Bussola di standard e metadati - Ibrido... che brivido! - Laura Di Martile - Hyperborea

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VENT’ANNI DI ARIANNA

Ibrido... che brivido!

Bussola di standard
e metadati
TRA I DUE LITIGANTI... IL TERZO GODE!
L’AFFAIRE FERRARI

Laura Di Martile

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«Conte Mascetti, buongiorno. In cosa possiamo esserle utili oggi? La situazio-
ne non può essere così disperata. L’Avvocato comprenderà... Dice di no? Stia
calmo. Riepiloghi. Dunque, deve recuperare i fascicoli con l’accordo Ferrari-Fiat
del 1969 e i progetti delle vetture che hanno vinto un Gran Premio a partire
da quell’anno. Sicuramente avrà registrato tutta la documentazione di apertu-
ra delle trattative, l’intesa sottoscritta dalle parti, i disegni delle auto e le loro
eventuali varianti progettuali, gli esiti di gara... Appunto, vede che non tutto è
perduto: da quel che dice sembra che sull’inventario cartaceo trovi tutto: ci sono
i titoli dei fascicoli e i nomi delle parti, il numero di protocollo, l’elenco degli al-
legati. Non si agiti!!! Se continua a sproloquiare non si capisce. Ah, i metadati, i
metadati. Guardi che probabilmente è solo il termine a disorientarla. I metadati
la aiuteranno a rintracciare le informazioni già in suo possesso. Forse non ha mai
sentito l’esigenza di dare loro un nome, ma li ha già certamente utilizzati.

Cosa sono i metadati, chiede?
Sono la sua bussola. Ha presente le etichette sulla costola dei faldoni con la
sintesi del loro contenuto o la segnatura? La descrizione dei pezzi nei registri?
Tutti questi elementi raccolgono e danno voce a informazioni presenti nella o
sulla documentazione; sono cioè informazioni sulle informazioni. Esse possono
essere annotate e memorizzate attraverso termini significativi su supporti fisici
(cartellini, schede cartacee...) o su supporti informatici (banche dati). In entrambi
i casi, l’informazione è presente sia sulla risorsa sia nell’archivio, cartaceo o di-
gitale che sia, e ne permette l’identificazione e, di conseguenza, il reperimento.

I metadati altro non sono che elementi di riconoscimento per dati immersi tra
tanti. Funzionano come una sorta di identikit per i documenti, che siano singoli
o che formino aggregazioni, definendone attributi e connotati, anche nel caso in
cui essi varino nel tempo. Ne descrivono il contenuto, la struttura e il contesto.

I metadati possono riguardare il soggetto produttore e quello conservatore;
possono avere funzioni descrittive, strutturali e amministrative;
possono istituire relazioni interne ed esterne al documento.

Attraverso i metadati i documenti possono essere:
identificati in maniera univoca e definitiva,
descritti secondo formule normalizzate,
gestiti all’interno dell’archivio,
riconosciuti nelle loro fattezze tecniche (formato dei file, procedure e software
di creazione...) e nella loro autenticità,
concatenati con le parti che li compongono e messi in relazioni con elementi
esterni.

Le sembra tutto ancora troppo astratto, Conte?

Allora ecco un esempio con piccola, utile digressione iniziale.
Con l’informatizzazione e la digitalizzazione dei documenti, cartacei o nativi di-
gitali, le informazioni su affaires diversi possono aumentare in quantità e anche
in posizione. Non le troverà tutte negli inventari su carta ma anche nel o nei
database gestionali che si utilizzano per organizzare i vari materiali. Se lei fosse
Pollicino i metadati sarebbero i sassolini da seguire nel bosco. Sassolini non bri-
ciole, badi bene Conte Mascetti.
Ora, il “bosco Ferrari” è piuttosto ampio e recuperare i documenti richiesti dalla
Federazione Internazionale Automobilistica potrebbe non essere semplice.
Ad esempio, Conte Mascetti, per intendersi, le carte Fiat - Ferrari sono la sua
fonte primaria; i metadati sono le informazioni relative a queste risorse: anno
(per il testo dell’accordo e per le singole tavole di progetto delle vetture in gara
dal ‘69), titolo e oggetto delle pratiche, attori coinvolti nella produzione dei
documenti (società e loro rappresentanti legali, ingegneri, notai...), sono alcuni
dei possibili metadati su cui effettuare la ricerca. Se il riscontro avrà esiti positivi
troverà di certo anche il numero identificativo degli incartamenti, altro metadato
fondamentale.
Se non ci riuscisse credo che l’Avvocato potrebbe urlare più di Henry Ford II
quando è sfumato l’accordo con Enzo Ferrari. (Che litigio tra i due, eh!)

E se le informazioni sui documenti fossero parziali?
Cosa potrebbe accadere se tra i metadati mancasse il campo dove è indicato
l’esito delle competizioni e lei, Conte, non potesse isolare tempestivamente i fa-
scicoli relativi alle sole auto vincitrici? Dovrebbe esaminare ogni singola cartella
per rintracciare quelli utili.

Registrare le informazioni in maniera disordinata e non codificata o non regi-
strarle affatto comporta perdita di informazioni, perdita di tempo e, talvolta,
irreperibilità o perdita della risorsa stessa. Se non si trascrivesse, ad esempio, la
posizione di un pezzo in archivio (fisico o digitale non fa differenza), se ne per-
derebbe la tracciabilità e forse anche la cognizione.
E tenga anche presente, Conte Mascetti, che anche se ha messo i fascicoli delle
vittorie di Lauda vicino alle gare di Hill, non può certo ritrovarli per vicinanza.
Si ricorderà - vero? - che già per i documenti cartacei andava messa in atto una
descrizione efficace per recuperarne la collocazione e il contenuto.

