AMA S.p.A. Piano di Prevenzione della Corruzione ex L. 190/2012 ALLEGATO D Programma delle misure di rafforzamento 2017 2019
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AMA S.p.A.
Piano di Prevenzione della Corruzione ex L. 190/2012
ALLEGATO D ‐ Programma delle misure di rafforzamento
2017‐2019
1PRIORITIZZAZIONE DEL RISCHIO E RELATIVE MISURE
In base alla valutazione dei differenti profili di rischio e all’attribuzione di una
qualificazione del livello rischio ALTO, MEDIO o BASSO nella mappatura ex L.
190/12/PNA, cui si rimanda per maggiori dettagli, il trattamento del rischio è effettuato
secondo i seguenti criteri:
Livello rischio Misure obbligatorie Misure di carattere Misure di rafforzamento
generale da implementare
BASSO
MEDIO
ALTO
2PARTE 1
MISURE DI RAFFORZAMENTO
DA IMPLEMENTARE SULLE AREE DI RISCHIO
31. ACQUISIZIONE E PROGRESSIONE DEL PERSONALE
Massima esposizione
Area di rischio al rischio rilevata in Ambiti di maggior sensibilità
mappatura
• Processo di selezione del personale
• Nomina o influenza sulla nomina dei soggetti incaricati delle
Acquisizione e progressione del valutazioni del personale
ALTO • Riconoscimento di progressioni economiche o di carriera
personale
• Assunzioni agevolate, stabilizzazioni del personale, piani di esodo, ecc.
Misure da implementare
• Formalizzazione dei criteri di pianificazione delle assunzioni e delle progressioni di carriera
• Sorteggio o comunque rotazione, nel rispetto delle competenze necessarie, dei membri degli organi incaricati delle valutazioni in
caso di assunzione o progressioni di carriera
• Progressioni di carriera: approvazione degli incrementi retributivi di natura discrezionale da parte dell’Organo Amministrativo
/Direzione Generale
• Aggiornamento del Codice per la ricerca e selezione del personale con approfondimento sulle progressioni economiche e di
carriera
42. AFFIDAMENTO DI LAVORI SERVIZI O FORNITURE
Massima esposizione
Area di rischio al rischio rilevata in Ambiti di maggior sensibilità
mappatura
Procedure ex D. Lgs. 50/2016:
• Definizione dei requisiti di accesso
• Definizione del capitolato tecnico
• Definizione della base d’asta
• Definizione dei lotti
• Definizione dei criteri di aggiudicazione
Contratti Pubblici (procedure ex • Individuazione della procedura da applicare
ALTO • Nomina RUP
D.Lgs. 50/2016)
• Nomina delle Commissioni nei casi previsti ex lege
• Processo di valutazione delle offerte
• Gestione dei vincoli per subappalto
• Provvedimenti di revoca o ri‐pianificazione del bando
• Gestione delle varianti in corso di esecuzione
• Validazione dei SAL e dei riscontri d’avvenuta prestazione
Misure da implementare
• Rafforzamento delle misure di monitoraggio dei razionali sottostanti alla divisione in lotti dei singoli bandi
• Monitoraggio del rispetto dell’obiettivo di pubblicazione dei bandi nel più breve tempo possibile e, tendenzialmente, entro 120
giorni dall’approvazione del budget e/o dalla scadenza dell’appalto in essere, evitando di pubblicare bandi nel mese di agosto salvo
casi di reale necessità ed urgenza
52. AFFIDAMENTO DI LAVORI SERVIZI O FORNITURE
Misure da implementare
• Monitoraggio con controlli di secondo livello sui presidi di controllo sul rispetto dei seguenti principi, formalizzati in procedura:
• ricorrere in via preferenziale a procedure di gara aperta
• applicare il principio di nomina della Commissione successivamente alla data di presentazione dell’offerta nei casi previsti
dalla normativa
• limitare il più possibile le voci che comportano valutazioni ampiamente discrezionali della commissione aggiudicatrice e
evitare di inserire nei capitolati voci tecniche che attengono o dovrebbero attenere ai requisiti minimi di partecipazione
• specificare sempre i criteri motivazionali e, quando necessario, i sotto‐criteri di attribuzione dei punteggi
• motivare adeguatamente le determinazioni a contrarre che prevedano il ricorso a procedure negoziate ex art. 36 D.Lgs
50/2016, specificando le ragioni per cui si è ritenuto di non procedere a una gara aperta
• attenersi rigorosamente ai limiti delle perizie di varianti stabiliti ex lege
• limitare allo stretto indispensabile denominazioni commerciali di determinati prodotti seguiti dalla parola “equivalente” o
simile negli atti di gara
• ridurre allo stretto indispensabile l’indicazione di prodotti o servizi oggetto di privativa industriale, predisponendo nel caso di
inserimento una relazione esplicativa
• Perfezionamento dei flussi informativi già introdotti nei confronti di RPC e Direzione aziendale, per attivazione delle misure di
monitoraggio, nei seguenti casi:
• nei casi di ritardo di pubblicazione dei bandi rispetto a quanto previsto ai punti precedenti, specificando le ragioni del ritardo
• per la predisposizione di flussi informativi relativamente agli affidamenti diretti, alle procedure di estrema urgenza, alle procedure negoziate ex art.
