Principi Generali delle policy di Teorema Engineering S.r.l - EY
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Principi Generali delle policy di Teorema
Engineering S.r.l.
Anti-Bribery Global Policy delle eventuali operazioni sospette e
infrazioni all’uso del denaro contante.
La policy globale EY in materia di
La policy si prefigge inoltre l’obiettivo di
anticorruzione (EY Global Anti-Bribery
definire modelli omogenei di
Policy), integrata dalle linee guida e
comportamento per l’esecuzione degli
principi generali di comportamento che
adempimenti previsti, definisce ruoli e
discendono dall’adozione di un modello
responsabilità e si applica a tutte le
di organizzazione, gestione e controllo
prestazioni professionali rese dalle
ex legge 231/2001, fornisce al nostro
Società del network EY in Italia.
personale le indicazioni su determinate
attività non etiche o illegali ed enfatizza
gli obblighi di rispettare le leggi anti
corruzione, fornendo, al contempo, una Cybersecurity
più ampia definizione di casi che
potrebbero rappresentare attività
La gestione del rischio di attacchi
corruttiva.
informatici complessi e significativi fa
parte della gestione operativa di ogni
La policy inoltre identifica le
organizzazione. Sebbene nessun sistema
responsabilità di segnalazione laddove
sia immune dalla minaccia di attacchi
fosse scoperto un caso di corruzione.
informatici, il network EY Italia è attento
In relazione alla crescente attenzione al alle azioni che intraprende per garantire
rischio di corruzione a livello globale, la sicurezza e proteggere i dati dei
abbiamo continuato a sostenere gli clienti. L’approccio EY alla sicurezza
sforzi al fine di inserire misure anti- informatica è proattivo e include
bribery all’interno di EY. l’implementazione di tecnologie e
processi volti a gestire e minimizzare il
rischio di attacchi informatici a livello
globale.
Antiriciclaggio
I programmi EY in materia di information
La policy locale per il rispetto della security e data privacy, coerentemente
vigente normativa c.d. antiriciclaggio con le prassi di settore e le disposizioni
recepisce le disposizioni regolamentari normative applicabili, sono disegnati per
delle Autorità di Vigilanza. proteggere dal rischio di accesso non
autorizzato ai sistemi e ai dati. Abbiamo
La policy illustra, ove richiesto e un gruppo dedicato di specialisti
applicabile, le linee organizzative e le informatici interni ed esterni che
procedure adottate per la verifica della attivamente monitorano e difendono i
clientela, la registrazione e sistemi EY.
l’archiviazione dei dati e delle
informazioni, nonché per la segnalazioneAl di là di controlli tecnici e di processo, conservazione dei documenti. Altre
tutti i professionisti EY sono tenuti indicazioni includono:
annualmente ad affermare per iscritto di
avere compreso e di rispettare i principi • la guida ai social media;
contenuti nel Codice Globale di Condotta • le disposizioni sulla gestione delle
EY. È anche richiesta la partecipazione a informazioni.
corsi di sicurezza informatica. Ci sono
varie procedure che delineano la dovuta Inoltre, la policy global sulla
cura da tenere con tecnologie e dati, segnalazione di frodi, atti illegali e altre
inclusa, ma non solo, la Global non conformità a leggi e regolamenti, e
Information Security Policy e la l’EY Global Code of Conduct richiedono ai
procedura globale sulle forme accettabili professionisti di EY di segnalare
di utilizzo della tecnologia. comportamenti che si ritiene essere in
violazione di una legge o di un
Le procedure e i processi di sicurezza regolamento, dello standard applicabile
informatica in EY riconoscono o dell’EY Global Code of Conduct. Questo
l’importanza della comunicazione include la diffusione non autorizzata o
tempestiva. I professionisti EY ricevono impropria di informazioni confidenziali.
regolari e periodiche comunicazioni che
ricordano loro le responsabilità previste
da tali procedure e la conoscenza delle
prassi di sicurezza generali. Regolamento del Comitato di
Sostenibilità
Politica Globale di Riservatezza Il Comitato di Sostenibilità delle entità
legali del network EY in Italia è stato
istituito con delibera del Consiglio di
La protezione delle informazioni Amministrazione del Consorzio EY Italia
riservate è radicata nelle attività in data 21 ottobre 2020 e si è dotato di
quotidiane del network EY Italia. Il un Regolamento che ne descrive i ruoli,
rispetto del capitale intellettuale e di le responsabilità e le modalità di
tutte le altre informazioni sensibili e funzionamento.
