Piattaforma di booking online per il sito www.turismo.intoscana.it Manuale d'uso Aggiornato al 11.02.2015
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www.fondazionesistematoscana.it
Piattaforma di booking online per il sito
www.turismo.intoscana.it
Manuale d’uso
Aggiornato al 11.02.2015
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Sede Legale Unità Operativa P.IVA – C.F. 05468660484
Via Duca d’Aosta, 9 – 50129 Firenze Via San Gallo, 25 – 50129 Firenze
Tel. +39 055 2719012 Tel. +39 055 2719011
Fax +39 055 489308 Fax +39 055 2719070www.fondazionesistematoscana.it
Indice
Premessa ....................................................................................................................................................................................................... 3
Modalità di presenza sulla piattaforma di booking .............................................................................................................................. 3
Configurazione ed utilizzo del sistema .................................................................................................................................................. 3
Requisiti d’accesso indispensabili ....................................................................................................................................................................... 3
Prima di iniziare........................................................................................................................................................................................... 4
Attivazione dell’account ............................................................................................................................................................................ 5
Link utili ........................................................................................................................................................................................................ 5
Configurazione account booking online ................................................................................................................................................ 6
Configurazione ........................................................................................................................................................................................................ 6
Tipi di camere/alloggi ............................................................................................................................................................................................ 7
Trattamenti .............................................................................................................................................................................................................. 8
Tariffe e disponibilità ............................................................................................................................................................................................. 8
Servizi extra ............................................................................................................................................................................................................. 9
Planning ..................................................................................................................................................................................................................... 9
Prenotazioni ............................................................................................................................................................................................................. 9
Richieste .................................................................................................................................................................................................................... 9
Contatti....................................................................................................................................................................................................... 10
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Sede Legale Unità Operativa P.IVA – C.F. 05468660484
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Premessa
La piattaforma di booking per il sito www.turismo.intoscana.it è un sistema di selezione
e prenotazione online messo a disposizione gratuitamente dalla Regione Toscana a tutte
le strutture ricettive del territorio.
E’ stata progettata e sviluppata da Fondazione Sistema Toscana.
Modalità di presenza sulla piattaforma di booking on
line
Nella sezione “BookIntoscana” del sito www.turismo.intoscana.it sono presenti tutte le
strutture ricettive della Toscana attive, ricercabili nella sezione “Cerca” e prenotabili,
nella sezione “Prenota”, solo se hanno caricato la loro disponibilità per una
prenotazione a conferma immediata.
Configurazione ed utilizzo del sistema
Requisiti d’accesso indispensabili
I requisiti indispensabili per poter accedere al servizio sono tre:
1) Essere in possesso del codice regionale di struttura (che viene usato come
codice utente nel sistema di booking).
Questo codice viene rilasciato al momento della registrazione presso l’Ufficio
Provinciale del Turismo (U.P.T.).
Ne consegue che solo le strutture registrate presso il suddetto ufficio possono
accedere al booking online.
Il codice non è modificabile e qualora fosse stato perso o dimenticato può
essere recuperato richiedendolo presso l’ufficio provinciale di competenza
oppure seguendo l’apposita procedura online direttamente da:
http://www.turismo.intoscana.it/booking/hotel-
admin/richiedi_attivazione_con_email.php.
2) Nella registrazione presso l’U.P.T., viene anche indicato un indirizzo e-mail
ufficiale della struttura. A questo indirizzo di e-mail ufficiale vengono inviate
tutte le comunicazioni di attivazione dell’account e di gestione (p.es. cambio
password) del booking online. Eventuali cambiamenti dell’indirizzo di email
ufficiale devono essere comunicati solo ed esclusivamente all’U.P.T. e non alla
Fondazione Sistema Toscana o altro Ente o soggetto, in quanto solo gli Uffici
provinciali sono autorizzati al trattamento ed alla modifica di questi dati.
3) Avere affettuato la trasmissione online, alla Provincia, dei dati relativi al
movimento turistico nella propria struttura; nel caso questo adempimento non
sia stato fatto l’impresa si impegna a dotarsi delle necessarie tecnologie e a
procedere alle trasmissioni online entro 3 mesi dall’inserimento della propria
struttura sulla piattaforma di booking.
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Prima di iniziare
Nel momento in cui inizierete a configurare la vostra struttura nel sistema di
“Bookintoscana” vi consigliamo di avere disponibili alcune informazioni indispensabili per
poter procedere:
1) Il codice regionale di struttura (nel formato 0341076ALB0027 che
verrà utilizzato per accedere al sistema).
