IL SOFTWARE COME SISTEMA DI RIDUZIONE DEI COSTI: IL CASO PRINCIPE PALLAVICINI
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L’ENOLOGO ❏ NOVEMBRE 2011
DOCUMENTO
AZIENDALE
Direttore aziendale Principe
Mauro De Angelis
Pallavicini - Colonna (RM)
IL SOFTWARE COME SISTEMA
DI RIDUZIONE DEI COSTI:
IL CASO PRINCIPE PALLAVICINI
L’azienda vinicola Principe Pallavicini ha intrapreso nel 2009 un progetto
di rinnovamento del sistema informativo finalizzato alla riorganizzazione
delle attività e alla riduzione dei costi. Un investimento che ha prodotto
ottimi risultati in tutte le aree: vigneto, cantina e commercializzazione
dei prodotti. Un caso di successo per chi crede nell’innovazione.
Introduzione Romani e nella bassa Marem- tepulciano, Ciliegiolo, Petit
ma, sono attualmente coltiva- Verdot e altri per i vini rossi.
La famiglia Pallavicini, ti circa 80 ettari di vigneti La tradizione di questa an-
presente nel Lazio fin dalla specializzati, con una atten- tica gestione nel 1939 è con-
seconda metà del 1600, con- zione al territorio ed alla sua fluita nella società S.A.I.T.A.
fonde la propria storia con storia vitivinicola. S.p.a. che da allora, con inno-
quella della regione nei cam- Nelle varie aziende si colti- vazioni continue, ha adeguato
pi più svariati. vano varietà di viti tradizio- la produzione agli standard
Nell’attività agricola dopo nali e innovative con diversi della moderna enologia. E’
secoli di colture tradizionali cloni. Tra queste le principali stato inoltre portato avanti in-
si distingue oggi per la parti- sono: Malvasia del Lazio, cessantemente un vasto pro-
colare cura indirizzata ad una Malvasia di Candia, Char- gramma di recupero del patri-
gestione finalizzata all’otteni- donnay, Sauvignon, Greco, monio fondiario.
mento di prodotti a basso im- Grechetto, Bombino, etc. per Nel 2009 nasce l’esigenza
patto ambientale e di qualità. i vini bianchi. da parte degli amministratori
Nelle aziende a vocazione Sangiovese, Cesanese, Mer- dell’azienda di rivedere il si-
vinicola situate nei Castelli lot, Cabernet Sauvignon, Mon- stema informatico oramai
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L’ENOLOGO ❏ NOVEMBRE 2011
Fig. 1 - Riepilogo attività del vigneto specifiche per i documenti e
per i movimenti di ogni area
(solo registri Iva). Sono state
coinvolte tutte le risorse, dalla
cantina all’ufficio area immo-
biliare. Per ogni area sono
stati predisposti diversi layout
per i documenti, pur apparte-
nendo alla stessa azienda.
Analisi dettagliata Conta-
bilità analitica per centro di
costo e area di business.
- Anche la contabilità ana-
litica era gestita completa-
mente in modalità extra-ge-
stionale, per lo più con ana-
lisi manuali su excel. Per l’at-
tivazione del modulo di ana-
litica, le risorse maggiormen-
te coinvolte, sono state sia
quelle amministrative che
quelle dell’ufficio acquisti
che imputa il centro di costo
sugli ordini. La maggior dif-
ficoltà è stata ovviamente
non più adeguato a supporta- della situazione di magazzino l’elaborazione del piano di
re gli obiettivi di riorganizza- e dei risultati economici di conti di analitica e le varie di-
zione della società volti ad prodotto. mensioni al fine di avere con
aumentare l’efficienza e di- Ma è all’interno della can- un’unica gestione il massimo
minuire i costi di gestione. tina che il progetto proposto dettaglio possibile, eliminan-
dal Gruppo Apra ha prodotto do completamente la gestione
Il Gruppo Apra una vera e propria “rivoluzio-
ne del sapere aziendale”. Con
precedente su excel.
