Corso Base di Project Management - Gruppo di conoscenze: C - Conoscenze comportamentali
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Corso Base di Project Management
Gruppo di conoscenze: C – Conoscenze comportamentali
Materiale didattico di proprietà dell’Istituto Italiano di Project Management ®
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© ISIPM 2017 – Materiale didattico ad uso esclusivo dei docenti accreditatiIndice degli argomenti
Introduzione
Gruppo A – Conoscenze di contesto
Gruppo B – Conoscenze tecniche e metodologiche
Gruppo C – Conoscenze comportamentali
Le conoscenze comportamentali (soft skill), che un
responsabile di progetto deve possedere per avviare,
realizzare, e concludere il progetto con successo, riguardano
gli aspetti del comportamento personale e relazionale.
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© ISIPM 2017 – Materiale didattico ad uso esclusivo dei docenti accreditatiGruppo C – conoscenze comportamentali
Progetto Gestione dell’integrazione di
Project Management progetto
B – Conoscenze
metodologiche
Strutture organizzative e progetti Gestione dell’ambito e dei
deliverable di progetto
tecniche e
Program e Portfolio Management
Governance dei progetti Elementi di conoscenza Gestione dei tempi di progetto
Processi di PM
Gestione delle risorse di progetto
Avvio Gestione contrattualistica e acquisti
di progetto
Pianificazione C – Conoscenze
Gestione rischi di progetto
Controllo comportamentali
Gestione dei costi di progetto
Esecuzione
Comunicazione Gestione configurazione e modifiche
Chiusura
Leadership di progetto
Contesto e gestione stakeholder
Motivazione ed orientamento al Valutazione dell’avanzamento di
Fasi del progetto (ciclo di vita) progetto
risultato
Criteri di successo del progetto
Team working e team building Gestione delle informazioni e della
Strategia di progetto, requisiti ed documentazione di progetto
obiettivi Negoziazione
Gestione della qualità di progetto
Il responsabile di Progetto (Project Conflitti e crisi
Manager) Standard e normative
Problem solving
Modelli di maturità di PM
Etica
Criteri di valutazione del progetto
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© ISIPM 2017 – Materiale didattico ad uso esclusivo dei docenti accreditatiGestione delle risorse di progetto
C.01 COMUNICAZIONE
La gestione della comunicazione coinvolge lo scambio di informazioni tra
tutti i soggetti interessati dal progetto, in modo da garantire che le
informazioni necessarie e opportune arrivino correttamente a ciascun
destinatario al momento giusto, con gli strumenti concordati, nella maniera
più efficace ed efficiente possibile ed al minor costo.
Il saper comunicare è una delle doti e caratteristiche principali del
responsabile di progetto che, secondo la letteratura, dedica oltre l’80% del
suo tempo alla comunicazione (verso i componenti del team di progetto, lo
sponsor, e gli altri stakeholder)
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© ISIPM 2017 – Materiale didattico ad uso esclusivo dei docenti accreditatiSchema della comunicazione
C.01 COMUNICAZIONE
Gli attori e gli elementi della comunicazione sono:
mittente: colui che invia la comunicazione rumore: interferenza con la
trasmissione/comprensione del messaggio
destinatario: colui a cui è diretto il messaggio
codifica/decodifica: traduzione di un messaggio
mezzo: metodo/strumento usato per comunicare
in un linguaggio/codice comprensibile
Codifica Messaggio Decodifica
Rumore
Mittente Mezzo Destinatario
Rumore
Decodifica Riscontro - Messaggio Codifica
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© ISIPM 2017 – Materiale didattico ad uso esclusivo dei docenti accreditatiCon chi comunica il project manager ?
