Ping - Pong Manuale Utente - Lab4srl.com
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Indice Introduzione a Ping – Pong .................................................................................... 4 Presentazione di Ping – Pong ................................................................................. 6 Modalità di accesso ............................................................................................................................6 Elementi dell’interfaccia .....................................................................................................................8 Accesso al programma........................................................................................................................9 Il Piano Strategico dei Centri di Responsabilità .................................................... 13 Piano Programma Budget .................................................................................................................13 Gli Indicatori di misurazione degli Obiettivi Operativi ......................................................................16 Altri Centri di Responsabilità coinvolti nell’Obiettivo Operativo ......................................................16 Le Fasi di realizzazione dell’Obiettivo Operativo ..............................................................................17 Le Risorse per la realizzazione dell’Obiettivo Operativo...................................................................19 Il Monitoraggio del Programma Operativo........................................................... 20 Monitoraggio delle Fasi ....................................................................................................................20 Monitoraggio delle Risorse ...............................................................................................................21 Allega file al Centro di Responsabilità...............................................................................................23 Monitoraggio degli Indicatori ...........................................................................................................24 Elaborazioni......................................................................................................... 27 Le schede degli Obiettivi...................................................................................................................28 Monitoraggio degli Obiettivi.............................................................................................................29 Le risorse del Piano Strategico..........................................................................................................30 Gli indicatori del Piano Strategico.....................................................................................................31 Risorse e Indicatori del CdR ..............................................................................................................31 Altri CdR coinvolti negli Obiettivi ......................................................................................................32 Riepilogo obiettivi .............................................................................................................................33 3
Introduzione a Ping – Pong Il sistema consente la stesura del piano strategico, del programma operativo e il suo monitoraggio. Ogni unità organizzativa traduce le linee di indirizzo politiche – strategiche in obiettivi ‐ risultati e risorse necessarie, di verificarne sistematicamente il perseguimento e lo stato delle risorse relative. Questo metodologia ha anche una importante valenza politica in quanto consente ai vertici politici del comune di monitorare l’attività dei vari servizi, i quali hanno il compito di tradurre gli indirizzi politici, sulla base dei quali è stato eletto il Consiglio comunale e il Sindaco, in piani ed attività. Là dove i risultati siano positivi e si sono raggiunti gli obiettivi prefissati, questi possono essere pubblicati su qualsiasi mezzo di comunicazione a disposizione del comune, come ad esempio: il sito internet istituzionale del comune, riviste locali o comunali, quotidiani, periodici, ecc. Questo sistema sostiene il processo di comunicazione tra i diversi interlocutori all’interno dell’organizzazione, e precisamente supporta: • la formulazione di