riservate è richiesto dall’EY Global Code
of Conduct, che fornisce una chiara serie Il Comitato si riunisce con frequenza
di principi che guidano i comportamenti adeguata ad assicurare il corretto
attesi da parte di coloro che lavorano per svolgimento delle proprie funzioni e dei
le member firm EY. propri compiti e, in ogni caso, almeno
due volte l’anno.
La Global Confidentiality Policy dettaglia
ulteriormente questo approccio alla Il Comitato svolge un ruolo consultivo
protezione delle informazioni e riflette il centrale nei confronti del Consiglio del
cambiamento nelle restrizioni Consorzio EY Italia (oltre che
dell’utilizzo di dati. naturalmente delle Member Firm del
Network italiano di EY).
Questa policy fornisce ulteriori
chiarimenti a coloro che lavorano con EY Il Comitato:
e costituisce l'elemento fondamentale di
una guida più ampia, che comprende le • supervisiona le linee guida e gli
policy principali sui conflitti di interesse, obiettivi di sostenibilità del Network
la riservatezza dei dati personali e la EY Italia;
Novembre 2021 | 2• predispone e presenta al Consiglio del Il Codice di condotta globale di EY, che è
Consorzio un Piano di Sostenibilità del ancorato ai nostri valori e convinzioni
network italiano di EY che riporti le fondamentali, fornisce il quadro etico e
priorità strategiche, gli impegni, gli comportamentale per guidare le
obiettivi, anche di natura quantitativa, decisioni aziendali che prendiamo ogni
per lo sviluppo della responsabilità giorno. L’EY Global Human Rights
ambientale e sociale del network Statement si basa sul nostro Codice, per
italiano di EY, in linea con gli obiettivi riflettere la nostra comprensione dei
UN SDGs e gli obiettivi di piano diritti fondamentali di tutti gli esseri
industriale; umani e il nostro impegno a promuovere
• monitora l’esecuzione di detto Piano e il rispetto di tali diritti.
il raggiungimento degli obiettivi ivi
fissati;
• monitora l’esecuzione delle delibere Policy contro la discriminazione, la
del Consiglio del Consorzio EY Italia molestia e il bullismo sul luogo di
sulle tematiche connesse alla lavoro
sostenibilità;
• relaziona il Consiglio del Consorzio EY I principi guida di integrity, respect,
Italia in merito all’implementazione teaming and inclusiveness sono parte
del Piano di Sostenibilità, agli obiettivi integrante della cultura di EY e
conseguiti e/o ad eventuali azioni contribuiscono a creare un ambiente
correttive e/o migliorative; lavorativo in cui ogni persona deve
sentirsi supportata, protetta ed
• ha cura di valutare modifiche, incoraggiata a esprimere il proprio
miglioramenti e/o aggiornamenti al pensiero e la propria personalità.
Piano di Sostenibilità in modo anche
proattivo nei confronti del Consiglio L’inclusività e il rispetto sono principi
del Consorzio EY Italia; che influenzano tutto ciò che facciamo in
• svolge tutte le attività connesse alla EY e contribuiscono a garantire il
sostenibilità allo stesso delegate da successo della nostra organizzazione
parte del Consiglio di Amministrazione perché ci assicurano la fiducia dei nostri
del Consorzio EY Italia. colleghi, dei clienti e della comunità in
cui operiamo.
Il Comitato ha anche il compito di
assistere il Consiglio del Consorzio EY Tutte le decisioni concernenti la gestione
Italia con funzioni istruttorie, di natura dei rapporti interpersonali, inclusi a
propositiva e consultiva, nelle titolo esemplificativo recruiting,
valutazioni e decisioni da assumersi da formazione, staffing, progressioni di
parte di quest’ultimo su questioni legate carriera e determinazione dei compensi,
alla sostenibilità. gestione dei rapporti di lavoro e
professionali, sono basate
esclusivamente sulle capacità e
competenze professionali delle risorse e
EY Global Human Rights Statement non sono influenzate da fattori
discriminanti.
