Great Place to Work Best Workplaces Italia 2021 Linee Guida per l'Azienda
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Great Place to Work® Best Workplaces Italia 2021 Linee Guida per l’Azienda
SOMMARIO
1. Fasi del processo .................................................................................................................. 3
2. Comunicazione ....................................................................................................................... 4
3. Costruzione del campione ................................................................................................. 4
4. Test link ..................................................................................................................................... 7
5. Distribuzione dell’indagine ................................................................................................ 9
6. Tempistiche dell’indagine ............................................................................................... 12
7. Compilazione Culture Brief© e Culture Audit© ..................................................... 13
© 2020 Great Place to Work® Institute, Inc. All rights reserved 21. Fasi del processo
Il processo di gestione dell’indagine nella vostra Azienda è costituito
dalle seguenti fasi, sintetizzate nella tabella:
Fase Descrizione
Comunicazione Presentazione della survey ai dipendenti
attraverso i consueti canali di
comunicazione per informarli su come si
svolgerà il processo, come verranno
utilizzati i loro dati personali e le attività
che verranno loro richieste.
Costruzione del campione Invio a Great Place to Work® della lista di
(se da realizzarsi) tutti i collaboratori della vostra Azienda e
realizzazione, a cura di Great Place to
Work®, del campione casuale e
rappresentativo.
Test link (in caso di Test della survey online, preparato per la
modalità online) vostra Azienda e inviato agli indirizzi email
indicati dall’azienda.
Distribuzione dell’indagine Modalità online: Great Place to Work®
invia ai dipendenti un link univoco alla
survey via email o l’accesso tramite login;
la survey rimarrà attiva per due settimane,
salvo differente accordo.
Modalità cartacea: l’azienda somministra
il questionario cartaceo ai dipendenti, i
quali avranno due settimane di tempo per
la compilazione, salvo differente accordo.
Modalità mista: i questionari vengono
distribuiti in parte online e in parte cartacei.
Compilazione Culture Compilazione tramite la piattaforma online
Brief© ai fini della della sezione Culture Brief©.
certificazione
Se certificati compilazione Compilazione tramite la piattaforma online
del Culture Audit© ai fini della sezione Culture Audit© nel quale la
della classifica vostra Azienda descriverà le politiche di
gestione delle risorse umane.
I prossimi paragrafi illustrano le fasi del processo in modo maggiormente
dettagliato.
© 2020 Great Place to Work® Institute, Inc. All rights reserved 32. Comunicazione
Raccomandiamo di informare adeguatamente i dipendenti circa
l’indagine e i suoi obiettivi, attraverso le abituali modalità di
comunicazione (ad es., la lettera dell’Amministratore Delegato a tutti i
dipendenti, la Intranet aziendale, la Newsletter, il giornalino aziendale, le
riunioni con i dipendenti, etc…).
Più è alto il numero di partecipanti al progetto, più i risultati a valle
dell’indagine rispecchiano fedelmente la percezione della qualità
dell’ambiente organizzativo della vostra Azienda da parte dei
collaboratori: una comunicazione efficace sul progetto è estremamente
utile per ottenere un più alto tasso di partecipazione delle persone.
La comunicazione deve riflettere il tono e lo stile tipico della cultura della
vostra Azienda.
Raccomandiamo inoltre che in essa vengano ricompresi i seguenti
aspetti:
- L’importanza dei motivi per cui viene svolta la survey e della
partecipazione dei dipendenti,
- Dettagli operativi (es. data di durata della survey, informazioni
logistiche...),
- Quali azioni saranno intraprese partendo dai risultati della survey.
E’ importante non influenzare in alcun modo i dipendenti, poiché
solo una sincera opinione può riflettere la reale percezione
dell’ambiente di lavoro nella vostra Azienda.
Infine, è necessario informare le persone che parteciperanno
all’indagine del fatto che, a questo fine, i loro dati personali
saranno trattati da Great Place to Work® in qualità di Responsabile
del trattamento (come del resto è obbligo per il Titolare del
trattamento in base al regolamento UE 2016/679).
3. Costruzione del campione
Il numero di persone che compongono il campione, se da determinarsi,
dipende dal numero totale di dipendenti della sua azienda come indicato
dalla tabella seguente.
