altre applicazioni/sistemi
Configurazione del sistema
Installare il software InterSystems n
Consigliare il cliente in merito ai requisiti infrastrutturali
n
Testare & Validare n Fornire ed eseguire l’insieme dei casi d’uso di prova di base
n Sviluppare gli script dei percorsi dei pazienti
n Testare tutte le modifiche ai flussi di lavoro e alla
configurazione
n Testare tutti i report, i cruscotti e le funzioni sviluppati ad hoc
n Testare la migrazione dati e le integrazioni
Formazione n Erogare la formazione rivolta ai gestori del sistema
n Erogare la formazione agli utenti chiave
Gestione n Assicurare la partecipazione del personale InterSystems più
adeguato
n Fornire il project management del personale
InterSystemsResponsabilità del cliente
n Determinare le modifiche all’organizzazione e ai flussi di lavoro,
nel caso ve ne siano
n Definire e rivedere i requisiti di configurazione
n Specificare report e cruscotti specifici, se richiesti
n Creare le agende di prenotazione
n Riempire alcune tabelle dei codici, collaborando con il personale di InterSystems
n Accordarsi con i fornitori attuali per:
lOutput automatici prodotti dalla migrazione dei dati (flat file) con adeguata documentazione
lDocumentazione di interfacciamento per tutti i sistemi con cui è necessario integrarsi
n Essere disponibile per spiegare il significato e le relazioni dei dati trasmessi
n Fornire l’accesso ad altri sistemi per test in base alle necessità
n Fornire qualunque tipo di contenuto richiesto e proveniente da terzi, per esempio il database di farmaci
n Fornire e configurare server e reti
n Fornire e configurare i dispositivi client, inclusi i computer e le stampanti
n Registrare gli utenti autorizzati e specificare il livello di sicurezza degli utenti
n Descrivere i casi d’uso e collaborare con InterSystems per definire gli script del percorso del paziente
n Rivedere gli script di prova per assicurarsi che siano stati incorporati tutti i flussi di lavoro del cliente
n Testare tutti gli sviluppi ad hoc
n Rivedere e validare:
l Tutti gli aspetti di configurazione, inclusi i flussi di lavoro
l Tutti i report e i cruscotti personalizzati
l Che tutti i dati migrati ed integrati siano accurati, inseriti nei campi corretti e nel formato corretto
l I percorsi del paziente
n Completare la certificazione per il go-live modulo dopo modulo, assicurandosi che la configurazione risponda
alle esigenze della struttura
n Eseguire tutte le ulteriori validazioni necessarie alle certificazioni per il go-live
n Formare tutti gli utenti finali prima dell’avvio del sistema (in determinate circostanze di questo aspetto potrà
occuparsi anche InterSystems)
n Condurre una formazione continua per i nuovi utenti dopo l’avviamento del sistema
n Produrre materiali per la formazione degli utenti e documenti specifici per ciascuna struttura, comprensivi
delle politiche dell’utente, se necessario. (Generalmente, non riteniamo necessaria tale documentazione.)
n Fornire la direzione esecutiva e clinica necessaria al completamento del progetto, all’avviamento e
all’adozione da parte degli utenti
n Ottenere il supporto e la collaborazione dei dipartimenti e degli utenti chiave
n Assicurare la partecipazione del personale del cliente appropriato
n Fornire il project management del personale del clienteInterSystems Italia s.r.l.
Piazzale Biancamano, 8
20121 - Milano
Tel: +39.02.6203.2200
Fax: +39.02.6203.4000
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