In EY, crediamo che il rispetto dei diritti
umani sia fondamentale per il nostro EY si è impegnata a costruire un Better
purpose di costruire un better working Working World e questo implica
world. l’impegno a rispettare le persone nella
Novembre 2021 | 3loro integrità psicofisica, la garanzia di Policy integrata salute sicurezza
un contesto lavorativo inclusivo privo di ambiente e responsabilità sociale
discriminazioni, molestie, bullismo e
intimidazioni. In EY, chiunque abbia la
EY ritiene che la tutela dei diritti umani e
necessità di segnalare un
del lavoro, nonché della Salute e della
comportamento contrario ai nostri valori
Sicurezza del personale e ambientale
deve poterlo fare serenamente sapendo
costituiscono valori primari nell’ambito
dello svolgimento delle proprie attività.
che questo sarà gestito in modo rapido,
coerente, confidenziale e imparziale.
Per questo motivo, il network EY Italia si
impegna a adottare, applicare e
L’esperienza multiculturale e il sostegno
mantenere attivo un Sistema di Gestione
della diversità nelle sue sfaccettature è
integrato per la responsabilità sociale,
un punto di forza della nostra
per la salute e sicurezza sul lavoro e
organizzazione ed è promossa anche
ambientale rispettivamente in
dall’EY Global Code of Conduct, il quale
conformità con gli standard SA 8000,
si ispira ai nostri valori e fornisce i
ISO 45001, ISO 14001.
riferimenti etici che dovrebbero guidare i
comportamenti dei membri della nostra
Il Sistema di Gestione integrato ha
organizzazione, come persone e
l’obiettivo di contribuire a garantire:
professionisti.
• il riconoscimento e/o miglioramento
La Policy contro la discriminazione, la
dei diritti umani dei lavoratori, delle
molestia e il bullismo sul luogo di lavoro
condizioni del luogo di lavoro al fine di
ha la finalità di promuovere i seguenti
valorizzare e tutelare tutto il
obiettivi:
personale ricadente nella sfera di
controllo e influenza
• sottolineare che tutte le persone
dell’organizzazione;
devono essere trattate in modo equo
e rispettoso; • la prevenzione degli infortuni e delle
malattie professionali e il
• identificare ciò che si intende per
miglioramento continuo del livello di
discriminazione, intimidazione,
tutela della Salute e della Sicurezza
bullismo, molestie ed esemplificare le
dei Lavoratori;
tipologie di comportamenti
inappropriati; • la tutela ambientale.
• fornire esempi pratici su come
Nel rispetto di questi principi, il network
segnalare in modo formale e
EY Italia intende:
informale un comportamento
inappropriato;
• mantenere la conformità delle proprie
• sottolineare che ogni segnalazione attività alle leggi locali, nazionali e le
sarà trattata in modo imparziale, altre leggi applicabili, le norme
tempestivo e confidenziale, senza prevalenti di settore, per quanto
rischio di ripercussioni; riguarda i diritti umani e del lavoro, la
• chiarire come saranno gestite le Salute e la Sicurezza dei Lavoratori
violazioni alla policy. sul luogo di lavoro e gli obblighi di
conformità a livello ambientale in
un’ottica di miglioramento continuo;
Novembre 2021 | 4• definire e rendere disponibili le risorse • incentivare l’utilizzo di mezzi
necessarie per il raggiungimento degli alternativi alle auto per un minore
obiettivi di salute e sicurezza e impatto sull’ambiente.
ambientali prefissati;
• astenersi dal ricorrere o sostenere le
forme di lavoro infantile, forme di EY Global Environmental Statement
discriminazione, lavoro forzato o
obbligato, utilizzo di punizioni
corporali, coercizione mentale o EY si impegna a costruire un better
fisica, violenza verbale; working world, che crei una crescita
economica sostenibile e inclusiva.
• promuovere l’impegno a garantire il Riconosciamo che la nostra
diritto dei dipendenti alla responsabilità di ridurre al minimo
contrattazione collettiva e alla libertà l'impatto ambientale delle operazioni
di associazione, ad un salario aziendali di EY si estende alle persone e
dignitoso che risulti sufficiente a ai clienti di EY e alle comunità più ampie
soddisfare i bisogni primari; in cui tutti viviamo.