36 D.Lgs 50/2016, ai casi di aggiudicazione provvisoria, ai casi di mancata stipula del contratto nei tempi previsti, alle procedure per le quali il
collaudo non sia intervenuto nei tempi previsti, alle perizie di varianti, all’imprevedibilità di opere complementari
62. AFFIDAMENTO DI LAVORI SERVIZI O FORNITURE
Misure da implementare
• Monitoraggio dell’effettivo rafforzamento dei controlli previsti in procedura sulla valutazione di congruità delle offerte, avvalendosi
delle prerogative riconosciute dall’art. 97 del D.Lgs 50/2016
• Per gli appalti o contratti per servizi, forniture e lavori, monitoraggio dell’effettivo ricorso in via preferenziale alla formula
dell’accordo quadro (almeno triennale), con suddivisione, tutte le volte che sia possibile, in lotti funzionali conformemente alle
relative previsioni normative e con previsione dei limiti all’aggiudicazione da parte del medesimo operatore economico di più lotti
• Rafforzamento delle logiche di tenuta e aggiornamento dell’albo fornitori
• Rafforzamento dei controlli periodici di secondo e terzo livello sull’albo fornitori e introduzione di logiche di vendor rating
• Rafforzamento delle misure di ottimizzazione dei processi di acquisto, volte ad assicurare che l’aggiudicazione avvenga il più
rapidamente possibile, la stipula del contratto avvenga entro i termini ex lege e il collaudo avvenga nei tempi previsti
• Monitoraggio dell’effettivo rafforzamento della frequenza e dei controlli nonchè miglioramento della tracciabilità delle verifiche
sull’attività svolta dai fornitori / SAL / collaudi e contestuale applicazione di penali in casi di irregolarità
• Archiviazione formalizzata dei DDT, di tutti i verbali di collaudo e dei documenti alla base dei SAL
• Necessità di ottenere autorizzazione dalla Direzione aziendale in caso di revoca o ri‐pianificazione dei bandi, con controlli di
secondo livello volti a monitorare la corretta applicazione nei casi di revoca
73. ALTRI PROFILI DI RISCHIO ALTO
Massima esposizione
Area di rischio al rischio rilevata in Ambiti di maggior sensibilità
mappatura
• Gestione degli appaltatori dei servizi di raccolta / trattamento dei
rifiuti/Gestione flussi e gestione dei contratti di trasporto e
Gestione del servizio raccolta e
ALTO trattamento dei rifiuti indifferenziati e differenziati: rischio di omessa
trattamento rifiuti segnalazione dell'inosservanza dei tempi, delle non conformità o della
mancata ovvero irregolare esecuzione di servizi
Misure da implementare
• Rafforzamento dei processi di controllo in loco sulle attività di raccolta affidate in appalto, con introduzione di controlli di secondo e
terzo livello in merito a tracciabilità dei riscontri documentali sulle attività svolte, non conformità, applicazioni di penali, ecc.
• Rafforzamento del monitoraggio e controllo della gestione dei flussi e della gestione dei contratti di trasporto e trattamento dei
rifiuti indifferenziati e differenziati con introduzione di controlli di secondo e terzo livello in merito a tracciabilità dei riscontri
documentali sulle attività svolte
84. ALTRI PROFILI DI RISCHIO MEDIO
Massima esposizione
Area di rischio al rischio rilevata in Ambiti di maggior sensibilità
mappatura
Affidamento di incarichi e prestazioni • Incarichi extra D.Lgs 50/2016: definizione dell’oggetto della
d’opera intellettuali (extra D.lgs MEDIO prestazione, definizione dei requisiti di qualificazione, determinazione
50/2016) del compenso, monitoraggio dell’avvenuta prestazione
Misure da implementare
• Incarichi extra D.Lgs 50/2016: valutazione comparativa di almeno tre professionisti (ove applicabile) e formalizzazione preventiva dei
requisiti per prestazioni d’opera e incarichi professionali
• Incarichi extra D.Lgs 50/2016: rafforzamento dei controlli di secondo e terzo livello sulle procedure di assegnazione dell’incarico e
sull’avvenuta prestazione
Massima esposizione
Area di rischio al rischio rilevata in Ambiti di maggior sensibilità
mappatura
Gestione delle locazioni non • Locazioni: scelta soluzione immobiliare, definizione condizioni
MEDIO
intercompany contrattuali
Misure da implementare
• Adozione di metodologia di analisi costi‐benefici per la scelta delle soluzioni immobiliari
• Monitoraggio del permanere della funzionalità dell’immobile alle esigenze aziendali
• Formalizzazione del processo di riconsegna dell’immobile
94. ALTRI PROFILI DI RISCHIO MEDIO
Massima esposizione
Area di rischio al rischio rilevata in Ambiti di maggior sensibilità
mappatura
Provvedimenti ampliativi della sfera giuridica dei
destinatari privi di effetto economico diretto ed
immediato per il destinatario (anche in concorso con • Rilascio delle autorizzazioni relative agli operatori funebri
l'Amministrazione concedente) MEDIO
Gestione dei servizi funebri e
cimiteriali
Misure da implementare
• Verifiche a campione sulle autocertificazioni prodotte dagli operatori e controlli sui dati di accesso alle aree cimiteriali e sui lavori
eseguiti. Formalizzazione in procedura.
Massima esposizione
Area di rischio al rischio rilevata in Ambiti di maggior sensibilità
mappatura
Provvedimenti ampliativi della sfera giuridica dei
destinatari privi di effetto economico diretto ed • Autorizzazioni cambio turno agli operatori
immediato per il destinatario (anche in concorso con MEDIO • Trasferimenti personale
l'Amministrazione concedente)
Misure da implementare
• Rilascio di una procedura per la concessione di cambi ed esenzioni turno con formalizzazione dei controlli
• Formalizzazione dei criteri adottati per i trasferimenti del personale
104. ALTRI PROFILI DI RISCHIO MEDIO
Massima esposizione
Area di rischio al rischio rilevata in Ambiti di maggior sensibilità
mappatura
Provvedimenti ampliativi della sfera giuridica dei
destinatari con effetto economico diretto ed
immediato per il destinatario (anche in concorso con
• Adozione di provvedimenti aventi ad oggetto la verifica delle avvenute
MEDIO
l'Amministrazione concedente) condizioni di esenzione tariffaria
Gestione del servizio TARI
Misure da implementare
• Formalizzazione in procedura dei controlli effettuati sulle esenzione tariffarie ed archiviazione informatizzata dei documenti alla
base dei provvedimenti
• Potenziamento delle analisi a campione delle autocertificazioni prodotte dai contribuenti
Massima esposizione
Area di rischio al rischio rilevata in Ambiti di maggior sensibilità
mappatura
Attività di rappresentanza • Occasioni di relazione con funzionari pubblici in caso di incontri o
MEDIO
istituzionale interlocuzioni di carattere istituzionale
Misure da implementare
• N/A
114. ALTRI PROFILI DI RISCHIO MEDIO
Massima esposizione
Area di rischio al rischio rilevata in Ambiti di maggior sensibilità
mappatura
Rapporti relativi a:
• contratto di servizio per la raccolta, selezione, trattamento, recupero,
smaltimento dei rifiuti
Gestione dei rapporti con il socio
MEDIO • gestione della convenzione TARI, regolamento applicativo tariffa e
Comune di Roma piano finanziario tariffa
• gestione della convenzione relativa all’affidamento dei servizi
cimiteriali e gestione dei conseguenti flussi informativi e reportistica.