linee guida di indirizzo formulate dal vertice politico e inviate ai vertici della struttura amministrativa. Tale formulazione può essere ovviamente integrata con incontri e scambi interpersonali; • la formulazione di piani strategici che traducono le linee di indirizzo in risultati misurabili, di natura strategica, in grado di orientare i piani operativi di azione. Tale formulazione, operata dalle unità organizzative, è rivolta al vertice politico – amministrativo e alle strutture operative. Le negoziazioni e gli scambi informali sono resi più efficaci dai quadri di riferimento quantitativi; • la formulazione di programmi operativi coerenti con l’indirizzo e gli obiettivi strategici. Tale formulazione è operata dalla struttura operativa e rivolta al vertice amministrativo; • il monitoraggio sistematico degli obiettivi strategici e operativi attraverso opportuni indicatori; • le possibili modifiche a obiettivi di piano e di programma in relazione alle indicazioni del monitoraggio. Tali modifiche decise sulla base di efficaci report di riferimento sono oggetto di incontri e negoziazioni di natura informale. • individuazione dei capitoli di bilancio coinvolti nella realizzazione degli obiettivi e quantificazione delle risorse impiegate anche attribuite a diversi centri di responsabilità. Lo strumento consente ai diversi centri di responsabilità, dai diversi nodi della rete, di formulare e negoziare i propri obiettivi strategici, obiettivi operativi, fasi di attuazione, risorse necessarie e di confrontarsi con quelli degli altri centri e dell’intera amministrazione. Questa intensa comunicazione promuove trasparenza, impegno, integrazione organizzativa, coerenza interna ed esterna. I passi della metodologia sono: • Identificazione delle priorità politico strategiche, a partire dalla formulazione dell’indirizzo politico; • Individuazione di obiettivi strategici ed eventuali indicatori a partire dalle linee guida delle priorità politico strategiche; 4
• Traduzione degli obiettivi strategici in obiettivi operativi e relativi indicatori; • Individuazione delle fasi e dei tempi di realizzazione di ciascun obiettivo; il piano temporale di realizzazione di obiettivi e fasi viene rappresentato in un diagramma di Gantt, che consente il monitoraggio sistematico e continuo del raggiungimento degli obiettivi; • Ad ogni obiettivo e ad ogni fase sono associate le risorse necessarie e formulare così il budget; • Monitoraggio sistematico del grado di raggiungimento degli obiettivi e delle risorse consumate. 5
Presentazione di Ping – Pong In questo capitolo sono illustrate le finestre e gli strumenti disponibili in Ping – Pong. Modalità di accesso Il sistema Ping Pong può essere accessibile attraverso due diverse modalità: Modalità intranet. Il sistema è installato in un server presso l’Ente essendo quindi fruibile attraverso la intranet locale; Modalità internet: tramite l’accesso al sito www.lab4srl.com e tramite l’abilitazione di nome utente e password, sarà possibile accedere al sistema. Di seguito riportiamo il sito dal quale è possibile accedere. Figura 1 Sito: www.lab4srl.com Per accedere al sistema Ping Pong si deve cliccare su “Sistema Orchestra” nella barra in alto. 6
Figura 2 : Pagina di presentazione del “Sistema Orchestra” Da questa pagina è sufficiente fare clic sul pulsante “Accedi” posto in alto a destra, per ritrovarsi nella pagina che segue. Da qui basta inserire il proprio nome utente e password e selezionare lo strumento “Ping – Pong” per accedere al programma. Figura 3: Pagina di accesso al “Sistema Orchestra” 7
Elementi dell’interfaccia L’aspetto generale dell’interfaccia grafica utente dell’applicazione per la formulazione ed il monitoraggio del Piano Strategico è mostrato e spiegata nella figura seguente. Figura 4 : Interfaccia del sistema Orchestra La zona di lavoro si compone di una serie di elementi ognuno dei quali fornisce informazioni circa i dati contenuti nel programma o consente di operare sugli stessi. Titolo della sezione Questi titoli indicano le funzionalità corrispondenti a ciascuna sezione della maschera. Area di Riepilogo In questa area sono riportate informazioni circa le dipendenze dei dati visualizzati. Area di inserimento In questa area sono presenti i campi che consentono di inserire i dati. In ciascuna scheda del sistema con il pulsante “inserisci” sarà possibile confermare l’inserimento delle informazioni con cui sono stati riempiti i campi. Pulsanti di azione nella Barra del titolo Nella barra del titolo sono presenti i seguenti pulsanti: : consente di spostarsi indietro fra le schede; : consente di accedere alla guida in linea; 8
