INTERNAL AUDIT PIANO TRIENNALE 2019- 2021 PIANO ANNUALE 2019 - ASP Messina
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INTERNAL AUDIT
PIANO TRIENNALE 2019– 2021
PIANO ANNUALE 2019
(INTEGRATO CON LA PIANIFICAZIONE AUDIT DEL RPCT - ANNO 2019)
1PREMESSA
L’Internal Audit è un’attività indipendente ed obiettiva di assurance e consulenza, finalizzata al
miglioramento dell’efficacia e dell’efficienza dell’organizzazione.
L’istituzione della funzione di audit all’interno dell’organizzazione delle aziende sanitarie è un
obbligo normativo, previsto nel Percorso attuativo di certificabilità dei Bilanci (P.A.C.).
Il P.A.C., previsto dalla legge Delega 266/2005 e dai successivi decreti attuativi e recepito a livello
regionale con più Decreti e da ultimo con il D.A. 1559 del 05/09/2016, è stato di fatto avviato in
Azienda con l’adozione della deliberazione n. 4402/2013 e s.m.i, aggiornata da ultimo con la
deliberazione n. 1637/2016.
Nell’ambito del P.A.C. è individuato l’Obiettivo A1 “Prevenire ed identificare eventuali
comportamenti non conformi a leggi e regolamenti che abbiano impatto significativo in bilancio, da
realizzare mediante l’esecuzione di alcune azioni, tra cui l’Azione A.1.7 “Istituzione di una funzione
d'Internal Audit indipendente ed obiettivo, finalizzata al miglioramento dell'efficacia e
dell'efficienza dell'organizzazione amministrativo-contabile aziendale.”
Con delibera n. 2752/2015 è stata istituita la funzione di Internal Auditor di questa Azienda e, a
seguito dei chiarimenti e delle indicazioni specifiche in merito a funzioni e ruolo dell’Internal Audit
fornite con nota prot. 65013 del 02/08/2016 dall’ Assessorato della Salute, con delibera n. 2058/DG
del 06/09/2016 si è proceduto alla nomina dell’attuale Dirigente Responsabile della Funzione di
Internal Auditor, scelto tra il personale in servizio in staff alla Direzione.
Nel corso dell’anno 2017 l’ Azienda ha avviato un percorso di confronto tra l’Internal Auditor e il
Responsabile della Prevenzione della Corruzione e, in considerazione della contiguità dei due
ambiti di competenza, con delibera n.3054/C del 17/10/2017 sono state attribuite al Gruppo
Multidisciplinare dei Referenti del RPCT (già costituito con delibera n.143/DG del 21/01/2016)
anche funzioni di supporto agli Internal Audit. Tali funzioni sono state recentemente ridefinite nella
delibera n.3115/C del 2/11/2018 che individua negli Operatori dell’URP “…un gruppo che
strutturalmente e stabilmente svolga, unitamente alle attività dell’U.O. di appartenenza, le funzioni
di internal audit sotto la guida del Responsabile I.A.”, assegnando al Gruppo Multidisciplinare dei
Referenti “la funzione di interfaccia con il Gruppo I.A. per la verifica dell’attuazione dei P.A.C. e
per il corretto funzionamento dei controlli interni”.
Il PTPCT 2019-2021, consolidando l’attività di integrazione già avviata nel contesto delle
procedure P.A.C., ha previsto la pianificazione e l’effettuazione di audit congiunti in ambito di
anticorruzione e di internal auditing. Gli audit svolti congiuntamente dal Gruppo I.A. e dal Gruppo
Multidisciplinare consentiranno di integrare le funzioni di monitoraggio delle misure del PTPCT
svolte dal RPCT con le funzioni di controllo delle procedure amministrativo-contabili svolte
dall’I.A., potenziando l’impatto organizzativo di entrambi, ai fini del miglioramento dell’efficacia e
dell’efficienza dell’organizzazione e della progressiva implementazione partecipata e condivisa dei
processi di controllo, di gestione dei rischi e di buona amministrazione dell’Azienda.
In tale assetto organizzativo, l’Internal Auditor continua a svolgere integralmente la funzione di
presidio del sistema di controllo interno, cioè del processo finalizzato a fornire una ragionevole
sicurezza sul conseguimento degli obiettivi rientranti nelle seguenti categorie:
Efficacia= conseguire gli obiettivi
Efficienza=minimizzare l’uso delle risorse
Economicità=acquisire le risorse a costi competitivi
2 Salvaguardia dei beni aziendali (patrimonio)
Attendibilità delle informazioni di bilancio
Conformità alle leggi ed ai regolamenti in vigore
L’Internal Audit assiste l’organizzazione nel perseguimento dei propri obiettivi, tramite un
approccio professionale sistematico, che genera valore aggiunto in quanto finalizzato a migliorare
e valutare i processi di controllo, di gestione dei rischi e di Governo dell’ente.
L’attività dell’Internal Audit è schematizzata nel ciclo di Audit di seguito rappresentato:
1. RISK ASSESSMENT
Il Risk Assessment rappresenta l’attività preliminare alla formazione dei piani pluriennali ed annuali
di audit.
Così come previsto nel Regolamento Aziendale di Internal Audit, adottato con delibera n. 464/C del
14.2.2018, attività preliminare alla definizione del piano di audit è quella relativa al Risk
Assessment, ossia il processo sistematico di identificazione e valutazione dei rischi necessario
all’individuazione delle aree maggiormente esposte a rischio, che potrebbero pregiudicare il
raggiungimento degli obiettivi posti dal management. La valutazione del rischio, effettuata e
condivisa con i responsabile delle UU.OO.CC., consente l’individuazione delle aree per le quali è
necessario procedere con specifici audit nell’arco del triennio.
Le aree sono schematizzate nella tabella sotto riportata “Risk Assessment Criteria Matrix”, ovvero
la matrice che sulla base delle variabili “Probabilità” (frequenza del manifestarsi del rischio o di
possibile accadimento dell’evento negativo) e “Impatto” (danno economico potenziale - perdita o
mancato guadagno - provocato dal manifestarsi dell’evento negativo) identifica il livello di rischio
da associare ad ogni area aziendale. Il livello di rischio stimato con riferimento al triennio 2019-
2021 ossia la sua valutazione, è stato riportato tra parentesi per ciascuna intersezione della matrice.