C.01 COMUNICAZIONE
Committente
Cosa voglio Cosa riesco a fare
(tempi, costi, qualittà) (tempi, costi, qualità)
Cosa voglio. Quando lo voglio
Top Risultato da fornire
Quanto lo pago
management Fornitori
Risultato che mi
impegno a fornire
Cosa ti darò. Quando te lo darò
esterni
Quanto ti costa
Chi fa, che cosa,
quando e quanto Cosa mi serve
può costare
Quando mi serve
Team di Cosa faccio
Enti
Per quando e a Quanto ti costa
progetto quanto
Quando lo avrai
aziendali
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© ISIPM 2017 – Materiale didattico ad uso esclusivo dei docenti accreditatiComunicazione di progetto
C.01 COMUNICAZIONE
Una delle responsabilità del responsabile di progetto è quella di gestire il
ciclo della comunicazione, che riguarda, soprattutto
la raccolta
la distribuzione
l’archiviazione
il recupero
l’accessibilità
la valorizzazione
delle informazioni di progetto.
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© ISIPM 2017 – Materiale didattico ad uso esclusivo dei docenti accreditatiComunicare in maniera efficace ed efficiente 1/4
C.01 COMUNICAZIONE
Affinché le comunicazioni scambiate tra le parti siano correttamente
comprese, occorre selezionare sia la forma di comunicazione (approccio)
che gli strumenti di comunicazione più appropriati. In particolare, è
necessario saper:
scegliere il giusto approccio comunicativo: indipendentemente dallo
strumento che sarà utilizzato, l’approccio comunicativo influenzerà il modo
in cui il messaggio verrà ricevuto e interpretato
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© ISIPM 2017 – Materiale didattico ad uso esclusivo dei docenti accreditatiComunicare in maniera efficace ed efficiente 2/4
C.01 COMUNICAZIONE
Affinché le comunicazioni scambiate tra le parti siano correttamente
comprese, occorre selezionare sia la forma di comunicazione (approccio)
che gli strumenti di comunicazione più appropriati. In particolare, è
necessario saper:
scegliere il giusto strumento di comunicazione: dopo aver scelto
l’approccio, si potrà individuare lo strumento più adeguato tra quelli
disponibili (e-mail, telefono, sms, nota scritta, memo stampato o lettera,
visita informale, presentazione formale, aggiornamento via software, etc.)
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© ISIPM 2017 – Materiale didattico ad uso esclusivo dei docenti accreditatiComunicare in maniera efficace ed efficiente 3/4
C.01 COMUNICAZIONE
Affinché le comunicazioni scambiate tra le parti siano correttamente
comprese, occorre selezionare sia la forma di comunicazione (approccio)
che gli strumenti di comunicazione più appropriati. In particolare, è
necessario saper:
comunicare in maniera efficace: le scelte dell’approccio e dello strumento
corretto sono fondamentali, ma questi potrebbero essere sprecati se al
momento di comunicare non si riuscisse a trasmettere efficacemente il
proprio messaggio
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© ISIPM 2017 – Materiale didattico ad uso esclusivo dei docenti accreditatiComunicare in maniera efficace ed efficiente 4/4
C.01 COMUNICAZIONE
È necessario che chi comunica si accerti che l’informazione trasmessa sia
giunta, e sia recepita in modo corretto e completo dal ricevente, ovvero che
l’informazione stessa non risulti implicita, distorta, o filtrata, dalle limitazioni
proprie dei canali, dell’ambiente, del contesto, e delle modalità di
trasmissione (scritta, verbale, linguaggio del corpo).
In particolare, nella comunicazione faccia a faccia, devono risultare coerenti
tra loro sia i messaggi verbali (i contenuti), che i messaggi paraverbali (le
diverse intonazioni e modulazioni della voce) ed i messaggi non verbali
(posture, movimenti, sguardi, gesti, etc.).
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© ISIPM 2017 – Materiale didattico ad uso esclusivo dei docenti accreditatiPiano di gestione della comunicazione
C.01 COMUNICAZIONE
Uno dei compiti primari del responsabile di progetto consiste nel gestire la
comunicazione con gli stakeholder.