Misure da implementare
• Rafforzamento della tracciabilità dei dati e delle stime quantitative a supporto della reportistica e analisi degli scostamenti in caso di
variazioni sul budget, con controlli di terzo livello
Massima esposizione
Area di rischio al rischio rilevata in Ambiti di maggior sensibilità
mappatura
Gestione dei rapporti con Pubbliche • Ottenimento o rinnovo di autorizzazioni, licenze, permessi,
Amministrazioni per l’esercizio delle concessioni, nulla osta, ecc. necessari per lo svolgimento di attività
MEDIO
attività aziendali (autorizzazioni, aziendali
permessi, ecc.)
Misure da implementare
• N/A
124. ALTRI PROFILI DI RISCHIO MEDIO
Massima esposizione
Area di rischio al rischio rilevata in Ambiti di maggior sensibilità
mappatura
• Gestione, utilizzo e manutenzione dei veicoli
Gestione parco mezzi e • Rischi di scorretta gestione degli interventi manutentivi
MEDIO
manutenzione veicoli • Rischi di appropriazione indebita del carburante
• Rischi di segnalazione di guasti inesistenti
Misure da implementare
• Rafforzamento dei controlli di secondo e terzo livello sugli interventi manutentivi (es. verifiche a campione sull’acquisizione di
documentazione attestante gli interventi effettuati da manutentori terzi)
• Monitoraggio di eventuali anomalie statistiche nella frequenza o nell’entità di segnalazione guasti e interventi in caso di evidenze
d’anomalia
• Rafforzamento delle verifiche in loco sull’utilizzo dei mezzi aziendali
• Rafforzamento dei processi di controllo sulle attività di gestione dell’assegnazione delle vetture sostitutive per i mezzi a noleggio,
con introduzione di controlli di secondo e terzo livello in merito a tracciabilità dei riscontri documentali sulle attività svolte
• Controlli di secondo e terzo livello sui consumi di carburante
• Controllo di primo e secondo livello sulla rilevazione della posizione dei mezzi aziendali e predisposizione della reportistica sugli esiti
134. ALTRI PROFILI DI RISCHIO MEDIO
Massima esposizione
Area di rischio al rischio rilevata in Ambiti di maggior sensibilità
mappatura
• Attività di contrasto all’evasione
Gestione del servizio di riscossione
MEDIO • Identificazione soggetti tenuti al pagamento e riscossione TARI
TARI • Gestione delle iscrizioni al ruolo
Misure da implementare
• Consolidamento dei controlli di secondo e terzo livello sui servizi di riscossione TARI
Massima esposizione
Area di rischio al rischio rilevata in Ambiti di maggior sensibilità
mappatura
Gestione omaggi MEDIO • Omaggi e regalie
Misure da implementare
N/A
144. ALTRI PROFILI DI RISCHIO MEDIO
Massima esposizione
Area di rischio al rischio rilevata in Ambiti di maggior sensibilità
mappatura
Gestione dei procedimenti giudiziali e • Gestione dei procedimenti giudiziali e stragiudiziali
MEDIO
stragiudiziali • Rischi di induzione a rendere falsa testimonianza
Misure da implementare
• N/A
Massima esposizione
Area di rischio al rischio rilevata in Ambiti di maggior sensibilità
mappatura
• Rimborsi spese e spese di rappresentanza
Rimborsi spese e spese di
MEDIO • Utilizzo di carta di credito aziendale (per i soli soggetti per cui la carta è
rappresentanza in dotazione)
Misure da implementare
• Rafforzamento dei controlli di secondo o terzo livello sul processo, ad esempio attraverso riconciliazione con i giustificativi di spesa e
redazione di procedura integrata con procedura trasferte, con recepimento dei controlli
154. ALTRI PROFILI DI RISCHIO MEDIO
Massima esposizione
Area di rischio al rischio rilevata in Ambiti di maggior sensibilità
mappatura
Erogazione dei servizi: recupero
risorsa rifiuti, servizi funebri e
• Comportamenti dolosi che possono compromettere la regolarità o
cimiteriali, servizi riscossione TARI, MEDIO
comportare l’interruzione del servizio
attività di monitoraggio ambientale,
ecc.
Misure da implementare
Rafforzamento delle verifiche di secondo e terzo livello, a campione o su segnalazione, in merito all’effettiva presenza sui luoghi di
lavoro
Massima esposizione
Area di rischio al rischio rilevata in Ambiti di maggior sensibilità
mappatura
Erogazione dei servizi: servizi funebri
e cimiteriali, servizi riscossione TARI,
attività di monitoraggio ambientale, MEDIO • Incassi derivanti dall’erogazione dei servizi o dei provvedimenti
ecc.
Servizi funebri e cimiteriali
Misure da implementare
• Rafforzamento delle verifiche di secondo e terzo livello sui flussi di incasso (ad esempio riconciliazioni formalizzate tra incassi e
operazioni effettuate o analisi delle posizioni chiuse senza incasso o con incasso parziale) sulle aree giudicate a maggior sensibilità
• Riattivazione dello smistamento elettronico delle pratiche relative ai servizi cimiteriali con rendiconto del dettaglio delle operazioni
• Rilascio procedura gestione processo di cremazione con integrazione degli aspetti gestionali a quelli amministrativi, formalizzazione
dei controlli
164. ALTRI PROFILI DI RISCHIO MEDIO
Massima esposizione
Area di rischio al rischio rilevata in Ambiti di maggior sensibilità
mappatura
Erogazione dei servizi: servizi funebri
e cimiteriali, servizi riscossione TARI,
MEDIO • Gestione degli interventi ispettivi e sanzionatori di vigilanza
attività di monitoraggio ambientale,
ambientale
ecc.