3Fig. 1 - Risk Assessment Criteria Matrix
IMPATTO
Irrilevante Moderato Significativo Grave
(ALTO) (ELEVATO) (ELEVATO)
(MEDIO)
Quasi certo
- corretta esecuzione della procedura - stato di avanzamento dell’implementazione
definita ai punti I3.2 e I3.4 e dello sviluppo delle funzionalità dei
software P.A.C compliant
- corretta esecuzione della procedura definita
al punto A3.3
(MEDIO) (ALTO) (ELEVATO)
(MEDIO)
- corretta esecuzione della procedura definita al - Attivazione di un sistema di verifiche - corretta esecuzione della procedura definita
punto F5.1 periodiche volte a riscontrare il rispetto della ai punti I5.5
- corretta esecuzione della procedura definita ai procedura (I1.1_Fabbisogno e acquisti beni e - corretta esecuzione della procedura definita
punti precedenti F4.1, F4.2, F4.3 e F4.4 servizi) ed in particolare la sussistenza delle ai punti I4.5
(procedura fatturazione attiva) evidenze documentali di tutti i controlli - corretta esecuzione della procedura definita
- corretta esecuzione della procedura definita ai richiesti quali autorizzazioni alla spesa, al punto G1.2 (con riguardo alla gestione delle
punti precedenti (E5.1, E5.2 e E5.3) capienza rispetto al budget, certificazioni casse Ticket)
Molto probabile
- corretta esecuzione della procedura definita ai varie ecc.., con predisposizioni di relativi - corretta esecuzione della procedura definita
punti E1.1 (relativamente ai beni economali) report delle risultanze delle verifiche al punto F1.6
- corretta esecuzione della procedura definita al - corretta esecuzione della procedura - Programmazione e realizzazione d'inventari
punto D4.1 e D.4.3 definita al punto I1.5 (con riferimento fisici periodici, con cadenza almeno annuale e
- corretta esecuzione della procedura definita al all’area “Gestione e Acquisizione Prestazioni su un campione qualificato (in termini di
punto A2.1 e A2.4 Sanitarie e Socio-Saniatrie) rilevanza economica, rischio danneggiamento
- corretta esecuzione della procedura definita al - corretta esecuzione della procedura e usura, rischio furti) dei cespiti aziendali,
punto A5.1 definita al punto E2.1 (relativamente alle sulla base della procedura di cui al punto D2.1
- corretta esecuzione della procedura definita al movimentazioni di beni economali) - Adeguamento del libro cespiti alle risultanze
punto A4.6 con predisposizione della reportistica - congruità delle eventuali polizze di degli inventari periodici
correlata assicurazione obbligatorie a copertura dei
rischi a cui i cespiti sono soggetti che
tengano conto del valore correnti degli stessi
(Procedura area D3)
- corretta esecuzione della procedura
definita al punto A4.6 con predisposizione
PROBABILITA’
della reportistica correlata
(BASSO) (MEDIO) (MEDIO)
(ALTO)
- corretta esecuzione della - corretta esecuzione della procedura definita al - corretta esecuzione della procedura
procedura definita al punto I8.3 punto I1.5 (con riferimento alle procedure definita al punti I5.1
- corretta esecuzione della relativo all’acquisto di prestazioni dall’esterno ad - corretta esecuzione della procedura
procedura definita al punto eccezione di quelle gestite dall’area “Gestione e definita al punto G1.2 (con riguardo alla
E1.1 (relativamente ai beni acquisizione Prestazioni Sanitarie e Socio- gestione delle casse Economali)
Poco probabile
sanitari) sanitarie”) - corretta esecuzione della procedura
- Verifica d'idoneità delle - Verifiche periodiche volte a riscontrare la definita al punto F1.4
misure per il controllo del corretta applicazione delle procedure adottate - corretta esecuzione della procedura
movimento delle persone e dei sulle operazioni di tesoreria con predisposizione definita al punto F1.8
beni, all'entrata e all'uscita dei di relativo report sugli stati di concordanza tra le - corretta esecuzione della procedura
locali dei beni (Procedura area risultanze contabili dell'azienda e quelle delle definita al punto D7.2
D3) banche (Verifiche procedure G5.3 - G3.1 – G3.2) - Attivazione di un sistema di verifiche
- corretta esecuzione della - corretta esecuzione della procedura definita ai periodiche volte a riscontrare l'applicazione
procedura definita al punto punti precedenti (E3.1, E3.2, E3.3, E3.4, E3.5 e della procedura (D1.1 - Gestione del
A1.1 E3.6) Patrimonio) con predisposizione di relativo
- corretta esecuzione della procedura definita al report delle risultanze delle verifiche
punto E2.1 (relativamente alle movimentazioni di - corretta esecuzione della procedura
beni sanitari) definita al punto I4.1
- corretta esecuzione della procedura definita al
punto E1.5
(BASSO)
(BASSO) (MEDIO) (ALTO)
- corretta esecuzione delle - Attivazione di un sistema di monitoraggio
procedura di areaa H2 e H3 periodico della riconciliazione sistematica tra
(Riconciliazione contributi) conferimenti, donazioni e lasciti vincolati a
- corretta esecuzione della investimenti ed i correlati cespiti capitalizzati,
Raro
procedura definita al punto nonché tra ammortamenti e sterilizzazioni che ne
H1.1 discendono (verifica procedura H4_Procedura
- corretta esecuzione della conferimenti donazioni e lasciti)
procedure definite ai punti - congruità delle misure per monitorare e
G4.1 - G4.3 - G5.1 - G5.4 preservare lo stato dei beni soggetti a
- corretta esecuzione della deterioramento fisico (Procedura Area D3)
procedura definita al punto
F1.2
42. IL PIANO DI AUDIT
Il Piano di Audit, predisposto dal Responsabile della funzione di Internal Auditing, definisce le
azioni e/o procedure che saranno verificate nell'anno e individua le correlate Strutture interessate
dall’attività di audit.
Il Dirigente responsabile della Funzione, nel presente documento, predispone sia il Piano Triennale
2019-2021, relativamente alle aree da sottoporre ad audit, in linea con gli obiettivi di controllo
individuati nel PAC aziendale, sia il Piano Annuale 2019 con dettagliato riferimento alle aree
aziendali per le quali il rischio identificato mediante l’utilizzo della matrice RACM è da ritenersi
“alto” e “medio”, e le cui procedure sono state verificate con riserva, e per le aree non sottoposte a
verifica nell’anno 2018.
