Open Budget & Cost Sommario dei cambiamenti
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Open Budget & Cost
Sommario dei cambiamenti
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Data rilascio 06/11/2020
Open Budget & Cost
Sommario dei cambiamenti
OPEN BUDGET & COST
Budget e costi del personale
Versione 03.09.00
del 06/11/2020
Elenco contenuti
1- Esecuzione e monitoraggio del Processo operativo .............................................................................. 3
1.1 - Attività del processo operativo.......................................................................................................................... 3
1.2 - Configurazione .................................................................................................................................................. 4
1.3 - Avvio .................................................................................................................................................................. 5
1.4 - Processo ............................................................................................................................................................ 5
1.5 - Versioni da monitorare nel processo operativo ................................................................................................ 7
1.6 - Autorizzazione notifiche .................................................................................................................................... 7
1.7 - Situazione elaborativa ....................................................................................................................................... 8
2- Intervento massimali in prima fascia ..................................................................................................... 8
3- Da UPD precedenti ................................................................................................................................ 8
3.1 - 03.08.00 UPD001 del 07 luglio 2020 ................................................................................................................. 8
3.2 - 03.08.00 UPD002 del 01 ottobre 2020 .............................................................................................................. 9
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1 - Esecuzione e monitoraggio del Processo operativo
Con questo rilascio viene alla luce il rivoluzionario metodo di esecuzione e verifica delle funzioni applicative
che si distoglie dalla consueta logica a menù, che per quanto possa essere organizzato in modo intuitivo lascia
comunque all’utente l’onere di mettere in sequenza le operazioni necessarie.
Si introduce il concetto di “Processo operativo” che informa gli operatori circa la situazione elaborativa delle
aziende e li guida nell’esecuzione delle diverse funzioni applicative e delle operazioni utente.
Tale metodo risulta ottimale soprattutto in contesti dove le attività del processo competono ad attori diversi
ed è importante certificarne l’esecuzione.
1.1 - Attività del processo operativo
Le funzionalità proprie del prodotto sono state catalogate e strutturate in un elenco di attività che una volta
messe in successione descrivono il flusso ottimale per la valorizzazione e l’analisi dei costi consuntivi e delle
variazioni di costo previste in versioni di forecast e di budget. Eccole qui di seguito suddivise per scenario:
Attività scenario Consuntivi
C010 Attività utente consuntivi 010 Attività utente liberamente configurabile in sotto-attività
C020 Proiezione costo base consuntivo Attività da eseguire solo ad inizio esercizio e permette di riportare
nei costi consuntivi riclassificati il valore dei costi dell’esercizio
precedente perché siano riferimento per l’interpretazione dei costi
dell’esercizio attuale
C030 Attività utente consuntivi 030 Attività utente liberamente configurabile in sotto-attività
C040 Allineamento HR/Importazione Attività di ricezione dei costi consuntivi derivanti dall’elaborazione
dei cedolini
C050 Attività utente consuntivi 050 Attività utente liberamente configurabile in sotto-attività
C060 Quadratura contabile consuntivi Attività utente consistente nel verificare i costi importati con quelli
contabilizzati
C070 Attività utente consuntivi 070 Attività utente liberamente configurabile in sotto-attività
C080 Riclassificazione Attività corrispondente alla funzione elaborativa Riclassificazione
(da: Consuntivi – Elaborazione)
C090 Attività utente consuntivi 090 Attività liberamente configurabile in sotto attività che non
corrispondono necessariamente a funzionalità applicative esistenti
C100 Predisposizione output consuntivi Attività legata alla produzione di report, estrazioni, analisi dei dati,
ecc.
