Case history: Lago Arredamenti Intranet 2.0: migliorare l'organizzazione con i social media - Deliverable finale
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Case history: Lago Arredamenti Intranet 2.0: migliorare l’organizzazione con i social media Deliverable finale
Agenda
1. Obiettivi del progetto
2. Risultati e storie di successo
3. Percorso del progetto
4. Analisi dei dati di partecipazione
5. Lessons learned
6. Prossimi passi
http://www.lago.it/azienda.html
Caso:Lago Arredamenti] (p. 1)Lago: tanti strumenti partecipativi interni ed esterni
Utilizzato per supportare i processi tecnici di produzione
Utilizzato per raccogliere tutte le interazioni con l’esterno in un unico
feed rss
Utilizzato per gestire i progetti con individui abituati a lavorare in rete
Utilizzato per permettere all’azienda di comunicare con i rivenditori e
stabilire ed agli stessi rivenditori di entrare in contatto l’un l’altro
I corporate blog e twitter vengono utilizzati per stimolare un dialogo tra i
dipartimento di Lago (azienda, PR, Marketing, Operation, Risorse
Umane) ed i clienti
Utilizzato per gestire il Lagostudio, un centro creativo che ospita giovani
creativi da tutto il mondo in una serie di workshop estivi
Condividere informazioni sui prodotti e sull’azienda online
Caso:Lago Arredamenti] (p. 2)L’obiettivo del progetto Intranet 2.0
“ Un nuovo modo di condividere,
lavorare insieme e prendere decisioni’
migliori’
Un solo luogo dove fare tutto
Tutta l’azienda viene coinvolta organizzativo
Più dipartimenti sullo stesso compito
----------------------------------------------------
Da tante piattaforme ad una sola
tecnologico
Migrazione di tutte le attività precedenti
Passare da … a verso il nuovo strumento
----------------------------------------------------
Tanti strumenti diversi Coinvolgimento attivo del management
Poche persone coinvolte aziendale culturale
I dipartimenti lavorano come silos Tutti si sentono parte
Obiettivo generale del progetto è stato il passaggio da un utilizzo prettamente
INTRANET 2.0 tecnico di alcuni strumenti collaborativi ad un utilizzo più strutturato dal punto di vista
organizzativo, tecnologico e culturale
Caso:Lago Arredamenti] (p. 3)L’oggetto del nostro lavoro: il processo di sviluppo e modifiche di
prodotto
Caso:Lago Arredamenti] (p. 4)Agenda
1. Obiettivi del progetto
2. Risultati e storie di successo
3. Percorso del progetto
4. Analisi dei dati di partecipazione
5. Lessons learned
6. Prossimi passi
Caso:Lago Arredamenti] (p. 5)Storia di successo: la maggior efficienza nel caso dell’analisi procedura
sviluppo Top Cucina 1/2
Tempi di attivazione persone a inizio processo Tempi totali
-41%
-70%
3,0 h 1,45 h
13 h 4h
Processo Nuova Processo Nuova
standard Intranet 2.0 standard Intranet 2.0
Caso:Lago Arredamenti] (p. 6)Storia di successo: la maggior efficienza nel caso dell’analisi procedura
sviluppo Top Cucina 2/2
Tempi di riunioni operative Qualità delle decisioni
+67%
-97%
6,0 h 0,1 h
Valore Valore
3 5
Processo Nuova Processo Nuova
standard Intranet 2.0 standard Intranet 2.0
Caso:Lago Arredamenti] (p. 7)Storia di successo: la maggior efficacia decisionale nel caso “Che
facciamo con Colors?”