© 2020 Great Place to Work® Institute, Inc. All rights reserved 4Numero totale di
Numero di persone del campione
dipendenti
< = 5.000 Tutti i dipendenti
> 5.000 Campione stabilito da Great Place to Work®.
Il campione delle persone partecipanti viene realizzato da Great Place to
Work®. La vostra Azienda fornisce l’elenco completo dei dipendenti
unitamente alle loro caratteristiche demografiche, sia quelle standard
(Tipo di lavoro, Sesso, Età, Anzianità aziendale, Condizione di lavoro),
che quelle tipiche dell’azienda, come ad esempio Sede, Area
organizzativa, Funzione aziendale, ecc., utilizzando il file di supporto
fornito dal nostro team. In caso fosse complesso reperire tutte le
informazioni citate, vi preghiamo di dare priorità al “Tipo di Lavoro” e al
“Sesso” ed eventualmente alla demografia specifica dell’azienda; quindi,
a seguire, le altre categorie. L’ordine di priorità è specificato nel file di
supporto fornito dal nostro team.
Great Place to Work® farà un’estrazione casuale attraverso una
randomizzazione elettronica del numero di dipendenti richiesti, in modo
da garantire un campione rappresentativo dell’intera popolazione
aziendale.
© 2020 Great Place to Work® Institute, Inc. All rights reserved 5Di seguito, le caratteristiche demografiche standard che occorrono a
Great Place to Work® per la determinazione del campione:
Livello organizzativo
Dipendente / Collaboratore senza responsabilità di persone
Responsabile di primo livello (Supervisione di altri dipendenti / collaboratori, non di altri responsabili)
Responsabile di medio livello (gestione di reparti o divisioni principali, ma non membro del comitato di direzione)
CEO / Presidente, Direttore di prima linea e comitato di direzione
Genere
Femminile
Maschile
Altro
Età
Fino a 25 anni
Tra 26 e 34 anni
Tra 35 e 44 anni
Tra 45 e 54 anni
Da 55 anni in avanti
Anzianità aziendale
Meno di 2 anni
Da 2 a 5 anni
Da 6 a 10 anni
Da 11 a 15 anni
Da 16 a 20 anni
Oltre i 20 anni
Condizione contrattuale
Tempo Pieno
Part-time
Inquadramento contrattuale (per gli assunti a tempo determinato / indeterminato)
Dirigente
Quadro / Funzionario
Impiegato
Operaio
© 2020 Great Place to Work® Institute, Inc. All rights reserved 64. Test link
Per evitare che il giorno del lancio dell’indagine si possano verificare
inconvenienti tecnici (come ad esempio blocco delle nostre email,
dirottamenti nella cartella di posta indesiderata, inaccessibilità del nostro
sito web), è necessario che venga coinvolta l’area IT, in modo tale che,
utilizzando le seguenti informazioni, possa garantire il buon successo del
processo di invio-ricezione delle email e dell’accesso da parte degli
utenti al questionario online.
Pertanto, le seguenti informazioni vanno inoltrate a chi in azienda si
occupa della gestione IT:
- siti web utilizzati (per test link e indagine di clima):
http://oma0.com
http://www.onemanyany.com
https://www.onemanyany.com
https://www.gptwsurveys.com
- Indirizzo IP website:
212.124.202.98
- Indirizzo IP server email:
212.124.202.102
- Indirizzo mittente *:
indagine@greatplacetowork.com
- Oggetto mail *:
Best Workplaces Italia 2021 – Indagine Trust Index©
In genere tali parametri sono sufficienti allo scopo, ma in caso si
rendesse necessario comunicare ulteriori informazioni, sarà cura
dell’azienda effettuare a Great Place to Work® la richiesta.
* Indirizzo mittente e Oggetto mail possono essere anche personalizzati,
l’importante è che i cambiamenti vengano comunicati all’area IT
aziendale.
© 2020 Great Place to Work® Institute, Inc. All rights reserved 7Una volta che l’area IT avrà dato l’ok e la sua azienda avrà consegnato
a Great Place to Work® 2 o 3 indirizzi email per effettuare i test (o un
numero di indirizzi che l’azienda reputi opportuno per un’adeguata
copertura del test), il nostro team invierà a ciascuno di questi indirizzi un
link di prova per verificare che le email arrivino correttamente ai
destinatari e che il website sia accessibile senza problemi.