C110 Attività utente consuntivi 110 Attività liberamente configurabile in sotto attività che non
corrispondono necessariamente a funzionalità applicative esistenti
Attività scenario Forecast
F010 Attività utente forecast 010 Attività liberamente configurabile in sotto attività che non corrispondono
necessariamente a funzionalità applicative esistenti
F020 Manutenzione tabelle forecast Attività di adeguamento di tabella parametriche,
F030 Attività utente forecast 030 Attività liberamente configurabile in sotto attività che non corrispondono
necessariamente a funzionalità applicative esistenti
F040 Creazione e Inizializzazione versione forecast Attività di creazione delle versioni di forecast e di proiezione dei fenomeni
riclassificati a fine esercizio
F050 Attività utente forecast 050 Attività liberamente configurabile in sotto attività che non corrispondono
necessariamente a funzionalità applicative esistenti
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F060 Completamento versione forecast Attività di inserimento delle stime di previsione e di elaborazione dei costi
conseguenti oltre che di attribuzione dello stato “Completa”
F070 Attività utente forecast 070 Attività liberamente configurabile in sotto attività che non corrispondono
necessariamente a funzionalità applicative esistenti
F080 Conferma versione forecast Attività di attribuzione dello stato “Confermata” ad una delle versioni di
forecast monitorate
F090 Attività utente forecast 090 Attività liberamente configurabile in sotto attività che non corrispondono
necessariamente a funzionalità applicative esistenti
F100 Predisposizione output forecast Attività legata alla produzione di report, estrazioni, analisi dei dati, ecc.
F110 Attività utente forecast 110 Attività liberamente configurabile in sotto attività che non corrispondono
necessariamente a funzionalità applicative esistenti
Attività scenario Budget
P010 Attività utente budget 010 Attività liberamente configurabile in sotto attività che non corrispondono
necessariamente a funzionalità applicative esistenti
P020 Manutenzione tabelle budget
P030 Attività utente budget 030 Attività liberamente configurabile in sotto attività che non corrispondono
necessariamente a funzionalità applicative esistenti
P040 Creazione e Inizializzazione versione budget Attività di creazione delle versioni di budget e di proiezione del costo base
P050 Attività utente budget 050 Attività liberamente configurabile in sotto attività che non corrispondono
necessariamente a funzionalità applicative esistenti
P060 Completamento versione budget Attività di inserimento delle stime di previsione e di elaborazione dei costi
conseguenti oltre che di attribuzione dello stato “Completa”
P070 Attività utente budget 070 Attività liberamente configurabile in sotto attività che non corrispondono
necessariamente a funzionalità applicative esistenti
P080 Conferma versione budget Attività di attribuzione dello stato “Confermata” ad una delle versioni di
budget monitorate
P090 Attività utente budget 090 Attività liberamente configurabile in sotto attività che non corrispondono
necessariamente a funzionalità applicative esistenti
P100 Predisposizione output budget Attività legata alla produzione di report, estrazioni, analisi dei dati, ecc.
P110 Attività utente budget 110 Attività liberamente configurabile in sotto attività che non corrispondono
necessariamente a funzionalità applicative esistenti
Si tratta di funzioni che identificano elaborazioni specifiche (es. proiezione costo base, riclassificazione,
creazione e inizializzazione versione budget), e di funzioni che identificano attività utente che rientrano del
processo operativo ma non costituiscono elaborazioni specifiche (es. inviare una mail informativa ad un cliente),
oppure ne rappresentano un utilizzo arbitrario (es. predisposizione di output nelle svariate forme).
1.2 - Configurazione
(Da: Configurazione di base – Generali – Processo operativo)
La configurazione del processo operativo permette di definire quali attività ne fanno parte, quando devono
essere eseguite e a chi deve esserne inviata la notifica di inizio, di fine o di necessaria esecuzione. La descrizione
delle attività, soprattutto quelle lasciate alla personalizzazione dell’utente, può essere ridefinita affinché si
adegui alle denominazioni aziendali.
La configurazione può essere definita per tutte le aziende (Cod azienda 000000) oppure in modo specifico per
la singola azienda oppure per tutte le aziende di un gruppo definendola unicamente per l’azienda capogruppo.
Una conversione ha provveduto a configurare le attività consuntive essenziali, escludendo quindi le attività
utente e le attività legate a versioni di forecast e budget per le quali l’utente potrà intervenire per indicare il
proprio processo operativo e concludere la configurazione.
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1.3 - Avvio
(Da: Configurazione di base – Generali – Processo operativo)
Per avviare la nuova modalità di esecuzione e monitoraggio del processo operativo è necessario eseguire la
presente funzione che identificherà, per quali aziende selezionate, la prima attività da eseguire nel mese/anno
indicato. Si consiglia di avviare il processo nel mese/anno per il quale ci si appresta ad effettuare l’importazione
dei consuntivi, in modo da non dover ripetere le prime attività del mese, già eseguite, per proseguire nel
processo stesso.