Nel piano di gestione della comunicazione devono essere descritti i
requisiti, la tipologia e le caratteristiche delle informazioni da scambiare, i
metodi e le tecnologie da utilizzare, la frequenza, i criteri di aggiornamento,
le responsabilità di attuazione, i destinatari, i contenuti del reporting, le
procedure di eccezione e di escalation, nonché ogni altro elemento ritenuto
utile in funzione delle esigenze del progetto.
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© ISIPM 2017 – Materiale didattico ad uso esclusivo dei docenti accreditatiComunicazione di progetto
C.01 COMUNICAZIONE
Nella gestione delle comunicazioni rientra anche la diffusione delle
informazioni sulle prestazioni del progetto (attività di reporting del
responsabile di progetto) che riguardano, specificamente:
lo stato di avanzamento
il confronto con la baseline
le previsioni a finire.
Particolare attenzione deve poi essere dedicata alla gestione delle riunioni di
progetto, in particolare per quanto attiene agli aspetti di preparazione,
convocazione, verifica, conduzione, e rendicontazione
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© ISIPM 2017 – Materiale didattico ad uso esclusivo dei docenti accreditatiLeadership 1/3
C.02 LEADERSHIP
La leadership è la capacità di influenzare le persone allo scopo di indure il
consenso a conseguire determinati obiettivi.
La leadership può essere definita come la padronanza e l’impiego
sistematico di capacità, che permettono di guidare un gruppo di persone
verso il raggiungimento degli obiettivi.
La profonda differenza che esiste tra il capo ed il leader può essere
efficacemente sintetizzata in questo modo:
il capo fa fare le cose
il leader convince a fare le cose.
Si dice anche che mentre l’autorità è tipica del capo, l’autorevolezza è una
dote del leader.
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© ISIPM 2017 – Materiale didattico ad uso esclusivo dei docenti accreditatiLeadership 2/3
C.02 LEADERSHIP
L’azione di convincimento è il risultato della capacità del leader di
comunicare, interagire, motivare, coinvolgere in una missione e gestire le
proprie relazioni interpersonali, tenendo in debito conto:
gli obiettivi che si prefigge di conseguire
le persone nei confronti delle quali esercita la propria influenza
il contesto all’interno del quale sta operando.
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© ISIPM 2017 – Materiale didattico ad uso esclusivo dei docenti accreditatiLeadership 3/3
C.02 LEADERSHIP
L’esercizio di una leadership efficace presuppone il ricorso da parte del
leader ad altrettante specifiche abilità, quali:
abilità personali
abilità relazionali
abilità di pensiero strategico e creativo
abilità di pensiero sistemico.
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© ISIPM 2017 – Materiale didattico ad uso esclusivo dei docenti accreditatiMotivazione e orientamento al risultato
C.03 MOTIVAZIONE ED ORIENTAMENTO AL RISULTATO
La motivazione è una condizione o una spinta propulsiva interna che
alimenta il desiderio di un individuo di agire o impegnarsi per il
raggiungimento dei propri obiettivi e la soddisfazione dei propri bisogni.
L’orientamento al risultato è l’attitudine, generalmente positiva, di
operare nelle modalità ritenute più idonee per il raggiungimento di un
obiettivo prefissato e concentrare gli sforzi e le energie, proprie e altrui,
verso lo stesso obiettivo.
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© ISIPM 2017 – Materiale didattico ad uso esclusivo dei docenti accreditatiMotivazione
C.03 MOTIVAZIONE ED ORIENTAMENTO AL RISULTATO
La motivazione è un elemento fondamentale per stimolare dei
comportamenti orientati al risultato, in quanto incoraggia le persone a
raggiungere gli obiettivi, ha una diretta influenza sulla produttività, e implica
soddisfazione psicologica, sociale ed economica.
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© ISIPM 2017 – Materiale didattico ad uso esclusivo dei docenti accreditatiMotivazione (teorie)
C.03 MOTIVAZIONE ED ORIENTAMENTO AL RISULTATO
Le principali teorie motivazionali sono raggruppabili in due categorie:
contenutistiche: tentano di individuare i bisogni primari e quindi i motivi
che spingono le persone all’azione (gerarchia dei bisogni di Maslow; teoria
dei due fattori – igiene e motivazione di Herzberg)
processuali: enfasi sui processi decisionali adottati dagli individui e sul
ruolo dei riconoscimenti (teorie X-Y di McGregor, teoria delle aspettative di
Voorm, teoria dell’equità).