Il link di test è un link fittizio, proprio perché destinato alla fase di prova.
Si consiglia di inserire delle risposte a caso durante la simulazione di
navigazione e compilazione: queste comunque non verranno
immagazzinate a sistema. Il tester, a fine indagine, può cliccare sul tasto
“Invia”: sarà in grado, comunque, di accedere un’altra volta al
questionario di prova, a differenza di quanto accade con il questionario
ufficiale, laddove il compilatore, una volta inviato il questionario, non
potrà più accedervi, salvo specifica richiesta fatta a Great Place to
Work® che procede al “resetting”.
© 2020 Great Place to Work® Institute, Inc. All rights reserved 85. Distribuzione dell’indagine
L’indagine può essere svolta in modalità online, cartacea o mista.
Survey Online
La survey online può essere erogata in due modalità: 1) ai dipendenti
provvisti di indirizzo email individuale aziendale e accesso illimitato ad
Internet, oppure 2) attraverso userID e password creati per i dipendenti
sprovvisti di indirizzo email aziendale personale, che accedono ad un
computer condiviso.
1) Great Place to Work® invia ai partecipanti una email di invito che
contiene un link univoco alla survey. La survey rimane aperta per due
settimane (salvo previo differente accordo con Great Place to
Work®). È a disposizione un helpdesk per tutti i partecipanti, che
possono scrivere una email all’indirizzo
it_helpdesk@greatplacetowork.com. Viene inviato un reminder
automatico all’inizio della seconda settimana, soltanto a coloro che
fino a quel momento non avessero ancora compilato ed inviato il
proprio questionario.
Nel caso vengano utilizzati gli indirizzi email individuali, la vostra
Azienda compila e restituisce a Great Place to Work® il file “Lista
Partecipanti”. La consegna del file di anagrafica avverrà
esclusivamente tramite la piattaforma Insight Tool: qui si trova
una pagina web di file sharing dedicata, dove la vostra Azienda
inserirà il file, utilizzando le credenziali di accesso che
riceverete via mail da Great Place to Work®. Deve essere
esclusa ogni condivisione di file contenenti dati personali dei
dipendenti della vostra Azienda tramite invio di email.
Le prime tre colonne del file, colorate in verde, sono obbligatorie
(Nome azienda, Nome e Cognome del dipendente e Indirizzo email),
mentre la compilazione delle altre colonne, colorate in rosso, è
facoltativa, riguardando ulteriori informazioni demografiche del
collaboratore (utili, ad esempio, per effettuare dei controlli nel caso in
cui si dovessero rendere necessarie successive rielaborazioni o
verifiche sui dati aggregati) in questo spazio potrete inserire eventuali
personalizzazioni specifiche per la vostra azienda qualora siano
previste dal progetto.
© 2020 Great Place to Work® Institute, Inc. All rights reserved 92) Great Place to Work® genera le login nel numero corrispondente ai
collaboratori che ne necessitano per l’accesso al questionario e sono
consegnate via email al contatto in azienda; esse sono inserite in una
apposita tabella “ritagliabile”, in modo tale da poter creare dei
bigliettini che i collaboratori possono pescare casualmente da un box
predisposto dall’azienda. Sconsigliamo fermamente, infatti, la
consegna delle login “brevi manu”, quindi diretta, da parte
dell’azienda ai collaboratori. Great Place to Work®, unitamente
all’elenco di userID e Password, consegna anche l’unico link che
deve essere utilizzato presso le postazioni dedicate. La tabella,
riprodotta in un file excel, verrà condivisa con la vostra Azienda
attraverso Insight Tool, nell’apposita pagina di file sharing
precedentemente descritta.
Survey Cartacea
Great Place to Work®, attraverso il proprio data entry, spedisce alla sua
azienda i questionari, nel numero corrispondente all’ampiezza del
campione, e le relative buste preaffrancate, nelle quali i rispondenti
DEVONO inserire il questionario compilato. la vostra Azienda
distribuisce i questionari e le buste preaffrancate ai dipendenti.