Nel caso non siate in possesso di questa informazione, che viene solitamente
stampata nel modello “Comunicazione prezzi e servizi” che gli uffici provinciali
inviano alle strutture, potete rivolgervi all’Ufficio Provinciale del vostro
territorio o seguire direttamente dall’area operatori di
www.turismo.intoscana.it la procedura per la richiesta online:
http://www.turismo.intoscana.it/booking/hotel-
admin/richiedi_attivazione_con_email.php.
2) L'accesso (nome utente e password) alla casella di email comunicata al
momento della registrazione presso l'Ufficio Provinciale del Turismo poiché la
password di accesso al sistema di booking vi verrà inviata a questo indirizzo.
3) La descrizione della propria struttura in Italiano ed in Inglese (testo di circa
150/200 parole).
4) L’indirizzo di email al quale volete che arrivino le notifiche di prenotazione e
cancellazione (se differente da quello indicato in fase di registrazione agli Uffici
Provinciali).
5) Dieci fotografie in formato gif/jpg di dimensioni inferiori a 1MB.
6) Il testo delle “Cancellation policy” e quello delle condizioni di “No show” in
Italiano ed in Inglese.
7) La tipologia degli alloggi (camere, appartamenti, piazzole…) e dei trattamenti
previsti, nonché il loro costo nei vari periodi dell’anno che andrete a definire
(es: alta/media/bassa stagione).
8) Le informazioni relative a:
a. La scelta, facoltativa, del Channel Manager tra quelli supportati dal
sistema (Blastness Channel Manager, Booking Expert, Figaro HDT, In
Your Tuscany, koobi booking engine, Leo Portals Manager, Nozio,
Passepartout Welcome, Simple Booking – iRev Channel Manager,
VerticalBooking Channel Manager, Woodoo).
b. La scelta, facoltativa, del booking engine (4tourism Srl, Blastness, Evols
Bol, In Your Tuscany, Koobi, Nozio, Simple booking, Vertical booking,
Wubook).
NB: queste informazioni sono necessarie per poter completare la registrazione al
sistema di booking online e pubblicare quindi la vostra struttura.
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Attivazione dell’account
Una volta stabilito il possesso dei requisiti fondamentali occorre procedere
all’attivazione dell’account che permette l’accesso al sistema di booking, nell’Area
Operatori all’indirizzo http://blog.intoscana.it/areaoperatori/ eseguendo le seguenti
operazioni:
1) Cliccare su “Attiva la tua struttura”
2) “Attivazione del servizio e richiesta password di accesso” (la prima volta)
3) Inserire il codice regionale nel campo “Codice Regionale della Struttura”.
Questo è il vostro codice utente che dovrete riutilizzare ad ogni successivo
accesso.
4) Inserire il codice antispam (appare sulla videata e va solo copiato nell’apposito
spazio)
5) Cliccare su “Richiedi”.
Il sistema invia in automatico all’indirizzo e-mail ufficiale della struttura un messaggio con
le istruzioni per definire la password e, quindi, completare la procedura.
L’account di booking online è quindi adesso attivo ed utilizzabile ed a
questo punto è necessario iniziare ad inserire le informazioni relative
alla vostra struttura.
Link utili
Di seguito alcuni link utili:
- Area operatori: http://blog.intoscana.it/areaoperatori/
- Richiesta codice struttura: http://www.turismo.intoscana.it/booking/hotel-
admin/richiedi_attivazione_con_email.php
- Attivazione struttura: http://www.turismo.intoscana.it/booking/hotel-
admin/richiedi_attivazione.php
- Accesso booking: http://www.turismo.intoscana.it/booking/hotel-admin/
- Rigenerazione password: http://www.turismo.intoscana.it/booking/hotel-
admin/ripristina_password.php
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Configurazione Account Booking online
Una volta attivato l’account di booking online, per inserire i dati della struttura è
necessario accedere al sistema collegandosi all’Area Operatori
http://blog.intoscana.it/areaoperatori/ e cliccare su “Booking: accedi all’area operatori”.
Una volta effettuato il login si accede alla pagina iniziale del booking on line da cui è
possibile accedere rapidamente a tutte le funzioni principali.
Configurazione
Premessa
I dati anagrafici della struttura ricettiva (p.es. denominazione, indirizzo, dati di contatto,
email ufficiale) provengono dall’Ufficio Turismo della Provincia di appartenenza e non
sono modificabili se non dallo stesso ufficio.
Ogni altro dato o informazione viene essere inserito e gestito online dalle strutture
stesse per una più diretta e semplice modificabilità delle informazioni.