• promuovere ed attuare ogni
ragionevole iniziativa finalizzata a EY partecipa con orgoglio al Global
minimizzare i rischi e a rimuovere le Compact delle Nazioni Unite (UNGC) e la
cause che possano rappresentare un nostra strategia ambientale è stata
potenziale rischio per la Salute e la progettata in linea con i principi
Sicurezza dei propri Lavoratori e di ambientali dell'UNGC.
ogni altro soggetto presente a vario
titolo presso le proprie sedi; Stiamo agendo su base globale perché
riconosciamo le opportunità e le sfide
• sviluppare un rapporto di costruttiva
che la sostenibilità ambientale pone alle
collaborazione, improntato alla
comunità in cui operiamo. In tutto il
massima trasparenza e fiducia, sia al
mondo, EY e tutte le persone di EY sono
proprio interno che con la collettività
impegnate nell’EY Global Environmental
esterna e le istituzioni nella gestione
Statement, che si allinea al nostro
delle problematiche della Salute e
purpose e ai nostri valori fondamentali.
della Sicurezza;
• mantenere elevati gli indici di
performance, attraverso
l’implementazione di un Sistema di Supplier Code of Conduct
Gestione integrato, anche attraverso
un efficiente e periodico sistema di In EY, il nostro impegno a promuovere i
vigilanza e controllo; principi di sostenibilità e responsabilità,
• attuare le azioni di prevenzione e anche in relazione ai diritti umani e del
riduzione dei rischi finalizzati al lavoro, si estende oltre la nostra stessa
rispetto e tutela dell’ambiente per organizzazione.
prevenire l’inquinamento e l’utilizzo
improprio di risorse ambientali; Il Supplier Code of Conduct include sforzi
continui per promuovere i più alti
• favorire l’uso di strumenti di
standard etici all'interno della catena di
condivisione e collaborazione
fornitura EY e per mantenere e far
(videoconferenze, webinar, ecc.) al
crescere una base di fornitori
fine di contenere gli spostamenti del
diversificata che rifletta i mercati, i
personale;
clienti e le comunità che serviamo.
Novembre 2021 | 5• le norme in tema di incompatibilità
definite nel Regolamento di
Global Procurement Policy attuazione del Decreto Legislativo 24
febbraio 1998, n. 58, adottato da
La Global Procurement Policy richiede Consob con delibera n. 11971 del 14
che il personale EY che acquista beni e maggio 1999 e successive modifiche
servizi per conto o a beneficio di EY si e integrazioni, per gli incarichi di
attenga a determinati requisiti quando revisione contabile conferiti da
entra in relazioni di business con i società quotate e da altre entità
fornitori. Il suo contenuto include soggette alle disposizioni del citato
l'applicabilità, il processo di Decreto.
approvvigionamento EY, le linee guida
sull'interazione con i fornitori che Consideriamo e valutiamo l’indipendenza
possono o meno essere clienti e la con riferimento a diversi aspetti, tra i
conformità alla policy, la quali: le relazioni finanziarie e quelle con
documentazione richiesta e i dettagli il nostro personale; i rapporti di lavoro
sulla sostenibilità ambientale e sociale e subordinato e autonomo; le relazioni di
la diversity dei fornitori. affari; l’ammissibilità di servizi forniti a
clienti di revisione; la rotazione dei
partner e della società di revisione; gli
L’indipendenza accordi per definire gli onorari;
l’approvazione preventiva dei
La Global Independence Policy di EY ci
competenti organi di governance dei
richiede di rispettare i principi di
clienti, ove applicabile, e la
indipendenza applicabili allo specifico
remunerazione dei soci.
incarico, incluso, ad esempio, lo IESBA
Code of Ethics.
Per quanto attiene al contesto normativo Il mancato rispetto delle
nazionale, essi consentono di disposizioni in materia di
uniformarsi a: indipendenza viene considerato
nelle decisioni riguardanti
• le norme di indipendenza stabilite nel l’avanzamento professionale e la
Decreto Legislativo 27 gennaio 2010, remunerazione e può condurre ad
n. 39; altre misure disciplinari, incluso
l’allontanamento dal network EY
• le norme di indipendenza stabilite nel Italia.