Misure da implementare
• Formalizzazione delle modalità di rotazione degli operatori nell’ambito dell’attività pianificata di monitoraggio ambientale
Massima esposizione
Area di rischio al rischio rilevata in Ambiti di maggior sensibilità
mappatura
Gestione recupero crediti extra TARI MEDIO • Incassi derivanti dall’erogazione dei servizi extra TARI
Misure da implementare
• Rilascio procedura per la gestione dei crediti extra TARI con formalizzazione dei controlli
17PARTE 2
PROGRAMMA DELLE MISURE DI
RAFFORZAMENTO DA IMPLEMENTARE
18MONITORAGGIO PROGRAMMA DELLE MISURE DI RAFFORZAMENTO
Codifiche delle strutture aziendali coinvolte
Direzione Servizio/Area Struttura Descrizione
Organo Amministrativo
AAFL AREA Affari Legali
SCOM SERVIZIO Compliance
AIA AREA Internal Audit
DG DIREZIONE Direzione Generale
AIT AREA IT e WF Management
SACQ SERVIZIO Acquisti
DCC DIREZIONE Direzione Cimiteri Capitolini
ACCA AREA Amministrazione
ACCE AREA Esercizio
DAF DIREZIONE Direzione Amministrazione e Finanza
SAB SERVIZIO Amministrazione e Bilancio
STARI SERVIZIO TARI
ACDG AREA Controllo di Gestione
DOPER DIREZIONE Direzione Operativa
SGFO SERVIZIO Gestione Flotta
SEGO SERVIZIO Gestione Operativa
SIMP SERVIZIO Gestione Impianti
SENG SERVIZIO Engineering
ACOA AREA Controllo Operativo e Accertamento
DRU DIREZIONE Direzione Risorse Umane
SGEPE SERVIZIO Gestione del Personale
AFSPE AREA Formazione e Sviluppo 19PROGRAMMA DELLE MISURE DI RAFFORZAMENTO
Area di rischio Misure già implementate
• Misure
• Codice per la ricerca e selezione del personale
• Accettazione del Codice Etico e del MOGC 231 per i neo‐assunti
• Acquisizione della dichiarazione di insussistenza di cause di
incompatibilità / inconferibilità
• Pubblicazione sul sito della selezione del personale
Acquisizione e progressione del personale • Rafforzamento delle verifiche in loco sull’utilizzo dei mezzi aziendali
• Analisi e monitoraggio di casi anomali di assenza prolungata
• Segregazione tra il soggetto che definisce i criteri di incentivazione
all’esodo e chi effettua la negoziazione
• Pubblicazione sulla intranet di avvisi per copertura di posizioni
interne e comunicazione relativi esiti
Strutture
Ulteriori misure di rafforzamento da
Resp.le coinvolte Obiettivo 2017 Obiettivo 2018 Obiettivo 2019
implementare
1. Formalizzazione del processo per la gestione
degli incarichi svolti dai dipendenti
SGEPE SCOM
2. Progressioni di carriera: approvazione degli
incrementi retributivi di natura discrezionale da Organo
parte dell’Organo Amministrativo (Dirigenti e Amministrativo,
Quadri) e della Direzione Generale (altri DG
Dipendenti)
3. Acquisizione delle dichiarazioni di conflitto di
Tutte le
interesse delle posizioni aziendali potenzialmente
strutture
DRU
esposte al rischio
4. Formalizzazione dei criteri delle progressioni di
carriera sulla base delle risultanze del progetto di AFSPE
gestione –valorizzazione talenti
20PROGRAMMA DELLE MISURE DI RAFFORZAMENTO
Area di rischio Misure già implementate
• Misure
• Codice per la ricerca e selezione del personale
• Accettazione del Codice Etico e del MOGC 231 per i neo‐assunti
• Acquisizione della dichiarazione di insussistenza di cause di
incompatibilità / inconferibilità
• Pubblicazione sul sito della selezione del personale
Acquisizione e progressione del personale • Rafforzamento delle verifiche in loco sull’utilizzo dei mezzi aziendali
• Analisi e monitoraggio di casi anomali di assenza prolungata
• Segregazione tra il soggetto che definisce i criteri di incentivazione
all’esodo e chi effettua la negoziazione
• Pubblicazione sulla intranet di avvisi per copertura di posizioni
interne e comunicazione relativi esiti
Strutture
Ulteriori misure di rafforzamento da
Resp.le coinvolte Obiettivo 2017 Obiettivo 2018 Obiettivo 2019
implementare
5. Commissioni di selezione personale ‐ sorteggio
presidente e membri tecnici nel rispetto delle AFSPE
competenze necessarie
6. Aggiornamento del Codice per la ricerca e
selezione del personale con approfondimento
sulle progressioni economiche e di carriera
SGEPE, AFSPE
21PROGRAMMA DELLE MISURE DI RAFFORZAMENTO
Area di rischio Misure già implementate
• Misure indicate nel Modello 231 e Codice Etico
• Programmazione degli acquisti anno 2017
• OdS 199/2016 e 202/2016 Macrostruttura aziendale
• Implementazione sistema SAP per la gestione del ciclo attivo/passivo
• Implementazione sistema ALICE per la gestione della documentazione di gara
• PR 380 Flusso informativo per la gestione del contenzioso fornitori
• Implementazione albo fornitori on line
Contratti Pubblici (procedure ex D. Lgs. 50/2016) • Adozione di strumenti per il monitoraggio dei contratti in scadenza/esaurimento, con
formalizzazione in procedura della pianificazione del fabbisogno
• PR 319 Gestione Acquisti per l’approvvigionamento di beni servizi lavori con
istituzionalizzazione dei principali controlli su requisiti di ammissione, aggiudicazione e
formalizzazione dei contratti e SOD
• Implementazione flussi informativi verso RPC
• Istituzione albo interno dei membri delle commissioni giudicatrici sorteggiati a rotazione
• Benchmark esterno per la definizione della base d’asta
Ulteriori misure di rafforzamento da Strutture
Resp.le Obiettivo 2017 Obiettivo 2018 Obiettivo 2019