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© ISIPM 2017 – Materiale didattico ad uso esclusivo dei docenti accreditatiTeorie motivazionali - Maslow
C.03 MOTIVAZIONE ED ORIENTAMENTO AL RISULTATO
Secondo la formulazione della teoria della gerarchia dei bisogni di Maslow,
l’individuo parte dalla soddisfazione dei bisogni di livello più basso sino a
giungere a quelli che danno la piena autorealizzazione di se stessi.
Autorealizzazione: lavoro umanamente
Ego: prestigio (carriera aziendale o sindacale) gratificante
Bisogni sociali: senso di appartenenza
Sicurezza: stabilità lavorativa
Bisogni fisiologici: redditi marginali
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© ISIPM 2017 – Materiale didattico ad uso esclusivo dei docenti accreditatiTeorie motivazionali - McGregor
C.03 MOTIVAZIONE ED ORIENTAMENTO AL RISULTATO
Secondo la formulazione della teoria dei comportamenti X e Y di McGregor,
a seconda di come un dirigente vede le sue risorse (se ritiene che essere siano in
grado di realizzare i soli bisogni primari o anche quelli di livello superiore)
attuerà un certo tipo di valutazione e di comportamento nei loro confronti.
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© ISIPM 2017 – Materiale didattico ad uso esclusivo dei docenti accreditatiOrientamento al risultato
C.03 MOTIVAZIONE ED ORIENTAMENTO AL RISULTATO
L’orientamento al risultato è la capacità di attivare un insieme di
processi/azioni per trasformare i desideri/intenzioni in obiettivi o risultati,
intesi come la conclusione desiderata, in un tempo finito, di un insieme di
attività.
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© ISIPM 2017 – Materiale didattico ad uso esclusivo dei docenti accreditatiOrientamento al risultato e obiettivi SMART
C.03 MOTIVAZIONE ED ORIENTAMENTO AL RISULTATO
Il project management suggerisce la definizione migliore possibile degli
obiettivi/risultati da raggiungere, seguendo le linee guida dettate
dall’acronimo inglese SMART, per cui un obiettivo deve essere:
Specific (specifico)
Measurable (misurabile)
Agreed-to/achievable (concordato/raggiungibile)
Realistic/rewarding/relevant (realistico/soddisfacente/rilevante)
Time-related (temporale).
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© ISIPM 2017 – Materiale didattico ad uso esclusivo dei docenti accreditatiTeam building e team working 1/2
C.04 TEAM BUILDING – TEAM WORKING
Team building è il percorso evolutivo attraverso il quale un insieme di
persone tende a trasformarsi in un team di progetto, cioè un gruppo coeso,
integrato e sinergico.
Team working è il lavoro di gruppo con condivisione di obiettivi e di
motivazioni.
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© ISIPM 2017 – Materiale didattico ad uso esclusivo dei docenti accreditatiTeam building e team working 2/2
C.04 TEAM BUILDING – TEAM WORKING
La semplice operazione di riunire un certo numero di tecnici, anche se
singolarmente competenti, ai quali viene affidato un ben determinato
compito da svolgere, non assicura l’ottenimento di un risultato migliore
rispetto a quello che avrebbero conseguito i singoli elementi operando
ciascuno all’interno del proprio ambito di competenza professionale.
Con la costruzione di un gruppo, il risultato ottenuto dell’interazione è
maggiore della somma dei singoli contributi individuali.