: consente di tornare rapidamente al menu principale; : consente di uscire dall’applicazione in modo sicuro. Informazioni obbligatorie I campi indicati con un asterisco rosso (*) sono informazioni che è obbligatorio inserire affinché l’operazione di inserimento dati possa andare a buon fine. Area Riepilogo informazioni inserite In questo elenco sono riportati tutti i dati già inseriti. E’ possibile agire sui pulsanti lateralmente a ciascuna riga di tale elenco al fine di modificare, eliminare ovvero navigare fra le informazioni collegate con l’elemento indicato. Pulsanti di azione nell’Area Opzioni In questa area sono presenti pulsanti che consentono di modificare o cancellare le informazioni inserite o di accedere (tramite i pulsanti di colore rosso), ad altre schede di inserimento di dati collegati alla scheda madre. Es : : consente di accedere alla maschera di modifica dei dati; : consente di accedere alla maschera di eliminazione dei dati; Accesso al programma L’accesso al programma avviene mediante l’autenticazione dell’utente.. Una volta entrati nel sistema digitare nome utente e password e selezionare lo strumento Ping Pong dal menu a tendina, fare clic sul pulsante “Accesso” per accede al menù principale dell’applicazione. Figura 5: Maschera di autenticazione 9
Figura 6: Menu dell’Amministratore Il menù principale dell’applicazione si compone di tre aree • Anagrafiche • Input • Elaborazioni contenenti a loro interno le relative voci di menu. In alto a destra sono presenti tre pulsanti di azione: Cliccando sul primo appare la seguente finestra attraverso la quale ciascun utente può modificare propria password 10
Figura 7: Maschera per il cambio della password Cliccando sul secondo appare la finestra dalla quale in linea possono essere scaricati i file in pdf di: • la guida rapida al sistema • il manuale Amministratore del sistema • il manuale Utente CdR • le schede di rilevazione attraverso le quali si può precedere alla raccolta dei dati i formato cartaceo prima di procedere al loro inserimento nel software. Questo pulsante è presente in tutte le maschere di inserimento del sistema. Cliccando su di esso si accede alla guida in linea che da indicazioni in merito all’inserimento dei dati specifici della maschera che si sta navigando. 11
Figura 8: Finestra di accesso ai file in pdf di assistenza. Figura 9: Finestra della guida in linea presente in ogni maschera del sistema : Cliccando sul terzo pulsante si esce dall’applicazione in modo sicuro. 12
Il Piano Strategico dei Centri di Responsabilità Questa è l’area centrale di tutto il programma. Da qui è possibile definire il Piano Operativo di ciascun CdR e monitorarne lo stato di attuazione. Selezionando la voce di menu dell’area Input si accede alle maschere che consentono la formulazione del Piano Strategico annuale per Centro di Responsabilità (per brevità nel seguito del manuale CdR) e anche durante il periodo di riferimento il successivo monitoraggio dei dati inseriti nel sistema (percentuali di raggiungimento obiettivi, monitoraggio risorse e Indicatori) . Entrando in ciascuna delle voci di menu sarà necessario selezionare il periodo di riferimento e anche il CdR se la password autorizza l’accesso a più di uno. Figura 1: Maschera selezione periodo e CdR nell’Area di Input Piano Programma Budget Selezionando la voce di menu dell’area Input “Piano Programma Budget” si accede alle maschere che riepiloga gli Obiettivi Strategici raggruppati per Priorità Politica che l’Amministratore del sistema ha collegato per la loro realizzazione ai CdR di riferimento. 13
Figura 2: Maschera riepilogo Obiettivi Strategici e accesso inserimento Obiettivi Operativi Selezionando il pulsante “Operativi” posto sulla destra di ciascun “Obiettivo Strategico” è possibile accedere alla maschera che consente la visualizzazione, l’inserimento, la cancellazione e la modifica degli Obiettivi Operativi e l’associazione delle fasi necessarie al loro perseguimento nonchè l’individuazione degli indicatori necessari per il loro monitoraggio. 14