implementare coinvolte
7. Adozione di strumenti per il monitoraggio dei
DG,
contratti in scadenza/esaurimento, con
formalizzazione in procedura della pianificazione del
fabbisogno anno‐su‐anno e della programmazione
SACQ SCOM , ( monitoraggio secondo e terzo livello sui
AIA controlli
degli acquisti
8. Rafforzamento dei controlli di secondo e terzo
DG,
livello sui requisiti di ammissione, sul capitolato, sui
criteri di aggiudicazione
SACQ
SCOM ( monitoraggio secondo e terzo livello sui
controlli
DG,
9. Rafforzamento delle misure di monitoraggio sul
frazionamento delle esigenze di acquisto e dei
razionali sottostanti la divisione in lotti
SACQ SCOM , ( monitoraggio secondo e terzo livello sui
AIA controlli
22PROGRAMMA DELLE MISURE DI RAFFORZAMENTO
Area di rischio Misure già implementate
• Misure indicate nel Modello 231 e Codice Etico
• Programmazione degli acquisti anno 2017
• OdS 199/2016 e 202/2016 Macrostruttura aziendale
• Implementazione sistema SAP per la gestione del ciclo attivo/passivo
• Implementazione sistema ALICE per la gestione della documentazione di gara
• PR 380 Flusso informativo per la gestione del contenzioso fornitori
• Implementazione albo fornitori on line
• Adozione di strumenti per il monitoraggio dei contratti in scadenza/esaurimento,
Contratti Pubblici (procedure ex D. Lgs. 50/2016) con formalizzazione in procedura della pianificazione del fabbisogno
• PR 319 Gestione Acquisti per l’approvvigionamento di beni servizi lavori con
istituzionalizzazione dei principali controlli su requisiti di ammissione,
aggiudicazione e formalizzazione dei contratti e SOD
• Implementazione flussi informativi verso RPC
• Istituzione albo interno dei membri delle commissioni giudicatrici sorteggiati a
rotazione
• Benchmark esterno per la definizione della base d’asta
Strutture
Ulteriori misure di rafforzamento da
Resp.le coinvolte Obiettivo 2017 Obiettivo 2018 Obiettivo 2019
implementare
10. Definizione di un albo interno dei membri delle
commissioni giudicatrici, sorteggiati a rotazione SACQ
SCOM , AIA
( monitoraggio secondo e terzo livello)
11. Pubblicazione dei bandi nel più breve tempo
possibile e, tendenzialmente, entro 120 giorni
dall’approvazione del budget e/o dalla scadenza SACQ
DG, SCOM ,
AIA
( monitoraggio secondo e terzo livello sui controlli
dell’appalto in essere
12. Rafforzamento dei presidi di controllo su
adozione procedure di gara, nomina commissione
DG, SCOM ,
aggiudicatrice, criteri di valutazione delle offerte e
formalizzazione degli stessi nell’ambito della gestione
SACQ
AIA ( monitoraggio secondo e terzo livello sui
controlli
delle procedure
23PROGRAMMA DELLE MISURE DI RAFFORZAMENTO
Area di rischio Misure già implementate
• Misure indicate nel Modello 231 e Codice Etico
• Programmazione degli acquisti anno 2017
• OdS 199/2016 e 202/2016 Macrostruttura aziendale
• Implementazione sistema SAP per la gestione del ciclo attivo/passivo
• Implementazione sistema ALICE per la gestione della documentazione di gara
• PR 380 Flusso informativo per la gestione del contenzioso fornitori
• Implementazione albo fornitori on line
• Adozione di strumenti per il monitoraggio dei contratti in scadenza/esaurimento,
Contratti Pubblici (procedure ex D. Lgs. 50/2016) con formalizzazione in procedura della pianificazione del fabbisogno
• PR 319 Gestione Acquisti per l’approvvigionamento di beni servizi lavori con
istituzionalizzazione dei principali controlli su requisiti di ammissione,
aggiudicazione e formalizzazione dei contratti e SOD
• Implementazione flussi informativi verso RPC
• Istituzione albo interno dei membri delle commissioni giudicatrici sorteggiati a
rotazione
• Benchmark esterno per la definizione della base d’asta
Strutture
Ulteriori misure di rafforzamento da
Resp.le coinvolte Obiettivo 2017 Obiettivo 2018 Obiettivo 2019
implementare
13. Previsione di flussi informativi a RPC e
Direzione aziendale per attivazione delle SACQ AIT (limitatamente all’automazione dei flussi)
misure di monitoraggio
14. Rafforzamento delle verifiche nella
valutazione di congruità delle offerte, DG, SCOM ,
(monitoraggio secondo e terzo sui
avvalendosi delle prerogative riconosciute SACQ AIA controlli)
dall’art.97 del D.Lgs 50/2016
24PROGRAMMA DELLE MISURE DI RAFFORZAMENTO
Area di rischio Misure già implementate
• Misure indicate nel Modello 231 e Codice Etico
• Programmazione degli acquisti anno 2017
• OdS 199/2016 e 202/2016 Macrostruttura aziendale
• Implementazione sistema SAP per la gestione del ciclo attivo/passivo
• Implementazione sistema ALICE per la gestione della documentazione di gara
• PR 380 Flusso informativo per la gestione del contenzioso fornitori
• Implementazione albo fornitori on line
Contratti Pubblici (procedure ex D. Lgs. 50/2016) • Adozione di strumenti per il monitoraggio dei contratti in scadenza/esaurimento, con
formalizzazione in procedura della pianificazione del fabbisogno
• PR 319 Gestione Acquisti per l’approvvigionamento di beni servizi lavori con
istituzionalizzazione dei principali controlli su requisiti di ammissione, aggiudicazione e
formalizzazione dei contratti e SOD
• Implementazione flussi informativi verso RPC
• Istituzione albo interno dei membri delle commissioni giudicatrici sorteggiati a rotazione