1.4 - Processo
(Da: Bottone superiore)
Richiamando il “Processo” dal nuovo bottone superiore, posto vicino a quelli per lo “Spool” e la “Gestione
Lavori”, si accede al cruscotto che elenca, se presenti, tutte le attività eseguite e quella da eseguire per
proseguire nel processo operativo.
Selezionandone una si accede al fulcro della gestione del processo dove si affrontano le singole attività nella
sequenza proposta e si effettua direttamente il lancio delle funzioni, senza dover accedere al punto di menù
corrispondente.
Al termine dell’esecuzione di una attività viene definita la successiva attività con stato “Da eseguire” alla quale
si può accede per proseguire nel processo operativo.
Ogni attività viene proposta nel formato di interfaccia più consono al tipo di funzione, per cui potremo avere:
1.4.1 - Attività utente
Sono previste tra una funzione elaborativa e l’altra e sono disabilitate nella proposta iniziale. Possono
essere attivate per prevedere tutte le operazioni che l’utente reputa necessarie al buon completamento
della funzione che precede o alla necessaria preparazione della funzione successiva (compilazione di
tabelle parametriche, verifiche e quadrature su costi valorizzati, produzione di stampe e report ecc.).
In sede di configurazione del processo operativo è possibile prevedere una serie di sotto-attività in modo
che siano qui elencate e sia possibile annotare l’esecuzione per le successive verifiche.
1.4.2 - Proiezione del costo base consuntivo
Permette di eseguire la funzione elaborativa omonima.
La tempificazione non è parametrizzabile ma è vincolata all’inizio dell’esercizio, prima dell’importazione
dei costi consuntivi
1.4.3 - Allineamento HR/Importazione
Permette di eseguire la funzione di Allineamento HR e/o Importazione in base alla configurazione delle
fonti di importazione previste. Per ogni fonte è possibile quindi verificarne l’esito ed in caso di necessaria
mappatura di nuovi elementi di costo è possibile accedere alla stessa e completare le mappature
necessarie. Al ritorno diventa possibile rieseguire l’importazione. L’attività si può ritenere conclusa quando
tutte le fonti non facoltative sono correttamente importate.
La tempificazione non è parametrizzabile ma è vincolata a tutti i mesi dell’esercizio
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1.4.4 - Riclassificazione
Permette di eseguire la funzione elaborativa omonima.
La tempificazione non è parametrizzabile ma è vincolata a tutti i mesi dell’esercizio
1.4.5 - Creazione e inizializzazione versione di forecast
Permette di eseguire la creazione delle versioni di forecast e di effettuarne la proiezione fenomeni
riclassificati per il mese ultimo consuntivo previsto in configurazione. L’attività si può ritenere conclusa
quando tutte le versioni di forecast, per lo specifico mese ultimo consuntivo, che si è deciso di monitorare
sono correttamente inizializzate. La scelta di monitorare o meno una versione di forecast avviene con la
compilazione del nuovo campo “Monitorata nel processo operativo” nella definizione della “Versione” (da:
Forecast – Configurazione).
1.4.6 - Completamento versione forecast
Permette di accedere al cruscotto di previsione per eseguire l’inserimento delle stime di previsione,
l’elaborazione ed il completamento delle versioni di forecast da monitorare. L’attività si può ritenere
conclusa quando tutte le versioni di forecast, per lo specifico mese ultimo consuntivo, che si è deciso di
monitorare sono correttamente completate.
1.4.7 - Conferma versione forecast
Permette di confermare una versione di forecast selezionandola tra le versioni di forecast completate e da
monitorare dello specifico mese ultimo consuntivo.
1.4.8 - Creazione e inizializzazione versione di budget
Permette di eseguire la creazione delle versioni di budget e di effettuarne la proiezione costo base originato
da versioni di forecast del mese ultimo consuntivo previsto in configurazione. L’attività si può ritenere
conclusa quando tutte le versioni di budget, per lo specifico mese ultimo consuntivo, che si è deciso di
monitorare sono correttamente inizializzate. La scelta di monitorare o meno budget versione di budget
avviene con la compilazione del nuovo campo “Monitorata nel processo operativo” nella definizione della
“Versione” (da: Budget – Configurazione).