Figura 3: Maschera inserimento Obiettivi Operativi. Le informazioni, da introdurre nell’area deputata all’inserimento di nuovi Obiettivi Operativi, posta nella parte superiore della scheda, sono: • Codice, identificativo univoco dell’Obiettivo Operativo; • Descrizione, descrizione estesa dell’Obiettivo Operativo; • Data inizio, data di inizio prevista per l’Obiettivo Operativo indicata come gg/mm/aaaa; • Data fine, data di conclusione prevista per l’Obiettivo Operativo indicata come gg/mm/aaaa; • Priorità, valore di priorità dell’Obiettivo Operativo (alta, media, bassa); • Peso, peso percentuale dell’Obiettivo Operativo rispetto all’Obiettivo Strategico. La somma dei pesi degli Obiettivi Operativi di un Obiettivo strategico deve essere pari a cento; • Referente, responsabile per il coordinamento e il raggiungimento dell’Obiettivo Operativo; Mediante i pulsanti di azione rossi posti nella sezione “Opzioni” sulla destra di ciascun Obiettivo Operativo nell’Area di riepilogo è possibile accedere alla maschera per l’inserimento degli Indicatori di monitoraggio dell’Obiettivo Operativo, per il collegamento con i CdR interconnessi, delle Fasi e delle Risorse collegate all’Obiettivo Operativo. 15
Gli Indicatori di misurazione degli Obiettivi Operativi Selezionando il pulsante “Indicatori” posto sulla destra di ciascun “Obiettivo Operativo” è possibile accedere alla maschera che consente la visualizzazione, l’inserimento, la cancellazione degli Indicatori necessari per il monitoraggio degli Obiettivi Operativi. Figura 4: Maschera Indicatori Obiettivi Operativi Le informazioni, da introdurre nell’area deputata all’inserimento di nuovi Indicatori, posta nella parte superiore della scheda, sono: • Indicatore, selezionabile dal menu a tendina predisposto dall’Amministratore del sistema; • Valore previsto, valore che si prevede di raggiungere circa lo specifico Indicatore; Altri Centri di Responsabilità coinvolti nell’Obiettivo Operativo Selezionando il pulsante “CdR” posto sulla destra di ciascun “Obiettivo Operativo” è possibile accedere alla maschera che consente di indicare altri CdR coinvolti nella realizzazione dell’Obiettivo Operativo. 16
Figura 5: Maschera CdR coinvolti La scheda di inserimento dei CdR coinvolti, consente di introdurre nella colonna “Peso modifica” la percentuale di coinvolgimento degli altri CdR rispetto la realizzazione dell’Obiettivo Operativo. I pulsanti “Conferma/Cancella CdR Coinvolti”, posti nella parte alta della maschera, consentono di inserire/cancellare le informazioni circa la percentuale di coinvolgimento di altri CdR. Le Fasi di realizzazione dell’Obiettivo Operativo Selezionando il pulsante “Fasi” posto sulla destra di ciascun “Obiettivo Operativo” è possibile accedere alla maschera che consente di definire le fasi operative che porteranno alla realizzazione dell’Obiettivo Operativo. 17
Figura 6: Maschera Fasi. Le informazioni, da introdurre nell’area deputata all’inserimento di nuove Fasi, posta nella parte superiore della scheda, sono: • Codice, identificativo univoco della Fase; • Descrizione, descrizione estesa dell’Obiettivo Operativo; • Data inizio, data di inizio prevista per la Fase indicata come gg/mm/aaaa; • Data fine, data di conclusione prevista per la Fase indicata come gg/mm/aaaa; • Peso, peso percentuale della Fase rispetto all’Obiettivo Operativo. La somma dei pesi delle Fasi di un Obiettivo Operativo deve essere pari a cento; • Risultato Atteso, risultato che si intende raggiungere al completamento della Fase; • Referente, Indicare il nome del Referente della realizzazione della Fase; • CdR coinvolti, eventuali CdR dell’Amministrazione coinvolti nell’esecuzione della Fase; • Indicatore, eventuale indicatore necessario al monitoraggio della fase; • Valore previsto, valore che si prevede di raggiungere rispetto all’indicatore selezionato in precedenza. Mediante il pulsante rosso riportato anch’esso sulla destra delle righe dell’elenco di riepilogo è possibile accedere alla maschera per l’inserimento delle Risorse necessarie allo svolgimento della Fase. 18
Le Risorse per la realizzazione dell’Obiettivo Operativo Selezionando il pulsante “Risorse” posto sulla destra di ciascun “Obiettivo Operativo” è possibile accedere alla maschera che consente definire le risorse necessari per la realizzazione di un Obiettivo Operativo. Figura 7: Maschera collegamento Risorse all’Obiettivo Operativo Le informazioni, da introdurre nell’area deputata all’inserimento di nuove Risorse, posta nella parte superiore della scheda, sono: • Risorsa, selezionabile dall’elenco predisposto dall’Amministratore del sistema; • Importo previsto, indicare l’importo che si prevede di impegnare per la realizzazione dell’Obiettivo Operativo. 19