Il salvagente per le azioni conservative di ieri e di oggi esiste. Di cosa si tratta?
Sono state espresse ormai da tempo norme di riferimento per la strutturazione
dei dati che guidano e regolamentano l’archiviazione delle informazioni, prima
cartacee poi anche digitali. Mai sentito parlare di standard? Ne avevamo già
discusso, si ricorda? Se i metadati sono la segnaletica da seguire, gli standard
rappresentano il codice della strada. Per viaggiare e spostarsi si deve conosce-
re, collettivamente, il sistema di regole da rispettare.
La necessità pressante di una maggiore accessibilità alle informazioni ha portato
alla fine degli anni Novanta alla regolamentazione della descrizione archivistica,
per raggiungere una restituzione e una trasmissione formalmente strutturate
dei dati relativi agli archivi e ai soggetti che, in determinati contesti storici, li
hanno prodotti.
Sono stati introdotti e progressivamente aggiornati gli standard ISAD (G), per
la descrizione di archivi, e quelli ISAAR (CPF), per la descrizione dei soggetti
produttori.
Si ricordi, Conte, che gli standard hanno una valenza concettuale indipendente
dalla tecnologia che li supporta. Gli strumenti informatici che gestiscono e re-
stituiscono i dati descrittivi (espressi in maniera normalizzata) sono cosa diversa
dagli standard che ne regolamentano l’articolazione.
Esistono applicativi informatici sviluppati con linguaggio XML che offrono strut-
ture schematiche in cui inserire tali dati e costituiscono l’intermediario comuni-
cativo per recuperare le informazioni, gestirne l’uso, tracciarne la storia. I forma-
ti tecnici EAD e EAC ne costituiscono un esempio.

Sì, capisco Conte, le è venuto il prurito da sigla: ISAD (G) sta per General Inter-
national Standard Archival Description, ISAAR (CPF) sta per International Stan-
dard Archival Autorithy Records for Corporate Bodies, Persons and Families.
EAC sintetizza il nome Encoded archival context e EAD l’Encoded Archival De-
scription.

La tecnologia è al servizio dell’archivistica e in certa misura ne ha cambiato e ne
cambia le possibilità di espressione, passando da specchio dei materiali d’archi-
vio a strumento di potenziamento nell’individuazione dei suoi contenuti, nella
rappresentazione della loro fisionomia e nella loro consultazione a distanza.
Come si sarà accorto, molti documenti oggi nascono digitali o possono essere la
trasposizione digitale della versione cartacea. Ciò vuol dire formati diversi e leg-
gibilità diverse. Immaginiamo che i progetti della vettura del Gran Premio 1977
siano stati acquisiti per moltiplicarne le possibilità di conservazione e di visione
virtuale anche da postazioni remote. Se anche il contenuto informativo dei pro-
getti si equivale nelle due versioni, la tipologia del supporto, le sue dimensioni
sono assolutamente diversi; per non pensare al fatto che ciascuno di essi avrà
un proprio identificativo, una propria collocazione, una propria visibilità e tangi-
bilità. Il sistema di archiviazione tradizionale non perde valore nel confronto, ma
deve cambiare il proprio orizzonte e conoscere anche lo scenario tecnologico
che ospiterà le informazioni accumulate e quelle che accumulerà, in tutti e cia-
scuno dei formati prodotti.
La coesistenza di cartaceo e digitale si è ormai tradotta in una saldatura virtuale
delle risorse a livello informatico, restituendone i rispettivi connotati in strutture
informative condivise ma distinguibili.

In ambito italiano la gestione delle risorse documentarie elettroniche ha come
sistema di riferimento le direttive rilasciate dall’Agenzia per l’Italia Digitale
(estensione tecnica della Presidenza del Consiglio).
L’AgID, con finalità di sostegno e promozione delle competenze digitali, ha re-
datto e aggiornato le “Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione
dei documenti informatici” e dei relativi allegati tecnici, compreso quello che
illustra la struttura dei metadati relativi a documento, fascicolo e aggregazione
documentale informatici.
Anche questo può esserle utile Conte Mascetti per prendere dimestichezza con
alcuni concetti basilari anche per l’archiviazione mista:
https://trasparenza.agid.gov.it/archivio19_regolamenti_0_5385.html

Tiriamo le somme Conte!
I concetti da metabolizzare possono sembrarle tanti in questo momento, ma si
ricordi che esistono professionisti che possono avvicinarla a questi argomenti
senza farle venire l’emicrania.
Ora sta a lei, Conte mettersi alla prova e costruire il fatidico dossier per rispon-
dere alle richieste della Federazione Internazionale Automobilistica. Si tratta di
creare un nuovo fascicolo, ovviamente.

Nel caso specifico, dovrà avere la pazienza di cercare le informazioni che le
servono, filtrandole attraverso i metadati associati a “chi” e “cosa”, raccogliere
copie conformi dei documenti utili, registrare su un sistema informatico di suo
gradimento tutti i dati fondamentali dell’incartamento, (esprimendoli in una for-
mula normalizzata e secondo un tracciato di metadati essenziali); inviarli poi in
maniera ufficiale ai suoi referenti, seguendo fino alla fine tutto l’iter burocratico
della pratica, memorizzandone le fasi.
Conte Mascetti, ha capito come archiviare il materiale una volta terminati gli
accertamenti della Fédération?»

Il Conte Mascetti non risponde e voi?

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