Le tipologie di intervento dell’Internal Auditing, oggetto della programmazione annuale sono le
seguenti:
• Audit di conformità: si tratta dell’analisi della conformità dei comportamenti con le
procedure e prassi interne e con quanto richiesto dal legislatore.
• Audit Operativo: è il monitoraggio del rispetto degli obiettivi dell’Azienda, declinati a
livello di processo. Si tratta quindi di interventi volti a valutare l’efficacia e l’efficienza dei
processi e dei controlli in essi previsti.
• Controlli periodici: sono interventi per la verifica dell’effettiva attuazione dei piani di
azione concordati con i responsabili dei processi, a fronte delle osservazioni rilevate nel
corso di precedenti interventi di Internal Auditing e condivise dai responsabili dei processi
stessi.
Gli scopi principali che si intendono perseguire attraverso il Piano sono:
a. Definire gli ambiti e le aree di verifica oggetto delle attività di audit;
b. Individuare le Strutture aziendali interessate nell’anno alle attività di controllo;
c. Definire il ruolo della funzione di audit rispetto alle strutture organizzative aziendali
coinvolte nelle attività di audit;
d. Definire la metodologia per assistere i Direttori e Dirigenti aziendali nell’identificazione,
mitigazione e monitoraggio dei rischi e dei relativi controlli sulle attività svolte nel rispetto
delle procedure aziendali;
e. Definire le tempistiche del processo di audit.
3. OBIETTIVI DELL’ATTIVITÀ DI AUDIT
Gli obiettivi dell’attività di audit per il triennio2019-2021, coerentemente con gli obiettivi
aziendali riguardano principalmente i seguenti ambiti:
a) Attività di verifica della corretta applicazione delle fasi e dei momenti di controllo delle
procedure amministrativo-contabili previste dal PAC aziendale;
b) Monitoraggio dello stato di avanzamento relativo all’implementazione delle
funzionalità dei software necessarie per il raggiungimento degli standard PAC
compliant del sistema informativo aziendale;
c) Ulteriori attività di verifica aggiuntive in relazione a controlli derivanti da
aggiornamenti normativi o richieste delle Direzione Strategica o di monitoraggio delle
misure del PTCT per le quali sono stati previsti audit congiunti.
54. FASI E STRUMENTI DELL’ATTIVITÀ AUDIT
L'attività di Audit per gli ambiti definiti, si svolge attraverso le seguenti fasi:
a) Analisi preliminare;
b) Esecuzione del lavoro sul campo;
c) Reporting e comunicazione dei risultati.
a. Analisi preliminare
L’Internal Auditing deve conseguire una piena comprensione delle attività chiave associate a
ciascun processo al fine di assicurare che tutti i rischi siano adeguatamente ed efficacemente
identificati.
A tal fine viene svolta un’attività preliminare, di preparazione e conoscitiva del processo da
verificare, anche attraverso l’utilizzo dei seguenti strumenti:
• Documentali: risultanti da documentazione prodotta nel corso del processo;
• Testimoniali: si tratta di informazioni raccolte tramite incontri, interviste o questionari da
persone coinvolte nelle varie attività che costituiscono il processo;
• Analitici: frutto di calcoli e deduzioni effettuate autonomamente dall'auditor;
• Sul campo: derivano dall'osservazione diretta delle attività svolte dai soggetti auditati.
L'avvio dell'attività di audit viene comunicata in forma scritta al soggetto auditato
(Struttura/Servizio aziendale), prima dell'inizio effettivo delle attività sul campo.
Nella comunicazione d'avvio delle attività di audit sono necessariamente indicati:
• Obiettivi dell'attività di audit;
• Durata ipotizzata del lavoro;
• Nominativi degli auditor assegnati all'incarico;
• Per il soggetto auditato, richiesta della nomina di un referente che fungerà da interfaccia con
gli auditor;
• Ipotesi di una data per la realizzazione dell'incontro di apertura;
• Programma dei lavori dell'incontro di apertura;
• Richiesta di documentazione integrativa e scadenza per adempiere;
• Eventuale questionario riguardante il funzionamento della azione/procedura.
La notifica è inviata dal Responsabile dell’Internal Auditing ai responsabili dell'azione/procedura
oggetto di audit.
b. Esecuzione del lavoro sul campo
La fase di svolgimento del lavoro sul campo consiste nell'acquisizione delle evidenze necessarie per
pervenire a conclusioni fondate relativamente all'efficacia dei controlli di processo.
La rilevazione sul campo è condotta, mediante la verifica operativa del processo, attraverso le
seguenti principali attività:
• Intervista al Responsabile;
• Colloquio con gli operatori;
• Visione degli strumenti di lavoro utilizzati (es. software, database, modulistica, registri
cartacei ecc);
• Analisi dei controlli;
• Verifiche a campione;
• Acquisizione della documentazione a supporto delle evidenze emerse in sede di audit;
• Ecc.
Una sintesi degli argomenti discussi e delle conclusioni raggiunte nella riunione di audit è
formalizzata dall' incaricato dell'intervento in un Verbale della riunione (Allegato 1),che è
sottoposto al responsabile dell'azione/procedura che può osservare e integrare quanto verbalizzato.
6Il verbale deve essere archiviato nel formato .pdf a seguito delle osservazioni e integrazioni del
responsabile dell'azione / procedura.
c. Reporting e comunicazione dei risultati
Conclusa la fase di esecuzione dell'audit sul campo, il team di audit predispone un rapporto
(Allegato 2) sullo stato attuale della struttura auditata.
Il rapporto contiene al suo interno, una sintesi delle constatazioni formulate in fase di analisi di
processo ed in riferimento a ciascun soggetto auditato, documentate all'interno dei singoli
documenti.
Il rapporto di Audit è inviato al responsabile della Struttura auditata ed è esaminato nel corso di un
incontro di chiusura.
Le constatazioni contenute nel rapporto sono discusse dal team di audit con il responsabile ed i
referenti della Struttura auditata, al fine di valutare l'importanza delle eventuali non conformità
rilevate nel corso dell'audit in relazione agli obiettivi programmati per l'azione e le misure
necessarie per conseguire un livello accettabile di rischio delle operazioni.