Il Monitoraggio del Programma Operativo In questo capitolo viene illustrato come effettuare il monitoraggio del Piano Strategico durante il suo svolgimento, al fine di essere sempre aggiornati circa lo stato di avanzamento degli Obiettivi, il valore degli Indicatori di misurazione e l’utilizzo delle Risorse. Monitoraggio delle Fasi Selezionando la voce di menu “Monitoraggio Fasi” dell’area Input del menu principale si accede alle maschere che consentono il monitoraggio dello stato di attuazione del Piano d’azione annuale per CdR. La scheda Monitoraggio Fasi, consente la visualizzazione di tutte le fasi suddivise per Obiettivo Operativo. Figura 1: Maschera Riepilogo Fasi di attuazione Piano Strategico 20
Selezionando il pulsante “Monitoraggio” posto sulla destra di ciascuna “Fase” si accede alla successiva scheda dove è possibile, consultare il riepilogo di informazioni rispetto alla fase inserire i dati relativi allo stato di avanzamento. Figura 2: Maschera Monitoraggio Fasi Le informazioni, da introdurre nell’area deputata all’inserimento delle informazioni relative al monitoraggio sono: • Percentuale di raggiungimento, percentuale con cui è stata completata la Fase; • Data completamento, data di completamento della Fase; • Note, eventuali note esplicative utile per meglio comprendere lo stato della Fase. • Valore raggiunto, valore raggiunto per ciascun indicatore di misurazione definito per la Fase. Inoltre cliccando sul simbolo di grafetta, si accede ad una maschera che permette di allegare gli eventuali documenti collegati al raggiungimento dell’obbiettivo o che rappresentano il risultato atteso. Monitoraggio delle Risorse Selezionando la voce di menu “Monitoraggio Risorse” dell’area Input del menu principale si accede alle maschere che consentono il monitoraggio dello stato di utilizzo delle risorse da parte dei CdR. La scheda Monitoraggio Risorse, consente la visualizzazione di tutte le risorse suddivise per Obiettivo Operativo. 21
Figura 3: Maschera riepilogo Risorse stanziate per la realizzazione Obiettivo Operativo Selezionando il pulsante “Monitoraggio” posto sulla destra di ciascuna “Risorsa” si accede alla maschera dove è possibile indicare le informazioni relative allo stato di utilizzo per ciascuna risorsa. 22
Figura 4: Maschera Monitoraggio Risorse Le informazioni, da introdurre nell’area deputata all’inserimento delle informazioni relative al monitoraggio sono: • Quantità raggiunta, quantità della risorsa impiegata fino al momento in cui viene effettuato il monitoraggio. Il pulsante “Conferma” consente di confermare l’inserimento dei dati. Allega file al Centro di Responsabilità Selezionando la voce di menu “Allegati CdR” dell’area Input del menu principale, dopo aver selezionato il CdR di interesse e il periodo di riferimento, si accede al maschera che consente di allegare qualsiasi file relativo al CdR. 23
Figura 5: Maschera per inserimento allegati Monitoraggio degli Indicatori Selezionando la voce di menu “Monitoraggio Indicatori” dell’area Input del menu principale si accede alle maschere che consentono il monitoraggio del valore degli indicatori. La scheda Monitoraggio indicatori, consente la visualizzazione di tutti gli Indicatori suddivisi per Obiettivo Operativo. 24
Figura 6: Maschera riepilogo Indicatori dell’Obiettivo Operativo Selezionando il pulsante “Monitoraggio” posto sulla destra di ciascuna “Indicatore” si accede alla maschera dove è possibile indicare le informazioni relative al valore dell’Indicatore. 25
Figura 7: Maschera Monitoraggio Indicatori Le informazioni, da introdurre nell’area deputata all’inserimento delle informazioni relative al monitoraggio sono: • Valore raggiunte, valore dell’Indicatore al momento in cui viene effettuato il monitoraggio. Il pulsante “Conferma” consente di confermare l’inserimento dei dati. 26
Elaborazioni Nell’Area delle Elaborazioni sono riportati i report che il programma Ping – Pong produce simultaneamente al fine di fornire quadri di lettura sintetici, diretti e di chiara interpretazione sui differenti aspetti del Programma Strategico. Entrando nelle voci contenute nel menu dell’Area Elaborazioni si deve selezionare il periodo di riferimento, il CdR di interesse e nell’ultima elaborazione la Priorità Politica che si sta prendendo in considerazione. In tutte le elaborazione in alto a sinistra sono posti due pulsanti che permettono di effettuare la stampa cartacea o quella in PDF del documento. 27