Regolamento (UE) n. 537/2014 del
Parlamento Europeo e del Consiglio
del 16 aprile 2014, in quanto
applicabili agli Enti di Interesse Sono stati sviluppati diversi strumenti
Pubblico, e dall’art. 19-ter del D. Lgs. applicativi e procedure a livello di EYG
39/2010 in quanto applicabili agli Enti per supportare la nostra Società, i nostri
Sottoposti a Regime Intermedio; professionisti e collaboratori nel
rispondere alle disposizioni di legge e
• i principi in tema di indipendenza regolamentari relative all’indipendenza.
definiti nel Principio di Revisione n.
100 – “Principi sull’Indipendenza del
Revisore” emanato dal Consiglio
Nazionale dei Dottori Commercialisti e
degli Esperti Contabili e raccomandato
dalla Consob;
Novembre 2021 | 6EY Global Independence Policy Global Monitoring System (GMS)
La Global Independence Policy di EY Il GMS è un altro importante strumento
contiene le regole di indipendenza per le globale di supporto nell’identificazione
member firm, i professionisti e il dei titoli “proibiti” e altri investimenti
personale. Si tratta di una policy finanziari non consentiti. I professionisti,
rigorosa, declinata sul Codice di a partire dal livello di manager, sono
Indipendenza dello IESBA, integrata con tenuti a dichiarare nel GMS le
requisiti più restrittivi nei Paesi in cui è informazioni di tutti i titoli detenuti da
previsto dalla normativa locale, loro stessi o dagli stretti familiari.
dall’Autorità di vigilanza o altro Quando viene inserito un titolo
organismo professionale. “proibito” o se un titolo da loro detenuto
diventa “proibito”, i professionisti
La Global Independence Policy di EY ricevono una notifica e sono tenuti a
contiene inoltre una guida studiata per disinvestire il titolo. Le violazioni di
facilitare la comprensione e norme regolamentari identificate sono
l’applicazione delle regole riportate in un independence incident
d’indipendenza. La EY Global reporting system per questioni
Independence Policy è prontamente normative.
accessibile e consultabile sulla intranet
di EY. Il GMS facilita inoltre l’ottenimento della
conferma annuale e trimestrale di
conformità alle procedure di
indipendenza di EY, come descritto in
Global Independence System (GIS)
maggior dettaglio di seguito.
Il GIS è uno strumento accessibile dalla
intranet aziendale che aiuta il nostro
personale nell’identificazione delle Conformità alle regole di indipendenza
società nei confronti delle quali si
rendono applicabili le regole di EY ha stabilito una serie di processi e
indipendenza e le restrizioni che programmi con l’obiettivo di monitorare
riguardano ciascuno di essi. Molti casi la conformità ai requisiti di indipendenza
riguardano società quotate e loro dei professionisti e delle member firm di
controllate, controllanti o società EY. Questi includono attività, programmi
sottoposte a comune controllo, ma e processi descritti di seguito.
possono esservi anche altre tipologie di
clienti di revisione. Lo strumento include
i dati della struttura societaria dei gruppi
di interesse pubblico nostri clienti di Conferme di indipendenza
revisione ed è aggiornato
periodicamente dai singoli audit team. I Le member firm del network EY Italia
dati dei clienti includono annotazioni che partecipano a un processo a livello di
indicano le regole di indipendenza Area che prevede la conferma annuale
applicabili all’Ente di Interesse Pubblico, della conformità con la EY Global
al fine di assistere i team nell’individuare Independence Policy e la segnalazione
le tipologie di servizi che possono essere delle eventuali deviazioni identificate.
forniti a tali clienti.
Novembre 2021 | 7Tutto il personale professionale EY e lavori di revisione nonché processi
determinate altre figure, tenuto conto interni di verifica. Inoltre, esiste anche
dei ruoli ricoperti e delle funzioni un processo che prevede la review e
esercitate, deve confermare l’approvazione di determinati servizi
annualmente il rispetto delle policy e diversi dalla revisione anticipatamente
procedure in materia di indipendenza; i all’accettazione dell’incarico.
partner e i professionisti dal livello di
manager sono tenuti a tale conferma su
base trimestrale. Global independence learning
EY sviluppa e rende disponibili una
Independence compliance reviews ampia gamma di programmi di
formazione sull’indipendenza.