• Benchmark esterno per la definizione della base d’asta
Strutture
Ulteriori misure di rafforzamento da
Resp.le coinvolte Obiettivo 2017 Obiettivo 2018 Obiettivo 2019
implementare
15. Per gli appalti o contratti per servizi,
forniture e lavori, ricorso in via
preferenziale alla formula dell’accordo
quadro (almeno triennale),
suddivisione, tutte le volte che sia
con
SACQ
DG, SCOM
(monitoraggio di secondo livello sui
possibile, in lotti funzionali e con controlli)
previsione dei limiti all’aggiudicazione da
parte del medesimo operatore
economico di più lotti
16. Rafforzamento dei controlli periodici
DG,
di secondo e terzo livello sull’albo
fornitori e introduzione di logiche di
SACQ SCOM, AIA
(perfezionamento del vendor rating )
vendor rating
25PROGRAMMA DELLE MISURE DI RAFFORZAMENTO
Area di rischio Misure già implementate
• Misure indicate nel Modello 231 e Codice Etico
• Programmazione degli acquisti anno 2017
• OdS 199/2016 e 202/2016 Macrostruttura aziendale
• Implementazione sistema SAP per la gestione del ciclo attivo/passivo
• Implementazione sistema ALICE per la gestione della documentazione di gara
• PR 380 Flusso informativo per la gestione del contenzioso fornitori
• Implementazione albo fornitori on line
• Adozione di strumenti per il monitoraggio dei contratti in scadenza/esaurimento,
Contratti Pubblici (procedure ex D. Lgs. 50/2016) con formalizzazione in procedura della pianificazione del fabbisogno
• PR 319 Gestione Acquisti per l’approvvigionamento di beni servizi lavori con
istituzionalizzazione dei principali controlli su requisiti di ammissione, aggiudicazione
e formalizzazione dei contratti e SOD
• Implementazione flussi informativi verso RPC
• Istituzione albo interno dei membri delle commissioni giudicatrici sorteggiati a
rotazione
• Benchmark esterno per la definizione della base d’asta
Strutture
Ulteriori misure di rafforzamento da Resp.le
coinvolte Obiettivo 2017 Obiettivo 2018 Obiettivo 2019
implementare
17. Rafforzamento delle misure di
ottimizzazione dei processi di acquisto,
volte ad assicurare che l’aggiudicazione
avvenga il più rapidamente possibile, la SACQ AIT
(integrazione dei sistemi gestionali
e monitoraggio dei tempi di
esecuzione delle fasi dei processi)
stipula del contratto avvenga entro i
termini ex legge e il collaudo avvenga nei
tempi previsti
18. Rafforzamento della frequenza e dei
controlli nonché miglioramento della
tracciabilità delle verifiche sull’attività DG, SCOM,
svolta dai fornitori / SAL / collaudi e
SACQ
AIA (monitoraggio di secondo livello sui
contestuale applicazione di penali in casi di controlli)
irregolarità
26PROGRAMMA DELLE MISURE DI RAFFORZAMENTO
Area di rischio Misure già implementate
• Misure indicate nel Modello 231 e Codice Etico
• Programmazione degli acquisti anno 2017
• OdS 199/2016 e 202/2016 Macrostruttura aziendale
• Implementazione sistema SAP per la gestione del ciclo attivo/passivo
• Implementazione sistema ALICE per la gestione della documentazione di gara
• PR 380 Flusso informativo per la gestione del contenzioso fornitori
• Implementazione albo fornitori on line
• Adozione di strumenti per il monitoraggio dei contratti in scadenza/esaurimento,
Contratti Pubblici (procedure ex D. Lgs. 50/2016) con formalizzazione in procedura della pianificazione del fabbisogno
• PR 319 Gestione Acquisti per l’approvvigionamento di beni servizi lavori con
istituzionalizzazione dei principali controlli su requisiti di ammissione,
aggiudicazione e formalizzazione dei contratti e SOD
• Implementazione flussi informativi verso RPC
• Istituzione albo interno dei membri delle commissioni giudicatrici sorteggiati a
rotazione
• Benchmark esterno per la definizione della base d’asta
Strutture
Ulteriori misure di rafforzamento da Resp.le
coinvolte Obiettivo 2017 Obiettivo 2018 Obiettivo 2019
implementare
19. Creazione di un archivio informatico dei
Tutte le
DDT, di tutti i verbali di collaudo e dei documenti AIT
strutture (Formalizzazione dei criteri di
alla base dei SAL . archiviazione)
20. Necessità di ottenere autorizzazione dalla
Direzione aziendale in caso di revoca o ri‐
DG, SCOM,
pianificazione dei bandi, con controlli di secondo SACQ AIA (monitoraggio di secondo livello
livello volti a monitorare la corretta applicazione sui controlli previsti)
nei casi di revoca
21. Aggiornamento procedura per l’acquisto di
beni, servizi e lavori
SACQ SCOM, AIT
27PROGRAMMA DELLE MISURE DI RAFFORZAMENTO
Area di rischio Misure già implementate
• Misure indicate nel Modello 231 e Codice Etico
• Istituzione Funzione Gestione Appalti c/to AMA (Ordine di Servizio 7 del
Gestione del servizio raccolta e trattamento rifiuti 30/01/2015)
• Istituzione Funzione Servizio Gestione Impianti (Ordine di Servizio 199‐202/17)
Strutture
Ulteriori misure di rafforzamento da Resp.le
coinvolte Obiettivo 2017 Obiettivo 2018 Obiettivo 2019
implementare
22. Rafforzamento dei processi di controllo in
loco sulle attività di raccolta affidate in DG,
appalto, con introduzione di controlli di
secondo e terzo livello in merito a tracciabilità
SEGO SCOM, (formalizzazione dell’attività di controllo
dei riscontri documentali sulle attività svolte, AIA sui livelli di servizio erogati
non conformità, applicazioni di penali, ecc.