Il Rapporto di Audit descrive lo scopo, l'ampiezza ed i risultati dell'audit, evidenzia i rilievi, le
conclusioni e le raccomandazioni formulate a seguito del lavoro e riporta l'opinione del responsabile
dell'audit sul sistema di gestione e controllo dell'azione/procedura.
5. PIANO TRIENNALE DI AUDIT 2019 - 2020
Di seguito si riporta la pianificazione delle attività di audit prevista per il triennio:
Codice
Obietti Obiettivo AUDIT Attività AUDIT Aree/Strutture coinvolte
vo PAC
Verifica operativa dei processi
Verifica di corretta regolamentati con deliberazione n.
esecuzione della 2716/2016 e connesse eventuali UOC Affari Generali /UOC
A1.8
procedura definita al istruzioni operative/note interne Staff
punto A1.1 dell'Azienda, mediante esecuzione delle
attività indicate al Punto 4 del Piano
Verifica operativa dei processi
Verifica di corretta regolamentati con deliberazione n. UOC Controllo Di Gestione
esecuzione della 2716/2016 e connesse eventuali e Sistemi Informativi e
A2.5
procedura definita al istruzioni operative/note interne Statistici/ UOC Economico
punto A2.1 e A2.4 dell'Azienda, mediante esecuzione delle Finanziario e Patrimonio
attività indicate al Punto 4 del Piano
UOC Controllo di Gestione e
Verifica operativa dei processi
Sistemi Informativi e
Verifica di corretta regolamentati con deliberazione n.
Statistici/ UOC Economico
esecuzione della 2716/2016 e connesse eventuali
A3.4 Finanziario e Patrimonio e
procedura definita al istruzioni operative/note interne
UU.OO.CC. che utilizzano
punto A3.3 dell'Azienda, mediante esecuzione delle
Software per i quali necessita
attività indicate al Punto 4 del Piano
implementazione
Verifica di corretta Verifica operativa dei processi
esecuzione della regolamentati con deliberazione n. UOC Controllo di Gestione e
procedura definita al 2716/2016 e connesse eventuali Sistemi Informativi e
A4.8
punto A4.6 con istruzioni operative/note interne Statistici/UOC Economico
predisposizione della dell'Azienda, mediante esecuzione delle Finanziario e Patrimonio
reportistica correlata attività indicate al Punto 4 del Piano
7Codice
Obietti Obiettivo AUDIT Attività AUDIT Aree/Strutture coinvolte
vo PAC
Verifica operativa dei processi
Verifica di corretta regolamentati con deliberazione n.
esecuzione della 2716/2016 e connesse eventuali
A5.4 UOC Coordinamento di Staff
procedura definita al istruzioni operative/note interne
punto A5.1 dell'Azienda, mediante esecuzione delle
attività indicate al Punto 4 del Piano
Attivazione di un
sistema di verifiche
periodiche volte a
riscontrare Verifica operativa dei processi
l'applicazione della regolamentati con deliberazione n.
UOC Economico Finanziario
procedura (D1.1 - 2717/2016 e connesse eventuali
D1.4 e Patrimonio/ UOC Tecnico/
Gestione del istruzioni operative/note interne
UOC Provveditorato
Patrimonio) con dell'Azienda, mediante esecuzione delle
predisposizione di attività indicate al Punto 4 del Piano
relativo report delle
risultanze delle
verifiche
Programmazione e
realizzazione
d'inventari fisici
periodici, con
cadenza almeno
annuale e su un Verifica operativa dei processi UOC Economico Finanziario
campione qualificato regolamentati con deliberazione n. e Patrimonio/Direttori
(in termini di 2717/2016 e connesse eventuali Dipartimenti/Direttori
D2.4
rilevanza economica, istruzioni operative/note interne Distretti/Direttori PP.OO
rischio dell'Azienda, mediante esecuzione delle /Direttori UU.OO.CC.
danneggiamento e attività indicate al Punto 4 del Piano Amministrative
usura, rischio furti)
dei cespiti aziendali,
sulla base della
procedura di cui al
punto D2.1.
Verifica operativa dei processi
Adeguamento del regolamentati con deliberazione n.
libro cespiti alle 2717/2016 e connesse eventuali UOC Economico Finanziario
D2.5
risultanze degli istruzioni operative/note interne e Patrimonio
inventari periodici dell'Azienda, mediante esecuzione delle
attività indicate al Punto 4 del Piano
Verifica d'idoneità
Verifica operativa dei processi
delle misure per il
regolamentati con deliberazione n. UOC Tecnico/ UOC
controllo del
2717/2016 e connesse eventuali Sorveglianza e Prevenzione/
D3.3 movimento delle
istruzioni operative/note interne Direttori UU.OO. di cui al
persone e dei beni,
dell'Azienda, mediante esecuzione delle Regolamento aziendale.
all'entrata e all'uscita
attività indicate al Punto 4 del Piano
dei locali dei beni.
8Codice
Obietti Obiettivo AUDIT Attività AUDIT Aree/Strutture coinvolte
vo PAC
Verifica di congruità
delle eventuali
polizze di Verifica operativa dei processi
assicurazione regolamentati con deliberazione n.
UOC Provveditorato/UOC
obbligatorie a 2717/2016 e connesse eventuali
D3.4 Economico Finanziario e
copertura dei rischi a istruzioni operative/note interne
Patrimonio
cui i cespiti sono dell'Azienda, mediante esecuzione delle
soggetti che tengano attività indicate al Punto 4 del Piano
conto del valore
correnti degli stessi.
Verifica di congruità
Verifica operativa dei processi
delle misure per
regolamentati con deliberazione n.
monitorare e UOC Tecnico/ UOC
2717/2016 e connesse eventuali
D3.5 preservare lo stato Sorveglianza e Prevenzione/
istruzioni operative/note interne
dei beni soggetti a Direttori UU.OO.
dell'Azienda, mediante esecuzione delle
deterioramento
attività indicate al Punto 4 del Piano
fisico.