Caso:Lago Arredamenti] (p. 8)Storia di successo: la maggior razionalizzazione del lavoro nel caso delle
correzioni per il nuovo listino
Caso:Lago Arredamenti] (p. 9)Gli esiti del progetto rispetto alle potenziali criticità iniziali
Evidenze
Piena adeguatezza del processo “Modifiche e sviluppo del nuovo prodotto”:
Scelta del processo • Coinvolgimento attivo dei responsabili del processo
su cui lavorare • Molteplicità delle funzioni attivate
• Elevato interesse professionale dei partecipanti
Congruità del periodo programmato per le operazioni di lancio e avviamento:
• Consistenti risultati numerici in termini di contributi (vedi analisi sulla
partecipazione)
Tempi di attivazione • Migrazione completata delle attività da altri strumenti collaborativi (es. Social
della community Text e Zoho Project)
• Buon numero di modifiche trattate con la nuova Intranet
Rapida individuazione di potenziali aree di efficientamento del processo:
• Forte riduzione dei tempi per le decisioni
• Forte riduzione dei tempi delle fasi di lavoro comuni
Valore • Forte riduzione degli errori di comunicazione
concreto dei risultati • Maggiore visibilità sul processo
• Tutti gli scambi vengono registrati
Caso:Lago Arredamenti] (p. 10)Ulteriori benefici del progetto
1 Creazione e affermazione di una cultura attiva sugli strumenti di collaborazione
Costruzione di una piattaforma di base per l’apertura potenziale a tutti i processi aziendali e a
2 tutte le funzioni aziendali
Predisposizione di una mentalità positiva del management e degli operatori all’utilizzo di
3 strumenti collaborativi anche con il mondo esterno
Affermazione di trasparenza e condivisione come presupposto del comportamento
4 organizzativo
Caso:Lago Arredamenti] (p. 11)Agenda
1. Obiettivi del progetto
2. Risultati e storie di successo
3. Percorso del progetto
4. Analisi dei dati di partecipazione
5. Lessons learned
6. Prossimi passi
Caso:Lago Arredamenti] (p. 12)Il percorso di progetto in quattro passaggi fondamentali
1 2 3 4
Progettazione Avvio e
attivazione Esecuzione Conclusione
e revisione
• Identificazione • Co-progettazione • Esecuzione della fase • Chiusura delle attività
dell’oggetto di degli strumenti ed pilota con i friends
sperimentazione avvio del pilot
• Sperimentazione del • Dossier finale e
servizio per sei presentazione dei
• Set up obiettivi e • Attivazione del settimane risultati al management
criteri di valutazione gruppo di progetto e
dell’efficacia del pilot identificazione dei • Revisione del lavoro
friends svolto e
proseguimento delle
attività di coltivazione
Caso:Lago Arredamenti] (p. 13)Organizzazione ed evoluzione degli spazi (metaplan)
Ci siamo concentrati sul processo di sviluppo prodotto schematizzandolo con i diretti interessati:
Abbiamo progettato insieme un modello di collaborazione dentro la intranet
Discussione proposta Validazione Discussione soluzione in Approvazione e scheda modifica
spazio dedicato
Caso:Lago Arredamenti] (p. 14)Due spazi diversi
Due aree: una di preparazione e l’altra di Sviluppo Prodotto vero e proprio
1
2
Caso:Lago Arredamenti] (p. 15)L’uso della piattaforme è stato guidato dalle persone
Problema Soluzione OK/KO
Guida chiara al lavoro: quale strumento utilizzare in relazione ai vari obiettivi della
Abbiamo preparato QUANDO VOGLIO... UTILIZZO... OK
piattaforma
Tramite i tag, l'organizzazione degli spazi, ultime attività. I nuovi contenuti ancora non letti
Come tenere traccia dei vari contributi nel tempo OK
vengono segnati con il grassetto
Come caricare contenuti tramite la mail, da casa o dal blackberry? Abbiamo installato un nuovo plugin per permettere di postare via mail OK
Gli utenti non vengono più disconnessi e Francesco estenderà il tempo di scadenza della
Rendere più facile l'accesso alla piattaforma OK
connessione
I progetti iniziano ad essere migrati in Clearspace. Manca solamente l’assegnazione di un task a
Integrazione di strumenti di Project Management nella piattaforma OK
più persone
Nomi delle aree: migliorare la comprensione delle finalità Le aree sono state rinominate OK
Capire quanto si concludono le discussioni La conclusione avviene inserendo un ultimo messaggio e bloccando la discussione OK
Confusione tra proposte e soluzioni Chiarito durante l'incontro del 26 OK
Selezione rapida delle informazioni chiave Tramite l’utilizzo dei tag e della homepage personale. Selezionati tag condivisi (es. codicerosso) OK
Indirizzo di contenuto solo a persone specifiche Tramite la segnalazione via mail di messaggi importanti OK
Installazione di instant messenger Installare Openfire in corso di realizzazione
Caso:Lago Arredamenti] (p. 16)Organizzazione finale degli spazi
• Organizzare bene gli spazi tra i temi principali emersi dalla survey
• Abbiamo guidato i partecipanti ad adattare gli spazi alle loro esigenze per raffinamenti successivi
• Sviluppo Prodotto come modello e guida per tutti gli altri spazi che Lago creererà da sola
Chi sta
facendo che
cosa?