Dati generali
1) DATI STRUTTURA: non sono modificabili
2) SERVIZI: descrizione dei servizi disponibili presso la struttura. Alcune di essi
sono già pre-selezionati secondo i dati provenienti dall’Ufficio Turismo della
Provincia di appartenenza. Le selezioni dei servizi possono essere modificate in
base alle caratteristiche delle strutture. Si salva cliccando su “modifica”.
3) DESCRIZIONI: in questo spazio si va ad inserire la descrizione della
struttura, sia in lingua italiana che in inglese. Si può fare un copia incolla da un
testo precedentemente preparato (utilizzare il pulsante “copia come testo sulla
barra dei pulsanti) oppure inserire direttamente il testo nell'apposito spazio. Si
salva cliccando su "modifica".
4) IMMAGINI: sono un massimo di dieci.
La prima di queste immagini viene visualizzata nell’elenco delle strutture (ad
esempio tra i risultati di ricerca) e nella scheda di dettaglio di ogni singola
struttura.
Le altre immagini vengono inserite nella gallery. Tutte le immagini, fino al limite
previsto, possono essere gestite direttamente dalle strutture: si possono
caricare, cancellare e riordinare online. Si salva cliccando su “modifica”.
5) PARAMETRI E PRENOTAZIONI: qui si inserisce l’indirizzo di email a cui
vengono inviate le notifiche di prenotazioni e cancellazioni. Altri dati da inserire
riguardano: il channel manager scelto, il booking engine; il numero di fasce per i
bambini se sono previsti sconti in tal senso. Si salva cliccando su “modifica”.
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6) MAPPA: il nostro sistema utilizza Google Maps. La mappa deve essere
posizionata sul luogo dove si trova la struttura. Si può posizionare manualmente
o tramite ricerca in base all’indirizzo completo. Si salva cliccando su “modifica”.
7) PAGAMENTI: al momento esistono due modalità per il pagamento per
coloro che hanno attivato un sistema di pagamento online per gli acconti delle
prenotazioni: POS online e servizio Pay Pal. Nel caso in cui la struttura non
abbia specificato e attivato alcun tipo di pagamento il sistema provvede
solamente ad inviare via email al gestore della struttura una richiesta di
conferma della prenotazione.
Al momento, l’integrazione con i POS online è attiva per Monte dei Paschi di
Siena, Banca Sella, BCC e MonetaWeb - SETEFI.
Nota: Fondazione Sistema Toscana, Toscana Promozione e la
Regione Toscana, non svolgono alcun ruolo nelle operazione di
accredito tramite POS online e/o Pay Pal.
Ogni operazione effettuata viene comunque registrata ed è
tracciabile.
8) FRASI E POLICIES: qui devono essere inserite le condizioni di cancellazione
di no show. Si salva cliccando su “modifica”.
9) TEMPLATE EMAIL: qui si prevede la possibilità di inserire un testo da
aggiungere un messaggio nella e-mail che arriva al momento della conferma di
prenotazione.
Non è obbligatorio inserirlo ma, se si inserisce, si salva cliccando su “modifica”.
Tipi di camere/alloggi
In tipi di camere si inseriscono le tipologie di alloggi disponibili (ad es. doppia, singola,
singola, suite, appartamento ecc.). Nel caso in cui si tratti di appartamenti si può inserire
o la tipologia di appartamento (es. “appartamento bilocale”) oppure il nome
dell’appartamento (es. “narciso”).
Si entra in "Nuovo tipo di camera" e si inserice:
- Tipo di camera in italiano
- Tipo di camera in inglese
- Numero di persone
- Tariffazione
! A Camera: se l’alloggio ha un prezzo fisso
! A persona: se il prezzo dell’alloggio dipende dal numero di
persone
Si salva cliccando su “inserisci”.
La tipologia viene visualizzata in "Tipi camere inseriti", da dove è possibile cancellare o
modificare i suddetti dati.
NB. In Tipi di camere va inserita esclusivamente la tipologia degli alloggi disponibili e
non la quantità. (Es. se si dispone di 5 camere doppie va inserita una volta sola la
tipologia “Camera doppia”; la quantità va specificata più avanti in “Tariffe e
disponibilità”.)
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Trattamenti
Per trattamenti si intende ad esempio “Solo pernottamento”, “Pernottamento con
colazione”, “Mezza pensione”, “Pensione completa”.
Si inseriscono in "Gestione Trattamenti" e quindi si specifica il prezzo in "Prezzi
Trattamenti".