Le schede degli Obiettivi Tale elaborazione mostra lo stato di attuazione dei diversi livelli che compongono il piano strategico. Per ogni Priorità Politica vengono riportati i relativi gli Obiettivi Strategici ed il peso che è stato loro attribuito rispetto alle Priorità Politica. Per gli Strategici vengono riportati gli Operativi con l’indicazione del livello di priorità (alta, media, bassa) che gli è stata attribuita, la data di inizio e di fine e il peso attribuito rispetto alla realizzazione dell’Obiettivo strategico. Vengono anche elencate le Fasi per ciascun Obiettivo Operativo con le date di fine/inizio, il peso attribuito rispetto all’Operativo e il Risultato atteso con il raggiungimento al 100% della fase descritta. Figura 1: Report Riepilogo Piano Strategico 28
Monitoraggio degli Obiettivi Selezionando la voce “Monitoraggio degli Obiettivi “ dal menu delle Elaborazioni si entra in una maschera in cui il sistema da la possibilità di selezionare dal menu a tendina gli obiettivi anche in base al loro stato di attuazione. Infatti oltre al CdR e al periodo si possono selezionare tutti gli Obiettivi, si possono filtrare gli Obiettivi che sono stati raggiunti, quelli in corso e quelli non ancora iniziati. L’elaborazione sintetizza con un diagramma temporale (Gantt) e con il ricorso ad una caratterizzazione cromatica lo stato di attuazione del Piano Strategico precedentemente formulato. Figura 2: Report sullo stato di avanzamento del Piano Strategico 29
Le risorse del Piano Strategico Selezionando la voce “Le risorse del Piano strategico” è possibile avere un riepilogo rispetto alle informazioni inserite per ciascun Obiettivo Operativo compreso la percentuale di raggiungimento e le risorse che sono state stanziate/impegnate/liquidate … rispetto a le risorse che era stato previsto di dover impiegare per la realizzazione dell’obiettivo. Figura 3: Report sullo stato delle risorse stanziate per il raggiungimento dell’Obiettivo Operativo 30
Gli indicatori del Piano Strategico Selezionando la voce “Gli Indicatori del Piano strategico” è possibile avere un riepilogo rispetto alle informazioni inserite per ciascun Obiettivo Operativo compreso la percentuale di raggiungimento e il valore previsto e quello in realtà raggiunto per ciascun indicatore di misurazione ad esso collegato. Figura 4: Report del valore raggiunto dagli Indicatori di misurazione rispetto al valore previsto Risorse e Indicatori del CdR Selezionando la voce “Risorse e Indicatori del CdR” è possibile consultare una sintesi dei due report descritti precedentemente. 31
Figura 5: Report sullo stato delle risorse stanziate per il raggiungimento dell’Obiettivo Operativo del valore raggiunto dagli Indicatori di misurazione rispetto al valore previsto Altri CdR coinvolti negli Obiettivi Selezionando la voce “Altri CdR coinvolti negli Obiettivi ” ” è possibile avere un riepilogo rispetto alle informazioni inserite per ciascun Obiettivo Operativo compreso la percentuale di raggiungimento oltre alle Fasi che devono essere realizzate da un CdR coinvolto nell’Operativo considerato. Il monitoraggio di tale fase viene effettuato direttamente dal CdR coinvolto che ne è perciò responsabile, mentre il CdR che ha la responsabilità dell’intero Operativo può soltanto consultare le informazioni. 32
Figura 6: Report sullo stato di attuazione delle Fasi attribuite ai CdR coinvolti nel raggiungimento dell’Obiettivo Operativo Riepilogo obiettivi Selezionando la voce “Riepilogo Obiettivi” è possibile avere un sintesi del Piano strategico considerando la singola Priorità Politica che si vuole analizzare. Il report si sviluppa in orizzontale e in esso sono elencati tutti i CdR chiamati alla realizzazione della Priorità Politica, ai loro Obiettivi Operativi collegati, fino ad arrivare alle fasi dettagliate con le percentuali di raggiungimento, il periodo entro le quali devono essere eseguite e le date nelle quali sono state completate. 33
Figura 7: Report di riepilogo degli Obiettivo collegati alla Priorità Politica selezionata 34
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