Quali modifiche e Modifica
soluzioni? approvata.
Facciamo il
lavoro!
Su cosa
Tutto organizzato
stiamo
per linea di
lavorando di
prodotto o tema
più?
Caso:Lago Arredamenti] (p. 17)Agenda
1. Obiettivi del progetto
2. Risultati e storie di successo
3. Percorso del progetto
4. Analisi dei dati di partecipazione
5. Lessons learned
6. Prossimi passi
Caso:Lago Arredamenti] (p. 18)Gli utenti attivi crescono velocemente (e non si tratta dei soliti noti)
Caricamento Caricamento
30 utenti 30 utenti
Caso:Lago Arredamenti] (p. 19)Le persone lavorano insieme e le discussioni diventano memoria dell’azienda
Vengono create anche più di
dieci discussioni al giorno
10
5
Più di 5 risposte per ogni discussione
mostrano un forte scambio tra le persone
35
A solo un mese dal lancio, in totale vengono
inseriti più di 35 messaggi al giorno ed i
numeri stanno crescendo!
Caso:Lago Arredamenti] (p. 20)Tanti documenti, ancora più collaborazione nella intranet delle persone
10
Più di 10 documenti condivisi al
giorno con punte di 12-16
30
Più del numero di documenti stupisce quanto la
scrittura avvenga in gruppo! La intranet oggi sta
diventando delle persone..
Caso:Lago Arredamenti] (p. 21)Non c’è ancora convergenza nei tag, ma alcuni temi iniziano ad emergere
Tag più utilizzati nell’ultima settimana
Tag più utilizzati dall’inizio
Caso:Lago Arredamenti] (p. 22)La popolazione è prevalentemente giovane, al di sotto dei
30 anni
LAGO Intranet 2.0
Final Survey Caso:Lago Arredamenti] (p. 23)Le funzioni di appartenenza sono trasversali, mentre il
periodo di permanenza in azienda è inferiore ai 5 anni
LAGO Intranet 2.0
Final Survey Caso:Lago Arredamenti] (p. 24)La conoscenza e la diffusione di social media più popolari
tra i partecipanti al progetto appare essere piuttosto alta
LAGO Intranet 2.0
Final Survey Caso:Lago Arredamenti] (p. 25)L’esperienza è stata giudicata molto positivamente: un
partecipante su due ha elevata fiducia nel valore potenziale
dello strumento
LAGO Intranet 2.0
Final Survey Caso:Lago Arredamenti] (p. 26)I partecipanti si sono sentiti supportati nel corso del
progetto
LAGO Intranet 2.0
Final Survey Caso:Lago Arredamenti] (p. 27)La aspettativa più importante è in linea con il taglio dato al
progetto
LAGO Intranet 2.0
Final Survey Caso:Lago Arredamenti] (p. 28)Il livello di soddisfazione è considerato elevato LAGO Intranet 2.0 Final Survey Caso:Lago Arredamenti] (p. 29)
Reperibilità, qualità delle decisioni e bontà degli input per il lavoro sono i fattori
più importanti per le persone. L’intranet 2.0 supporta questi fattori in modo non
ancora forte
LAGO Intranet 2.0
Final Survey Caso:Lago Arredamenti] (p. 30)La grande maggioranza delle funzionalità è stata giudicata
utile
LAGO Intranet 2.0
Final Survey Caso:Lago Arredamenti] (p. 31)La parte degli spazi è da migliorare significativamente e
urgentemente
LAGO Intranet 2.0
Final Survey Caso:Lago Arredamenti] (p. 32)La maggior parte dei partecipanti ha capito che valeva
buttarsi nel progetto da subito
LAGO Intranet 2.0
Final Survey Caso:Lago Arredamenti] (p. 33)E’ percepito un vantaggio sostanziale dell’uso della Intranet
2.0 per tutti i processi aziendali
LAGO Intranet 2.0
Final Survey Caso:Lago Arredamenti] (p. 34)Comunicazione e coinvolgimento come maggiori fattori di
successo
LAGO Intranet 2.0
Final Survey Caso:Lago Arredamenti] (p. 35)Il maggiore vantaggio futuro percepito sta nella diminuzione
degli errori e nella condivisione delle esperienze
LAGO Intranet 2.0
Final Survey Caso:Lago Arredamenti] (p. 36)Il valore della nuova Intranet è universalmente riconosciuto