L’indagine è generalmente della durata di due settimane (salvo previo
differente accordo con Great Place to Work®). I questionari possono
essere raccolti in apposite urne collocate in luoghi aziendali di facile
accesso.
I questionari raccolti a valle dell’indagine devono essere spediti al
seguente indirizzo:
La Bottega Informatica
Via Buffalora, 3H
25135 Brescia
In alternativa, i dipendenti possono spedire individualmente la busta
preaffrancata contenente il proprio questionario compilato; essa perverrà
direttamente al nostro data entry, il quale procederà a raccogliere tutte le
buste provenienti dalla sua azienda per il processo dei dati. Il codice
azienda apposto sulle buste preaffrancate consente al nostro data entry
il riconoscimento della loro provenienza.
© 2020 Great Place to Work® Institute, Inc. All rights reserved 10Survey Mista
la vostra Azienda può scegliere di far erogare a Great Place to Work®
l’indagine in modalità mista, ossia in parte in modalità online e in parte
cartacea, qualora solo una parte della popolazione coinvolta non avesse
modo di accedere alla versione online del questionario.
© 2020 Great Place to Work® Institute, Inc. All rights reserved 116. Tempistiche dell’indagine
La seguente tabella mostra le scadenze dell’indagine online. Può
peraltro essere definita una differente pianificazione delle tempistiche in
base alle specifiche necessità richieste dal progetto. Ad esempio, il
giorno di partenza dell’indagine non deve essere fissato
necessariamente al lunedì; oppure la durata dell’indagine non deve
necessariamente essere di due settimane, per quanto questa sia una
durata consigliabile, né eccessivamente corta né tantomeno
eccessivamente lunga.
“Attività” indica le attività che devono essere svolte;
“Sett.” indica la settimana entro la quale l’attività deve essere completata
o nella quale si svolge. Le settimane sono numerate in riferimento alla
settimana in cui la survey viene lanciata (Settimana “0”);
“Giorno” indica il giorno della settimana nel quale l’attività ha inizio o ha
termine.
Attività Sett. Giorno
Invio a Great Place to Work® degli -3 Entro venerdì
indirizzi email per il test link
Invio da parte di Great Place to Work® -2 Entro lunedì
dei test link
Prova dei link da parte della vostra -2 Feedback a Great
Azienda Place to Work®
entro lunedì
Invio della lista degli indirizzi email delle -1 Entro venerdì
persone che partecipano all’indagine
Inizio dell’indagine 0 Giorno definito con
la vostra Azienda
Reminder +1
Fine dell’indagine +2
© 2020 Great Place to Work® Institute, Inc. All rights reserved 127. Compilazione Culture Brief© e Culture Audit©
Culture Brief© e Culture Audit© si compilano online tramite la
piattaforma dedicata.
Nel Culture Brief©, vengono riportate domande circa l’azienda, la sua
struttura, la composizione della popolazione aziendale, etc.
Nel Culture Audit©, vengono invece riportate domande sulle politiche e
le pratiche di gestione del personale poste in essere nella vostra
Azienda: è importante, ai fini della compilazione di questa seconda
parte, non dare nulla per scontato e compilare quanto più nel dettaglio
possibile ogni domanda, descrivendo come sono strutturate le politiche
aziendali.
Al fine di completare la descrizione è possibile inserire sulla piattaforma
online materiali di ogni tipo, brochure, presentazioni.
Culture Brief© e Culture Audit© vengono compilati dal management
dell’azienda. Generalmente è l’HR Manager, o chi in azienda ricopre un
ruolo similare, che si occupa di compilare i documenti, poiché conosce in
maniera approfondita le politiche e le pratiche concernenti la gestione
delle persone.
Ulteriori informazioni su come procedere alla compilazione di Culture
Brief© e Culture Audit© sono riportate sulla piattaforma online.
La compulazione del Culture Brief© è necessaria per poter procedere
con l’eventuale certificazione, la compilazione del Culture Audit© è
richiesta entro un mese dalla ricezione delle credenziali della piattaforma
online.
Le aziende multinazionali sono tenute a compilare il Culture Audit©
anche in lingua inglese, in ragione della contemporanea
partecipazione al contest europeo. La consegna deve essere
effettuata entro e non oltre il 31/01/2021.
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