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© ISIPM 2017 – Materiale didattico ad uso esclusivo dei docenti accreditatiTeam
C.04 TEAM BUILDING – TEAM WORKING
Il gruppo (team) è costituito da un insieme numericamente ridotto di
persone, le quali:
dichiarano uno scopo comune
riconoscono uno specifico sistema di regole (alle quali si conformano)
ricoprono ruoli interdipendenti
interagiscono tra di loro stabilendo, in questo modo, legami stretti
esprimono, come soggetto unitario, valori culturali propri.
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© ISIPM 2017 – Materiale didattico ad uso esclusivo dei docenti accreditatiEvoluzione e dinamica del team
C.04 TEAM BUILDING – TEAM WORKING
Il processo che vede evolvere un insieme di persone in un gruppo si articola
in quattro passi successivi.
Scontro Rendimento
(storming) (performing)
Formazione e
Strutturazione
conoscenza
(norming)
(forming)
Ogni passo ha diverse caratteristiche, sia comportamentali che operative,
che devono essere tutte presidiate dal project manager.
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© ISIPM 2017 – Materiale didattico ad uso esclusivo dei docenti accreditatiNegoziazione 1/2
C.05 NEGOZIAZIONE
La negoziazione è il processo che vede due (o più) parti, tra loro in
conflitto, temporaneamente e volontariamente riunite per discutere diversi
aspetti di problematiche comuni, con l’obiettivo di raggiungere un accordo
mutuamente soddisfacente.
Il responsabile di progetto si trova spesso nella situazione di dover
negoziare con altri stakeholder a proposito di problematiche progettuali.
L’abilità di un negoziatore si rivela nella sua capacità di:
considerare (e predisporre) un certo numero di alternative, per evitare
che il negoziato possa subire una battuta di arresto
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© ISIPM 2017 – Materiale didattico ad uso esclusivo dei docenti accreditatiNegoziazione 2/2
C.05 NEGOZIAZIONE
dimostrare una sufficiente flessibilità, in modo da poter utilizzare
efficacemente le alternative che possono presentarsi durante la sessione
negoziale
disporre di una prontezza, e di una duttilità intellettiva, tali da consentirgli
di adattarsi alle mutevoli esigenze presentate dalla specifica situazione
negoziale
comprendere i livelli e le tolleranze di accettabilità di una soluzione
(compromesso), sia per la propria che per l’altrui parte, al fine di
concludere in modo positivo il negoziato.
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© ISIPM 2017 – Materiale didattico ad uso esclusivo dei docenti accreditatiModi di rapportarsi 1/3
C.05 NEGOZIAZIONE
Le modalità con cui ci si rapporta con i propri interlocutori possono essere
ricondotte a tre differenti tipologie: cooperazione, negoziazione, conflitto.
cooperazione: in questa tipologia di rapporto, gli obiettivi e gli interessi
delle parti sono abbastanza simili ed espliciti; pertanto, i benefici della
trattativa sono facilmente individuabili e integrabili fra loro. Con molta
probabilità il conflitto è nato per un malinteso
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© ISIPM 2017 – Materiale didattico ad uso esclusivo dei docenti accreditatiModi di rapportarsi 2/3
C.05 NEGOZIAZIONE
Le modalità con cui ci si rapporta con i propri interlocutori possono essere
ricondotte a tre differenti tipologie: cooperazione, negoziazione, conflitto.
negoziazione: qui gli obiettivi e gli interessi non sono perfettamente
coincidenti, ma esiste la possibilità di ricercare accordi soddisfacenti, ad
esempio tramite soluzioni di compromesso, sinergiche e creative (win-
win). Il risultato della negoziazione può portare alla cooperazione
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© ISIPM 2017 – Materiale didattico ad uso esclusivo dei docenti accreditatiModi di rapportarsi 2/3
C.05 NEGOZIAZIONE
Le modalità con cui ci si rapporta con i propri interlocutori possono essere
ricondotte a tre differenti tipologie: cooperazione, negoziazione, conflitto.
conflitto: in questa modalità di rapporto è prevalente una strategia di
predominio; le parti agiscono a discapito della controparte, nella
convinzione che la vittoria e la conquista di supremazia siano l’unica
alternativa.