dai partecipanti
LAGO Intranet 2.0
Final Survey Caso:Lago Arredamenti] (p. 37)Il 100% dei partecipanti proseguirebbe nell’esperimento! LAGO Intranet 2.0 Final Survey Caso:Lago Arredamenti] (p. 38)
Agenda
1. Obiettivi del progetto
2. Risulti e storie di successo
3. Percorso del progetto
4. Analisi dei dati di partecipazione
5. Lessons learned
6. Prossimi passi
Caso:Lago Arredamenti] (p. 39)Abbiamo imparato che…. 1/2
1. E’ la community che guida. E’ possibile guidare l’utilizzo dello strumento e supportare le nuove modalità di lavoro, ma
è il gruppo che decide dove partecipare
2. Il cambiamento è possibile ma richiede tempo ed impegno. I partecipanti vedono valore in una maggiore
condivisione di contenuti e trasparenza, ma cambiare gli schemi di collaborazione richiede tempo ed una presenza
costante all’interno della community.
3. Il commitment e la partecipazione attiva da parte del senior management sono fondamentali. Le persone di
Lago conoscono piuttosto bene gli strumenti e sono predisposte alle iniziative 2.0. Messaggi chiari e supporto da parte
dei responsabili possono però dare continuità e direzione alla partecipazione
4. E’ necessario il presidio delle attività da parte di un facilitatore interno. Al fine di ridurre costi e tempo di ingaggio
delle persone, è fondamentale prevedere una figura che conosca il contesto, segua quotidianamente i partecipanti,
gestisca lo strumento e risponda alle richieste di aiuto più semplici
Caso:Lago Arredamenti] (p. 40)Abbiamo imparato che…. 2/2
5. Bisogna condividere dall’inizio modalità d’impiego e strutturazione degli spazi, correggendo tempestivamente
eventuali comportamenti non allineati con gli obiettivi della community o causa di rumore
6. E’ bene introdurre attivamente ed immediatamente i partecipanti, dedicando tempo all’apprendere insieme i
concetti base di utilizzo degli strumenti
7. Un’alta trasparenza porta forti benefici all’azienda. Poter osservare gli scambi tra altri dipartimenti e l’essere messi
a conoscenza di tutto quanto avviene in azienda porta ad una crescita professionale dell’individuo e ad un maggiore
senso di appartenenza
8. Mantenere un forte coinvolgimento emotivo dei partecipanti può fare la differenza tra un’iniziativa di successo o
di fallimento. L’energia viene creata consentendo alle persone di esprimersi ed ascoltando i loro bisogni
Caso:Lago Arredamenti] (p. 41)Agenda
1. Obiettivi del progetto
2. Risulti e storie di successo
3. Percorso del progetto
4. Analisi dei dati di partecipazione
5. Lessons learned
6. Prossimi passi
Caso:Lago Arredamenti] (p. 42)Ed ora?
Cavalcando il lavoro di evangelizzazione, coltivazione e coinvolgimento fatto in queste settimane, Lago è pronta ad
applicare il modello 2.0 in modo diffuso sia verso l’interno che verso l’esterno.
Open Knowledge si propone come partner per guidare strategicamente ed operativamente alcuni prossimi passi :
1.Il progetto è pronto ad uscire dalla fase sperimentale per diventare la nuova intranet di Lago. Il modello dello
Sviluppo Prodotto può ora essere applicato ad altri ambiti e processi (es. Lean)
2.L’esperienza fatta all’interno dell’azienda può essere portata verso consumatori finali utilizzando lo stesso
strumento e sfruttando la sensibilità, prontezza, trasparenza che tutta l’azienda ha acquisito
3.Le community dei rivenditori ed il LagoStudio possono essere migrate e potenziate tramite il nuovo strumento per
consentire una partecipazione più forte da parte dell’azienda e degli utenti
Caso:Lago Arredamenti] (p. 43)Puoi anche leggere