I "Prezzi Trattamenti" sono intesi a persona e vengono definiti in base al calendario, che
si apre a partire dal mese in corso. I prezzi dei trattamenti vengono inseriti definendo
prima un periodo (ad es. dal 01/04 al 30/04) e poi completando con il prezzo dei singoli
trattamenti in quel periodo.
E’ indispensabile inserire il prezzo di tutti i trattamenti in quanto nel sistema di booking i
visitatori vedono un prezzo finale che è dato dalla somma del prezzo della camera
(inserito in “tariffe e disponibilità” – vedi oltre) e del prezzo trattamento. Ad esempio se
il prezzo della camera doppia è 100,00 € e la prima colazione a 20.00 €, il prezzo finale
di una doppia con due persone calcolato dal booking online è 140,00 €.
Tariffe e Disponibilità
Qui si inserisce il prezzo degli alloggi in base alle tipologie di camere precedentemente
inserite (vedi sopra “Tipi di Camere”).
I prezzi delle camere possono essere definiti a camera o a persona, a seconda di quanto
indicato come tipologia di camere.
I prezzi vengono definiti in base al calendario, che si apre a partire dal mese in corso e si
devono inserire definendo il periodo (ad es. dal 01/04 al 30/04)
- Il prezzo: tariffa della camera al giorno
- La disponibilità: il numero di camere per ogni tipologia di camera disponibile in
quel periodo
- Il minimum stay: il numero minimo di pernottamenti richiesti dalla struttura (non
è obbligatorio).
NB. Inserendo il MS la struttura risulterà disponibile (e quindi
con il pallino verde) solo per ricerche di soggiorno uguali o
maggiori a tale durata.
E’ indispensabile inserire il prezzo di tutte le camere previste dalla tipologia: le
camere prive di indicazione di prezzo non saranno prenotabili. Si salva cliccando su
"Modifica".
Con "Modifica disponibilità e tariffe" si possono modificare i prezzi e/o le
disponibilità inserite (occorre sempre prima indicare il periodo che vogliamo
modificare).
Se ad esempio si ricevono le prenotazioni anche con altri mezzi (altri portali, email,
telefono, agenzia…), è necessario entrare in questa area per modificare la
disponibilità delle camere. Per azzerare la disponibilità di una o più camere/alloggi
(sia in caso di esaurimento delle stesse che di chiusura della struttura per un
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determinato periodo)è sufficiente inserire “0” nella casella disponibilità.
La disponibilità delle camere viene modificata automaticamente solo a seguito delle
prenotazioni effettuate tramite il booking online.
Servizi extra
E’ possibile gestire i servizi aggiuntivi che la struttura offre definendo la tariffazione
una tantum o a notte. La definizione dei servizi aggiuntivi è facoltativa.
Planning
In questa sezione vengono visualizzate (sempre con suddivisione mensile) le
prenotazioni che sono state ricevute.
Le prenotazioni caratterizzate dal colore verde sono quelle il cui pagamento è
andato a buon fine, contrariamente a quelle caratterizzate dal colore rosso.
Prenotazioni
Qui invece abbiamo l'elenco generale delle prenotazioni ricevute con i relativi
dettagli (nominativo, data di ricevimento della prenotazione, durata e costo del
soggiorno, tipologia di camera prenotata ecc.). Anche in questo caso il colore rosso
identifica i pagamenti non andati a buon fine.
Cancellazione prenotazioni
Da qua è possibile cancellare le prenotazioni cliccando sull’apposita icona. Una volta
cancellata la prenotazione sarà inviata in automatico una mail di notifica al visitatore
(cliente?) ed il booking online registrerà ciascuna cancellazione e rimetterà le
camere in disponibilità. Stessa procedura (mail e rimessa in disponibilità delle
camere) in caso la cancellazione della prenotazione avvenga da parte del cliente
Nell’eventualità della selezione dell’opzione “conferma con acconto” il
booking online NON effettua lo storno degli importi pagati per la
prenotazione in caso di cancellazione: questa operazione deve essere
fatta manualmente dalla struttura tramite le interfacce del POS online
o del servizio Pay Pal.
Elenco Richieste
Le strutture che non hanno configurato alcun sistema di pagamento online riceveranno
delle richieste di prenotazione.
Qui si trovano tutte le richieste ricevute con i relativi dettagli (nominativo, indirizzo
email, data di ricevimento della richiesta , durata e costo del soggiorno, tipologia di
camera prenotata ecc.).
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Contatti
- Numero Verde 800974202
- Numero fisso 055 2719067
Attivi da lunedì a venerdì dalle 09:30 alle 16
- Email: booking@fondazionesistematoscana.it
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