Verifica operativa dei processi UOC Economico Finanziario
Verifica di corretta regolamentati con deliberazione n. e Patrimonio/ UOC Tecnico/
esecuzione della 2717/2016 e connesse eventuali UOC Provveditorato/UOC
D4.7
procedura definita al istruzioni operative/note interne Controllo di Gestione e
punto D4.1 e D.4.3 dell'Azienda, mediante esecuzione delle Sistemi Informativi e
attività indicate al Punto 4 del Piano Statistici
Attivazione di un
sistema di verifiche
periodiche (anche su
Verifica operativa dei processi
base campionaria),
regolamentati con deliberazione n.
delle spese di UOC Economico Finanziario
2717/2016 e connesse eventuali
D6.4 manutenzione al fine e Patrimonio/ UOC Tecnico/
istruzioni operative/note interne
di accertarne la UOC Provveditorato
dell'Azienda, mediante esecuzione delle
corretta rilevazione
attività indicate al Punto 4 del Piano
in contabilità (analisi
fatture, contratti,
ordini)
Verifica operativa dei processi
Verifica di corretta regolamentati con deliberazione n.
esecuzione della 2717/2016 e connesse eventuali UOC Economico Finanziario
D7.5
procedura definita al istruzioni operative/note interne e Patrimonio
punto D7.2 dell'Azienda, mediante esecuzione delle
attività indicate al Punto 4 del Piano
Verifica operativa dei processi
Verifica di corretta regolamentati con deliberazione n.
esecuzione della 2715/2016 e connesse eventuali UOC Provveditorato/
E1.9
procedura definita ai istruzioni operative/note interne Dipartimento del Farmaco
punti E1.1 e E1.5 dell'Azienda, mediante esecuzione delle
attività indicate al Punto 4 del Piano
Verifica operativa dei processi
Verifica di corretta regolamentati con deliberazione n.
esecuzione della 2715/2016 e connesse eventuali UOC Provveditorato/
E2.6
procedura definita al istruzioni operative/note interne Dipartimento del Farmaco
punto E2.1 dell'Azienda, mediante esecuzione delle
attività indicate al Punto 4 del Piano
9Codice
Obietti Obiettivo AUDIT Attività AUDIT Aree/Strutture coinvolte
vo PAC
Verifica di corretta Verifica operativa dei processi
esecuzione della regolamentati con deliberazione n.
procedura definita ai 2715/2016 e connesse eventuali UOC Provveditorato/
E3.7
punti precedenti istruzioni operative/note interne Dipartimento del Farmaco
(E3.1, E3.2, E3.3, dell'Azienda, mediante esecuzione delle
E3.4, E3.5 e E3.6) attività indicate al Punto 4 del Piano
Verifica operativa dei processi
Verifica di corretta
regolamentati con deliberazione n.
esecuzione della
2715/2016 e connesse eventuali UOC Provveditorato/
E5.4 procedura definita ai
istruzioni operative/note interne Dipartimento del Farmaco
punti precedenti
dell'Azienda, mediante esecuzione delle
(E5.1, E5.2 e E5.3)
attività indicate al Punto 4 del Piano
Verifica di corretta Verifica operativa dei processi UOC Economico Finanziario
esecuzione della regolamentati con deliberazione n. e Patrimonio/ Stabilimenti
procedura definita ai 3057/2017 e connesse eventuali Ospedalieri/ Dipartimento di
F1.11
punti precedenti istruzioni operative/note interne Prevenzione/ Dipartimento
F1.2, F1.4, F1.6 e dell'Azienda, mediante esecuzione delle Veterinario/ UOC Assistenza
F1.8 attività indicate al Punto 4 del Piano Sanitaria di Base
Verifica di corretta Verifica operativa dei processi UOC Economico Finanziario
esecuzione della regolamentati con deliberazione n. e Patrimonio/ Stabilimenti
procedura definita ai 3057/2017 e connesse eventuali Ospedalieri/ Dipartimento
F4.7
punti precedenti istruzioni operative/note interne Prevenzione/ Dipartimento
F4.1, F4.2, F4.3 e dell'Azienda, mediante esecuzione delle Veterinario/ UOC Assistenza
F4.4 attività indicate al Punto 4 del Piano Sanitaria di Base
Verifica operativa dei processi
Verifica di corretta regolamentati con deliberazione n.
esecuzione della 3057/2017 e connesse eventuali UOC Economico Finanziario
F5.4
procedura definita al istruzioni operative/note interne e Patrimonio
punto F5.1 dell'Azienda, mediante esecuzione delle
attività indicate al Punto 4 del Piano
Verifica operativa dei processi
Verifica di corretta regolamentati con deliberazione n.
UOC Economico Finanziario
esecuzione della 3058/2017 e connesse eventuali
G1.5 e Patrimonio/ Direttori
procedura definita al istruzioni operative/note interne
Distretti/Direttori PP.OO.
punto G1.2 dell'Azienda, mediante esecuzione delle
attività indicate al Punto 4 del Piano
Verifica operativa dei processi
Verifica di corretta
regolamentati con deliberazione n.
esecuzione della
3058/2017 e connesse eventuali UOC Economico Finanziario
G4.4 procedure definite ai
istruzioni operative/note interne e Patrimonio
punti G4.1 - G4.3 -
dell'Azienda, mediante esecuzione delle
G5.1 - G5.4
attività indicate al Punto 4 del Piano
10Codice
Obietti Obiettivo AUDIT Attività AUDIT Aree/Strutture coinvolte
vo PAC
Verifiche periodiche
volte a riscontrare la
corretta applicazione
delle procedure
adottate sulle
Verifica operativa dei processi
operazioni di
regolamentati con deliberazione n.
tesoreria con
3058/2017 e connesse eventuali UOC Economico Finanziario
G5.5 predisposizione di
istruzioni operative/note interne e Patrimonio
relativo report sugli
dell'Azienda, mediante esecuzione delle
stati di concordanza
attività indicate al Punto 4 del Piano
tra le risultanze
contabili dell'azienda
e quelle delle banche
(Verifiche procedure
G5.3 - G3.1 – G3.2).
Verifica operativa dei processi
Verifica di corretta regolamentati con deliberazione n.
UOC Economico Finanziario
esecuzione della 2714/2016 e connesse eventuali
H1.3 e Patrimonio/UOC
procedura definita al istruzioni operative/note interne
Tecnico/UOC Provveditorato
punto H1.1 dell'Azienda, mediante esecuzione delle
attività indicate al Punto 4 del Piano
- Verifica di corretta Verifica operativa dei processi
esecuzione delle regolamentati con deliberazione n.