1.4.9 - Completamento versione budget
Permette di accedere al cruscotto di previsione per eseguire l’inserimento delle stime di previsione,
l’elaborazione ed il completamento delle versioni di budget da monitorare. L’attività si può ritenere
conclusa quando tutte le versioni di budget, per lo specifico mese ultimo consuntivo, che si è deciso di
monitorare sono correttamente completate.
1.4.10 - Conferma versione di forecast
Permette di confermare una versione di budget selezionandola tra le versioni di budget complete e da
monitorare originate dalle versioni di forecast dello specifico mese ultimo consuntivo.
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1.5 - Versioni da monitorare nel processo operativo
Versioni di forecast e versioni di budget possono essere parte del processo operativo oppure essere escluse e
non condizionarlo in alcun modo. Come anticipato affinché una versione sia monitorata nel processo operativo
è necessario che il campo “Monitorata nel processo operativo” nella definizione della “Versione” (da: Forecast
– Configurazione) sia attivato.
Esiste la possibilità di impostare la compilazione default di questo flag attraverso il nuovo campo “Tipo
monitoraggio” in “Configurazione” (da: Configurazione di base – Generali – Processo operativo) o, in forzatura
a livello di utente o gruppo utenti, nella “Configurazione utente-gruppo” con il nuovo campo “Tipo
monitoraggio versioni”. Specificatamente in base alla compilazione del campo con:
Sempre monitorate Il campo “Monitorata nel processo operativo” non è visibile e tutte le versioni create
sono monitorate senza la necessità di preoccuparsene
Mai monitorate Il campo “Monitorata nel processo operativo” non è visibile e tutte le versioni create
non saranno mai monitorate. Compilazione ipotizzabile per un singolo utente o
gruppo che opera al di fuori del processo operativo
Si, con scelta Il campo “Monitorata nel processo operativo” è visibile e per ogni versione creata
per la quale la compilazione automatica del campo prevede l’inclusione, l’utente può
intervenire per escluderla
No, con scelta Il campo “Monitorata nel processo operativo” è visibile e per ogni versione creata
per la quale la compilazione automatica del campo prevede l’esclusione, l’utente può
intervenire per includerla
1.6 - Autorizzazione notifiche
(Da: Sistema – Notifiche)
L’inizio di una attività, la fine e la definizione della prossima attività da eseguire possono essere notificate ad
un utente singolo o ad un gruppo di utenti per mezzo di notifica applicativa, via e-mail o via SMS. I destinatari
di tali notifiche sono definiti in “Configurazione” (da: Configurazione di base – Generali – Processo operativo)
ma affinché l’invio avvenga è anche necessario abilitare l'emissione delle singole notifiche nella tabella
"Autorizzazione notifiche" (da: Sistema – Notifiche) agendo sul flag "Abilita invio notifica" ed accertare
l’appartenenza degli utenti destinatari delle notifiche applicative al gruppo utenti 999112 “PortalCSJ”. Nel caso
non lo fossero provvedere ad associarli in Workspace – Impostazioni – Utenti e gruppi – Utenti.
In questo modo l'utente che esegue la funzione riceverà la notifica abilitata.
1.6.1 - Modalità di notifica
Ogni utente può personalizzare la modalità di notifica (applicativa, E-Mail o SMS) cliccando sul triangolo di
segnalazione delle notifiche di sistema in alto a destra e selezionando “mostra tutto”.
A questo punto appare la visualizzazione completa delle notifiche ricevute dall'utente ed in alto a destra è
possibile accedere a “Impostazione modalità di notifica” nella quale l'utente decide in che forma ricevere la
specifica tipologia di notifica.
Esiste la possibilità di modificare la modalità di emissione delle specifiche notifiche anche a livello globale senza
dover operare a livello di singolo utente. Accedendo a “Pannello di controllo – Impostazioni – Notifiche –
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Publisher” e selezionando il modulo “CSJ”, dove sono codificati tutti i differenti eventi (topic) di notifica previsti
a livello di applicativo, è possibile modificare le modalità di notifica predefinite.