Informatica l’implementazione del gestio- Cash flow.
nale Essenzia Wine è stata - È stata implementata
Il Gruppo Apra Informatica apportata in azienda una forte un’analisi dei flussi finanziari
è stato scelto, nel dicembre riorganizzazione delle risorse divisa per le varie aree. È stata
del 2009, come partner tecno- con il redesign dei compiti e riportata sul gestionale un’ana-
logico per fornire soluzioni in- delle responsabilità del per- lisi similare a quella preceden-
formatiche all’avanguardia sonale, fino a rendere la can- temente utilizzata con proce-
capaci di automatizzare il tina quasi completamente in- dure esterne.
flusso dei dati e delle informa- dipendente anche dal punto
zioni di tutte le attività, par-
tendo dalla vigna, passando
di vista amministrativo, men-
tre prima era tutto accentrato
Area
per la cantina, fino alla distri- sugli uffici dell’area immobi- commerciale
buzione dei prodotti e alla ge- liare. Per esempio gestione
stione degli obblighi fiscali. scadenziari attivi e passivi, Automatizzazione e snel-
Nel corso del 2010 sono gestione Iva, … limento dei rapporti con la
stati implementati i moduli Le principali aree d’inter- rete vendita (invio multiplo
del sistema informativo par- vento sono state: estratto provvigioni, man-
tendo dalle attività agrono- · Area finance dati incasso, ecc).
miche (Fig.1), in modo parti- · Area commerciale - Insieme all’ufficio com-
colare quelle relative al vi- · Area magazzino - logistica merciale è stata sviluppata la
gneto. · Area Wine gestione dei mandati all’incas-
- Quaderno di Campagna: · Business Intelligence so agente, un elaborato pro-
registro di tutti gli inter- dotto dallo scadenziario per
venti colturali come mano-
dopera, macchine, prodotti
Area agente e cliente e inviabile co-
modamente via email. Tale
impiegati (Fig.3), prodotti finance gestione prima richiedeva un
raccolti (Fig.2). importante impiego di tempo
- Risultati economici: costi e Gestione di unità di busi- mentre adesso viene prodotta
margini per prodotto e per ness differenti sulla stessa con molta più celerità.
appezzamento. azienda (area immobiliare e
- Tracciabilità. area vitivinicola). Integrazione cassa punto
Ciò ha permesso di passare - Prima la gestione era vendita.
dal cartaceo ai dati informati- completamente manuale. So- - Il collegamento della cas-
ci con analisi in tempo reale no state create delle causali sa con il gestionale al punto
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vendita ha reso possibile con Fig. 2 - Curva di maturazione
un unico inserimento da parte
dell’utente, ciò che prima ve-
niva fatto in 3 singoli step:
emissione dello scontrino, re-
gistrazione sul vecchio Erp
della vendita ai fini iva e di
magazzino, scarico sui regi-
stri di cantina.
Area magazzino
logistica
Richieste acquisto mate-
riali direttamente dal ma-
gazzino e analisi disponibi-
lità multi deposito.
- Sono stati coinvolti sul
progetto anche le figure chia-
vi del magazzino. Gli scari-
chi dei materiali di consumo
prima venivano fatti manual-
mente e le giacenze erano ge-
stite solo con inventari perio-
dici e manuali.
- Allo stesso modo le ri-
chieste di acquisto erano
completamente extra-gestio- Fig. 3 - Registro trattamenti vigneto
nali. Il tutto ovviamente oltre
a non essere monitorato e
storicizzato portava spesso ad
errori, ad un impiego notevo-
le di tempo e non esisteva
una precisa analisi dei costi
di magazzino.
Ora sia le richieste di ac-
quisto sia i movimentati dei
materiali vengono completa-
mente gestiti su Essenzia Wi-
ne. Con le bolle inventariali
prodotte periodicamente an-
che le giacenze sono costan-
temente monitorate e in que-
sto modo è possibile avere in
tempi immediati sia una valo-
rizzazione del magazzino che
una valorizzazione dei costi
di un prodotto finito.