UOC Economico Finanziario
procedura di area H2 2714/2016 e connesse eventuali
H3.4 e Patrimonio/UOC
e H3 istruzioni operative/note interne
Tecnico/UOC Provveditorato
(Riconciliazione dell'Azienda, mediante esecuzione delle
contributi) attività indicate al Punto 4 del Piano
Attivazione di un
sistema di
monitoraggio
periodico della
riconciliazione
sistematica tra
conferimenti,
Verifica operativa dei processi
donazioni e lasciti
regolamentati con deliberazione n.
vincolati a UOC Economico Finanziario
2714/2016 e connesse eventuali
H4.3 investimenti ed i e Patrimonio/UOC
istruzioni operative/note interne
correlati cespiti Tecnico/UOC Provveditorato
dell'Azienda, mediante esecuzione delle
capitalizzati, nonché
attività indicate al Punto 4 del Piano
tra ammortamenti e
sterilizzazioni che ne
discendono (verifica
procedura
H4_Procedura
conferimenti
donazioni e lasciti)
11Codice
Obietti Obiettivo AUDIT Attività AUDIT Aree/Strutture coinvolte
vo PAC
Attivazione di un
sistema di verifiche
periodiche volte a
riscontrare il rispetto
della procedura ed in
particolare la
sussistenza delle
Verifica operativa dei processi
evidenze
regolamentati con deliberazione n.
documentali di tutti i Dipartimento del
3059/2017 e connesse eventuali
I1.3 controlli richiesti Farmaco/UOC
istruzioni operative/note interne
quali autorizzazioni Provveditorato
dell'Azienda, mediante esecuzione delle
alla spesa, capienza
attività indicate al Punto 4 del Piano
rispetto al budget,
certificazioni varie
ecc.., con
predisposizioni di
relativi report delle
risultanze delle
verifiche
UOC Acquisizione
Prestazioni Sanitarie e
Verifica operativa dei processi
Sociosanitarie/ UOC
Verifica di corretta regolamentati con deliberazione n.
Ospedalità Privata/ UOC
esecuzione della 3059/2017 e connesse eventuali
I1.7 Assistenza Sanitaria di Base/
procedura definita al istruzioni operative/note interne
Dipartimento di
punto I1.5 dell'Azienda, mediante esecuzione delle
Riabilitazione/ Dipartimento
attività indicate al Punto 4 del Piano
Salute Mentale/ Dipartimento
Veterinario/Distretti
Verifica operativa dei processi
Verifica di corretta regolamentati con deliberazione n.
UOC Provveditorato/ UOC
esecuzione della 3059/2017 e connesse eventuali
I3.6 Economico Finanziario e
procedura definita ai istruzioni operative/note interne
Patrimonio
punti I3.2 e I3.4 dell'Azienda, mediante esecuzione delle
attività indicate al Punto 4 del Piano
Verifica operativa dei processi
UOC Economico Finanziario
Verifica di corretta regolamentati con deliberazione n.
e Patrimonio/ UOC
esecuzione della 3059/2017 e connesse eventuali
I4.6 Provveditorato/ UOC
procedura definita ai istruzioni operative/note interne
Tecnico/ UOC Affari
punti I4.1 e I4.5 dell'Azienda, mediante esecuzione delle
Generali
attività indicate al Punto 4 del Piano
Verifica operativa dei processi
Verifica di corretta regolamentati con deliberazione n. UOC Gestione Personale
esecuzione della 3059/2017 e connesse eventuali Dipendente/ UOC Personale
I5.8
procedura definita ai istruzioni operative/note interne Convenzionato/UOC Affari
punti I5.1 e I5.5 dell'Azienda, mediante esecuzione delle Generali
attività indicate al Punto 4 del Piano
Verifica operativa dei processi
Verifica di corretta regolamentati con deliberazione n.
esecuzione della 3059/2017 e connesse eventuali UOC Economico Finanziario
I8.5
procedura definita al istruzioni operative/note interne e Patrimonio
punto I8.3 dell'Azienda, mediante esecuzione delle
attività indicate al Punto 4 del Piano
12Codice
Obietti Obiettivo AUDIT Attività AUDIT Aree/Strutture coinvolte
vo PAC
Verifiche relative
alla stato di
Verifica operativa volta ad assicurare
avanzamento
che tutte le modifiche ed i miglioramenti UOC Controllo di Gestione e
dell’implementazion
da apportare agli applicativi in uso o da Sistemi Informativi e
e e dello sviluppo
sviluppare siano rispondenti alle Statistici
delle funzionalità dei
previsioni contenute nei P.A.C
software P.A.C
compliant.
Saranno, inoltre, pianificati interventi non previsti nella presente programmazione, se richiesti dalla
Direzione Generale o nel caso in cui nel corso degli audit emergano elementi che giustifichino
ulteriori verifiche.
6. PIANO ANNUALE DI AUDIT ANNO 2019
Il Piano annuale di Audit per l’anno 2019 prende avvio dagli esiti degli audit effettuati nel corso
dell’anno 2018, che hanno fatto emergere criticità e problematiche relativamente a talune aree
aziendali che e richiedono, pertanto, particolare attenzione nell’individuazione di strumenti e
procedure necessari al loro superamento. Si tratta, nello specifico, di quelle aree aziendali per le
quali il livello di rischio identificato mediante l’utilizzo della matrice di cui al paragrafo precedente
è da ritenersi “Alto” e “Medio”.
La programmazione degli audit da effettuare nel corso del 2019 include:
- le verifiche per le Unità Operative le cui procedure sono state verificate con riserva (così
come emerge dalla griglia di verifica al 31.12.2018, trasmessa all’Assessorato in riscontro
alla nota prot.n. 4923 del 21.01.2019);
- gli audit per le UU.OO. non sottoposte a verifica nell’anno 2018 (Dip. Attività Socio-
Sanitarie –Riabilitazione Minori; Dipartimento di Prevenzione –SPRESAL; P.O. Lipari;
P.O. Patti; P.O. S. Agata Militello; Distretto di S. Agata Militello; Distretto di Barcellona;
Distretto di Patti; Distretto di Milazzo; Distretto di Lipari)
- per le UU.OO. già sottoposte a verifica nel 2018 limitatamente ad alcune fasi dei processi
descritti nelle procedure amministrativo – contabili vigenti non ancora verificate.
A partire dall’anno in corso, la pianificazione annuale includerà l’integrazione con gli audit
programmati negli stessi ambiti dal Responsabile della prevenzione della corruzione, secondo
quanto previsto al cap.6.4del PTPCT 2019-2021, ai fini del monitoraggio delle misure ivi
contenute per l’anno 2019.