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© ISIPM 2017 – Materiale didattico ad uso esclusivo dei docenti accreditatiConflitti e crisi
C.06 CONFLITTI E CRISI
Per conflitto si intende generalmente un disaccordo o un aumento della tensione tra
due parti, causati dalla percezione di una delle parti che i propri interessi siano
ostacolati dall’altra.
Per crisi si intende una situazione di conflitto senza vie di uscita, oppure una
situazione di blocco o paralisi di lunga durata.
Le cause di conflitto sono solitamente distinte in individuali, situazionali e organizzative.
La mancata risoluzione di un conflitto può provocare una crisi, cioè uno stallo
prolungato causato dall’assenza di vie d’uscita e/o dalla rinuncia a ricercare soluzioni:
tale situazione, se prolungata oltre un certo limite, può portare al fallimento del
progetto.
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© ISIPM 2017 – Materiale didattico ad uso esclusivo dei docenti accreditatiRisoluzione dei conflitti 1/2
C.06 CONFLITTI E CRISI
La risoluzione dei conflitti nei team di progetto può dunque avvenire con
approcci diversi e tramite differenti stili di risoluzione:
confronto: affrontando apertamente il conflitto, con l’obiettivo di risolvere
il problema con tecniche di problem solving e logiche win-win;
compromesso: contrattando e ricercando soluzioni che consentano una
qualche soddisfazione per le parti, essendo disposti a cedere qualcosa per
ottenere qualcos’altro (logiche di baratto);
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© ISIPM 2017 – Materiale didattico ad uso esclusivo dei docenti accreditatiRisoluzione dei conflitti 2/2
C.06 CONFLITTI E CRISI
La risoluzione dei conflitti nei team di progetto può dunque avvenire con
approcci diversi e tramite differenti stili di risoluzione:
pressione: facendo prevalere il proprio punto di vista a scapito di quello
dell’avversario, non lasciando vie d’uscita se non la vittoria o la sconfitta
(logiche win-lose);
rinuncia: ritirandosi, mitigando quindi la situazione di sconfitta;
attenuazione: attenuando o evitando i punti di divergenza, e
sottolineando i punti di convergenza.
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© ISIPM 2017 – Materiale didattico ad uso esclusivo dei docenti accreditatiRisoluzione dei problemi (problem solving)
C.06 CONFLITTI E CRISI
Il problem solving è il processo di risoluzione di un problema che parte
dalla sua corretta identificazione e dall’individuazione delle vere cause che lo
hanno generato, passa attraverso l’identificazione, valutazione e scelta delle
possibili soluzioni, e prosegue con la loro attuazione.
Il processo di problem solving comprende anche la fase di verifica
dell’effettivo superamento del problema e della rimozione delle cause che lo
avevano determinato
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© ISIPM 2017 – Materiale didattico ad uso esclusivo dei docenti accreditatiMetodo del corretto problem solving
C.07 RISOLUZIONE DEI PROBLEMI
Il ciclo standard di approccio alla risoluzione dei problemi è solitamente
costituito dalle seguenti fasi:
identificazione del problema (problem setting)
definizione obiettivi/requisiti reali da soddisfare
identificazione delle parti interessate o coinvolte nel problema (e che
possano contribuire alla soluzione)
analisi e valutazione delle possibili azioni/soluzioni
implementazione dell’azione/soluzione scelta come migliore
valutazione dei risultati, e verifica della rimozione delle cause iniziali.
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© ISIPM 2017 – Materiale didattico ad uso esclusivo dei docenti accreditatiEtica
C.08 ETICA
L’etica è un sistema di valori personali, organizzativi, istituzionali, che fa da
riferimento a comportamenti che siano:
responsabili sotto l’aspetto morale, sociale e umano,
rispettosi delle leggi vigenti, delle normative in essere,
rispettosi degli interessi di tutti gli stakeholder che ruotano intorno a un
progetto.
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© ISIPM 2017 – Materiale didattico ad uso esclusivo dei docenti accreditatiPuoi anche leggere