Area
Wine
Gestione integrata adem-
pimenti fiscali per repressio-
ne frodi (registri cantina). per prodotto, con un control- (eDaa, registri, telematizza- Business
- I registri venivano gestiti lo che prima non era ottenibi- zione mensile).
come un semplice report che le dal gestionale. - La gestione Accise pre- intelligence
leggeva i movimenti di ma- - Non sono state riscontrate sente su Essenzia ha permesso
gazzino per data. Ora la ge- particolari difficoltà in quan- di adempiere ai nuovi obblighi L’analisi dei dati economi-
stione Wine permette all’uffi- to la verticalizzazione stan- di legge imposti dall’agenzia ci e finanziari ha potuto gio-
cio tecnico di competenza di dard di Essenzia ha permesso dogane per le movimentazioni vare di strumenti evoluti per
ottenere oltre a tutti i registri di ottenere in automatico tut- intracomunitarie, dall’emissio- una rappresentazione delle
(commercializzazione, vinifi- ta la gestione Wine di cui si ne del DAA Elettronico alla informazioni significativa ed
cazione, imbottigliamento) aveva necessità. compilazione del registro immediata. Dove prima si
anche specifiche analisi dei mensile di garanzia con la re- aveva la disponibilità dei ri-
movimenti e delle giacenze Gestione integrata accise lativa trasmissione telematica. sultati con cadenza mensile,
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Fig. 4 - Confronto tra budget vendite e dati a consuntivo per agente Considerazioni
conclusive
Il rinnovo del sistema in-
formativo intrapreso dalla
S.A.I.T.A. S.p.a. ha sicura-
mente una valenza che va al
di là di un semplice aggior-
namento tecnologico. Piutto-
sto ha ricadute, volute dal-
l’azienda, sull’efficienza dei
processi e in senso allargato,
sul ridisegno organizzativo
delle risorse.
Due dati certamente signi-
ficativi, che sono emersi dal-
l’analisi ad un anno dello
start-up, sono:
- la riduzione del 30-40%
dei tempi di esecuzione
delle attività tipiche del
business aziendale
- certezza dei dati
Andando nel dettaglio de-
gli aspetti che hanno benefi-
Fig. 5 - Analisi andamento vendite ciato del massimo valore ag-
giunto, possiamo ricordare:
- controllo delle performan-
ce delle attività agronomi-
che e tracciabilità dei pro-
dotti e delle colture;
- completezza del magazzi-
no con aggancio dei pro-
dotti finiti con le materie
prime e semilavorati;
- valorizzazione automatica
degli inventari;
- gestione informatizzata del
punto vendita con aggior-
namento del magazzino;
- interscambiabilità delle
operazioni di cantina con i
registri fiscali obbligatori
e comunicazione all’agen-
zia dogane;
- analisi complete e stratifi-
cate delle situazioni eco-
nomiche e finanziare col-
legate a prodotti e clienti;
- incontri più frequenti con
la direzione per verificare
le vendite e gli incassi su
singoli prodotti.
oggi è possibile settimanal- gli insoluti, ecc.. ciò permette · gg medi pagamento clien- Aspetto fondamentale per
mente elaborare Reports una puntuale azione di recal- ti / fornitori il successo del progetto è sta-
commerciali ed economici ling per il recupero crediti. · scadenziario clienti / for- ta la capacità e conoscenza
per monitorare l’andamento In sintesi le attività di ana- nitori specifica del settore vitivini-
delle vendite per articolo - lisi che la soluzione permette - gestione agenti colo dei consulenti del Grup-
agente - zona (Fig.4). È pos- di gestire sono: · vendite budget po Apra Informatica che
sibile raffrontare i dati con - analisi statistiche commer- - key performance indicator hanno supportato il personale
quelli dell’anno precedente ciali · gg medi pagamento clien- nelle delicate fasi di imposta-
verificando così gli scosta- · vendite cliente per cate- ti / fornitori zione e start-up e costante-
menti (Fig.5). Altra cosa goria · performance azienda mente affiancano l’azienda
molto importante è avere lo · vendite cliente per articolo · puntualità clienti e forni- ad ogni variazione normativa
scadenziario clienti per agen- · ordini cliente per articolo tori o specifica esigenza legata ai
te al fine di controllare in · ordini da evadere · performance cliente processi.
tempo reale le fatture aperte, - pannello direzionale · performance articolo ■
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