Gli audit congiunti, individuati nella seguente tabella all’interno della colonna “Attività AUDIT”
con la voce “Audit RPCT”, saranno effettuati nel medesimo arco temporale e potranno essere svolti
sia attraverso la compresenza nell’ambito della stessa visita di audit, sia mediante la comparazione
degli esiti di differenti visite.
13Codice
Aree/Strutture
Obiettivo Obiettivo AUDIT Attività AUDIT Tempi
coinvolte
PAC
Verifica operativa dei
processi regolamentati con
deliberazione n. 2716/2016 e
Verifica della corretta
connesse eventuali istruzioni
esecuzione della UOC Provveditorato/
operative/note interne
E3.7 procedura definita ai Dipartimento del Entro Aprile 2019
dell'Azienda, mediante
punti E3.1 - E3.2 - Farmaco
esecuzione delle attività
E3.3 - E3.5 - E3.6
indicate al Punto 4 del Piano
- Audit RPCT
Verifica di corretta
esecuzione della UOC Controllo Di
procedura di cui al Gestione e Sistemi
punto A2.1 Verifica operativa dei
Informativi e Statistici/
"Redazione di un sistema di processi regolamentati con
programmazione e controllo deliberazione n. 2714/2016 e UOC Economico
della gestione, che disciplini in Finanziario e
A2.5 particolare la definizione degli connesse eventuali istruzioni Patrimonio/ Entro Maggio 2019
obiettivi strategici ed operativi operative/note interne
aziendali con le relative dell'Azienda, UOC Assistenza
mediante
responsabilità e tempistiche, la Pazienti Fragili/
predisposizione dei bilanci di esecuzione delle attività
previsione e pluriennali ed i indicate al Punto4 del Piano
UOC Riabilitazione
relativi budget aziendali e di Minori (Dip. ASS)/
settore da assegnare ai UO Formazione
rispettivi centri di
responsabilità"
Verifica di corretta
esecuzione della Verifica operativa dei
procedura definita al processi regolamentati con
punto A4.6 con deliberazione n. 2714/2016 e
UOC Controllo Di
predisposizione della connesse eventuali istruzioni
A4.8 Gestione e Sistemi Entro Maggio 2019
reportistica correlata. operative/note interne
Informativi e Statistici
"Adozione di adeguate dell'Azienda, mediante
procedure di raccordo della esecuzione delle attività
contabilità analitica con il
sistema della contabilità indicate al Punto 4 del Piano
generale"
Verifica di corretta
esecuzione della
procedura definita al Verifica operativa dei
punto A5.1 processi regolamentati con
"Definizione di una procedura
di raccolta e condivisione tra i deliberazione n. 2714/2016 e
soggetti interessati dei connesse eventuali istruzioni
A5.4 rilievi/suggerimenti da parte UOC Staff Direzione Entro Maggio 2019
della Regione, del Collegio
operative/note interne
Sindacale e della funzione di dell'Azienda, mediante
Internal Audit, in merito a: esecuzione delle attività
amministrazione dell'azienda
sotto il profilo economico; indicate al Punto 4 del Piano
vigilanza sull'osservanza della
legge; regolare tenuta della
contabilità".
14Codice
Aree/Strutture
Obiettivo Obiettivo AUDIT Attività AUDIT Tempi
coinvolte
PAC
Verifica di corretta
esecuzione della
procedura definita al Verifica operativa dei
punto I5.5 processi regolamentati con
"Gestione di altre tipologie di deliberazione n. 3059/2017 e
rapporti di lavoro assimilati al Tutti i Distretti
dipendente e dei medici della connesse eventuali istruzioni
medicina convenzionata di operative/note
Sanitari dell’ASP/
interne
I5.8 base, secondo la regolazione Dipartimento Entro Maggio 2019
giuslavorista e previdenziale.
dell'Azienda, mediante
Veterinario
Definizione di procedure atte a esecuzione delle attività
rilevare e regolamentare tali indicate al Punto 4 del Piano
tipologie di rapporti di lavoro
assimilato a dipendente e
convenzionato ed a verificare - Audit RPCT
la corretta registrazione
contabile secondo competenza
economica".
UOC Staff Direzione /
Verifica operativa dei
Verifica di corretta processi regolamentati con UOC Servizio legale/
esecuzione della deliberazione n. 2715/2016 e Tutti i Distretti
procedura definita al connesse eventuali istruzioni Sanitari/
punto D4.1 Tutti i PP.OO./
operative/note interne
D4.7 "Definizione di un processo Dipartimento Entro Giugno 2019
operativo finalizzato alla
dell'Azienda, mediante
Prevenzione/
stesura di un piano degli esecuzione delle attività
investimenti con identificazione indicate al Punto 4 del Piano Dipartimento Attività
del budget per ogni intervento Socio Sanitarie/
programmato”. UOC Tecnico/
- Audit RPCT UOC Provveditorato
Verifica di corretta Verifica operativa dei
esecuzione della processi regolamentati con
procedura definita al deliberazione n. 3058/2017 e
punto G1.2 connesse eventuali istruzioni
G1 “Predisposizione di una
Casse Ticket Entro Giugno 2019
operative/note interne
procedura formalizzata per la
gestione delle Casse Economali dell'Azienda, mediante
e delle Casse Prestazioni” esecuzione delle attività
indicate al Punto 4 del Piano
Verifica operativa dei
Attivazione di un processi regolamentati con
sistema di verifiche deliberazione n. 3059/2017 e
UOC Economico
periodiche volte a connesse eventuali istruzioni
I6.3 Finanziario e Entro Giugno 2019
riscontrare la corretta operative/note interne
Patrimonio
applicazione della dell'Azienda, mediante
procedura. esecuzione delle attività
indicate al Punto 4 del Piano
Verifica della corretta
esecuzione della Verifica operativa dei
procedura definita al processi regolamentati con
punto H3.2 deliberazione n. 2717/2016 e
"Adozione di una procedura di UOC Economico
H3.4 archiviazione dei documenti connesse eventuali istruzioni Finanziario e Entro Settembre 2019
contabili originali (da cui operative/note interne
hanno avuto origine le dell'Azienda, Patrimonio
transazioni) che consenta una
mediante
immediata e puntuale esecuzione delle attività
correlazione con le scritture in indicate al Punto 4 del Piano
Co.Ge ed individuazione del
documento"
15Codice
Aree/Strutture
Obiettivo Obiettivo AUDIT Attività AUDIT Tempi
coinvolte
PAC
Verifica di congruità
Verifica operativa dei
delle eventuali polizze
processi regolamentati con
di assicurazione
deliberazione n. 2715/2016 e
obbligatorie a UOC Economico
connesse eventuali istruzioni
D3.4 copertura dei rischi a Finanziario e Entro Settembre 2019
operative/note interne
cui i cespiti sono Patrimonio
dell'Azienda, mediante
soggetti che tengano
esecuzione delle attività
conto del valore
indicate al Punto 4 del Piano
corrente degli stessi.