EY svolge delle verifiche interne per
valutare la conformità delle member firm Si richiede a tutti i professionisti EY e a
rispetto alle diverse situazioni di determinati altri dipendenti di
indipendenza. Queste verifiche includono partecipare al programma annuale di
aspetti relativi alla conformità dei servizi formazione sull’indipendenza al fine di
diversi dalla revisione contabile, delle assicurare il mantenimento
relazioni d’affari con le società da noi dell’indipendenza dalle società che
sottoposte a revisione legale e delle hanno incaricato della revisione le
relazioni finanziarie delle member firm. member firm EY.
Personal independence compliance Abbiamo l’obiettivo di aiutare il
testing nostro personale nella
comprensione delle proprie
responsabilità e di mettere ciascuno
Su base annuale il Global Independence di noi, e la nostra Società, in grado
team di EY definisce un programma di di essere liberi da interessi che
verifiche di conformità sulle conferme potrebbero essere considerati come
personali di indipendenza, relative alle non compatibili con l’obiettività,
informazioni contenute nel GMS. integrità e imparzialità richieste per
servire un cliente di revisione.
Servizi diversi dalla revisione
Il programma annuale di formazione
sull’indipendenza riguarda le regole di
EY monitora l’osservanza delle norme
indipendenza, in particolare con
professionali, leggi e regolamenti che
rifermento a recenti cambiamenti nelle
disciplinano la prestazione di servizi
policy oltre ad argomenti ricorrenti o
diversi dalla revisione ai clienti
importanti.
sottoposti a revisione legale tramite una
serie di meccanismi. Questi includono
Il puntuale completamento della
l’uso di PACE e del Service Offering
formazione annuale sull’indipendenza è
Reference Tool (SORT) - descritto in
obbligatorio e viene monitorato con
seguito - la formazione, l’utilizzo di
attenzione.
strumenti e procedure obbligatorie da
completarsi durante l’esecuzione di
Novembre 2021 | 8Oltre al programma annuale di I comitati per il controllo interno e la
formazione sull’indipendenza, vi sono revisione contabile e la supervisione
numerosi altri momenti di formazione dell’indipendenza
dedicati al tema, inseriti in altri percorsi
formativi, ad esempio, i corsi per nuovi
Riconosciamo l’importanza del ruolo del
assunti e i programmi di formazione di
comitato per il controllo interno e la
base e a milestone delle diverse service
revisione contabile previsto per gli Enti
line.
di Interesse Pubblico nella supervisione
dell’indipendenza del revisore. Un
comitato per il controllo interno
Service Offering Reference Tool indipendente e dotato di adeguati poteri
(SORT) svolge un ruolo vitale per conto degli
stakeholder, al fine di salvaguardare
Il nostro portafoglio di servizi viene l’indipendenza del revisore e prevenire
valutato e controllato su base eventuali conflitti d’interesse.
continuativa, al fine di accertare che gli
stessi siano consentiti dalle norme di Siamo impegnati a mantenere
legge e dagli standard professionali e comunicazioni regolari e concrete con i
che essi utilizzino le giuste metodologie, comitati per il controllo interno e con i
processi e procedure già nella fase di responsabili della governance.
sviluppo di nuove offerte di servizio.
Con i programmi di controllo della
Interrompiamo o riduciamo l’ambito dei qualità dei servizi di revisione di EY,
servizi che potrebbero presentare rischi monitoriamo e verifichiamo la
inopportuni di indipendenza o di altro conformità delle comunicazioni al
tipo. comitato rispetto agli standard di EY,
così come, ove applicabile, il pre-
Il SORT fornisce al personale di EY approval per servizi diversi dalla
informazioni sui nostri servizi. revisione.
Include una guida sulle diverse tipologie
di servizio che possono essere fornite ai
clienti di revisione o ad altri clienti, sui
temi di indipendenza e su altri aspetti e
considerazioni di risk management.
Business Relationship Evaluation
Tool (BRET)
In molte situazioni il nostro personale è
tenuto a utilizzare il BRET al fine di
valutare e ottenere l’approvazione
preventiva per una potenziale relazione
d’affari con un cliente di revisione,
supportando così la nostra conformità ai
requisiti di indipendenza.
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