23. Individuazione di modalità per la
certificazione dell’avvenuto servizio da parte
dei fornitori dei servizi di trasporto e
trattamento dei rifiuti indifferenziati e
SIMP SACQ
differenziati con inserimento della modalità
individuata nei contratti
24. Rafforzamento del monitoraggio e
controllo della gestione dei flussi e della
gestione dei contratti di trasporto e
trattamento dei rifiuti indifferenziati e
differenziati con introduzione di controlli di
SIMP
secondo e terzo livello in merito a tracciabilità
dei riscontri documentali sulle attività svolte
28PROGRAMMA DELLE MISURE DI RAFFORZAMENTO
Area di rischio Misure già implementate
Affidamento di incarichi e prestazioni d’opera
• Misure indicate nel Modello 231 e Codice Etico
intellettuali • Procedura per l’affidamento di incarichi per prestazioni d’opera intellettuale
Strutture
Ulteriori misure di rafforzamento da
Resp.le coinvolte Obiettivo 2017 Obiettivo 2018 Obiettivo 2019
implementare
25. Incarichi e prestazioni d’opera
intellettuali: nuova procedura con
SCOM AIT, AAFL
formalizzazione dei controlli sul (rilascio nuova procedura)
processo
26. Incarichi e prestazioni d’opera
intellettuali: rafforzamento dei
controlli di secondo e terzo livello Tutte le SCOM,
sulle procedure di assegnazione strutture AIA
dell’incarico e sull’avvenuta
prestazione
29PROGRAMMA DELLE MISURE DI RAFFORZAMENTO
Area di rischio Misure già implementate
• Analisi canoni di locazione attivi e eventuale allineamento secondo range
Gestione delle locazioni non intercompany Agenzia delle entrate
• Attività di Audit interno sulle locazioni
Strutture
Ulteriori misure di rafforzamento da
Resp.le coinvolte Obiettivo 2017 Obiettivo 2018 Obiettivo 2019
implementare
27. Adozione di metodologia di analisi
costi‐benefici per la scelta degli SENG
immobili da acquisire
28. Monitoraggio del permanere nel
tempo della idoneità all’uso SENG
dell’immobile in relazione alle
esigenze aziendali
29. Rilascio procedura di gestione
locazione immobili con SENG SCOM
formalizzazione dei controlli
30. Formalizzazione del processo di
rinnovo/proroga contratto e SENG
riconsegna dell’immobile a seguito di
scadenza/risoluzione del contratto
30PROGRAMMA DELLE MISURE DI RAFFORZAMENTO
Area di rischio Misure già implementate
Provvedimenti ampliativi della sfera giuridica dei
destinatari privi di effetto economico diretto ed
• Misure indicate nel Modello 231 e Codice Etico
immediato per il destinatario (anche in concorso
• Rafforzamento dei controlli di secondo e terzo livello sulle concessioni
con l'Amministrazione concedente) cimiteriali private attraverso rilascio procedura informatica (Lotus)
Gestione dei servizi funebri e cimiteriali
Strutture
Ulteriori misure di rafforzamento da
Resp.le coinvolte Obiettivo 2017 Obiettivo 2018 Obiettivo 2019
implementare
31. Verifiche a campione sulle
autocertificazioni prodotte dagli
operatori e controlli sui dati di
ACCA (Limitatamente a formalizzazione atto
accesso alle aree cimiteriali e sui interno aziendale con introduzione
lavori eseguiti. Formalizzazione in delle modalità di controllo)
procedura
31PROGRAMMA DELLE MISURE DI RAFFORZAMENTO
Area di rischio Misure già implementate
Provvedimenti ampliativi della sfera giuridica dei
destinatari privi di effetto economico diretto ed
• Misure indicate nel Modello 231 e Codice Etico
immediato per il destinatario (anche in concorso
con l'Amministrazione concedente)
Strutture
Ulteriori misure di rafforzamento da
Resp.le coinvolte Obiettivo 2017 Obiettivo 2018 Obiettivo 2019
implementare
DCC,
32. Rilascio di una procedura per la
concessione di cambi ed esenzioni
DRU
SGFO,
SEGO,
turno con formalizzazione dei
SIMP,
controlli
SCOM
33. Formalizzazione dei criteri adottati
per i trasferimenti del personale
SGEPE
32PROGRAMMA DELLE MISURE DI RAFFORZAMENTO
Area di rischio Misure già implementate
Provvedimenti ampliativi della sfera giuridica dei
• Misure indicate nel Modello 231 e Codice Etico
destinatari con effetto economico diretto ed • Pianificazione annuale per accertamento elusione
immediato per il destinatario (anche in concorso • Istituito ufficio contrasto evasione e strutturata l’attività secondo obiettivi fissati con Roma
Capitale
con l'Amministrazione concedente) • Firmato protocollo d’intesa GdF lotta all’evasione
• Attività di «bonifica incassi» attraverso «pulizia» del DB
• Riconciliazione periodica incassi su c/c diversi da quello indicato su MAV e «pulizia» insoluti
Gestione del servizio TARI
Strutture
Ulteriori misure di rafforzamento da Resp.le
coinvolte Obiettivo 2017 Obiettivo 2018 Obiettivo 2019
implementare
34. Formalizzazione in procedura dei
controlli effettuati sulle esenzioni
tariffarie ed archiviazione STARI (monitoraggio di secondo livello dei
informatizzata dei documenti alla controlli)
base dei provvedimenti
35. Potenziamento delle analisi a
campione delle autocertificazioni STARI
prodotte dai contribuenti
33PROGRAMMA DELLE MISURE DI RAFFORZAMENTO
Area di rischio Misure già implementate
Gestione dei rapporti con il socio Comune di • Misure indicate nel Modello 231 e Codice Etico
Roma
Strutture
Ulteriori misure di rafforzamento da Resp.le
coinvolte Obiettivo 2017 Obiettivo 2018 Obiettivo 2019
implementare
36. Rafforzamento della tracciabilità
dei dati e delle stime quantitative a
Tutte le
supporto della reportistica e analisi
ACDG strutture
degli scostamenti in caso di variazioni
sul budget, con controlli di terzo
livello
34PROGRAMMA DELLE MISURE DI RAFFORZAMENTO
Area di rischio Misure già implementate
• Misure indicate nel Modello 231 e Codice Etico
• IS 103 – Gestione lavorazioni interne veicoli leggeri e pesanti di proprietà
Gestione parco mezzi e manutenzione veicoli • IS 104 – Gestione lavorazioni presso officine esterne veicoli leggeri e pesanti di proprietà
• Cablaggio di 1400 veicoli
• Realizzazione infrastruttura tecnologica per la rilevazione della posizione dei veicoli
• Ods 78/2016 mantenimento sicurezza funzionalità operativa dei veicoli
Strutture
Ulteriori misure di rafforzamento da
Resp.le coinvolte Obiettivo 2017 Obiettivo 2018 Obiettivo 2019
implementare
37. Monitoraggio di eventuali anomalie
statistiche nella frequenza o nell’entità di
SGFO
segnalazione guasti e interventi in caso di
evidenze d’anomalia
38. Rafforzamento dei controlli di
DG,
secondo e terzo livello sugli interventi SGFO
SCOM, (strutturare attività di controllo
manutentivi avviata da formalizzare in procedura)
39. Rafforzamento delle verifiche in loco (monitoraggio guasti
SGFO DRU
sull’utilizzo dei mezzi aziendali ricorrenti/accidentali, formazione
addestramento in coordinamento con
la funzione Risorse Umane)
40.. Rafforzamento dei processi di
controllo sulle attività di gestione
dell’assegnazione delle vetture
SGFO
sostitutive per i mezzi a noleggio, con
(limitatamente al rafforzamento dei
introduzione di controlli di secondo e processi di controllo)
terzo livello in merito a tracciabilità dei
riscontri documentali sulle attività svolte.