Verifica di corretta
esecuzione della Verifica operativa dei
procedura definita al processi regolamentati con
punto F5.1 deliberazione n. 3057/2017 e
"Definizione ed adozione di UOC Economico
una procedura periodica connesse eventuali istruzioni
F5.4 Finanziario e Entro Settembre 2019
(almeno annuale ) e operative/note interne
documentata per l'attività di Patrimonio
analisi dell'esistenza e
dell'Azienda, mediante
valutazione del rischio di esecuzione delle attività
esigibilità dei crediti e per la indicate al Punto 4 del Piano
stima accantonamenti al f.do
svalutazione crediti”.
Attivazione di un Verifica operativa dei UOC Economico
sistema di verifiche processi regolamentati con Finanziario e
periodiche volte a deliberazione n. 2715/2016 e Patrimonio/
riscontrare connesse eventuali istruzioni UOC Tecnico/
l'applicazione della operative/note interne UOC Provveditorato/
D1.4 Entro Ottobre 2019
procedura con dell'Azienda, mediante Distretto Taormina
predisposizione di esecuzione delle attività Dipartimento
relativo report delle indicate al Punto 4 del Piano Prevenzione/
risultanze delle UO Hta e Ingegneria
verifiche. - Audit RPCT Clinica
Verifica dell’ adozione
Verifica operativa dei
di un funzionigramma
processi regolamentati con
che individui compiti e
deliberazione n. 3057/2017 e
responsabilità separate Dipartimento
connesse eventuali istruzioni
F1.1 nelle fasi di Prevenzione/ Entro Ottobre 2019
operative/note interne
acquisizione, UOC SPRESAL
dell'Azienda, mediante
rilevazione e gestione
esecuzione delle attività
dei crediti e dei
indicate al Punto 4 del Piano
correlati ricavi.
16Codice
Aree/Strutture
Obiettivo Obiettivo AUDIT Attività AUDIT Tempi
coinvolte
PAC
Verifica di corretta
esecuzione della
procedura definita al Verifica operativa dei
punto F1.8 processi regolamentati con
"Adozione di una procedura di deliberazione n. 3057/2017 e
erogazione ed eventuale
fatturazione dei ricavi per
connesse eventuali istruzioni
Dipartimento
servizi resi a pagamento che operative/note interne
preveda almeno: a) dell'Azienda, Prevenzione/
F1.11 mediante Entro Ottobre 2019
individuazione dei dipartimenti Dipartimento
e uffici..; .b) la mappatura ed esecuzione delle attività
Veterinario
analisi delle attività erogate a indicate al Punto 4 del Piano
pagamento; c) la verifica delle
fatturazioni attive rispetto alle
prestazioni erogate; d)
l'implementazione di un sistema - Audit RPCT
di contabilità separata per la
rilevazione delle attività
commerciali”.
Verifica di corretta
esecuzione della
procedura definita al
punto A3.3 Verifica operativa dei
UOC Controllo di
"Implementazione di un sistema processi regolamentati con
informativo per rilevazione, deliberazione n. 2714/2016 e Gestione e Sistemi
elaborazione e Informativi e Statistici/
A3.4 rappresentazione dei dati connesse eventuali istruzioni Dipartimento Entro Novembre 2018
contabili che risulti operative/note interne
adeguatamente integrato con dell'Azienda, Prevenzione/
mediante
tutte le funzioni aziendali e con Dipartimento Salute
chiare e definite linee di esecuzione delle attività
responsabilità, atto a tracciare indicate al Punto 4 del Piano
Mentale/
le varie fasi del processo
autorizzatorio con adeguati
blocchi/limiti all'operatività del
singolo"
Verifica operativa dei
Verifica di corretta processi regolamentati con
esecuzione della deliberazione n. 3059/2017 e
procedura definita al connesse eventuali istruzioni UOC Gestione
punto I1.5 operative/note interne Acquisizione
I1.7 "Acquisto prestazioni sanitarie Entro Novembre 2019
da privato. Definizione di una
dell'Azienda, mediante Prestazioni Sanitarie e
procedura formalizzata ai fini esecuzione delle attività Socio-Sanitarie
della remunerazione delle indicate al Punto 4 del Piano
prestazioni nella quale siano
previsti i punti a), b) c) .."
- Audit RPCT
17Codice
Aree/Strutture
Obiettivo Obiettivo AUDIT Attività AUDIT Tempi
coinvolte
PAC
Verifica di corretta
esecuzione della
procedura definita ai Verifica operativa dei
punti I4.1 e I4.5 processi regolamentati con
"Predisposizione di una deliberazione n. 3059/2017 e
procedura che disciplini e
renda documentabili per
connesse eventuali istruzioni
UOC Gestione
ciascuna tipologia di debiti le operative/note interne
modalità di determinazione dell'Azienda, Acquisizione
mediante Entro Novembre 2019
I4.6 delle stime dei costi per fatture Prestazioni Sanitarie e
da ricevere". esecuzione delle attività
"Attivazione di una procedura indicate al Punto 4 del Piano
Socio-Sanitarie
che consenta una immediata
rilevazione in CO.GE delle
carte contabili trasmesse dal
tesoriere o da fonti di - Audit RPCT
pagamenti effettuati a seguito
di ordinanze di assegnazione
giudiziarie".
Tenuto conto che le Procedure di cui alla nota prot.n. 21919 del 7.12.2018 devono essere
sottoposte a modifica, prioritariamente, nel mese di aprile 2019, sarà verificata l’effettiva adozione
dei relativi atti deliberativi.
FIRMA
INTERNAL AUDITOR
(Dott.ssa Rita Rampulla)
FIRMA
REFERENTE P.A.C.
(Dott.ssa Cinzia Fazio)
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