1.7 - Situazione elaborativa
A corredo del Processo operativo, è reso disponibile il menù secondario “Situazione elaborativa” che permette
di verificare, per ogni azienda per la quale è stato avviato il processo, quali attività siano state eseguite mese
dopo mese, quali siano da completare e quale sia il ritardo rispetto al mese attuale.
Si presenta in due sezioni, quella superiore con la lista delle attività e la situazione attuale delle aziende, e la
parte inferiore con l’elenco delle aziende per le quali una barra evidenzia l’avanzamento delle attività del mese
selezionato per gli scenari consuntivo, forecast e budget.
In merito alla situazione attuale precisiamo che si tratta della situazione rilevata nel mese coincidente con la
data di consultazione, la data di sistema, per cui se oggi fosse il 6 novembre 2020 la situazione attuale sarebbe
quella relativa a novembre 2020. Dato che le attività del processo operativo di un determinato mese sono
eseguite di norma nel mese successivo (in novembre si importano i costi dei cedolini di ottobre) è possibile far
differire il mese attuale in modo che se oggi fosse il 6 novembre 2020 la situazione attuale sarebbe quella
relativa a ottobre 2020. Per far ciò si può indicare in “Configurazione Utente-Gruppo” (da: Configurazione di
base – Profilazione utente) nei campi “Nr giorni - Nr Mesi differimento per landing page” il valore di un mese di
differimento. Se si volesse invece far diventare attuale il mese di ottobre solo dal 10 di novembre è necessario
indicare nei campi “Nr giorni - Nr Mesi differimento per landing page” il valore di differimento di dieci giorni e
un mese.
2 - Intervento massimali in prima fascia
Da questo rilascio è possibile optare per un intervento dei massimali che si attivi solo in caso di superamento
della prima fascia imponibile. L’attuale modalità di calcolo infatti permette di rettificare anche in positivo i casi
di contribuzione inferiore a quella prevista.
Se invece in questa casistica non si vuole alcun intervento è possibile attivare a livello di singolo massimale il
nuovo flag “Disabilita entro prima fascia” presente in “Definizione” (da: Configurazione di base – Oneri correlati
– Massimali).
3 - Da UPD precedenti
Si precisa che questo rilascio è comprensivo di tutte le modifiche contenute negli UPD precedenti; di
conseguenza, per comodità, si riportano di seguito i punti già rilasciati:
3.1 - 03.08.00 UPD001 del 07 luglio 2020
3.1.1 - Allineamento HR
(Da: Consuntivi – Elaborazione)
Corretta l’anomalia per la quale non viene prodotta alcuna stampa di controllo e non viene eseguita
l’importazione nel caso venga richiesto di allineare anche i dati paghe.
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3.1.2 - Caricamento proposta applicativa
(Da: Utilità)
Corretta l’anomalia per la quale durante il caricamento della proposta applicativa, viene emesso un errore di
chiave duplicata, interrompendo la funzione.
3.2 - 03.08.00 UPD002 del 01 ottobre 2020
3.2.1 - Errore bloccante “Accesso non consentito”
Corretta l’anomalia tale per cui, in alcune maschere dell’applicativo, nel caso in cui si acceda ai dati in modi-
fica, viene emesso l’errore seguente: “Accesso non consentito”, che non permette all’utente di effettuare
l’operazione desiderata.
3.2.2 - Stima a valore annuale da tabella parametrica
Corretta l’anomalia per la quale nelle previsioni di Budget la stima a valore annuale individuale da tabella
parametrica avente in chiave al codice dipendente non si valorizzava
3.2.3 - Dati anagrafici master per decorrenza variazione anagrafica
Corretta l’anomalia per la quale era impossibile inserire, in “Configurazione” per lo schema “Variazione
anagrafica”, dati anagrafici di tipo “Data” presenti nella parte master dell'anagrafico per poter definire
decorrenze, ad esempio, dalla data di assunzione.
3.2.4 - Ripristino previsione accentrata
Corretta l’anomalia per la quale dopo la riattivazione della previsione accentrata la “Fase” risultava
sempre impostata come “Ultima”.
Cordiali saluti
ZUCCHETTI
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Gestione del personale
Il dizionario è allineato interamente alla versione in rilascio; l’applicativo è disponibile nelle seguenti lingue: Inglese e Italiano
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