35PROGRAMMA DELLE MISURE DI RAFFORZAMENTO
Area di rischio Misure già implementate
• Misure indicate nel Modello 231 e Codice Etico
• IS 103 – Gestione lavorazioni interne veicoli leggeri e pesanti di proprietà
Gestione parco mezzi e manutenzione veicoli • IS 104 – Gestione lavorazioni presso officine esterne veicoli leggeri e pesanti di proprietà
• Cablaggio di 1400 veicoli
• Realizzazione infrastruttura tecnologica per la rilevazione della posizione dei veicoli
• Ods 78/2016 mantenimento sicurezza funzionalità operativa dei veicoli
Strutture
Ulteriori misure di rafforzamento da
Resp.le coinvolte Obiettivo 2017 Obiettivo 2018 Obiettivo 2019
implementare
41. Controlli di secondo e terzo livello sui SGFO
consumi di carburante
42. Controllo di primo e secondo livello
sulla rilevazione della posizione dei mezzi SGFO
(limitatamente ai controlli di I livello e
aziendali e predisposizione della predisposizione reportistica aziendale
reportistica sugli esiti
36PROGRAMMA DELLE MISURE DI RAFFORZAMENTO
Area di rischio Misure già implementate
• Misure indicate nel Modello 231 e Codice Etico
• Pianificazione annuale accertamento elusione
• Istituito ufficio contrasto evasione e strutturata l’attività secondo obiettivi
fissati con Roma Capitale (2015 recuperati 33 milioni di imponibile circa)
Gestione del servizio di riscossione TARI • Firmato protocollo d’intesa GdF lotta all’evasione
• Attività di «bonifica incassi» attraverso «pulizia» del DB
• Riconciliazione periodica incassi su c/c diversi da quello indicato su MAV e
«pulizia» insoluti
Ulteriori misure di rafforzamento da Strutture
Resp.le Obiettivo 2017 Obiettivo 2018 Obiettivo 2019
implementare coinvolte
43. Consolidamento dei controlli di
DAF,
secondo e terzo livello sui servizi di STARI
riscossione TARI
SCOM
37PROGRAMMA DELLE MISURE DI RAFFORZAMENTO
Area di rischio Misure già implementate
Rimborsi spese e spese di rappresentanza • Misure indicate nel Modello 231 e Codice Etico
• PR 304 Gestione trasferte
Strutture
Ulteriori misure di rafforzamento da
Resp.le coinvolte Obiettivo 2017 Obiettivo 2018 Obiettivo 2019
implementare
44. Rafforzamento dei controlli di
secondo o terzo livello sul processo,
ad esempio attraverso riconciliazione AFSPE SCOM,
con i giustificativi di spesa e SAB
(limitatamente a integrazione con
procedura trasferte e formalizzazione
controlli in procedura)
redazione di procedura con
recepimento dei controlli
38PROGRAMMA DELLE MISURE DI RAFFORZAMENTO
Area di rischio Misure già implementate
Erogazione dei servizi: servizio raccolta e
• Misure indicate nel Modello 231 e Codice Etico
trattamento rifiuti, • PR 388 Concessione aree e retrocessione aree per edilizia privata
servizi funebri e cimiteriali, servizi riscossione • PR 390 Concessione loculi e tumulazioni collegate
TARI, attività di monitoraggio ambientale, ecc. • PR 393 Retrocessione e rimborso loculi
• Linee guida gestione contabile processo concessione loculi, retrocessioni e
rimborsi
Servizi funebri e cimiteriali
Strutture
Ulteriori misure di rafforzamento da Resp.le
coinvolte Obiettivo 2017 Obiettivo 2018 Obiettivo 2019
implementare
45. Rafforzamento delle verifiche di
secondo e terzo livello sui flussi di
ACCA, SAB
incasso sulle aree giudicate a maggior (attivazione del flusso e del quadro dei
sensibilità dati per le analisi statistiche)
46. Aggiornamento delle PR 388, 390,
SCOM,
393 con integrazione dei controlli previsti ACCA
SAB
dalle linee guida
47. Riattivazione dello smistamento
ACCA,
elettronico delle pratiche relative ai
servizi cimiteriali con rendiconto del
ACCE
dettaglio delle operazioni
48. Rafforzamento dei controlli di
secondo e terzo livello sul processo di
cremazione con integrazione degli aspetti ACCA,
gestionali a quelli amministrativi e ACCE
SCOM (limitatamente alla redazione della
procedura)
redazione di procedura dedicata con
recepimento controlli
39PROGRAMMA DELLE MISURE DI RAFFORZAMENTO
Area di rischio Misure già implementate
Erogazione dei servizi: servizio raccolta e
trattamento rifiuti,
• Misure indicate nel Modello 231 e Codice Etico
servizi funebri e cimiteriali, servizi riscossione • PR 341 Rilevazione automatica delle presenze assenze del personale
TARI, attività di monitoraggio ambientale, ecc.
Ulteriori misure di rafforzamento da Strutture
Resp.le Obiettivo 2017 Obiettivo 2018 Obiettivo 2019
implementare coinvolte
49. Formalizzazione delle modalità di
rotazione degli operatori nell’ambito
dell’attività pianificata di
ACOA
monitoraggio ambientale
50. Rafforzamento delle verifiche di
secondo e terzo livello, a campione o
su segnalazione, in merito all’effettiva SGEPE (controllo di II livello sulla
reportistica di cui alla misura 42)
presenza sui luoghi di lavoro
40PROGRAMMA DELLE MISURE DI RAFFORZAMENTO
Area di rischio Misure già implementate
• Misure indicate nel Modello 231 e Codice Etico
Erogazione altri servizi cd. extra TARI • Linee guida recupero crediti extra TARI
Ulteriori misure di rafforzamento da Strutture
Resp.le Obiettivo 2017 Obiettivo 2018 Obiettivo 2019
implementare coinvolte
51. Rafforzamento dei controlli
secondo e terzo livello sul processo
di gestione dei crediti extra TARI e SAB SCOM (limitatamente alla redazione della
redazione di procedura dedicata con procedura)
recepimento dei controlli
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